5 CRM-Fallstudien für kleine Unternehmen

Vielleicht bist du ein neues Unternehmen, das schnell wächst. Vielleicht ist dein Unternehmen schon etabliert und du willst skalieren. Oder du führst ein gut etabliertes Unternehmen, das einfach nur ein kleines Update im Hintergrund braucht.

Egal, wie deine Situation aussieht. CRM-Software für Kundenbeziehungsmanagement kann der Begleiter sein, den du brauchst, um dein Business auf das nächste Level zu bringen. In den folgenden Fallstudien siehst du, wie echte kleine und mittelständische Unternehmen CRM-Tools genutzt haben, um zentrale Herausforderungen zu lösen – wie unübersichtliche Kundendaten, langsame Nachfassaktionen und nicht vernetzte Teams – und am Ende gestärkt daraus hervorgegangen sind.

1. Papeloja – Umsatz um 800% gesteigert mit Keap CRM

Das Problem

Nuno Silva, Gründer des Spezialpapier-Unternehmens Papeloja, stand nach dem Umzug seines Geschäfts ins Internet während der Pandemie vor Herausforderungen. Seine Kontakte waren an verschiedenen Orten verteilt und es fiel ihm schwer, die benötigten Informationen zu finden.

Noch schlimmer wurde es, wenn er mit einem Kunden über soziale Medien schrieb, ohne zu merken, dass sie parallel schon per E-Mail kommuniziert hatten. Es wurde immer chaotischer und Silva wusste, dass er schnell ein besseres System brauchte.

CRM-Lösung

Auf der Suche nach einer Möglichkeit, seine Daten zu organisieren, entschied sich Silva für eine Kombination aus CRM und Marketing-Automatisierung. Sein erstes CRM war zu komplex und nicht benutzerfreundlich. Dann probierte er Keap aus und stellte fest, dass es viel einfacher zu bedienen war.

So hat Papeloja es geschafft, Firmendaten zu organisieren und ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten – mit Keap CRM:

Kundendaten gespeichert und organisiert

Mit Keap hatte Papeloja einen zentralen Ort, um alle Kontakte und Kundendaten zu speichern. Dadurch konnten Mitarbeitende auf alle Informationen zu jedem einzelnen Kontakt zugreifen – inklusive Kontaktdaten und wie diese mit den E-Mails und Marketingkampagnen des Unternehmens interagieren.

Automatisierte Follow-ups mit Kunden

Sobald Keap Silvas Unternehmen Struktur und Organisation gebracht hatte, konnte er richtig durchstarten. Die Vertriebs- und Marketingautomatisierung von Keap war ein echter Gamechanger: Damit konnte er Kontakte speichern, Notizen hinterlassen und Follow-up-E-Mails in einem Bruchteil der Zeit versenden. Für Papeloja war es, als hätte das Team ein weiteres Mitglied bekommen.

Verbesserte Kommunikation mit Lifecycle-Automatisierung

Nachdem Silva ein paar grundlegende Automatisierungen eingerichtet hatte, war er nicht mehr nur reaktiv, sondern begann, in Systemen und Prozessen zu denken. Mit Lifecycle Marketing hat er geholfen, Leads zu qualifizieren, Nachrichten zu personalisieren und das Kundenerlebnis auf ein neues Level zu bringen.

Die Ergebnisse

Nachdem Nuno Keap CRM eingeführt hatte, erzielte er innerhalb weniger Monate einen beeindruckenden Umsatzanstieg von 800 Prozent. Das lag unter anderem daran, dass er während der Pandemie den Fokus auf Online-Verkäufe gelegt hat.

Lies die ganze Geschichte bei Keap.

2. Make Influence – Sparte 300.000 $ beim internationalen Wachstum

Das Problem

Make Influence, eine Agentur aus Dänemark, die Marken und Influencer verbindet, wuchs schnell und wollte mit dem bestehenden Team in neue Märkte expandieren. Das Problem: Ihr Tech-Stack bestand aus einzelnen, nicht verbundenen Tools und Systemen, was das Wachstum erschwerte.

Sie sammelten viele Daten, aber diese waren verstreut und schwer auffindbar. Ohne eine zentrale Datenquelle wurden Marketing-, Vertriebs- und Erfolgsaktivitäten ausgebremst, was das Wachstum letztlich stoppte.

CRM-Lösung

Make Influence probierte zuerst Pipedrive und ActiveCampaign aus, konnte aber nicht alle Daten an einem Ort anzeigen. Sie brauchten eine wachstumsfreundliche Lösung, um zu skalieren. Einer ihrer Geldgeber, Vaekstfonden, entdeckte das HubSpot for Startups-Programm und erkannte, dass sie damit ein leistungsfähigeres CRM mit startup-freundlichen Preisen und spezialisiertem Kundensupport bekommen konnten.

So hat Make Influence HubSpot genutzt, um mehr Leads zu gewinnen, den Vertrieb zu beschleunigen und den Kundenservice zu vereinfachen, während das Unternehmen gewachsen ist:

Aufbau einer Vertriebspipeline

Make Influence hat sich komplett für HubSpot entschieden und den Startup-Rabatt genutzt, um Zugang zu den Pro-Versionen mehrerer Tools (den sogenannten „Hubs“) zu bekommen. Der erste Schritt war, ihre Vertriebspipelines im Sales Hub aufzubauen, der Deals, Vertriebsaktivitäten und die Team-Performance verfolgt.

Dadurch hatten sie einen viel besseren Überblick darüber, wo jeder Deal steht, statt einfach zu raten. Das hat auch ihre Umsatzprognosen verbessert. Sie konnten viel genauer einschätzen, wie viel Geld sie voraussichtlich wann verdienen werden.

Daten synchronisieren

Als Nächstes wollte Make Influence den Datentransfer zwischen allen Hubs synchronisieren. Anders gesagt: Sie haben dafür gesorgt, dass alle Bereiche ihres Geschäfts – Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Operations und Website – dieselbe Sprache sprechen. Dafür wurden einheitliche Datenfelder erstellt, damit jede Eigenschaft korrekt übertragen werden kann, ohne Duplikate, Inkonsistenzen oder Probleme bei der Migration zu erzeugen.

Mit HubSpots Data Sync konnte Make Influence automatisch Daten über alle Teams hinweg verbinden. So konnten sie jede Kundeninteraktion an einem Ort nachverfolgen, vom ersten Marketing-E-Mail bis hin zum Vertriebsanruf oder Support-Ticket.

Website-Migration

Der nächste Schritt war, die Website auf den HubSpot CMS Hub zu migrieren – ein CMS, das für die Integration mit HubSpots CRM- und Marketing-Tools entwickelt wurde. Alle Formulare und Webseiten an einem zentralen Ort zu bündeln, ermöglichte es ihnen, viel mehr First-Party-Daten über ihre Kunden zu sammeln, die sie zur Verbesserung des Kundenerlebnisses genutzt haben.

Eigene Plattform integrieren

Zum Schluss hat Make Influence das HubSpot CRM mit der eigenen Make Influence App verbunden. So konnten sie alle Daten aus ihrer App ins HubSpot CRM importieren und allen Teams tiefgehende, eigene Einblicke bieten. Für ein Unternehmen, das sagt „Daten sind König“, war es ein riesiger Gewinn, die Kundendaten mit HubSpot für alle zugänglich zu machen.

Ergebnisse

Dank der Integrationen und Automatisierungstools von HubSpot konnte Make Influence die Abläufe optimieren, in neue Märkte expandieren und den Umsatz steigern. Das haben sie erreicht:

• Expansion in sechs verschiedene europäische Länder: Make Influence hat die Integrationen, Automatisierungen und Data Sync von HubSpot genutzt, um ohne aufwändige Recherche oder ineffiziente Kaltakquise in neue Märkte zu gehen.
• Preise um das 6-fache erhöht: Mit HubSpot als zentrale Informationsquelle konnte Make Influence die idealen Kunden identifizieren, das Produkt besser auf den Markt abstimmen und größere Deals abschließen.
• Customer Acquisition Cost um 50 % gesenkt: Durch die Effizienzgewinne mit HubSpot konnte Make Influence weniger in bezahlte Werbung investieren und einen stärkeren Inbound-Funnel aufbauen, der den Customer Acquisition Cost (CAC) deutlich gesenkt hat.
• 300.000 $ pro Jahr an Personalkosten gespart: HubSpot hat Make Influence geholfen, mit weniger mehr zu erreichen. Sie konnten das Vertriebsteam verkleinern, die Produktivität steigern und letztlich massiv bei den Personalkosten sparen.

Lies die ganze Geschichte bei HubSpot.

3. Chargebee – Hat den Vertriebsprozess revolutioniert

Das Problem

Chargebee, ein sieben Jahre altes SaaS-Unternehmen, wuchs schnell und musste das Vertriebs- und Marketingteam erweitern. Um dabei klug zu wachsen, musste das Unternehmen seinen Vertriebsprozess neu strukturieren und eine Struktur zur Segmentierung von Leads schaffen.

CRM-Lösung

Chargebee nutzte Salesforce, aber das System war für ihre Anforderungen zu komplex. Sie planten, innerhalb von 12 Monaten von 30 auf 90 Vertriebsmitarbeiter zu wachsen und suchten nach einer Lösung, die einfach zu bedienen ist. Schließlich wechselte Chargebee zu Freshsales, weil es benutzerfreundlich und intuitiv war.

So hat Chargebee Freshsales genutzt, um die Vertriebsprozesse zu optimieren:

Bietet einen 360-Grad-Blick auf Kunden

Freshsales ermöglichte es Chargebee, einen vollständigen Überblick über alle Kunden zu erhalten, inklusive der Art und Weise, wie sie den ersten Kontakt aufgenommen haben (Chat, E-Mail, Kampagnen usw.). Die Integration mit Freshdesk sorgte außerdem dafür, dass jede Interaktion im System erfasst wurde. Dieser Kontext verschaffte den Vertriebsmitarbeitern ein besseres Verständnis für ihre Interessenten und Kunden.

Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams

Das Freshsales CRM stellte Chargebee die Funktionen zur Verfügung, die sie benötigten, damit Vertriebs-, Marketing- und Customer-Success-Teams besser zusammenarbeiten konnten. Mit den Features von Freshsales konnten sie Leads nach ihrer Wahrscheinlichkeit, Kunde zu werden, einstufen oder bewerten. Teams konnten außerdem direkt im CRM kommunizieren und Notizen oder Updates zu bestimmten Leads oder Deals teilen.

Berichte und Dashboards

Die Reporting-Dashboards von Freshsales waren für Chargebee bahnbrechend. Vor Freshsales konnten sie nicht einmal einfache Dinge wie Konversionsraten oder den Fortschritt von Deals messen.

Die Ergebnisse

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der umfangreichen Funktionen von Freshsales konnte Chargebee einen kundenorientierteren Ansatz verfolgen. Hier sind die Ergebnisse:

• Das Vertriebsteam wurde in zwei Jahren um das 10-fache vergrößert.
• Bessere Priorisierung von Leads und schnellere Reaktionszeiten.
• Bessere Zusammenarbeit, da Teams direkt über das CRM kommunizieren konnten.

Lies die ganze Geschichte bei SmallBizCRM.

4. Marketingberater — Umsatz um 25 % gesteigert und 20 Stunden pro Monat gespart

Das Problem

Hayley Evans, eine unabhängige Marketingberaterin aus Arkansas, wusste, dass Beziehungen das Herzstück ihres Geschäfts sind und wollte ihren Kunden ein großartiges Erlebnis bieten. Das bedeutete, Reibungspunkte im Buchungsprozess zu beseitigen und es neuen sowie bestehenden Kunden so einfach wie möglich zu machen, Termine zu vereinbaren – ganz ohne lästigen E-Mail-Austausch.

CRM-Lösung

Evans nutzte bereits seit zwei Jahren das HoneyBook CRM, um ihre Rechnungen zu verwalten. Daher war die Einführung der HoneyBook Lead Forms eine logische Entscheidung.

So hat Haley Evans HoneyBook genutzt, um ihren Lead-Capture-Prozess zu verbessern und zu skalieren:

Mehr Individualisierung in weniger Zeit

Bevor es Lead-Formulare gab, hat Evans mit einem Entwickler zusammengearbeitet und fünf bis sechs Stunden damit verbracht, individuelle Formulare und Landingpages zu erstellen, um potenzielle Kunden zu gewinnen. Mit HoneyBook konnte sie diesen Aufwand auf ein bis zwei Stunden reduzieren.

Zahlung direkt einziehen

Die Lead-Formulare von HoneyBook hatten noch einen weiteren Vorteil: Evans konnte Zahlungen direkt einziehen. Das hat sie nicht nur davor geschützt, leer auszugehen, sondern auch dafür gesorgt, dass sie schneller bezahlt wurde und nicht mehr hinter der ersten Zahlung herlaufen musste. Außerdem hat die Vorauszahlung dafür gesorgt, dass nur ernsthafte Interessenten das Formular ausgefüllt haben. So wurden unverbindliche Anfragen automatisch herausgefiltert.

Höhere Abschlussraten

Durch die einfache Handhabung der Lead-Formulare werden 100% der neuen Leads, die Hayleys Formular ausfüllen, auch zu zahlenden Kunden. Sie konnte zusätzlich automatische Erinnerungen für Termine und anstehende Zahlungen einrichten.

Die Ergebnisse

Dank HoneyBook konnte Hayley ihren Bedarf an Webentwicklern drastisch senken und jeden Monat viele Stunden an Verwaltungsaufwand sparen. Hier sind die Ergebnisse:

• 25% mehr monatlich wiederkehrender Umsatz
• 100% Abschlussrate bei neuen Leads
• 20 Stunden Zeitersparnis pro Monat

Lies die ganze Geschichte bei Honeybook.

5. Paperbell – Persönliche Erlebnisse für Kundschaft geschaffen

Das Problem

Laura Roeder ist Seriengründerin und hat Paperbell entwickelt, eine Plattform für Business-Coaches. Da sie schon mehrere Unternehmen geführt hat, hat sie Paperbell von Anfang an mit einer Wachstumsstrategie aufgebaut und wollte die passenden Tools direkt am Start haben.

CRM-Lösung

Roeder hatte jahrelang MailChimp genutzt, wollte aber etwas mit mehr Möglichkeiten. Da sie bereits viel Erfahrung im digitalen Marketing hatte, wusste sie, dass ActiveCampaign genau die richtige Lösung für ihr Business ist.

So konnte Roeder Paperbell mit ActiveCampaign skalieren:

Automatisierungen auf Enterprise-Niveau

Individuelle Automatisierungen und Segmentierungen waren die ersten Funktionen, die Roeder und ihr Team nutzten, um personalisierte Customer Journeys zu gestalten. Auch wenn ActiveCampaign oft als Enterprise-Lösung gilt, fand Roeder die Automatisierungen überraschend intuitiv und einfach zu bedienen.

(Erfahre mehr darüber, wie Marketing-Automatisierung funktioniert, in 12 Best Practices für Marketing-Automatisierung.)

Eine zentrale Informationsquelle

ActiveCampaign wurde für Roeder und ihr Team schnell zur zentralen Informationsquelle. Direkt im CRM konnten sie alle Kundendaten finden – vom ersten Kontakt über Zahlungsinformationen bis hin zu Käufen und vielem mehr.

E-Mail-Integrationen

E-Mail-Kommunikation ist bei Paperbell zentral. Deshalb hat Roeder Postmark, ein Produkt von ActiveCampaign, integriert. So konnte sie wichtige Nachrichten wie Buchungsbestätigungen und Erinnerungen an Anrufe automatisieren. Das sorgt für eine schnelle, zuverlässige Zustellung und ein reibungsloseres Erlebnis für Coaches und Kundschaft – ganz ohne komplexe E-Mail-Infrastruktur.

Die Ergebnisse

Roeder hat ihr Unternehmen auf ActiveCampaign aufgebaut. Nach zwei Jahren waren das die Ergebnisse:

• Über 22.000 neue Kontakte

• 10 % monatliches Umsatzwachstum, direkt beeinflusst durch Automatisierung

Lies die vollständige Story bei ActiveCampaign.

Welche Probleme löst CRM-Software?

Du hast schon gesehen, wie CRMs viele verschiedene Probleme für Unternehmen lösen können. Jetzt schauen wir uns genauer an, wie ein CRM dein Business unterstützen kann.

Hier sind einige der wichtigsten Bereiche, in denen ein CRM helfen kann.

Unorganisierte Kundendaten

Ein CRM nimmt all deine Kundendaten, organisiert sie nach deinen Wünschen und legt sie an einem Ort ab, der immer leicht zugänglich ist. Eine Umfrage von Resco hat ergeben, dass 74 % der Nutzer glauben, dass CRM-Systeme verbessern den Zugang zu Kundendaten.. Weitere 64 % glauben, dass ihnen das hilft, stärkere Kundenbeziehungen aufzubauen.

So hilft ein CRM dabei, Kundendaten zu organisieren:

• Führt eine zentrale Datenbank für alle Kontaktinformationen.

• Hält detaillierte Kontaktprofile bereit, inklusive Verhaltensdaten und Interaktionshistorie.

• Ordnet Informationen standardisierten Feldern wie Vorname, Nachname und vollständiger Name zu.

Schlechte Kommunikation und Nachverfolgung

Studien zeigen, dass fast ein Drittel der Kunden Du kannst innerhalb einer Stunde mit einer Antwort rechnen.. Mit einem CRM kannst du E-Mails schnell und automatisch erstellen und versenden. Du musst dir keine Sorgen mehr um doppelte Antworten oder verpasste Follow-ups machen.

Ein CRM verbessert die Geschwindigkeit und Konsistenz deiner Kommunikation, indem es dir ermöglicht:

• Erinnerungen für Follow-up-Aufgaben und Meetings zu versenden.

• Direkt aus dem CRM E-Mails mit vorgefertigten Vorlagen zu verschicken, um Zeit zu sparen und konsistent zu bleiben.

• Die Kommunikation über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Social Media und Chatbots nachzuverfolgen.

Fehlende Transparenz in der Vertriebspipeline

Ein CRM sammelt alle aktiven Deals an einem Ort, damit die Führungsebene fundiertere, datenbasierte Entscheidungen treffen kann. Laut dem CRM-Report 2024 berichten 37 % der Vertriebsprofis, dass Ihr CRM hat die Pipeline-Transparenz deutlich verbessert..

So sorgt ein CRM für mehr Transparenz in der Pipeline:

• Verfolgt, wie sich Deals entwickeln, und zeigt Engpässe auf einen Blick mit Drag-and-Drop-Pipeline-Ansichten.

• Aktualisiert Kontakt- und Deal-Daten in Echtzeit.

• Nutzt visuelle Dashboards, um wichtige Kennzahlen zusammenzufassen, sie in übersichtlichen Berichten darzustellen und Umsätze zu prognostizieren.

Ineffiziente Teamzusammenarbeit

Zusammenarbeit im Vertriebsteam kann Die Zielerreichung um bis zu 21 % steigern., so Pipedrive. Technische Barrieren können jedoch Datensilos schaffen, die die Zusammenarbeit erschweren und die Prioritätenausrichtung verhindern. Ein CRM beseitigt diese Silos und verbessert die Teamtransparenz, sodass Zusammenarbeit und Feedbackschleifen leichter werden.

Ein CRM verbessert die Teamarbeit auf drei Hauptwegen:

• Alle Teammitglieder haben Zugriff auf die gleichen aktuellen Kontaktdaten.

• Teammitglieder können Notizen hinzufügen, E-Mails verfolgen, Anrufe protokollieren und Aktivitäten direkt im CRM aktualisieren.

• Das gesamte Team erhält über Dashboards und Deal-Pipelines einen Überblick über den aktuellen Stand.

Begrenzte Kundeneinblicke

Personalisierte Interaktionen sind fast immer erfolgreicher als generische Nachrichten. Ein CRM hilft dir, indem es die Daten speichert, organisiert und bereitstellt, die du brauchst. Doch es ist schwierig, tiefgehende Kundeneinblicke zu gewinnen, wenn alle Daten auf verschiedene Apps und Tabellen verteilt sind.

Ein CRM kann dir auf folgende Weise detaillierte Kundeninformationen liefern:

• Speichert ausführliche Profile für jeden Kunden, inklusive demografischer, firmografischer und verhaltensbezogener Daten.
• Verfolgt, wie Kunden mit verschiedenen Kanälen interagieren, sodass du zum Beispiel weißt, ob sie besser auf SMS oder E-Mails reagieren.
• Nutzt maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses, einer Abwanderung oder eines erneuten Kaufs vorherzusagen, damit du gezielt reagieren kannst.

Manuelle und wiederkehrende Aufgaben

Daten zeigen, dass die meisten Vertriebsmitarbeiter fast 70 % ihrer Zeit mit nicht umsatzgenerierenden Tätigkeiten wie Dateneingabe, E-Mail-Antworten und Terminvereinbarungen verbringen. Indem viele einfache Aufgaben automatisiert werden, reduziert ein CRM-System die manuelle Arbeitslast, die Vertriebs- und Marketingteams ausbremst.

So hilft dir ein CRM, Arbeitsabläufe zu optimieren und Fleißarbeit zu vermeiden:

• Automatisiert die Dateneingabe, indem neue Leads aus deinen Marketingkampagnen erfasst und protokolliert werden.
• Automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie das Weiterleiten von Leads oder das Versenden von Follow-up-E-Mails.
• Löst komplexe, mehrstufige Workflows aus, zum Beispiel indem beim Hinzufügen eines neuen Kontakts automatisch eine Willkommens-E-Mail verschickt und dann eine Aufgabe für das Vertriebsteam erstellt wird, um nachzufassen.

Geringe Kundenbindung

Laut Daten von Capterra sagen 75 % der CRM-Nutzer, dass ihnen CRMs helfen, ihre Kunden besser zu verstehen – oder sogar sehr gut. Deshalb kann CRM-Software auch einen spürbar positiven Effekt auf die Kundenbindungsrate haben.

So unterstützt ein CRM die Kundenbindung:

• Erstellt Kontaktlisten auf Basis bestimmter Kriterien und versendet unterschiedliche E-Mails an verschiedene Gruppen.
• Löst automatisierte Workflows zum richtigen Zeitpunkt aus. Zum Beispiel, indem ein Rabattcode an einen Kunden geschickt wird, von dem du länger nichts gehört hast.
• Verfolgt Analysen zum Kundenverhalten, damit du genau erkennst, an welcher Stelle im Prozess Verkäufe verloren gehen.
• CRMs wie HubSpot oder Freshworks lassen sich mit Support-Systemen verbinden, um Tickets einfach zu verfolgen und zu lösen.

Zersplitterte Marketingmaßnahmen

Die besten Marketingkampagnen laufen über mehrere Kanäle. Ein CRM macht das für Unternehmen jeder Größe möglich. Es kann deinen Tech-Stack konsolidieren und alle Marketingdaten (aus E-Mail, Social, Medien, Werbung und mehr) an einem Ort bündeln.

So funktioniert es:

• Konsolidiert Leistungsdaten aus verschiedenen Kanälen an einem Ort, sodass du eine einzige zuverlässige Datenquelle hast.
• Integriert sich mit E-Mail-Plattformen, Werbenetzwerken und anderen Tools und dient als zentrale Anlaufstelle für deine Marketingaktivitäten.
• Erstellt gemeinsame Dashboards, damit Vertriebs- und Marketingteams auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Schlussgedanken

Diese CRM-Fallstudien zeigen, wie wichtig die richtige Plattform für dein Unternehmen sein kann. Aber nicht alle Plattformen sind gleich, und die Auswahl des passenden CRM ist entscheidend für deinen Erfolg.

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