Alles, was du über CRM-Dashboards wissen musst

Ein zentrales Hub für all deine Daten. Eine einzige Quelle der Wahrheit für dein gesamtes Team. Das ist das Versprechen eines CRM-Dashboards. Leider ist die Umsetzung eines Dashboards nicht immer ganz so einfach.

Die gute Nachricht ist, dass manche CRM-Software dir die Arbeit erleichtert und dir hilft, das Beste aus deiner CRM-Investition herauszuholen.

In diesem Guide erfährst du alles, was du über CRM-Dashboards wissen musst. Du lernst, wie du ein Dashboard erstellst, das zu deinem Business passt und welche CRM-Software die beste Dashboard-Funktionalität bietet.

Was bringt ein CRM-Dashboard?

Eine Customer Relationship Management (CRM)-Plattform sammelt alle möglichen Daten. Sie kann alles speichern – von Kundendaten bis hin zu Website- und E-Commerce-Engagement-Metriken und mehr. Genau das macht ein CRM so wertvoll.

Ein Dashboard nimmt die oft vagen und komplexen Daten aus deinem CRM und vereinfacht sie zu leicht verständlichen Grafiken.

Die visuellen Hilfen bestehen meistens aus Diagrammen, Tabellen und Grafiken, die die gesammelten Daten darstellen. Damit lassen sich Trends und Muster auf einen Blick viel leichter erkennen.

Die Vorteile eines CRM-Dashboards können einen nachhaltigen Einfluss auf dein Unternehmen haben. Schauen wir uns einige der größten Pluspunkte an.

Liefert Schlüsselinformationen auf einen Blick

In einem stressigen Vertriebsumfeld können die Minuten, die du sparst, indem du ein Diagramm öffnest statt einen Bericht zu lesen, den Unterschied ausmachen, ob ein Verkauf zustande kommt oder nicht. Die University of Minnesota hat herausgefunden, dass das menschliche Gehirn visuelle Inhalte 60.000 Mal schneller verarbeitet als Textinformationen. Wenn Mitarbeitende sich durch Seiten voller Text oder Tabellen kämpfen, verschwendest du wertvolle Zeit und Ressourcen.

Reduziert Datensammeln

Ein Dashboard bietet dir einen zentralen Ort, an dem du alle benötigten Infos auf einen Blick findest, statt sie jedes Mal neu zusammensuchen zu müssen. Das kann deinem Team viele Stunden an Fleißarbeit ersparen und verbessert außerdem die Datenqualität.

Dashboards lassen sich zudem individuell anpassen, sodass sie genau die Daten oder Kennzahlen anzeigen, die für die jeweilige Rolle im Unternehmen relevant sind. Ein Vertriebsmitarbeiter muss sich nicht mehr durch verschiedene Tabellen oder Berichte wühlen, um die benötigten Daten zu finden. Sie stehen direkt auf dem eigenen Dashboard.

Unterstützt fundierte Entscheidungen

Dashboards helfen Mitarbeitenden, fundierte Entscheidungen zu treffen. Da alle notwendigen Daten übersichtlich und leicht zugänglich dargestellt werden, können Trends, Muster und andere relevante Informationen schnell analysiert werden. So sind sie in einer besseren Position, Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf das Unternehmensergebnis auswirken.

Steigert die Motivation

Ein greifbarer Überblick über den Fortschritt und die Leistung des Unternehmens kann das Team motivieren, weiter engagiert zu arbeiten und besser zu verstehen, wie der eigene Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt.

Je nach Unternehmenskultur kannst du auch einen Wettbewerb zwischen Vertriebsmitarbeitern fördern. Die meisten Dashboards bieten dafür Leaderboard-Tools an.

Bietet Echtzeit-Updates

Durch die Nutzung von Echtzeitdaten können Teammitglieder Updates erhalten und Fortschritte direkt verfolgen. Das sorgt für eine effizientere Kommunikation im Team und ermöglicht schnelle Entscheidungen auf Basis der aktuellsten Informationen.

Im Vergleich dazu, erst am Monatsende einen Bericht abzuwarten, um den Stand der Dinge zu erfahren, wird der wahre Wert eines CRM-Dashboards deutlich.

Wichtige Arten von CRM-Dashboards + Beispiele

Einer der größten Vorteile von CRMs ist die Möglichkeit zur individuellen Anpassung. Du kannst verschiedene Dashboards für unterschiedliche Aufgabenbereiche erstellen. Welche Art du wählst, hängt von den Bedürfnissen und Zielen deines Unternehmens ab, aber die meisten lassen sich einer der folgenden Kategorien zuordnen.

Schauen wir uns an, was jede Art ausmacht, warum sie wertvoll ist und welche Kennzahlen dazugehören.

Vertriebs-Pipeline-Dashboard

Ein Beispiel für ein Sales Pipeline Dashboard von HubSpot.

Dieses Dashboard zeigt eine Aufschlüsselung deiner Deals (gewonnen und verloren) sowie Prognosen. Es bringt deine gesamte Sales Pipeline auf einen Bildschirm, sodass du Fortschritte einfach verfolgen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf erkennen kannst.

Wichtige Kennzahlen, die du in dieses Dashboard aufnehmen könntest:

• Gewinnquote

• Durchschnittliche Dealgröße

• Verweildauer pro Phase

• Gründe für verlorene Deals

• Gesamter Pipelinewert

Lead-Generierung Dashboard

Beispiel für ein Leads-Dashboard aus Pipedrive.

Diese Art von Dashboard enthält Informationen, die zeigen, wie effektiv deine Lead-Generierung ist. Schließlich startet jeder Kunde als einfacher Lead, aber diese müssen sorgfältig zu verkaufsbereiten Chancen entwickelt werden. Dieses Dashboard ist ideal für das Marketing-Team, weil sie so wissen, wie sie diese Leads je nach Phase im Sales Funnel ansprechen können.

Wichtige Kennzahlen, die du in dieses Dashboard aufnehmen könntest:

• Conversion-Rate
• Lead-Scoring
• Lead-Status
• Lead-zu-Opportunity-Verhältnis

KPIs-Dashboard

Beispiel für ein KPI-Dashboard aus Zoho CRM.

Dieses Dashboard ist genauso einfach, wie es klingt. Es zeigt alle deine wichtigsten KPIs nebeneinander an. Das können zum Beispiel Website-Traffic oder E-Mail-Öffnungsraten sein. Entscheidend ist, dass es sich um Kennzahlen handelt, die direkt Einfluss auf deine Lead-Generierung haben und dir helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Mit dieser Ansicht siehst du, wie die KPIs miteinander verbunden sind und bekommst ein besseres Verständnis für den Gesamtzustand deiner Lead-Strategie. Was du misst, hängt ganz von dir und deinem Unternehmen ab. Wichtig ist, dass dir dieses Dashboard einen klaren Überblick über deine KPIs und deinen Fortschritt gibt.

Kundensupport-Dashboard

Beispiel für ein Kundendienst-Dashboard von Salesforce.

Das Kundendienst-Dashboard wird hauptsächlich vom Support-Team genutzt, um den Einsatz des CRM und die Lösung von Kundenproblemen verbessern. Es zeigt Daten an, die für die Interaktionen deiner Kundschaft mit dem Support-Team deines Unternehmens relevant sind, damit du erkennst, wie gut du deine Kundschaft betreust.

Es ist auch eine gute Möglichkeit, Kanäle wie Telefonanrufe und E-Mail-Kommunikation zu überwachen. Bekommen die Kunden schnell die Hilfe, die sie brauchen? Öffne dieses Dashboard, um es herauszufinden.

Wichtige Kennzahlen, die du in dieses Dashboard aufnehmen könntest:

• Durchschnittliche Antwortzeit
• Kundenzufriedenheitsrate
• Erstlösungsquote
• Anzahl gelöster Tickets pro Tag/Woche/Monat

Aktivitäts-Dashboard

Beispiel für ein Vertriebsaktivitäten-Dashboard von Salesforce.

Wenn du dich fragst, womit dein Team zu viel (oder zu wenig) Zeit verbringt, liefert ein Aktivitäts-Dashboard schnell Antworten. Es hilft auch dabei, Bereiche zu erkennen, in denen dein Team vielleicht mehr Training oder Ressourcen braucht.

Zum Beispiel: Wenn du siehst, dass es deutlich mehr warme Leads als aktive Deals im Vergleich zum letzten Monat gibt, sollte sich das Team vielleicht stärker auf die Neukundengewinnung konzentrieren.

Kennzahlen, die du in dieses Dashboard aufnehmen könntest:

• Aktivitäten nach Typ

• Aufgaben nach Ergebnis

• Offene/abgeschlossene Aufgaben nach Vertriebsverantwortlichen

• Geführte Anrufe/versendete E-Mails

• Verbrachte Zeit mit jedem Kunden

Profitabilitäts-Dashboard

Beispiel für ein Profitabilitäts-Dashboard von HubSpot.

Zu guter Letzt ist das wichtigste in jedem Unternehmen die Profitabilität. Ein Profitabilitäts-Dashboard misst, wie viel Gewinn dein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum macht und wie das im Vergleich zu deinen Zielen aussieht. Es berücksichtigt alle Ausgaben und Einnahmen, um dir ein genaues Bild deiner finanziellen Performance zu geben.

Das ist ein größerer Überblick als bei den anderen Dashboards, aber es lohnt sich, um einen Gesamteindruck von der finanziellen Gesundheit deines Unternehmens zu bekommen.

Wichtige Kennzahlen, die du in dieses Dashboard aufnehmen könntest:

• Bruttogewinnmarge
• Nettogewinnmarge
• Return on Investment (ROI)
• EBITDA

Wie du ein CRM-Dashboard erstellst

Ein Dashboard von Grund auf zu erstellen, erfordert normalerweise Programmierkenntnisse und Entwicklung. Zum Glück gibt es viele CRM-Dashboard-Softwares auf dem Markt, die sich einfach in dein bestehendes CRM-System integrieren lassen. Das macht den gesamten Prozess viel einfacher.

Auch wenn der schwierigste Teil schon erledigt ist, ist es kein Plug-and-Play-Prozess. Du musst das Dashboard noch anpassen und konfigurieren, damit es zu deinen Anforderungen und Zielen passt.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du ein CRM-Dashboard einrichtest.

1. Ziele definieren

Als Erstes solltest du deine Ziele für die Nutzung des CRM-Dashboards festlegen. Was möchtest du erreichen? Möchtest du den Vertriebserfolg verfolgen, Kundeninteraktionen überwachen oder Marketingkampagnen analysieren?

Das hilft dir dabei, zu bestimmen, wer das Dashboard anschaut und welche KPIs du einbauen solltest. Unzählige Studien haben gezeigt, dass die durchschnittliche Kapazität des Das Arbeitsgedächtnis im Gehirn liegt bei sieben Objekten., deshalb empfehlen wir, maximal sieben KPIs ins Dashboard aufzunehmen.

2. Dashboard-Layout gestalten

Das Ziel eines Dashboards ist es, wichtige Infos auf einen Blick klar darzustellen. Halte es einfach, sonst verfehlt es seinen Zweck.

Nimm nur die wichtigsten Kennzahlen auf. Runde deine Zahlen. Fasse zusammengehörige Werte zusammen. Verwende klare Bezeichnungen. Wer möchte, kann dann noch tiefer einsteigen, aber weniger ist mehr, wenn es um effektive Dashboards geht.

3. Datenquellen integrieren

Es kann sein, dass alle deine Daten direkt aus deiner CRM-Datenquelle kommen. In dem Fall kannst du das Dashboard einfach mit der Datenquelle verbinden und es wird automatisch aktualisiert.

Wenn aber einige deiner Daten aus anderen Quellen stammen (z. B. Zendesk), solltest du ein CRM wählen, das sich direkt mit dieser Quelle verbinden lässt. Falls das nicht geht, kannst du immer eine API-Integration erstellen oder Zapier verwenden. Schau dir unsere Liste der besten CRM-Softwares für Integrationen an, um zu sehen, welche CRMs für Integrationen bekannt sind und wie du das passende findest.

4. Laufend optimieren

Ein Dashboard ist kein Tool, das du einmal einrichtest und dann vergisst. Du solltest es regelmäßig überprüfen und anpassen. Nimm dir Zeit, um zu schauen, wie du die Daten, die KPIs und die Darstellung verbessern kannst. Was heute funktioniert, ist vielleicht morgen nicht mehr ideal, wenn dein Unternehmen wächst.

Hol dir Feedback von allen, die das Dashboard nutzen, um herauszufinden, ob es häufige Probleme gibt. Vielleicht stellst du fest, dass eine bestimmte Grafik viele verwirrt oder dass du mit Daten-Updates nicht hinterherkommst.

Bonus-Tipp: Finde eine CRM-Dashboard-Vorlage

Du kannst bei den oben genannten Schritten viel Zeit sparen, wenn du eine Vorlage findest, die zu deinen Anforderungen passt. Diese Vorlagen sind schon mit Diagrammen und Grafiken ausgestattet, sodass du nur noch deine Daten verbinden musst und langfristig viel Zeit sparst.

Einige Anbieter von Vorlagen, die du dir anschauen kannst:

• Databox
• Coupler.io
• ThemeForest

Viele CRM-Softwares bieten ebenfalls praktische Vorlagen an. Mehr dazu findest du in unseren Top-Empfehlungen unten.

Die 5 besten CRMs zum Erstellen von Dashboards

Jetzt weißt du, wie wertvoll CRM-Dashboards sind. Aber welche Plattform passt am besten zu deinen Anforderungen?

Bei Softailed haben wir mehr als 35 CRM-Anbieter getestet, um die besten CRMs anhand verschiedener Kriterien zu bestimmen. Diese Liste basiert auf unseren Top 10 besten CRM-Softwares, aber wir haben sie so angepasst, dass nur CRMs mit besonders starken Dashboards dabei sind.

1. HubSpot

HubSpot ist insgesamt ein großartiges CRM – und bietet viele Möglichkeiten, Dashboards zu erstellen.

Außerdem ist HubSpot ein All-in-One-Produkt, mit dem du Marketing, Vertrieb, Kundenservice, Content-Management und Operations auf einer Plattform bündeln kannst. Das bedeutet, dass du all diese Daten nahtlos in ein CRM-Dashboard integrieren kannst.

Ein weiterer großer Vorteil von HubSpots Dashboard ist die Anpassbarkeit. Nutzer können eigene Dashboards erstellen und gestalten, die genau zu ihren Anforderungen passen. Natürlich kannst du Farben und Layouts mit dem Drag-and-Drop-Editor ändern, aber du kannst auch Widgets hinzufügen oder entfernen, um genau die Daten einzubinden, die für dich am wichtigsten sind. Für grundlegende Anforderungen gibt es Vorlagen.

Wichtige Funktionen:

• Vorlagen für Berichte: Wähle aus einer Bibliothek vorgefertigter Berichte, die allen Nutzern zur Verfügung stehen, um schnell Einblicke in wichtige Kennzahlen wie Website-Besuche, neue Kontakte und Kundenzahlen zu erhalten.
• Drag-and-Drop-Anpassung: Erstelle Dashboards, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind, indem du mehrere Berichte kombinierst, um die wichtigsten Kennzahlen im Blick zu behalten.
• Dashboard-Verwaltung und Teilen: Verwalte Dashboards, indem du Sichtbarkeiten festlegst, sie klonst, löschst oder umbenennst. Dashboards lassen sich mit bestimmten Nutzern oder Teams teilen oder sogar öffentlich zugänglich machen.

2. Freshsales

Beim ersten Login in das CRM von Freshworks, Freshsales, erwartet dich das Sales Essentials Dashboard. Es ist eine leistungsstarke, sofort einsatzbereite Lösung, mit der du verschiedene Dashboard-Typen wie Deals, Kontakte, Vertriebsaktivitäten und Umsatz zusammenführen kannst.

Das ist aber nicht die einzige Option, die du für Analysen hast. Mit nur einem Klick kannst du für alle Teammitglieder eigene Dashboards erstellen. So einfach ist das.

Mit den Widgets kannst du die Datenvisualisierung flexibel anpassen – von einer Linien- zu einer Balkengrafik, als Text oder Kreisdiagramm. Diese Flexibilität macht es einfach, deine Daten auf die effektivste Weise darzustellen. Du kannst auch komplett eigene Dashboards von Grund auf bauen.

Ein weiteres besonderes Feature von Freshsales ist, dass du die Daten aus deinen Dashboards in Gesprächen mit Freddy AI nutzen kannst, um Empfehlungen und Einblicke zu bekommen. Es ist fast wie ein Vertriebsassistent, der deine Daten analysiert.

Wichtige Funktionen:

• Sales Essentials Dashboard: Dieses vorgefertigte, mehrseitige Dashboard bietet einen ganzheitlichen Blick auf die Vertriebsleistung, inklusive Umsatzmetriken, Deal-Insights, Kontaktanalysen und Aktivitäts-Tracking.
• Individuell anpassbare Analyse-Dashboards: Erstelle personalisierte Dashboards mit Widgets, die die wichtigsten Kennzahlen anzeigen.
• Integration mit Drittanbietertools: Freshsales Dashboards lassen sich mit Tools wie Databox verbinden, um die Datenvisualisierung und das Reporting zu erweitern.
• Freddy AI Assistant: Nutze das integrierte KI-Tool von Freshsales, um Vertriebsaktivitäten und Deal-Merkmale zu analysieren und Chancen zu erkennen. Freddy kann außerdem wiederkehrende Aufgaben automatisieren, um die Effizienz im Vertriebsprozess zu steigern.

3. Zoho

Mit Zoho kannst du in wenigen Schritten ein Dashboard erstellen und es mit beliebigen Personen teilen – öffentlich oder privat, nur für dich zugänglich. Der Prozess ist etwas komplexer als bei manchen anderen CRMs auf dieser Liste, da du die Komponenten des Dashboards manuell hinzufügen musst. Dafür kannst du Dashboards aber klonen, um Zeit zu sparen und nur die Datenquelle zu ändern.

Zoho arbeitet mit vielen anderen Tools und Apps zusammen, sodass du verschiedene Bereiche deines Unternehmens einfach verbinden kannst. Es gibt außerdem nützliche Funktionen wie Lead-Scoring, E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Tracking, die Zoho zu einem echten All-in-One-Tool für das Lead-Management machen.

Zoho bietet auch ein separates Zoho Analytics Tool, das du für erweiterte Dashboards, Analysen und Berichte mit Zoho CRM verbinden kannst.

Wichtige Funktionen:

• Echtzeit-Datenvisualisierung: Daten werden in Echtzeit aktualisiert, sodass du immer die aktuellsten Informationen hast.
• Vielfältige und anpassbare Komponenten: Eine große Auswahl an Diagrammtypen (Balken, Linien, Kreis, Donut, Fläche, gestapelt, Funnel und Tabellendiagramme), KPIs, Vergleichswerte, Anomalie-Erkennung, Zielanzeigen und weitere Tools machen es leicht, die perfekte Visualisierung zu erstellen. Dank Drag-and-Drop ist die Erstellung besonders einfach.
• Erweiterte Analysen mit KI-Integration: Durch die Integration von Zia, dem KI-Assistenten von Zoho CRM, erhältst du intelligente Empfehlungen, Anomalie-Erkennung und Prognoseanalysen.
• Datenzugriff: Bestimme, wer auf Dashboards oder einzelne Module zugreifen kann. Lade sie als PDF herunter oder teile und nutze sie mobil über die Zoho App.

4. Salesforce

Salesforce bietet elegante Dashboard-Vorlagen, mit denen du Dashboards ganz einfach erstellen kannst. Du wählst einfach eine Vorlage, fügst Überschriften, Titel und Fußzeilen hinzu – und schon bist du startklar. Über den Salesforce AppExchange gibt es noch mehr Optionen für individuell anpassbare Dashboards.

Salesforce hat außerdem ein beeindruckendes neues Feature: Tableau Pulse. Dieses KI-gestützte Tool hilft dir dabei, deine Daten besser zu verstehen, indem es Anomalien hervorhebt, Fragen beantwortet und Zusammenfassungen sowie visuelle Erklärungen liefert. Es hilft dir sogar dabei, Dashboards zu kuratieren und zu personalisieren, die am besten zu deinen geschäftlichen Anforderungen passen.

Mit der Drilldown-Option kannst du steuern, wohin Nutzer weitergeleitet werden, wenn sie auf ein bestimmtes Element klicken. Und mit der bedingten Hervorhebung kannst du wichtige Informationen besonders sichtbar machen. Zum Beispiel erscheinen Deals ab einem bestimmten Wert in Grün.

Wichtige Funktionen:

• Anpassbare Komponenten: Eine große Auswahl an Diagrammen, Messanzeigen, Kennzahlen und Tabellen lässt sich frei anordnen und skalieren, damit das Dashboard genau zu deinen geschäftlichen Anforderungen passt.
• Dynamische Anzeigen: Jeder Nutzer sieht die für ihn relevantesten Infos, basierend auf seinen Zugriffsrechten und Berechtigungen.
• Interaktive Filter und Drilldown-Funktionen: Setze Filter, um dich auf bestimmte Datenbereiche zu konzentrieren, oder nutze interaktive Elemente, um in zugrundeliegende Berichte einzutauchen.
• Kunden- und Klientenportale: Über Experience Cloud kannst du Kunden- und Klientenportale mit Dashboard-Daten einrichten.

5. Pipedrive

Zu guter Letzt gibt es noch Pipedrive – eine günstige Alternative zu den großen Namen auf dieser Liste. Lass dich vom Preis nicht täuschen! Das Tool hat einiges zu bieten. Mit dem Sales Dashboard kannst du Aktivitäten und Ergebnis-Kennzahlen übersichtlich und aufgeräumt darstellen.

Die Oberfläche von Pipedrive wirkt vielleicht schlichter als bei anderen Tools, aber manchmal ist genau das ein Vorteil. Tatsächlich kannst du ein Dashboard einrichten und noch am selben Tag nutzen. So einfach ist die Bedienung. Außerdem kannst du die Automatisierungsfunktionen von Pipedrive nutzen. Zum Beispiel kannst du Aktionen erstellen, wenn neue Leads in deiner Pipeline auftauchen, und Kundenaktivitäten direkt an deine individuellen Dashboards weiterleiten.

Mit über 500 Integrationen sorgt Pipedrive dafür, dass du all deine Business-Tools an einem Ort verbinden kannst.

Wichtige Funktionen:

• Einfache, anpassbare Dashboards: Erstelle Dashboards, die sich auf bestimmte Kennzahlen konzentrieren, und nutze die Drag-and-Drop-Oberfläche, um Daten einfach hinzuzufügen, zu entfernen oder neu anzuordnen.
• KI-gestützte Einblicke: Erstelle Berichte, indem du Abfragen in einfacher Sprache eingibst, oder nutze Vorschläge, um schnell und unkompliziert aussagekräftige Dashboards zu bauen.
• Automatisiertes Reporting: Richte Automatisierungen ein, um Kontakte zu aktualisieren, Aktionen zu erstellen und Kundenaktivitäten an Dashboards weiterzuleiten.
• Teilen und Zusammenarbeiten: Teile Dashboards mit Teammitgliedern, generiere teilbare Links für Stakeholder und lege fest, wer bearbeiten oder nur ansehen darf.

Schlussgedanken

CRMs drehen sich komplett um das Sammeln und Verwalten von Daten. Dashboards machen diesen Job leichter und effektiver, weil sie dir einen schnellen, visuellen Überblick bieten. Für jedes Dashboard brauchst du etwas Planung und Einsatz, aber viele CRM-Tools erleichtern dir das Ganze mit integrierten Funktionen. Schau dir an, was dein CRM bietet oder wähle direkt eines mit der passenden Dashboard-Funktionalität aus.

Bei Softailed haben wir schon viel Vorarbeit für dich geleistet. Wir haben mehr als 35 der besten CRM-Software-Tools getestet. Du kannst dir unsere Favoriten für die beste CRM-Software anschauen oder die Liste nach Preis, Funktionen, Berichte, Integrationen und mehr filtern. Oder du schaust dir an, wie unsere Top-Auswahl im direkten Vergleich abschneidet, indem du unser Vergleichstool nutzt, um CRM-Software zu vergleichen.

Hol das Beste aus deinen Daten raus. Ein gutes Dashboard sorgt für Klarheit. Und Klarheit bringt Ergebnisse.