4 Beste CRM-Software für kleine Unternehmen

Hier kommt Customer Relationship Management (CRM) ins Spiel und die Softwarelösungen, die dir dabei helfen. Als Kleinunternehmer brauchst du einen Überblick über deine Sales Pipeline, um zu verstehen, wie sich die Kunden von einer Phase zur nächsten bewegen und welche Geschäfte du priorisieren musst. Außerdem musst du außergewöhnliche Kundenerlebnisse bieten, um dich von der Konkurrenz abzuheben. Mit der richtigen CRM-Software kann dein Team die qualifiziertesten Leads identifizieren, Geschäfte schneller abschließen und die Kundentreue langfristig stärken.

Aber die Wahl eines CRM ist nicht so einfach. Es gibt unzählige Optionen für Unternehmen jeder Art und Größe. Die meisten Start-ups und KMU haben außerdem nur begrenzte Ressourcen und müssen ihre Softwareanschaffungen sorgfältig rechtfertigen.

Aus diesen Gründen nehmen wir jetzt die beste CRM-Software für kleine Unternehmen unter die Lupe. Wir vergleichen die Vor- und Nachteile der führenden Optionen und geben dir einige hilfreiche Tipps, damit du die perfekte Entscheidung für deine spezielle Situation treffen kannst.

Was macht die beste CRM-Software für kleine Unternehmen aus?

Bevor du dich auf die Top-CRMs stürzt, ist es wichtig, die Kriterien für eine effektive Software für kleine Unternehmen festzulegen.

Bei Softailed bewerten wir CRMs anhand verschiedener Faktoren wie Preis, Bedienbarkeit der Oberfläche, Features, Skalierbarkeit und mehr. Die Bedeutung der einzelnen Faktoren hängt jedoch von der Unternehmensgröße und den Ressourcen ab. Für kleine Unternehmen ist ein hervorragendes CRM mit diesen unverzichtbaren Faktoren verbunden:

Preise

Angesichts des knappen Budgets brauchen kleine Unternehmen eine kostengünstige Software. Die besten CRM-Optionen sollten erschwingliche Preispläne anbieten, idealerweise mit einer kostenlosen Version oder einer Testphase, damit du die Software zunächst testen und klein anfangen kannst. Genauso wichtig ist es, auf Addons und Komponenten zu achten, die die laufenden Kosten mit der Zeit in die Höhe treiben können. Für viele kleine Unternehmen zählt jeder Dollar, daher muss das Preismodell auch für kleinere Budgets geeignet sein, ohne die Möglichkeiten drastisch einzuschränken.

Bedienbarkeit

Kleinere Teams haben oft kein eigenes IT-Personal, um komplexe Software zu unterstützen. Außerdem haben Vertriebsmitarbeiter und Supportmitarbeiter wenig Zeit für umfangreiche Schulungen. Daher werden Einfachheit und Intuitivität bevorzugt. Außerdem bevorzugen wir CRMs mit integrierten Anleitungen, um die Einarbeitung zu beschleunigen.

Das beste CRM für kleine Teams hat eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche. Denk an übersichtliche Menüs, visuelle Dashboards und eine unkomplizierte Navigation. Gute Features sind großartig, aber nutzlos, wenn die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, auf sie zuzugreifen und sie anzuwenden.

Features

Apropos Features: Auch wenn der Preis und die Bedienbarkeit wichtig sind, braucht dein Team dennoch gute CRM-Funktionen. Zu den unverzichtbaren Funktionen gehören:

• Kontaktmanagement
• Pipeline-Verwaltung
• Verkaufsprognosen und Analysen
• E-Mail-Integration und Kommunikationstools
• Reporting

Integrationen

Wenn es um den Vertrieb geht, ist Zeit das A und O. Das ständige Wechseln zwischen eigenständigen Tools vergeudet wertvolle Zeit und führt zu einer unvollständigen Datenmenge. Ein ideales CRM zentralisiert alle Kundeninformationen und lässt sich mit ergänzender Software integrieren:

• E-Mail- und Kalendersysteme
• E-Commerce-Plattformen
• Marketing-Automatisierung
• Helpdesk- und Ticketsysteme
• Buchhaltungsanwendungen

So sparst du Zeit und hast eine einzige "Quelle der Wahrheit" für alle wichtigen Geschäftssysteme. Wenn du deine Optionen auswählst, überprüfe, mit welchen Anwendungen und Tools das CRM standardmäßig integriert ist.

4 Beste CRM-Software für kleine Unternehmen

Nachdem wir das nun geklärt haben, wollen wir uns die führenden Optionen auf dem Markt ansehen, die dein kleines Unternehmen zum Erfolg führen werden.

1. HubSpot

HubSpot ist praktisch ein Synonym für CRM-Software und der Pionier des Inbound Marketings. Was als eine Suite von Marketinganwendungen begann, hat sich inzwischen zu einem umfassenden Tool entwickelt. Sie umfassen den Vertrieb, den Service, den Betrieb und vieles mehr.

Ein großer Vorteil der CRM-Plattform von HubSpot ist die nahtlose Integration mit den Schwesterprodukten von HubSpot. Zum Beispiel fließen Leads, die über E-Mail-Kampagnen in Marketing Hub generiert werden, automatisch in die Kontaktdatensätze von CRM ein. Mühsames Exportieren oder Importieren zwischen den Systemen entfällt. Diese einheitliche Erfahrung macht Schluss mit frustrierenden Datensilos. Sie ermöglicht es kleinen Teams, sich über die gesamte Customer Journey hinweg abzustimmen.

Im Vergleich zu anderen funktionsreichen CRMs wie Salesforce hat HubSpot eine intuitive Benutzeroberfläche. Sie ist auch für nicht-technische Benutzer einfacher zu bedienen. Vertriebsmitarbeiter können auf einen ganzheitlichen Überblick über relevante Kundeninteraktionen im gesamten Unternehmen zugreifen, um intelligentere Folgemaßnahmen zu ergreifen.

Zu den herausragenden Features von HubSpot CRM gehören ein einheitliches Dashboard für die Sales Pipeline und Insights über Kontakte. Du kannst historische Interaktionen und Aktivitäten mit einem Kontakt in einer Zeitleiste anzeigen. E-Mail- und Kalendersynchronisation sind ebenfalls hilfreich, da sie mit der HubSpot-Aktivitätsprotokollierung integriert sind.

Schließlich gibt es bei HubSpot eine Vielzahl von Vorlagen und Playbooks. Du kannst sie für E-Mails, Anrufe, Präsentationen, Verträge usw. nutzen.

Was die Preise angeht, so bietet HubSpot ein kostenloses, günstiges Einsteigerpaket sowie relativ teure Professional- und Enterprise-Pakete an.

2. Brevo

Du kennst unseren nächsten Eintrag vielleicht unter seinem früheren Namen: SendinBlue. Jetzt heißt es Brevo und bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen großzügigen kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten. Wenn du mit der kostenlosen Version von HubSpot nicht zufrieden bist, solltest du dir die Brevo CRM Suite ansehen.

Brevo ist spezialisiert auf E-Mail-Marketing, Vertrieb, SMS-Funktionen, Live-Chat Widgets und Marketing-Automatisierung. Die Plattform bietet wichtige CRM-Funktionen wie zentralisierte Kontakte, Pipeline-Management und Channel-übergreifende Kommunikationsverfolgung. Sie ist ideal für Unternehmen, die nach einer dauerhaft erschwinglichen Lösung suchen, die auch andere Bereiche abdeckt, ohne von schnellen Preissprüngen überrascht zu werden.

An der Marketingfront glänzt Brevo wirklich. KMUs können schöne E-Mail-Kampagnen erstellen, dynamische Inhalte nutzen und eine granulare Segmentierung der Abonnenten für optimale Ergebnisse vornehmen. Der kostenlose Marketingplan unterstützt bis zu 300 E-Mails pro Tag, während kostenpflichtige Pläne zusätzliche Volumen- und Automatisierungsfunktionen bieten.

3. Pipeline CRM

Pipeline CRM bezeichnet sich selbst stolz als "das CRM für Verkäufer von Verkäufern". Das sagt schon alles, was du wissen musst. Im Gegensatz zu HubSpot, das versucht, alles für alle zu sein, konzentriert sich Pipeline darauf, die Produktivität des Vertriebsteams zu steigern.

In erster Linie macht Pipeline die Visualisierung deiner Pipeline mit anpassbaren Tabellen und Ansichten einfach. Mithilfe von Filtern kannst du dir offene und laufende Geschäfte sowie versandte Angebote anzeigen lassen - was immer du brauchst. Die Software erfasst auch Web-Leads und synchronisiert Kalendertermine, um diese Aktivitäten automatisch in der Pipeline zu protokollieren.

Mit Pipeline CRM kannst du Lead-Details, Verkaufsstufen und Geschäftsabläufe an die Realität anpassen. Wir wären nachlässig, wenn wir nicht auch die raffinierten KI-Funktionen von Pipeline erwähnen würden. Dazu gehören z. B. automatische E-Mail-Vorlagen, die Planung von Meetings im Kalender und Erinnerungen an die nächstbesten Aktionen, um Geschäfte voranzutreiben. Diese autonome Unterstützung bedeutet, dass sich die Vertriebsmitarbeiter auf das Verkaufen konzentrieren können, anstatt Daten oder Nachfassaktionen in der Plattform zu verwalten.

Die Pläne beginnen bei $29 und reichen bis zu $59 pro Vertreter und Monat. Das macht die Software für den Anfang nicht gerade günstig, aber auch nicht so teuer, wenn dein Vertriebsteam wächst oder du mehr Funktionen benötigst. Du kannst die Software 14 Tage lang risikofrei testen, bevor du dich verpflichtest.

4. Freshsales

Als letztes können wir Freshsales für kleine Unternehmen empfehlen, das von Freshworks entwickelt wurde. Ähnlich wie HubSpot und Brevo bieten sie eine Vielzahl von Unternehmensservices an, die sich leicht in ihre Plattform integrieren lassen.

Wenn dir im letzten Abschnitt die KI-Funktionen von Pipeline aufgefallen sind, wirst du Freshsales und seinen KI-Assistenten Freddy lieben. Freshsales digitalisiert nicht einfach nur die Verkaufsunterlagen, sondern nutzt datengestützte Erkenntnisse, um den Lead-to-Cash-Prozess zu optimieren.

Freddy KI kann zum Beispiel deine bestehende Pipeline und die abgeschlossenen Geschäfte auswerten. Dann kann er durch das Scoring von Leads die optimalen Verkaufsstufen für die Umwandlung bestimmen. Freddy kann auch Nuancen in deiner Customer Journey erkennen, wie z. B. die technische Qualifikation oder die Budgetbestätigung.

Die KI generiert auch Engagement-Empfehlungen, damit sich die Vertriebsmitarbeiter auf die heißesten Leads konzentrieren können. Freddy wertet die Signale der Kundenabsicht aus, vom Besuch der Website bis zum Herunterladen von Inhalten, und zeigt auf, wer einem Verkauf am nächsten steht.

Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal von Freshsale ist die intuitive Verwaltung der Verkaufsstufen über Kanban-Boards. Weitere Features sind der mobile Zugriff, Vertragsvorlagen und die Unterstützung von Omni-Channel-Messaging.

Was die transparente Preisgestaltung angeht, so sind die Freshsales-Pläne für bis zu 3 Nutzer kostenlos. Danach gibt es kostenpflichtige Pläne zwischen $18-$83 pro Nutzer und Monat, wobei Mengenrabatte möglich sind. Für KMU, die Wert auf Vertriebsautomatisierung legen, um intelligenter zu arbeiten, bietet Freshworks die einzigartigen KI-Verbesserungen, die du dir wünschen könntest.

Die Wahl der richtigen CRM-Software für dich

Kleine bis mittlere Unternehmen haben ganz andere Anforderungen als ein Großkonzern. Obwohl die auffälligen Features teurer CRM-Systeme auf den ersten Blick verlockend sind, bedeutet größer nicht automatisch besser geeignet. Lass dich nicht von Schnickschnack locken. Prüfe sorgfältig, welche Funktionen die unmittelbaren Probleme deines Vertriebs- und Kundenmanagementsystems lösen können.

Insgesamt bleibt HubSpot an der Spitze als die umfassendste CRM-Lösung mit einer großartigen kostenlosen Version für den Anfang, einem erschwinglichen Starter Plan und der Möglichkeit, mit einem Upgrade auf den Professional oder sogar Enterprise Plan alles zu bekommen, was du dir von einem CRM-System wünschen kannst.

Doch genau dann wird es extrem teuer. Deshalb ist es sinnvoll zu überlegen, was deine Anforderungen sind. Wenn diese eher einfach sind, könnte Brevo für dich ausreichen. Wenn du längere und komplexere Verkaufsprozesse hast, können auch Pipeline und Freshsales gute Alternativen sein, um deine Arbeit durch KI zu erleichtern.

Neben deinen aktuellen Anforderungen solltest du auch einen Blick in die Zukunft werfen, denn nichts ist ärgerlicher, als die Software wechseln, Daten migrieren und alles von Grund auf neu lernen zu müssen. Frage dich deshalb, wo du dich und dein Unternehmen in den nächsten 1-3 Jahren siehst, vor allem in Bezug auf die benötigten Features und die damit verbundenen Services der Anbieter.

Vergleiche deine Optionen

Die Wahl des richtigen CRM ist keine Einheitsgröße. Kosten, Bedienbarkeit, Features, etc. - das alles hängt von den individuellen Bedürfnissen und Wachstumsplänen deines Unternehmens ab.

Wenn du die Anbieter, über die wir gesprochen haben, genauer vergleichen möchtest, wirf einen Blick auf unser CRM Vergleichstool. Wir haben die wichtigsten Daten für jeden Anbieter in unserer Datenbank zusammengestellt, damit du sie nebeneinander vergleichen und noch mehr Anbieter zu deinem Vergleich hinzufügen kannst.