7 Top-CRMs für Kanzleien + Warum du eins brauchst

CRM-Software ist die ultimative Lösung, um die riesigen Mengen an Dokumenten zu verwalten, die in einer Kanzlei anfallen. Sie hilft dir, den Überblick zu behalten und sensible Informationen sicher und einfach zu managen.

Aber bei Hunderten von verfügbaren Optionen, die alle versprechen, deine Fallbearbeitung und Mandantenbeziehungen zu revolutionieren, kann die Auswahl ganz schön überwältigend sein. Genau hier kommen wir ins Spiel. Bei Softailed haben wir die Arbeit für dich übernommen, damit du die perfekte Lösung für deine Kanzlei findest.

Lass uns loslegen!

Was ist CRM-Software und wie kann sie Kanzleien helfen?

Customer Relationship Management (CRM) Software ist dein digitaler Assistent für das Verwalten von Mandantenbeziehungen und Falldaten. Stell dir das wie einen digitalen Aktenschrank vor, der Daten speichert und dir hilft, sie effektiver zu nutzen. Sie unterstützt dich außerdem bei der Kommunikation, sodass du Kundenprobleme lösen und deine Dienstleistungen gezielter vermarkten kannst.

So kann sie dir helfen:

Mandanten- und Fallinformationen verwalten

Wahrscheinlich betreust du gerade mehrere Mandanten und Fälle gleichzeitig. Eine Umfrage zur Personalausstattung in Staatsanwaltschaften hat gezeigt, dass Anwälte bearbeiteten bis zu 176 Fälle. gleichzeitig bearbeiten!

Hier kann CRM-Software wirklich hilfreich sein. Jede Mandantendatei wird zum zentralen Ort für alle relevanten Infos – E-Mails, Notizen, Dokumente und diese wichtigen Details, die sonst gerne mal untergehen.

Da 74 % der Juristen sagen, sie verbringen zu viel Zeit mit Verwaltung statt mit ihrer eigentlichen Arbeit, hilft CRM-Software dabei, alles an einem Ort abzulegen und so Zeit zu sparen.

Kommunikation verbessern

Kommt dir das bekannt vor? Ein Mandant muss noch eine eidesstattliche Erklärung unterschreiben. Ein anderer wartet auf ein Update zum Fall. Ein dritter hat die Rechnung noch nicht bezahlt. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Doch über 80 % der Menschen sagen, dass zeitnahe Kommunikation und klare nächste Schritte entscheidend sind, wenn sie eine Kanzlei bewerten.

CRM-Software geht das direkt an. Sie automatisiert die lästige Routinearbeit. Zahlungserinnerungen gehen automatisch raus. Außerdem bleiben alle Mandantenkontakte an einem Ort, sodass du einfach nachverfolgen kannst, wer was wann braucht.

Datenbasierte Entscheidungen treffen

Zahlen erzählen Geschichten und CRM-Software hilft dir, sie zu lesen. Viele CRMs können Berichte zu Dingen wie Fallausgängen, Mandantengewinnung, finanzieller Entwicklung und Mandantenzufriedenheit erstellen. 67 % der Kanzleien nutzen mittlerweile Legal Analytics, um ihre Expertise zu zeigen, und 57 % setzen Wettbewerbsanalysen ein, um neue Mandanten zu gewinnen.

Sind alle Mandantendaten an einem Ort, werden Muster sichtbar. Zum Beispiel kann eine Kanzlei durch die Auswertung von Mandantengruppen und Fallarten feststellen, dass ein Großteil der Personenschadenfälle aus einer bestimmten Altersgruppe oder Region stammt. Oder du merkst, dass viele Mandanten mit bestimmten Zahlungsplänen Schwierigkeiten haben – Zeit, hier etwas zu ändern.

Was macht die beste CRM-Software für Kanzleien aus?

Auf den ersten Blick sehen alle CRM-Softwares für Kanzleien ähnlich aus. Wenn du aber genauer hinschaust, erkennst du wichtige Unterschiede, die deine Entscheidung beeinflussen können.

Hier sind einige Dinge, auf die du bei der Auswahl einer CRM-Software für deine Kanzlei achten solltest:

Benutzerfreundlichkeit

Einer der wichtigsten Faktoren bei einer CRM-Software für Kanzleien ist die Benutzerfreundlichkeit. Manche Systeme sind zu kompliziert, aber das Ziel ist, dir und deinem Team das Leben leichter zu machen. Achte darauf, dass die Software eine geringe Lernkurve hat und schnell eingeführt werden kann.

Die beste CRM-Software sollte bieten:

• Eine übersichtliche, intuitive Oberfläche
• Anpassbare CRM-Dashboards
• Klare Tutorials
• Schnelle Einrichtung

Integration

Dein CRM übernimmt viele Aufgaben, aber einige Abläufe bleiben in anderen Systemen. Deshalb sind Integrationsmöglichkeiten so wichtig.

Dein CRM sollte nahtlos mit deinem E-Mail- und Telefonsystem, Videokonferenz-Tools und digitalen Unterschriftendiensten zusammenarbeiten. Es sollte sich problemlos mit deiner Zeiterfassungssoftware und Abrechnung verbinden lassen. Je reibungsloser diese Verbindungen sind, desto besser funktioniert deine Sales Pipeline.

Automatisierung

Effektive Automatisierungsfunktionen können die Lead-Generierung, Mandantenkommunikation und Terminplanung übernehmen. Sie sollten außerdem den Status von Fällen automatisch aktualisieren und abrechenbare Stunden mit minimalem Aufwand erfassen. Am wichtigsten ist, dass sich die Automatisierung individuell an die Abläufe deiner Kanzlei anpassen lässt.

Sicherheit

In der Rechtsbranche ist Sicherheit kein nettes Extra, sondern Pflicht. Je nachdem, wo du arbeitest, muss deine CRM-Software verschiedene Sicherheitsstandards erfüllen, darunter:

• SOC2: Ein Cybersecurity-Standard, der den Umgang mit sensiblen Daten regelt.
• GDPR: Ein EU-Gesetz zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit persönlicher Daten.
• HIPAA: Ein US-Gesetz zum Schutz medizinischer Informationen.
• CCPA: Ein Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern in Kalifornien.

Achte auf Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsaudits und strenge Zugriffskontrollen. All das sollte selbstverständlich sein.

Kundensupport

Wenn Probleme auftreten, brauchst du schnelle Hilfe. Suche nach einem CRM mit gutem Ruf für Rund-um-die-Uhr-Support.

Guter Kundensupport bedeutet, dass immer jemand erreichbar ist und schnell reagiert. Das Support-Team sollte sich auskennen, Probleme effizient lösen und dir helfen, das Beste aus deinem CRM herauszuholen. Die besten Anbieter gehen über reines Troubleshooting hinaus und sorgen dafür, dass dein System optimal läuft.

Kosten

Die ideale CRM-Software bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionen und Preis. Du solltest nicht auf wichtige Tools verzichten, um Geld zu sparen. Gleichzeitig musst du aber auch nicht für Funktionen zahlen, die du nie nutzt.

Überlege, ob Abrechnung pro Nutzer und monatliche oder jährliche Zahlweise besser zu deiner Kanzlei passt. Achte auf Einrichtungsgebühren und Schulungskosten. Überlege dir, welche Zusatzfunktionen du wirklich brauchst. Viele Anbieter haben kostenlose Pläne für neue Kanzleien – eine gute Möglichkeit, das System erst einmal auszuprobieren.

Lies: E-Mail-Marketing für Kanzleien: Strategie + echte Beispiele

Die beste CRM-Software für Kanzleien

Nach einer sorgfältigen Analyse der führenden Anbieter haben wir die besten Optionen anhand der oben genannten Faktoren bewertet. Unsere Liste basiert auf einer ausführlichen Überprüfung von mehr als 35 Top-CRM-Software. Wir haben unsere Ergebnisse mit den wichtigsten Anforderungen von Kanzleien kombiniert, um das folgende Ranking zu erstellen.

Schau dir unsere Favoriten für die beste CRM-Software an und entdecke weitere Einblicke. Mehr zu unserem Bewertungsprozess erfährst du hier.

1. Clio

Preis: 39–139 $/Nutzer pro Monat

Wenn es um CRM-Software für Kanzleien geht, ist Clio unsere Top-Empfehlung. Clio wurde speziell für Kanzleien entwickelt und bietet Funktionen, die ein tiefes Verständnis für juristische Arbeit zeigen.

Nehmen wir zum Beispiel die Online-Gerichtseinreichung. Du kannst offizielle Gerichtsdokumente direkt aus dem System elektronisch einreichen und zustellen. Ergänzt wird das Ganze durch elektronische Signaturen und Terminbuchung – so entsteht ein leistungsstarkes juristisches Toolkit.

Clio gilt als besonders intuitiv und benutzerfreundlich, mit einer sehr kurzen Einarbeitungszeit. Das Dashboard zeigt den Status jedes Mandanten auf einen Blick. Mit den Einblicken zur Mandantenaufnahme kannst du nachverfolgen, welche Marketingmaßnahmen am erfolgreichsten sind. Außerdem bietet Clio ein riesiges Netzwerk mit mehr als 250 Integrationen von Drittanbietern, darunter Microsoft 365, Google Workspace, Zoom, Buchhaltungssoftware und Dokumentenmanagement.

Wenn du nach Automatisierungsfunktionen suchst, bietet Clio auch das: Workflow-Automatisierung, Dokumentenautomatisierung und E-Mail-Management. Auch die Zahlungsabwicklung läuft automatisiert, und du kannst professionelle Rechnungen erstellen, die jede abrechenbare Minute erfassen. Das System kann Rechnungen automatisch nach deinem Zeitplan erstellen und versenden sowie bei überfälligen Zahlungen automatisch Zahlungserinnerungen verschicken.

Die Sicherheit ist erstklassig: Ein Sicherheitsteam ist rund um die Uhr im Einsatz, und Schwachstellen werden kontinuierlich überwacht. Clio hält alle branchenüblichen Sicherheitsstandards ein und verwendet Verschlüsselungsprotokolle für Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung. Du kannst außerdem die Zugriffskontrollen individuell anpassen, sodass sensible Informationen auch innerhalb der Kanzlei streng geschützt bleiben.

Und schließlich ist der Clio-Kundensupport immer erreichbar. Du kannst sie per Live-Chat und Telefon erreichen. Es gibt Webinare und eine umfangreiche Online-Dokumentation, die dir bei der Arbeit hilft.

2. Lawmatics

Preis: Individuelle Angebote

Wie der Name schon vermuten lässt, ist Lawmatics eine Plattform, die speziell für Kanzleien entwickelt wurde. Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass du direkt loslegen und deine Mandantenbeziehungen ohne lange Einarbeitung verwalten kannst.

Automatisierung ist die große Stärke von Lawmatics. Mit den digitalen Mandantenaufnahme-Formularen lassen sich automatisch SMS oder E-Mails an neue Mandanten versenden. Du möchtest Erstgespräche vereinbaren? Das System erledigt das ebenfalls und verschickt automatisch Terminerinnerungen. Aufgaben, E-Mail-Kampagnen und Workflows kannst du direkt über die Plattform automatisieren und planen. Das bedeutet, die Plattform kann deine E-Mail-Marketing-Software ersetzen.

Das zentrale Dashboard der Plattform gibt dir alles an die Hand: Aufgaben, Termine und Leistungskennzahlen. Du siehst sogar, über welche Empfehlungsquellen die meisten Mandate kommen. Außerdem kannst du Rechnungen schreiben, Zeiten erfassen und Zahlungen abwickeln – alles an einem Ort. Es gibt Integrationen zu verschiedenen Aufgabenmanagement-Systemen, Kommunikationstools, Buchhaltungs- und Zahlungssoftware sowie Marketing- und Leadgenerierungssystemen wie Google Ads und CallRail.

Beim Thema Sicherheit setzt Lawmatics auf Hosting bei Amazon Web Services und 256-Bit-AES-Verschlüsselung – das ist das gleiche Sicherheitsniveau wie bei Banken. Für zusätzlichen Schutz kannst du die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.

Beim Support bekommst du einen persönlichen Ansprechpartner. Du erreichst ihn per E-Mail oder Telefon und kannst an täglichen Live-Hilfesessions teilnehmen.

3. HubSpot

Preis: Kostenloser Tarif verfügbar. Kostenpflichtige Tarife liegen zwischen 20 und 3.600 $ pro Monat.

Während sich viele Optionen ausschließlich auf juristische Arbeit konzentrieren, verfolgt HubSpot einen allgemeineren Ansatz. Als einer der größten Namen der Branche kennen wahrscheinlich viele aus deinem Team die Software bereits. Die KI-Chatbot-Funktionen von HubSpot machen die Kommunikation mit Mandanten einfacher und das Analyse-Dashboard ist sowohl umfassend als auch leicht zu bedienen.

Auch wenn die Einarbeitung etwas länger dauern kann als bei speziell für Kanzleien entwickelten Lösungen, ist HubSpot angesichts seiner Leistungsfähigkeit dennoch überraschend benutzerfreundlich. Mit dem Automatisierungs-Builder kannst du komplexe Workflows erstellen, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. Außerdem ermöglicht er eine Vielzahl von Automatisierungen für Mandantenaufnahme, E-Mail- und Marketingkampagnen.

Tatsächlich bietet HubSpot eine komplette Suite an Marketing- und Vertriebstools, die deinem Unternehmen beim Wachstum helfen. Du kannst die Software mit mehr als 1.750 Anwendungen verbinden, darunter Kanzleisoftware, Kommunikationstools, Abrechnungssoftware, Social Media und Kommunikationslösungen wie Zoom und Aircall.

Auch in Sachen Compliance setzt HubSpot durchweg hohe Standards. Die Software verwendet Datenverschlüsselung, um Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand zu schützen. Es gibt anpassbare Benutzerrechte, damit nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können.

Beim Support stehen allen Nutzern E-Mail und Chat zur Verfügung. Telefonischer Support ist nur für die Professional- und Enterprise-Tarife möglich. Außerdem gibt es eine erstklassige Wissensdatenbank, in der du Antworten auf alle häufigen Fragen findest.

4. Zoho CRM

Preis: Kostenloser Tarif verfügbar. Bezahlte Tarife kosten 14–57 $ pro Nutzer und Monat.

Zoho CRM bietet viele Funktionen wie HubSpot und ergänzt diese um eigene Besonderheiten.

Erfolgsgeschichte einer Kanzlei zeigt, was mit Zoho möglich ist. Zylker Legal musste alle neuen Fälle an einem Ort erfassen, damit Anwälte sie prüfen und auswählen können. Mit den benutzerdefinierten Modulen und Automatisierungsregeln von Zoho war das in wenigen Minuten erledigt.

Mit Zoho CRM kannst du viele wiederkehrende Aufgaben automatisieren, zum Beispiel die Nachverfolgung von Mandanten oder Erinnerungen an Termine. Du kannst sogar eigene Module erstellen, um den Fortschritt von Fällen und Fristen zu verfolgen. Mit den Analyse-Tools legst du deine eigenen KPIs, Kennzahlen und Risikofaktoren fest, damit alles reibungslos läuft.

Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und erleichtert die Navigation. Die individuelle Anpassung der Plattform ist allerdings etwas komplexer und erfordert eine gewisse Einarbeitung.

Bei den Integrationen punktet Zoho mit über 900 Anwendungen, darunter Terminplanung, E-Signatur-Tools, E-Mail-Marketing-Software, Buchhaltung und vieles mehr.

Auch in Sachen rechtliche Anforderungen bist du auf der sicheren Seite. Zoho protokolliert alle Kommunikation und die Fallhistorie, sodass du deine Unterlagen einfach verwalten und Daten wie gesetzlich vorgeschrieben sichern kannst. Rollenbasierte Berechtigungen und Verschlüsselungsprotokolle runden die Sicherheitsmaßnahmen ab.

Zoho bietet Support per E-Mail und Chat für alle Nutzer. Telefonischer Support steht bei höheren Tarifen zur Verfügung. Außerdem findest du zahlreiche Tutorials, Anleitungen und Foren, damit du immer die passende Unterstützung bekommst.

5. Freshsales

Freshsales, das zur Freshworks-Familie gehört, bringt etwas Besonderes mit: Freddy AI. Da 73 % der Anwälte erwarten, KI in ihre Arbeit zu integrieren, kommt dieses Feature genau zur richtigen Zeit.

Freddy ist ein KI-Assistent, der bei allem hilft – vom Bewerten von Leads bis hin zur Kundenansprache. Wenn du zum Beispiel Schwierigkeiten hast, deine Analysen zu verstehen, kann Freddy komplexe Muster in einfache, umsetzbare Erkenntnisse aufschlüsseln. Freddy kann außerdem als KI-Copilot genutzt werden, um dir in Echtzeit bei der Einrichtung von Automatisierungen und beim Automatisieren von Routineaufgaben zu helfen.

Insgesamt ist Freshworks bekannt dafür, benutzerfreundlich und leicht zu bedienen zu sein, und Freddy macht es noch einfacher. Die Plattform macht das Anpassen von Workflows zum Kinderspiel, und alles läuft in ein Dashboard, das dir einen 360-Grad-Blick auf jeden Mandanten und jeden Fall gibt.

Was die Integrationen angeht, bietet Freshsales über 100 App-Anbindungen über den eigenen Marketplace. Über Zapier kannst du Freshsales außerdem mit mehr als 6.000 weiteren Anwendungen verbinden.

Freshsales nutzt AWS-Hosting und folgt gängigen Sicherheitsstandards. Du kannst rollenbasierte Berechtigungen festlegen, damit du steuern kannst, wer auf welche Informationen zugreifen darf.

Es gibt einen 24/7-Kundenservice, der E-Mail- und Echtzeit-Chat umfasst. Telefonischer Support ist je nach Tarif verfügbar.

6. Pipedrive

Preis: 14–99 $/Nutzer pro Monat

Wenn Freshsales dir nicht benutzerfreundlich genug ist, könnte Pipedrive genau das sein, was du suchst. Es hat eine der besten Benutzeroberflächen, die ich je gesehen habe – das wird dein ganzes Team zu schätzen wissen. Außerdem ist es sehr anpassbar, sodass du dieses CRM ganz einfach an die individuellen Abläufe deiner Kanzlei anpassen kannst.

Bei Pipedrive startet alles mit Integrationen per Klick. Verbinde deine E-Mail-Marketing-Plattform und mehr als 500 weitere Systeme in wenigen Sekunden. Das einfache, übersichtliche Dashboard zeigt dir alles, was du brauchst, genau dort an, wo du es findest. Du kannst Berichte zu allem individuell anpassen – von Deal-Tracking bis hin zu Umsatzprognosen.

Du findest starke Automatisierungsfunktionen, darunter Workflow-Automatisierung und Lead-Scoring. Der 24/7-Chatbot übernimmt Gespräche mit Leads und erfasst die Daten automatisch. Du kannst E-Mail-Automatisierungen erstellen und Pipedrive mit dem Campaigns-Add-on sogar als E-Mail-Marketing-Software nutzen.

Zu den Sicherheitsfunktionen gehören SSO (Single Sign-On), Zwei-Faktor-Authentifizierung und detaillierte Geräteprotokolle.

Der Kundensupport ist solide: Es gibt E-Mail- und Chat-Support für alle Nutzer sowie Telefonsupport bei höheren Plänen. Insgesamt werden Probleme mit Pipedrive zuverlässig gelöst, auch wenn es manchmal länger dauert, als dir lieb ist.

7. Law Ruler

Preis: 169–212 $+ pro Monat

Law Ruler ist eine CRM-Software, die speziell für Kanzleien entwickelt wurde. Diese cloudbasierte Plattform konzentriert sich darauf, die Mandatsaufnahme und das Fallmanagement zu vereinfachen. Sie ist einfach zu bedienen und für ihre schnelle Einführung bekannt.

Die Dashboards sind ein echtes Highlight, weil sie das Überwachen wichtiger Leistungskennzahlen besonders einfach machen. Das umfassende Dashboard zeigt in Echtzeit Updates zu Leads, Fällen und Vergleichen.

Bei den Integrationen sind viele der verfügbaren Optionen speziell für die Rechtsbranche entwickelt. Du kannst dich mit Kanzleimanagement-Software, Marketing- und Leadgenerierungstools (wie Google, Facebook und LinkedIn Ads) sowie Kommunikations- und Dokumentenmanagement-Tools wie Gravity Forms verbinden.

Das integrierte Softphone (also ein virtuelles Telefonsystem) macht das Telefonieren einfach, während die Automatisierung Follow-up-Mails und SMS übernimmt. Der KI-Chatbot kann sogar Informationen von potenziellen Mandanten aufnehmen und Termine vereinbaren. So wird deine Mandatsaufnahme noch reibungsloser.

Was Automatisierungen angeht, bietet Law Ruler einige starke Möglichkeiten. Du kannst die Mandatsaufnahme automatisieren, personalisierte und automatisierte SMS und E-Mails versenden und die Dokumentenerstellung sowie E-Signaturen für ein effizientes Onboarding einrichten. Aufgaben- und Workflow-Automatisierung sind ebenfalls möglich.

Beim Thema Sicherheit verschlüsselt Law Ruler Daten während der Übertragung und Speicherung und hält sich an Branchenstandards für Datenintegrität und Vertraulichkeit. Du kannst Zugriffsrechte vergeben, damit nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können.

Law Ruler bietet besondere Support-Optionen, zum Beispiel Unterstützung beim Umzug deiner Daten aus dem aktuellen System und bei der Anpassung deiner Automatisierungen. Du hast außerdem Zugang zu E-Mail- und Telefonsupport.

Ehrenvolle Erwähnungen

Auch wenn diese Optionen es nicht ganz auf unsere Liste geschafft haben, verdienen sie Anerkennung für das, was sie gut machen. Sie kommen vielleicht nicht ganz an die Benutzerfreundlichkeit, die Funktionen oder den Preis unserer Top-Auswahl heran, sind aber trotzdem solide Entscheidungen für die richtige Kanzlei.

• InterAction+: Diese Option vom Legal-Research-Riesen LexisNexis macht alles gut, wirkt aber etwas veraltet und weniger intuitiv.
• Filevine: Super für Kanzleien und setzt stark auf KI, kann aber mit Freddy von Freshworks nicht ganz mithalten.
• PracticePanther: Bietet ein ausgezeichnetes Mandantenportal und viele Funktionen, kommt aber mit einem stolzen Preis daher.

Die richtige CRM-Software für deine Kanzlei wählen

Die passende CRM-Software für deine Kanzlei zu finden bedeutet, sowohl auf die Funktionen als auch auf die Kosten genau zu achten. Spezialisierte Kanzlei-CRMs bieten dir sofort einsatzbereite Funktionen für Anwaltskanzleien, während allgemeine CRMs oft umfangreichere Marketing- und Vertriebsfunktionen zu einem niedrigeren Preis liefern.

Branchenspezifische Optionen wie Clio, Lawmatics und Law Ruler kosten in der Regel zwischen 40 und 250 US-Dollar pro Nutzer und Monat und bieten spezielle Funktionen wie das Verwalten von Gerichtsdokumenten und juristische Intake-Formulare.

Allgemeine CRMs wie HubSpot, Zoho, Pipedrive und Freshsales starten oft schon ab 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Der Nachteil ist, dass sie mehr Anpassung erfordern, um zu juristischen Abläufen zu passen.

Die Größe und Ausrichtung deiner Kanzlei sollten deine Entscheidung leiten. Kleinere Kanzleien und Einzelanwälte finden vielleicht den kostenlosen Tarif von Zoho oder Clios EasyStart-Tarif für 49 US-Dollar pro Nutzer und Monat als guten Kompromiss zwischen Funktionen und Preis.

Wachsende mittelgroße Kanzleien profitieren oft von HubSpots Marketingmöglichkeiten oder den KI-Funktionen von Freshsales, auch wenn diese teurer sind. Große Kanzleien mit komplexen Fällen brauchen in der Regel die Enterprise-Funktionen einer dieser Lösungen.

Bereit, die Mandantenbeziehungen deiner Kanzlei neu zu gestalten? Such dir ein paar passende Optionen aus und starte noch heute deine kostenlosen Testphasen.