4 Beste Insurance CRM Software Plattformen

Für die meisten Versicherungsagenten ist Vertrauen das wertvollste Gut. Schließlich ist eine Versicherung selten ein Produkt, das Begeisterung auslöst. Es ist einfach eine weitere Rechnung, die bezahlt werden muss. Aber ein großartiges Kundenerlebnis? Darauf können Versicherungsagenten und Makler ihr Geschäft aufbauen.

Deshalb setzen viele Versicherungsunternehmen auf CRM-Software. Daten zeigen, dass 73 % der Unternehmen würden 2024 CRM-Software nutzen.. Vielleicht überlegst du auch, diesen Schritt zu gehen.

Du wirst schnell merken, dass es Hunderte, wenn nicht Tausende, von CRM-Optionen gibt. Wie findest du also heraus, welche für dein Versicherungsunternehmen die richtige ist? Bei Softailed ist es unsere Mission, Unternehmen wie deinem dabei zu helfen, die perfekten Tools zu finden, um zu wachsen und erfolgreich zu sein.

Hier werfen wir einen genaueren Blick auf die besten CRM-Plattformen für Versicherungsunternehmen.

Los geht’s!

Was ist CRM-Software und wie kann sie Versicherungsunternehmen helfen?

Ein CRM ist der Ort, an dem alle deine Kundeninteraktionen, Policendetails und wichtigen Dokumente unter einem Dach zusammenkommen. Es ist wie ein smarter Assistent, der dir hilft, Beziehungen zu managen, die Kommunikation zu verfolgen und Chancen zu erkennen, wie du deine Kunden noch besser betreuen kannst. (Mehr dazu findest du in unserem Artikel über die Grundlagen von CRM-Software.)

Hier sind einige der wichtigsten Dinge, die ein CRM für dein Unternehmen tun kann:

Erhöhe die Kundenbindung

Vertrauen aufzubauen und einen persönlichen Service zu bieten, ist im Versicherungsgeschäft entscheidend – vor allem, wenn sich die Marktdynamik verändert und Kunden ihre Optionen überdenken. Tatsächlich haben steigende Preise und Marktschwankungen dazu geführt, dass im Jahr 2023/2024 ein Rekordwert von 42 % der Kfz-Versicherungskunden denken darüber nach, den Anbieter zu wechseln.. Einen ähnlichen Trend gibt es auch bei der Suche nach Wohngebäudeversicherungen.

Hier spielt CRM-Software ihre Stärken aus. Sie speichert detaillierte Kundeninformationen – von grundlegenden Daten bis zur Kommunikationshistorie und persönlichen Vorlieben. Das hilft Agenten, einen persönlicheren Service zu bieten, sodass sich Kunden wertgeschätzt und verstanden fühlen. Außerdem stellt das CRM sicher, dass keine Kundenkommunikation verloren geht.

Zufriedene Kunden bleiben eher langfristig. Und noch besser: Glückliche Kunden bringen oft auch neue mit – durch Empfehlungen.

Steigere die operative Effizienz

Ein McKinsey-Bericht zeigt, dass Versicherer ihre Betriebskosten in den nächsten zehn Jahren um bis zu 40 % senken können – und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit steigern.

"Versicherer müssen künftig weniger wie klassische Versicherungen und mehr wie moderne Tech-Unternehmen aussehen", heißt es im Bericht.

Um das zu erreichen, braucht es moderne Tools wie CRMs, die Routineaufgaben automatisieren, Workflows vereinfachen und wichtige Tools für reibungslose Abläufe integrieren. CRMs liefern auch Analysen, um Prozesse zu optimieren, sodass Agenten sich auf strategische Ziele und Kundenbetreuung konzentrieren können.

Verbessere das Kundenerlebnis

Das Kundenerlebnis entscheidet über den Erfolg von Versicherungsunternehmen. 46 % der Menschen sagen, dass es für sie das wichtigste Kriterium bei der Wahl eines Versicherers ist. CRMs helfen, das Kundenerlebnis auf verschiedene Weise zu verbessern. Sie ermöglichen es Agenten, jede Interaktion zu personalisieren, vergangene Gespräche im Blick zu behalten und einen schnellen, effizienten Service zu bieten. CRMs können außerdem die Lösung von Kundenproblemen verbessern.

Stärkt Teamarbeit

Laut einem Bericht aus 2024 von Vertafore haben mehr als die Hälfte der Versicherungsagenturen zwischen 25 und 75 Mitarbeitende. Weitere 25 % sind sogar noch größer. Das sind viele Leute, die reibungslos zusammenarbeiten müssen.

Jede Person im Unternehmen braucht genaue Informationen über Kundendaten und Kommunikation, um ihren Beitrag leisten zu können. CRMs bieten einen zentralen Ort für all diese Informationen. So sind alle auf dem gleichen Stand und arbeiten gemeinsam auf die gleichen Ziele hin.

Die 4 besten CRM-Softwares für Versicherungsagenten

Jetzt, wo du weißt, warum CRM-Software so wichtig ist und worauf du bei der Auswahl achten solltest, schauen wir uns einige der Top-Optionen für Versicherungsagenten und Makler an.

Diese Liste basiert auf unserer umfangreichen Recherche von mehr als 35 der besten CRM-Softwares auf dem Markt. Wir haben unsere Erkenntnisse aufgeschlüsselt und mit den speziellen Anforderungen der Versicherungsbranche kombiniert. Mehr zu unserem Vorgehen findest du hier.

Lass uns unsere Favoriten anschauen!

1. HubSpot CRM – Insgesamt am besten

HubSpot ist ein bekannter Name, wenn es um Marketing- und Vertriebssoftware geht. Die Vielzahl an Tools umfasst auch ein kostenloses CRM, das du nicht unterschätzen solltest.

Das CRM von HubSpot hilft dir dabei, Leads zu betreuen, Kommunikation nachzuverfolgen und Marketingmaßnahmen an einem Ort zu optimieren. Die Lead-Priorisierung sorgt dafür, dass du dich auf die vielversprechendsten Chancen konzentrierst.

Automatisierung ist ein echtes Highlight. Sie übernimmt alles von der Erstellung von Workflows bis zur Dokumentation. Das System erfasst und organisiert automatisch Kundeninteraktionen, Vertragsdetails und wichtige Dokumente, damit nichts untergeht. Es ist die individuell anpassbarste Plattform in unserer Liste. Du kannst sie problemlos auf deine Bedürfnisse und Vertriebspipelines zuschneiden.

Auch beim Thema Sicherheit punktet HubSpot. Sie setzen auf ein Defense-in-Depth-Konzept nach SOC2- und SOC3-Standards. Dieses mehrschichtige Sicherheitsprotokoll schützt deine Daten. Funktionen wie DSGVO-Löschung, rollenbasierte Rechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On (SSO) bieten zusätzlichen Schutz.

Der Support richtet sich nach deinem Tarif. Kostenlose Nutzer und Gäste haben Zugriff auf die Community, inklusive Wissensdatenbank und Foren. Mit dem Starter-Tarif bekommst du zusätzlich E-Mail- und Live-Chat-Support. In höheren Tarifen gibt es auch telefonischen Support.

Was HubSpot besonders macht, ist der riesige App-Marktplatz mit über 1.000 Integrationen. Egal, welche Tools du nutzt, HubSpot kann sie wahrscheinlich anbinden. Bei den Reporting-Funktionen ist HubSpot die stärkste Option. Die detaillierten Analysen und die einfache Berichtserstellung machen es leicht, deinen Erfolg im Blick zu behalten.

HubSpot bietet ein kostenloses CRM mit allen wichtigen Funktionen für kleine Teams. Die kostenpflichtigen Tarife – Starter, Professional und Enterprise – liefern erweiterte Funktionen in verschiedenen Bereichen (Sales, Marketing, Service, CMS, Operations) mit Preisen, die sich nach Nutzerzahl und deinen Anforderungen richten.

2. Zoho CRM – Beste Wahl für den Preis

Wie HubSpot bietet Zoho CRM ein vielseitiges Toolkit an Business-Software, darunter ein beeindruckendes CRM. Automatisierte Workflows sind für alle im Team sichtbar. So wird die Koordination und das Nachverfolgen von Fortschritten ganz einfach. Du willst Schadensfälle automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuweisen? Erledigt. Du möchtest Leads erfassen und direkt an dein Vertriebsteam weiterleiten? Kein Problem.

Die Analysefunktionen zeigen ihr volles Potenzial ab der Professional-Stufe und darüber hinaus. Hier bekommst du unbegrenzt viele benutzerdefinierte Berichte und Dashboards, mit denen du deine Daten ganz nach Bedarf aufschlüsseln kannst. Diese höheren Stufen bieten außerdem erweiterte Diagramme und KPI-Tracking, damit du noch tiefere Einblicke in die Performance deines Unternehmens erhältst.

Zoho hat außerdem einen KI-basierten Vertriebsassistenten, der bei der Lead-Bewertung hilft, Ergebnisse vorhersagt und dir sogar den besten Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden nennt.

Die Kommunikation läuft dank der Omnichannel-Funktionen reibungslos. Egal ob per E-Mail, Telefon, Live-Chat oder Social Media – alle Gespräche werden automatisch für später dokumentiert.

Auch wenn der Zoho Marketplace nicht ganz so umfangreich ist wie bei HubSpot, findest du dort über 900 Erweiterungen, die speziell für Zoho CRM entwickelt wurden. So kannst du Zoho CRM nahtlos mit verschiedenen Business-Tools über alle Phasen des Vertriebsprozesses hinweg verbinden. Außerdem ermöglichen die offenen REST-APIs von Zoho individuelle Integrationen. Damit lässt sich Zoho CRM flexibel an eine Vielzahl von Drittanbieter-Anwendungen anpassen, je nach den Anforderungen deines Unternehmens. Für alle, die Wert auf Sicherheit legen: Zoho ist sowohl DSGVO- als auch HIPAA-konform.

Das flexible Preismodell von Zoho startet mit einem großzügigen Gratis-Tarif für bis zu drei Nutzer. Wichtige Funktionen wie Lead-Management, Automatisierung und Dokumentenspeicherung sind inklusive. Der Standard-Tarif (14 $/Nutzer/Monat) erweitert die E-Mail-Marketing-Funktionen von 10 auf 100 Vorlagen und schaltet den CRM Marketplace für Erweiterungen von Drittanbietern frei. Mit fünf klaren Stufen – Free, Standard, Professional, Enterprise und Ultimate – gibt es für jede Phase des Unternehmenswachstums das passende Angebot.

3. Freshsales – Am besten für KI-Fans

Freshsales ist führend, wenn es um KI-Funktionen geht. Der KI-gestützte Chat kann in Echtzeit mit Kunden interagieren und gibt ihnen schnelle Antworten, wenn sie sie brauchen.

„Freddy AI“, dein digitaler Assistent im Arbeitsalltag, kann Kundenaktionen interpretieren, die besten Antworten vorschlagen, Termine planen und sogar Dateneingaben übernehmen. Die KI-Funktionen hören hier aber nicht auf. Auch beim Lead-Scoring hilft die KI, indem jedem Kontakt ein dynamischer Score zugewiesen wird und Vorschläge für die nächsten Schritte gemacht werden. So kannst du dich zuerst auf die vielversprechendsten Chancen konzentrieren.

Mit dem visuellen Pipeline-Management kannst du mehrere Pipelines erstellen und anpassen, um verschiedene Versicherungsprodukte oder Vertriebsprozesse zu verfolgen. Die Echtzeit-Ansicht des Deal-Status und „Deal Rotting“-Benachrichtigungen helfen dir, Chancen zu erkennen, die Aufmerksamkeit brauchen, bevor sie verloren gehen.

Was Automatisierung angeht, integriert sich Freshsales nahtlos über Zapier mit wichtigen Versicherungs-Tools. So kannst du mühelos eigene Workflow-Automatisierungen erstellen. Der Leads-Posteingang zentralisiert das Lead-Management, sodass du alle potenziellen Kunden an einem Ort beantworten und qualifizieren kannst. Das integrierte Dashboard zeigt dir visuelle Diagramme und Berichte, was die Verfolgung von KPIs und Leistungen einfach macht. Freddy AI geht noch einen Schritt weiter, fasst deine Daten zusammen und hebt wichtige Muster hervor, die dir sonst entgehen könnten.

Die Plattform bietet außerdem starke Sicherheitsfunktionen, darunter detaillierte Berechtigungseinstellungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein Sicherheits-Dashboard, das Anmeldeaktivitäten überwacht. Du erhältst Sicherheitsbewertungen und Warnungen, damit dein Unternehmen geschützt bleibt, plus DSGVO-Konformität für den Umgang mit sensiblen Kundendaten.

Auch wenn Freshsales nicht so viele Integrationen wie HubSpot bietet, gibt es dennoch zahlreiche wertvolle Verbindungen zu anderen Tools.

Beim Support erreichst du das Team per Live-Chat. Telefonsupport gibt es allerdings nur für Power- und Enterprise-Abonnenten. Der Kundensupport ist zuverlässig, aber beachte, dass er nur an Werktagen verfügbar ist.

4. Pipedrive – Am besten für die Bedienbarkeit

Pipedrive gehört zu den benutzerfreundlichsten CRMs überhaupt. Mit dem visuellen Pipeline-Management kannst du mehrere Pipelines erstellen und individuell anpassen, um verschiedene Versicherungsprodukte oder Vertriebsprozesse zu verfolgen. Die Deal-Status-Ansichten in Echtzeit und "Deal-Rotting"-Benachrichtigungen helfen dir, Chancen rechtzeitig zu erkennen, bevor sie verloren gehen.

Die einfache, intuitive Oberfläche bietet alle wichtigen Funktionen. Du kannst automatische Follow-ups für Vertragsverlängerungen einrichten, Fälle an Agenten zuweisen und effizient mit Kunden kommunizieren. Die Analysefunktionen liefern dir die nötigen Daten. Außerdem kannst du mit über 500 Integrationen Tools für Dokumentenversand, SMS-Updates und Slack-Benachrichtigungen verbinden.

Bei der Automatisierung integriert sich Pipedrive nahtlos über Zapier mit wichtigen Tools für das Versicherungsgeschäft, sodass du individuelle Workflows automatisieren kannst. Der Leads-Posteingang zentralisiert das Lead-Management, damit du potenzielle Kunden an einem Ort beantworten und qualifizieren kannst.

Die Plattform bietet starke Sicherheitsfunktionen, darunter detaillierte Berechtigungseinstellungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein Sicherheits-Dashboard zur Überwachung von Login-Aktivitäten. Du erhältst Sicherheitsbewertungen und Warnungen, damit dein Unternehmen geschützt bleibt, plus DSGVO-Konformität für den Umgang mit sensiblen Kundendaten.

Für Support kannst du das Team per Live-Chat erreichen. Telefonsupport gibt es allerdings nur für Power- und Enterprise-Abonnenten.

Wenn du bereits HubSpot, Zoho oder Freshsales für andere Geschäftsbereiche nutzt, macht es Sinn, bei deren CRMs zu bleiben, um die Integration zu erleichtern. Wenn du aber einfach ein unkompliziertes CRM zur Verwaltung von Leads und Deals suchst, ist Pipedrive genau richtig.

Ehrenvolle Erwähnungen

Obwohl die folgenden Optionen erwähnenswert sind, entsprechen sie nicht mehr ganz den modernen Anforderungen. Ihre Benutzeroberflächen sind veraltet und die Funktionen sind im Vergleich zu unseren Favoriten eingeschränkt. Wenn du aber etwas Einfaches suchst, könnten sie trotzdem ausreichen.

• Insureio: Sehr gut beim Erfassen und Speichern von Leads, aber das war’s auch schon. Wenn du nur ein einfaches Lead-Management brauchst, funktioniert es gut.
• AgencyBloc: Bietet spezielle Funktionen für Vermittlerprovisionen und Schadensangebote, was diese Aufgaben einfacher macht.
• Financial Services Cloud: Ein Salesforce-Modul mit versicherungsspezifischen Funktionen wie Schadensverfolgung und Self-Service-Portalen.
• NexJ Systems: Wird von großen Namen wie Wells Fargo und HSBC genutzt. Es ist leistungsstark, aber komplex in der Anwendung.

Was macht die beste CRM-Software für Versicherungen aus?

Wenn du nach einer CRM-Software suchst, solltest du dich auf ein paar Schlüsselfaktoren konzentrieren. Bist du in der Versicherungsbranche, sind das die Faktoren, die du priorisieren solltest.

Sicherheit/Datenschutz

Sicherheit ist entscheidend, wenn du mit sensiblen Kundendaten arbeitest. Achte bei einer CRM-Software auf zwei wichtige Funktionen: Datenverschlüsselung und Sicherheitsprotokolle. Starke Verschlüsselung schützt sensible Daten. Strenge Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur berechtigte Nutzer Informationen einsehen oder bearbeiten können. Außerdem sollte die CRM-Software detaillierte Protokolle über alle Nutzeraktivitäten im System führen.

Sieh dir unsere Top-Empfehlungen für die beste CRM-Software für Sicherheit an, um mehr zu erfahren.

Integrationen

Versicherungsagenten nutzen im Alltag verschiedene Tools. Deine CRM-Software sollte mit den wichtigsten kompatibel sein. Gute Integrationen ermöglichen es, dass sich dein CRM direkt mit anderen Business-Apps verbindet – dazu gehören Tools für elektronische Unterschriften bei Policen, Software zur Einhaltung von Vorschriften, E-Mail-Verschlüsselung, mobile Apps und Plattformen für Textnachrichten.

Schau dir unsere Top-Empfehlungen für die beste CRM-Software für Integrationen an.

Automatisierte Dokumentation

Mit automatisierter Dokumentation erfasst dein CRM Informationen aus verschiedenen Quellen und organisiert sie automatisch. Automatisierung spart Zeit, Geld und Nerven. Sie hilft außerdem, menschliche Fehler zu vermeiden, die später zu großen Problemen führen können.

Das Beste daran ist: Du kannst das ganz ohne Programmierkenntnisse einrichten. Außerdem bleibst du so konform, weil immer genaue und vollständige Aufzeichnungen geführt werden.

Lead-Management

Gutes Lead-Management hilft dir, Leads aus allen Kanälen zu verfolgen und zu bearbeiten – von deiner Website, aus sozialen Netzwerken, E-Mail-Kampagnen und mehr. Leads können sogar danach bewertet werden, wie wahrscheinlich sie zu Kunden werden. So kann sich dein Team auf die besten Chancen konzentrieren.

Mit Lead-Management sieht jeder im Team den kompletten Verlauf eines Leads auf dem Weg zum Kunden. Dieser reibungslose Prozess erhöht die Verkaufschancen. Außerdem gehen keine Leads verloren.

Analysen und Berichte

Analyse- und Reporting-Funktionen machen aus deinen Kundendaten wertvolle Erkenntnisse über Policen, Schadensfälle, Verkaufsleistung und mehr.

Achte auf anpassbare Dashboards und Berichte. Damit kannst du dich auf die Zahlen konzentrieren, die für dein Geschäft am wichtigsten sind.

Skalierbarkeit

Du willst eine Software, die mit deinem Erfolg mitwächst. Eine gute CRM-Software kann mehr Nutzer, Kontakte und Daten verarbeiten, wenn dein Unternehmen wächst – ohne langsamer zu werden oder die Sicherheit zu beeinträchtigen. Mit einer skalierbaren Lösung musst du das System nicht wechseln, nur weil dein Unternehmen erfolgreich ist.

Kundensupport

Gute CRM-Lösungen bieten Support-Teams, die schnell Probleme lösen. Manche bieten sogar Schulungen und Ressourcen, damit du das Beste aus der Software herausholst. Dieser Support gibt dir Sicherheit. So kannst du dich auf deine Kunden konzentrieren, statt dich mit Technik herumzuschlagen.

Die richtige Insurance CRM Software auswählen

Jetzt, wo wir uns alle Best Picks angeschaut haben, fragst du dich vielleicht: Welche passt zu dir? Leider können wir dir diese Entscheidung nicht abnehmen. Jedes Versicherungsunternehmen ist einzigartig und die Branche hat zu viele Feinheiten, als dass eine Lösung für alle passt.

Zum Beispiel könnte ein Unternehmen für Krankenversicherungen besonders von Zoho CRM und dessen starken Sicherheitsfunktionen profitieren. Ein großes Unternehmen mit zehntausenden Kunden braucht vielleicht die Skalierbarkeit von HubSpot.

Währenddessen sieht das beste CRM für kleine Unternehmen wieder anders aus. Eine kleine, unabhängige Agentur oder ein einzelner Agent findet vielleicht die Einfachheit von Pipedrive perfekt für die eigenen Anforderungen. Ein wachsendes Unternehmen wird die KI-Funktionen von Freshsales lieben, weil sie damit skalieren können, ohne gleich viele neue Mitarbeitende einstellen zu müssen.

Vergleiche deine Optionen

Die Auswahl der passenden CRM Software für Versicherungen ist ein bisschen komplex, aber die Mühe lohnt sich, um das perfekte Tool zu finden.

Um es dir leichter zu machen, nutze am besten unser Vergleichstool, um CRM-Software vergleichen. Damit kannst du Funktionen, Preise und Integrationen aller CRMs und mehr direkt nebeneinander sehen.

Für einen noch umfassenderen Überblick schau dir auch unsere Best Picks Liste an. Sie zeigt unsere Favoriten für die beste CRM Software – nicht nur für Versicherungen. Lies auch unseren Guide dazu, wie du ein CRM auswählst.

Denk dran: Das richtige CRM kann dein Business komplett verändern. Nimm dir die Zeit, alle Optionen zu prüfen, um die perfekte Lösung zu finden.