6 Beste CRM-Software für Versicherungsagenturen

Kundenbeziehungen sind das Herzstück jeder Versicherungsagentur. Deshalb solltest du die Auswahl einer Customer-Relationship-Management-Software (CRM) nicht einfach spontan treffen.

Keine Sorge. Wir haben 10 der besten CRM-Softwares für Versicherungsagenturen getestet, die Dinge wie automatische Verlängerungen, Policenverwaltung und Leadpflege ganz einfach machen. Hier erklären wir, was jede Lösung einzigartig macht. Außerdem stellen wir einige der besten kostenlosen CRM-Softwares für Versicherungsagenturen vor, falls du ein paar ausprobieren möchtest, bevor du dich für einen kostenpflichtigen Plan entscheidest.

Die beste CRM-Software für Versicherungsagenturen

Diese Liste basiert auf unserer umfangreichen Recherche und Erfahrung mit 35 der besten CRM-Software-Anbieter auf dem Markt. Wir haben unsere Erkenntnisse analysiert und sie mit den speziellen Anforderungen der Versicherungsbranche kombiniert. Mehr zu unserer Methodik und den allgemeinen Favoriten findest du in unserer Liste der besten CRM-Software.

Jetzt schauen wir uns unsere Top-Empfehlungen für die beste CRM-Software für Versicherungsagenturen an!

HubSpot – Beste Gesamtwahl für Marketing und Vertrieb

Das CRM von HubSpot hilft dir, Leads zu pflegen, Kommunikationsverläufe zu verfolgen und Marketingaktivitäten an einem zentralen Ort zu optimieren. Das System erfasst und organisiert automatisch Kundeninteraktionen, Policendetails und wichtige Dokumente, damit nichts übersehen wird.

HubSpot ist außerdem eine der anpassungsfähigsten Plattformen in unserer Liste. Du kannst es ganz einfach auf deine individuellen Anforderungen und Vertriebspipelines zuschneiden. Das bedeutet, dass Agenturen eigene Pipelines für Angebote, Anträge, Risikoprüfungen und Verlängerungen erstellen können.

Automatisierte E-Mail- und SMS-Erinnerungen an Policenabläufe und Nachfassaktionen sorgen dafür, dass du keinen Kunden vergisst. Mit diesen Daten kannst du Versicherungsnehmer nach Policentyp, Versicherungssumme oder Lebenszyklus-Phase segmentieren, zum Beispiel für Cross- und Upselling-Kampagnen.

Die Sicherheit ist dank dem Defense-in-Depth-Ansatz von HubSpot, der den SOC2- und SOC3-Standards entspricht, besonders stark. Dieses mehrschichtige Sicherheitsprotokoll schützt deine Daten. DSGVO-Löschfunktionen sowie auf das Konto bezogene Features wie Rollen und Berechtigungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single-Sign-On (SSO) bieten zusätzliche Schutzebenen.

Salesforce – Am besten für komplexe Agenturen

Salesforce ist für besonders komplexe Agenturstrukturen entwickelt, die umfangreiche Anpassungen und volle Kontrolle benötigen. Am besten eignet es sich für Agenturen mit mehreren Vermittlern und großen Beständen. Vollständig anpassbare Pipelines unterstützen Prozesse wie Angebote, Risikoprüfung, Verlängerungen und Schadenabwicklung.

Salesforce lässt sich außerdem mit den wichtigsten Versicherungsverwaltungssystemen wie Applied Epic, Vertafore und Guidewire integrieren. Kundendetails, Policeninformationen, Verlängerungen, Provisionen und Schadenaktivitäten können so ohne manuelle Neueingaben zwischen den Plattformen ausgetauscht werden. Dadurch erhältst du volle Transparenz über Aktivitäten in der Pipeline und laufende Policen in einem einzigen System. Das macht es einfach, Automatisierungen auf Unternehmensebene umzusetzen, zum Beispiel für mehrstufige Nachverfolgungen, Compliance-Aufgaben und Cross-Selling-Kampagnen.

Mit der Salesforce Financial Services Cloud erhalten Agenturen versicherungsspezifische Datenmodelle, Haushaltsstrukturen, Policenverfolgung und Einblicke in Beziehungen. Salesforce Einstein sorgt für KI-gestützte Berichte und Prognosen, die dem Team eine klare Sicht auf Produktion und Umsatz geben. So können Agenturen Chancen gezielt priorisieren und fundierte Entscheidungen für ihr Wachstum treffen.

GoHighLevel – Am besten für Marketingfokussierte Agenten

GoHighLevel ist für Versicherungsagenturen gemacht, die stark auf Leadgenerierung und schnelle Nachverfolgung setzen. Du brauchst nicht mehr mehrere Tools, weil CRM, Funnels, SMS-/E-Mail-Marketing, Automatisierung und Pipeline-Tracking in einer Plattform vereint sind.

Agenturen können Landingpages erstellen und Leads direkt über Formulare erfassen. Nach der Konvertierung ermöglichen Automatisierungssequenzen von GoHighLevel, dass du auf Angebotsanfragen sofort reagieren, Termine buchen und auch bei langen Entscheidungsprozessen am Ball bleiben kannst. Gleichzeitig sorgt einfaches Pipeline-Tracking dafür, dass Vermittler sich voll auf das Voranbringen von Interessenten konzentrieren können, ohne unnötige Komplexität. Mit integriertem Kampagnen-Attributionstool siehst du außerdem, welche Anzeigen oder Kampagnen die meisten Policenabschlüsse bringen. So wird Leadgenerierung messbar und skalierbar.

GoHighLevel bietet White-Label-Funktionalität. Damit kannst du die Plattform mit deinem eigenen Branding ausstatten und CRM-Zugänge sogar als Mehrwert für Unteragenturen anbieten. Außerdem sind die Automatisierungsmöglichkeiten genauso stark wie bei vielen der besten Workflow-Automatisierungstools.

Pipedrive – Am besten für vertriebsorientierte Teams

Pipedrive ist eines der benutzerfreundlichsten CRMs überhaupt. Mit der visuellen Pipeline-Verwaltung kannst du mehrere Pipelines erstellen und anpassen, um verschiedene Versicherungsprodukte oder Vertriebsprozesse zu verfolgen. Die Deal-Status-Ansichten in Echtzeit und „Deal-Verfalls“-Benachrichtigungen helfen dir, Chancen rechtzeitig zu erkennen, bevor sie verloren gehen.

Die einfache und intuitive Oberfläche bietet alle wichtigen Funktionen. Du kannst automatische Nachverfolgungen für Policenverlängerungen einrichten, Fälle einzelnen Vermittlern zuweisen und effizient mit Kunden kommunizieren. Die Analyseberichte liefern dir die nötigen Daten. Außerdem kannst du mit mehr als 500 Integrationen Tools zum Dokumentenversand, für SMS-Benachrichtigungen und Slack-Mitteilungen anbinden.

Falls du bereits HubSpot, Zoho oder Freshsales für andere Geschäftszwecke nutzt, lohnt es sich, für eine bessere Integration bei deren CRMs zu bleiben. Aber wenn du einfach ein unkompliziertes CRM suchst, um Leads und Abschlüsse zu verwalten, ist Pipedrive die perfekte Wahl.

Freshsales – Am besten für kleine bis mittelgroße Agenturen

Freshsales eignet sich gut für mittelgroße Agenturen, weil es integrierte Kommunikationstools und Lead-Priorisierung bietet – ganz ohne komplexe Enterprise-Funktionen. Agenten können Telefonate, E-Mails, SMS und komplette Aktivitätsverläufe an einem Ort verwalten. So lassen sich Angebotsnachverfolgung und Kontaktaufnahme zu Verlängerungen ganz leicht im Blick behalten.

Noch besser: Der KI-Agent Freddy AI von Freshsales kann Kundenaktionen interpretieren, die besten Reaktionen vorschlagen, Meetings planen und sogar Daten eingeben. Der KI-gestützte Chat spricht in Echtzeit mit Kunden und liefert ihnen sofort Antworten, wenn sie sie brauchen.

Die KI-Funktionen hören hier nicht auf. Freddy AI bietet dir auch KI-gestütztes Lead Scoring, sodass jeder Kontakt einen dynamischen Score erhält und dir gleich ein nächster Schritt empfohlen wird. Das spart Agenten Zeit, da sie sich zuerst auf die vielversprechendsten Chancen konzentrieren können.

Wenn es um Automatisierung geht, integriert sich Freshsales nahtlos mit verschiedenen Versicherungs-Tools über Zapier. Damit kannst du individuelle Workflows automatisieren, ganz ohne komplizierte Einrichtung.

Die Leads-Inbox bündelt das Lead-Management und gibt dir einen zentralen Ort, um potenzielle Kunden zu qualifizieren und zu beantworten. Das integrierte Dashboard zeigt dir visuelle Diagramme und Berichte, mit denen du deine KPIs und Performance ganz einfach verfolgen kannst. Freddy AI geht noch einen Schritt weiter und fasst deine Daten zusammen – und hebt wichtige Muster hervor, die dir sonst vielleicht entgehen würden.

Zoho CRM – Am besten für preissensitive wachsende Agenturen

Zoho CRM bietet Individualisierung und Automatisierung zu einem Preis, den sich wachsende Agenturen leisten können. Teams können anpassbare Pipelines für Angebote, Anträge, Verlängerungen und Schadenfälle erstellen, sodass die Abläufe genau zum eigenen Vertriebsprozess passen. Die Koordination und Nachverfolgung des Fortschritts läuft nahtlos über automatisierte Workflows, die für jedes Teammitglied sichtbar sind. Möchtest du Schadenfälle automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuweisen? Erledigt. Neue Leads erfassen und direkt an dein Verkaufsteam weiterleiten? Kein Problem.

Auch wenn es nicht ganz so umfangreich ist wie HubSpot, bietet der Zoho Marketplace über 900 Erweiterungen, die speziell für Zoho CRM entwickelt wurden. Das ermöglicht eine nahtlose Integration mit verschiedenen Business-Tools in jeder Phase des Vertriebsprozesses. Zusätzlich bieten Zohos offene REST-APIs die Möglichkeit, Zoho CRM mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Anwendungen individuell zu verknüpfen. Für alle, die besonderen Wert auf Sicherheit legen: Zoho ist sowohl DSGVO- als auch HIPAA-konform.

Mir gefallen Zohos skalierbare Preismodelle, mit denen du die Nutzung flexibel erweitern kannst, ohne zu teuren Upgrades gezwungen zu werden. Mit fünf verschiedenen Stufen – Free, Standard, Professional, Enterprise und Ultimate – findest du immer die passende Lösung für jedes Wachstum deines Unternehmens.

Ehrenvolle Erwähnungen

Während die folgenden Optionen eine Erwähnung wert sind, haben sie mit den modernen Anforderungen nicht mehr Schritt gehalten. Ihre Oberflächen sind veraltet und ihre Funktionen sind begrenzt im Vergleich zu unseren Top-Empfehlungen. Je nach Bedarf können sie aber trotzdem gut ausreichen.

• Insureio: Sehr gut beim Erfassen und Speichern von Leads. Das war’s dann aber auch schon. Wenn dir die einfache Lead-Verwaltung reicht, funktioniert es zuverlässig.
• AgencyBloc: Bietet spezielle Funktionen für Provisionsabrechnungen und Angebotsanfragen, was diese Aufgaben einfacher macht.
• NexJ Systems: Wird von bekannten Namen wie Wells Fargo und HSBC genutzt, ist sehr leistungsstark, aber kompliziert in der Anwendung.

Bestes kostenloses CRM für Versicherungsagenturen

Für Solo-Agenten oder kleine Agenturen, die gerade erst mit CRM beginnen, bringen kostenlose CRM-Lösungen oft alles mit, was du für die einfache Verwaltung von Kundendaten brauchst. Hier findest du die besten kostenlosen CRM-Programme für Versicherungsagenturen, zusammen mit ihren Hauptfunktionen und Einschränkungen:

• Hubspot CRM: Verfolge Interessenten vom Angebot bis zum Abschluss, protokolliere Anrufe und E-Mails, setze Erinnerungen zur Policenüberprüfung und organisiere alle Kundenkontakte zentral. Sogar unbegrenzt viele Nutzer sind im kostenlosen Tarif möglich. Automation, Reporting und erweiterte Vertriebsfunktionen sind eingeschränkt, was das Wachstum deiner Agentur begrenzen kann.
• Zoho CRM: Der kostenlose Tarif von Zoho ermöglicht bis zu drei Nutzern die Verwaltung von Leads, Kontakten, Deals, Aufgaben, einfachem E-Mail-Versand, Webformularen und simplen Berichten in einer Cloud-Plattform. Begrenzung: 1 GB Speicher, eingeschränkte Datensätze und reduzierte Funktionen. Wer automatische Vertragsverlängerungen, erweiterte Analysen oder professionelles E-Mail-Marketing braucht, sollte upgraden.
• Bitrix24: Im kostenlosen Tarif gibt’s unbegrenzt viele Kontakte und Deals. Du kannst Leads verfolgen, Kommunikation steuern, Angebote und Rechnungen verschicken und mit deinem Team zusammenarbeiten. Aber erweiterte Automatisierung, Reporting, Prognosefunktionen und Premiumoptionen sind kostenpflichtig. Der Support ist ebenfalls eingeschränkt.
• Really Simple Systems: Mit dem Gratis-Tarif bekommst du die Grundlagen wie Kontakte, Leads, Opportunities, einfache Pipeline-Verwaltung, Aufgaben und einfache Reports. Limitiert auf zwei Nutzer, 100 Accounts/Kontakte, eine Pipeline und geringen Speicherplatz. E-Mail-Integration oder Automatisierung gibt es nicht.
• Agile CRM: Der kostenlose Plan bietet Platz für bis zu 10 Nutzer und 1.000 Kontakte, mit Deal-Tracking, Aufgabenmanagement, einfachen E-Mail-Kampagnen und Web-Lead-Erfassung. Automation und E-Mail-/SMS-Volumen sind begrenzt, und fortschrittliche Funktionen wie KI-Insights und priorisierter Support gibt es nur im Upgrade.

Was macht die beste CRM-Software aus?

Der Vergleich von CRM-Software kann überwältigend sein. Am besten wählst du bis zu drei Faktoren, die dir am wichtigsten sind, und suchst danach eine Lösung, die genau auf diese Punkte spezialisiert ist. Hier sind die Eigenschaften, die die meisten Versicherungsagenturen für besonders wichtig halten.

Sicherheit/Datenschutz

Wichtige Sicherheitsfeatures in einem CRM sind Datenverschlüsselung und Sicherheitsprotokolle. Starke Verschlüsselung schützt sensible Daten, während präzise Zugriffsrechte nur berechtigten Nutzern Zugang zu Informationen ermöglichen. Außerdem sollte das CRM vollständige Protokolle aller Nutzeraktionen speichern.

Salesforce CRM ist eine starke Lösung mit Verschlüsselung auf Unternehmensniveau, detaillierten Zugriffsrechten und zahlreichen Compliance-Zertifizierungen. Sieh dir auch unsere besten Empfehlungen für sichere CRM-Software an, um mehr zu erfahren.

Integrationen

Versicherungsagenturen nutzen täglich vielseitige Tools. Deshalb sollte dein CRM nahtlos mit deinem Policenverwaltungs-System, E-Mail-/Kalendertools, Angebotsplattformen und Marketingapps zusammenarbeiten.

HubSpot CRM ist dafür eine starke Wahl. Es verbindet sich leicht mit E-Mail, Kalender, Marketing-Automation und vielen Drittanbieter-Tools. Salesforce ist eine weitere Option – bekannt für tiefe Systemintegration und einen riesigen App-Marktplatz.

Schau dir unsere Top-Auswahl für die beste CRM-Software bei Integrationen an.

Automatisierte Dokumentation

Systeme, die E-Mails und Anrufe automatisch erfassen, Vertragsverlängerungen verfolgen, unterschriebene Dokumente speichern und eine lückenlose Compliance-Audit-Spur führen, sollten Priorität haben. Automatisierung spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden. Außerdem sorgt sie dafür, dass deine Aufzeichnungen immer korrekt sind.

Starke Lösungen für Automatisierung sind HubSpot CRM, das besonders bei automatischer Aktivitätsverfolgung und E-Mail-Protokollierung punktet. Zoho CRM bietet ebenfalls anpassbare Workflows und detaillierte Verlaufsprotokolle.

Lead-Management

Die beste CRM-Software bündelt alle eingehenden Leads, bewertet und priorisiert sie und automatisiert Nachverfolgungsaufgaben. Leads können über Websites, Weiterempfehlungen, Anzeigen, Events oder Versicherer kommen. Ohne System zum Erfassen, Zuweisen und Pflegen gehen potenziell wertvolle Kontakte verloren.

HubSpot CRM ist hier ein Spitzenreiter. Es überzeugt durch robustes Lead-Tracking, automatisierte Nachfassaktionen und eine übersichtliche Pipeline-Visualisierung. Auch Zoho CRM bietet anpassbares Lead-Scoring und intelligente Workflows.

Analysen und Berichte

Individuell anpassbare Dashboards und Reports verwandeln Kundendaten in wertvolle Einblicke zu Policen, Schadenfällen, Vertriebsergebnissen und mehr. Besonders gefragt: Echtzeit-Analysen zu Leads, Vertriebsleistung, Kundenbindung und Aktivitäten.

Wer umfangreiche Reportingfunktionen ohne komplizierte Einrichtung sucht, wird bei HubSpot CRM fündig. Hier gibt’s intuitive CRM-Dashboards und konfigurierbare Berichte von Anfang an.

Skalierbarkeit

Ein gutes CRM bewältigt mehr Nutzer, Kontakte und Daten – ohne langsamer zu werden oder die Sicherheit zu beeinträchtigen. Ein skalierbares System verhindert, dass du bei Wachstum komplett umsteigen musst.

Starke skalierbare Optionen sind Salesforce CRM, das Agenturen jeder Größe unterstützt und viele Anpassungen sowie ein großes Ökosystem bietet. Auch HubSpot CRM ist mit seiner kostenlosen Einstiegslösung skalierbar und kann später um weitere Vertriebs- und Operationsfunktionen erweitert werden.

Kundenservice

Das CRM sollte mit engagiertem Kundenservice kommen: Live-Hilfe, Unterstützung beim Onboarding und schnelle Problemlösungen. So holst du das Beste aus deiner Software heraus und vermeidest teure Fehler.

Starke CRMs mit hervorragendem Support sind HubSpot CRM, das für seine umfassenden Trainingsressourcen und hilfsbereiten Support-Teams bekannt ist, sowie Zoho CRM mit 24/7 Live-Support und einem globalen Hilfesystem.

Verlängerungen und Policen-Lifecycle-Management

Eine gute Verwaltung von Verlängerungen und des Policen-Lebenszyklus steigert die Kundenbindung, sorgt für weniger Stress in letzter Minute und schafft neue Service-Chancen für dein Geschäft.

Salesforce CRM ist in diesem Bereich stark – mit anpassbarer Verlängerungs-Automation und eigens für Versicherungen gestalteten Dashboards.

Compliance und Audit-Trails

CRM-Software für Versicherungsagenturen sollte Compliance-Funktionen und aussagekräftige Audit-Trails mitbringen. Sie reduzieren das Risiko von rechtlichen Problemen und machen Überprüfungen einfacher. Außerdem helfen sie, den Nachweis erforderlicher Prozesse zu erbringen.

Eine exzellente Lösung mit Fokus auf Compliance und Audit-Trails ist Salesforce CRM – mit Protokollierung auf Enterprise-Level und anpassbaren Compliance-Workflows.

Multichannel-Nachverfolgung

Das beste CRM unterstützt automatisierte Nachfassaktionen über mehrere Kanäle – E-Mail, SMS, Telefon und Aufgaben. So bleibst du bei Interessenten präsent, beschleunigst Antwortzeiten und dokumentierst jede Interaktion.

HubSpot CRM bietet hervorragende Multichannel-Funktionen wie automatisierte E-Mail-Sequenzen, Aufgaben und Integration mit SMS-Anbietern. Auch Salesforce CRM glänzt durch starke Workflow-Automation, um Nachverfolgungen kanalübergreifend auszulösen.

Die passende CRM-Software für Versicherungsagenturen auswählen

Die richtige CRM-Software findest du, wenn du die Plattform an die Größe, Wachstumsphase und Komplexität deiner Agentur anpasst. Such dir nicht einfach das Tool mit den meisten Funktionen aus.

Grenze die Auswahl ein, indem du deine drei wichtigsten operativen Prioritäten definierst – ob Lead-Wachstum, Automatisierung, Compliance-Dokumentation oder Reporting – und nimm das CRM, das darin am stärksten ist.

Nutze unser Vergleichstool, um CRM-Software vergleichen zu können. Damit kannst du Funktionen, Preise und Integrationen direkt nebeneinander stellen. Lies auch unseren Ratgeber zum optimalen CRM-Auswahlprozess.

Denk daran: Das richtige CRM kann dein Geschäft transformieren. Nimm dir Zeit, vergleiche die Optionen und finde die perfekte Lösung für dich.