Wie man ein CRM auswählt: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das richtige CRM zu wählen, ist schwerer als den nächsten Urlaub zu planen. Bei so vielen Optionen und Preispunkten, wie weiß man dann, welches das „beste“ CRM für sein kleines Unternehmen ist?

Es läuft alles darauf hinaus, Ihr Geschäft, Ihren Arbeitsablauf und Ihre Zukunftspläne zu verstehen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie ein CRM-System auswählen, das zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget passt.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele

Jedes CRM ist anders und wird mit unterschiedlichen Zielen entwickelt. Einige CRMs, wie Streak, sind äußerst einfach und benutzerfreundlich, während andere CRMs, wie Salesforce, komplexer sind und Zeit zum Erlernen erfordern.

Bevor Sie beginnen, Tools zu vergleichen und Benutzerbewertungen zu lesen, müssen Sie verstehen, warum Sie überhaupt ein CRM benötigen. Fragen Sie sich, welche Probleme Sie lösen möchten, und nutzen Sie dies als Ausgangspunkt.

• Gehen Ihnen Leads durch die Lappen?
• Ist die Kommunikation mit Kunden unorganisiert?
• Fehlt Ihnen der Überblick über Ihre Vertriebspipeline?
• Verpassen Sie Folgemaßnahmen oder haben Schwierigkeiten mit der Kundenbindung?

Erstellen Sie nun eine Liste Ihrer wichtigsten Ziele und ordnen Sie diese nach Priorität. So könnte es aussehen:

1. Alle meine Leads und Kunden an einem zentralen Ort speichern.
2. Automatisierte Follow-ups an neue Leads senden.
3. Den Überblick über meine Vertriebspipeline verbessern.
4. Die Einarbeitung neuer Kunden automatisieren.
5. Automatische Zahlungserinnerungen versenden.

Nachdem Sie dies getan haben, können Sie beginnen, diese Ziele mit den spezifischen Funktionen und Fähigkeiten zu verknüpfen, die Sie in einem CRM wünschen. So könnte das aussehen:

Sie wissen jetzt, was Ihre größten Probleme sind und welche Funktionen am wichtigsten sind. Aber bevor Sie offiziell mit der Suche beginnen, müssen Sie genau verstehen, wo und warum die Schmerzpunkte auftreten. Der nächste Schritt ist also, Ihre internen Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen.

Schritt 2: Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein CRM all Ihre Probleme löst. Es kann Ihr Unternehmen effizienter und organisierter machen, aber es kann keinen kaputten Prozess reparieren oder Teammitglieder zur Verantwortung ziehen.

Ein genauer Blick auf Ihre Geschäftsprozesse hilft Ihnen, Ineffizienzen zu finden, zu erkennen, was automatisiert werden kann, und die Konsistenz zu verbessern. Es hilft Ihnen auch, besser zu verstehen, was Sie von einem CRM benötigen und welche Probleme ein CRM nicht lösen kann. Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre internen Prozesse auditieren können:

• Wählen Sie einen Kernprozess nach dem anderen. Beginnen Sie mit dem größten Problem, wie verpassten Angeboten, und prüfen Sie dann jeden verbleibenden Prozess einzeln.
• Listen Sie alle Schritte in diesem Prozess auf. Gehen Sie vom Anfang bis zum Ende. Ein standardmäßiger Lead-zu-Kunde-Prozess könnte so aussehen:

Lead reicht Formular ein > Individuelles Angebot wird erstellt > Angebot wird manuell per E-Mail verschickt > Lead bucht und zahlt Anzahlung > Kunden-Onboarding beginnt

Dies hilft Ihnen zu verstehen, wo Reibungen auftreten und ob ein CRM das lösen kann.

• Ermitteln Sie, wer was macht. Notieren Sie, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und ob die Übergabe reibungslos oder holprig ist.
• Suchen Sie nach Reibungen und Engpässen. Welche Schritte sind am zeitaufwändigsten? Welche Teile sind verwirrend? Gibt es irgendwelche Schritte, die häufig vergessen werden?
• Schließen Sie einfachere oder billigere Lösungen zuerst aus. Jetzt, wo Sie ein klares Bild davon haben, wie der Prozess funktioniert, fragen Sie sich, ob Sie schon ein CRM benötigen oder stattdessen etwas anderes. Ein einfaches Planungstool oder eine E-Mail-Marketing-Automatisierungsplattform könnte alles sein, was Sie brauchen. Oder vielleicht benötigen Sie bessere Standardarbeitsanweisungen oder Projektmanagement.

Ein CRM organisiert und verfolgt Kundenbeziehungen. Aber wenn Ihr Unternehmen keine klaren Workflows hat, wird es zu einem unübersichtlichen Kontaktverzeichnis mit mehr Knöpfen. Betrachten Sie ein CRM nur, wenn Sie klare und wiederholbare Prozesse haben, mehr Volumen als Ihr Team bewältigen kann und Zugriff auf mehrere Funktionen oder Tools benötigen.

Schritt 3: Ermitteln Sie Benutzerbedürfnisse und Prioritäten

Wenn Sie nicht wissen, was Sie oder Ihr Team tatsächlich von einem CRM benötigen, wählen Sie entweder das falsche Tool aus oder nutzen nicht das volle Potenzial des vorhandenen. Sprechen Sie mit den Personen, die das CRM nutzen werden, und stellen Sie Fragen wie:

• „Was ist der frustrierendste Teil Ihres aktuellen Workflows?“
• „Welche Aufgaben wiederholen Sie jeden Tag oder jede Woche?“
• „Wo bleiben Dinge auf der Strecke?“
• „Welche Tools nutzen Sie derzeit, um Ihre Arbeit zu verfolgen oder zu verwalten?“
• „Was wäre eine Sache, die Ihren Job einfacher machen würde?"

Diese Informationen können Sie verwenden, um herauszufinden, was sie brauchen, um ihre Aufgaben besser zu erledigen, im Vergleich zu dem, was schön zu haben wäre. So könnte eine Liste von Anforderungen aussehen:

Diese Übung hilft Ihnen auch, zu vermeiden, für Dinge zu zahlen, die Sie nicht nutzen, oder ein CRM einzuführen, das zu komplex für Ihre Bedürfnisse ist. Es ist wichtig zu wissen, wie Ihr Team arbeitet, um ein Tool auszuwählen, das Ihre Probleme löst.

Schritt 4: Setzen Sie Ihr Budget fest

Sie werden immer eine große Preisspanne sehen, wenn Sie Software-Abonnements vergleichen. Auch werden Sie feststellen, dass unterschiedliche Produkte unterschiedliche Preisstrukturen haben, was einen direkten Vergleich erschwert.

Bevor Sie sich also näher mit den Preisen für Ihr CRM beschäftigen, ist es am besten, eine hohe und eine niedrige Grenze für Ihr Budget festzulegen. Wie viel können Sie monatlich bequem für Ihr CRM ausgeben? Was wäre das Maximum, das Sie für Ihre ideale Lösung ausgeben würden? Eine solche Spanne zu setzen, hilft Ihnen, Ihre Optionen von Anfang an einzugrenzen und Ihre Suche zu erleichtern.

So können Sie ein Budget festlegen:

1. Bewerten Sie Ihren monatlichen Cashflow: Werfen Sie einen Blick auf Ihren monatlich wiederkehrenden Umsatz der letzten 6–12 Monate und setzen Sie eine komfortable Ausgabengrenze. Berücksichtigen Sie Saisonalität und entscheiden Sie, ob Sie sich Ihr CRM-Abonnement auch leisten können, wenn Ihr Umsatz sinkt. Im Allgemeinen sollten Sie nicht mehr als 3–7 % Ihres monatlichen Cashflows für Software-Abonnements (über alle Tools hinweg) ausgeben.
2. Betrachten Sie den ROI: Sehen Sie Ihr CRM als Investition, nicht als Ausgabe. Betrachten Sie, wie es Ihnen helfen wird, Ihr Geschäft zu erweitern, und prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, mehr Budget bereitzustellen. Ein CRM mit robusten Automatisierungsfunktionen kann Ihnen beispielsweise langfristig helfen, Personalkosten zu sparen.
3. Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten des Eigentums: Einige CRMs werben mit einem niedrigen Preis, beinhalten jedoch versteckte Gebühren oder komplexe Preisstrukturen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise zusätzlich für weitere Benutzer oder Kontaktspeicher zahlen. Berücksichtigen Sie dies, um bei Vertragsunterzeichnung keine bösen Überraschungen zu erleben.
4. Vergessen Sie nicht die Opportunitätskosten: Sie könnten versucht sein, mit einer günstigeren Option Geld zu sparen, aber überlegen Sie, was Sie damit aufgeben würden. Ein CRM ohne Automatisierung kann Ihnen anfänglich Geld sparen, kostet Sie aber möglicherweise Effizienz oder Produktivitätsgewinne auf lange Sicht.
5. Planen Sie Schulung und Implementierung ein: Berücksichtigen Sie die Zeit, die für die Implementierung und Schulung eines neuen CRMs benötigt wird. Robustere CRMs können länger für die Einrichtung benötigen und mehr Schulung erfordern. Das könnte von umsatzgenerierenden Aktivitäten abziehen, daher sollte Schulung und Implementierung Teil Ihres Budgets sein.

Wenn es Ihnen wichtig ist, die Kosten für Ihr CRM niedrig zu halten, schauen Sie sich unsere Liste der besten günstigen CRM-Software und der besten kostenlosen CRM-Software an. Wie im Bild gezeigt, können Sie unsere Liste nach dem für Sie wichtigsten Kriterium filtern.

Außerdem öffnet sich jede Option auf der Liste, um Ihnen alle wichtigen Funktionen anzuzeigen. Dies soll Ihnen helfen, Softwareoptionen schnell hinzuzufügen oder auszuschließen. Sie können alle, die möglicherweise geeignet sind, direkt in unser Vergleichstool zur weiteren Analyse hinzufügen.

Schritt 5: Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit

Wenn Sie planen, Ihr Geschäft zu erweitern, müssen Sie ein CRM finden, das mitwachsen kann. Stellen Sie sicher, dass Ihr CRM über genügend Funktionen verfügt und oft genug aktualisiert wird, um Sie zumindest in den nächsten zwei bis drei Jahren zu unterstützen.

Skalierbarkeit ist schwer zu planen, und hier passieren die meisten Fehler. Es ist verlockend, jetzt eine erschwingliche Lösung zu wählen und später aufzurüsten, aber das ist komplizierter als es klingt. Ein Softwarewechsel kann die Geschäftskontinuität stören und Ihre Bilanz beeinträchtigen. Ihr ROI könnte ebenfalls leiden, wenn das CRM nicht die Funktionen und Fähigkeiten hat, die Ihr wachsendes Unternehmen benötigt.

Die Wahl eines skalierbaren CRMs, das mit Ihrem Unternehmen wächst, hilft Ihnen, Wachstumsschmerzen zu vermeiden und Ihren ROI zu schützen, während sich Ihre Betriebsabläufe und Kundenbasis erweitern. So können Sie ein CRM auf Skalierbarkeit prüfen:

• Verstehen Sie die Beschränkungen und bewerten Sie die Aufrüstungskosten: Es ist eine gute Idee, mit einem kostenlosen oder einfachen Plan zu beginnen. Aber stellen Sie sicher, dass Sie die Einschränkungen verstehen und wie schnell Sie diesen Plan überholen werden. Untersuchen Sie, wie ein späteres Upgrade aussieht. Wie viel kostet die nächste Stufe? Welche Funktionen sind enthalten? Einige CRMs bieten einen großzügigen Einstiegsplan an, aber es kann einen großen Kostensprung zur nächsten Stufe geben.
• Prüfen Sie Benutzerlimits und Lizenzierungsmodelle: Einige CRMs berechnen nach Benutzer, Kontakten oder Nutzung. Suchen Sie nach Plänen, die es Ihnen ermöglichen, neue Benutzer hinzuzufügen oder mehr Kontakte zu speichern, ohne dass die Kosten stark ansteigen.
• Bewerten Sie die Integrationsmöglichkeiten: Ihr CRM muss mit dem Rest Ihres Tech-Stacks gut zusammenarbeiten. Bewerten Sie seine Integrationsfähigkeiten und prüfen Sie, wie einfach es sich mit E-Commerce-Plattformen, Buchhaltungssoftware, Projektmanagement-Tools und mehr verbinden lässt. Suchen Sie nach nativen Integrationen mit Ihrem aktuellen Tech-Stack und prüfen Sie, ob es APIs oder Drittanbieter-Konnektoren für mehr Flexibilität später unterstützt.
• Suchen Sie nach Anpassungsoptionen: Ihr Unternehmen wird sich verändern, wenn es wächst, ebenso wie Ihre CRM-Bedürfnisse. Während Sie Prozesse, Standardarbeitsanweisungen, Tech-Stapel und Standardisierungen mit Ihrem Unternehmen aktualisieren, muss Ihr CRM dies unterstützen. Suchen Sie nach Dingen wie benutzerdefinierten Feldern, benutzerdefinierten Objekten, mehrstufigen Workflows, benutzerdefinierten Verkaufspipelines, benutzerdefinierten Berichten und API-Zugriff, um sicherzustellen, dass Ihr CRM ohne Probleme skaliert.
• Untersuchen Sie die Stabilität und den Support des Anbieters: Überprüfen Sie das Unternehmen, um zu sehen, ob es stabil ist und eine engagierte Benutzerbasis hat. Prüfen Sie, wie oft sie Funktionen und Infrastruktur aktualisieren. Überprüfen Sie auch die Qualität des angebotenen Kundensupports.
• Bewerten Sie die Gesamtkosten des Eigentums im Laufe der Zeit: Berücksichtigen Sie steigende Abonnementgebühren, Speichererweiterungen und Integrationskosten. Berechnen Sie, was es kostet, Ihr CRM bei 2x oder 3x Ihrer aktuellen Größe zu unterhalten, um zu sehen, ob das noch machbar ist.

Schritt 6: Erstellen Sie Ihre Liste von CRM-Optionen

Da Sie jetzt wissen, was Sie benötigen, ist es an der Zeit, Ihre Auswahlliste zu erstellen. Wählen Sie drei bis fünf Ihrer besten Optionen aus, um diese näher zu betrachten. Sie können die zuvor erstellte Bedarfsliste und Ihr Budget nutzen, um Ihre Liste einzugrenzen.

Gehen Sie dann zu unserem Vergleichstool für Software. Da Sie nach einem CRM suchen, möchten Sie CRM-Software vergleichen, indem Sie auf die CRM-Option klicken.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um Anbieter hinzuzufügen und eine Liste Ihrer besten Optionen zu erstellen. Sie können aus mehr als 35 der besten CRMs auf dem Markt wählen (vertrauen Sie uns, wir haben sie alle gründlich getestet).

Für diese Übung vergleichen wir HubSpot, Brevo, Pipeline und Freshworks.

Um dies zu tun, suchen Sie einfach den Software-Anbieter in der Liste, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf „Bestätigen.“ Sie können so viele hinzufügen, wie Sie möchten.

Schritt 7: Vergleichen Sie CRM-Funktionen

Der nächste Schritt besteht darin, sich die CRM-Optionen, die Sie vergleichen möchten, genauer anzusehen und zu sehen, wie sie im Vergleich zueinander abschneiden.

Als Erstes werden Sie feststellen, dass nur drei der ausgewählten Optionen (HubSpot, Brevo und Freshworks) einen kostenlosen Plan anbieten. Und nur der kostenlose Plan von Brevo bietet Zugang zur Automatisierung. Sie können auch andere Funktionen direkt vergleichen, um zu sehen, welche Optionen die meisten der benötigten Funktionen enthalten.

Aber nehmen wir an, Sie möchten tiefer einsteigen. Sie können alle möglichen Informationen über die verschiedenen Funktionen finden, die Sie interessieren. Denken Sie also über die Skalierbarkeit nach und erkunden Sie, was die kostenpflichtigen Pläne zu bieten haben. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Brevo unbegrenzte Benutzer unterstützt, ohne zusätzliche Kosten pro Benutzer zu berechnen, während Ihre anderen Optionen von Ihnen verlangen, zusätzliche Plätze zu kaufen, wenn Ihre Mitarbeiterzahl steigt.

Sie sollten auch beachten, dass an jeder Stelle, an der Sie ein rotes X in der Tabelle sehen, Sie mit dem Cursor darüber fahren können, um zusätzliche Informationen zu erhalten. Dies könnte Ihnen zeigen, dass die Funktion verfügbar ist, aber nur in höheren Tarifstufen. Diese Information kann nützlich sein, wenn es sich nicht um eine notwendige Funktion handelt, die Sie aber in Zukunft möglicherweise möchten.

Sie können auch den „Nur die Unterschiede“-Schieberegler verwenden, um Zeilen zu entfernen, bei denen alle ausgewählten Anbieter die gleichen Werte haben.

Nachdem Sie Ihre besten Optionen im Detail verglichen haben, werfen Sie einen Blick auf die Vor- und Nachteile, die wir für jede Option aufgezeigt haben. Möglicherweise haben Sie auch eigene Vorteile und Nachteile, basierend auf Ihren spezifischen Bedürfnissen.

Schritt 8: Testen Sie Ihre Favoriten

Hoffentlich haben Sie an diesem Punkt Ihre Auswahl auf zwei oder drei Top-CRMs eingegrenzt. Die meisten CRMs bieten einen kostenlosen Plan oder zumindest eine kostenlose Testversion an, daher ist es eine gute Idee, sie zu testen, bevor Sie auf einen Basisplan upgraden. Während der Testphase ist es hilfreich, eine Liste der Dinge zu führen, die Ihnen an jeder Option gefallen oder nicht gefallen. Überlegen Sie sich, folgende Fragen zu stellen:

• Wie einfach ist es zu verwenden? Sind die Einrichtung und Einarbeitung unkompliziert? Ist es leicht zu navigieren und finde ich, was ich suche?
• Lässt es sich problemlos mit meinen anderen Tools integrieren? Brauche ich Hilfe von einem Entwickler, um mein CRM mit meiner Website zu verbinden?
• Ist der Kundenservice hilfreich? Bieten sie kostenlose Ressourcen und Schulungsmaterialien an?
• Funktioniert es gut mit meinen bestehenden Prozessen? Kann ich Workflows, Kontaktfelder und Pipeline-Phasen anpassen?

Sie sollten Ihr CRM auch auf mögliche zukünftige Szenarien testen. Untersuchen Sie, wie sich die Preisgestaltung entwickelt, wenn Sie neue Kontakte und Benutzer zu Ihrem Plan hinzufügen. Einige CRMs sind anfangs erschwinglich, aber die Kosten können exponentiell steigen, wenn Sie nicht aufpassen. Zum Beispiel ist Pipeline auf seinem Basisplan auf 250 Kontakte begrenzt. Wenn Ihre Kontaktliste größer wird, benötigen Sie ein teures Upgrade, um sie zu speichern.

Beim Testen Ihres CRMs geht es darum, herauszufinden, wie gut es für Ihre aktuelle Situation funktioniert und wie es Ihre Wachstumspläne unterstützt. Überprüfen Sie, wie gut der Basisplan jetzt für Sie funktioniert und überlegen Sie dabei, wie sich die Preisstruktur und gestaffelte Upgrades in Zukunft auf Sie auswirken können.

Schritt 9: Treffen Sie Ihre Wahl

Sie haben Ihre verschiedenen Optionen verglichen und getestet. Der letzte Schritt besteht darin, eine endgültige Entscheidung zu treffen. Vermeiden Sie häufige Fallstricke wie die Wahl eines CRMs, das zu komplex oder zu begrenzt für Ihr Unternehmen ist. Finden Sie eines, das die meisten (wenn nicht alle) der gewünschten Funktionen zu einem Preis bietet, der in Ihrem Budget liegt. Sie müssen sicherstellen, dass es sich mit den Tools integrieren lässt, die Sie täglich verwenden, um Probleme mit fragmentierten Daten und manuellen Umgehungen zu vermeiden.

Wählen Sie das CRM, das am besten für Sie geeignet ist, und beginnen Sie mit dem Onboarding- und Einrichtungsprozess. Überlegen Sie wichtige Aspekte wie:

• Importieren sauberer Daten: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kundendaten vollständig, korrekt und den richtigen Feldern in Ihrem CRM zugeordnet sind.
• Integration mit bestehenden Tools: Verbinden Sie Ihr CRM mit Ihren bestehenden Tools, wie Ihrem CMS, E-Mail-Postfach, sozialen Medien und Terminplanungstools.
• Schulung und Weiterbildung: Machen Sie sich mit Ihrem CRM vertraut, indem Sie alle bereitgestellten Schulungs- und Ausbildungsmaterialien nutzen. Wir empfehlen dringend, relevante Zertifizierungen zu erwerben.

Dieser Ansatz hilft Ihnen, die Akzeptanz zu maximieren und echten Wert aus Ihrer CRM-Investition zu ziehen.

Bonus: Abkürzung zur CRM-Auswahl

Es gibt viel zu beachten, wenn es darum geht, CRMs für Ihr kleines Unternehmen zu vergleichen. Wenn Sie sich gerade den Kopf zerbrechen, macht unser Finder Tool es einfach, CRMs zu vergleichen, indem es die meisten Antworten für Sie findet. Sie müssen nur ein paar entscheidende Fragen beantworten, und das Finder Tool wird schnell eine Empfehlung bereitstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

So funktioniert es.

Schritt 1: Starten Sie das Finder Tool

Gehen Sie zum Finder Tool und wählen Sie die Kategorie „CRM“. Geben Sie dann Ihren Namen ein, damit wir Sie persönlich ansprechen können. Keine Sorge, wir sammeln keine Daten oder E-Mail-Adressen.

2. Beantworten Sie Schlüsselfragen zu Ihrem Unternehmen

Teilen Sie uns als Nächstes mit, was Ihnen am wichtigsten ist, damit unser Algorithmus eine maßgeschneiderte Empfehlung geben kann. Sie werden nach folgenden Punkten gefragt:

• Die Anzahl der Benutzer, die Sie in Ihrem CRM benötigen.
• Welche Funktionen am wichtigsten sind.
• Wie wichtig der Preis für Sie ist.

Sobald Sie alle Fragen beantwortet haben, erhalten Sie eine personalisierte Empfehlung, die auf Tausenden von Datenpunkten basiert. Wir stellen Ihnen auch alle wichtigen Informationen zu dieser Software bereit, einschließlich Preisgestaltung, Funktionsliste, Integrationen, Sicherheit sowie Vor- und Nachteile.

So einfach ist das - probieren Sie es selbst aus.

Das beste CRM für Sie finden

Ein CRM auszuwählen, muss nicht stressig sein. Wir sind hier, um es Ihnen einfach zu machen. Als vertrauenswürdige Softwareberatungsplattform bieten wir die besten Tools, Erkenntnisse und Informationen, um Sie bei der Auswahl des richtigen CRMs für die Bedürfnisse Ihres kleinen Unternehmens zu unterstützen.

Wir haben alle Top-CRMs auf dem Markt gründlich getestet und evaluiert und intelligente Tools sowie Algorithmen entwickelt, um Ihnen zu helfen, die perfekte Lösung zu finden. Während einige Kleinunternehmer möglicherweise Schwierigkeiten haben, organisiert und effizient zu bleiben, müssen Sie nicht einer von ihnen sein! Hören Sie auf, sich darüber Gedanken zu machen, wie Sie eine CRM-Lösung auswählen, und lassen Sie unsere Tools die schwere Arbeit für Sie erledigen.