Wie man ein CRM auswählt: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das richtige CRM auszuwählen, ist oft komplizierter, als den nächsten Urlaub zu planen. Angesichts der vielen Optionen und Preisklassen bleibt die Frage: Welches CRM passt wirklich zu einem kleinen Unternehmen?

Am Ende zählt vor allem, die eigenen Abläufe, Ziele und Zukunftspläne klar im Blick zu haben. In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein CRM-System finden, das sowohl zu Ihren Anforderungen als auch zu Ihrem Budget passt.

Schritt 1: Ziele festlegen

Jedes CRM ist anders und wurde mit unterschiedlichen Zielen entwickelt. Manche CRMs wie Streak sind sehr einfach und benutzerfreundlich. Andere CRMs wie Salesforce sind komplexer und benötigen etwas Einarbeitungszeit.

Bevor du beginnst, Tools zu vergleichen und Nutzerbewertungen zu lesen, überlege dir zuerst, warum du überhaupt ein CRM brauchst. Frag dich, welche Probleme du lösen möchtest und nutze das als Ausgangspunkt.

• Gehen dir potenzielle Kunden verloren?
• Ist die Kommunikation mit Kunden unübersichtlich?
• Hast du keinen guten Überblick über deine Sales Pipeline?
• Verpasst du Nachfassaktionen oder hast Schwierigkeiten, Kunden zu halten?

Jetzt erstelle eine Liste deiner wichtigsten Ziele und ordne sie nach Priorität. Das könnte zum Beispiel so aussehen:

1. Alle Leads und Kunden an einem zentralen Ort speichern.
2. Automatisierte Nachfassaktionen an neue Leads senden.
3. Bessere Übersicht über meine Sales Pipeline bekommen.
4. Neukunden-Onboarding automatisieren.
5. Automatische Zahlungserinnerungen versenden.

Sobald du das erledigt hast, kannst du anfangen, diese Ziele mit bestimmten Funktionen und Eigenschaften eines CRM zu verknüpfen. So könnte das aussehen:

Du weißt jetzt, wo deine größten Probleme liegen und welche Funktionen am wichtigsten sind. Bevor du jedoch offiziell mit der Suche beginnst, solltest du genau verstehen, wo und warum die Herausforderungen entstehen. Der nächste Schritt ist also, deine internen Prozesse genau zu prüfen.

Schritt 2: Geschäftsprozesse überprüfen

Geh nicht davon aus, dass ein CRM all deine Probleme löst. Es kann dein Unternehmen zwar effizienter und organisierter machen, aber keine kaputten Prozesse reparieren oder Teammitglieder zur Verantwortung ziehen.

Wenn du deine Geschäftsprozesse genau unter die Lupe nimmst, kannst du Schwachstellen erkennen, herausfinden, was sich automatisieren lässt, und für mehr Konsistenz sorgen. Du verstehst dann außerdem besser, was du wirklich von einem CRM brauchst, und erkennst Probleme, die ein CRM nicht lösen kann. Mit diesem Schritt-für-Schritt-Ansatz kannst du deine internen Abläufe prüfen:

• Nimm dir immer nur einen Kernprozess vor. Fang mit deinem größten Problem an, zum Beispiel verpasste Angebote, und geh dann alle anderen Prozesse nacheinander durch.
• Liste alle Schritte des Prozesses auf. Beginn ganz am Anfang und mache bis zum Schluss weiter. So könnte ein Standardprozess vom Lead zum Kunden aussehen:

Lead sendet Formular ab > Individuelles Angebot wird erstellt > Angebot wird manuell per E-Mail verschickt > Lead bucht und zahlt Anzahlung > Kunden-Onboarding startet

Wenn du das machst, verstehst du besser, wo es hakt – und ob ein CRM daran etwas ändern kann.

• Lege fest, wer was macht. Notiere, wer für welche Aufgabe zuständig ist und ob die Übergabe reibungslos oder eher holprig läuft.
• Achte auf Hürden und Engpässe. Welche Schritte dauern am längsten? Was ist unübersichtlich? Welche Aufgaben werden häufig vergessen?
• Schließe zuerst einfachere oder günstigere Lösungen aus. Jetzt hast du einen guten Überblick, wie der Prozess abläuft. Stell dir die Frage, ob du überhaupt schon ein CRM brauchst oder erst einmal etwas anderes. Vielleicht reicht schon ein einfacher Terminplaner oder eine E-Mail-Marketing-Automation. Oder du brauchst bessere Standardabläufe oder ein Projektmanagement-Tool.

Ein CRM organisiert und verfolgt Kundenbeziehungen. Wenn du aber keine klaren Arbeitsabläufe hast, wird daraus nur eine unübersichtliche Kontaktliste mit zu vielen Buttons. Überlege dir ein CRM erst, wenn du klare, wiederholbare Prozesse hast, mehr Arbeit als dein Team schafft und mehrere Funktionen oder Tools auf einen Blick brauchst.

Schritt 3: Nutzerbedürfnisse und Prioritäten ermitteln

Wenn du nicht genau weißt, was du oder dein Team vom CRM braucht, wählst du entweder das falsche Tool oder nutzt das vorhandene zu wenig. Sprich mit denen, die das CRM tatsächlich verwenden werden, zum Beispiel so:

• „Was nervt dich aktuell am meisten in deinem Arbeitsablauf?“
• „Welche Aufgaben wiederholen sich bei dir täglich oder wöchentlich?“
• „Wo gehen Dinge häufig unter?“
• „Welche Tools nutzt du derzeit, um deine Aufgaben zu verwalten?“
• „Was würde dir deinen Job wirklich erleichtern?“

Damit kannst du herausfinden, was sie wirklich brauchen, um besser zu arbeiten, und was eher ein nettes Extra wäre. So könnte eine Anforderungsliste aussehen:

Diese Übung hilft dir auch dabei, zu vermeiden, für Dinge zu bezahlen, die du nicht nutzt, oder ein CRM einzuführen, das zu komplex für deine Bedürfnisse ist. Es ist wichtig zu wissen, wie dein Team arbeitet, um ein Tool zu wählen, das eure Probleme löst.

Schritt 4: Lege dein Budget fest

Bei Software-Abos wirst du immer ein breites Preisspektrum sehen. Außerdem wirst du feststellen, dass verschiedene Produkte unterschiedliche Preismodelle haben. Das macht einen direkten Vergleich schwierig.

Bevor du also lange über die Preise deines CRM-Systems nachdenkst, lege am besten einen oberen und unteren Rahmen für dein Budget fest. Wie viel kannst du jeden Monat bequem für dein CRM ausgeben? Was wäre das Maximum, das du für die ideale Lösung bezahlen würdest? Wenn du so einen Rahmen vorgibst, kannst du deine Auswahl von Anfang an eingrenzen und die Suche leichter gestalten.

So legst du dein Budget fest:

1. Analysiere deinen monatlichen Cashflow: Sieh dir deinen monatlichen Umsatz in den letzten 6-12 Monaten an und lege ein Ausgabenlimit fest, das sich für dich gut anfühlt. Berücksichtige saisonale Schwankungen und entscheide, ob du dir das CRM-Abo auch leisten kannst, wenn dein Umsatz mal sinkt. Normalerweise solltest du nicht mehr als 3–7 % deines monatlichen Cashflows für Software-Abos investieren (über alle Tools hinweg).
2. Denke an den ROI: Betrachte dein CRM als Investition, nicht als reine Ausgabe. Überlege, wie es deinem Business beim Wachstum hilft, und prüfe, ob es Sinn macht, mehr Budget dafür einzuplanen. Ein CRM mit starker Automatisierung kann dir langfristig z. B. Personalkosten sparen.
3. Gesamtkosten berücksichtigen: Manche CRMs werben mit niedrigen Einstiegspreisen, verstecken aber Zusatzgebühren oder haben komplexe Preismodelle. Beispielsweise können Kosten für zusätzliche Nutzer oder Kontakte anfallen. Kalkuliere das mit ein, damit es bei Abschluss des Vertrags keine bösen Überraschungen gibt.
4. Beachte die Opportunitätskosten: Vielleicht willst du mit einer günstigeren Option sparen. Überlege aber, worauf du dadurch eventuell verzichten musst. Ein CRM ohne Automatisierung spart dir anfangs Geld, kann langfristig aber Effizienz oder Produktivität kosten.
5. Plane Training und Einführung ein: Denke an den Aufwand für die Implementierung und Schulung beim neuen CRM. Umfangreichere CRMs brauchen oft mehr Zeit für die Einrichtung und mehr Training. Das kostet manchmal Umsatzpotenzial. Also zähle Schulung und Einführung auch zum Budget dazu.

Wenn es für dich wichtig ist, die Kosten für dein CRM niedrig zu halten, schau dir unsere Liste der besten günstigen CRMs und der besten kostenlosen CRMs an. Wie im folgenden Bild zu sehen, kannst du unsere Liste nach deinen wichtigsten Kriterien filtern.

Außerdem klappt jede Option in der Liste auf, damit du alle wichtigen Funktionen siehst. So kannst du Softwareoptionen schnell hinzufügen oder ausschließen. Alle, die passen könnten, kannst du direkt in unser Vergleichstool übernehmen, um sie weiter zu analysieren.

Schritt 5: Skalierbarkeit berücksichtigen

Wenn du planst, dein Unternehmen zu vergrößern, solltest du ein CRM wählen, das mit dir wachsen kann. Achte darauf, dass dein CRM genügend Funktionen bietet und regelmäßig genug aktualisiert wird, um dich auch in zwei bis drei Jahren noch zu unterstützen.

Skalierbarkeit ist schwer vorherzusehen. Genau hier passieren die meisten Fehler. Es ist verlockend, erstmal eine günstige Lösung zu wählen und später zu wechseln, aber das ist oft komplizierter als gedacht. Der Umstieg auf eine neue Software kann den Geschäftsablauf stören und sich negativ auf deine Ergebnisse auswirken. Auch dein ROI kann leiden, wenn das CRM nicht die Features und Möglichkeiten bietet, die dein wachsendes Unternehmen braucht.

Ein skalierbares CRM, das mit deinem Unternehmen wächst, kann dir helfen, Wachstumsschmerzen zu vermeiden und deinen ROI zu schützen, während deine Abläufe und die Zahl deiner Kunden steigen. So kannst du herausfinden, ob ein CRM wirklich skalierbar ist:

• Grenzen verstehen und Upgrade-Kosten einschätzen: Es ist sinnvoll, mit einem kostenlosen oder Basis-Tarif anzufangen. Aber du solltest genau wissen, wo die Grenzen liegen und wie schnell du diesen Tarif überschreiten wirst. Informiere dich, wie ein späteres Upgrade aussieht. Was kostet der nächste Tarif? Welche Funktionen sind enthalten? Manche CRMs bieten großzügige Starter-Pakete, aber der Sprung zum nächsten Level kann teuer werden.
• Nutzerlimits und Lizenzmodelle prüfen: Einige CRMs berechnen nach Nutzer, Kontaktanzahl oder Nutzung. Suche nach Tarifen, bei denen du neue Nutzer oder mehr Kontakte hinzufügen kannst, ohne dass die Kosten explodieren.
• Integrationsmöglichkeiten bewerten: Dein CRM sollte mit deinem restlichen Tech-Stack kompatibel sein. Prüfe, wie gut es sich mit E-Commerce-Plattformen, Buchhaltungssoftware, Projektmanagement-Tools und mehr verbinden lässt. Achte auf native Integrationen zu deinem aktuellen Stack. Falls nötig, sollte das CRM auch APIs oder Drittanbieter-Connectoren anbieten, damit du später flexibel bleibst.
• Anpassungsoptionen beachten: Dein Unternehmen wird sich weiterentwickeln – und damit auch deine Anforderungen an das CRM. Wenn du Abläufe, Workflows, deine Tools oder Standardprozesse anpasst, sollte dein CRM das unterstützen. Achte auf individuelle Felder, eigene Objekte, mehrstufige Workflows, anpassbare Vertriebspipelines, eigene Reports und API-Zugänge, damit dein CRM ohne Schwierigkeiten mitwachsen kann.
• Stabilität und Support des Anbieters prüfen: Schau dir an, wie stabil das Unternehmen ist und ob es eine engagierte Nutzerschaft gibt. Prüfe, wie oft neue Funktionen und Updates veröffentlicht werden. Auch der Kundensupport sollte nicht zu kurz kommen. Sieh dir an, wie die Qualität ist.
• Gesamtkosten langfristig einschätzen: Berücksichtige steigende Abo-Gebühren, Kosten für größeren Speicher und Integrationen. Rechne dir aus, was es kosten würde, dein CRM bei doppelter oder dreifacher Teamgröße zu betreiben und ob das noch sinnvoll ist.

Schritt 6: Erstelle deine Liste an CRM-Optionen

Jetzt, wo du weißt, was du brauchst, ist es Zeit, eine Shortlist zusammenzustellen. Wähle drei bis fünf Favoriten aus, auf die du dich genauer konzentrieren möchtest. Mit der zuvor erstellten Bedarfsliste und deinem Budget kannst du die Auswahl eingrenzen.

Gehe dann zu unserem Vergleichstool. Da du auf der Suche nach einem CRM bist, solltest du CRM-Software vergleichen, indem du auf die CRM-Option klickst.

Klicke auf die Schaltfläche „+“, um Anbieter hinzuzufügen und eine Liste deiner Favoriten zu erstellen. Du kannst aus über 35 der aktuell besten CRMs wählen (wir haben wirklich alle gründlich getestet).

Für dieses Beispiel vergleichen wir HubSpot, Brevo, Pipeline und Freshworks.

Dafür suchst du einfach den Software-Anbieter in der Liste, wählst ihn aus und klickst auf „Bestätigen“. Du kannst so viele auswählen, wie du möchtest.

Schritt 7: CRM-Funktionen vergleichen

Im nächsten Schritt schaust du dir die CRM-Optionen genauer an und prüfst, wie sie im direkten Vergleich abschneiden.

Dir fällt wahrscheinlich als Erstes auf, dass nur drei der ausgewählten Optionen (HubSpot, Brevo und Freshworks) einen kostenlosen Plan anbieten. Und nur beim kostenlosen Plan von Brevo ist auch Automatisierung enthalten. Du kannst außerdem die anderen Funktionen direkt vergleichen und herausfinden, welche Option die meisten deiner Anforderungen abdeckt.

Aber nehmen wir mal an, du willst noch mehr ins Detail gehen. Du kannst jede Menge Infos zu den verschiedenen Funktionen finden, die dich interessieren. Überlege dir also, wie skalierbar die Lösungen sind, und schau dir an, was die kostenpflichtigen Pläne bieten. Dabei fällt dir vielleicht auf, dass Brevo unbegrenzt viele Nutzer ohne zusätzliche Kosten pro Nutzer unterstützt. Bei den anderen Optionen musst du hingegen zusätzliche Plätze kaufen, wenn dein Team wächst.

Beachte außerdem: Überall, wo du auf der Tabelle ein rotes X siehst, kannst du mit dem Cursor darüberfahren, um zusätzliche Informationen zu erhalten. Hier kann zum Beispiel stehen, dass die Funktion zwar verfügbar ist, aber nur in höheren Tarifen. Diese Info kann hilfreich sein, wenn es kein Muss ist, du die Funktion aber vielleicht später brauchst.

Du kannst außerdem den Schieberegler „Nur die Unterschiede“ nutzen, um alle Zeilen auszublenden, bei denen die ausgewählten Anbieter die selben Werte haben.

Nachdem du deine Favoriten im Detail verglichen hast, schau dir die Vor- und Nachteile an, die wir für jede Option zusammengestellt haben. Es kann sein, dass du je nach deinen individuellen Anforderungen zusätzliche Vorteile oder Nachteile entdeckst.

Schritt 8: Teste deine Favoriten

Idealerweise hast du deine Auswahl jetzt auf zwei oder drei Top-CRMs eingegrenzt. Die meisten CRMs bieten einen kostenlosen Plan oder zumindest eine Testphase an. Daher ist es sinnvoll, diese erst auszuprobieren, bevor du auf einen kostenpflichtigen Plan umsteigst. Während der Testphase solltest du dir am besten notieren, was dir an den einzelnen Optionen gefällt und was nicht. Überleg dir zum Beispiel folgende Fragen:

• Wie einfach ist die Bedienung? Ist das Setup und die Einführung unkompliziert? Finde ich mich schnell zurecht und finde, was ich suche?
• Lässt es sich leicht mit meinen anderen Tools integrieren? Brauche ich Unterstützung von einem Entwickler, um das CRM mit meiner Website zu verbinden?
• Ist der Kundenservice hilfreich? Gibt es kostenlose Ressourcen und Schulungsmaterial?
• Passt es zu meinen bestehenden Prozessen? Kann ich Workflows, Kontaktfelder und Vertriebsphasen flexibel anpassen?

Teste dein CRM auch mit Blick auf mögliche zukünftige Szenarien. Schau dir an, wie sich die Preise entwickeln, wenn du zum Beispiel neue Kontakte und Nutzer hinzufügst. Einige CRMs sind anfangs günstig, aber die Kosten können schnell steigen, wenn du nicht aufpasst. Zum Beispiel ist bei Pipeline der Basis-Plan auf 250 Kontakte begrenzt. Wenn deine Kontaktliste größer wird, brauchst du ein teures Upgrade, um mehr speichern zu können.

Beim Testen geht es darum herauszufinden, wie gut das CRM zu deiner aktuellen Situation passt und wie es deine Wachstumspläne unterstützt. Prüfe, wie gut der Basis-Plan jetzt für dich funktioniert und wie sich Preise sowie Upgrades künftig auswirken könnten.

Schritt 9: Triff deine Entscheidung

Du hast die verschiedenen Optionen verglichen und getestet. Jetzt geht es darum, eine endgültige Entscheidung zu treffen. Vermeide typische Fehler wie ein zu komplexes oder zu eingeschränktes CRM für dein Unternehmen zu wählen. Finde eines, das möglichst viele Funktionen hat, die du brauchst, und preislich zu deinem Budget passt. Wichtig ist auch, dass es mit deinen täglichen Tools zusammenarbeitet, damit du keine Probleme mit Dateninseln und manuellen Umwegen bekommst.

Wähle das CRM, das am besten zu dir passt, und starte mit Einrichtung und Onboarding. Achte dabei unter anderem auf:

• Saubere Datenübernahme: Stelle sicher, dass deine Kundendaten vollständig, korrekt und den richtigen Feldern im CRM zugeordnet sind.
• Integration mit vorhandenen Tools: Verbinde dein CRM mit Tools wie deinem CMS, E-Mail-Postfach, Social Media Accounts und Terminplanungstools.
• Schulungen und Weiterbildung: Mach dich mit dem CRM vertraut und nutze alle angebotenen Schulungen und Lernmaterialien. Relevante Zertifikate sind sehr empfehlenswert.

Mit diesem Vorgehen holst du das Maximum aus deinem CRM heraus und stellst sicher, dass es sich wirklich lohnt.

Bonus: CRM-Auswahl auf die Schnelle

Beim CRM-Vergleich für kleine Unternehmen gibt es vieles zu bedenken. Falls dir jetzt schwindelig wird, hilft unser Finder Tool, indem es die meiste Vorarbeit für dich übernimmt. Beantworte einfach ein paar wichtige Fragen und das Finder Tool schlägt dir schnell eine Empfehlung vor, die zu deinen Bedürfnissen passt.

So funktioniert es:

Schritt 1: Finder Tool starten

Rufe das Finder Tool auf und wähle die Kategorie "CRM" aus. Gib dann deinen Namen ein, damit wir dich persönlich ansprechen können. Keine Sorge, wir sammeln weder deine Daten noch deine E-Mail-Adresse.

2. Zentrale Fragen zu deinem Unternehmen beantworten

Jetzt sag uns, was dir besonders wichtig ist, damit unser Algorithmus eine Empfehlung passend zu dir abgeben kann. Gefragt wird zum Beispiel nach:

• Wie viele Nutzer du im CRM brauchst.
• Welche Funktionen besonders wichtig sind.
• Wie stark der Preis für dich ins Gewicht fällt.

Sobald du alle Fragen beantwortet hast, bekommst du eine persönliche Empfehlung, die auf Tausenden von Datenpunkten basiert. Außerdem stellen wir dir alle wichtigen Informationen zu dieser Software bereit – von Preisen über die Liste der Funktionen, Integrationen und Sicherheit bis hin zu Vorteilen und Nachteilen.

So einfach ist es. Probiere es einfach selbst aus: Testen.

So findest du das beste CRM für dich

Die Wahl eines CRM muss nicht stressig sein. Wir machen es dir leicht. Als vertrauenswürdige Plattform für Software-Beratung bieten wir dir die besten Tools, Insights und Informationen, damit du das passende CRM für die Bedürfnisse deines kleinen Unternehmens findest.

Wir haben alle Top-CRMs am Markt gründlich getestet und bewertet und intelligente Tools sowie Algorithmen entwickelt, damit du das perfekte Match findest. Viele kleine Unternehmen kämpfen damit, den Überblick zu behalten und effizient zu bleiben, aber das muss bei dir nicht so sein. Hör auf, dich um die Auswahl eines CRM-Systems zu sorgen. Lass unsere Tools dir die Arbeit abnehmen.