Das CMS spricht. Das CRM hört zu. Aber wenn sie nicht verbunden sind, bleiben die Worte ungehört.
CRMs und CMSs sind Grundpfeiler moderner Unternehmen, aber sie arbeiten selten so zusammen, wie sie sollten.
Wenn diese beiden Systeme jedoch integriert werden, können die Ergebnisse revolutionär sein. Von nahtloser Lead-Erfassung über personalisierte Inhalte bis hin zu verbesserten Customer Journeys – eine CRM-CMS-Integration verwandelt Daten in Taten.
In diesem Artikel schauen wir uns an, warum es sinnvoll ist, diese Tools zu integrieren, wie das am besten gelingt und worauf du achten solltest, damit deine Tools nicht nur verbunden, sondern auch optimal aufeinander abgestimmt sind.
Warum ein CRM mit einem CMS integrieren?
Ein CMS verwaltet deine Website und Inhalte, während ein CRM verwaltet Kundeninteraktionen. und Beziehungsdaten speichert. Auch wenn beide unterschiedliche Aufgaben haben, entsteht durch die Integration ein leistungsstarkes, einheitliches System. Diese Abstimmung verschafft deinem Marketing-, Vertriebs- und Serviceteam eine gemeinsame Sicht auf deine Kunden. Das verbessert die Zusammenarbeit, vereinfacht Abläufe und sorgt für bessere Ergebnisse im gesamten Unternehmen.
Hier sind sechs überzeugende Gründe, warum du CRM- und CMS-Plattformen zusammenbringen solltest:
Weniger Dateneingabe
Wenn du dein CRM und CMS integrierst, sparst du manuelle Arbeit, reduzierst Fehler und stellst sicher, dass Leads von Anfang an korrekt erfasst werden. Teams sparen Zeit und Informationen fließen reibungslos zwischen den Systemen, ganz ohne ständiges Nachtragen.
Zum Beispiel hat Dental CFO, ein Finanzberatungsunternehmen für Zahnarztpraxen, seine WordPress-Seite mit HubSpot verbunden. Jedes Mal, wenn ein potenzieller Kunde ein Formular abgeschickt hat, wurden die Daten sofort ins CRM übertragen. Dadurch wurde ihr Lead-Management-Prozess optimiert, weil die manuelle Dateneingabe wegfiel, und das Team konnte sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren.
Besseres Lead-Management
Stell dir vor, dein Vertriebsteam könnte jeden Lead mit Sicherheit ansprechen – ohne Rätselraten. Genau das ermöglicht die CRM/CMS-Integration. Wenn deine Website (über das CMS) und deine Kundendaten (im CRM) zusammenarbeiten, werden Leads effektiver erfasst und direkt an dein Vertriebsteam weitergeleitet – inklusive aller wichtigen Infos.
Deine Vertriebsmitarbeiter verlassen sich nicht mehr auf Vermutungen, sondern bekommen ein vollständiges Bild vom Verhalten, den Interessen und den Interaktionen jedes Interessenten auf deiner Website. Das sorgt für schnellere Rückmeldungen, gezieltere Ansprache und eine deutlich höhere Chance, Leads zu Kunden zu machen.
Zum Beispiel hat ein Visumberatungsunternehmen mit Infomaze zusammengearbeitet, um seine CMS-Website mit Zoho Forms und Zoho CRM zu verbinden. Besucher haben Formulare mit Details wie Visumtyp und Sponsorinfos ausgefüllt, die automatisch ins CRM übernommen wurden. So war eine schnellere, persönlichere Ansprache möglich und es gingen weniger Chancen verloren.
E-Commerce-Optimierung
Personalisierung im E-Commerce ist nicht nur ein Trend, sondern ein echter Umsatztreiber. Durch die Integration von CRM und CMS werden personalisierte Einkaufserlebnisse, gezieltes Marketing und besseres Timing möglich. Das führt zu höheren Conversion-Raten und mehr Umsatz.
Ein Beispiel: Jägermeister hat seinen Shopify-Store mit Salesforce verbunden und dabei Kunden- und Bestelldaten in Echtzeit synchronisiert. Mit einem einheitlichen System konnte das Unternehmen personalisierte Kampagnen und Produktempfehlungen starten, die für mehr Engagement und Umsatz gesorgt haben. (Das ist ein großes Thema: Eine Studie aus 2023 hat gezeigt, dass personalisierte Produktempfehlungen bis zu 31% des Umsatzes einer E-Commerce-Seite ausmachen können.)
Bessere Customer Journey
Wenn dein CRM und CMS verbunden sind, bekommen Kunden ein reibungsloseres und persönlicheres Erlebnis. Du kannst die richtige Nachricht zum richtigen Zeitpunkt senden – basierend auf ihren Aktionen, Interessen oder darauf, wo sie sich gerade in ihrer Journey befinden.
Zum Beispiel sehen wiederkehrende Besucher vielleicht einen Hinweis, um eine Beratung zu buchen, während Erstbesucher hilfreiche Inhalte bekommen, die sie anleiten. Das sorgt für weniger Verwirrung, weniger irrelevante Nachrichten und mehr Chancen, Vertrauen aufzubauen und Leute zur Entscheidung zu führen.
Kurz gesagt: mehr Relevanz, besseres Timing und ein Kundenerlebnis, das verbunden, konsistent und auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Marketing-Automatisierung
Integrierte CRM- und CMS-Systeme machen Marketing-Automatisierung präziser und effektiver. Du kannst in Echtzeit auf Kundenaktionen reagieren und relevante Inhalte sowie Follow-ups liefern – basierend darauf, was jemand tatsächlich macht, nicht nur auf generische Auslöser.
Stell dir vor, ein Besucher lädt ein Whitepaper herunter, schaut sich eine Produktseite zweimal in einer Woche an und beginnt dann ein Kontaktformular, bricht aber ab. Mit integrierten Systemen kannst du automatisch mit einem hilfreichen Guide oder einer Einladung zum Gespräch nachfassen – perfekt getimt, um sie weiter zu begeistern.
Statt breiter E-Mail-Kampagnen wird dein Outreach gezielter und smarter. Das führt zu stärkerer Bindung, schnelleren Verkaufszyklen und einem besseren Kundenerlebnis, das persönlich wirkt, ohne aufdringlich zu sein.
Reporting und Analytics
Durch die Verbindung von CRM und CMS erhältst du Kontext. Du siehst nicht nur, welche Seiten besucht werden, sondern kannst diese Aktionen bestimmten Kontakten zuordnen und verstehen, was wirklich für Engagement sorgt.
So bekommst du ein vollständigeres Bild der Customer Journey, siehst, woher Leads kommen, wie sie mit deinem Content interagieren und was sie letztlich zum Handeln bewegt. Dieses Maß an Einblick hilft dir, deine Botschaften gezielt zu optimieren, die richtigen Zielgruppen anzusprechen und nachzuvollziehen, was im Marketing und Vertrieb funktioniert.
CRM-CMS-Integrationsmethoden und Implementierungsansätze
Eine CRM-CMS-Integration kann enorme Effizienzgewinne bringen, wenn sie richtig umgesetzt wird. Aber bei so vielen Optionen – wo fängst du am besten an? Der richtige Ansatz hängt von deinen Zielen, technischen Ressourcen und davon ab, wie eng deine Systeme zusammenarbeiten sollen.
Hier sind die effektivsten Ansätze:
CMS-Plugins und -Module
Plugins und Module gehören zu den einfachsten Möglichkeiten, dein CMS und CRM miteinander zu verbinden. Diese vorgefertigten Tools ermöglichen es dir, Daten zwischen den Systemen zu synchronisieren, ohne eigenen Code schreiben zu müssen. Häufig genutzte Optionen sind das HubSpot-Plugin für WordPress, die Joomla-Erweiterung von Zoho CRM und das Salesforce-Modul für Drupal.
Der Einstieg ist meist ganz einfach: Plugin aus dem Marketplace deines CMS installieren und den Einrichtungsprozess durchgehen. Die meisten Plugins erlauben es, Kontaktformulare zu synchronisieren, Seitenaufrufe zu tracken und Website-Aktivitäten automatisch ins CRM zu senden. So kannst du Leads leichter erfassen, Zielgruppen segmentieren und Marketing-Automatisierungen basierend auf Nutzerverhalten auslösen.
Zum Beispiel nutzt Rick Whittington Consulting, eine Digitalagentur, das HubSpot-Plugin auf ihrer WordPress-Seite, um Leads zu sammeln, Interaktionen zu verfolgen und Nachfassaktionen zu automatisieren.
Eingebettete Formulare oder Skripte
Formulare oder Skripte direkt in dein CMS einzubetten, ist eine weitere einfache Möglichkeit, Nutzerdaten zu erfassen und direkt ans CRM zu senden. Das wird häufig für Anmeldungen, Kontaktanfragen oder Pop-ups genutzt. So sammelst du Namen, E-Mails und weitere wichtige Infos, ohne das Nutzererlebnis zu unterbrechen.
Die meisten CRMs bieten Einbettungscodes, die du einfach auf deiner Website platzierst. Du brauchst keine kompletten Plugins oder komplexe Integrationen – einfach kopieren, einfügen und veröffentlichen. Design, Formularfelder und Folgeaktionen kannst du meist direkt im CRM anpassen.
Zum Beispiel binden Shopify-Nutzer oft Klaviyo-Formulare als Pop-ups oder Inline-Elemente ein. Wenn ein Besucher das Formular absendet, landen die Daten direkt im CRM von Klaviyo, wo sie gezielte E-Mail-Kampagnen und dynamische Zielgruppensegmentierung auslösen können. So sind schnelle, relevante Follow-ups von Anfang an automatisiert.
Drittanbieter-Integrationsdienste
Drittanbieter-Tools wie Zapier, Make und Workato bieten eine flexible Möglichkeit, CRM und CMS zu verbinden – besonders, wenn es keine native Integration gibt. Diese Plattformen fungieren als Vermittler und automatisieren Aufgaben zwischen den Systemen, ohne dass du programmieren musst.
Die Einrichtung läuft meist so ab: Du wählst einen Auslöser (zum Beispiel das Absenden eines Formulars im CMS) und definierst eine Aktion (zum Beispiel die Person ins CRM aufnehmen). Die meisten Tools bieten benutzerfreundliche Oberflächen mit Vorlagen, sodass du auch ohne Technikkenntnisse schnell starten kannst.
Zum Beispiel nutzt Zapier, um den Onboarding-Prozess für Kunden zu optimieren. Wenn ein neuer Kunde im CMS angelegt wird, löst Zapier automatisch eine Reihe von Aktionen aus: Begrüßungsmail senden, Termin vereinbaren und interne Aufgaben im CRM erstellen. So läuft alles wie von selbst, ohne manuelle Eingaben.
Individuelle API-Integrationen
Für Unternehmen mit besonderen Anforderungen oder komplexen Systemen bieten individuelle API-Integrationen die größte Kontrolle. APIs (Application Programming Interfaces) ermöglichen es, CRM und CMS genau nach deinen Vorgaben, Datenstrukturen und Geschäftslogiken kommunizieren zu lassen.
Die Umsetzung erfordert meist Unterstützung von Entwicklern. Du musst Daten zwischen den Plattformen abgleichen, sichere Authentifizierung einrichten und festlegen, wie Informationen fließen – von Kontaktformularen über Sales-Pipelines bis zu CRM-Dashboards. Dieser Ansatz benötigt zwar mehr Zeit am Anfang, bietet aber maximale Flexibilität und Skalierbarkeit.
Ein Beispiel: Bitrix24, ein CRM für kleine und mittlere Unternehmen, ermöglicht individuelle Integrationen mit Tools wie WhatsApp, Google Sheets oder QuickBooks. So bleiben Kundeninteraktionen, interne Abläufe und Finanzdaten ohne manuelle Updates synchronisiert.
Middleware
Middleware fungiert als Bindeglied zwischen CRM und CMS. Sie sorgt dafür, dass verschiedene Systeme miteinander kommunizieren können, auch wenn sie ursprünglich nicht dafür gebaut wurden. Middleware sitzt zwischen den Plattformen, steuert den Datenfluss und sorgt für Konsistenz – ohne direkte 1:1-Integrationen.
Für die Einrichtung wählst du einfach die Systeme aus, die du verbinden willst, und legst fest, wie die Daten übertragen werden. Viele Middleware-Tools bieten übersichtliche Dashboards und fertige Konnektoren, sodass du keine großen Technikkenntnisse brauchst.
Pimcore, ein Daten- und Content-Management-System, nutzt Middleware, um das CMS mit ERP- und CRM-Systemen zu verbinden. So werden Daten in Echtzeit über alle Tools hinweg aktualisiert – Produktdetails, Kundenprofile und Verkaufsdaten bleiben immer auf dem neuesten Stand. Das ist eine zuverlässige Lösung, damit komplexe Systeme reibungslos zusammenarbeiten und Fehler oder veraltete Infos vermieden werden.
Kombinierte CRM-CMS-Produkte
Manchmal ist der einfachste Weg, CRM und CMS zu integrieren, eine Plattform zu wählen, die beides in einem System bietet. Kombinierte Produkte machen zusätzliche Konnektoren, Plugins oder eigene Entwicklungen überflüssig. Das vereinfacht die Einrichtung und reduziert das Risiko, dass Daten verloren gehen.
Der Einstieg ist meist einfach: Du wählst eine Plattform wie HubSpot oder Zoho, die CRM- und CMS-Funktionen vereint. Da alles von Anfang an miteinander verbunden ist, fließen die Daten reibungslos – von der Content-Interaktion über Lead-Tracking bis zu Follow-up-Kampagnen.
Zum Beispiel hat das internationale Immobilienunternehmen Avison Young hat die HubSpot-Plattform eingeführt., um Marketing-, Vertriebs- und Serviceteams aufeinander abzustimmen. Mit CMS Hub und Sales Hub zusammen erreichten sie innerhalb von vier Monaten eine Nutzerquote von 90 Prozent, bessere Zusammenarbeit, Echtzeit-Reporting und optimierte Kundenerlebnisse.
Häufige Stolperfallen und technische Herausforderungen
Auch mit einem durchdachten Integrationsplan können bei der CRM-CMS-Einrichtung typische Probleme auftreten. Hier erfährst du, worauf du achten solltest.
Probleme bei der Datensynchronisierung
Das Problem: Wenn deine Systeme nicht richtig synchronisieren, arbeitet das Team möglicherweise mit veralteten oder nicht zusammenpassenden Daten. Das kann zu schlechten Entscheidungen und verpassten Chancen führen.
So vermeidest du das: Nutze Plattformen, die Echtzeit- oder geplante Synchronisierung unterstützen, und teste deine Integration gründlich, bevor du live gehst.
API-Limits und Performance-Probleme
Das Problem: APIs haben oft Nutzungsbeschränkungen. Werden diese überschritten, kann es zu Verzögerungen kommen oder automatisierte Abläufe stoppen komplett. Das passiert, wenn zu viele Anfragen zu schnell gesendet werden.
So vermeidest du das: Wähle Systeme mit flexiblen API-Limits und setze, wenn möglich, auf Batch-Verarbeitung, um die Auslastung zu minimieren.
Kompatibilität von Plugins/Modulen
Das Problem: Veraltete oder schlecht gepflegte Plugins können deine Integration stören oder zu Konflikten mit anderen Systemteilen führen. Das kommt besonders häufig bei Open-Source-CMS vor.
So vermeidest du das: Verwende immer gut unterstützte, regelmäßig aktualisierte Plugins und prüfe die Kompatibilität, bevor du etwas Neues installierst.
Sicherheit und Zugriffskontrolle
Das Problem: Wenn Zugriffsrechte nicht korrekt eingestellt sind, könnten sensible Daten offengelegt werden oder Teammitglieder haben keinen Zugang zu wichtigen Tools.
So vermeidest du das: Lege Benutzerrollen sorgfältig fest, gib Nutzern, Programmen oder Systemen nur die nötigsten Rechte und verwende sichere Authentifizierungsmethoden wie OAuth oder Single Sign-On (SSO), wenn möglich.
Datenzuordnung und Standardisierung
Das Problem: Wenn CRM und CMS Daten in unterschiedlichen Formaten speichern oder uneinheitliche Feldnamen nutzen, kann die Synchronisierung Fehler verursachen oder zusätzlichen Aufwand für die Nachbearbeitung bedeuten.
So vermeidest du das: Standardisiere Felder frühzeitig in allen Systemen und nutze Mapping-Tools, um während der Integration für Konsistenz zu sorgen.
Häufige CRM-CMS-Integrationen
Du findest, CRM-CMS-Integration klingt nach einer guten Idee? Hier sind einige beliebte Integrationen, die du in Betracht ziehen kannst.
Die beste CRM-CMS-Integration auswählen
Die richtige CRM-CMS-Integration zu finden, ist sowohl eine technische als auch eine strategische Entscheidung. Die Tools, die du auswählst, sollten sowohl zusammen als auch eigenständig gut funktionieren. Nimm dir etwas Zeit, um herauszufinden, wie jede Plattform mit dem Rest deines Tech-Stacks harmoniert, wie gut sie sich synchronisieren und ob sie dir dabei helfen, die gewünschte Kundenerfahrung zu schaffen.
Bei Softailed unterstützen wir dich dabei, die passende Software für deine Ziele zu finden. Deshalb haben wir mehr als 35 führende CRM-Anbieter verglichen und getestet, um unsere Liste der Beste CRM-Software zusammenzustellen. Du kannst dir auch unsere Liste der Beste CRM-Software für Integrationen ansehen, um einen Eindruck davon zu bekommen, welche CRMs besonders gut mit anderer Software zusammenarbeiten.
