8 mejores software de CRM y gestión de proyectos para pequeñas empresas

Como pequeña empresa, necesitas mantener una operación ágil y eficiente. Eso suele implicar consolidar tu stack tecnológico para reducir gastos innecesarios.

Los CRM suelen ser una de las inversiones en software más costosas para un negocio, mientras que las herramientas de gestión de proyectos suelen ser mucho más accesibles. La buena noticia es que ahora hay varias plataformas que combinan ambas funciones.

En este artículo, vamos a explicar por qué tiene sentido unir el software de CRM y de gestión de proyectos, y cuáles plataformas lo hacen mejor.

¿Se puede usar un CRM para la gestión de proyectos?

Un customer relationship management (CRM) se usa para organizar y gestionar las interacciones con clientes. Está diseñado para centralizar los datos de contacto, monitorear los embudos de ventas y mejorar la relación con los clientes.

Un sistema de gestión de proyectos, por otro lado, se enfoca en planificar, ejecutar y hacer seguimiento a proyectos. Ayuda a los equipos a asignar tareas, definir plazos y medir avances. Su objetivo principal es asegurar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del alcance y presupuesto.

Puedes usar un software de CRM para la gestión de proyectos siempre que incluya funciones como seguimiento de tareas, flujos de trabajo y herramientas de colaboración. Algunos CRM están pensados para gestionar tanto ventas como proyectos, mientras que otros requieren integrarse con herramientas PM específicas.

Utilizar el software de CRM y las herramientas de gestión de proyectos en conjunto conecta el trabajo de captar clientes con el de cumplir con ellos. Así, todo fluye mejor desde la venta hasta la entrega final. Además, puede ayudarte a ahorrar dinero, algo clave para negocios pequeños.

8 mejores software de CRM y gestión de proyectos

Las herramientas de esta lista tienen buena reputación y cada una cubre un nicho distinto dentro del software de CRM y gestión de proyectos. A continuación, encontrarás análisis detallados de las ocho mejores herramientas de software de gestión de proyectos y CRM, con un resumen claro de sus ventajas y para quién son ideales.

Monday.com - Ideal para equipos no técnicos

Monday.com ayuda a los equipos a gestionar proyectos, flujos de trabajo y tareas diarias en una sola plataforma. Pero también se puede configurar para cubrir necesidades básicas de CRM como embudos de ventas, seguimiento de prospectos y gestión de cuentas. Para empresas que buscan ir más lejos, Monday ofrece un producto Sales CRM dedicado, aunque muchos negocios pequeños y medianos usan solo la plataforma Work Management tanto para el seguimiento de clientes como para la entrega de proyectos.

Resumen de Monday.com

• Facilidad de uso: Ofrece una interfaz intuitiva y fácil de aprender. Es accesible para usuarios no técnicos.

• Gestión de contactos y prospectos: Las funciones CRM básicas lo hacen ideal para flujos de ventas simples. Con Monday Sales CRM también tienes automatización de tareas con IA y capacidades de pronóstico de ventas. Sin embargo, queda corto en áreas como automatización de marketing avanzada y soporte al cliente nativo.

• Seguimiento de tareas y proyectos: Ofrece visualizaciones como diagramas de Gantt, líneas de tiempo y seguimiento de hitos para gestionar tareas de forma eficiente.

• Colaboración: Los tableros en Monday.com funcionan como espacios de trabajo personalizables donde los equipos pueden gestionar tareas, monitorear avances y compartir actualizaciones en tiempo real. Funciones como comentarios, menciones y archivos adjuntos reducen la necesidad de herramientas externas de comunicación.

• Automatización: Incluye funciones de automatización que permiten asignar tareas, enviar recordatorios y actualizar estados según disparadores predefinidos. Las capacidades de IA potencian aún más la productividad.

• Integraciones: Más de 200 integraciones, incluyendo Slack, Gmail, Microsoft Teams y software contable como QuickBooks y Xero. También puedes conectarlo con Zapier/Make para automatizaciones avanzadas. (Descubre más sobre lo que puede hacer cada plataforma en Make vs. Zapier.)

• Precio: Ofrece un plan gratuito para hasta dos usuarios con funciones esenciales. Los planes pagos arrancan desde $9 por usuario al mes, facturados anualmente.

• Informes y tableros: Incluye herramientas de reportes básicas, pero las más avanzadas, como gráficos apilados y vistas de carga de trabajo, solo están en planes superiores.

Insightly - Mejor para equipos de ventas que también gestionan entregas

Insightly está diseñado para ayudar a pequeñas y medianas empresas (PYMES) a gestionar interacciones con clientes, pipelines de ventas y proyectos. Lo que lo hace único es que combina CRM y gestión de proyectos en una sola plataforma, mientras que la mayoría de los competidores suele enfocarse solo en uno de estos aspectos.

Resumen de Insightly

• Facilidad de uso: Muy valorado por su interfaz limpia e intuitiva que facilita la incorporación y el entrenamiento.
• Gestión de contactos y leads: Ofrece capacidades completas de CRM con registros de contacto personalizables, etiquetas, relaciones, pipelines de leads y sincronización de comunicaciones.
• Seguimiento de tareas y proyectos: Incluye herramientas integradas de proyectos para hitos, pipelines y convertir oportunidades en proyectos.
• Colaboración: Los miembros del equipo pueden comentar tareas, compartir archivos y mantener la visibilidad en todos los proyectos.
• Automatización: La automatización de flujos de trabajo incluye disparadores de emails, asignación de leads y conjuntos de actividades con plantillas. Estas funciones están disponibles desde el plan Professional en adelante.
• Integraciones: Permite cientos de integraciones sin código en marketing (Mailchimp), contabilidad (QuickBooks, Xero), BI (Power BI) y más.
• Asequibilidad: Los planes pagados empiezan desde $29 por usuario al mes, facturados anualmente. No hay plan gratis, solo prueba gratuita.
• Reportes y tableros: Ofrece herramientas avanzadas de reportes y tableros, con integración con Power BI para analíticas. No existe un portal dedicado para clientes, y el acceso externo puede requerir una solución alternativa.

Flowlu - Mejor para organizaciones que necesitan un control financiero robusto

Flowlu es una plataforma todo en uno que reúne CRM, gestión de proyectos, facturación, finanzas y herramientas de colaboración en un solo sistema. Su integración fluida de flujos de caja de proyectos, seguimiento de ganancias, facturación, cuentas por cobrar y análisis de márgenes la destaca y resulta especialmente clave para negocios que ofrecen servicios o productos. Flowlu es un software seguro de gestión de proyectos con portal de clientes donde los clientes pueden ver tareas, facturas e incluso realizar pagos bajo tu marca.

Resumen de Flowlu

• Facilidad de uso: Ofrece una interfaz intuitiva con tableros de CRM personalizables y múltiples vistas.
• Gestión de contactos y leads: Brinda funcionalidad CRM completa, incluyendo embudos de ventas, seguimiento de leads y gestión de oportunidades.
• Seguimiento de tareas y proyectos: Da acceso a pipelines de proyectos, vistas Kanban, hitos, tareas, sets de actividades y conversión de oportunidades en proyectos.
• Colaboración: Permite la colaboración en equipo con mensajería instantánea, espacios de trabajo colaborativos, tableros Kanban y diagramas de Gantt.
• Automatización: Ofrece flujos de trabajo automáticos como disparadores para acciones de correo, asignación de leads y tareas. También se pueden configurar reglas automáticas para proyectos Agile, como crear incidencias o enviar notificaciones.
• Integraciones: Sólido ecosistema a través de AppConnect y API con Gmail, Outlook, QuickBooks, Xero, Mailchimp, Slack y más de 250 aplicaciones de terceros.
• Asequibilidad: El plan gratuito incluye dos usuarios. Los planes de pago empiezan en $39 e incluyen varios usuarios, siendo una opción accesible para equipos.
• Reportes y tableros: Hay tableros personalizados e informes disponibles. Las analíticas avanzadas requieren planes superiores o integración con Power BI.

Zoho CRM + Zoho Projects - Mejor para negocios pequeños y medianos que necesitan escalar

Zoho CRM es una plataforma en la nube diseñada para ayudar a negocios a gestionar ventas, marketing y atención al cliente en un solo lugar. Aunque Zoho CRM incluye un seguimiento básico de tareas y actividades (llamadas, reuniones, seguimientos), no ofrece funciones completas de gestión de proyectos por sí solo. Para eso, Zoho ofrece una herramienta dedicada llamada Zoho Projects, que se integra con Zoho CRM. Juntos, permiten administrar relaciones con clientes y la ejecución de proyectos en un sistema unificado.

Resumen de Zoho CRM

• Facilidad de uso: Bastante fácil de aprender, aunque hay una ligera curva de aprendizaje. Los administradores y managers de CRM deben contemplar 1-2 semanas de capacitación.
• Gestión de contactos y leads: Ofrece funciones completas para gestionar contactos y leads, incluyendo puntuación de leads, embudos de ventas y seguimiento de oportunidades.
• Seguimiento de tareas y proyectos: Gestiona actividades como tareas, llamadas, reuniones y recordatorios vinculados a leads o tratos en Zoho CRM. Obtén funciones completas de gestión de proyectos en Zoho Projects.
• Colaboración: Los equipos pueden compartir notas, etiquetar colegas y adjuntar documentos dentro de un registro en Zoho CRM. Si agregas Projects, la colaboración se amplía con discusiones, comentarios, intercambio de archivos y actualizaciones de tareas en tiempo real. Tanto equipos de ventas como de entrega ven el estado de los proyectos sin salir del ecosistema Zoho.
• Automatización: Tareas rutinarias como seguimientos, asignación de tareas y notificaciones se automatizan en Zoho CRM. Con Projects conectado, las automatizaciones también pueden crear proyectos y asignar tareas, uniendo ventas y ejecución.
• Integraciones: Soporta más de 1,100 integraciones de apps listas para usar, incluyendo QuickBooks, Mailchimp y Slack. La integración con Zoho Projects es nativa, asegurando una transición fluida de ventas cerradas a la entrega del proyecto.
• Precio accesible: Una de las herramientas de gestión de proyectos más accesibles cuando se combina con un CRM. Los planes inician en $14 por usuario al mes, facturados anualmente. Zoho Projects tiene un plan gratis para hasta cinco usuarios. Los planes de pago comienzan en $5 por usuario al mes.
• Reportes y dashboards: Ofrece dashboards y reportes personalizables con gráficos, KPIs y pronósticos. Para análisis avanzados (como insights de ventas entre proyectos), los negocios pueden conectar Zoho Analytics o usar los reportes integrados en Zoho Projects.

HubSpot - Ideal para negocios en crecimiento que buscan adopción fácil

HubSpot CRM es una CRM en la nube diseñada para gestionar ventas, marketing y servicios al cliente. Ofrece capacidades básicas de gestión de proyectos a través del seguimiento de tareas y la automatización de flujos de trabajo. Sus mayores ventajas están en su CRM principal gratuito, una interfaz intuitiva y la integración perfecta con los hubs de marketing, ventas y servicio de HubSpot. Aunque incluye funciones esenciales de gestión de proyectos para equipos pequeños, puede quedarse corto para necesidades más complejas. En general, es una CRM fácil de usar que brinda gestión de proyectos básica y automatización de flujos de trabajo sin configuraciones técnicas complicadas.

Resumen de HubSpot

• Facilidad de uso: Interfaz amigable y curva de aprendizaje mínima, ideal para negocios pequeños y medianos. La mayoría encuentra la plataforma intuitiva, con un diseño limpio y navegación sencilla.
• Gestión de contactos y prospectos: Incluye herramientas para crear registros de contacto, registrar actividades de ventas y ver interacciones previas.
• Seguimiento de tareas y proyectos: Incluye funciones de gestión de tareas como listas de pendientes y seguimiento de actividades. Para funciones más avanzadas, como diagramas de Gantt y cronogramas, generalmente se requiere integración con herramientas externas.
• Colaboración: Bandejas compartidas, asignación de tareas, comentarios e integraciones con Slack/Teams mantienen alineado al equipo.
• Automatización: Los planes Free y Starter ofrecen automatización limitada; los flujos de trabajo avanzados están disponibles desde el plan Professional en adelante.
• Integraciones: Se integra con más de 1,900 aplicaciones, incluyendo QuickBooks Online y Xero, así como plataformas de marketing como Mailchimp.
• Accesibilidad: CRM gratis para siempre. Los planes pagos empiezan desde $15 por usuario al mes.
• Reportes y dashboards: Aunque las funciones avanzadas de analítica están en planes superiores, la versión gratuita ofrece reportes básicos ideales para pequeños negocios.

Salesforce - Ideal para empresas con altas necesidades de seguridad y cumplimiento

Salesforce CRM es una plataforma CRM potente y altamente personalizable diseñada para unificar ventas, marketing, servicio y datos de clientes. Aunque incluye funciones básicas de seguimiento de tareas, la gestión completa de proyectos normalmente requiere complementos de AppExchange (como Mission Control o Inspire Planner) o integraciones con herramientas de gestión externas. Sus puntos fuertes están en la escalabilidad, automatización, inteligencia artificial y su enorme ecosistema de integraciones.

Resumen de Salesforce

• Facilidad de uso: Está pensada para ser fácil de usar y cuenta con completos recursos de formación para quienes están empezando. Sin embargo, los nuevos usuarios pueden encontrar una curva de aprendizaje.
• Gestión de contactos y prospectos: Todos los contactos, prospectos, cuentas e interacciones relacionadas se almacenan en una sola plataforma. El usuario obtiene una vista 360° de cada cliente, incluidas sus campañas de correo, llamadas, reuniones, compras e interacciones en redes sociales.
• Seguimiento de tareas y proyectos: El seguimiento de tareas y actividades viene integrado; la gestión real de proyectos requiere aplicaciones de terceros.
• Colaboración: Los equipos pueden asignar tareas, establecer fechas límite y dar seguimiento al avance directamente en Salesforce. También se integra con correo electrónico, calendarios, Slack y otras plataformas de colaboración.
• Automatización: Incluye reglas de flujo de trabajo, un generador de procesos y Einstein AI para automatizar tareas como la asignación de prospectos, envíos de emails de seguimiento y actualización de datos.
• Integraciones: Es compatible con más de 9,000 integraciones con aplicaciones de terceros, incluido software de contabilidad como QuickBooks y plataformas de marketing como Mailchimp.
• Accesibilidad: Desde $25 por usuario al mes.
• Reportes y tableros: Ofrece potentes herramientas de reporte y tableros que permiten visualizar métricas clave en tiempo real con gráficos, medidores, tablas y diagramas. La personalización por arrastrar y soltar facilita crear tableros para equipos o directivos.

Keap - Mejor para pequeños negocios y emprendedores individuales

Keap CRM es una plataforma en la nube pensada principalmente para pequeños negocios, emprendedores individuales y empresas de servicios. A primera vista, puede parecer costoso. Pero para algunos negocios, puede resultar una buena inversión. Combina CRM, automatización de marketing y funciones básicas de gestión de proyectos en una sola plataforma. También incluye email marketing, programación de citas y facturación, lo que significa que podría reemplazar otro software para ciertos usuarios. Puede ser menos indicado para grandes empresas o flujos de trabajo muy complejos. En general, Keap CRM ofrece una solución todo en uno práctica para negocios en crecimiento que buscan eficiencia y automatización sin necesitar conocimientos técnicos avanzados.

Resumen de Keap

• Facilidad de uso: Diseñado para ser fácil de usar, con una interfaz intuitiva y herramientas de arrastrar y soltar. Los nuevos usuarios pueden adaptarse rápido sin entrenamiento extenso.
• Gestión de contactos y prospectos: Ofrece una gestión integral de contactos y prospectos, con funcionalidades como etiquetas, puntuación de prospectos y automatización del embudo de ventas.
• Seguimiento de tareas y proyectos: Permite gestionar tareas ligadas a los flujos de trabajo del CRM, pero no tiene funciones completas de gestión de proyectos.
• Colaboración: Facilita la colaboración de equipos permitiendo asignar tareas, definir fechas de entrega y hacer seguimiento de avances. Sin embargo, se centra principalmente en actividades de ventas, citas y seguimientos automáticos, no en trabajo colaborativo de proyectos.
• Automatización: La función más destacada de Keap. Incluye emails de seguimiento, asignación de tareas y activadores de proyectos. Se pueden configurar flujos de trabajo fácilmente para automatizar tareas repetitivas.
• Integraciones: Conecta Keap con miles de apps, incluyendo herramientas de gestión de proyectos, software de generación de prospectos y redes sociales. También soporta integraciones con herramientas externas de automatización y productividad vía Zapier.
• Asequibilidad: Ofrece una prueba gratuita. Los planes pagados comienzan en $249 al mes, y cada usuario adicional cuesta $39 al mes.
• Reportes y tableros: Los reportes son sencillos y están pensados para pequeños negocios. Se enfocan en el estado del embudo de ventas, tendencias de ingreso y desempeño de campañas.

Capsule - Mejor para equipos móviles y remotos

Capsule CRM es una plataforma en la nube pensada para pequeñas y medianas empresas, freelancers y emprendedores individuales. Se centra en una gestión de relaciones con clientes simple y organizada, con funciones ligeras de gestión de proyectos y tareas. El software es ideal para negocios pequeños o profesionales independientes que buscan un CRM asequible y fácil de usar, con funciones básicas de gestión de proyectos. Además, cuenta con una excelente app móvil para iOS y Android para equipos que necesitan actualizar oportunidades, registrar interacciones o gestionar tareas desde cualquier lugar.

Resumen de Capsule CRM

• Facilidad de uso: Destaca por su interfaz intuitiva y mínima curva de aprendizaje. Es accesible incluso para usuarios sin experiencia técnica.
• Gestión de contactos y prospectos: Permite almacenar toda la información de clientes, prospectos y socios en un solo lugar. También ofrece un historial completo de comunicaciones, como emails, llamadas, documentos y notas de reuniones.
• Seguimiento de tareas y proyectos: Ofrece una gestión ligera de tareas y seguimiento de flujos de trabajo (mediante Cases y Tracks), pero no gestión completa de proyectos.
• Colaboración: Permite compartir notas, archivos y tareas. Aunque no tiene portales de cliente integrados, las integraciones con otras herramientas pueden ampliar sus capacidades colaborativas.
• Automatización: La automatización es básica. Incluye recordatorios de tareas, Tracks (secuencias de tareas) e integraciones vía Zapier.
• Integraciones: Se integra con una amplia variedad de aplicaciones, incluyendo software de contabilidad como Xero y QuickBooks, plataformas de correo como Gmail y herramientas de marketing como Mailchimp.
• Asequibilidad: El plan gratuito incluye dos usuarios. Los planes de pago empiezan en $18 por usuario al mes.
• Reportes y tableros: Incluye tableros de reportes para embudo de ventas, tareas y conversiones.

Lee: Cómo elegir un CRM

CRM en gestión de proyectos: Ejemplos

Negocios de todo tipo y tamaño combinan la gestión de proyectos y el software de CRM para mejorar sus operaciones. Aquí tienes algunos ejemplos de pequeños negocios y emprendedores que han transformado con éxito su relación con clientes usando la combinación adecuada de CRM y gestión de proyectos.

Ejemplo 1: Velv usa Monday.com para aumentar la automatización y la satisfacción del cliente

Velv, una empresa de desarrollo de software con sede en Portugal, buscaba cómo lidiar con flujos de trabajo desconectados y procesos manuales. Perder tiempo buscando datos, enviar infinidad de correos y usar sistemas desconectados les costaba tiempo, ralentizaba la colaboración y ponía en riesgo la experiencia del cliente.

Velv eligió Monday.com para la gestión de proyectos, pero pronto descubrió que también podía usarlo para construir un CRM adaptado a su proceso de ventas específico. Ahora la empresa usa Monday para gestionar pipelines de ventas y flujos de trabajo postventa, evaluaciones de desempeño e incluso el proceso de reclutamiento.

¿El resultado? Un 80% menos de correos internos, gracias a las automatizaciones y actualizaciones. Velv también ha mejorado en un 60% el seguimiento de ventas, ya que todas las interacciones y actualizaciones clave están disponibles para cualquier persona del equipo.

Lee la historia completa en Monday.com.

Ejemplo 2: Negocio pequeño / emprendedor mejora la comunicación con clientes

Stuart George, fundador y Director Creativo de CKP Creative, necesitaba integrar sus herramientas digitales de negocio. Usaba Trello para gestión de proyectos, pero tenía sus comunicaciones dispersas entre Gmail y Slack. Stuart sabía que necesitaba una forma de alinear mejor su negocio con sus clientes.

CKP Creative tenía solo dos empleados en ese entonces, lo que hacía todavía más urgente la necesidad de consolidar su stack tecnológico. Stuart optó muy rápido por implementar Zoho One (una suite todo-en-uno que incluye CRM, gestión de proyectos y mucho más) por la flexibilidad de sus aplicaciones e integraciones. Ahora la empresa usa una suite integrada de aplicaciones para gestionar tanto la relación con clientes como los flujos de trabajo de proyectos de forma cohesionada.

Gracias al nuevo software, la agencia mejoró la comunicación con sus clientes y los indicadores internos. Además, registraron una mejora del 60% en los KPIs.

Lee la historia completa en Zoho.

Ejemplo 3: Pequeña agencia digital centraliza sus operaciones

Yaralink, una pequeña agencia de marketing digital, gestionaba su trabajo con Google Workspace y varias apps, pero la falta de integración hacía que los flujos de trabajo fueran poco eficientes.

Buscaban específicamente un CRM y un software de gestión de proyectos y decidieron probar Flowlu. La configuración fue sencilla. En solo un día ya estaban gestionando flujos de trabajo de proyectos, facturación, seguimiento de tareas, portales de clientes, embudos de ventas y más, todo dentro de Flowlu.

¿El resultado? Un flujo de trabajo completamente centralizado, sin necesidad de cambiar de app, lo que agilizó la entrega del trabajo. Esto ayudó a Yaralink a seguir siendo competitiva en un mercado muy exigente.

Lee la historia completa en Flowlu.

Reflexiones finales

Encontrar el mejor software de CRM y gestión de proyectos no se trata tanto de buscar la “mejor” herramienta, sino la que realmente se ajuste a lo que necesitas. Si te sientes saturado o no sabes por dónde empezar, podemos ayudarte. Hemos probado y analizado decenas de los mejores CRMs y mejores herramientas de gestión de proyectos para que elijas las herramientas que más te convienen.

O prueba nuestro buscador. Te facilita comparar software porque encuentra la mayoría de respuestas por ti. Solo tienes que responder unas preguntas clave y el buscador te dará una recomendación rápida y adaptada a tus necesidades.