Cómo elegir un CRM: guía paso a paso

Elegir el CRM adecuado es más complicado que planear tus próximas vacaciones. Con tantas opciones y precios diferentes, ¿cómo saber cuál es el mejor CRM para tu pequeño negocio?

Todo se reduce a entender tu negocio, tu flujo de trabajo y tus planes a futuro. En esta guía, te mostraremos cómo elegir un sistema CRM que se ajuste a tus necesidades y presupuesto.

Paso 1: Identifica tus objetivos

Cada CRM es diferente y está diseñado con distintos objetivos en mente. Algunos CRM, como Streak, son muy básicos y fáciles de usar. Otros, como Salesforce, son más complejos y requieren tiempo para aprenderlos.

Antes de empezar a comparar herramientas y leer opiniones de usuarios, necesitas comprender por qué necesitas un CRM en primer lugar. Pregúntate qué problemas quieres resolver y usa eso como punto de partida.

• ¿Se están perdiendo contactos potenciales?
• ¿La comunicación con clientes es desorganizada?
• ¿Falta visibilidad de tu pipeline de ventas?
• ¿Estás perdiendo seguimientos o tienes problemas para retener clientes?

Ahora, haz una lista de tus principales objetivos y ordénalos por prioridad. Podría verse así:

1. Guardar todos mis contactos potenciales y clientes en un solo lugar.
2. Enviar seguimientos automáticos a nuevos contactos potenciales.
3. Mejorar la visibilidad de mi pipeline de ventas.
4. Automatizar la incorporación de nuevos clientes.
5. Enviar recordatorios de pago automáticos.

Una vez que tengas esto, puedes empezar a relacionar esos objetivos con funciones y capacidades específicas que quieras en un CRM. Así podría verse:

Ahora ya sabes cuáles son tus principales problemas y qué funciones son más importantes. Pero antes de empezar oficialmente a buscar opciones, necesitas entender exactamente dónde y por qué están ocurriendo los puntos de dolor. Así que, el siguiente paso es analizar de cerca tus procesos internos.

Paso 2: Analiza los procesos del negocio

No asumas que un CRM va a solucionar todos tus problemas. Aunque puede hacer que tu negocio sea más eficiente y organizado, no puede arreglar un proceso que ya está roto ni hacer que los miembros del equipo cumplan con su responsabilidad.

Revisar de cerca tus procesos del negocio te ayudará a detectar ineficiencias, ver lo que se puede automatizar y mejorar la consistencia. También te permitirá entender mejor qué necesitas de un CRM y encontrar cualquier problema que un CRM no pueda resolver. Aquí tienes un enfoque rápido paso a paso para auditar tus procesos internos:

• Elige un proceso central a la vez. Comienza por la mayor área problemática, como cotizaciones no enviadas, y después revisa los demás procesos uno por uno.
• Haz una lista con todos los pasos de ese proceso. Parte desde el principio y sigue hasta el final. Por ejemplo, un proceso estándar de lead a cliente podría verse así:

Lead envía formulario > Se crea cotización personalizada > Cotización se manda por correo manualmente > Lead agenda cita y paga el anticipo > Inicia onboarding del cliente

Hacer esto te ayudará a entender dónde está la fricción y si un CRM puede solucionarla.

• Identifica quién hace cada tarea. Anota quién es responsable de cada tarea y si la transferencia entre personas es fluida o problemática.
• Busca fricción y cuellos de botella. ¿Qué pasos consumen más tiempo? ¿Qué partes son confusas? ¿Hay pasos que suelen olvidarse?
• Descarta primero soluciones más simples o económicas. Ahora que tienes claro cómo funciona el proceso, pregúntate si realmente necesitas un CRM o si primero te basta otra cosa. Quizá solo necesites una herramienta de agenda o una plataforma de automatización de email marketing. O tal vez te ayudan mejores procedimientos estándar o gestión de proyectos.

Un CRM sirve para organizar y seguir las relaciones con los clientes. Pero si tu negocio no tiene flujos de trabajo claros, solo será una libreta de contactos desordenada con más botones. Solo considera un CRM si tienes procesos claros y repetibles, más volumen del que tu equipo puede manejar y necesitas acceso a varias funciones o herramientas.

Paso 3: Identifica necesidades y prioridades del usuario

Si no sabes lo que realmente tú o tu equipo necesitan del CRM, elegirás la herramienta equivocada o no aprovecharás la que tienes. Habla con quienes van a usar el CRM y haz preguntas como:

• “¿Qué es lo más frustrante de tu flujo de trabajo actual?”
• “¿Qué tareas repites todos los días o todas las semanas?”
• “¿Dónde se pierden las cosas o se pasan por alto?”
• “¿Qué herramientas usas actualmente para dar seguimiento o gestionar tu trabajo?”
• “¿Qué cosa haría tu trabajo más fácil?”

Esta información te ayudará a separar lo necesario para que puedan hacer mejor su trabajo de lo que sería solo un extra. Así podría verse una lista de requerimientos:

Hacer este ejercicio también te ayudará a evitar pagar por cosas que no usas o adoptar un CRM demasiado complejo para lo que necesitas. Es importante saber cómo trabaja tu equipo para elegir una herramienta que resuelva tus problemas.

Paso 4: Define tu presupuesto

Siempre vas a encontrar una amplia variedad de precios al comparar suscripciones de software. También notarás que los productos tienen estructuras de precios diferentes, lo que dificulta comparar uno a uno.

Así que, antes de meterte de lleno en los detalles de precios para tu CRM, es mejor establecer un rango alto y bajo para tu presupuesto. ¿Cuánto puedes gastar cómodamente cada mes en tu CRM? ¿Cuál es el máximo que estarías dispuesto a invertir en la solución ideal? Establecer un rango así te ayuda a reducir tus opciones desde el inicio y facilita la búsqueda.

Aquí te explicamos cómo definir un presupuesto:

1. Evalúa tu flujo de efectivo mensual: Revisa tus ingresos recurrentes mensuales de los últimos 6 a 12 meses y define un límite de gasto cómodo. Considera la estacionalidad y decide si podrías seguir pagando tu suscripción de CRM si tus ingresos bajan. Por lo general, no conviene gastar más del 3-7 % de tu flujo de efectivo mensual en suscripciones de software (considerando todas las herramientas).
2. Considera el ROI: Piensa en tu CRM como una inversión, no como un simple gasto. Reflexiona sobre cómo te ayudará a hacer crecer tu negocio y si vale la pena asignar más presupuesto. Por ejemplo, un CRM con funciones de automatización avanzadas puede permitirte ahorrar en personal con el tiempo.
3. Ten en cuenta el costo total de propiedad: Algunos CRM publicitan precios bajos, pero añaden cargos ocultos o estructuras de precios complejas. Por ejemplo, podrías tener que pagar extra por usuarios adicionales o almacenamiento de contactos. Ten esto presente para evitar sorpresas cuando llegue el momento de firmar el contrato.
4. No olvides el costo de oportunidad: Quizá te tiente ahorrar eligiendo una opción más barata, pero piensa en lo que podrías estar perdiendo por eso. Un CRM sin automatizaciones puede ser más económico al principio, pero podría salirte caro en términos de eficiencia o productividad más adelante.
5. Planea para la capacitación e implementación: Considera el tiempo que requerirás para implementar y capacitarte en un nuevo CRM. Los CRM más completos pueden tomar más tiempo para configurarse y requieren más capacitación. Eso puede restar tiempo a actividades que generan ingresos, así que incluye la formación e implementación en tu presupuesto.

Si mantener bajo el costo de tu CRM es importante para ti, revisa nuestra lista de los mejores CRM económicos y de los mejores CRM gratuitos. Como puedes ver en la imagen de abajo, puedes filtrar nuestra lista según lo que más te interese.

Además, cada opción de la lista se despliega para mostrarte todas las características clave. Esto está pensado para ayudarte a agregar o descartar opciones de software rápidamente. Puedes añadir cualquier opción que te interese directamente a nuestro comparador para analizarlas más a fondo.

Paso 5: Considera la escalabilidad

Si planeas hacer crecer tu negocio, necesitas encontrar un CRM que pueda crecer contigo. Asegúrate de que tu CRM tenga suficientes funciones y reciba actualizaciones con la frecuencia necesaria para apoyarte al menos durante los próximos dos o tres años.

La escalabilidad es difícil de prever, y aquí es donde más suelen cometerse errores. Es tentador elegir una solución económica por ahora y pensar en actualizar más adelante, pero eso es más complicado de lo que parece. Cambiar de software puede interrumpir la continuidad del negocio y afectar tus resultados. Además, tu retorno de inversión podría verse afectado si el CRM no tiene las funciones y capacidades que necesita tu empresa en crecimiento.

Elegir un CRM escalable que crezca con tu negocio puede ayudarte a evitar problemas conforme avanzas y proteger tu retorno de inversión a medida que tus operaciones y base de clientes aumentan. Así puedes evaluar la escalabilidad de un CRM:

• Conoce las limitaciones y evalúa los costos de actualización: Es buena idea empezar con un plan gratuito o básico. Pero asegúrate de entender sus limitaciones y cuán pronto vas a necesitar cambiar de plan. Investiga cómo sería actualizar más adelante. ¿Cuánto cuesta el siguiente nivel? ¿Qué funciones incluye? Algunos CRMs ofrecen planes atractivos para principiantes, pero puede haber un gran salto de precio para acceder al siguiente nivel.
• Revisa los límites de usuarios y los modelos de licenciamiento: Algunos CRMs cobran por usuario, por contactos o por uso. Busca planes que te permitan añadir nuevos usuarios o almacenar más contactos sin que el costo suba demasiado.
• Evalúa la capacidad de integraciones: Tu CRM debe integrarse bien con el resto de tu stack tecnológico. Evalúa su capacidad de integración y revisa qué tan fácil se conecta con plataformas de comercio electrónico, software de contabilidad, herramientas de gestión de proyectos y más. Busca integraciones nativas con tu stack actual y fíjate si soporta APIs o conectores externos para mayor flexibilidad en el futuro.
• Busca opciones de personalización: Tu negocio va a cambiar conforme crece, y tus necesidades de CRM también. Ya sea que actualices procesos, procedimientos operativos, tecnología o estandarización, tu CRM debe acompañarte en ese cambio. Busca funciones como campos personalizados, objetos personalizados, flujos de trabajo de varios pasos, embudos de ventas personalizados, reportes personalizados y acceso a APIs para asegurarte de que el CRM escale sin problemas.
• Investiga la estabilidad y soporte del proveedor: Indaga sobre la empresa para ver si es estable y tiene una base de usuarios sólida. Revisa con qué frecuencia actualizan funciones e infraestructura. También averigua la calidad del soporte al cliente que ofrecen.
• Evalúa el costo total de propiedad a lo largo del tiempo: Considera los aumentos en las tarifas de suscripción, ampliación de almacenamiento y costos de integración. Calcula cuánto costaría mantener tu CRM si duplicas o triplicas tu tamaño actual para ver si sigue siendo viable.

Paso 6: Arma tu lista de opciones de CRM

Ahora que ya sabes lo que necesitas, es momento de crear tu lista corta. Elige de tres a cinco de tus principales opciones para analizarlas a fondo. Puedes usar la lista de necesidades y el presupuesto que creaste antes para acotar tu selección.

Luego, visita nuestro comparador de software. Como estás buscando un CRM, lo ideal es comparar software CRM haciendo clic en la opción de CRM.

Haz clic en el botón “+” para agregar proveedores y crear una lista con tus mejores opciones. Puedes elegir entre más de 35 de los mejores CRM del mercado. Créenos, los probamos todos a fondo.

Para este ejercicio, vamos a comparar HubSpot, Brevo, Pipeline y Freshworks.

Para hacerlo, solo tienes que buscar el proveedor de software en la lista, seleccionarlo y hacer clic en “Confirmar”. Puedes agregar tantos como quieras.

Paso 7: Compara las funciones de los CRM

El siguiente paso es revisar más a fondo las opciones de CRM que quieres comparar y ver cómo se diferencian entre sí.

Lo primero que notarás es que solo tres de las opciones seleccionadas (HubSpot, Brevo y Freshworks) ofrecen un plan gratuito. Y solo el plan gratuito de Brevo permite acceder a la automatización. También puedes comparar directamente otras funciones para ver qué opciones incluyen la mayoría de las que necesitas.

Pero digamos que quieres profundizar más. Puedes encontrar todo tipo de información sobre las diferentes funciones que te interesan. Así que piensa en la escalabilidad y revisa lo que ofrecen los planes de pago. Puede que notes que Brevo permite usuarios ilimitados sin costo adicional por usuario, mientras que las otras opciones te exigirán comprar asientos extra si tu equipo crece.

También debes tener en cuenta que si ves una X roja en la tabla, puedes pasar el cursor por encima para obtener más información. Esto te puede mostrar que la función está disponible, pero solo en planes de nivel superior. Esta información puede ser útil si no se trata de una función necesaria, pero sí de algo que podrías querer en el futuro.

También puedes usar el control deslizante 'Solo las diferencias' para eliminar cualquier elemento donde todos los proveedores seleccionados tengan los mismos valores.

Después de comparar tus principales opciones en detalle, revisa los pros y contras que hemos señalado para cada una. También puedes tener tus propias ventajas y desventajas según tus necesidades específicas.

Paso 8: Prueba tus opciones principales

Ojalá que en este punto ya hayas reducido tus opciones a dos o tres CRMs principales. La mayoría de los CRMs ofrecen un plan gratis o al menos una prueba gratuita, así que es buena idea probarlos antes de actualizar a un plan base. Durante esta etapa, te puede servir llevar una lista de lo que te gusta y lo que no de cada opción. Considera preguntas como:

• ¿Qué tan fácil es de usar? ¿El proceso de configuración y bienvenida es sencillo? ¿Es fácil navegar y encontrar lo que buscas?
• ¿Se integra fácilmente con mis otras herramientas? ¿Necesito ayuda de un desarrollador para conectar mi CRM con mi sitio web?
• ¿El soporte al cliente es útil? ¿Ofrecen recursos gratuitos y materiales de capacitación?
• ¿Funciona bien con mis procesos actuales? ¿Puedo personalizar los flujos de trabajo, los campos de contacto y las etapas del embudo?

También deberías probar tu CRM pensando en escenarios futuros. Revisa cómo aumentan los precios a medida que agregas más contactos y usuarios a tu plan. Algunos CRMs pueden ser económicos al principio, pero el costo puede crecer de manera exponencial si no tienes cuidado. Por ejemplo, Pipeline está limitado a 250 contactos en su plan base. Si tu lista de contactos supera ese número, necesitarás una actualización costosa para almacenarlos.

Probar tu CRM se trata de ver qué tan bien funciona para tu situación actual y cómo apoyará tus planes de crecimiento. Analiza qué tanto te sirve el plan base hoy mientras consideras cómo la estructura de precios y los planes escalonados te pueden impactar en el futuro.

Paso 9: Toma tu decisión

Ya comparaste y probaste tus diferentes opciones. El último paso es tomar una decisión final. Evita errores comunes como elegir un CRM demasiado complejo o muy limitado para tu negocio. Busca uno que tenga la mayoría (o todas) las funciones que necesitas a un precio que se ajuste a tu presupuesto. Debes asegurarte de que se integre con las herramientas que usas todos los días. Así evitas problemas con datos fragmentados y soluciones manuales.

Elige el CRM que mejor te funcione y comienza el proceso de configuración y bienvenida. Considera aspectos importantes como:

• Importar datos limpios: Asegúrate de que todos tus datos de clientes estén completos, correctos y mapeados a los campos correctos en tu CRM.
• Integración con herramientas existentes: Conecta tu CRM con tus herramientas actuales, como tu CMS, correo electrónico, cuentas de redes sociales y herramientas de agenda.
• Capacitación y formación: Familiarízate con tu CRM aprovechando cualquier material de capacitación y formación que te ofrezcan. Te recomendamos conseguir certificaciones relevantes.

Esta forma de abordar el proceso te ayuda a maximizar la adopción y a sacar verdadero valor de tu inversión en el CRM.

Bonus: Atajo para elegir un CRM

Hay muchos factores a considerar al comparar CRMs para tu negocio. Si ahora mismo te sientes abrumado, nuestro buscador hace que comparar CRMs sea muy fácil, ya que encuentra la mayoría de las respuestas por ti. Solo tienes que responder unas preguntas clave y el buscador te dará rápidamente una recomendación adaptada a tus necesidades.

Así funciona.

Paso 1: Abre el buscador

Ve al buscador y selecciona la categoría “CRM”. Luego, escribe tu nombre para que podamos dirigirnos a ti. No te preocupes, no recolectamos tus datos ni tu correo electrónico.

2. Responde preguntas clave sobre tu negocio

Después, dinos qué es más importante para ti para que nuestro algoritmo pueda darte una recomendación personalizada. Se te va a preguntar sobre:

• El número de usuarios que necesitas en tu CRM.
• Qué funciones son más importantes para ti.
• Qué tan importante es el precio para tu decisión.

Una vez que respondas todas las preguntas, recibirás una recomendación personalizada basada en miles de puntos de datos. También te daremos toda la información clave que debes saber sobre este software, incluyendo precios, lista de funciones, integraciones, seguridad y ventajas y desventajas.

Así de simple. Pruébalo tú mismo.

Cómo encontrar el mejor CRM para ti

Elegir un CRM no tiene por qué ser complicado. Estamos aquí para hacerlo sencillo. Como una plataforma confiable de asesoría en software, te ofrecemos las mejores herramientas, conocimientos e información para ayudarte a elegir el CRM adecuado para las necesidades de tu pequeña empresa.

Hemos probado y revisado rigurosamente los principales CRM del mercado y hemos creado herramientas y algoritmos inteligentes para ayudarte a encontrar la opción ideal. Mientras que algunos dueños de pequeñas empresas tienen dificultades para mantener el orden y la eficiencia, tú no tienes por qué ser uno de ellos. Deja de preocuparte por cómo elegir una solución CRM y deja que nuestras herramientas hagan el trabajo pesado por ti.