Fundamentos de la gestión de proyectos: principios clave que todo mánager debe conocer

A la gente le encanta emprender proyectos, desde los clubes de arte del instituto hasta las grandes iniciativas empresariales. Para que cualquier proyecto tenga éxito, debe existir un sistema que lo coordine de principio a fin. De lo contrario, es probable que sea un caos. Por supuesto, el tamaño y el alcance de un proyecto determinan el tipo de gestión que requiere, pero todos los proyectos necesitan esto de una forma u otra: gestión de proyectos (GP).

Esta guía está diseñada para proporcionar una visión general de los fundamentos de la gestión de proyectos en un entorno empresarial. Abarcará temas como la comprensión de los distintos tipos de metodologías de gestión de proyectos, las diferentes fases de un proyecto y consejos para tener éxito como gestor de proyectos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la práctica de supervisar un proyecto de principio a fin. Se establece un marco para organizar el proyecto y garantizar que alcance sus objetivos en el plazo previsto. Los equipos deben respetar el marco y utilizarlo para medir los progresos, informar de los problemas y tomar decisiones.

La gestión de proyectos también incluye diversas herramientas, procesos y sistemas empleados en un proyecto. El objetivo final es entregar un producto o servicio valioso respetando el presupuesto y los plazos. Tener presentes a las partes interesadas, o a tus clientes, es clave, ya que su satisfacción es la medida última del éxito.

Según el Project Management Institute, el 11,4% de cada dólar gastado en proyectos se perdió debido a prácticas ineficaces de gestión de proyectos en 2020. Esta cifra es un claro testimonio de la importancia de la gestión de proyectos y de cómo facilita el éxito de los proyectos.

Áreas de la gestión de proyectos

Cuando se trata de un proyecto a gran escala, recuerda que la gestión de proyectos es un término general que engloba diferentes áreas de especialización. Como tal, debes tener en cuenta todas las áreas del proyecto. Estas pueden variar en función del tipo de proyecto, pero suelen incluir lo siguiente:

• Riesgo: El análisis y la gestión de riesgos identifican y mitigan los riesgos asociados al proyecto. Esto incluye los riesgos financieros, técnicos, jurídicos y de personal.
• Costes: El control de costes implica la gestión del presupuesto del proyecto. Incluye hacer un seguimiento de los gastos, negociar con vendedores y proveedores, e identificar las áreas en las que se pueden ahorrar costes.
• Programación: Algunos proyectos tienen plazos más complicados que otros. La programación implica fijar plazos para cada paso del proyecto y gestionar los recursos, como el personal y los materiales, para garantizar que se cumplan esos plazos.
• Alcance: ¿Cuál es el tamaño y el alcance del proyecto? ¿Es realizable en el plazo asignado? La gestión del alcance implica establecer objetivos y expectativas realistas para el proyecto, al tiempo que se comprenden los posibles cambios de alcance que puedan producirse en el camino.
• Calidad: El control de calidad es una parte integral de cualquier proyecto. Implica garantizar que el producto o servicio cumple las normas y expectativas designadas. Esta área puede incluir la realización de pruebas rigurosas, la evaluación de los comentarios de los clientes y la garantía de que todos los entregables cumplen las especificaciones requeridas.
• Partes interesadas: Mantener informadas a las partes interesadas es vital para el éxito de un proyecto. Debes proporcionarles actualizaciones periódicas e informarles de cualquier cambio o problema.
• Recursos: La gestión de recursos implica asignar los recursos adecuados (personas, equipos, materiales, etc.) a las tareas adecuadas en el momento adecuado. Es una parte crucial de cualquier proyecto y requiere una planificación cuidadosa.
• Otras: Hay muchas más áreas de la gestión de proyectos, como la comunicación y las adquisiciones, pero también áreas específicas de la naturaleza y el alcance del proyecto, que deben evaluarse individualmente.

Comprender el papel de un gestor de proyectos

Como puedes ver, hay mucho que considerar en relación con la gestión de proyectos. Requiere ojo avizor, atención al detalle y capacidad para adaptarse y ajustarse a medida que cambian las circunstancias. Ahí es donde entra en juego el gestor de proyectos.

Un gestor de proyectos es responsable de hacerse cargo y dirigir al equipo de principio a fin. Debe comprender los elementos que componen el éxito de un proyecto y, al mismo tiempo, mostrar las dotes de liderazgo necesarias para llevarlo a cabo.

El trabajo de un gestor de proyectos puede ser complejo y exigente. Un buen gestor de proyectos debe ser organizado y comprender las necesidades de las partes interesadas. Su comunicación tiene que ser precisa y eficaz, garantizando que todo el mundo sea escuchado y valorado. Establecerá las metas y los objetivos, asignará tareas a los miembros del equipo, controlará el progreso y los presupuestos, proporcionará retroalimentación a lo largo del camino y, finalmente, tendrá que dirigir el proyecto en diferentes direcciones según sea necesario.

Diferentes tipos de metodologías de gestión de proyectos

La gestión de proyectos no es única. Los distintos proyectos requieren distintos enfoques, y hay varias metodologías entre las que elegir. Cada una tiene sus pros y sus contras y debe elegirse en función de las necesidades específicas del proyecto.

Cascada

El método en cascada es un enfoque lineal de la gestión de proyectos. Consiste en dividir el proyecto en distintas fases y trabajar en ellas secuencialmente. Se centra en la fase de planificación, que establece una hoja de ruta detallada sobre cómo debe progresar el proyecto. A menudo considerado un enfoque rígido y tradicional, es el más adecuado para proyectos relativamente sencillos y bien definidos.

Es probable que no puedas hacer ningún cambio una vez que hayas empezado el proyecto, por lo que es esencial que te asegures de que todas las partes interesadas están de acuerdo con el plan. Cada fase requiere que se complete la anterior antes de poder comenzar.

Agile

Quizá la metodología de gestión de proyectos más popular hoy en día sea la metodología agile. Este método procede del mundo del desarrollo de software y se basa en la idea del progreso iterativo. Es una filosofía general que impulsa muchos marcos de trabajo hoy en día. La metodología ágil se centra en la iteración rápida y la retroalimentación constante, lo que conlleva mejores resultados para los proyectos flexibles.

El enfoque permite cambios y modificaciones a medida que avanza el proyecto. También fomenta la colaboración entre todas las partes interesadas y los equipos que trabajan juntos para alcanzar sus objetivos.

El enfoque agile es ideal para proyectos complejos que requieren muchas idas y venidas entre las partes interesadas. También es estupendo para equipos multifuncionales, ya que permite que todos aporten comentarios y opiniones a lo largo del proceso.

Scrum

Como parte del marco agile, scrum es un enfoque más específico de la gestión de proyectos. Se centra en dividir las tareas en breves ráfagas de trabajo y entregarlas en trozos manejables. Estas ráfagas, también llamadas sprints, ayudan al equipo a mantenerse centrado y motivado durante el proyecto.

Scrum es transparencia, inspección y adaptación. Fomenta la comunicación abierta y la colaboración entre las partes interesadas, dirigidas por un scrum master dedicado. El equipo inspecciona constantemente su progreso y se adapta según sea necesario para cumplir los objetivos del proyecto.

Normalmente, un scrum master también facilitará el proyecto, dirigiendo reuniones diarias. En ellas, los miembros del equipo pueden hablar de sus progresos y de los obstáculos a los que se enfrentan.

Lean

La gestión ajustada de proyectos, o entrega ajustada de proyectos (LPD), es una metodología que se centra en la rentabilidad y la eficiencia. Fue desarrollada por primera vez por autores que estudiaban a Toyota en la industria manufacturera. Desde entonces se ha adaptado a muchos campos, como el desarrollo de software y la construcción.

En este caso se centra en minimizar los residuos, que pueden ser desde dinero hasta materiales y energía. Para ello, el equipo identificará lo que es esencial para el proyecto y eliminará todo lo que no sea absolutamente necesario.

La metodología lean es ideal para proyectos con recursos limitados. Anima a los equipos a pensar críticamente sobre cómo pueden utilizar sus recursos de la forma más eficaz, lo que les ayuda a crear mejores resultados con menos recursos. Las startups y las pequeñas empresas suelen encontrar en la gestión ajustada de proyectos un marco útil, al igual que las grandes empresas que dependen de muchos recursos diferentes y tienen la posibilidad de optimizar su producción y sus residuos.

Kanban

El siguiente es el sistema de gestión de proyectos Kanban. Curiosamente, también se atribuye a Toyota el mérito de ser pionera en este sistema, ya que uno de sus ingenieros lo desarrolló en los años 40 para su fabricación ajustada. Kanban (que se traduce literalmente del japonés como "tablero visual" o "señal") se basa en la visualización de los flujos de trabajo y las tareas.

Lo que antes se hacía con un tablero físico y notas adhesivas (y aún se hace en cierta medida) ahora se implementa principalmente en soluciones de software. Las tareas se dividen en columnas, como "Por hacer", "En curso" y "Hecho". Estas columnas representan el flujo de trabajo, que suele ir de izquierda a derecha.

Las notas adhesivas o entradas debajo de cada columna, como se ve en el ejemplo anterior, asignan las tareas respectivas. Cuando una tarea avanza en el flujo de trabajo, pasa a la siguiente fase.

Esta estructura ayuda a los equipos a gestionar fácilmente sus cargas de trabajo y optimizar su estrategia. Garantiza que todos puedan ver rápidamente qué está pasando y qué tareas son las siguientes.

El sistema Kanban es especialmente útil para los equipos que necesitan mantenerse flexibles, ya que les ayuda a planificar con antelación sin dejar de ser ágiles, lo que les permite adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes.

Programación extrema (XP)

Otra forma de gestión agile de proyectos es la programación extrema (XP). Como su nombre indica, esta metodología es bastante intensa. A diferencia de otros marcos ágiles, XP tiene un conjunto bastante rígido de normas que el equipo debe cumplir. De hecho, hay cinco valores rectores, cinco reglas y 12 prácticas a seguir.

Sin embargo, hay muchas similitudes entre XP y otros marcos agile. Los sprints siguen siendo una parte esencial del proceso, al igual que las reuniones diarias y la toma de decisiones colaborativa. El objetivo es entregar rápidamente software de calidad con un enfoque centrado en el cliente. También son esenciales la retroalimentación y las pruebas constantes.

Dada su especificidad y sus estrictas normas, este enfoque es el más adecuado para proyectos de software específicos. También es ideal para equipos que necesitan entregar resultados rápidamente con unos gastos generales mínimos.

Método del camino crítico (CPM)

Parte de la gestión eficaz de un proyecto consiste en priorizar las tareas. El Método del camino crítico (CPM) es una forma de hacerlo trazando las tareas con sus dependencias y duraciones asociadas. Podrás identificar qué tareas son críticas y cuáles pueden retrasarse sin afectar al calendario general.

El CPM también ayuda en la asignación de recursos, ya que comprenderás mejor cuánto tiempo y esfuerzo requiere cada tarea. Esto facilita la asignación de tareas a las personas adecuadas, garantizando que cada uno trabaje en lo que mejor sabe hacer. También ayuda a evitar cuellos de botella, ya que puedes idear planes alternativos si una tarea lleva más tiempo.

El método del camino crítico se utiliza a menudo en los proyectos grandes y en los que tienen plazos largos y muchas tareas.

Marco adaptativo de proyectos (APF)

En una línea similar, el Marco de Proyecto Adaptativo (APF) es un enfoque ágil que fomenta la flexibilidad y la colaboración. En cualquier proyecto hay muchas incógnitas, por lo que es importante adaptarse rápidamente y tomar decisiones con conocimiento de causa. El APF ayuda a los equipos a hacer precisamente eso, centrándose en el panorama general en lugar de en las tareas o funciones individuales.

Anima a los equipos a comunicarse con frecuencia y a mantenerse al día de los cambios del entorno. Con este enfoque, los equipos pueden ajustar rápidamente su estrategia y sus tácticas sin comprometer la calidad del resultado final.

Six Sigma

Por último, tenemos el enfoque Six Sigma de la gestión de proyectos. Al igual que la metodología Lean, Six Sigma trata de reducir los residuos y optimizar los procesos. Hace hincapié en la importancia de la toma de decisiones basada en datos, centrándose en la eliminación de defectos.

El enfoque Six Sigma se divide en cinco fases: definir, medir, analizar, mejorar y controlar (DMAIC). Cada fase requiere recopilar datos e idear las soluciones adecuadas. Este proceso garantiza que cualquier cambio se base en pruebas, no en especulaciones.

El proceso de gestión de proyectos

Independientemente de la metodología de gestión de proyectos que utilices, los pasos fundamentales siguen siendo los mismos. El proceso de gestión de proyectos consta de cinco fases cruciales, todas las cuales deben seguirse para obtener un resultado satisfactorio.

Iniciación

La primera fase del proyecto es la iniciación. En la iniciación defines el problema o la oportunidad y creas un plan para abordarlo. Durante esta fase, también debes establecer tus expectativas e identificar a las partes interesadas que puedan participar en el proyecto.

El objetivo final del proyecto también se determina aquí, así que es mejor tener claro lo que se pretende conseguir. También debe abordarse el alcance del proyecto, o lo que se incluye y excluye. Muchos directores de proyecto utilizan una carta de proyecto para reunir toda la información pertinente. La carta es simplemente un documento que describe el objetivo, el alcance, el calendario y el presupuesto del proyecto.

Planificación

Una vez iniciado el proyecto, es hora de pasar a la fase de planificación. Según el marco que elijas, puede ser más o menos compleja. La fase de planificación es similar a una hoja de ruta que guía el progreso del proyecto. Esboza las tareas, actividades e hitos que deben completarse para que el proyecto avance.

Desde los requisitos técnicos hasta la asignación de recursos, la fase de planificación debe abarcar todos los aspectos del proyecto. También es donde se asignarán funciones y responsabilidades a los miembros del equipo. Por ello, metodologías como la cascada requieren planes mucho más detallados que los enfoques agile.

Ejecución

A estas alturas, tu equipo debería entender claramente lo que hay que hacer y cómo hay que hacerlo. La pelota está oficialmente rodando y el proyecto pasa a su fase de ejecución. Durante esta fase, los miembros del equipo trabajarán juntos para completar las tareas y actividades asignadas durante la fase de planificación.

Si las dos fases anteriores se han realizado correctamente, la fase de ejecución debería transcurrir con relativa fluidez. En metodologías como la agile, el equipo tiene mucha más libertad creativa y puede responder rápidamente a los cambios. En cambio, el enfoque en cascada exige que se siga diligentemente cada elemento del plan para que el proyecto siga por buen camino.

Seguimiento y control

Simultáneamente, el director del proyecto es responsable de supervisar y controlar el progreso. Esta fase implica revisar el proyecto periódicamente para asegurarse de que sigue avanzando según lo previsto.

Si surge algún problema, debe abordarse con rapidez y eficacia. El director del proyecto también debe comunicarse constantemente con las partes interesadas y los miembros del equipo para asegurarse de que todos están al día y se cumplen todas las expectativas.

Las herramientas con paneles de control permiten visualizar el progreso del proyecto, mientras que los informes de rendimiento ayudan a los gestores a identificar posibles problemas.

Cierre

¡Ya está cerrado! Por fin, el proyecto está listo para ser entregado (a un cliente o usuario final). Esto se conoce como fase de cierre, en la que el equipo del proyecto concluye las tareas pendientes y entrega el producto o servicio final.

La fase de cierre suele implicar la aprobación de las partes interesadas, junto con una evaluación formal de su éxito. Una vez hecho esto, el proyecto puede declararse oficialmente terminado. Por supuesto, dependiendo del proyecto, el trabajo puede no terminar aquí. Puede ser necesario un mantenimiento o apoyo continuado después de la entrega del proyecto.

A primera vista, la gestión de proyectos puede parecer puro caos que hay que domar. Pero con las herramientas y técnicas adecuadas, puede ser bastante manejable. Entre otras cosas, puedes usar las siguientes herramientas durante las distintas fases del ciclo de vida del proyecto o ciclo de vida del producto.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son superútiles a la hora de visualizar el calendario de tu proyecto y las dependencias de las tareas. Proporcionan una visión general de qué tareas deben completarse y cuándo. Las barras horizontales muestran las tareas, actividades y otras que están conectadas a ellas, todo ello visualizado en relación con el tiempo. Los diagramas de Gantt facilitan ver cuánto tiempo se espera que lleve cada tarea y priorizar el trabajo en consecuencia.

Tableros Kanban

Como ya se ha dicho, los tableros Kanban adoptan un enfoque ligeramente distinto de la gestión del tiempo. En lugar de ver el calendario del proyecto una sola vez, lo desglosa en tareas y actividades más pequeñas. Cada tarea está representada por una nota que puede moverse por el tablero a medida que se completa o se pausa.

Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Una estructura de desglose del trabajo (o EDT) puede utilizarse para desglosar un proyecto en paquetes de trabajo más pequeños y manejables. Ayuda a los equipos a visualizar el proyecto y a determinar qué tareas deben completarse primero. Se parece a un árbol de decisiones, en el que cada rama representa una tarea o actividad diferente.

Las EDT son estupendas para saber exactamente cuánto trabajo hay que hacer y quién es responsable de él.

Herramientas de comunicación

Además de estas herramientas, los equipos necesitan estar en comunicación constante, sobre todo si trabajan a distancia. Por ello, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos permiten la colaboración y la comunicación.

Los gestores de proyectos pueden utilizarlas para hacer un seguimiento de las conversaciones entre los miembros del equipo y las partes interesadas, y de detalles como plazos y requisitos. También permiten compartir archivos y recopilar opiniones, lo que facilita la coordinación durante todo el proyecto.

Herramientas de presupuestación

Por último, las herramientas de presupuestación son esenciales para mantener bajo control los recursos financieros en caso de que sea necesario. Ayudan a crear una imagen precisa del coste y el calendario del proyecto. Con esta información, los equipos pueden ajustar sus presupuestos en consecuencia y asegurarse de que gastan su dinero de la mejor manera posible.

Software de gestión de proyectos

En lugar de utilizar todas estas herramientas por separado, la mayoría de las empresas utilizan un software de gestión de proyectos para reunirlo todo. Este tipo de software proporciona una visión global de todo el proyecto y mantiene a todo el mundo informado. También facilita el seguimiento de las tareas, los recursos, el presupuesto, la gestión y la comunicación.

El software de gestión de proyectos suele tener un panel central que proporciona actualizaciones y alertas cuando se producen cambios. Si profundizas, tendrás acceso a todas las herramientas mencionadas y más.

Al fin y al cabo, se trata de encontrar la solución que mejor se adapte a ti y a tu equipo. Echa un vistazo a nuestra lista del mejor software de gestión de proyectos para encontrar la herramienta de gestión de proyectos adecuada para tu equipo.

Conclusión

La gestión de proyectos es una parte esencial del éxito de cualquier proyecto. Tanto si eres gestor de proyectos como si formas parte del equipo, debes comprender las metodologías, responsabilidades, herramientas, técnicas y estrategias para garantizar que los proyectos se desarrollen sin problemas. Con este arsenal de conocimientos, podrás llevar cualquier proyecto hasta la línea de meta.