7 meilleurs CRM pour cabinets d’avocats + pourquoi en avoir un

Les logiciels CRM sont la solution idéale pour gérer la montagne de documentation qui accompagne la gestion d’un cabinet d’avocats. Ils t’aident à rester organisé et à gérer facilement et en toute sécurité les informations sensibles.

Cependant, avec des centaines d’options disponibles, chacune promettant de révolutionner ta façon de gérer tes dossiers et tes relations clients, choisir la bonne peut vite devenir un vrai casse-tête. C’est là que nous intervenons. Chez Softailed, on a fait le travail difficile pour t’aider à trouver la solution parfaite pour ton cabinet.

On y va !

Qu’est-ce qu’un logiciel CRM et comment peut-il aider les cabinets d’avocats ?

Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) sont ton assistant numérique pour gérer les relations clients et les informations sur les dossiers. Imagine-les comme un classeur numérique qui stocke tes données et t’aide à les utiliser plus efficacement. Ils facilitent aussi la communication, te permettant de résoudre les problèmes des clients et de mieux promouvoir tes services.

Voici comment ça peut t’aider :

Gérer les informations clients et les dossiers

Tu gères sûrement plusieurs clients et dossiers en même temps. Une étude sur le personnel des cabinets de procureurs a révélé que les avocats traitaient jusqu’à 176 dossiers !

C’est là que les logiciels CRM deviennent vraiment utiles. Chaque fiche client devient un point central pour toutes les informations liées : emails, notes, documents, et ces détails importants évoqués rapidement qui pourraient sinon passer à la trappe.

Sachant que 74 % des professionnels du droit disent passer trop de temps sur des tâches administratives, les logiciels CRM permettent de réduire ce temps en centralisant tout au même endroit.

Améliorer la communication

Ça te parle ? Un client doit signer une attestation. Un autre attend des nouvelles de son dossier. Un troisième n’a toujours pas réglé sa facture. C’est facile de se sentir dépassé et de perdre le fil des échanges. Pourtant, plus de 80 % des personnes affirment que la communication rapide et des prochaines étapes claires sont essentielles pour évaluer un avocat ou un cabinet.

Les logiciels CRM répondent directement à ce besoin. D’abord, ils automatisent les tâches répétitives. Les emails de rappel de paiement partent tout seuls. Et toutes tes interactions avec les clients restent regroupées, ce qui te permet de savoir facilement qui a besoin de quoi et à quel moment.

Prendre des décisions basées sur les données

Les chiffres racontent une histoire, et les logiciels CRM t’aident à la lire. Beaucoup de CRM peuvent générer des rapports sur des sujets comme les résultats de dossiers, le taux d’acquisition de clients, les performances financières, ou la satisfaction client. Soixante-sept pour cent des cabinets utilisent désormais l’analyse de données juridiques pour mettre en avant leur expertise, et 57 % exploitent l’intelligence concurrentielle pour attirer de nouveaux clients.

Quand toutes tes informations clients sont regroupées, les tendances deviennent évidentes. Par exemple, en examinant la démographie des clients et les types de dossiers, un cabinet peut découvrir qu’une grande partie de ses dossiers en dommages corporels provient d’un groupe d’âge ou d’une zone géographique précise. Ou tu peux remarquer que les clients rencontrent souvent des difficultés avec certains plans de paiement, ce qui montre qu’il est temps de faire évoluer les choses.

Qu’est-ce qui fait les meilleurs logiciels CRM pour cabinets d’avocats ?

À première vue, tous les logiciels CRM pour cabinets d’avocats peuvent sembler identiques. Mais si tu regardes de plus près, tu vas remarquer des différences clés qui peuvent influencer ton choix.

Voici quelques éléments à prendre en compte quand tu choisis des logiciels CRM pour ton cabinet d’avocats :

Facilité d'utilisation

Un des facteurs les plus importants à considérer dans un CRM pour cabinets d’avocats, c’est la facilité d'utilisation. Certains systèmes peuvent être trop compliqués, alors que le but est de simplifier les choses pour toi et ton équipe. Cherche des logiciels avec une courbe d’apprentissage minimale que tu peux mettre en place rapidement.

Les meilleurs logiciels CRM devraient avoir :

• Une interface claire et intuitive
• Des tableaux de bord CRM personnalisables
• Des tutoriels clairs
• Un temps de mise en place rapide

Intégration

Même si ton CRM va gérer beaucoup de tâches, certains processus resteront dans d’autres systèmes. C’est pour ça que les capacités d’intégration sont si importantes.

Ton CRM doit fonctionner parfaitement avec tes systèmes d’email et de téléphone, tes outils de visioconférence et tes services de signature électronique de documents. Il doit aussi se connecter facilement à tes logiciels de suivi du temps et de facturation. Plus ces connexions sont fluides, plus ton pipeline de vente sera efficace.

Automatisation

Des fonctionnalités d’automatisation efficaces peuvent gérer la génération de leads, la communication avec les clients et la planification des rendez-vous. Elles doivent aussi mettre à jour automatiquement le statut des dossiers et suivre les heures facturables sans effort. Le plus important, c’est que l’automatisation soit personnalisable pour s’adapter au workflow spécifique de ton cabinet.

Sécurité

Dans le secteur juridique, la sécurité n’est pas juste un plus, c’est indispensable. Selon l’endroit où tu exerces, ton CRM peut devoir répondre à plusieurs normes de sécurité, notamment :

• SOC2 : Un cadre de cybersécurité qui garantit la bonne gestion des données sensibles.
• RGPD : Une loi européenne qui protège la confidentialité et la sécurité des données personnelles.
• HIPAA : Une loi américaine qui protège les informations médicales.
• CCPA : Une loi qui protège la vie privée des consommateurs en Californie.

Cherche des fonctionnalités comme l’authentification à deux facteurs, le chiffrement des données, des audits de sécurité réguliers et des contrôles d’accès robustes. Tout ça devrait faire partie du package.

Support client

Quand il y a un problème, tu as besoin d’un support rapide. Privilégie un CRM avec une solide réputation pour son assistance 24h/24.

Un bon support client, c’est quelqu’un de disponible à tout moment avec des temps de réponse rapides. L’équipe support doit être compétente, capable de résoudre les problèmes efficacement et de t’aider à tirer le meilleur parti de ton CRM. Le meilleur support va au-delà du dépannage pour s’assurer que ton système est vraiment optimisé.

Coût

Le CRM idéal trouve le bon équilibre entre fonctionnalités et coût. Il ne faut pas sacrifier les outils essentiels juste pour économiser, mais il ne sert à rien non plus de payer pour des fonctionnalités inutiles.

Pense au prix par utilisateur et à ce qui est le plus logique pour ton cabinet : facturation mensuelle ou annuelle. Fais attention aux frais de mise en place et aux coûts de formation. Réfléchis aux fonctionnalités additionnelles dont tu as vraiment besoin. Beaucoup de fournisseurs proposent des offres gratuites pour les nouveaux cabinets, ce qui peut être un bon moyen de tester avant de s’engager.

À lire : Email marketing pour avocats : stratégie + exemples concrets

Les meilleurs logiciels CRM pour cabinets d’avocats

Après avoir soigneusement analysé les principaux fournisseurs du secteur, on a classé les meilleures options selon les critères ci-dessus. Notre liste résulte d’un examen approfondi de plus de 35 des meilleurs logiciels CRM disponibles. On a combiné nos recherches avec les fonctionnalités qui comptent vraiment pour les cabinets d’avocats pour établir le classement ci-dessous.

Découvre nos meilleurs choix de logiciels CRM et d’autres conseils utiles. Tu peux aussi en savoir plus sur notre méthode d’évaluation ici.

1. Clio

Prix : 39 $ à 139 $/utilisateur par mois

Quand il s'agit de logiciels CRM juridiques, Clio est notre choix numéro un. C'est une solution conçue spécialement pour les cabinets d'avocats, avec des fonctionnalités qui montrent une vraie compréhension du métier.

Prenons la fonctionnalité de dépôt en ligne des documents judiciaires. Tu peux déposer et signifier électroniquement des documents officiels directement depuis le système. Ajoute la signature électronique et la prise de rendez-vous, et tu obtiens une véritable boîte à outils juridique.

Clio est largement reconnu pour être à la fois intuitif et facile à utiliser, avec une prise en main rapide. Le tableau de bord affiche en un coup d'œil le statut de chaque client, et les analyses sur la gestion des nouveaux dossiers t’aident à suivre les efforts marketing les plus efficaces. Clio propose aussi un vaste réseau de plus de 250 intégrations tierces, dont Microsoft 365, Google Workspace, Zoom, des logiciels de comptabilité et la gestion documentaire.

Si tu cherches des fonctionnalités d’automatisation, Clio en propose aussi : automatisation des workflows, des documents et gestion des emails. La gestion des paiements est également automatisée, et tu peux créer des factures professionnelles qui enregistrent chaque minute facturable. Le système peut générer et envoyer automatiquement les factures selon ton planning, et relancer automatiquement les paiements en retard.

La sécurité est de premier ordre, avec une équipe dédiée disponible 24/7/365 et une surveillance continue des vulnérabilités. Clio respecte toutes les normes de sécurité du secteur et utilise des protocoles de chiffrement pour les données au repos et en transit. Tu peux aussi personnaliser les contrôles d’accès, ce qui signifie que tes informations sensibles sont strictement protégées, même au sein du cabinet.

Enfin, le support client de Clio est là quand tu en as besoin. Tu peux les joindre par chat en direct ou par téléphone. Des webinaires et une documentation en ligne très complète sont aussi à disposition pour t’aider à avancer.

2. Lawmatics

Tarif : Devis personnalisés

Comme tu t’en doutes sûrement avec son nom, Lawmatics est une autre plateforme conçue spécialement pour les avocats. Son interface conviviale permet aux professionnels du droit de se lancer facilement et de gérer les relations clients sans avoir besoin d’une formation approfondie.

C’est sur l’automatisation que Lawmatics se démarque vraiment. Les formulaires d’intégration client peuvent automatiquement envoyer des SMS ou des e-mails aux nouveaux clients. Besoin de planifier des premiers rendez-vous ? Le système s’en occupe aussi, avec des rappels automatiques de rendez-vous. Tu peux aussi automatiser des tâches et programmer des campagnes e-mail et des workflows directement depuis la plateforme. Ça veut dire que la plateforme peut remplacer ton logiciel d’email marketing.

Le tableau de bord central de la plateforme te donne accès à tout en un clin d’œil : tâches, rendez-vous, suivi des performances. Tu peux même voir quelles sources de recommandation t’apportent le plus de clients. En plus, elle gère la facturation, le suivi du temps et l’encaissement des paiements au même endroit. Elle s’intègre avec plusieurs systèmes de gestion de tâches, outils de communication, logiciels de comptabilité et de paiement, ainsi que des solutions de marketing et de génération de leads comme Google Ads et CallRail.

Côté sécurité, Lawmatics utilise l’hébergement Amazon Web Services et le chiffrement AES 256 bits. C’est le même niveau de sécurité que les banques. Tu peux activer l’authentification à deux facteurs pour une protection supplémentaire.

Pour le support, Lawmatics attribue à chaque client un responsable de compte dédié. Tu peux le contacter par e-mail ou téléphone et participer à des sessions d’aide en direct tous les jours pour obtenir de l’assistance.

3. HubSpot

Tarif : Plan gratuit disponible. Les plans payants vont de 20 $ à 3 600 $/mois.

Alors que beaucoup d’options se concentrent uniquement sur le secteur juridique, HubSpot adopte une approche plus générale. C’est l’un des plus grands noms du secteur, il y a donc de fortes chances que plusieurs membres de ton équipe connaissent déjà les logiciels. Les fonctionnalités de chatbot IA de HubSpot simplifient la communication avec les clients, et le tableau de bord d’analyses est à la fois complet et facile à utiliser.

Même s’il faut parfois un peu plus de temps pour le prendre en main par rapport aux options conçues spécialement pour le secteur juridique, HubSpot reste étonnamment facile à utiliser compte tenu de sa puissance. L’outil d’automatisation te permet de créer des workflows complexes sans écrire une seule ligne de code. En plus, il permet une grande variété d’automatisations pour l’intégration des clients, les emails et les campagnes marketing.

En fait, HubSpot propose une suite complète d’outils marketing et commerciaux pour aider ton cabinet à se développer. Tu peux connecter les logiciels à plus de 1 750 applications, y compris des logiciels pour la gestion de cabinet, des outils de communication, des logiciels de facturation, les réseaux sociaux et des outils de communication comme Zoom et Aircall.

HubSpot maintient également des normes de conformité de haut niveau sur toute la ligne. Il utilise le chiffrement des données pour protéger les informations, qu’elles soient en transit ou stockées. Il propose aussi des autorisations personnalisables pour que seules les personnes autorisées puissent accéder à certaines informations.

Côté support, l’email et le chat sont disponibles pour tous les abonnés. L’assistance téléphonique est réservée aux plans Professional et Enterprise. Tu trouveras aussi une Base de connaissances de premier ordre, où tu peux obtenir des réponses à toutes les questions les plus fréquentes.

4. Zoho CRM

Prix : Un forfait gratuit est disponible. Les forfaits payants vont de 14 $ à 57 $ par utilisateur et par mois.

Zoho CRM propose de nombreuses fonctionnalités similaires à celles de HubSpot tout en ajoutant ses propres options uniques.

Découvrez comment un cabinet d’avocats a réussi grâce à Zoho. Zylker Legal devait regrouper toutes les nouvelles affaires au même endroit pour que les avocats puissent les consulter et les sélectionner. Les modules personnalisés et les règles d’automatisation de Zoho ont permis de mettre cela en place en quelques minutes.

Avec Zoho CRM, tu peux automatiser de nombreuses tâches répétitives, comme les relances clients et les rappels de rendez-vous. Tu peux aussi créer des modules personnalisés pour suivre l’avancement des dossiers et les échéances. Les outils d’analyse te permettent de définir tes propres indicateurs clés, métriques et facteurs de risque pour que tout fonctionne sans accroc.

L’interface intuitive facilite la navigation, mais la personnalisation de la plateforme est plus complexe et demande un temps d’apprentissage.

Côté intégrations, Zoho se connecte à plus de 900 applications, dont des outils de planification, de signature électronique, des logiciels d’email marketing, de comptabilité et bien plus.

La conformité légale n’est pas un problème non plus. Zoho enregistre toutes les communications et l’historique des dossiers, ce qui facilite la gestion des archives et la sauvegarde des données selon les obligations légales. Les autorisations selon le rôle et les protocoles de chiffrement complètent la liste des mesures de sécurité.

Zoho propose un support client par email et chat pour tous les utilisateurs, avec une assistance téléphonique disponible pour les forfaits supérieurs. En plus, Zoho met à disposition de nombreux tutoriels, guides et forums pour t’aider à trouver les réponses dont tu as besoin.

5. Freshsales

Freshsales, qui fait partie de la famille Freshworks, apporte quelque chose d’unique : Freddy IA. Avec 73 % des avocats qui prévoient d’intégrer l’IA dans leur travail, cette fonctionnalité arrive au bon moment.

Freddy est un assistant IA qui aide dans tout, de la qualification des prospects à l’engagement des clients. Par exemple, si tu as du mal à comprendre tes analyses, Freddy peut simplifier des schémas complexes en informations claires et actionnables. Freddy peut aussi être utilisé comme copilote IA pour te donner des conseils en temps réel lors de la création d’automatisations et pour automatiser les tâches répétitives.

Au final, Freshworks est reconnu pour sa simplicité et sa facilité d’utilisation, et Freddy rend l’expérience encore plus fluide. La plateforme permet de personnaliser les workflows très facilement, et tout se retrouve dans un tableau de bord qui offre une vue à 360° de chaque client et dossier.

Côté intégrations, Freshsales propose plus de 100 connexions d’applications via sa propre marketplace. Il peut aussi être relié à plus de 6 000 applications supplémentaires grâce à Zapier.

Freshsales utilise l’hébergement AWS et suit les pratiques de sécurité standard. Tu peux définir des autorisations par rôle pour contrôler qui a accès à certaines informations.

Il y a un support client disponible 24/7, incluant l’e-mail et le chat en temps réel. Le support téléphonique dépend de ton abonnement.

6. Pipedrive

Prix : 14 $ à 99 $/utilisateur par mois Si Freshsales n’est pas assez intuitif pour toi, Pipedrive pourrait être ce qu’il te faut. Il offre l’une des meilleures interfaces que j’ai vues. Toute ton équipe va l’apprécier. C’est aussi un des logiciels les plus personnalisables, ce qui facilite l’adaptation de ce CRM aux processus propres à ton cabinet.

Avec Pipedrive, tout commence par des intégrations en un clic. Connecte ta plateforme d’email marketing et plus de 500 autres systèmes en quelques secondes. Le tableau de bord simple et épuré met tout ce dont tu as besoin à portée de main. Tu peux aussi personnaliser les rapports pour tout, du suivi des affaires aux prévisions de revenus.

Tu trouveras de puissantes fonctionnalités d’automatisation, comme l’automatisation des workflows et le scoring des prospects. Le chatbot disponible 24/7 gère les conversations avec les prospects tout en enregistrant automatiquement les données. Tu peux créer des automatisations d’emails et même utiliser Pipedrive comme logiciel d’email marketing grâce à son module Campaigns.

Les fonctionnalités de sécurité incluent l’authentification unique (SSO), l’authentification à deux facteurs et des journaux détaillés des appareils.

Le support client est classique, avec une assistance par email et chat pour tous les utilisateurs, et une assistance téléphonique pour les forfaits supérieurs. Globalement, les problèmes sont bien résolus avec Pipedrive, même si parfois cela prend un peu plus de temps que tu ne le voudrais.

7. Law Ruler

Prix : 169 $ à 212 $+ par mois

Law Ruler est un logiciel CRM conçu spécifiquement pour les cabinets d’avocats. Cette plateforme cloud met l’accent sur la simplification de la gestion des dossiers et de l’intégration des clients. Elle est facile à utiliser et appréciée pour sa rapidité d’adoption.

Ses tableaux de bord sont une fonctionnalité phare qui rend le suivi des indicateurs clés de performance simple et accessible. Le tableau de bord complet affiche des mises à jour en temps réel sur les prospects, les dossiers et les règlements.

Côté intégrations, de nombreuses options sont pensées pour le secteur juridique. Tu peux te connecter à des logiciels de gestion de cabinet, des outils de marketing et de génération de prospects (comme Google, Facebook et LinkedIn Ads), ainsi qu’à des outils de gestion de la communication et des documents comme Gravity Forms.

Le softphone intégré (un système de téléphone virtuel) facilite la gestion des appels, tandis que l’automatisation prend en charge les relances par email et SMS. Leur chatbot IA peut même recueillir des informations auprès de clients potentiels et planifier des rendez-vous, ce qui rend ton processus d’intégration encore plus fluide.

Côté automatisations, Law Ruler propose des options solides. Tu peux automatiser l’intégration des clients, activer des SMS et emails personnalisés et automatisés, et configurer l’assemblage de documents et les signatures électroniques pour une intégration client efficace. Tu profites aussi de l’automatisation des tâches et des workflows.

En matière de sécurité, Law Ruler chiffre les données lors de la transmission et du stockage, et respecte les réglementations du secteur concernant l’intégrité et la confidentialité des données. Tu peux utiliser des contrôles d’accès pour t’assurer que seules les personnes autorisées accèdent aux données sensibles.

Law Ruler propose des options d’assistance client uniques, notamment une aide pour migrer tes données depuis ton système actuel et personnaliser tes automatisations. Tu bénéficies aussi d’un support par email et par téléphone.

Mentions honorables

Même si ces options n'ont pas tout à fait intégré notre sélection, elles méritent d'être reconnues pour leurs points forts. Elles ne rivalisent peut-être pas avec nos meilleurs choix en termes de facilité d'utilisation, de fonctionnalités ou de coût, mais elles restent de très bonnes solutions pour le bon cabinet.

• InterAction+ : Cette solution du géant de la recherche juridique LexisNexis fait tout correctement mais paraît un peu vieillotte et moins intuitive.
• Filevine : Idéale pour les cabinets d'avocats et très axée sur l'IA, mais ne rivalise pas vraiment avec Freddy de Freshworks.
• PracticePanther : Propose un excellent portail client et de nombreuses fonctionnalités, mais avec un prix assez élevé.

Choisir le bon logiciel CRM pour votre cabinet d’avocats

Choisir le bon CRM pour ton cabinet, c’est prendre le temps d’examiner attentivement les fonctionnalités et le coût. Les CRM spécialisés pour le secteur juridique proposent des fonctionnalités prêtes à l’emploi pour les cabinets d’avocats, tandis que les CRM généralistes offrent souvent plus d’outils marketing et commerciaux à un tarif plus avantageux.

Les solutions dédiées comme Clio, Lawmatics et Law Ruler coûtent généralement entre 40 $ et 250 $ par utilisateur et par mois, avec des fonctionnalités spécialisées comme la gestion des documents judiciaires et des formulaires d’accueil client adaptés au secteur juridique.

Les CRM généralistes comme HubSpot, Zoho, Pipedrive et Freshsales sont souvent proposés à des prix plus bas, à partir de 14 $ par utilisateur et par mois. L’inconvénient, c’est qu’ils demandent plus de personnalisation pour s’adapter aux processus juridiques.

La taille et la spécialisation de ton cabinet doivent orienter ton choix. Les petits cabinets et les indépendants peuvent trouver un bon compromis entre fonctionnalités et prix avec l’offre gratuite de Zoho ou le forfait EasyStart de Clio, à 49 $ par utilisateur et par mois.

Les cabinets en croissance de taille moyenne profitent souvent des capacités marketing de HubSpot ou des fonctionnalités d’IA de Freshsales, même si le coût est un peu plus élevé. Les grands cabinets qui gèrent des dossiers complexes ont généralement besoin des fonctionnalités avancées de ces solutions.

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