Todo lo que debes saber sobre los dashboards de CRM

Un centro único para todos tus datos. Una única fuente de verdad para todo tu equipo. Esa es la promesa de un panel de control CRM. Por desgracia, implementar un panel no siempre es tan sencillo.

La buena noticia es que algunos software CRM facilitan el trabajo, permitiéndote aprovechar al máximo tu inversión en CRM.

Esta guía te enseñará todo lo que necesitas saber sobre los paneles de control CRM. Aprenderás cómo crear uno que funcione para tu negocio y qué software CRM tiene la mejor funcionalidad de panel.

¿Cuál es el beneficio de un panel CRM?

Una plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM) reúne todo tipo de datos. Puede almacenar desde detalles de clientes hasta métricas de interacción en el sitio web y de comercio electrónico, entre otros. Eso es lo que hace que un CRM sea tan valioso.

Un panel toma los datos que pueden ser vagos y complejos de tu CRM y los simplifica en gráficos fáciles de entender.

Las ayudas visuales suelen consistir en gráficos, tablas y diagramas que representan los datos recopilados. Esto hace que sea mucho más sencillo detectar tendencias y patrones de un vistazo.

Los beneficios de un panel CRM pueden tener un impacto duradero en tu negocio. Veamos algunas de las mayores ventajas.

Muestra información clave de un vistazo

En un entorno de ventas de alta presión, esos minutos que ahorras al abrir un gráfico en vez de leer un informe pueden significar la diferencia entre concretar una venta o no. La Universidad de Minnesota descubrió que el cerebro humano procesa imágenes 60,000 veces más rápido que la información textual. Si el equipo está buscando entre páginas de texto o hojas de cálculo, estás perdiendo tiempo y recursos valiosos.

Reduce la recopilación de datos

Un panel te da un lugar centralizado para encontrar toda la información que necesitas de un vistazo, en vez de tener que recolectarla cada vez que la necesitas. Esto puede ahorrarle al equipo horas de trabajo repetitivo y también mejorar la precisión de los datos.

Los paneles también se pueden personalizar para mostrar datos o métricas específicas relevantes para el rol de cada persona en la empresa. Un representante de ventas no tiene que revisar varias hojas de cálculo o informes para encontrar los datos que necesita. Está justo ahí en su panel.

Favorece la toma de decisiones informadas

Los paneles ayudan a tomar decisiones informadas. Al tener todos los datos necesarios organizados y accesibles, el equipo puede analizar rápidamente tendencias, patrones y otra información relevante. Esto pone a todos en una mejor posición para tomar decisiones que impacten positivamente en los resultados de la empresa.

Mejora la motivación

Tener una vista tangible del progreso y rendimiento de la empresa puede motivar al equipo a seguir esforzándose y ayuda a entender mejor cómo su trabajo individual contribuye al éxito general.

Dependiendo de la cultura de la empresa, también puedes elegir enfrentar a los representantes de ventas en un entorno competitivo. La mayoría de los paneles cuenta con herramientas de clasificación para lograr este efecto.

Ofrece actualizaciones en tiempo real

Al aprovechar el poder de los datos en tiempo real, el equipo puede recibir actualizaciones y hacer seguimiento del progreso en el momento. Esto permite una comunicación más eficiente y tomar decisiones rápidas basadas solo en la información más actual.

Compáralo con esperar un informe de fin de mes para ver cómo van las cosas y empezarás a entender el verdadero valor de un panel CRM.

Tipos clave de paneles CRM + Ejemplos

La personalización es uno de los puntos fuertes de los CRM. Puedes crear diferentes paneles para distintas funciones. El tipo que crees dependerá de las necesidades y objetivos de tu empresa, pero la mayoría encajará en una de las siguientes categorías.

Veamos qué es cada uno, por qué es valioso y las métricas clave que debes incluir.

Panel de embudo de ventas

Un ejemplo de panel de ventas de HubSpot.

Este panel incluye un desglose de tus oportunidades (ganadas y perdidas), así como pronósticos. Muestra toda tu pipeline de ventas en una sola pantalla, lo que facilita seguir el progreso e identificar áreas que necesitan mejorar.

Métricas clave que podrías incluir en este panel:

• Tasa de cierre

• Tamaño promedio de oportunidad

• Tiempo dedicado por etapa

• Motivos de oportunidades perdidas

• Valor total de la tubería

Panel de generación de leads

Ejemplo de dashboard de leads de Pipedrive.

Este tipo de dashboard mostrará información que representa la efectividad de tus esfuerzos de generación de leads. Al final, cada cliente empieza como un simple lead, pero hay que trabajarlos cuidadosamente para convertirlos en oportunidades listas para ventas. Este dashboard es ideal para el equipo de marketing porque sabrán cómo abordar estos leads según el punto en el que estén dentro del embudo de ventas.

Métricas clave que podrías incluir en este dashboard:

• Tasa de conversión

• Calificación de leads

• Estado del lead

• Relación lead-oportunidad

Panel de KPIs

Ejemplo de panel de KPIs de Zoho CRM.

Este panel es tan sencillo como suena. Contiene todos tus KPIs más importantes, mostrados uno al lado del otro. Estos pueden ser desde tráfico del sitio web hasta tasas de apertura de correos electrónicos. Lo clave es que todos son métricas que impactan directamente en tus esfuerzos de generación de leads y pueden ayudarte a tomar decisiones informadas.

Con esta vista, puedes ver cómo todos estos KPIs están conectados y entender mejor la salud general de tu estrategia de generación de leads. Lo que elijas medir depende de ti y de tu negocio. Lo importante es que este panel te dé una visión clara de tus KPIs y de tu progreso.

Panel de atención al cliente

Panel de servicio al cliente de muestra de Salesforce.

El panel de servicio al cliente será usado principalmente por el equipo de soporte para mejorar su uso del CRM y optimizar la resolución de problemas de los clientes. Mostrará datos relevantes sobre las interacciones que los clientes tienen con el equipo de soporte de tu empresa para darte una visión de qué tan bien estás atendiendo a tus clientes.

También es una buena forma de monitorear canales como llamadas telefónicas y comunicación por correo electrónico. ¿Los clientes están recibiendo la ayuda que necesitan rápidamente? Abre este panel para averiguarlo.

Métricas clave que podrías incluir en este panel:

• Tiempo promedio de respuesta

• Tasa de satisfacción del cliente

• Tasa de resolución en el primer contacto

• Número de tickets resueltos por día/semana/mes

Panel de actividad

Ejemplo de panel de actividades de ventas de Salesforce.

Si tienes curiosidad por saber en qué invierte tu equipo demasiado (o muy poco) tiempo, un panel de actividades te da una forma rápida de descubrirlo. También puede ayudarte a identificar áreas donde tu equipo podría necesitar más capacitación o recursos.

Por ejemplo, si ves que hay una cantidad abrumadora de clientes potenciales cálidos y no suficientes oportunidades activas en comparación con el mes pasado, tal vez el equipo necesite enfocarse más en la prospección.

Métricas que podrías incluir en este panel:

• Actividades por tipo

• Tareas por resultado

• Tareas abiertas/completadas por responsable de ventas

• Llamadas/correos enviados

• Tiempo dedicado a cada cliente

Panel de rentabilidad

Ejemplo de panel de rentabilidad de HubSpot.

Por último, pero no menos importante, lo más crucial en cualquier negocio es la rentabilidad. Un panel de rentabilidad mide cuánto beneficio está generando tu negocio en un periodo específico y cómo se compara con tus objetivos. Considera todos los gastos e ingresos para darte una visión precisa de tu desempeño financiero.

Es una visión más amplia que la de otros paneles, pero es útil para obtener un resumen de la salud financiera de tu negocio.

Métricas clave que podrías incluir en este panel:

• Margen de beneficio bruto
• Margen de beneficio neto
• Retorno de la inversión (ROI)
• EBITDA

Cómo crear un panel CRM

Crear cualquier panel desde cero normalmente requiere programación y desarrollo. Por suerte, existen muchas opciones de software de panel CRM en el mercado que se pueden integrar fácilmente con tu sistema CRM actual. Esto hace que todo el proceso sea mucho más sencillo.

Aunque la parte más difícil ya está hecha, no es un proceso de conectar y listo. Se requiere algo de personalización y configuración para asegurarte de que el panel cumpla con las necesidades y objetivos de tu negocio.

Aquí tienes una guía paso a paso para configurar un panel CRM.

1. Define los objetivos

Primero, tienes que definir tus objetivos para usar el panel CRM. ¿Qué quieres lograr? ¿Buscas seguir el desempeño de ventas, monitorear interacciones con clientes o analizar campañas de marketing?

Esto te ayudará a determinar quién será el usuario y, por extensión, qué KPIs incluir. Incontables estudios han encontrado que la capacidad promedio de la La memoria de trabajo del cerebro es de siete objetos., así que te recomendamos usar un máximo de siete KPIs en tu panel.

2. Diseña la estructura del panel

La idea de un panel es que la información clave sea clara a simple vista. Manténlo simple, o perderá el sentido.

Incluye solo las métricas más esenciales. Redondea tus números. Agrupa métricas relacionadas. Usa etiquetas claras. El usuario puede profundizar si lo necesita, pero menos es más cuando se trata de paneles efectivos.

3. Integra fuentes de datos

Es posible que todos tus datos provengan directamente de tu fuente de datos CRM. Si es así, puedes integrar el panel con tu fuente de datos y hacer que se actualice automáticamente.

Sin embargo, si parte de tus datos viene de otras fuentes (por ejemplo, Zendesk), vas a necesitar un CRM que se integre de forma nativa con esa fuente. Si no, siempre puedes crear una integración por API para traer esos datos o usar Zapier. Consulta nuestra lista de los mejores software CRM para integraciones para saber qué CRMs destacan por sus integraciones y cómo elegir uno.

4. Sigue optimizando

Un panel no es una herramienta de "configura y olvida". Tienes que revisarlo y ajustarlo regularmente. Tómate el tiempo de revisar cómo puedes mejorar los datos, los KPIs que usas y cómo se muestran los datos. Lo que funciona hoy puede que no funcione igual mañana a medida que tu negocio crece.

Anima a quienes usen cualquier panel a dar feedback para ver si surgen puntos problemáticos comunes. Puede que descubras que un gráfico específico confunde a varios usuarios o que no estás manteniendo las actualizaciones de datos tan al día como deberías.

Consejo extra: Encuentra una plantilla de panel CRM

Puedes ahorrar mucho tiempo en los pasos anteriores si encuentras una plantilla que se adapte a tus necesidades. Estas plantillas ya vienen con gráficos y tablas, así que solo tienes que conectar tus datos, ahorrando mucho tiempo a largo plazo.

Algunos proveedores de plantillas que puedes revisar son:

• Databox
• Coupler.io
• ThemeForest

Muchos software CRM también ofrecen plantillas muy útiles. Puedes aprender más sobre eso en nuestras recomendaciones a continuación.

Los 5 mejores CRM para crear paneles

Ahora ya sabes el valor de los paneles CRM. Pero, ¿qué plataforma es la mejor para ti?

En Softailed, hemos probado más de 35 proveedores de CRM para determinar los mejores CRM según varios factores. Esta lista está basada en nuestras 10 mejores opciones de mejor software CRM, pero la hemos adaptado para incluir los CRM que destacan en el tema de paneles.

1. Hubspot

HubSpot es un gran CRM en general, y tiene muchas funciones para crear paneles.

Además, HubSpot es un producto todo en uno que puede integrar marketing, ventas, atención al cliente, gestión de contenido y operaciones en una sola plataforma. Eso significa que puedes integrar todos esos datos fácilmente en un panel CRM también.

La personalización es otra gran ventaja del panel de HubSpot. Los usuarios pueden crear y diseñar sus propios paneles según sus necesidades. Por supuesto, puedes cambiar colores y estructuras con el editor de arrastrar y soltar, pero también puedes agregar y quitar widgets para mostrar los datos que más te sirvan. Hay plantillas disponibles para quienes tienen necesidades básicas.

Funciones clave:

• Plantillas de informes predefinidos: Elige entre una biblioteca de informes disponibles para todos los usuarios y obtén información rápida sobre métricas clave como visitas al sitio web, nuevos contactos y totales de clientes.
• Personalización con arrastrar y soltar: Crea paneles adaptados a necesidades específicas, combinando varios informes para seguir las métricas que realmente importan.
• Gestión y compartición de paneles: Administra paneles configurando permisos de visibilidad, clonando, eliminando o renombrando. Los paneles también se pueden compartir con usuarios o equipos específicos, o configurarse para que sean públicos.

2. Freshsales

La primera vez que entras al CRM de Freshworks, Freshsales, te recibe un panel de Ventas Esenciales. Es una solución robusta y lista para usar que te permite combinar diferentes tipos de paneles, como tratos, contactos, actividades de ventas e ingresos.

Pero esta no es la única opción que tienes para analizar datos. Con solo hacer clic en un botón, puedes crear paneles personalizados para todos los miembros de tu equipo. Así de simple.

Puedes usar los widgets para cambiar la visualización de los datos, pasando de un gráfico de líneas a uno de barras, texto o gráfico circular. Esta flexibilidad facilita mostrar tus datos de la forma más efectiva. También puedes crear paneles desde cero.

Otra función única de Freshsales es que puedes usar los datos de tus paneles en tus conversaciones con Freddy AI para recibir recomendaciones y análisis. Es como tener un asistente de ventas que puede analizar tus datos.

Funciones clave:

• Panel de Ventas Esenciales: Este panel preconstruido y multipágina brinda una visión integral del rendimiento de ventas, incluyendo métricas de ingresos, análisis de tratos, contactos y seguimiento de actividades.
• Paneles analíticos personalizables: Crea paneles personalizados con widgets que muestran las métricas más relevantes.
• Integración con herramientas de terceros: Los paneles de Freshsales se pueden integrar con herramientas como Databox para mejorar la visualización y los informes de datos.
• Asistente Freddy AI: Usa la herramienta de IA integrada de Freshsales para analizar actividades de ventas y características de tratos e identificar oportunidades. Freddy también puede automatizar tareas repetitivas para aumentar la eficiencia del ciclo de ventas.

3. Zoho

Zoho te permite crear un panel en solo unos pasos y compartirlo con quien quieras, ya sea de forma pública o privada, accesible solo para ti. El proceso es un poco más complejo que en otros CRM de esta lista, ya que debes añadir los componentes del panel manualmente. Sin embargo, después puedes clonar paneles para ahorrar tiempo y solo cambiar la fuente de datos.

Zoho funciona con muchas otras herramientas y aplicaciones, así que puedes conectar fácilmente diferentes áreas de tu negocio. También tiene funciones útiles como calificación de prospectos, campañas de correo y seguimiento en redes sociales, lo que lo convierte en una buena herramienta integral para gestionar prospectos.

Zoho también incluye una herramienta separada, Zoho Analytics, que puedes integrar con Zoho CRM para obtener paneles más avanzados, análisis e informes detallados.

Funciones clave:

• Visualización de datos en tiempo real: Las actualizaciones en tiempo real aseguran que siempre tengas la información más actualizada.
• Componentes variados y personalizables: Gran variedad de tipos de gráficos (barras, líneas, circulares, dona, área, apilados, embudo y tablas), KPIs, comparadores, detectores de anomalías, medidores de objetivos y otras herramientas únicas que facilitan crear la visualización perfecta. La interfaz de arrastrar y soltar facilita la creación.
• Análisis avanzado con integración de IA: Recibe recomendaciones inteligentes, detección de anomalías y análisis predictivo gracias a la integración con Zia, el asistente de IA de Zoho CRM.
• Accesibilidad de datos: Personaliza quién puede acceder a los paneles o incluso a módulos específicos. Descárgalos en PDF o accede y compártelos desde la app de Zoho en el móvil.

4. Salesforce

Salesforce ofrece plantillas de panel elegantes que facilitan la creación de paneles. Solo elige una, añade encabezados, títulos y pies de página, y ya puedes empezar. La AppExchange de Salesforce ofrece aún más opciones para paneles personalizables.

Salesforce también cuenta con una función nueva e impresionante llamada Tableau Pulse. Esta herramienta con IA te ayuda a entender mejor lo que ocurre con tus datos, destacando anomalías, respondiendo preguntas y proporcionando resúmenes y explicaciones visuales. Incluso puede ayudarte a seleccionar y personalizar los paneles que más se adapten a las necesidades y objetivos de tu negocio.

La opción de profundizar te permite controlar a dónde se dirige el usuario al hacer clic en un componente específico. Y el resaltado condicional permite que la información importante destaque. Por ejemplo, los tratos de cierto valor aparecen en verde.

Funciones clave:

• Componentes personalizables: Gran variedad de gráficos, indicadores, métricas y tablas que puedes organizar y ajustar para crear un panel que se adapte a las necesidades de tu negocio.
• Visualizaciones dinámicas: Muestra la información más relevante para cada usuario con visualizaciones personalizadas según los permisos y el acceso de quien consulta.
• Filtros interactivos y capacidad de profundizar: Aplica filtros para centrarte en segmentos específicos de datos o usa elementos interactivos para profundizar en informes detallados.
• Portales para clientes: Usa Experience Cloud para crear portales de clientes, completos con datos de paneles.

5. Pipedrive

Por último, pero no menos importante, tenemos Pipedrive, una alternativa asequible a todos los grandes nombres de esta lista. ¡No te dejes engañar por el precio! Tiene mucho que ofrecer. Puedes usar el panel de ventas para mostrar métricas de actividad y resultados de forma clara y ordenada.

La interfaz de Pipedrive puede parecer más sencilla que la de otras herramientas en esta lista, pero a veces eso es algo bueno. De hecho, puedes configurar un panel y tenerlo listo el mismo día. Así de fácil es de usar. También puedes aprovechar las funciones de automatización de Pipedrive. Por ejemplo, puedes crear acciones a medida que nuevos prospectos avanzan en tu embudo y enviar la actividad de clientes a tus paneles personalizados.

Con más de 500 integraciones, Pipedrive te asegura que puedes conectar todas tus herramientas de negocio en un solo lugar.

Funciones clave:

• Paneles simples y personalizables: Crea paneles enfocados en métricas específicas y usa la interfaz de arrastrar y soltar para agregar, quitar o reorganizar los datos fácilmente.
• Análisis impulsado por IA: Genera informes escribiendo consultas en lenguaje natural o usa sugerencias para crear paneles informativos de forma rápida y sencilla.
• Informes automatizados: Configura automatizaciones para actualizar contactos, crear acciones y enviar la actividad de clientes a los paneles.
• Compartir y colaborar: Comparte paneles con miembros del equipo, crea enlaces compartibles para partes interesadas y configura permisos de edición y visualización.

Reflexiones finales

Los CRM se tratan de recopilar y gestionar datos. Los paneles hacen ese trabajo más fácil y efectivo al ofrecerte un punto de contacto visual rápido. Crear cualquier panel requiere algo de planificación y esfuerzo, pero muchos software CRM facilitan el proceso con funciones integradas. Revisa qué opciones están disponibles para tu CRM o elige uno que tenga la funcionalidad de panel adecuada desde el principio.

En Softailed, ya hicimos gran parte del trabajo por ti. Probamos más de 35 de los mejores software CRM que existen. Puedes ver nuestras principales recomendaciones para el mejor software CRM, o filtrar la lista según el precio, funcionalidades, reportes, integraciones y más. O, revisa cómo se comparan nuestras mejores opciones usando nuestro comparador para comparar software CRM lado a lado.

Haz que tus datos trabajen para ti. Un buen panel aporta claridad, y la claridad trae resultados.