6 Nachteile von CRM-Software: Warum sie scheitert und was du tun kannst

Business-Software fühlt sich manchmal wie ein Trend an. Alle nutzen sie, also scheint es, als würde man eine riesige Chance verpassen, wenn man nicht mitmacht. Aber das ist nicht immer so. Tatsächlich gibt es Situationen, in denen es am besten ist, keine Software zu kaufen.

Hier schauen wir uns einige der typischen Nachteile von CRMs an und wie du sie vermeiden kannst, indem du das richtige CRM auswählst (oder dich bewusst dagegen entscheidest). Außerdem bekommst du Tipps, wann es wirklich Sinn macht, Kundenbeziehungsmanagement (CRM)-Software zu nutzen.

Welche Probleme soll ein CRM eigentlich lösen?

CRMs sind dafür gedacht, einige der häufigsten Probleme zu lösen, die Unternehmen bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen haben. Dazu gehören:

• Verstreute Kundendaten: Ein CRM zentralisiert Kontakte, Gespräche und Kaufhistorien, damit Teams alles an einem Ort finden.
• Vergessene Nachfassaktionen oder verlorene Leads: Es verfolgt den Fortschritt von Deals, setzt Erinnerungen und automatisiert die Ansprache, damit Vertriebler keine Chancen verpassen.
• Schlechte interne Kommunikation: Mit einem gemeinsamen System bleiben Marketing-, Vertriebs- und Support-Teams auf dem gleichen Stand, wer der Kunde ist und was er braucht.
• Fehlender Einblick in das Kundenverhalten: CRMs erfassen Aktivitäten (wie E-Mail-Öffnungen oder Käufe) und liefern wertvolle Daten für gezielte Ansprache.
• Kundenabwanderung durch Vernachlässigung: Automatisierte Check-ins und Segmentierung helfen dabei, Beziehungen zu pflegen und Abwanderung zu reduzieren.

Kurz gesagt: Ein CRM soll es einfacher machen, Leads zu verfolgen, Nachfassaktionen zu steuern, Abschlüsse zu erzielen und langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen. Aber wie du gleich siehst, kann das Tool, das diese Probleme lösen soll, manchmal auch neue schaffen.

Hier kommt ein schneller Überblick über die wichtigsten Vorteile und Nachteile von CRMs. Wie du siehst, hängen sie oft eng zusammen!

6 Nachteile von CRM-Software

CRMs bieten viele Möglichkeiten, aber das heißt nicht, dass sie keine Fallstricke haben. Wenn du diese Fallstricke vermeiden willst, musst du sie kennen, bevor du in die Nutzung eines CRM einsteigst.

Hohe Kosten und Budgetüberschreitungen

Der offensichtlichste Nachteil bei der Einführung eines CRM-Systems sind die Kosten. Das ist eine bedeutende Geschäftsausgabe, die du mit hoher Wahrscheinlichkeit in dein Budget und deine Finanzen einplanen musst.

Laut Daten, die von Creatio gesammelt wurden, zahlen kleine Unternehmen in der Regel 10–30 US-Dollar pro Nutzer/Monat für ein CRM, mittelgroße Unternehmen zahlen 40–100 US-Dollar und größere Unternehmen legen 150–1.000 US-Dollar auf den Tisch.

Das klingt vielleicht zunächst nicht so teuer, aber das ist nicht unbedingt der einzige Kostenfaktor. Es gibt noch weitere Kosten, die mit einem CRM verbunden sind, darunter:

• Implementierung: Dazu gehört das Übertragen deiner Daten ins neue System, die Anpassung an deine Anforderungen und die Sicherstellung, dass alles richtig funktioniert.
• Onboarding: Diese Kosten entstehen entweder durch Trainingspreise oder durch die Zeit, die du verlierst, um das neue CRM zu erlernen.
• Zusätzliche Funktionen: Manche CRMs bieten Extra-Funktionen gegen Aufpreis an. Dazu zählen zum Beispiel erweiterte Berichte oder die Anbindung an andere von dir genutzte Software.

Lösung

Ganz ohne Kosten kommst du zwar nicht davon, aber es gibt Möglichkeiten, die Ausgaben für ein CRM zu senken.

Zuerst solltest du ehrlich zu dir selbst sein, was deinen Bedarf angeht. Wenn du ein kleineres Unternehmen bist, brauchst du vielleicht nicht alle Funktionen, die ein größeres Unternehmen benötigt. Sobald du die für dich wichtigen Funktionen eingegrenzt hast, geht es nur noch darum, die Lösung zu finden, die alle Kriterien erfüllt und am günstigsten ist.

Nutze zum Beispiel ein Tool wie Softaileds Vergleichstool für CRMs, um die passende Option zu finden, die deinen Anforderungen entspricht und dabei dein Budget schont. Wir haben sogar eine Liste der besten kostenlosen CRMs, die für kleinere Unternehmen vollkommen ausreichen könnten.

Komplexität und Wartungskosten

Laut Hubspots State of Marketing Report 2021 nutzen 40% der Vertriebsexperten immer noch Tabellenkalkulationen und E-Mails, um Kundendaten zu speichern. Das zeigt, dass viele Marketer keine Erfahrung mit CRM-Software haben und nicht auf komplexe Workflows vorbereitet sind. Das kann zu höheren Wartungskosten und möglichen Ausfallzeiten führen.

Angenommen, du kaufst ein erstklassiges CRM mit Dutzenden von fortschrittlichen Funktionen. Wenn dein Vertriebsteam aber nur die grundlegende Kontaktverwaltung und E-Mail-Tracking nutzt, zahlst du für Funktionen, die gar nicht verwendet werden. Außerdem belastest du dein Team mit einer komplizierteren Oberfläche, als es eigentlich braucht.

Für viele Unternehmen ist ein einfacheres System mit allen nötigen Funktionen oft effektiver. Die Einführung und das Training werden dadurch leichter. Und es ist auch günstiger!

Lösung

Vergiss Schnickschnack und konzentriere dich auf die spezifischen Bedürfnisse deines Teams. Wenn du diese Bedürfnisse kennst, kannst du fundiert entscheiden, welche Funktionen wirklich notwendig sind – und auf welche du verzichten kannst.

Es ist auch sinnvoll, einen klaren Plan für die Einführung neuer Funktionen zu haben, damit keine unnötige Komplexität entsteht. Starte mit den Grundlagen und füge nach und nach weitere Funktionen hinzu, sobald dein Team mit dem System vertraut ist.

Braucht du mehr Unterstützung? Lies unseren Artikel über wie du Software vergleichst, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für große Software-Entscheidungen zu bekommen. Oder probiere unser CRM-Software-Finder-Tool aus. Nach einem kurzen Fragebogen erhältst du eine Liste von CRMs, die genau zu deinen Anforderungen passen.

Nutzerakzeptanz und Schulungsprobleme

Studien zeigen, dass nur 40 % der CRMs werden unternehmensweit genutzt.. Das könnte also deine größte Hürde bei der Einführung eines CRMs sein.

Das kann verschiedene Gründe haben. Ist eine CRM-Plattform zu kompliziert, sinkt die Nutzerakzeptanz rapide. Mitarbeitende werden entmutigt und weigern sich, das System zu lernen. Das führt zu niedriger Produktivität und Effizienz im Unternehmen.

Manchmal hast du auch ein Team, das an die alten Arbeitsweisen gewöhnt ist und sich schwer tut, sich auf eine neue Plattform einzulassen.

Selbst wenn dein Team fähig und motiviert ist, braucht es trotzdem eine gute Schulung und Unterstützung. Dazu gehört Zeit zum Lernen im Arbeitsalltag oder Mentorinnen und Mentoren, die beim Einstieg helfen.

Lösung

Eine gute Einführung und ein praxisnahes Training sind der einzige Weg, um Akzeptanzprobleme zu verringern und die Vorteile eines CRMs zu zeigen.

Setze auf interaktives Training statt langweiliger Videos oder Texte. Sei als Unternehmen flexibel und gib deinem Team Raum für Fehler und Ausprobieren, während es sich an das neue System gewöhnt.

Integrationsschwierigkeiten

Studien zeigen, dass 65 % der KMUs führen ein CRM ein.. Aber wenn du es nicht von Anfang an nutzt, wirst du mit Integrationsproblemen zu tun haben.

Ein CRM einzuführen bedeutet, es in bestehende Workflows, Prozesse und Tools zu integrieren. Durchschnittlich nutzt ein Unternehmen über 1.000 Anwendungen. Dein CRM muss also mit den wichtigsten davon zusammenarbeiten.

Gerade ohne eigenes IT-Team oder entsprechende Ressourcen kann die Integration schwierig werden. Hier sind einige Herausforderungen, auf die du treffen kannst:

• Datenmigration: Die Übertragung deiner bestehenden Kundendaten ins neue System kann zeitaufwendig und riskant sein.
• Kompatibilitätsprobleme: Deine aktuellen Tools funktionieren vielleicht nicht reibungslos mit dem neuen CRM.
• Workflow-Unterbrechungen: Ein Systemwechsel bedeutet oft, dass sich die Arbeitsweise deines Teams ändert.
• Technische Wissenslücken: Ohne IT-Know-how kann die Integration verwirrend sein.
• Wartungsaufwand: Damit alle Systeme dauerhaft zusammenarbeiten, braucht es laufende Aufmerksamkeit.

Lösung

Im Idealfall findest du ein CRM, das mit all deinen Lieblingstools nativ integriert ist. Die besten CRM-Softwares für Integrationen bieten Hunderte von nativen Verbindungen und ermöglichen dir API-Zugriff für eigene Integrationen.

Auch Lösungen wie Zapier und Make sind einen Blick wert. Mit diesen Plattformen kannst du verschiedene Apps verbinden und Workflows automatisieren.

Plane und teste am besten alles gründlich, bevor du ein neues CRM einführst. So kannst du Integrationsprobleme frühzeitig erkennen und minimieren.

Probleme mit Datenqualität und Genauigkeit

Warum scheitern so viele CRM-Programme? Weil sie mit schlechten, unvollständigen oder ungenauen Daten gefüttert werden.

Wenn du mit schlechten Daten startest, triffst du falsche Entscheidungen. Eine Studie von Gartner hat ergeben, dass schlechte Datenqualität Unternehmen jedes Jahr im Durchschnitt 12,9 Millionen US-Dollar kostet.

Gibt zum Beispiel dein Vertriebsteam falsche Kontaktdaten ein oder aktualisiert den Status von Deals nicht, zeigen deine Berichte ungenaue Prognosen. Das könnte dazu führen, dass dein Unternehmen falsche Entscheidungen beim Lagerbestand trifft oder Ressourcen falsch einsetzt.

Lösung

Die Lösung dafür ist ziemlich einfach: Du musst deine Daten regelmäßig bereinigen und sicherstellen, dass sie korrekt und aktuell sind. So erreichst du eine saubere Datenbasis:

• Datenvalidierungsprozesse implementieren: Erstelle standardisierte Formulare und Eingabefelder, die automatisch auf Fehler, fehlende Informationen oder doppelte Einträge prüfen, bevor Daten in dein CRM gelangen.
• Regelmäßige Datenüberprüfungen einplanen: Lege monatliche oder vierteljährliche Überprüfungen deiner CRM-Daten fest. Nutze die Gelegenheit, um Ungenauigkeiten zu finden und zu korrigieren, veraltete Informationen zu entfernen und fehlende Details zu ergänzen.
• Automatisierungstools nutzen: Setze Software zur Datenbereinigung und automatisierte Workflows ein. Diese Programme und Tools können gängige Datenprobleme erkennen und beheben, ohne dass du manuell eingreifen musst. So sparst du Zeit und verringerst das Risiko von Fehlern.
• Klare Richtlinien für Datenverwaltung aufstellen: Erstelle dokumentierte Vorgaben dafür, wie Daten eingegeben, formatiert und gepflegt werden sollen. Schulen dann alle CRM-Nutzer darauf, diese Standards konsequent einzuhalten.

Zu starke Abhängigkeit von Daten

Ein CRM soll dir Daten liefern. Jede Menge Daten. Diese Zahlen sind wichtig und können wertvolle Einblicke geben, aber sie sollten nie die einzige Entscheidungsgrundlage sein. Zu starke Abhängigkeit von Daten kann dazu führen, dass andere Faktoren wie Kundenfeedback, Touchpoints und Branchentrends übersehen werden.

Die Gefahr besteht darin, das Menschliche in der Kundenbeziehung aus den Augen zu verlieren. Wenn du dich nur auf Kennzahlen wie Conversion Rates oder Ticket-Lösungszeiten konzentrierst, verpasst du die qualitativen Aspekte der Kundeninteraktionen. Zahlen zeigen dir, was passiert ist, erklären aber selten, warum es passiert ist oder wie sich Kunden dabei gefühlt haben.

Lösung

Beim Einsatz von CRM-Daten kommt es auf die richtige Balance an. Kombiniere Datenanalysen immer mit persönlichen Kundenkontakten und Feedback. Schule dein Team darin, das CRM als Werkzeug zur Verbesserung der Beziehungen zu nutzen und nicht als Ersatz dafür. Überprüfe außerdem regelmäßig deine CRM-Ziele und Kennzahlen, damit sie zu deinen übergeordneten Unternehmenszielen und den Bedürfnissen deiner Kunden passen.

Schlussgedanken

Wie du siehst, sind CRMs immer nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Klar, die Einführung eines CRMs bringt Kosten und eine gewisse Komplexität mit sich. Aber das sind Herausforderungen, die du mit dem richtigen Ansatz meistern kannst.

Am Ende kommt es darauf an, das richtige CRM sorgfältig auszuwählen, um die Wahrscheinlichkeit von Problemen zu reduzieren.

Die Liste der beste CRM-Software von Softailed ist ein guter Ausgangspunkt. Du kannst unsere Top-Auswahl auch nach verschiedenen Kriterien wie Preisgestaltung, Funktionen, Integrationen und mehr filtern. Wenn du dich zwischen zwei oder mehr Optionen entscheiden musst, kannst du mit unserem Vergleichstool CRM-Software vergleichen, damit du die beste Lösung für dein Unternehmen findest.