So vergleichst du Software: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur besseren Auswahl

Das sind viele Entscheidungen für ein kleines Unternehmen und jede Menge investiertes Geld.

Beim Thema Software-Auswahl fürs Unternehmen sind diese Entscheidungen entscheidend. Mit den richtigen Tools kannst du meistens mit weniger Software viel effizienter arbeiten.

Aber wie findest du die beste Lösung? Wie lassen sich die verschiedenen Optionen sinnvoll vergleichen, um die richtige Entscheidung zu treffen?

Wir schauen uns an, wie du Softwareprodukte vergleichst und sicherstellst, dass du die passenden Lösungen für deinen Unternehmensalltag findest.

Schritt 1: Bedürfnisse und Ziele festlegen

Bevor du dich in Software-Reviews oder Reddit-Threads stürzt, solltest du erst einmal klären, was du mit der Software erreichen willst. Am besten erstellst du eine Liste mit deinen Zielen und Anforderungen.

Angenommen, du hast eine Immobilienagentur und möchtest E-Mail-Marketing-Software kaufen. Vielleicht nutzt du aktuell eine kostenlose Software, dein privates E-Mail-Programm oder ein Website-Plugin, um einfache Nachrichten zu verschicken. Jetzt bist du bereit für ein Tool, das dir mehr Möglichkeiten eröffnet.

So könnte deine Zielliste aussehen:

• Meine E-Mail-Liste von 500 auf über 5.000 wachsen lassen

• Eine automatisierte Serie an Interessenten senden, die sich auf meiner Website anmelden

• Automatisierte Nachrichten an meine Kunden verschicken, zum Beispiel zum Jahrestag ihres Kaufs oder an Feiertagen

So könnte deine Anforderungsliste aussehen:

Jetzt wirst du merken, worauf du achten solltest. Dein Ziel ist klar: Du willst eine Mailingliste mit mindestens 5.000 Kontakten verwalten. Dafür brauchst du eine Software, die mit dieser Größe problemlos umgehen kann. Auch Automatisierung ist für dich wichtig, genauso wie die Möglichkeit, E-Mail-Listen anhand von Schlüsselfaktoren zu segmentieren.

Weil du viele Kontakte mit Vertriebs- und Organisationsfunktionen managen willst, schaust du dir vielleicht auch ein CRM an. SMS könnte ebenfalls spannend sein, ist aber kein Muss, falls der Preis hierfür nicht passt.

Apropos Preis: Der spielt natürlich immer eine große Rolle. Schauen wir uns das genauer an.

Schritt 2: Budget festlegen

Bei Software gibt es meist eine riesige Auswahl mit ganz unterschiedlichen Preisen. Einige Anbieter haben eine kostenlose Version oder Testphase, manche wirken generell günstig – bis du feststellst, dass fast jedes wichtige Feature extra kostet.

Bevor du dich mit diesen Details auseinandersetzt, solltest du erstmal klären, was dein persönliches Limit ist. Wieviel bist du bereit oder in der Lage zu zahlen? Überlege dir eine eigene Zahl, bevor du Preise vergleichst. So kannst du später besser einschätzen, wie viel Wert die Software deinem Unternehmen tatsächlich bringt.

So gehst du bei der Einschätzung vor:

1. Monatlichen Cashflow prüfen
   Selbst wenn dich die Funktionen teurerer Software reizen, muss das Budget erstmal passen. Überlege, was du dir monatlich wirklich leisten kannst, und setze dein Budget für die neue Software dementsprechend.

2. ROI berücksichtigen
   ROI (Return on Investment) bedeutet: Was kostet dich die E-Mail-Software im Verhältnis zu dem, was du damit verdienst? Wenn E-Mail-Marketing schon ein wichtiger Umsatzbringer ist, kannst du vielleicht auch extra Features rechtfertigen, die noch bessere Ergebnisse liefern.

3. Gesamtkosten im Blick behalten
   Überlege, wie viele Personen die Software nutzen werden und ob hier Flexibilität möglich ist. Viele Tools rechnen pro Nutzer ab. Die Endsumme kann also schnell steigen, wenn du diesen Faktor nicht berücksichtigst.

4. Opportunitätskosten nicht vergessen
   Teurere Software bietet oft mehr Automatisierung, KI-gestützte Workflows und eine bessere Bedienung. Auch wenn das mehr kostet, rechne dagegen, wie viel Zeit du (oder dein Team) dadurch sparst. Oder was dir an Wachstum und Produktivität entgeht, wenn du das Tool nicht nutzt.

Über unsere Best Picks findest du Software nach Preis gefiltert – unter anderem alle, die eine Gratisversion oder Testphase anbieten.

Jede Option in der Liste klappt aus und zeigt dir alle wichtigen Funktionen an, damit du schnell Software auswählen oder aussortieren kannst. Passende Tools kannst du direkt in unser Vergleichstool übernehmen und dort weiter analysieren.

Schritt 3 - An Skalierbarkeit denken

Mit Software-Skalierbarkeit ist gemeint, wie gut ein System wachsende Anforderungen oder größere Lasten bewältigen kann. Bei E-Mail-Marketing-Software betrifft das etwa die Anzahl an Automatisierungen, die du durchführen kannst. Bei Webhosting-Services bezieht sich Skalierbarkeit zum Beispiel darauf, wie viel Webtraffic dein Anbieter stemmen kann.

Gerade bei der Skalierung passieren viele Fehler bei der Softwareauswahl. Es ist absolut okay, erstmal mit einer Gratisversion zu starten, wenn sie ausreicht. Viele vergessen aber, dass ein Softwarewechsel später oft teuer wird.

Laut G2 überziehen ungefähr 33 % der Unternehmen ihr Cloud-Budget um 40 % – meistens wegen Skalierungsproblemen. Das spricht dafür, vorausschauender zu planen und Skalierbarkeit immer im Blick zu behalten. Dieses Problem gibt es nicht nur in der Cloud.

Du kaufst Software also nicht nur für den aktuellen Bedarf, sondern auch für die nächsten Jahre. So findest du heraus, wie skalierbar ein Tool ist und wie viel du voraussichtlich brauchst:

1. Wachstumsprognose analysieren
   Überlege, wo dein Unternehmen oder Projekt in 1-3 Jahren stehen wird. Brauchst du mehr Nutzer, mehr Funktionen oder mehr Speicherplatz? Überlege dir, in welchen Bereichen du wachsen willst und welche Features dann nötig sind. Das hilft dir, Kosten besser zu planen. Teste die Gratisversion und prüfe, ob das Tool grundsätzlich mitwachsen kann.

2. Upgrade-Möglichkeiten prüfen
   Wähle Software, bei der du leicht von einer Gratis- oder Basisversion auf Premium upgraden kannst. Achte auch darauf, ob der Anbieter flexible Verträge bietet – zum Beispiel monatlich kündbare Pläne oder anteilige Upgrades statt langfristiger Bindung.

3. Limitationen verstehen
   Finde heraus, welche Einschränkungen die Gratisversion hat (z.B. maximale Nutzerzahl, Speicher, fehlende Funktionen) und ob dich das bald ausbremst.

4. Exportmöglichkeiten checken
   Wenn du deine Daten nicht vernünftig exportieren kannst, wird ein späterer Wechsel aufwendig und teuer. Das gilt besonders für Tools, bei denen du nicht sicher bist, ob sie dir lange passen.

5. Achte auf Feature-Bloat
   Manche Anbieter verstecken wichtige Funktionen nur hinter teuren Tarifen, sodass du auf Premium upgraden musst, sobald dein Bedarf wächst. Lies dir die Preisstrukturen genau durch, um böse Überraschungen zu vermeiden.

6. Anbieterstabilität checken
   Wird der Anbieter auch in ein paar Jahren noch am Markt sein und weiterentwickeln? Kleine oder wackelige Anbieter sind für den langfristigen Bedarf oft riskant. Eine große Community oder ein aktives Ökosystem sprechen für einen stabilen Anbieter.

Schritt 4: Softwarefunktionen vergleichen

Wenn du die bisherigen Schritte durchlaufen hast, hast du jetzt vermutlich mehrere Optionen auf dem Schirm. Jetzt kommt der spannende Teil: Softwarefunktionen vergleichen! So gehst du vor:

Vergleichstool von Softailed nutzen

Öffne als Erstes unser Vergleichstool. Bleiben wir beim bisherigen Beispiel und nehmen an, du möchtest E-Mail-Marketing-Software vergleichen. Wähle dazu einfach die Vergleichsseite für E-Mail-Marketing-Tools aus.

Wähle deine Favoriten für den Software-Vergleich aus

Jetzt suchst du dir die Anbieter aus, die für dich in Frage kommen, und baust damit deine persönliche Vergleichstabelle. Dir stehen über 26 der besten E-Mail-Marketing-Anbieter zur Auswahl. (Wirklich – das sind die besten. Wir haben nach über 230 Tools nur die Top-Kandidaten übrig gelassen.)

Wenn du schon unsere Top-Auswahl für die beste E-Mail-Marketing-Software durchgestöbert hast, konntest du deine Liste wahrscheinlich schon kürzen. Da dir Automatisierungen besonders wichtig sind, macht es Sinn, auch unsere Empfehlungen für die beste Marketing-Automation-Software zu prüfen. Lass uns also ActiveCampaign, HubSpot, Ortto und Brevo im direkten Vergleich anschauen.

Dafür einfach den jeweiligen Anbieter in der Liste suchen, auswählen und auf “Bestätigen” klicken.

Funktionen vergleichen

Sobald du alle Software-Optionen hinzugefügt hast, die du vergleichen möchtest (du kannst so viele einfügen, wie du willst), schau dir im Detail an, wie sie im Vergleich abschneiden.

Zu Beginn haben wir als Ziel gesetzt, dass die Software mindestens 5.000 Kontakte verwalten kann. Was sofort auffällt: Brevo ist deutlich günstiger, wenn deine Kontaktliste wächst. Das liegt daran, dass sich der Preis hier nach der Gesamtzahl der versendbaren E-Mails richtet – also nach einem anderen Preismodell als bei den anderen Tools.

Das kann gut zu deinen Anforderungen passen. Oder eben nicht. Unser Tool hilft dir dabei, solche Unterschiede schnell und einfach herauszufinden und so fundierte Entscheidungen zu treffen.

Jetzt schauen wir uns noch ein paar deiner weiteren Wünsche an. Du siehst sofort: Brevo ist die einzige Option in deiner Liste, die A/B-Tests und Segmentierung schon im Basistarif bietet (beides abgehakt!). Außerdem sind auch deine Nice-to-have-Features dabei: SMS-Versand und ein CRM.

Beachte: Wenn die X in der Tabelle hervorgehoben sind, kannst du mit der Maus darüberfahren und bekommst zusätzliche Infos angezeigt. Hier zeigt sich oft, dass manche Tools die gewünschten Funktionen zwar anbieten, aber erst in teureren Tarifen oder als kostenpflichtiges Add-on. Das heißt: Diese Features kosten bei manchen Anbietern extra.

Weil Automatisierung für dich besonders wichtig ist, kannst du einfach zum entsprechenden Abschnitt scrollen und sehen, wie deine Favoriten abschneiden. Brevo schneidet hier gut ab, aber du erkennst auch Schwächen – so kannst du eine noch fundiertere Entscheidung treffen.

Du kannst die Übersicht außerdem so sortieren, dass dir „nur die Unterschiede“ angezeigt werden. Dann werden alle Zeilen ausgeblendet, bei denen alle Anbieter die gleichen Werte liefern.

Vorteile und Nachteile abwägen

Nachdem du deine Favoriten nun bis ins Detail verglichen hast, kannst du dir die Vorteile und Nachteile ansehen, die wir zu jedem Tool zusammengestellt haben. Natürlich kannst du – je nach deinem Bedarf – auch noch eigene Vorteile und Nachteile ergänzen.

Lies hierzu: Email Marketing für Immobilien

Schritt 5: Teste die Software

Wenn möglich, solltest du jede Software, die du kaufen möchtest, erst ausprobieren. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen oder Gratisversionen, damit du dir selbst einen Eindruck verschaffen kannst. Achte dabei auf Folgendes:

• Ob dir das Interface gefällt und wie einfach die Bedienung für dich ist

• Ob und wie gut die Software zu deinem bisherigen Workflow passt

• Wie dein Team die Funktionen und Features wahrnimmt (also alle, die damit arbeiten)

• Ob und wie gut sie sich mit anderen Tools verbindet, die du bereits nutzt

Teste die Software auch in Bezug auf unterschiedliche Budgetszenarien. Wenn das ein Favorit ist, wirf ruhig noch einmal einen Blick auf die Skalierbarkeit. Passen die Preise immer noch, wenn du kurzfristige oder mittelfristige Wachstumspläne erreichst?

Angenommen, du willst E-Mail-Marketing-Software kaufen, um 5.000 Abonnenten zu erreichen, hast aber aktuell erst 500. Dann solltest du dir genau anschauen, wie die Preise jetzt und zu verschiedenen Zeitpunkten in der Zukunft aussehen, wenn du dieses Ziel ansteuerst. Denn je nachdem, wie du die Software zukünftig nutzen willst, gibt es oft große Preisunterschiede – behalte das im Hinterkopf, wenn du die perfekte Lösung suchst.

Der schnelle Weg zur Software-Auswahl

Wie du siehst, braucht der Vergleich von Software Zeit und Geduld – selbst mit den richtigen Tools. Falls du noch immer nicht weißt, wo du anfangen sollst, haben wir noch etwas für dich.

Unser Finder Tool bündelt alle unsere Datensätze zu jedem Anbieter und übernimmt den Großteil für dich. Es stellt dir ein paar Schlüsselfragen und liefert dir schnell eine Empfehlung, die zu deinen Anforderungen passt.

So funktioniert’s:

Schritt 1: Finder Tool starten

Wähle zuerst die Software-Kategorie, die dich interessiert, und gib deinen Namen ein, damit wir dich direkt ansprechen können. Wir sammeln keine Daten und keine E-Mail-Adresse.

Schritt 2: Zentrale Fragen zu deinem Unternehmen beantworten

Im nächsten Schritt analysiert unser Algorithmus deine Anforderungen und Prioritäten, um dir die beste Empfehlung zu liefern. Probieren wir das Ganze als Immobilienmakler, der nach E-Mail-Marketing-Software sucht. In diesem Fall wirst du zum Beispiel nach Folgendem gefragt:

• Welche Art von Unternehmen du führst

• Wie groß deine E-Mail-Liste ist

• Wie du die Software einsetzen möchtest

• Wie wichtig der Preis für dich ist

• Wie hoch der durchschnittliche Umsatz pro Kunde ist

Sobald du alle Fragen beantwortet hast, bekommst du eine individuelle Empfehlung – auf Basis von tausenden Datenpunkten. Alle wichtigen Infos zur jeweiligen Software gibt’s direkt dazu: Preise, Highlight-Funktionen, Integrationen sowie die wichtigsten Vorteile und Nachteile.

So einfach ist das – probier es am besten direkt aus.

Die beste Software für dich finden

Egal, ob du E-Mail-Marketing-Software vergleichen willst, CRMs, Projektmanagement-Software oder andere Tools – bei uns bist du richtig. Als Plattform für Softwareberatung bieten wir dir die besten Tools, Infos und Insights, damit du die perfekte Software für deinen Bedarf findest.

Wir haben hunderte Anwendungen getestet und bewertet – und dazu eigene Tools sowie Algorithmen entwickelt, die dich zur optimalen Lösung führen. Denn die meisten Unternehmen nutzen hunderte Apps, aber du willst ja nicht Durchschnitt sein, oder? Treffe gleich zu Beginn die richtigen Entscheidungen für einen schlanken, effizienten Software-Stack – und ein erfolgreicheres Business. Wie wir arbeiten, erfährst du hier. Probiere unsere Tools unbedingt selbst aus!