El mejor software de gestión de proyectos en términos de funcionalidades

Si vas a pagar por un software de gestión de proyectos, seguro que quieres que realice operaciones que hagan que la gestión de proyectos sea fluida y -si no fácil- más sencilla. Pero con tantas soluciones en el mercado, puede resultar difícil evaluar todas menos las más populares.

Como gestor de proyectos, buscas una solución de software que te permita desplegar eficazmente tus alas y controlar el proyecto desde un solo lugar. Desde esbozar y asignar tareas hasta automatizar procesos y supervisar el progreso, quieres que tu plataforma de gestión de proyectos te ayude a hacer más de lo que harías normalmente por ti mismo.

Por eso necesitas un software de gestión de proyectos que ofrezca un conjunto compuesto de funciones para ir por delante mientras mantienes a los miembros de tu equipo alerta para cumplir los plazos. Entendemos lo importante que es hacerlo: los clientes no son cada vez menos exigentes, y los proyectos tampoco son cada vez más pequeños. Exploraremos las funciones críticas que te ayudarán a optimizar la gestión de tus proyectos para satisfacer las necesidades de tus clientes y superar tus objetivos y plazos.

¿Qué funcionalidades tiene el mejor software de gestión de proyectos?

Probamos a más de 45 proveedores y seleccionamos las características más importantes que componen la oferta de software de gestión de proyectos mediante estudios de mercado y expertos del sector. Para evaluar las herramientas, puntuamos a cada proveedor según la presencia y ausencia de características y limitaciones o funcionalidades adicionales. Todas las características juntas forman nuestra puntuación global de características y la clasificación de proveedores. Encontramos las siguientes características y ponderaciones en la clasificación:

Tareas y subtareas

Con las tareas y subtareas, puedes añadir actividades específicas como parte de un proyecto y agruparlas. Garantiza la coherencia en la administración de un proyecto, ya que puedes agrupar tareas similares hacia un objetivo. Por ejemplo, si el objetivo de un proyecto es publicar un comunicado de prensa, puedes añadir "publicar comunicado de prensa" como tarea y añadir "escribir un comunicado de prensa" y "editar comunicado de prensa" como subtareas. Con este sistema de agrupación, puedes agilizar tu proyecto y asignar eficazmente las tareas a los miembros competentes del equipo. Agrupar actividades similares ayuda a los miembros del equipo a comprender el contexto más amplio de sus funciones.

Asignación de tareas

Cuando no se asigna nadie a un proyecto o tarea, es como si se ignorara o no fuera prioritaria. Por lo tanto, la función de asignatario de tareas es fundamental para el software de gestión de proyectos. Con esta función, puedes crear tareas y asignar responsabilidades a los miembros del equipo mencionándolos y etiquetándolos. De este modo, reciben una notificación en cuanto se les asigna la tarea y pueden ponerse a trabajar inmediatamente.

Fechas de inicio y vencimiento

Los plazos y las fechas de entrega son una parte integral del mundo empresarial, por lo que es importante poder comunicarlos a los compañeros cuando están en un proyecto. Con las fechas de inicio y vencimiento, puedes mostrar a los miembros del equipo cuánto tiempo tienen para completar una tarea concreta. Las fechas límite les ayudan a ser conscientes de cuál es la mejor forma de abordar una tarea. Muchas soluciones de software también proporcionan un recordatorio antes de la fecha límite para que puedan mejorar el ritmo si es necesario y cumplir su plazo.

Dependencias de las tareas

Como gestor de proyectos, es bastante obvio que ciertas tareas dependen de la realización de otras. Es imposible editar un comunicado de prensa si no se ha escrito previamente, así que eso crea una dependencia de tareas. Del mismo modo, es imposible empezar a depurar un fragmento de código a menos que se haya escrito. Con las dependencias de tareas, puedes ayudar a los miembros de tu equipo a ver dónde encaja su trabajo en el ciclo e imponer plazos realistas y necesarios a tareas concretas.

Plantillas

Elaborar un esquema de proyecto para las tareas habituales es algo que puede resultar aburrido y repetitivo. Por otro lado, elaborar un esquema puede resultar pesado y llevar mucho tiempo con proyectos complejos. Sin embargo, con las plantillas de proyecto predefinidas, sólo tienes que introducir los detalles de tu proyecto y ponerte a trabajar lo antes posible. Así, puedes ahorrar tiempo y aprovechar las muchas ventajas del software para mejorar tu productividad como gestor de proyectos. Las plantillas también resultan útiles cuando se gestionan varios proyectos, ya que te quitan mucho trabajo de encima.

Listas de verificación

Ciertas tareas tienen actividades específicas que los equipos deben realizar antes de completarlas. De ahí la razón de las listas de comprobación. Por ejemplo, antes de empezar a hornear un pastel, deben estar presentes todos los ingredientes de la lista. Lo mismo ocurre con ciertas tareas, tanto dentro como fuera de la empresa, que conllevan procesos estándar. En este caso, las listas de comprobación resultan útiles para ti y para los miembros de tu equipo. Las listas de control son una característica excelente que puedes comprobar al elegir un software de gestión de proyectos para tu equipo.

Flujos de trabajo automatizados

Eliminar las demoras humanas entre las distintas fases de un proyecto siempre ha conducido a mayores niveles de eficiencia. Los flujos de trabajo automatizados te permiten agilizar el proyecto en la menor medida posible. Con la automatización de los flujos de trabajo, puedes gestionar los proyectos más rápidamente y con mayor eficacia. Según KRC Research, más del 50% de las organizaciones creen que la automatización reduce los errores humanos. Con la automatización en tu flujo de trabajo, estarías mejor equipado para reducir los errores y entregar un trabajo de alta calidad a tus clientes. Al elegir un software de gestión de proyectos para tus necesidades empresariales, esta función puede ser muy útil para automatizar tareas repetitivas.

Formularios

Los comentarios y las opiniones son esenciales para mejorar continuamente, y los formularios son una forma estupenda de recoger opiniones a escala. Puedes recoger ideas y opiniones de los miembros del equipo y las partes interesadas para optimizar o modificar el flujo de trabajo con formularios de proyectos. También puedes enviar solicitudes de trabajo a los miembros del equipo, con los detalles específicos que te gustaría que se cumplieran. Los formularios te ayudan a estandarizar el proceso de solicitud y a cumplir más rápidamente los objetivos específicos del proyecto. Hay muchas formas de utilizar los formularios para recopilar información sobre lo que quieras de tu equipo o también de los clientes.

Hitos

Los hitos son un indicador del éxito incremental y sirven de faro para que los miembros del equipo produzcan constantemente altos niveles de producción, incluso con un calendario apretado. Con hitos específicos establecidos a medida que avanza tu proyecto, puedes visualizar, medir y compartir el progreso en varios puntos, desde el inicio hasta la finalización.

Flujos de trabajo de aprobación

Antes de iniciar o completar cualquier tarea, los jefes de equipo deben dar cierta aprobación. Es necesario para la sincronización durante el proceso y la gestión de la calidad tras completar una tarea. Los flujos de trabajo de aprobación automatizados imponen un mecanismo automático para revisar y aprobar las tareas durante el ciclo del proyecto. La automatización elimina otro punto de retraso en el ciclo del proyecto y mejora la calidad del trabajo.

Seguimiento del tiempo

Con el seguimiento del tiempo, es más fácil medir y controlar la productividad de los trabajadores y asegurarse de que se esfuerzan lo suficiente durante los proyectos. También puedes utilizarlo para evaluar las tareas y ver dónde dedican más tiempo y cómo optimizarlo. Con el seguimiento del tiempo, también puedes eliminar los problemas relacionados con los pagos a los trabajadores. Además, se puede agilizar la facturación con los clientes, garantizando que se te pague adecuadamente por tu trabajo.

Presupuestación de proyectos

Con la función de presupuestación de proyectos, puedes dedicar y gestionar mejor los costes de tus proyectos. Puedes asignar recursos a cada proyecto en función de su escala y complejidad y ayudar a reducir costes y crear responsabilidad en toda la cadena.

Etiquetas

Con las etiquetas, ordenar y organizar las tareas por categorías o criterios es más fácil. Puedes añadir etiquetas a tareas similares para agruparlas con la función de etiquetas. Las etiquetas facilitan la visión general de tus tareas. Puedes asignar tareas similares basándote en etiquetas para agilizar el proceso de ejecución.

Prioridades

Como gestor de proyectos con múltiples proyectos en tu cartera, es importante definir prioridades. Con esta función, puedes asignar diferentes niveles de urgencia a tareas específicas. De este modo, te aseguras de dedicarte a cada tarea con un nivel de energía adecuado en cada momento y de ocuparte de cada tarea con decisión.

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Cómo elegir un software de gestión de proyectos con buenas funciones

En última instancia, al elegir un software de gestión de proyectos en función de sus funciones, la elección es enteramente tuya. Las funciones esenciales para tu empresa pueden no ser necesarias para otra, por lo que es importante determinar qué es lo que te es propio. Al explorar las funciones de las distintas soluciones, también es muy útil conocer la opinión de los miembros de tu equipo.

Otro aspecto a tener en cuenta es el equilibrio entre las funciones y otros criterios importantes. Tener montones de grandes funciones en una herramienta que es bastante difícil de usar, que no se ajusta a tu presupuesto, o que no tiene buenas opciones para controlar y gestionar tu proyecto, quizá no sea lo más adecuado para ti. Mientras exploras las características de las soluciones para tu empresa, échales un vistazo a nuestros favoritos de software de gestión de proyectos. Te ayudará a hacerte una idea general de qué áreas pueden ser también críticas para tu empresa.

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