Compara software de gestión de proyectos

Sin la ayuda de un software de gestión de proyectos, dirigir proyectos complejos puede ser bastante complicado. Tienes que asignar tareas, solicitar y recibir informes de estado y supervisar el progreso, desde el inicio del proyecto hasta el final.

Con un buen software de gestión de proyectos, puedes automatizar estos procesos, satisfacer a tus clientes más rápidamente y mantener a tu equipo motivado. Las estadísticas y los resultados respaldan la adopción de estas soluciones: según PwC, el 77% de las empresas de primer nivel de EE.UU. utilizan un software de gestión de proyectos.

Entonces, ¿cómo puedes elegir el mejor software de gestión de proyectos para tu empresa? Hay varias cosas que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión. Sin embargo, si tienes una empresa nueva o es la primera vez que compras software, elegir puede resultar bastante difícil.

Pero no te preocupes.

Nosotros nos encargamos de todo. Vamos a explicarte los criterios más importantes para comparar distintos software de gestión de proyectos y te presentaremos nuestro comparador avanzado, que te permite comparar rápidamente diferentes herramientas para que tomes la mejor decisión.

Qué es lo más importante a la hora de comparar software de gestión de proyectos

Para determinar los criterios más importantes para realizar una comparación eficaz de soluciones de software de gestión de proyectos, hemos analizado todo el mercado de software de gestión de proyectos y hemos investigado a fondo las funciones y componentes de cada oferta para determinar qué criterios son los más relevantes. Puedes encontrar más detalles sobre nuestro estudio en la página de favoritos.

Basándonos en nuestra investigación, hemos identificado nueve criterios que son clave para comparar software de gestión de proyectos. Puedes ver estos criterios y sus atributos más importantes debajo:

1. Funcionalidades

Como gestor de proyectos, es esencial disponer de un conjunto completo de herramientas en tu cartera para satisfacer tus necesidades y las de los miembros de tu equipo. Desde crear listas de verificación hasta añadir nuevos proyectos, una buena solución de gestión de proyectos te permite desarrollar y llevar a cabo proyectos sin problemas.

Al comparar las funcionalidades de los productos, esto es lo que debes tener en cuenta:

Tareas y subtareas

Todo proyecto se compone de múltiples tareas que pueden tener una jerarquía. Un software de gestión de proyectos debe permitirte añadir nuevas tareas y asignarlas a los miembros del equipo. Un buen software de gestión de proyectos también te permite crear una jerarquía mediante subtareas.

Dependencia de las tareas

No puedes empezar a hornear un pastel si no has añadido la harina, el azúcar y los huevos. A menudo, ciertas tareas no pueden completarse hasta que no se cumplan ciertos requisitos. Esto se denomina dependencia de tareas. Esta característica es importante en la comparación de tu software de gestión de proyectos cuando solo puedes empezar nuevas tareas una vez que se hayan cumplido ciertos requisitos específicos.

Fechas de inicio y vencimiento

Todo proyecto tiene objetivos con plazos. Esta función te ayuda a asegurarte de que el equipo cumple los plazos y continua siendo productivo. Además, permite que ningún equipo retrase al otro, especialmente en las tareas dependientes de otras. Por tanto, la función de fijar fechas de inicio y vencimiento es esencial.

Plantillas

Los gerentes de proyecto están muy ocupados y a veces no tienen tiempo para empezar a elaborar un calendario estructurado para cada proyecto. Aquí es donde entran en juego las plantillas preinstaladas. Con estas plantillas, los gerentes pueden empezar rápidamente proyectos nuevos, lo que las convierte en una función excelente para un software de gestión de proyectos.

Listas de verificación

Marcar casillas de verificación es siempre una de las sensaciones más satisfactorias cuando se está completando un proyecto. Pero no es solo la sensación, es el hecho de que te estás acercando a tus objetivos. Esto significa que las listas de verificación son una función crucial de un software de gestión de proyectos.

Flujos de trabajo automatizados

La automatización es el motor de la productividad del siglo XXI. Un flujo de trabajo automatizado garantiza que cada etapa del proyecto se desarrolle sin problemas, pasando de una fase a otra con el mínimo esfuerzo manual.

Hitos

Poder ver los hitos es una función crucial de un software de gestión de proyectos. Ofrece la oportunidad de seguir y medir el progreso en cada fase del proceso.

Tracking del tiempo

Cuando los miembros de un equipo no son productivos, pueden producirse retrasos innecesarios y un descenso de la calidad de los proyectos. El seguimiento del tiempo permite a los gerentes ver qué miembros del equipo son eficientes. Esto permite gestionar eficazmente a las personas y evaluar las tareas repetitivas.

Presupuestación de proyectos

Los proyectos grandes pueden tener varios subpresupuestos para cada tarea. Una función integrada de presupuestación de proyectos te ayuda a cotejar todos los pequeños presupuestos asignados a un proyecto para crear un presupuesto global. También te permite seguir y controlar los gastos en tiempo real.

Prioridades

En un mundo de múltiples plazos y múltiples proyectos, es importante tener siempre en cuenta qué es lo más importante. Por eso es fundamental determinar las prioridades de las tareas. Utilizar diversas funciones, como recordatorios, códigos de colores, etc., te ayudará a determinar qué es lo más importante.

2. Acceso

Hoy en día, es cada vez más importante que los empleados puedan seguir siendo productivos en diversos dispositivos. Con la evolución de los roles remotos e híbridos, la accesibilidad a través de múltiples dispositivos es una prioridad. Al comparar herramientas de gestión de proyectos, es esencial elegir una lo suficientemente accesible para las necesidades de tu empresa.

Al comparar el tipo de acceso que ofrecen los productos, esto es lo que debes tener en cuenta:

Aplicación de escritorio

La mayoría de la gente trabaja desde su PC, así que este criterio es obvio. Una aplicación de escritorio ahorra a los empleados el estrés de abrir varias pestañas, algo que sin duda deberíamos hacer menos. Además, proporciona un entorno coherente en el que los miembros del equipo pueden ser productivos.

Aplicación móvil

Hoy en día, los teléfonos móviles se han convertido en una segunda oficina para muchos trabajadores. Según un estudio de Hitwise, casi el 60% de todas las búsquedas se realizan desde el móvil, y muchos trabajadores encuentran muy útil la posibilidad de dedicar una o dos horas a trabajar sobre la marcha. Una aplicación móvil ofrece mucha flexibilidad y permite que los miembros de tu equipo sean más productivos.

Número de usuarios

Es bastante obvio: cuantos más usuarios admita el software, más talento podrás aportar a un proyecto. El mejor software de gestión de proyectos te permitirá incorporar un número ilimitado de usuarios para escalar tanto como quieras. Por supuesto, dependiendo del tamaño de tu empresa, tus necesidades pueden variar.

Número de tareas

Las tareas son los componentes básicos de los proyectos, por lo que es fundamental que la comparación de tu software de gestión de proyectos las tenga debidamente en cuenta. A menudo es mejor una solución que admita varias tareas, con la posibilidad de añadir subtareas y asignar usuarios.

Número de proyectos

Como gerente de proyectos, a veces tendrás que encargarte de varios proyectos simultáneamente. Un buen software de gestión de proyectos debe cubrirte las espaldas a la hora de añadir nuevos proyectos, de modo que puedas escalar rápidamente y seguir siendo productivo. Los mejores productos de esta categoría te permiten añadir un número ilimitado de proyectos.

Almacenamiento

Cada proyecto genera datos, que las empresas deben conservar temporalmente o durante periodos prolongados. Por tanto, la solución que elijas debe tener excelentes opciones de almacenamiento. Al igual que en el cado de las otras funciones, tus necesidades suelen depender del tamaño de tu empresa y de tu sector. Sin embargo, es fundamental ser flexible y elegir la solución con la mejor calidad-precio.

3. Precios

Si tienes una pequeña o mediana empresa, este es probablemente uno de los factores más cruciales. Un software con un buen precio te ayuda a mejorar la ejecución de tus proyectos sin que tengas que arruinarte. Incluso si tienes una empresa grande, conseguir un precio razonable te permite reducir costes. Sin embargo, no debes tener miedo de gastarte unos pavos de más en un buen producto. A la larga puede valer la pena.

¿Quieres conseguir el mejor precio? Esto es lo que debes tener en cuenta al comparar productos:

Plan gratuito

Con un plan gratuito, puedes explorar las características y funcionalidades de un producto sin tener que gastar tu presupuesto. Es una forma estupenda de ayudar a los miembros de tu equipo a aprender a usar las funciones básicas de un producto antes de pasar a un plan de pago. Y para las pequeñas empresas, un plan gratuito puede ayudarte a reducir tus gastos en proyectos más pequeños.

Planes de precios

Aunque es esencial obtener la mejor relación calidad-precio, un precio competitivo siempre es bienvenido. Y si tienes una empresa pequeña, los planes de precios pueden ser un factor decisivo. Un plan de precios mensual asequible te ayuda a mantenerte dentro de tu presupuesto y a mejorar la productividad al mismo tiempo. El precio mensual suele ser más alto en función del tamaño de tu equipo, así que ten cuidado.

4. Controles de administrador

Una de las razones clave para utilizar un software de gestión de proyectos es la posibilidad de mejorar tu productividad. Otra razón importante es la posibilidad de hacer un seguimiento de tu productividad. Al comprender y analizar tu rendimiento en proyectos anteriores, puedes encontrar lagunas en tu rendimiento y mejorar en el futuro. Además, esto te permite recibir actualizaciones en tiempo real a medida que avanza un proyecto, ajustando rápidamente lo que necesites.

Esto es lo que debes tener en cuenta respecto a los controles de administrador cuando compares herramientas de gestión de proyectos:

Panel de control de proyectos

Un panel de control de proyecto es una forma estupenda de obtener fácilmente una vista general del estado del proyecto y de las métricas más importantes. Para los gerentes de proyectos, es importante no perderse en los detalles. Teniendo una visión general en un panel de control es más fácil mantener el control sobre el proyecto.

Informes

Los proyectos son dinámicos, por lo que es importante observar cómo se avanza en tiempo real para evaluar el rendimiento y recomendar ajustes cuando sea necesario. Las excelentes herramientas de gestión de proyectos te permiten generar informes en torno a métricas clave y mantenerte al día.

Campos personalizados

Dado que cada proyecto tendrá probablemente tareas personalizadas que dependerán de la naturaleza de la tarea (o de los protocolos de la empresa), tener la capacidad de crear campos personalizados es fundamental. Los campos personalizados pueden añadir detalles específicos como presupuestos, prioridades y más, dependiendo de los requisitos del proyecto. Esto, por supuesto, te ayuda a mantener la flexibilidad.

Carteras de proyectos

Poder agrupar visualmente los proyectos es esencial para mantenerse organizado como gerente de proyectos. Las mejores herramientas de gestión de proyectos te permiten mantener juntos proyectos similares para gestionarlos sin problemas. Esta característica debe tenerse en cuenta al comparar herramientas de gestión de proyectos desde la perspectiva de gestionar varios proyectos simultáneamente.

Objetivos

Los objetivos ayudan a mantener centrado al equipo y a armonizar los esfuerzos de todos para ver cómo contribuyen todos al objetivo final. Fijar objetivos para que cada miembro del equipo tenga claro cuál es su misión es una función que debe incluir cualquier herramienta de gestión de proyectos excelente.

Permisos de usuario

La funcionalidad de permisos de usuario permite a los gerentes asignar distintos niveles de acceso y permisos a los miembros del equipo. Según el nivel y las competencias de cada miembro del equipo, a menudo es necesario dar distintos niveles de acceso a los miembros del equipo. Por tanto, esta función es útil para empresas en las que los miembros del equipo tienen distintos niveles de experiencia y conocimientos.

Exportación de datos

Exportar datos para utilizarlos en otras áreas de la empresa es crucial para ampliar las operaciones. La exportación de datos te permite exportar varios formatos de proyectos, tareas, usuarios, listas e informes. Es vital para el análisis de datos y la toma de decisiones.

5. Vistas de proyecto

Obtener una vista panorámica de todo el proyecto es esencial para una gestión eficaz del mismo y para no perderse en los detalles. Las soluciones de software de gestión de proyectos excelentes ofrecen diferentes vistas de proyecto. Tener varias opciones de visualización es esencial para una gestión eficaz del proyecto, desde tableros Kanban interactivos hasta diagramas de Gantt de fácil acceso.

Hemos analizado qué vistas de proyecto ofrecen los proveedores para que puedas ver qué proveedores incluyen o no tus favoritas:

Tablero/Kanban

Una vista de tablero o Kanban te ayuda a ver el progreso de las tareas en tiempo real de forma fácil e interactiva. Con la vista Kanban puedes ver y organizar los proyectos usando una vista de "tarjetas" separadas.

Calendario

Un calendario integrado ayuda a convertir líneas de tiempo abstractas en fechas visibles para que puedas mantener la concentración y la motivación de tu equipo. Esta vista suele incluir la posibilidad de integrar un calendario de Google o Outlook.

Lista/cuadrícula/tabla

Organiza tus tareas en un sencillo formato de lista. En el caso de algunos proveedores, las listas se parecen más a una tabla o cuadrícula, así que las hemos fusionado en un solo tipo de vista. Esta opción es perfecta para ti si te gustan las vistas limpias y organizadas.

Línea de tiempo

Con una línea de tiempo, puedes ver las tareas y proyectos en un orden cronológico. Te ayuda a ver cómo avanza cada tarea o proyecto a lo largo del tiempo.

Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una forma muy visual de obtener una vista cronológica de tu proyecto, pero también ayuda a mostrar las dependencias de las tareas y las fases del proyecto.

Mapa

Si tienes una empresa con varios proyectos en distintos lugares de trabajo, un mapa te ayuda a gestionar y visualizar fácilmente el progreso en estos sitios. Los mapas son una forma estupenda de gestionar proyectos si hay varias ubicaciones físicas.

6. Integraciones

Cambiar de una aplicación a otra para una sola tarea es estresante y es una pérdida de tiempo. Como gerente de proyecto, a menudo no puedes permitirte ese lujo. Tener un software que se integra perfectamente con otras aplicaciones prácticas es una gran ventaja. Con una solución de software que te permite integrar aplicaciones útiles de terceros, tus trabajadores pueden ahorrar tiempo y seguir trabajando con las aplicaciones que ya conocen y utilizan.

Esto es lo que debes tener en cuenta a la hora de comparar software de gestión de proyectos con integraciones:

Número de integraciones nativas

Las integraciones de terceros permiten a los equipos utilizar las aplicaciones con las que ya están familiarizados y seguir disfrutando de las ventajas nativas del software de gestión de proyectos. Cuantas más integraciones de terceros ofrezca el software, más tiempo ahorrarás y más eficaz será tu equipo.

Microsoft 365

Microsoft 365 incluye diversas herramientas para optimizar la productividad, como Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc. Con Microsoft 365, los proyectos conectados a estas potentes herramientas también tendrán copia de seguridad en la nube, por lo que podrás trabajar en ellos desde cualquier lugar. Así, Microsoft 365 es a menudo una herramienta esencial en el kit de un gerente de proyectos.

Outlook

Outlook también forma parte de Microsoft 365 y es una herramienta multifuncional que ayuda de muchas formas a los equipos que utilizan herramientas de Microsoft. Con Outlook, puedes enviar y recibir correos electrónicos, gestionar tu calendario, añadir y almacenar contactos y hacer un seguimiento de tus tareas. Hemos añadido Outlook por separado, ya que a menudo también se utiliza sin la suite 365 completa.

Slack

Slack es una de las mejores aplicaciones de Office Hub que existen. Agiliza y flexibiliza las comunicaciones dentro de las empresas, permitiendo a los miembros del equipo chatear y compartir archivos rápidamente. Es una de las herramientas más populares hoy en día. Es una de las primeras integraciones que los gerentes de proyectos deben buscar en una solución de gestión de proyectos.

Gmail

Gmail es uno de los mayores proveedores de correo electrónico del mundo, quizás el mayor de todos. Te permite enviar correos electrónicos a clientes y compañeros de forma fácil. Como el envío de correos electrónicos es algo imprescindible, puede ser muy útil integrarlo con tu software de gestión de proyectos para automatizar tareas.

Dropbox

Dropbox es una popular herramienta de almacenamiento de archivos que aprovecha los servicios en la nube para ofrecer almacenamiento a empresas y particulares. También ofrece funciones para mantener seguros los archivos, como protección mediante contraseña, permisos de descarga, etc.

Google Drive

Google Drive es la respuesta de Google para ayudar a las empresas con sus necesidades de almacenamiento y compartición de archivos. Con Google Drive, puedes almacenar archivos de varios formatos en la nube y acceder a ellos desde cualquier lugar. Google Drive también guarda automáticamente los archivos creados en el ecosistema de Google, como Docs, Sheets y Forms.

GitHub

GitHub proporciona un espacio dedicado para que los desarrolladores colaboren en proyectos. Con GitHub, puedes crear repositorios, añadir desarrolladores y colaborar a distancia. También ofrece almacenamiento en la nube para garantizar que tu trabajo esté siempre seguro y protegido.

Google Calendar

Google Calendar es sin duda algo más que un calendario. Con Google Calendar puedes añadir plazos a las tareas, programar reuniones y crear recordatorios. Además, se sincroniza con todos los dispositivos, desde el móvil al ordenador de sobremesa.

Hubspot

Hubspot facilita las interacciones para las empresas B2B. Incluye todo lo que las empresas necesitan para ofrecer una experiencia de primera clase a sus clientes. Su plataforma CRM basada en la nube integra ventas, marketing, servicios y otras funciones para mejorar las relaciones con los clientes. Hubspot es una de las mejores integraciones para una solución de gestión de proyectos para empresas que quieren mejorar las relaciones con los clientes y mejorar sus ventas.

Salesforce

Salesforce es una solución CRM basada en la nube que ayuda a las empresas a conectar con clientes y leads rápidamente y ayuda a mejorar las campañas de marketing de una empresa. Desde la automatización del marketing hasta el servicio de atención al cliente, Salesforce es una herramienta esencial para muchas empresas.

7. Facilidad de uso

Un estudio de Harmon reveló que el 97% de los usuarios de móviles califican la facilidad de uso como la cualidad más importante de las aplicaciones móviles. Esto también se aplica a las aplicaciones para el lugar de trabajo. Un estudio de Capterra reveló que el 74% de las empresas de servicios mencionaron la facilidad de uso como una de las principales prioridades a la hora de elegir nuevas herramientas. Estas estadísticas y hechos subrayan la importancia de la facilidad de uso de una solución de gestión de proyectos. Al elegir un producto de gestión de proyectos para tu empresa, debes elegir una opción por la que los miembros de tu equipo puedan navegar fácilmente. De esta manera podrán aprovechar todas las ventajas de la herramienta.

Para determinar lo fácil que es utilizar un software, debes tener en cuenta todo lo relacionado con su configuración y el uso diario de la herramienta. Llevamos a cabo investigaciones y pruebas para determinar hasta qué punto el software funciona sin problemas y hasta qué punto los clientes están satisfechos con un producto. Para ello, recopilamos docenas de opiniones de clientes, datos de fuentes online y datos de redes sociales sobre los proveedores. Utilizamos algoritmos avanzados para determinar una puntuación para todos ellos. Si buscas una herramienta de gestión de proyectos fácil de usar, busca puntuaciones más altas en nuestra comparativa.

8. Soporte al cliente

Como gerente de proyectos, tu papel es inherentemente estresante. Pero, ¿qué puede ser más estresante que tener un problema y que nadie te recomiende una solución? Por eso es esencial elegir una solución de software con un buen servicio de atención al cliente. Cuando compares herramientas, es vital que evalúes la solidez de su soporte al cliente. Un excelente servicio de atención al cliente te ayudará a superar fácilmente cualquier problema inesperado.

A continuación te indicamos en qué fijarte a la hora de comparar los servicios de atención al cliente de los software de gestión de proyectos:

Disponibilidad 24/7

Con la calidad de servicio que exigen los clientes en el mundo empresarial actual alcanzando nuevas cotas, la disponibilidad 24/7 es cada vez más importante. Si tu empresa tiene poco tiempo de inactividad, puedes asegurarte de incluir este criterio en tu comparación de ofertas de productos.

Asistencia telefónica

Las llamadas telefónicas son una forma rápida de contactar con el servicio de atención al cliente y obtener una solución personalizada para cualquier problema. Comprueba que el software que elijas tenga esta opción para obtener respuestas rápidas a los problemas con poco retraso.

Correo electrónico

Puede que los correos electrónicos no sean tan rápidos como las llamadas telefónicas. Aún así, ofrecen la oportunidad de ponerse en contacto con el equipo de asistencia para obtener explicaciones detalladas de los problemas. Los mejores software suelen ofrecer un equipo de asistencia por correo electrónico receptivo.

Chat en vivo

El chat en vivo es una alternativa más barata y accesible que la asistencia telefónica. También es preferible, sobre todo si tu equipo está disperso por todo el mundo. Con un chat en vivo, los miembros del equipo pueden comunicarse directamente con un agente y obtener soluciones a medida cuando las necesiten.

Calidad de la respuesta

Obtener respuestas rápidas a tus consultas es muy importante en el acelerado mundo actual. El tiempo de respuesta es uno de los factores más importantes a la hora de examinar lo bueno que es el equipo de soporte de un proveedor. El plazo que te resulte aceptable dependerá del sector al que pertenezca tu negocio. Nosotros hemos comprobado lo bien que responde el equipo de soporte a las consultas y hemos evaluado la eficacia y utilidad de los equipos de soporte con una puntuación personalizada.

9. Seguridad

La privacidad y la integridad de los datos son preocupaciones esenciales en el mundo altamente conectado del siglo XXI. Tendrás que garantizarles a tus clientes que sus datos están seguros, al mismo tiempo que aseguras la protección de las actividades y la información confidencial de tu empresa. Las soluciones de gestión de proyectos deben incluir una sólida arquitectura de seguridad.

Esto es lo que hay que tener en cuenta al evaluar la seguridad de las soluciones de gestión de proyectos:

Autenticación multifactor

La autenticación multifactor es un proceso de seguridad en el que los usuarios deben verificar su identidad en varios pasos. Es esencial para garantizar que los sistemas de la empresa están protegidos de personas no autorizadas.

Registros de auditoría

Los registros de auditoría documentan y registran la actividad de un proyecto o tarea. Con los registros de auditoría, los gerentes de proyectos tienen una referencia fiable que pueden utilizar para evaluar el origen de los problemas si surgen.

SSO

Con el SSO (inicio de sesión único), a los usuarios les resulta fácil iniciar sesión en todo el sistema utilizando un solo ID. Es una innovación esencial en la era de los microservicios distribuidos en plataformas basadas en la nube. Así, los miembros de tu equipo no necesitan recordar toneladas de contraseñas para todas las plataformas.

Cumplimiento SOC 2 tipo 2

El informe SOC 2 tipo 2 proporciona una medida fiable de la eficacia con la que el software de gestión de proyectos protege los datos de los usuarios. El informe recoge la forma en que el proveedor protege tus datos y la eficacia con que funcionan esos controles.

SAML

Con SAML los usuarios solo tienen que someterse una vez al proceso de autenticación con SSO. SAML agiliza el acceso vinculando las credenciales de los usuarios a los servicios que pueden utilizar.

SCIM

SCIM es un estándar abierto para gestionar la información de identidad de los usuarios en sistemas y aplicaciones basados en la nube. El estándar SCIM automatiza el intercambio de información entre distintos sistemas informáticos o dominios de identidad. Garantiza que los usuarios estén autorizados en todos los sistemas o no autorizados en todos los sistemas. Por ejemplo, cuando se elimina a una persona del software de gestión de proyectos de la empresa, SCIM desactiva las cuentas de Salesforce, Microsoft 365 y otras cuentas de terceros de ese empleado.

Copias de seguridad

Con las copias de seguridad, los gestores o administradores del sistema pueden evitar la pérdida de datos. Una copia de seguridad almacena una copia archivada de los datos capturados en un momento concreto y puede utilizarse para reemplazar los datos originales en caso de fallo o compromiso del sistema. Esta importante función ayuda a mantener seguros los valiosos datos de la empresa.

Acceso específico de dominio

El acceso específico a un dominio es una forma de restringir el acceso informático a los usuarios autorizados. Esta funcionalidad garantiza que solo las personas con un ID de correo electrónico concreto puedan acceder a los sistemas informáticos. De esta forma, los datos de la empresa están protegidos de terceros.

Cómo comparar software de gestión de proyectos

Ahora ya sabes qué funcionalidades son esenciales a la hora de comparar productos de software para tus necesidades de gestión de proyectos. Pero ¿cuál es la mejor manera de comparar software de forma eficaz?

Te recomendamos que empieces por tus prioridades. Pregúntate qué quieres que el software haga por ti y hasta qué punto son críticos para tu negocio los criterios que hemos comentado. Si no tienes una estructura clara para tu comparación, te sugerimos el siguiente orden, de más a menos importante.

Funcionalidades

Al comparar software de gestión de proyectos, tienes que considerar detenidamente las funciones que ofrecen todas las soluciones. ¿Te permite crear tareas y subtareas? ¿Te permite el software añadir miembros al equipo y asignarles tareas automáticamente? ¿El software incluye flujos de trabajo automáticos, seguimiento del tiempo y presupuestación de proyectos? Todas estas funciones son esenciales a la hora de decidir, pero ¿hasta qué punto son críticas para tu empresa? Asegúrate de crear una lista de funciones y clasificarlas según sus prioridades para identificar lo que puedes y no puedes pasar por alto.

Acceso

La facilidad de acceso es una prioridad en el mundo altamente conectado de hoy en día. Al comparar productos, es esencial plantearse preguntas para determinar lo accesible que es y debe ser la solución. ¿Necesito acceder al software desde un smartphone? ¿Necesito una aplicación de escritorio? ¿Cuánto almacenamiento ofrece el proveedor y cuántos miembros del equipo puedes añadir a la vez?

Precios

La asequibilidad y obtener la mejor relación calidad-precio son siempre preocupaciones importantes para una empresa. Al comparar opciones similares, también tendrás que comparar los precios de cada proveedor. ¿Cuál es el precio básico y cuánto tendrás que pagar por usuario? ¿Hay algún plan gratuito que puedas utilizar si tienes una empresa pequeña? Cuando compares opciones, asegúrate de responder a estas preguntas y comparar el precio teniendo en cuenta las funciones ofrecidas. Elegir un producto u otro dependerá de tus objetivos y de la naturaleza de tu negocio.

Controles administrativos e informes

Como gerente de proyectos, debes controlar muchos pasos. Te conviene elegir una solución que ofrezca funciones para ello. ¿Incluye la solución un panel de control del proyecto? ¿Necesito generar informes personalizados y exportar datos para su posterior análisis? Antes de tomar una decisión definitiva, tienes que responder a estas preguntas teniendo en cuenta tus necesidades.

Vistas

¿Cómo te aseguras de que todos los aspectos de tu proyecto van por buen camino? Pues bien, utilizar la vista adecuada para tu proyecto puede ayudarte mucho. Cuando elijas un software, fíjate en las opciones de vistas de proyecto que incluye. ¿Cuáles necesitas? ¿Tiene una opción de tablero/Kanban? ¿O diagramas de Gantt o una vista de mapa? Asegúrate de tener claro cómo quieres ver los proyectos.

Integraciones

Un conjunto compuesto de integraciones es esencial para un software de gestión de proyectos excelente. Ayuda a los miembros del equipo a trabajar sin problemas, armoniza los esfuerzos fácilmente y ahorra tiempo. Cuando compares productos, comprueba si incluyen integraciones con las aplicaciones que ya utilizas o piensas utilizar. Ya sea GitHub, Google Drive, Slack o Microsoft 365, comprueba lo que utilizas y necesitas en tu software de gestión de proyectos.

Facilidad de uso

Por muy avanzada que sea una solución de software de gestión de proyectos, no podrás aprovecharla al máximo si es imposible de usar. Es crucial averiguar lo bien que los miembros de tu equipo pueden navegar por una posible opción. Puedes pedir una demo, descargar la versión de prueba gratuita o usar los planes gratuitos durante un tiempo. Nuestra puntuación de facilidad de uso puede darte una idea sobre qué herramientas pueden ser más fáciles o difíciles de utilizar.

Seguridad

La seguridad es crucial a la hora de elegir una solución de software de gestión de proyectos para tus necesidades, especialmente cuando se trata de empresas grandes y datos sensibles. No solo hay que proteger los datos confidenciales, sino también mantenerlos a salvo de robos o pérdidas. Comprueba los estándares de seguridad que incluyen las soluciones que estés considerando. Por ejemplo, ¿ofrecen autenticación multifactor? ¿Existen opciones para realizar copias de seguridad de los datos en la nube? ¿Utilizan un SAML eficaz para el inicio de sesión de los usuarios? Usa nuestro comparador para comparar estas funciones antes de decidir si algunas son críticas para ti.

Atención al cliente

Un buen servicio de atención al cliente es esencial para garantizar una experiencia de usuario coherente. Cuando compares herramientas, comprueba la disponibilidad y calidad del servicio de atención al cliente si sabes que vas a necesitar ayuda con frecuencia. ¿Cuántos canales de ayuda ofrecen: correo electrónico, chatbot, teléfono o todos? ¿Cuál es el tiempo de respuesta? ¿Cuál es la calidad del servicio de asistencia? Confirma estos detalles antes de elegir un producto para tener la seguridad de contar con un servicio de atención al cliente rápido y de calidad cuando lo necesites.

Aunque consideramos que las funciones descritas anteriormente son importantes, las más importantes para ti dependerán de las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, si te preocupa tu presupuesto, deberías priorizar más el precio. Lo mismo se aplica a cualquier otro criterio más importante para ti y tu negocio.

Tus resultados al comparar software de gestión de proyectos

Hemos tenido en cuenta nueve criterios esenciales a la hora de comparar software de gestión de proyectos para tu empresa. Utiliza los consejos que hemos compartido aquí como guía cuando tengas que elegir entre dos opciones parecidas.

En última instancia, tu decisión final dependerá de las necesidades de tu empresa. Ten en cuenta los requisitos específicos de tu empresa cuando compares herramientas basándote en los criterios que hemos descrito. De este modo, podrás obtener una imagen completa que te ayude a hacer una buena elección.

Si quieres más información, puedes usar nuestras otras herramientas para encontrar el mejor software de gestión de proyectos. En la página de favoritos encontrarás las mejores soluciones de software de gestión de proyectos del mercado elegidas tras analizar más de 50 proveedores. Y nuestro buscador puede ayudarte a encontrar las mejores soluciones de software para tus necesidades específicas.