Die beste Projektmanagement-Software für Features

Wenn du für eine Projektmanagement-Software bezahlst, möchtest du sicherstellen, dass sie Features bietet, die das Projektmanagement reibungslos und einfacher machen. Bei so vielen Lösungen auf dem Markt kann es schwierig sein, die besten auszuwählen.

Als Projektmanager suchst du nach einer Softwarelösung, mit der du deine Projekte effektiv steuern kannst. Von der Gliederung und Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Automatisierung von Prozessen und der Überwachung des Fortschritts – deine Projektmanagement-Plattform sollte dir helfen, mehr zu erreichen.

Du brauchst eine Software, die eine Reihe von Features bietet, damit du den Überblick behältst und deine Teammitglieder ihre Termine einhalten können. Die Kunden werden nicht weniger anspruchsvoll, und die Projekte werden auch nicht kleiner. Wir stellen dir die wichtigsten Features vor, mit denen du dein Projektmanagement optimieren kannst, um den Anforderungen deiner Kunden gerecht zu werden und deine Ziele und Fristen einzuhalten.

Was macht die beste Projektmanagement-Software für Features aus?

Wir haben über 45 Anbieter getestet und mit Hilfe von Marktforschung und Branchenexperten die wichtigsten Features ausgewählt, die das Angebot an Projektmanagement-Software ausmachen. Um die Tools zu bewerten, haben wir jeden Anbieter nach dem Vorhandensein oder Nichtvorhandensein von Funktionen sowie nach Einschränkungen oder zusätzlichen Funktionalitäten bewertet. Alle Features zusammen bilden unsere Gesamtbewertung und die Rangliste der Anbieter. Wir haben die folgenden Merkmale und deren Gewichtung ermittelt:

Aufgaben & Unteraufgaben

Mit Aufgaben und Unteraufgaben kannst du Aktivitäten zu einem Projekt hinzufügen und sie gruppieren. Das sorgt für Kohärenz bei der Verwaltung, da du ähnliche Aufgaben zu einem Ziel zusammenfassen kannst. Wenn ein Projektziel darin besteht, eine Pressemitteilung zu veröffentlichen, kannst du "Pressemitteilung veröffentlichen" als Aufgabe hinzufügen und "Pressemitteilung schreiben" sowie "Pressemitteilung bearbeiten" als Unteraufgaben hinzufügen. Mit diesem Gruppierungssystem rationalisierst du dein Projekt und verteilst Aufgaben leicht an kompetente Teammitglieder. Die Gruppierung ähnlicher Aktivitäten hilft den Teammitgliedern, den größeren Zusammenhang ihrer Rolle zu verstehen.

Aufgabenzuteilung

Wenn niemand einem Projekt oder einer Aufgabe zugewiesen ist, kann sie leicht ignoriert werden oder keine Priorität haben. Deshalb ist das Feature der Aufgabenzuweisung in einer Projektmanagement-Software so wichtig. Mit dieser Funktion kannst du Aufgaben erstellen und Teammitgliedern die Verantwortung zuweisen, indem du sie erwähnst und markierst. Auf diese Weise erhalten sie eine Benachrichtigung und können sofort mit der Arbeit beginnen.

Start- und Fälligkeitsdaten

Fristen und Termine sind ein fester Bestandteil der Arbeitswelt. Es ist wichtig, dass du sie deinen Kollegen mitteilen kannst, wenn sie an einem Projekt arbeiten. Mit Start- und Fälligkeitsdaten zeigst du den Teammitgliedern, wie viel Zeit sie für die Erledigung einer Aufgabe haben. Fristen helfen ihnen, sich bewusst zu machen, wie und wann sie eine Aufgabe am besten angehen. Viele Softwarelösungen bieten auch Erinnerungen vor dem Abgabetermin, damit sie das Tempo erhöhen und die Frist einhalten können.

Abhängigkeiten von Aufgaben

Als Projektmanager weißt du, dass bestimmte Aufgaben von der Fertigstellung anderer abhängen. Es ist unmöglich, eine Pressemitteilung zu bearbeiten, wenn sie nicht vorher geschrieben wurde. Anhand von Aufgabenabhängigkeiten zeigst du deinen Teammitgliedern, wo ihre Arbeit in den Zyklus passt, und setzt realistische sowie notwendige Fristen.

Vorlagen

Die Erstellung einer Projektübersicht für wiederkehrende Aufgaben wird schnell langweilig und repetitiv. Das Erstellen einer Gliederung bei komplexen Projekten kann mühsam und zeitaufwendig sein. Mit vordefinierten Projektvorlagen kannst du Projektdetails einfügen und sofort mit der Arbeit beginnen. So sparst du Zeit und kannst die Vorteile der Software nutzen, um deine Produktivität zu steigern. Vorlagen sind auch praktisch, wenn du mehrere Projekte verwaltest, da sie dir viel Arbeit abnehmen.

Checklisten

Für bestimmte Aufgaben gibt es Aktivitäten, die Teams durchführen müssen, bevor sie abgeschlossen sind. Deshalb sind Checklisten nützlich. Bevor du mit dem Backen eines Kuchens beginnst, müssen alle Zutaten vorhanden sein. Das Gleiche gilt für Aufgaben, die mit Standardprozessen verbunden sind. Checklisten sind sehr nützlich für dich und deine Teammitglieder. Sie sind eine hervorragende Funktion, auf die du achten kannst, wenn du eine Projektmanagement-Software auswählst.

Workflow-Automatisierung

Die Abschaffung menschlicher Verzögerungen zwischen den Phasen eines Projekts führt zu höherer Effizienz. Workflow-Automatisierung ermöglicht es dir, das Projekt auf der kleinstmöglichen Basis zu rationalisieren. Mit automatisierten Arbeitsabläufen kannst du Projekte schneller und effizienter abwickeln. Laut KRC Research glauben mehr als 50% der Unternehmer, dass Automatisierung menschliche Fehler reduziert. Automatisierte Arbeitsabläufe helfen dir, Fehler zu minimieren und deinen Kunden hochwertige Arbeit zu liefern. Wenn du eine Projektmanagement-Software für dein Unternehmen auswählst, kann dieses Feature sehr hilfreich sein, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Formulare

Feedback und Meinungen sind wichtig, um sich ständig zu verbessern, und Formulare sind eine großartige Möglichkeit, Feedback in großem Umfang zu sammeln. Mit Projektformularen kannst du Ideen und Rückmeldungen von Teammitgliedern und Interessengruppen sammeln, um den Arbeitsablauf zu optimieren oder zu ändern. Du kannst auch Arbeitsanfragen an Teammitglieder stellen, mit den spezifischen Details, die du gerne erfüllt haben möchtest. Formulare helfen dir, den Anfrageprozess zu standardisieren und projektspezifische Ziele schneller zu erreichen. Es gibt viele Möglichkeiten, mit Formularen Informationen zu sammeln, die du von deinem Team oder auch von Kunden benötigst.

Meilensteine

Meilensteine sind ein Indikator für schrittweisen Erfolg und dienen den Teammitgliedern als Ansporn, selbst bei einem engen Zeitplan konstant hohe Leistungen zu erbringen. Mit bestimmten Meilensteinen, die du im Laufe deines Projekts festlegst, kannst du den Fortschritt an verschiedenen Punkten vom Start bis zum Abschluss visualisieren, messen und weitergeben.

Approval-Workflows

Bevor eine Aufgabe begonnen oder abgeschlossen wird, müssen die Teamleiter eine bestimmte Anzahl von Genehmigungen erteilen. Das ist notwendig für die Synchronisierung während des Prozesses und das Qualitätsmanagement nach Abschluss einer Aufgabe. Automatisierte Approval-Workflows sorgen für einen automatischen Mechanismus zur Überprüfung und Genehmigung von Aufgaben. Die Automatisierung beseitigt einen weiteren Verzögerungspunkt im Projektzyklus und verbessert die Qualität der Arbeit.

Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung ist es einfacher, die Produktivität der Mitarbeiter zu messen und zu überwachen und sicherzustellen, dass sie sich in den Projekten richtig anstrengen. Du kannst Aufgaben auswerten, um zu sehen, wo du die meiste Zeit verbringst und wie du sie optimieren kannst. Mit der Zeiterfassung vermeidest du Probleme mit der Bezahlung deiner Mitarbeiter. Außerdem kannst du die Rechnungsstellung mit deinen Kunden vereinfachen und sicherstellen, dass du angemessen bezahlt wirst.

Projektbudgetierung

Mit einer Projektbudgetierungsfunktion kannst du die Kosten für deine Projekte besser zuordnen und verwalten. Du kannst jedem Projekt je nach Umfang und Komplexität Ressourcen zuweisen und so die Kosten senken und Verantwortung übernehmen.

Tags

Mit Tags ist das Sortieren und Ordnen von Aufgaben nach Kategorien oder Kriterien einfacher. Du kannst ähnlichen Aufgaben einfach Tags hinzufügen, um sie zu gruppieren. Tags machen es einfacher, einen allgemeinen Überblick über deine Aufgaben zu erhalten. Du kannst ähnliche Aufgaben anhand von Schlagwörtern zuordnen, um den Erledigungsprozess zu rationalisieren.

Prioritäten

Als Projektmanager ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Mit diesem Feature kannst du bestimmten Aufgaben unterschiedliche Dringlichkeitsstufen zuweisen. So kannst du sicher sein, dass du jeder Aufgabe die richtige Aufmerksamkeit widmest und jede Aufgabe entschlossen angehst.

10 Beste Projektmanagement-Software für Features

Wie du eine Projektmanagement-Software mit tollen Features auswählst

Wenn du eine Projektmanagement-Software nach ihren Features auswählst, liegt die Entscheidung letztlich bei dir. Funktionen, die für dein Unternehmen wichtig sind, sind für ein anderes Unternehmen vielleicht nicht notwendig. Deshalb ist es wichtig, herauszufinden, was für dich einzigartig ist. Wenn du die Features der verschiedenen Lösungen untersuchst, hole dir die Meinung deiner Teammitglieder ein.

Achte auch auf das Gleichgewicht zwischen Features und anderen wichtigen Kriterien. Ein Tool mit vielen tollen Funktionen, das schwer zu bedienen ist, nicht in dein Budget passt oder keine guten Möglichkeiten zur Kontrolle und Verwaltung deines Projekts bietet, ist vielleicht nicht die beste Lösung für dich. Während du die Features der Lösungen untersuchst, sieh dir unsere Best Picks für Projektmanagement-Software an. So bekommst du einen Überblick, welche Bereiche für dein Unternehmen wichtig sein könnten.

Willst du nach Tools suchen, die deine speziellen Anforderungen an Features und andere Kriterien erfüllen? Schau dir unser Finder Tool an. Und wenn du ein oder mehrere Angebote vergleichen möchtest, um eine endgültige Entscheidung zu treffen, nutze unser Vergleichstool.