Die beste Projektmanagement-Software für Features

Wenn du für eine Projektmanagement-Software bezahlst, möchtest du sicher, dass sie Features bietet, die das Projektmanagement reibungslos und - wenn nicht sogar einfach - einfacher machen. Aber bei so vielen Lösungen auf dem Markt kann es schwierig sein, nur die beliebtesten zu bewerten.

Als Projektmanager suchst du nach einer Softwarelösung, mit der du deine Flügel effektiv ausbreiten und das Projekt von einem Ort aus steuern kannst. Von der Gliederung und Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Automatisierung von Prozessen und der Überwachung des Fortschritts - du möchtest, dass deine Projektmanagement-Plattform dir hilft, mehr zu tun, als du normalerweise selbst tun würdest.

Deshalb brauchst du eine Projektmanagement-Software, die eine Reihe von Features bietet, damit du den Überblick behältst und deine Teammitglieder die Termine einhalten können. Wir wissen, wie wichtig das ist - die Kunden werden nicht weniger anspruchsvoll, und die Projekte werden auch nicht kleiner. Wir stellen dir die wichtigsten Funktionen vor, mit denen du dein Projektmanagement optimieren kannst, um den Anforderungen deiner Kunden gerecht zu werden und deine Ziele und Fristen einzuhalten.

Was macht die beste Projektmanagement-Software für Features aus?

Wir haben über 45 Anbieter getestet und mit Hilfe von Marktforschung und Branchenexperten die wichtigsten Features ausgewählt, die das Angebot an Projektmanagement-Software ausmachen. Um die Tools zu bewerten, haben wir jeden Anbieter nach dem Vorhandensein oder Nichtvorhandensein von Funktionen und Einschränkungen oder zusätzlichen Funktionalitäten bewertet. Alle Features zusammen bilden unsere Gesamtbewertung und die Rangliste der Anbieter. Wir haben die folgenden Merkmale und deren Gewichtung ermittelt:

Aufgaben & Unteraufgaben

Mit Aufgaben und Unteraufgaben kannst du bestimmte Aktivitäten als Teil eines Projekts hinzufügen und sie gruppieren. Das sorgt für Kohärenz bei der Verwaltung eines Projekts, da du ähnliche Aufgaben zu einem Ziel zusammenfassen kannst. Wenn ein Projektziel zum Beispiel darin besteht, eine Pressemitteilung zu veröffentlichen, kannst du "Pressemitteilung veröffentlichen" als Aufgabe hinzufügen und "Pressemitteilung schreiben" sowie "Pressemitteilung bearbeiten" als Unteraufgaben hinzufügen. Mit diesem Gruppierungssystem kannst du dein Projekt rationalisieren und Aufgaben leicht an kompetente Teammitglieder verteilen. Die Gruppierung ähnlicher Aktivitäten hilft den Teammitgliedern, den größeren Zusammenhang ihrer Rolle zu verstehen.

Aufgabenzuteilung

Wenn niemand einem Projekt oder einer Aufgabe zugewiesen ist, kann sie auch ignoriert werden oder hat keine Priorität. Deshalb ist das Feature der Aufgabenzuweisung für eine Projektmanagement-Software so wichtig. Mit dieser Funktion kannst du Aufgaben erstellen und Teammitgliedern die Verantwortung zuweisen, indem du sie erwähnst und markierst. Auf diese Weise erhalten sie eine Benachrichtigung, sobald ihnen die Aufgabe zugewiesen wurde, und können sich sofort an die Arbeit machen.

Start- und Fälligkeitsdaten

Fristen und Termine sind ein fester Bestandteil der Arbeitswelt. Deshalb ist es wichtig, dass du sie deinen Kollegen mitteilen kannst, wenn sie an einem Projekt arbeiten. Mit Start- und Fälligkeitsdaten kannst du den Teammitgliedern zeigen, wie viel Zeit sie für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe haben. Fristen helfen ihnen, sich bewusst zu machen, wie und wann sie eine Aufgabe am besten angehen. Viele Softwarelösungen bieten auch eine Erinnerung vor dem Abgabetermin, damit sie bei Bedarf das Tempo erhöhen und die Frist einhalten können.

Abhängigkeiten von Aufgaben

Als Projektmanager ist es ganz offensichtlich, dass bestimmte Aufgaben von der Fertigstellung anderer abhängen. Es ist unmöglich, eine Pressemitteilung zu bearbeiten, wenn sie nicht vorher geschrieben wurde, also besteht eine Abhängigkeit. Genauso ist es unmöglich, mit der Fehlersuche an einem Code zu beginnen, wenn dieser nicht geschrieben wurde. Anhand von Aufgabenabhängigkeiten kannst du deinen Teammitgliedern zeigen, wo ihre Arbeit in den Zyklus passt und ihnen realistische sowie notwendige Fristen für bestimmte Aufgaben setzen.

Vorlagen

Die Erstellung einer Projektübersicht für gewöhnliche Aufgaben wird zwangsläufig langweilig und repetitiv. Auf der anderen Seite kann das Erstellen einer Gliederung bei komplexen Projekten mühsam werden und viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit vordefinierten Projektvorlagen hingegen kannst du einfach deine Projektdetails einfügen und so schnell wie möglich mit der Arbeit beginnen. So sparst du Zeit und kannst die vielen Vorteile von Software nutzen, um deine Produktivität als Projektmanager zu steigern. Vorlagen sind auch praktisch, wenn du mehrere Projekte verwaltest, denn sie nehmen dir eine Menge Arbeit ab.

Checklisten

Für bestimmte Aufgaben gibt es bestimmte Aktivitäten, die Teams durchführen müssen, bevor sie abgeschlossen sind. Das ist der Grund für Checklisten. Bevor du zum Beispiel mit dem Backen eines Kuchens beginnen kannst, müssen alle Zutaten auf deiner Liste vorhanden sein. Das Gleiche gilt für bestimmte Aufgaben, die mit Standardprozessen verbunden sind, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Hier sind Checklisten sehr nützlich für dich und deine Teammitglieder. Checklisten sind eine hervorragende Funktion, auf die du achten kannst, wenn du eine Projektmanagement-Software für dein Team auswählst.

Automatisierungs-Workflows

Die Abschaffung menschlicher Verzögerungen zwischen den verschiedenen Phasen eines Projekts hat schon immer zu einer höheren Effizienz geführt. Automatisierungs-Workflows ermöglichen es dir, das Projekt auf der kleinstmöglichen Basis zu rationalisieren. Mit automatisierten Arbeitsabläufen kannst du Projekte schneller und effizienter abwickeln. Laut KRC Research glauben mehr als 50 % der Unternehmer, dass Automatisierung menschliche Fehler reduziert. Wenn du deinen Arbeitsablauf automatisierst, bist du besser gerüstet, um Fehler zu reduzieren und deinen Kunden hochwertige Arbeit zu liefern. Wenn du eine Projektmanagement-Software für dein Unternehmen auswählst, kann dieses Feature sehr hilfreich sein, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Formulare

Feedback und Meinungen sind wichtig, um sich ständig zu verbessern, und Formulare sind eine großartige Möglichkeit, Feedback in großem Umfang zu sammeln. Mit Projektformularen kannst du Ideen und Rückmeldungen von Teammitgliedern und Interessengruppen sammeln, um den Arbeitsablauf zu optimieren oder zu ändern. Du kannst auch Arbeitsanfragen an Teammitglieder stellen, mit den spezifischen Details, die du gerne erfüllt haben möchtest. Formulare helfen dir, den Anfrageprozess zu standardisieren und projektspezifische Ziele schneller zu erreichen. Es gibt viele Möglichkeiten, mit Formularen Informationen zu sammeln, die du von deinem Team oder auch von Kunden benötigst.

Meilensteine

Meilensteine sind ein Indikator für schrittweisen Erfolg und dienen den Teammitgliedern als Ansporn, selbst bei einem engen Zeitplan konstant hohe Leistungen zu erbringen. Mit bestimmten Meilensteinen, die du im Laufe deines Projekts festlegst, kannst du den Fortschritt an verschiedenen Punkten vom Start bis zum Abschluss visualisieren, messen und weitergeben.

Approval-Workflows

Bevor eine Aufgabe begonnen oder abgeschlossen wird, müssen die Teamleiter eine bestimmte Anzahl von Genehmigungen erteilen. Das ist notwendig für die Synchronisierung während des Prozesses und das Qualitätsmanagement nach Abschluss einer Aufgabe. Automatisierte Approval-Workflows sorgen für einen automatischen Mechanismus zur Überprüfung und Genehmigung von Aufgaben während des Projektzyklus. Die Automatisierung beseitigt einen weiteren Verzögerungspunkt im Projektzyklus und verbessert die Qualität der Arbeit.

Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung ist es einfacher, die Produktivität der Mitarbeiter zu messen und zu überwachen und sicherzustellen, dass sie sich in den Projekten richtig anstrengen. Außerdem kannst du damit Aufgaben auswerten, um zu sehen, wo du die meiste Zeit verbringst und wie du sie optimieren kannst. Mit der Zeiterfassung kannst du auch Probleme mit der Bezahlung deiner Mitarbeiter vermeiden. Zudem kannst du die Rechnungsstellung mit deinen Kunden vereinfachen und sicherstellen, dass du für deine Arbeit angemessen bezahlt wirst.

Projektbudgetierung

Mit einer Projektbudgetierungsfunktion kannst du die Kosten für deine Projekte besser zuordnen und verwalten. Du kannst jedem Projekt je nach Umfang und Komplexität Ressourcen zuweisen und so dazu beitragen, die Kosten zu senken und in der gesamten Kette Verantwortung zu übernehmen.

Tags

Mit Tags ist das Sortieren und Ordnen von Aufgaben nach Kategorien oder Kriterien einfacher. Du kannst ähnlichen Aufgaben einfach Tags hinzufügen, um sie zu gruppieren. Tags machen es einfacher, einen allgemeinen Überblick über deine Aufgaben zu erhalten. Du kannst ähnliche Aufgaben anhand von Schlagwörtern zuordnen, um den Erledigungsprozess zu rationalisieren.

Prioritäten

Als Projektmanager, der mehrere Projekte in seinem Portfolio hat, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Mit dieser Funktion kannst du bestimmten Aufgaben unterschiedliche Dringlichkeitsstufen zuweisen. So kannst du sicher sein, dass du dich jeder Aufgabe mit dem richtigen Maß an Energie widmest und jede Aufgabe entschlossen angehst.

10 beste Projektmanagement-Software für Features

Wie du eine Projektmanagement-Software mit tollen Features auswählst

Wenn du eine Projektmanagement-Software nach ihren Features auswählst, liegt die Entscheidung letztlich ganz bei dir. Funktionen, die für dein Unternehmen wichtig sind, sind für ein anderes Unternehmen vielleicht gar nicht notwendig, deshalb ist es wichtig, herauszufinden, was für dich einzigartig ist. Wenn du die Features der verschiedenen Lösungen untersuchst, ist es auch sehr hilfreich, die Meinung deiner Teammitglieder einzuholen.

Ein weiterer Punkt, auf den du achten solltest, ist das Gleichgewicht zwischen Features und anderen wichtigen Kriterien. Ein Tool mit vielen tollen Funktionen, das schwer zu bedienen ist, das nicht in dein Budget passt oder das keine guten Möglichkeiten zur Kontrolle und Verwaltung deines Projekts bietet, ist vielleicht nicht die beste Lösung für dich. Während du die Features der Lösungen für dein Unternehmen untersuchst, solltest du dir unsere Best Picks für Projektmanagement-Software ansehen. So kannst du dir einen Überblick darüber verschaffen, welche Bereiche auch für dein Unternehmen wichtig sein könnten.

Willst du nach Tools suchen, die deine speziellen Anforderungen an Features und andere Kriterien erfüllen? Schau dir unser Finder Tool an. Und wenn du ein oder mehrere Angebote vergleichen möchtest, um eine endgültige Entscheidung zu treffen, kannst du unser Vergleichstool nutzen.