Mejor software de chat en vivo y chatbot en términos de informes

Imagínate intentar conducir en la oscuridad sin faros. Una receta segura para estrellarse y quemarse. Sin la información adecuada a tu alcance, tomar buenas decisiones empresariales a largo plazo es algo parecido.

Si estás entre los que buscan el mejor software de chat en vivo y chatbot para tu empresa, seguro que buscas algo más que una herramienta de comunicación. También estás buscando datos importantes que puedan conducir a perspectivas vitales. No estaría lejos de la realidad decir que unas buenas funciones de informes pueden iluminar realmente tu camino hacia el éxito.

Entendemos este reto y pretendemos guiarte a través de lo que hace que ciertas funciones de informes destaquen a la hora de considerar un software de chat en vivo y chatbot.

¿Qué hace que el software de chat en vivo y chatbot para informes sea el mejor?

Nuestra investigación indica que hay un montón de software de chat en vivo y chatbot disponibles en el mercado, pero no todas las capacidades de elaboración de informes son iguales. Unos informes excelentes deberían proporcionarte no sólo datos en bruto, sino también perspectivas procesables para mejorar la prestación de tu servicio y la experiencia del cliente.

Para ayudarte a elegir el software adecuado, hemos dividido nuestra evaluación de las mejores funciones de elaboración de informes en cinco áreas clave. Cada área representa el veinte por ciento de lo que creemos que constituye un sistema de informes fiable y eficaz.

Informes predefinidos

Considera los informes predefinidos como las gafas de lectura básicas de cualquier empresa. Te las pones e, inmediatamente, todo se vuelve más claro. Un software de chat en vivo y chatbot equipado con sólidos informes predefinidos puede poner de relieve al instante la salud general de tu departamento de atención al cliente. Estos informes pueden proporcionar información como la puntuación de satisfacción del cliente, los tiempos medios de gestión, la tasa de resolución en el primer contacto y las horas punta de tráfico. Las métricas de las que se informe dependerán del alcance del servicio del software y del empeño que pongan los proveedores en hacer un seguimiento detallado de los datos.

En general, son estupendos cuando quieres tener una visión rápida de tus operaciones sin perder tiempo en complejas cribas de datos. Estos informes resultan muy útiles para los gestores que necesitan una visión de conjunto sin profundizar demasiado en la analítica. Les proporciona una instantánea perfecta del rendimiento de su equipo de un vistazo.

La sencillez y accesibilidad de estos informes predefinidos los hacen inestimables en entornos de ritmo rápido en los que hay que tomar decisiones rápidamente.

Informes personalizados

Si los informes predefinidos son tus gafas de lectura, los informes personalizados serían tu microscopio de confianza. Estos informes hacen que la herramienta sea realmente personalizada, permitiéndote profundizar en las métricas que más os importan a ti y a tu equipo.

Los informes personalizados te permiten perfilar cómo ves tus datos y con qué detalle. Puedes establecer parámetros específicos y aislar factores únicos del resto. ¿Quieres evaluar cuántos chats conducen a ventas exitosas durante un periodo promocional concreto? Crea un informe personalizado. ¿Tienes curiosidad por saber el efecto de un nuevo script en la duración del chat? Genera otro.

Además de responder a la pregunta "¿Qué está pasando?", los informes personalizados pueden ayudar a descubrir "¿Por qué está pasando?", lo que los convierte en una herramienta esencial para las empresas que se toman en serio la mejora de la experiencia del cliente.

Estos resultados personalizados son especialmente útiles para los estrategas que elaboran hojas de ruta basadas en datos. Ser capaz de adaptar tu proceso de análisis de datos aporta una libertad y especificidad increíbles.

Función de exportación

Garantizar que tus datos sean fácilmente accesibles y compartibles, no sólo dentro del software sino también fuera de él, puede ser fundamental para algunas empresas. Para ello se requiere la capacidad de exportar informes, que es lo que evaluamos en este criterio.

Por simple que parezca, esta función permite a los usuarios compartir métricas y conclusiones clave con partes interesadas que quizá no tengan acceso directo al software. Basta con exportar los datos en el formato que prefieras, ya sea CSV, XLSX, PDF o incluso JPG.

La necesidad de esta función se hace evidente cuando la elaboración de informes va más allá de la evaluación y el seguimiento internos. Puede extenderse a áreas como las presentaciones a clientes o las colaboraciones interdepartamentales. Es especialmente importante en las grandes organizaciones, donde numerosos departamentos pueden necesitar acceso a determinados datos, o si quieres integrar los datos en otras herramientas de terceros.

Paneles de control predefinidos

Lo siguiente en nuestra lista son los cuadros de mando predefinidos. Su función en tu software de chat en directo y chatbot es similar a la de un feed de noticias personalizado. Destacan automáticamente estadísticas y tendencias vitales para tu negocio y pueden ayudarte a navegar a los principales puntos de acceso del software.

Estos cuadros de mando son visualizaciones de datos listas para usar. Pueden mostrar determinados indicadores clave de rendimiento (KPI), como chats por día, tiempos de respuesta y puntuaciones de satisfacción del cliente, o destacar cualquier mensaje y tarea importantes. Al presentar estos datos en un formato fácilmente digerible, es más sencillo identificar los puntos fuertes o detectar las áreas que necesitan mejoras o atención urgente.

Los cuadros de mando predefinidos son tus mejores compañeros para tenerlo todo a la vista. Ofrecen información inmediata y te ahorran la molestia de navegar entre pestañas para obtener información básica.

Paneles de control personalizados

Los cuadros de mando personalizados te permiten determinar qué elementos e información quieres ver. La posibilidad de personalizar cómo se muestra la información significa que cada persona o equipo puede ajustar el cuadro de mandos para que se adapte exactamente a lo que necesita. Si el tiempo de resolución de un agente concreto afecta a la satisfacción del cliente en tu empresa más que cualquier otra métrica, podrías darle un lugar central. O, si quieres visualizar el éxito de campañas concretas, puedes crear un cuadro de mando con esta información.

Además de dar a todos exactamente lo que necesitan ver, los cuadros de mando personalizables también ahorran un tiempo precioso al reducir la necesidad de que el personal filtre información irrelevante. Hace que las estadísticas avanzadas sean lo más útiles y digeribles posible.

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¿Cómo elegir un software de chat en vivo y chatbot con buena función de informes?

Elegir un software de chat en vivo y chatbot no es muy distinto de elegir un socio comercial. Tu decisión debe ajustarse a tus necesidades, presupuesto y planes de crecimiento futuro. Si tuvieras que contratar a un analista, querrías a alguien organizado, comunicativo y fiable; lo mismo debería aplicarse a tu software de chat en vivo y chatbot.

Antes de dar el paso, define qué tipo de informes son más críticos para tu equipo. Los cuadros de mando predefinidos pueden ser todo lo que necesitan las pequeñas empresas que buscan métricas estándar y opciones de análisis predefinidas. Por otro lado, las grandes organizaciones y las operaciones con muchos datos pueden considerar que merece la pena invertir en un software con informes personalizados y funciones de panel de control.

Ten en cuenta que todas las funcionalidades están ligadas a la gama de servicios que ofrece un software. Dicho esto, si el software no mide el tiempo de respuesta de tu equipo, tampoco podrás utilizar estos datos al crear un informe personalizado, a pesar de que los informes personalizados estén disponibles como función. Es importante que pruebes o reserves una demostración antes de dar el paso final de comprar un software preseleccionado.

Revisa también las capacidades de exportación de cualquier software potencial: ¿podrás compartir los resultados fácilmente? A continuación, comprueba la facilidad de uso de la interfaz. Todos los miembros de tu equipo deben poder navegar por ella con facilidad. Por último, no te olvides de las demás funciones. Al fin y al cabo, estamos hablando de un software de chat en vivo y chatbot, no de un software de informes. Asegúrate de que la herramienta que elijas se ajuste a los requisitos de tu empresa.

Puedes encontrar todas estas especificaciones y más utilizando nuestro comparador. Te ayudará a conocer en profundidad las soluciones de software y a comparar sus diferencias. Nuestros favoritos pueden ofrecerte una visión más holística del mejor software de chat en directo y chatbot si estás empezando a investigar.

Y por último, pero no por ello menos importante, puede que también te resulte útil probar nuestro exclusivo buscador, en la que te ofrecemos una sugerencia personalizada de software basada en el perfil de tu empresa.