Pabbly Connect 2025 Test: Lohnt es sich?

Wenn du dir schon mal Automatisierungsplattformen angeschaut hast, ist dir bestimmt eines aufgefallen: Sie können schnell richtig teuer werden. Bei Zapier steigen die Preise rasant, und Make rechnet pro Vorgang ab. Und die neuen, KI-basierten Automatisierungstools? Vergiss es! Die Preise sind total unvorhersehbar, sobald LLM-Tokens ins Spiel kommen. Ich habe tatsächlich mal 26 $ ausgegeben, nur um einen einzigen Ablauf in Gumloop auszuführen.

Pabbly Connect hat sich mit genau dem gegenteiligen Ansatz einen Namen gemacht: Leistungsstarke Automatisierung zu einem Preis, der das Budget schont. Die Plattform setzt fast dauerhaft auf Lifetime-Deals, die schon bei 249 $ für 3.000 Aufgaben pro Monat starten. Kein Wunder, dass sie heute von mehr als 14.000 Nutzern verwendet wird.

Günstiger wirft aber natürlich auch Fragen auf. Deshalb wollte ich die Plattform mal auf Herz und Nieren prüfen.

In diesem Testbericht schaue ich mir Pabbly Connect an – das Flaggschiff der Pabbly-Produktwelt. Ich zeige dir, was die Plattform so attraktiv macht, wo ihre Schwächen liegen und ob sich die Ersparnis wirklich lohnt.

Was ist Pabbly Connect?

Pabbly Connect ist eine No-Code-Automatisierungsplattform, mit der du verschiedene Web-Apps verbinden und Workflows automatisieren kannst, ohne technisches Know-how zu benötigen. Du wählst einen Auslöser aus (zum Beispiel eine neue Zeile in einer Tabelle), fügst Aktionen hinzu (wie das Versenden einer E-Mail oder das Posten in Slack) und die Automatisierung läuft reibungslos. Es ist die beliebteste App in der Pabbly-Tool-Suite, zu der auch Chatflow (eine WhatsApp-Automatisierungsplattform), Subscription Billing, ein E-Mail-Marketing Tool und mehr gehören.

Wenn du von Zapier kommst, kennst du das Grundprinzip von Automatisierungs-Workflows:

• Trigger starten Automatisierungen.
• Filter und Router-Schritte ermöglichen es dir, die Abläufe zu personalisieren.
• Aktionen führen Aufgaben über verschiedene Apps hinweg aus.

Das Entscheidende, was Pabbly ausmacht? Nur Aktionsschritte zählen zu deinem Task-Kontingent. Auslöser und interne Schritte wie Filter, Router und Verzögerungen verbrauchen dein monatliches Kontingent nicht. Dadurch bekommst du bis zu drei Mal so viele Workflow-Ausführungen wie bei Anbietern wie Zapier oder Make.

Die wichtigsten Funktionen von Pabbly Connect

Nach dem Testen von Plattformen wie Zapier und Make fällt es mir ehrlich gesagt schwer, bei Pabbly viele wirklich einzigartige oder fortschrittliche Funktionen zu finden. Der größte Vorteil ist meistens die Kosteneffizienz.

Pabbly ist nicht spektakulär, aber es funktioniert – vorausgesetzt, du bist bereit, dich ein wenig reinzufuchsen (dazu später mehr).

Schauen wir uns mal die wichtigsten Funktionen von Pabbly an.

App-Integrationen

Pabbly Connect unterstützt mehr als 2.000 Anwendungen. Das klingt erstmal beeindruckend, bis du einen Vergleich mit der Konkurrenz ziehst. Zapier bietet über 10.000 und Make über 3.000 Integrationen an.

Auch wenn Pabbly weniger Apps unterstützt, sind die wichtigsten Tools aus den Bereichen CRM, Marketing, E-Commerce und Zusammenarbeit dabei. Wenn du Google Sheets, Slack, Shopify oder HubSpot nutzt, bist du gut versorgt. Bei Nischen-Tools kann es aber knapp werden.

Die Lösung: Pabbly bietet API-Integration und Webhooks für Apps ohne native Unterstützung. Webhooks sind kostenlos und werden nicht auf dein Task-Limit angerechnet. Falls also mal eine App fehlt, bist du nicht komplett aufgeschmissen.

Leider sind die Integrationen selbst bei bekannten Apps wie Mailchimp im Grunde nur aufgebohrte Webhooks mit einer Benutzeroberfläche. Statt eines einfachen „Konto verbinden“-Pop-ups wie bei Zapier musst du Webhooks manuell einrichten. Das heißt, du erstellst eigene Webhooks in externen Apps und passt die Einstellungen an.

Dadurch wird die Einrichtung unnötig kompliziert und Workflows werden fehleranfälliger. Vielleicht bin ich da schon verwöhnt, aber ich fand den Integrationsprozess ziemlich mühsam. Wenn du jeden Tag Automatisierungen baust, gehen dir die umständlichen Integrationen auf jeden Fall irgendwann auf die Nerven.

Kostenlose interne Tasks

Im Gegensatz zu Konkurrenten wie Zapier zählt Pabbly interne Tasks wie Filter, Router, Verzögerungen und Formatierer nicht zu deinem Task-Limit. Das ist ein großer Grund, warum Pabbly günstiger ist als die meisten Wettbewerber. Schauen wir uns an, welche internen Tasks Pabbly unterstützt.

Filter

Mit den Filtern von Pabbly Connect kannst du Bedingungen und Vergleiche festlegen, um "Wenn/Dann"-Logik in deinen Workflows zu erstellen. Dabei werden Textwerte aus vorherigen Schritten genutzt. Hier sind die unterstützten Operatoren:

• Grundlegend: Ist gleich, Existiert, Existiert nicht
• Text: Beginnt mit, Endet mit, Beginnt nicht mit, Endet nicht mit
• Numerisch: Kleiner als, Größer als
• Erweiterte Logik: Du kannst mehrere Bedingungen mit UND- oder ODER-Operatoren kombinieren. Zum Beispiel gibt '{experience} = 5 UND {age} > 28' alle Datensätze zurück, die beide Bedingungen erfüllen.

Router

Router sind flexiblere Filter, mit denen du Leads oder Tasks anhand von Filterbedingungen in verschiedene Kategorien sortieren kannst.

Die Filter und Router von Pabbly unterstützen einfache bedingte Logik, sind aber nicht so fortschrittlich wie die von Make und n8n. Verschachtelte Bedingungen, dynamische Verzweigungen oder KI-basierte Filter gibt es nicht.

E-Mail-Parser

Mit diesem Schritt bekommst du eine eigene E-Mail-Adresse, die du in deinen Nachrichten ins BCC setzen kannst. So kann Pabbly Connect die jeweilige E-Mail lesen und analysieren. Damit kann Pabbly Daten aus eingehenden E-Mails extrahieren und überallhin weiterleiten: in CRMs, Tabellen oder Datenbanken.

Theoretisch ist das eine solide Funktion. Während meiner Tests habe ich jedoch nie die E-Mail erhalten, die ich über den Parser verschickt habe. Das war kein Einzelfall. Ich bin während meiner Tests auf ähnliche Zuverlässigkeitsprobleme gestoßen. Das hat mich zweifeln lassen, ob die Funktion wirklich wie versprochen funktioniert oder ob es tiefere Stabilitätsprobleme in der App gibt.

Text-, Zahlen- und Datums-Formatter

Pabbly bietet Text-, Zahlen- und Datums-/Zeit-Formatter, mit denen du Daten direkt bearbeiten kannst: Zeichenketten großschreiben, mathematische Operationen durchführen, Datumsangaben mit Zeitzonen formatieren und mehr. Sie sind besonders praktisch, wenn Apps nicht dieselbe „Datensprache“ sprechen. Das heißt, ein Tool gibt Text in einem Format aus, aber das nächste Tool benötigt ein anderes Format.

Verzögerung

Mit dem Verzögerungsschritt kannst du deinen Workflow für Minuten, Stunden oder Tage pausieren, bevor die nächste Aktion ausgeführt wird. Pabbly bietet in allen Tarifen unbegrenzte Verzögerungszeiten, im Gegensatz zu Wettbewerbern wie Zapier, die Verzögerungen auf 30 Tage begrenzen.

Ganz ehrlich? Ich weiß nicht, wie viele wirklich Workflows monatelang ruhen lassen müssen. Aber das Feature gibt es, falls du es brauchst, und du stößt hier nicht an Grenzen wie bei anderen.

Erweiterte Funktionen

Funktionen wie Router, Pfade und Code-Schritte sind in allen Pabbly-Tarifen enthalten, während Wettbewerber diese oft nur in höheren Tarifen anbieten. Pabbly ermöglicht außerdem den Zugriff auf Premium-Anwendungen in allen Tarifen, sodass du Plattformen wie PayPal, Salesforce und Shopify nahtlos integrieren kannst.

Team-Zusammenarbeit

Pabbly bietet bei allen kostenpflichtigen Konten unbegrenzten Zugang für Teammitglieder. Das ist besonders praktisch für Agenturen und Unternehmen mit mehreren Beteiligten.

MCP Server

Pabbly Connect hat dieses Jahr eine MCP Server-Funktion eingeführt. MCP steht für Model Context Protocol. Damit kannst du KI-Agenten lokal ausführen, ohne auf Online-APIs angewiesen zu sein. Die Idee dahinter ist, dass lokale Ausführung Kosten senkt und du mehr Kontrolle über deine Automatisierungen hast.

Alles, was du tun musst:

• Einen Automatisierungsschritt in Pabbly einrichten (zum Beispiel eine Nachricht an Google Chat senden).
• Dies dem MCP Server hinzufügen, indem du ihm einen Namen gibst und beschreibst, was er macht.
• Die MCP Server-URL in deiner KI-Anwendung (zum Beispiel Claude Desktop) konfigurieren.

Sobald alles verbunden ist, kannst du Claude anweisen, diese Pabbly-Workflows direkt auszuführen, ohne jedes Mal manuell Details anzugeben. So werden deine Pabbly-Automatisierungen zu Werkzeugen, die KI-Agenten nutzen können.

Ich fand die Einrichtung dafür ziemlich technisch und – wie bei Pabbly üblich – recht umständlich. Wenn du Claude oder ähnliche KI-Tools sowieso für deine Workflows nutzt, könnte es nützlich sein. Ansonsten ist es für die meisten eher zu viel des Guten.

KI-Funktionen

Was die KI-Funktionen von Pabbly Connect angeht, sind die üblichen Verdächtigen wie Integrationen mit ChatGPT, Claude und Gemini dabei. Auch wenn das Angebot nicht so umfangreich ist wie bei anderen Apps, gibt es den Aktion-Schritt „Ask LLM“. Damit schickst du eine Anfrage an ein LLM, das eine Antwort generiert, die du in deinem Automatisierungs-Workflow nutzen kannst. Für die meisten KI-Aufgaben reicht das völlig aus.

Wenn du auf der Suche nach moderneren KI-Funktionen bist, wie z. B. das Erstellen von Abläufen mit Prompts, KI-Chat-Fehlerbehebung oder KI-Agenten, hast du bei Pabbly leider Pech. Da dies bei den meisten Automatisierungsplattformen mittlerweile Standard ist, hinkt Pabbly in diesem Bereich deutlich hinterher.

Einstieg mit Pabbly Connect

Nachdem wir die wichtigsten Funktionen durchgegangen sind, erzähle ich dir jetzt von meinen Erfahrungen beim Erstellen eines Workflows in Pabbly Connect. Um einen neuen Workflow zu erstellen, geh einfach ins Pabbly Dashboard und wähle „Create Workflow“ aus.

Du kannst entweder den klassischen/linearen Workflow-Builder oder den neuen Drag-and-Drop-Visual-Builder verwenden.

Ich habe mich gefreut zu sehen, dass Pabbly versucht, beim UI zu den großen Wettbewerbern aufzuschließen. Allerdings fand ich den neuen Flow-Builder problematisch. Ich habe zum Beispiel absolut nicht herausgefunden, wie man Schritte trennt und wieder verbindet. Das ist extrem nervig und mühsam, besonders wenn du mitten in deinen Workflows größere Änderungen machen musst.

Ein weiteres nerviges UI-Problem ist, dass es keine Workflow-Liste gibt. Wenn du auf den "Workflows"-Button in der linken Navigation klickst, landest du immer beim neuesten Workflow. Und seltsamerweise gibt es keine Möglichkeit, den Flow zu wechseln, wenn du mit dem neuen Builder arbeitest. Die einzige Möglichkeit, an die anderen Flows zu kommen, ist über das Dashboard, wo alle deine Workflows liegen.

Die UI-Probleme hören hier nicht auf. Workflow-Builder unterstützen nur einen Trigger pro Workflow und der Drag-and-Drop-Builder kann nur vertikal oder horizontal ausgerichtet werden. Allerdings kannst du die Reihenfolge mit dem Navigations-Utility-Panel bei Pabbly automatisch anpassen.

Das Einrichten der einzelnen Schritte war im Vergleich zu ähnlichen Apps die mühsamste Erfahrung. Wie schon erwähnt, arbeitet Pabbly hauptsächlich mit Webhooks. Nimm zum Beispiel Mailchimp. Anstatt einfach auf „Konto verbinden“ zu klicken, richtest du Webhooks manuell über einen Prozess mit sieben Schritten ein:

Aber es wird noch schlimmer. Diese UI-Anleitungen sind schnell veraltet. Während ich getestet habe, hat sich Mailchimp’s Oberfläche geändert und die Schritt-für-Schritt-Anweisungen haben plötzlich nicht mehr zum Bildschirm gepasst. App-Oberflächen werden ständig aktualisiert und Pabblys Dokumentation kommt einfach nicht hinterher. Am Ende stehst du alleine da und musst selbst nach Lösungen suchen.

Selbst wenn du das Webhook eingerichtet hast, ist die Fehlerquote nicht gering. Bei Mailchimp musst du genau darauf achten, welchen Datentyp du versendest. Wenn du den falschen auswählst, schlägt dein Workflow nicht einfach fehl. Stattdessen macht er etwas völlig anderes. Zum Beispiel: Du möchtest, dass der Workflow auf „Subscribers“ reagiert, wählst aber auch „Unsubscribers“ aus. Dann kann es passieren, dass du E-Mails verschickst, Tags vergibst oder irgendetwas anderes mit Leuten machst, die du eigentlich gar nicht anmailen darfst.

Fehlerbehebung bei Flows

Die Fehlersuche in Pabbly ist genauso mühsam. Im Gegensatz zu den Mitbewerbern, die Sandbox-Umgebungen oder automatisierte Tests anbieten, musst du bei Pabbly echte Daten in deinen tatsächlichen Apps erzeugen, um Szenarien zu testen.

Während ich den Mailchimp-Workflow debuggt habe, musste ich einen Testkontakt manuell anlegen, den Workflow ausführen, prüfen, ob er funktioniert hat, und dann den Testkontakt wieder manuell löschen. Das Ganze musste ich für jeden Durchlauf wiederholen. Wenn du komplexe Workflows testest oder herausfinden willst, warum etwas nicht funktioniert, wird das unglaublich mühsam.

Mit Pabbly bedeutet jeder Test, dass du echte Daten erstellen und wieder aufräumen musst. Das ist ein weiterer versteckter Zeitfresser, der die tägliche Automatisierungsarbeit zu einer lästigen Aufgabe macht. Im Vergleich dazu kannst du bei Zapier Tests mit Dummy-Daten durchführen, ohne deine echten Apps zu berühren.

Noch schlimmer ist, dass Fehlermeldungen in Pabbly als sogenannte Toast-Benachrichtigungen auftauchen, die für kaum eine Millisekunde zu sehen sind. Das reicht gerade so, um zu merken, dass etwas schiefgelaufen ist, aber nicht, um wirklich zu erkennen, woran es liegt. Ein kleines UI-Detail mit großer Auswirkung auf die Nutzbarkeit. Ich konnte grundlegende Flows nicht debuggen, weil die Fehlermeldung verschwand, bevor ich sie überhaupt lesen konnte. Vielleicht war das ein Einzelfall, aber ich kam dadurch gar nicht mehr weiter.

Wenn du über diese Ärgernisse hinwegsehen und mit den Fehlern umgehen kannst, erledigt Pabbly seinen Job. Hier siehst du einen Workflow, den ich gebaut habe: Er wird ausgelöst, wenn neue Mailchimp-Abonnenten hinzukommen. Abonnenten mit Telefonnummer werden ins HubSpot CRM übernommen, alle anderen landen in einer Google Tabelle.

Pabbly Connect Preise

Preise sind der Punkt, an dem Pabbly Connect wirklich hält, was es verspricht. Die Plattform bietet zwei Hauptoptionen: wiederkehrende monatliche/jährliche Abos und Lifetime-Deals. Beide beinhalten alle Funktionen. Du bekommst einfach unterschiedliche monatliche Task-Kontingente.

Monatliche Abos starten bei 16 $/Monat für 10.000 Tasks und gehen hoch bis zu 300.000 Tasks für nur 69 $/Monat:

Vergleich das mal mit Zapier für 1.799 $ pro Monat für 300.000 Tasks, da kann einem schon mal der Kopf schwirren.

Pabbly bietet außerdem häufig immer verfügbare Lifetime-Deals an. Das ist die beste Möglichkeit, die Software zu kaufen, wenn du langfristig sparen und Pabbly auch in Zukunft nutzen willst. Zu den aktuellen Lifetime-Deals gehörten 249 $ für 3.000 monatliche Tasks und 1.298 $ für 20.000 monatliche Tasks.

Pabbly ist außerdem die einzige Software auf dem Markt, die dir keine Gebühren für Trigger- und Filter-Schritte berechnet. Zusätzlich sind bei jedem Tarif alle Funktionen enthalten. Es ist einfach viel günstiger als die Konkurrenz. Punkt.

Fazit

Pabbly Connect ist ein solides Tool, wenn du nach einer günstigen Alternative zu Zapier suchst. Du sparst Geld und automatisierst deine Workflows. Aber ich würde es nicht wählen, wenn ich andere Optionen (oder das Geld) hätte.

Die Plattform ist auf Kostenoptimierung ausgelegt, nicht auf Benutzerfreundlichkeit. Jeder Schritt – vom Einrichten von Webhooks, Debuggen von Workflows bis hin zum Testen mit echten Daten – erfordert mehr manuelle Arbeit als bei der Konkurrenz. Die Integration ist mühsam. Das UI hat verwirrende Eigenheiten. Die Zuverlässigkeitsprobleme, die ich festgestellt habe, werfen Fragen auf, ob man damit wirklich wichtige Prozesse automatisieren sollte.

Es gibt auch das Risiko, das mit dem günstigen Lifetime-Deal-Modell einhergeht. Pabbly gibt es zwar schon seit 2018, aber auf eine Automatisierungs-Strategie mit aggressiven Lifetime-Preisen zu setzen, ist immer riskant.

Wer sollte es nutzen: Freelancer oder Solopreneure, die einfache Workflows mit wenig Budget automatisieren und sich an der Einrichtung nicht stören. Pabbly Connect eignet sich auch für B2C-Unternehmen, die mit wenigen Workflows eine große Menge an Aufgaben automatisieren wollen.

Wer sollte es nicht nutzen: Ich würde Pabbly Connect nicht für Teams empfehlen, die täglich automatisieren, komplexe Workflows steuern oder auf zuverlässige Automatisierung angewiesen sind.

Nicht sicher, ob Pabbly das Richtige für dich ist? Schau dir meinen Testbericht zu anderen Automatisierungsplattformen an: Make, Gumloop und n8n.