9 Zapier-Alternativen zum Skalieren deiner Workflows

Zapier ist der unangefochtene König der Automatisierung. Die Plattform hat No-Code-Workflows revolutioniert und das Verbinden von Apps unfassbar einfach gemacht. Günstig ist das Ganze aber nicht. Gerade wenn du skalierst und viele Aufgaben automatisierst, kann es teuer werden.

Die gute Nachricht? Im Automatisierungsbereich hat sich enorm viel getan. Es gibt mittlerweile dutzende Alternativen, die günstiger sind, mehr draufhaben oder für bestimmte Anwendungsfälle entwickelt wurden.

Ich habe in den letzten sechs Monaten verschiedenste Automatisierungsplattformen getestet und verglichen. Von erweiterten visuellen Buildern wie Make bis hin zu neuen KI-basierten Tools wie Gumloop. Egal ob du als Entwickler volle Kontrolle willst, als Gründer aufs Budget achtest oder im GTM-Team automatisiert Kaltakquise machst – wahrscheinlich ist eine passende Alternative dabei.

In diesem Guide stelle ich dir 9 der besten Zapier-Alternativen vor, inklusive Infos zu Preisen, Benutzerfreundlichkeit, besonderen Features und für wen sich welches Tool besonders eignet. Am Ende weißt du genau, welche Plattform zu deinem Workflow (und Budget) passt.

9 beste Zapier-Alternativen für verschiedene Anwendungsfälle

Schnellübersicht:

• Günstigste: Pabbly Connect, Latenode
• Am einfachsten: Integrately
• Leistungsstärkste: n8n, Make
• Beste KI: Gumloop, Lindy.AI, n8n
• Enterprise: Power Automate, Zoho Flow

1. Make (ehemals Integromat)

Preis: Es gibt einen kostenlosen Plan. Kostenpflichtige Pläne starten ab 10,59 $ pro Monat für 10.000 Credits.
Am besten geeignet für: Power-User, die visuelle Workflows mit komplexer Verzweigungslogik bauen möchten und kein Problem damit haben, mit JSON zu arbeiten.

Make ist meine erste Wahl, wenn ich etwas Komplexes bauen muss. Der visuelle Editor ist unglaublich mächtig, sobald man die anfängliche Lernkurve überwunden hat. Tatsächlich war es das erste Automatisierungstool, das diese Art von UI eingeführt hat. Und das lange vor Zapier.

Mit über 3.000 Integrationen bietet es ausgefeilte Funktionen wie Router für mehrspurige Workflows, erweiterte Fehlerbehandlung und Szenario-Inputs für interne Abläufe.

Make rechnet nach Operationen ab (jede Modulausführung zählt als eine Operation) und ist deutlich günstiger als Zapier. Das gilt besonders bei Automatisierungen mit mehreren Schritten oder hohem Volumen.

Was Make einzigartig macht, ist die Flexibilität beim Umgang mit komplexen Automatisierungen. Du kannst komplizierte Verzweigungen mit mehreren Pfaden, bedingter Logik und ausgefeilter Datenverarbeitung erstellen. Und das alles ohne eine Zeile Code zu schreiben.

Im visuellen Workflow-Editor siehst du genau, wie die Daten durch deine Automatisierung fließen. Das macht Troubleshooting und Optimierung deutlich einfacher.

Funktionen wie automatische Fehlerbehandlung, Szenario-Planung und KI-gestütztes Workflow-Bauen heben es von einfacheren Alternativen ab.

2. n8n

Preis: Kostenloser Plan (Self-Hosting). Kostenpflichtige Pläne starten ab 28 $ für 2.500 Workflow-Ausführungen.
Am besten geeignet für: Entwickler, technische Teams und datenschutzbewusste Teams, die Self-Hosting und fortschrittliche KI-Funktionen brauchen.

n8n ist eine Open-Source-Automatisierungsplattform, die technisch versierten Nutzern viel Flexibilität bietet. Momentan ist sie sehr beliebt und wirklich beeindruckend, wenn man technisches Know-how hat. Die KI-Agenten sind wirklich stark und dass du kostenlos selbst hosten kannst, ist ein riesiger Vorteil.

Die kostenlose Community Edition von n8n ermöglicht unbegrenzte Ausführungen bei Self-Hosting und ist dadurch für technische Teams äußerst kosteneffizient. Außerdem – im Gegensatz zu Zapier, das pro Schritt abrechnet – kannst du bei n8n uneingeschränkt bauen und zahlst nur, wenn ein Workflow von Anfang bis Ende durchläuft.

Was n8n wirklich auszeichnet, sind die KI-Funktionen. Dazu gehören KI-Agenten und Retrieval Augmented Generation (RAG) Systeme, die eigenständig Entscheidungen treffen und mit deinen eigenen Daten arbeiten können.

Allerdings ist die Lernkurve beachtlich. Sie ist sogar noch steiler als bei Make. Wenn du dich mit JSON nicht wohlfühlst und niemand Technisches im Team hast, verbringst du wahrscheinlich mehr Zeit mit der Dokumentation als mit dem Workflow-Bau.

Die Plattform nutzt eine node-basierte (schrittbasierte) visuelle Oberfläche, die Make sehr ähnlich ist – allerdings mit noch mehr Entwickler-Features. Du kannst eigenen JavaScript-Code in Code-Nodes schreiben, eigene Integrationen erstellen und fortschrittliche KI-Architekturen wie Vektor-Datenbanken für RAG nutzen.

Das Human-in-the-Loop-Feature fügt manuelle Freigabe-Checkpoints hinzu und ist daher perfekt für Workflows, bei denen menschliche Kontrolle wichtig ist.

Obwohl die Lernkurve steiler als bei klassischen Automatisierungstools ist, sind die Möglichkeiten für Kontrolle und Anpassung nahezu grenzenlos.

3. Pabbly Connect

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 16 $ pro Monat für 10.000 Tasks.
Am besten geeignet für: Preisbewusste Freelancer und Unternehmen, die viele einfache Workflows automatisieren und dabei Kosten wichtiger finden als Benutzerfreundlichkeit.

Pabbly Connect positioniert sich als extrem günstige Zapier-Alternative, mit wiederkehrenden Plänen ab nur 16 $ pro Monat und häufigen Lifetime-Angeboten (oft 249 $ für 3.000 monatliche Tasks). Das besondere Preismodell zählt nur Aktionsschritte. Trigger und interne Aktionen wie Filter und Router sind kostenlos. Dadurch bekommst du ungefähr dreimal so viele Workflow-Ausführungen wie bei anderen Anbietern im gleichen Preisbereich.

Mit über 2.000 App-Integrationen und unbegrenzten Workflows in allen Plänen deckt Pabbly Connect die wichtigsten Business-Tools aus CRM, Marketing, E-Commerce und Zusammenarbeit ab. Die Plattform hat außerdem kürzlich neben der traditionellen linearen Oberfläche einen Drag-and-Drop-Builder eingeführt.

Der Haken?

Das Lifetime-Deal-Modell hat auch Nachteile: Viele Integrationen sind im Grunde Webhook-Setups mit einer etwas umständlichen Oberfläche. Das erfordert oft mehr manuelle Einrichtung als echte native Integrationen. Zum Beispiel habe ich über 20 Minuten erfolglos versucht, einen Mailchimp-Schritt einzurichten.

Die Dokumentation kann veraltet sein. Und da es kein Sandbox-Testing gibt, musst du echte Daten erzeugen, um Workflows zu testen.

Die Benutzeroberfläche wirkt umständlich und auch das Fehlermanagement ist schwach. Fehlermeldungen sind oft ungenau. In manchen Fällen, wie in meinem Test, wurden sie gar nicht angezeigt.

Trotzdem ist es eine brauchbare Option für Sparfüchse, die automatisieren wollen.

4. Integrately

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 29,99 $ pro Monat für 2.000 Tasks.
Am besten geeignet für: Nicht-technische Nutzer, die einfache, sofortige Automatisierung ohne Setup-Komplexität wünschen.

Wenn dich die umständliche Oberfläche von Pabbly nervt, du aber trotzdem günstige Preise willst, ist Integrately der Mittelweg.

Integrately setzt voll auf One-Click-Automatisierungsvorlagen statt auf Bürden beim Selbstbauen. Die Plattform bietet über 20 Millionen vorgefertigte Automationen, die mehr als 1.200 beliebte Apps verbinden. Anstatt Workflows Schritt für Schritt zu erstellen, durchsuchst du einfach Vorlagen für deinen konkreten Anwendungsfall (zum Beispiel „Neue Shopify-Kunden zu Mailchimp hinzufügen“) und aktivierst sie mit einem Klick.

Durch dieses „Vorlagen-zuerst“-Prinzip gehört Integrately zu den schnellsten Wegen, Automatisierungen direkt zu starten. Das ist ideal für alle, denen herkömmliche Builder zu viel sind. Allerdings sind diese One-Click-Vorlagen fast immer nur einfache Zwei-Schritt-Integrationen zwischen zwei Apps. Du solltest also keine ausgefeilten Mehrschritt-Workflows erwarten.

Integrately richtet sich eindeutig an Einsteiger bei Automatisierungen. Trotzdem bin ich nicht sicher, ob diese einfachen Zwei-Schritt-Automationen wirklich so ein großer Vorteil sind – vor allem im Vergleich zu anderen Tools, die ebenfalls massenhaft automatisch generierte Vorlagen bieten.

Das Pricing ist zwar wettbewerbsfähig, aber nicht so aggressiv wie bei Pabbly. Allerdings machen die fünf Minuten Ausführungszeit pro Schritt und Limits bei Premium-Integrationen den Starter-Plan praktisch unbrauchbar. Auch die Zwei-Minuten-Updatezeit bei größeren Plänen bleibt ein Problem für zeitkritische Abläufe. (Stell dir vor, du bittest potenzielle Kunden, zwei bis fünf Minuten auf deine Antwort oder dein Angebot zu warten!)

5. Zoho Flow

Preis: Kostenloser Tarif verfügbar. Bezahlte Pläne starten bei 34 $/Monat für 5.000 Aufgaben.

Am besten für: Zoho-Ökosystem-Nutzer und Unternehmen, die bereits in die Zoho-Business-Anwendungen investieren.

Wenn du keine Zoho-Produkte nutzt, kannst du diesen Dienst überspringen. Falls du aber Zoho CRM, Books oder Projects einsetzt, ist Zoho Flow die beste Wahl. Die Integration geht hier deutlich tiefer als bei Zapier oder Make. Die Plattform unterstützt außerdem über 1.000 externe Anwendungen, um Zoho mit deinem gesamten Tech-Stack zu verbinden.

Der visuelle Drag-and-Drop-Builder ist unkompliziert (auch wenn mir persönlich das Design nicht ganz so zusagt). Features wie bedingte Logik, mehrstufige Workflows, Webhooks und eigene Funktionen mit Deluge (der Skriptsprache von Zoho) sind mit an Bord.

Zoho Flow bietet vielleicht nicht so viele Features wie Make oder den Feinschliff von Zapier, ist aber für Zoho-Nutzer gemacht, die verlässliche Automatisierung innerhalb des Zoho-Ökosystems suchen. Das Preismodell ist attraktiv und startet bei 34 $/Monat für 5.000 Aufgaben.

6. Microsoft Power Automate

Preis: Kostenlose Testphase. Kostenpflichtige Pläne starten ab 15 $ pro Monat (nur jährliche Zahlung möglich). In einigen Microsoft 365-Plänen enthalten.
Am besten geeignet für: Microsoft 365-Nutzer, Unternehmen mit starker Microsoft-Bindung und Teams, die eine tiefe Integration mit SharePoint, Teams und Office benötigen.

Wenn du keine Microsoft-Tools benutzt, kannst du diesen Punkt überspringen.

Falls doch, dann ist Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) die Automatisierungs-Engine der Microsoft Power Platform. Das Tool wurde speziell für Organisationen entwickelt, die Microsoft 365, Azure, Dynamics 365 und andere Microsoft-Dienste nutzen.

Die Plattform bietet eine wirklich tiefe Integration mit Microsoft-Produkten. So ist es einfach, Dokumentenfreigaben in SharePoint zu automatisieren, Benachrichtigungen in Teams aus Forms-Einträgen zu erstellen oder Outlook-Mails mit Dynamics CRM zu synchronisieren.

Das Tool stellt sowohl Cloud-Flows (ähnlich wie bei Zapier) als auch Desktop-Flows für robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) bereit, mit denen du Windows-Desktop-Anwendungen automatisieren kannst.

Power Automate bietet mehr als 1.000 Konnektoren, darunter viele Premium-Business-Anwendungen. Zusätzlich gibt es einen AI Builder für Dokumentenverarbeitung und Vorhersagemodelle. Der Process Advisor hilft dir dabei, reale Geschäftsprozesse zu erkennen, zu analysieren und zu optimieren, damit du weißt, was und wie du automatisieren solltest. Damit punktet die Plattform als starke Automatisierungslösung auf Enterprise-Niveau.

Das Lizenzmodell kann komplex sein – es gibt Optionen pro Nutzer und pro Flow. Unternehmen, die bereits für Microsoft 365 zahlen, bekommen die Grundfunktionen aber direkt dazu.

7. Gumloop

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 37 $ pro Monat für 10.000 Credits.
Am besten geeignet für: GTM-Teams, Revenue-Operation- und Sales-Development-Teams, die Batch-Datenverarbeitung, Webscraping und Lead-Enrichment im großen Stil machen.

Gumloop verfolgt einen grundsätzlich anderen Ansatz für Automatisierung. Es ist eine AI-first-Plattform, die vor allem für Batch-Datenoperationen gebaut wurde – und nicht für klassische Trigger-Action-Workflows.

Anders als bei Zapiers ereignisgesteuertem Modell glänzt Gumloop bei der Verarbeitung großer Datenmengen. Zum Beispiel beim Scrapen von Tausenden LinkedIn-Profilen, beim Analysieren von Wettbewerber-Websites, beim Anreichern von Leadlisten oder dem Transkribieren von Dutzenden Videos.

Ein weiteres cooles Feature: Eine Chrome-Erweiterung, mit der du direkt im Browser scrapen und Daten von Webseiten extrahieren kannst.

Noch besser: Gummie, der integrierte KI-Assistent, kann komplette Workflows aus Beschreibungen erstellen und bei Fehlern helfen. Ehrlich gesagt ist das der beste KI-Assistent für Automatisierungen, den ich bisher getestet habe. Während sich die KI-Features bei Zapier eher angeklebt anfühlen, baut Gumloop seit Tag eins alles um künstliche Intelligenz herum. Es gibt sogar das Model Context Protocol (MCP). Damit kannst du Integrationen in einfacher Sprache beschreiben und die KI generiert dahinter automatisch den Code für deine Workflows.

Mit Features wie Subflows, eigenen Nodes und Interfaces (Formular) ist Gumloop eine visuelle Programmierumgebung, die auf datenlastige GTM-Workflows optimiert ist. Es gibt sogar vollständig ausgestattete Agenten!

Insgesamt nutze ich Gumloop für Scraping und Datenanreicherung bei meinen Cold-Outreach-Kampagnen. Das geht mit Zapier nicht, weil dort alles Outbound-Marketing eher ausgebremst wird. Trotzdem würde ich Gumloop nicht als echte Zapier-Alternative bezeichnen, weil nur eine begrenzte Zahl an Triggern verfügbar ist. Damit ist es über den gesamten Stack hinweg unmöglich, Daten von einer App zur anderen zu schicken.

8. Lindy.AI

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 49,99 $ pro Monat für 5.000 KI-Credits und 1.500 Tasks.
Am besten geeignet für: Teams, die KI-Assistenten wollen, die komplexe, mehrstufige Aufgaben mit Anweisungen in natürlicher Sprache erledigen.

Lindy AI hilft dir, KI-gestützte Agenten zu erstellen, die Anweisungen verstehen, Entscheidungen treffen und Aktionen ausführen können. Die Agenten nutzen große Sprachmodelle (LLMs), um Kontext zu interpretieren, Sonderfälle zu behandeln und sich an Situationen anzupassen, die du nicht explizit vorgegeben hast.

Bei Automatisierung beschreibst du also einfach in natürlicher Sprache, was du möchtest. Lindy erkennt die nötigen Schritte und baut den Workflow für dich zusammen.

Jeder KI-Agent, den du erstellst, ist auf eine bestimmte Rolle zugeschnitten. Zum Beispiel für das Vorsortieren von Support-Tickets, die Qualifizierung von Leads, das Planen von Meetings oder das Sammeln von Konkurrenzdaten für Recherchezwecke. Die Agenten lernen die Aufgaben ihres Bereichs und führen diese eigenständig aus, wodurch du weniger manuelle Einrichtung brauchst.

Die Plattform integriert sich mit über 3.000 Apps über Zapier und Make. Agenten können außerdem miteinander kommunizieren und sogar KI-Assistenten-Teams bilden, die gemeinsam komplexe Workflows erledigen. Das reicht vom Surfen im Web über die Dokumentenverarbeitung bis hin zum Versenden von E-Mails und zum Aktualisieren von CRMs.

Lindy bezeichnet sich selbst als Agenten-Builder – oder zumindest wird es so vermarktet. Während meines Tests konnte ich das Agenten-Prinzip aber nicht wirklich erkennen. Es ist vielmehr ein KI-gestützter Workflow-Builder mit klaren Regeln, ähnlich wie Gumloop. Prompts, LLM-Logik und das Einrichten sind zwar ein großer Teil davon, aber du kannst keine wirklich vollautonomen KI-Agenten erstellen, die Aufgaben komplett selbstständig und ohne Überwachung ausführen.

9. Latenode

Preisgestaltung: Kostenpflichtige Pläne starten ab 5 $ pro Monat für 1 Workflow und 1.000 CPU-Credits.
Am besten geeignet für: Entwickler und technische Teams, die große Datenmengen verarbeiten und JavaScript-Flexibilität brauchen, ohne teure Preise pro Ausführungsschritt.

Latenodes einzigartiges Preismodell basiert auf Ausführungszeit statt auf Operationen. Ein Credit kostet 0,0019 $ für 30 Sekunden Laufzeit. Du kannst damit also Tausende Zeilen durchlaufen, Hunderte API-Calls machen und komplexe Transformationen innerhalb eines Ausführungsfensters erledigen. Bei datenintensiven Workflows ist Latenode dadurch günstiger als Make oder Zapier.

Die Stärke der Plattform liegt im vollen JavaScript- und npm-Paket-Support. Das ist ideal für Entwickler, wird aber nicht von weniger technikaffinen Nutzern gebraucht.

Der KI-Assistent generiert Code, baut eigene Integrationen und hilft beim Debuggen von Fehlern.

Funktionen wie Axios ermöglichen parallele HTTP-Anfragen, sodass Hunderte API-Aufrufe gleichzeitig laufen können.

Einige der besonderen Funktionen von Latenode sind das Verzweigen von Workflows in einzelne Nodes (bei Make unmöglich), das erneute Starten fehlgeschlagener Szenarien aus dem Ausführungsverlauf und das Erstellen wiederverwendbarer Sub-Szenarien („Nodules“ genannt).

Die Latenode-Oberfläche und Features sind stark von Make inspiriert, da sie sich klar an technisch versierte Nutzer richten – mehr als Zapier. Wenn dir die Plattform von Zapier gefällt, könnte dir diese hier genauso zusagen!

Wann Zapier immer noch sinnvoll ist

Trotz all dieser starken Alternativen bleibt Zapier die beste Wahl, wenn:

Du neu im Bereich Automatisierung bist

Zapier bietet das überzeugendste Onboarding und eine besonders intuitive Benutzeroberfläche. Wenn du gerade erst einsteigst und dich nicht mit JSON, Webhooks oder technischer Einrichtung beschäftigen willst, lohnt sich der Aufpreis für Zapier wegen der einfachen Bedienung und dem reibungslosen UI.

Dein Team ist nicht technisch

Wenn dein Team keine Entwickler oder technisches Know-how hat, sorgt der No-Code-Ansatz von Zapier und die benutzerfreundliche Oberfläche dafür, dass wirklich jeder Automatisierungen bauen und pflegen kann – ganz ohne IT-Unterstützung.

Zuverlässigkeit ist unverzichtbar

Zapiers Infrastruktur ist auf Enterprise-Niveau, hat eine bewährte Erfolgsbilanz und bietet 24/7 Support. Das macht die Plattform ideal für unternehmenskritische Workflows, bei denen Ausfallzeiten keine Option sind.

Du brauchst ein Full-Stack-Automatisierungs-Operating-System

Zapier bietet mehr als nur Workflow-Automatisierung. Mit Zapier Tables (Datenbanken), Interfaces (eigene Apps) und Canvas (visuelle Workflow-Planung) bekommst du ein komplettes Betriebssystem, um interne Tools zu bauen und Daten zu verwalten. Plattformen wie Make und n8n bieten zwar ähnliche Features über Automatisierungen an, aber die passenden Oberflächen dafür fehlen dort (noch).