9 Zapier-Alternativen für skalierbare Workflows

Zapier ist der unangefochtene König der Automatisierung. Zapier hat No-Code-Workflows salonfähig gemacht und das Verbinden von Apps extrem einfach gemacht. Allerdings ist es nicht gerade günstig, vor allem, wenn du skalierst und jede Menge Tasks verbrauchst.

Die gute Nachricht? Im Bereich Automatisierung hat sich unglaublich viel getan. Es gibt mittlerweile Dutzende Alternativen, die günstiger, leistungsstärker oder für bestimmte Einsatzzwecke gebaut sind.

Ich habe in den letzten sechs Monaten verschiedenste Automatisierungsplattformen getestet und unter die Lupe genommen. Von fortgeschrittenen, visuellen Buildern wie Make bis hin zu neuen, KI-basierten Tools wie Gumloop. Egal, ob du als Entwickler volle Kontrolle willst, als Bootstrapped-Founder auf jeden Cent achtest oder als GTM-Team Kaltakquise machst. Wahrscheinlich gibt es eine passende Alternative für dich.

In diesem Guide stelle ich dir 9 der besten Zapier-Alternativen vor. Ich zeige dir Preise, Bedienkomfort, besondere Features und für wen welches Tool am besten geeignet ist. Danach weißt du ganz genau, welche Plattform zu deinem Workflow (und deinem Budget) passt.

9 beste Zapier-Alternativen für verschiedene Anwendungsfälle

Schnelle Auswahlhilfe:

• Am günstigsten: Pabbly Connect, Latenode
• Am einfachsten: Integrately
• Am leistungsstärksten: n8n, Make
• Beste KI: Gumloop, Lindy.AI, n8n
• Enterprise: Power Automate, Zoho Flow

1. Make (früher Integromat)

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Bezahlte Pläne starten ab 10,59 $ pro Monat für 10.000 Credits.

Am besten geeignet für: Power-User, die visuelles Workflow-Building mit komplexer Verzweigungslogik brauchen und keine Scheu davor haben, mit JSON zu arbeiten.

Make ist immer mein Favorit, wenn ich etwas Komplexes bauen muss. Der visuelle Builder ist extrem leistungsstark, sobald man die anfängliche Lernkurve gemeistert hat. Tatsächlich war es das erste Automatisierungstool, das diese Art von UI eingeführt hat. Lange bevor Zapier auf dem Markt war.

Mit über 3.000 Integrationen bietet es ausgeklügelte Funktionen wie Router für Multi-Path-Workflows, fortschrittliches Fehler-Handling und Szenario-Inputs für interne Prozesse.

Make rechnet nach Operationen ab (jede Modulausführung zählt als eine Operation) und ist deutlich kostengünstiger als Zapier. Besonders wenn man Multi-Step- oder High-Volume-Automatisierungen umsetzt.

Was Make besonders macht, ist die Flexibilität bei der Umsetzung komplexer Automatisierungen. Man kann verzweigte Szenarien mit mehreren Pfaden, bedingter Logik und ausgefeilter Datenmanipulation erstellen. Und das alles ganz ohne Code.

Im visuellen Workflow-Builder sieht man genau, wie die Daten durch die Automatisierung fließen. Das macht es leichter, Fehler zu finden und Prozesse zu optimieren.

Funktionen wie automatisiertes Fehler-Handling, Szenario-Planung und AI-gestütztes Workflow-Building heben Make von einfacheren Alternativen ab.

2. n8n

Preis: Kostenloser Plan (Self-Hosted). Bezahlte Pläne starten ab 28 $ für 2.500 Workflow-Ausführungen.

Am besten geeignet für: Entwickler, technische Teams und Teams mit Fokus auf Datenschutz, die Self-Hosting und fortschrittliche KI-Funktionen brauchen.

n8n ist eine Open-Source-Automatisierungsplattform, die viel Flexibilität für technisch versierte bietet. Gerade ist sie sehr beliebt und wirklich beeindruckend, wenn man technisches Know-how mitbringt. Die KI-Agenten-Funktionen sind echt stark, und dass man n8n kostenlos selbst hosten kann, ist ein riesiger Vorteil.

Die kostenlose Community Edition von n8n ermöglicht unbegrenzte Ausführungen beim Self-Hosting und ist dadurch besonders kosteneffizient für technische Teams. Außerdem—im Gegensatz zu Zapier, wo pro Schritt abgerechnet wird—kann man bei n8n Workflows frei bauen und zahlt nur, wenn ein Workflow komplett von Anfang bis Ende durchläuft.

Was n8n wirklich auszeichnet, sind die KI-Funktionen. Dazu gehören KI-Agenten und Retrieval Augmented Generation (RAG)-Systeme, die eigenständige Entscheidungen treffen können und mit eigenen Daten arbeiten.

Allerdings ist die Lernkurve ziemlich steil. Sie ist sogar anspruchsvoller als bei Make. Wenn du dich mit JSON nicht wohlfühlst oder keinen Techniker im Team hast, verbringst du wahrscheinlich mehr Zeit mit der Dokumentation als beim Bauen von Workflows.

Die Plattform hat eine node-basierte (schrittbasierte) visuelle Oberfläche, ähnlich wie bei Make, nur mit noch mehr Features für Entwickler. Du kannst eigenen JavaScript-Code in Code-Nodes schreiben, eigene Integrationen bauen und fortgeschrittene KI-Architekturen nutzen, beispielsweise Vektor-Datenbanken für RAG-Implementierungen.

Die Human-in-the-Loop-Funktion fügt manuelle Prüfpunkte hinzu, was besonders praktisch für Workflows mit notwendiger menschlicher Kontrolle ist.

Obwohl die Lernkurve steiler ist als bei klassischen Automatisierungstools, sind die Möglichkeiten für Kontrolle und Individualisierung nahezu unbegrenzt.

3. Pabbly Connect

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Bezahlte Pläne starten ab 16 $ pro Monat für 10.000 Tasks.

Am besten geeignet für: Preisbewusste Freelancer und Unternehmen, die viele einfache Workflows automatisieren und den Preis über das Nutzererlebnis stellen.

Pabbly Connect positioniert sich als extrem günstige Zapier-Alternative, mit wiederkehrenden Plänen ab nur 16 $ pro Monat und häufigen Lifetime-Deal-Angeboten (meist 249 $ für 3.000 monatliche Tasks). Das einzigartige Preismodell der Plattform zählt nur Action Steps. Trigger und interne Abläufe wie Filter und Router sind kostenlos. Du bekommst dadurch etwa dreimal so viele Workflow-Ausführungen wie bei der Konkurrenz zum gleichen Preis.

Mit über 2.000 App-Integrationen und unbegrenzten Workflows in allen Plänen deckt Pabbly Connect alle wichtigen Business-Tools aus den Bereichen CRM, Marketing, E-Commerce und Zusammenarbeit ab. Die Plattform hat außerdem kürzlich einen Drag-and-Drop-Visual-Builder zusätzlich zur klassischen linearen Oberfläche eingeführt.

Der Haken?

Das Lifetime-Deal-Modell bringt Kompromisse mit sich: Viele Integrationen sind eigentlich Webhook-Setups mit einer etwas umständlichen Oberfläche. Dadurch musst du oft mehr manuell konfigurieren als bei echten nativen Integrationen. Ich habe zum Beispiel über 20 Minuten erfolglos versucht, einen Mailchimp-Step einzurichten.

Die Dokumentation kann veraltet sein, und weil es kein Sandbox-Testing gibt, musst du zum Testen echter Workflows echte Daten generieren.

Die Oberfläche wirkt träge und auch das Fehlermanagement ist schwach. Fehlermeldungen sind oft ungenau – manchmal, in meinen Tests, sind sie sogar komplett ausgeblieben.

Trotzdem ist es eine brauchbare Alternative für preisbewusste Automatisierer.

4. Integrately

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Bezahlte Pläne starten ab 29,99 $ pro Monat für 2.000 Tasks.

Am besten geeignet für: Nicht-technische Nutzer, die einfache, sofortige Automatisierungen ohne Setup-Komplexität wollen.

Wenn dich die träge Oberfläche von Pabbly nervt, du aber trotzdem günstige Preise suchst, ist Integrately der Mittelweg.

Integrately setzt nicht auf das Bauen von Grund auf, sondern auf One-Click-Automatisierungs-Vorlagen. Die Plattform bietet über 20 Millionen vorgefertigte Automatisierungen, die mehr als 1.200 beliebte Apps verbinden. Anstatt Workflows Schritt für Schritt zu erstellen, suchst du einfach nach Vorlagen für deinen konkreten Anwendungsfall (wie „Neue Shopify-Kunden zu Mailchimp hinzufügen“) und aktivierst sie mit nur einem Klick.

Dieser Template-First-Ansatz macht Integrately zu einem der schnellsten Wege, Automatisierungen einzurichten. Es ist ideal für alle, denen klassische Builder zu komplex sind. Allerdings sind diese One-Click-Vorlagen meist einfache Zwei-Schritt-Integrationen zwischen zwei Apps. Erwarte also keine vorgefertigten, komplexen Multi-Step-Workflows.

Integrately richtet sich klar an Automatisierungs-Einsteiger. Trotzdem bin ich mir nicht sicher, ob diese einfachen Zwei-Schritt-Automatisierungen wirklich so viel Mehrwert bringen. Besonders im Vergleich zu anderen Lösungen, die ebenfalls Unmengen an programmgesteuerten Vorlagen liefern.

Das Pricing ist wettbewerbsfähig, aber nicht so aggressiv wie bei Pabbly. Die fünfminütige Ausführungszeit pro Step und die Limits für Premium-Integrationen machen den Starter-Plan so gut wie unbrauchbar. Auch die Zwei-Minuten-Aktualisierung bei größeren Plänen bleibt ein Problem für zeitkritische Abläufe. (Stell dir vor, du bittest deine Leads, zwei bis fünf Minuten auf deine Antwort oder dein Angebot zu warten!)

5. Zoho Flow

Preis: Kostenloser Tarif verfügbar. Bezahlte Tarife starten bei 34 $/Monat für 5.000 Tasks.

Am besten für: Nutzende des Zoho-Ökosystems und Unternehmen, die schon in die Zoho Business-Anwendungen investieren.

Wenn du Zoho-Produkte noch nicht nutzt, kannst du diesen Punkt überspringen. Falls du aber Zoho CRM, Books oder Projects einsetzt, ist Zoho Flow wahrscheinlich die beste Option für dich. Die Integration ist deutlich tiefer als das, was Zapier oder Make bieten. Die Plattform unterstützt außerdem über 1.000 externe Anwendungen, um Zoho mit deinem gesamten Tech-Stack zu verbinden.

Der visuelle Drag-and-Drop-Builder ist einfach zu bedienen (auch wenn das Design nicht ganz meins ist). Es gibt Features wie bedingte Logik, Multi-Step-Workflows, Webhooks und eigene Funktionen, die du mit Deluge (Zohos eigener Skriptsprache) bauen kannst.

Auch wenn Zoho Flow nicht ganz so viele Features wie Make hat und nicht so poliert wirkt wie Zapier, ist es genau richtig für Zoho-Nutzende, die zuverlässige Automatisierungen brauchen, ohne das Zoho-Ökosystem zu verlassen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis passt auch: Los geht's bei 34 $/Monat für 5.000 Tasks.

6. Microsoft Power Automate

Preis: Kostenlose Testversion. Bezahlte Pläne starten ab 15 $ pro Monat (jährliche Zahlung erforderlich). In einigen Microsoft 365-Plänen enthalten.

Am besten geeignet für: Microsoft 365-Nutzer, Unternehmen mit starker Microsoft-Ausrichtung und Teams, die tiefe Integration mit SharePoint, Teams und Office brauchen.

Wenn du keine Microsoft-Tools nutzt, kannst du diesen Punkt überspringen.

Wenn doch, ist Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) die Automatisierungs-Engine der Microsoft Power Platform. Sie wurde speziell für Organisationen entwickelt, die Microsoft 365, Azure, Dynamics 365 und andere Microsoft-Dienste einsetzen.

Die Plattform bietet eine echte Integrations-Tiefe mit Microsoft-Produkten, was es einfach macht, zum Beispiel Dokumentenfreigaben in SharePoint zu automatisieren, Teams-Benachrichtigungen aus Forms-Einreichungen zu generieren oder Outlook-E-Mails mit Dynamics CRM abzugleichen.

Das Tool stellt sowohl Cloud-Flows (ähnlich wie bei Zapier) als auch Desktop-Flows für Robotic Process Automation (RPA) bereit, womit Windows-Desktop-Anwendungen automatisiert werden können.

Power Automate bietet über 1.000 Konnektoren, darunter auch Premium-Business-Anwendungen. Es gibt außerdem einen AI Builder für Dokumentenverarbeitung und Predictive Modeling. Der Process Advisor hilft dir, reale Geschäftsprozesse zu entdecken, zu analysieren und zu optimieren, damit du verstehst, was und wie du automatisieren kannst. Dadurch ist Power Automate eine starke Automatisierungsplattform auf Enterprise-Niveau.

Das Lizenzmodell kann komplex sein, mit Optionen pro Nutzer oder pro Flow. Unternehmen, die sowieso für Microsoft 365 zahlen, haben die Basisfunktionen bereits inklusive.

7. Gumloop

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Bezahlte Pläne starten ab 37 $ pro Monat für 10.000 Credits.

Am besten geeignet für: GTM-Teams, Revenue-Operations und Sales-Development-Teams, die Batch-Datenverarbeitung, Web-Scraping und Lead-Anreicherung in großem Umfang umsetzen.

Gumloop verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz bei der Automatisierung. Es ist eine AI-First-Plattform, die in erster Linie für Batch-Datenoperationen gebaut wurde – und nicht für klassische Trigger-Action-Workflows.

Im Gegensatz zum Event-Driven-Modell von Zapier glänzt Gumloop bei der Verarbeitung großer Datenmengen. Dazu gehören das Scrapen von Tausenden LinkedIn-Profilen, die Analyse von Wettbewerber-Websites, das Anreichern von Lead-Listen und das Transkribieren von Dutzenden Videos.

Ein weiteres Highlight: Eine Chrome-Erweiterung, mit der du direkt im Browser von Websites scrapen und Daten extrahieren kannst.

Noch besser: Gummie, der eingebaute KI-Assistent, kann komplette Workflows anhand von Beschreibungen erstellen und beim Troubleshooting unterstützen. Tatsächlich ist es vielleicht der beste Automatisierungsassistent mit KI, den ich bisher getestet habe. Im Gegensatz zu Zapier, wo AI-Features eher wie ein nachträgliches Add-on wirken, dreht sich bei Gumloop von Anfang an alles um KI. Sogar ein Model Context Protocol (MCP) ist enthalten. Damit kannst du Integrationen ganz einfach in Alltagssprache beschreiben und die KI generiert den Code für die Workflows.

Mit Funktionen wie Subflows, Custom Nodes und Interfaces (Formular) ist Gumloop eine visuelle Programmierumgebung, die speziell für datenintensive GTM-Workflows optimiert wurde. Selbst voll ausgestattete Agents sind dabei!

Insgesamt nutze ich Gumloop für Scraping und Datenanreicherung bei meinen Cold-Outreach-Kampagnen. Das ist etwas, das mit Zapier nicht möglich ist, weil Zapier sich von Outbound-Marketing eher fernhält. Trotzdem würde ich Gumloop nicht als echte Zapier-Alternative sehen, da es nur wenige Trigger bietet. Dadurch ist es unmöglich, Daten quer durch den gesamten Stack von einer App zur anderen zu bringen.

8. Lindy.AI

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Bezahlte Pläne starten ab 49,99 $ pro Monat für 5.000 AI-Credits und 1.500 Tasks.

Am besten geeignet für: Teams, die KI-Assistenten wollen, die komplexe, mehrstufige Aufgaben mit Anweisungen in natürlicher Sprache erledigen können.

Lindy AI hilft dir, KI-gestützte Agents zu erstellen, die Anweisungen verstehen, Entscheidungen treffen und Aktionen durchführen. Agents nutzen große Sprachmodelle (LLMs), um Kontext zu interpretieren, Sonderfälle abzuwickeln und sich auf Situationen einzustellen, die du nicht explizit programmiert hast.

Du musst für Automatisierungen also einfach nur in menschlicher Sprache beschreiben, was du möchtest. Lindy übernimmt dann die Planung der nötigen Schritte und baut den Workflow für dich.

Jeder KI-Agent, den du erstellst, ist auf eine bestimmte Rolle zugeschnitten. Dazu gehören Aufgaben wie das Priorisieren von Support-Tickets, das Qualifizieren von Leads, Terminplanung oder Competitive-Research für Analysen. Die Agents lernen die jeweiligen Aufgaben und führen sie eigenständig aus, wodurch manuelle Einrichtung erheblich reduziert wird.

Die Plattform lässt sich mit über 3.000 Apps über Zapier und Make integrieren. Agents können sich auch untereinander austauschen. Sie bilden Teams von KI-Assistenten, die gemeinsam komplexe Workflows umsetzen – etwa Web-Browsing, Dokumentenverarbeitung, E-Mail-Versand und CRM-Updates.

Lindy sieht sich selbst als Agent-Builder, was aber nicht ganz zutrifft – oder zumindest habe ich im Test keine reine Agent-Funktion gefunden. Es ist eher ein stark KI-unterstützter Workflow-Builder mit klar definierten Grenzen, ähnlich wie bei Gumloop. Prompting, LLM-Reasoning und Setup spielen eine große Rolle, aber du kannst keine vollständig autonomen KI-Agents erstellen, die Aufgaben unbeaufsichtigt ausführen und sich komplett flexibel anpassen.

9. Latenode

Preis: Bezahlte Pläne starten ab 5 $ pro Monat für 1 Workflow und 1.000 CPU-Credits.

Am besten geeignet für: Entwickler und technische Teams, die große Datenmengen verarbeiten und dabei JavaScript-Flexibilität ohne teure Abrechnung pro Operation brauchen.

Das einzigartige Preismodell von Latenode basiert auf Ausführungszeit statt auf Operationen. Ein Credit kostet 0,0019 $ für 30 Sekunden Laufzeit. Das heißt, du kannst Tausende Zeilen durchlaufen, Hunderte von API-Calls tätigen und komplexe Transformationen innerhalb eines einzigen Ausführungsfensters durchführen. Für datenintensive Workflows ist Latenode dadurch günstiger als Make oder Zapier.

Die Stärke der Plattform liegt in der vollständigen Unterstützung von JavaScript und npm-Packages. Das ist ideal für Entwickler, aber weniger sinnvoll für alle, die keine Erfahrung mit Code haben.

Der KI-Assistent generiert Code, baut eigene Integrationen und hilft beim Debugging von Fehlern.

Funktionen wie Axios ermöglichen parallele HTTP-Requests, sodass Hunderte API-Calls gleichzeitig ausgeführt werden können.

Einige der besonderen Features von Latenode sind das Zusammenführen von verzweigten Workflows in einzelne Nodes (bei Make unmöglich), das Neustarten fehlgeschlagener Szenarien direkt aus dem Ausführungsverlauf sowie die Erstellung wiederverwendbarer Sub-Szenarien, sogenannter „Nodules“.

Latenodes Oberfläche und Funktionen sind stark an Make angelehnt, da sie sich klar an ein technikaffines Publikum richten – mehr als bei Zapier. Wenn dir die Plattform von Zapier gefällt, könntest du auch Gefallen an Latenode finden!

Wann Zapier trotzdem sinnvoll ist

Trotz all dieser großartigen Alternativen bleibt Zapier die beste Wahl, wenn Folgendes zutrifft:

Du bist neu im Bereich Automatisierung

Zapier bietet das am besten durchdachte Onboarding und eine extrem intuitive Benutzeroberfläche. Wenn du gerade erst startest und dich nicht mit JSON, Webhooks oder technischer Einrichtung beschäftigen willst, rechtfertigen die einfache Bedienung und das reibungslose UI von Zapier den höheren Preis.

Dein Team ist nicht technisch

Wenn es in deinem Team keine Entwickler oder technische Spezialisten gibt, macht Zapier mit seinem No-Code-Ansatz und der benutzerfreundlichen Oberfläche wirklich Sinn. So kann jede Person Automatisierungen erstellen und verwalten, ganz ohne IT.

Zuverlässigkeit ist unverhandelbar

Dank der Enterprise-Infrastruktur von Zapier, der langen Erfolgsgeschichte und dem 24/7-Support ist Zapier ideal für geschäftskritische Workflows, bei denen Ausfälle keine Option sind.

Du brauchst ein Full-Stack-Automatisierungs-Operating-System

Zapier bietet mehr als reine Workflow-Automatisierung. Mit Zapier Tables (Datenbanken), Interfaces (Custom Apps) und Canvas (Visuelle Workflow-Planung) bekommst du ein komplettes Betriebssystem, um interne Tools zu bauen und Daten zu managen. Plattformen wie Make und n8n bieten zwar ähnliche Funktionen über Automatisierungen, aber sie haben bislang keine passenden Interfaces dafür.