10 beste Workflow-Automatisierungssoftware 2026

Workflow-Automatisierung hat sich verändert. Früher war das nur einfache „Wenn dies, dann das“-Logik. Jetzt geht es um KI-Agenten, die ganze Abteilungen steuern. Im letzten Jahr habe ich die besten Workflow-Automatisierungs-Tools getestet, um herauszufinden, welche wirklich nutzbar sind und welche nur Hype sind.

Hier sind meine Ergebnisse.

Was kann Workflow-Automatisierungssoftware?

Workflow-Automatisierungstools wie „Zapier“, „n8n“ und „Make“ wurden speziell dafür entwickelt, deinen Technologie-Stack zu verbinden und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, die sonst nur Zeit kosten. Auch wenn sie sich in Details unterscheiden, folgen sie einem einfachen Prinzip: Geschieht etwas in einer App (ein Trigger), führen sie automatisch Aktionen in anderen Apps aus.

Nehmen wir an, ein neuer Lead kommt über dein Google-Formular rein. Diese Tools können neue Leads ganz automatisch zu deinem „HubSpot CRM“ hinzufügen, eine Willkommensmail verschicken und dein Sales-Team in Slack benachrichtigen.

Aber moderne Automatisierung geht viel weiter als einfache Trigger und Aktionen. Sie kann:

• Komplexe Multi-Step-Workflows mit Bedingungen und Verzweigungen ausführen.
• Datenverarbeitung wie Texterkennung, Arbeiten mit Arrays und Datumsformatierungen ermöglichen.
• KI-gestützte Aufgaben erledigen, zum Beispiel Inhalte zusammenfassen, Stimmung analysieren oder personalisierte Nachrichten mit deinem Lieblingsmodell für große Sprachmodelle (LLM) erzeugen.
• Massenoperationen abwickeln, etwa das Scrapen von Hunderten Websites oder das Anreichern von Tausenden Leads.
• Menschliche Kontrollschritte einbauen, bei denen jemand die Arbeit prüft und freigibt, bevor der Workflow weiterläuft.
• Eigene Oberflächen, Datenbanken und Chatbots bauen, die mit deinen Automatisierungen verbunden sind.

10 beste Workflow-Automatisierungssoftware

Ich habe jedes Tool auf Benutzerfreundlichkeit, KI-Funktionen, Integrationen, Preisgestaltung und die praktische Handhabung realer Automatisierungsaufgaben überprüft. Hier kommt der schnelle Vergleich:

1. Zapier

Am besten geeignet für: Einsteiger und Teams, die eine All-in-One-Automatisierungsplattform suchen.

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 19,99 $/Monat.

Zapier ist weiterhin der bekannte Name, wenn es um Workflow-Automatisierung geht. Die Zeiten der starren, linearen Schritt-für-Schritt-Zaps, an die sich frühere Nutzer wie ich erinnern, sind vorbei. Jetzt kannst du komplexe Automatisierungen mit Datenbanken (Tables), eigenen Oberflächen, Chatbots und KI-Agenten alles in einer Plattform erstellen.

Zapier hat außerdem KI direkt in die Benutzeroberfläche integriert. Ich habe getestet, indem ich einen individuellen Support-Prozess erstellt habe, indem ich die Beschreibung des Workflows in den KI-basierten Canvas-Builder eingefügt habe. Fünf Sekunden später gab es eine vollständige Visualisierung des gesamten Prozesses zurück und hat alle Komponenten automatisch erstellt: Workflow-Automatisierungen, Nachrichten und die einzelnen Einrichtungsschritte.

Die Zapier-Canvas-Funktion ermöglicht es dir, eine komplette Customer Journey von Anfang bis Ende zu visualisieren, zu erstellen und zu automatisieren.

Die Plattform hat sich von einem einfachen Automatisierungstool zu dem entwickelt, was ich als voll ausgestattetes KI-Automatisierungs-OS bezeichnen würde. Als ich einen Support-Chatbot gebaut habe, musste ich ihn einfach nur „Support-Chatbot“ nennen und Zapier hat daraufhin automatisch einen vollständigen Prompt mit passenden Anweisungen, Stil und Gesprächsverlauf generiert.

Mit über 8.000 Integrationen stößt du selten an die Grenze nicht unterstützter Apps. Das Feld-Mapping läuft reibungslos, da die Plattform intelligente Verbindungen vorschlägt und Daten in benutzerfreundlichen Formaten mit klaren Bezeichnungen darstellt. Selbst komplette Einsteiger können in wenigen Minuten funktionierende Workflows bauen.

Auch wenn einige der stark gehypten Plattformen wie n8n inzwischen nachziehen, bin ich weiterhin überzeugt, dass Zapier der einfachste und zugänglichste Workflow-Builder auf dem Markt ist.

Leider hat das seinen Preis. Es macht erst Spaß, bis du merkst, dass deine drei „einfachen“ Workflows pro Durchlauf 50 Tasks brauchen und dich das 400 $ im Monat kostet.

2. Make

Am besten geeignet für: Technische Nutzer, komplexe verzweigte Workflows und preisbewusste Power-User.

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 10,59 $/Monat.

Make (früher Integromat) ist meine erste Wahl, wenn ich tiefgehende Anpassungen brauche. Der visuelle Workflow-Builder bietet nahezu grenzenlose Flexibilität. Dazu gehören Funktionen wie komplexe Verzweigungen, mehrere Abläufe, bedingte Logik, Fehlerbehandlung und ausgefeilte Datenmanipulation. Es ist wie visuelles Programmieren.

Aber hier ist die Sache: Make hat sich eigentlich nie über Workflows hinaus weiterentwickelt. Während Zapier fleißig Datenbanken und Chatbots baut, bleibt Make seinen Kernkompetenzen treu. Du brauchst weiterhin separate Tools für Datenspeicherung oder Konversations-KI. Es ist ein bisschen so, als hättest du einen extrem leistungsstarken Sportwagen, der aber nur auf einer Straße fährt.

Allerdings hat Make kürzlich Agents in der Beta eingeführt und auch ein Canvas-ähnliches Erlebnis veröffentlicht. Das ist der erste wirkliche Schritt über klassische Automatisierung hinaus. Trotzdem finde ich die Make-Agents etwas umständlich und schwer zu erstellen. Du kannst meinen aktualisierten „Make Testbericht“ lesen, um mehr über meine Erfahrungen zu erfahren.

Beim Preis schlägt Make richtig zu. Es ist durchgehend rund drei- bis viermal günstiger als Zapier. Während du im Zapier-Starter-Paket für 19,99 $ im Monat 750 Tasks bekommst, gibt es bei Make im Core-Tarif satte 10.000 Credits (früher „Operationen“ genannt) für nur 10,59 $ im Monat. Beachte aber, dass manche Schritte/Operationen mehr als einen Credit kosten können.

Der Haken daran: Du hast eine steilere Lernkurve. Die visuelle Oberfläche kann am Anfang überwältigend wirken, und das Zuordnen von Feldern wird zur technischen Übung, weil du oft auf rohe Datenstrukturen ohne viele Zusatzinfos starrst. Es kann gut sein, dass du 20 Minuten damit verbringst, herauszufinden, warum dein Iterator-Modul Daten nicht an den Array Aggregator weitergibt. Make ist mächtig, aber nicht nachsichtig. Du wirst dich auf jeden Fall wohler fühlen, wenn du JSON und JavaScript verstehst.

3. n8n

Am besten geeignet für: Entwickler, datenschutzbewusste Teams und Self-Hosting-Enthusiasten.
Preis: Kostenloser (Self-Hosted) Plan. Kostenpflichtige Pläne (Cloud) starten ab 24 $/Monat.

n8n ist ein Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung, das dir volle Kontrolle ohne Vendor-Lock-in gibt. Im Gegensatz zu Zapier und Make kannst du es selbst hosten. Das macht es besonders beliebt bei Entwicklern, datenschutzbewussten Teams und Unternehmen, die mehr Kontrolle wollen.

Die KI-Funktionen der Plattform sind absolut fortschrittlich. Es gibt KI-Agenten und Retrieval-Augmented-Generation-(RAG)-Systeme, die autonome Entscheidungen treffen und mit deinen eigenen Daten arbeiten können. Du kannst innerhalb deiner Automatisierungs-Workflows Konversations-KI-Assistenten bauen und das Chat-Widget direkt in den Workflow-Canvas einbinden. Das ist wirklich innovativ!

Allerdings sorgt die starke Abhängigkeit von JSON-Datenstrukturen, JavaScript-Ausdrücken und technischer Konfiguration bei n8n dafür, dass es komplexer ist als andere Alternativen. Jede Information, die durch deinen Workflow läuft, existiert als JSON-Objekt. Um Daten zu bearbeiten, zu filtern oder umzuwandeln, brauchst du Ausdrücke wie {{ $json.customer.email.split('@')[0] }}. (Wenn das für dich aussieht wie eine Fremdsprache, ist n8n vielleicht nicht die beste Wahl für dich.)

Wenn dir der Preis wichtig ist, ist die kostenlose Community Edition von n8n ein echter Geheimtipp für technisch versierte Nutzer. Du bekommst unbegrenzte Ausführungen auf deinen eigenen Servern. Die Cloud-Version startet bei 24 $/Monat für 2.500 Ausführungen, was bei mehrstufigen Workflows deutlich großzügiger ist als das Abrechnungsmodell pro Operation bei Make.

4. Gumloop

Am besten geeignet für: GTM-Teams, Batch-Datenverarbeitung und Workflows für Scraping und Enrichment.

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 37 $/Monat.

Gumloop will ganz vorne dabei sein, wenn es um KI-Agenten und die AI-First-Welle geht. Nach ausgiebigen Tests muss ich aber die Erwartungen etwas zurechtrücken.

Erwarte zunächst nicht, dass Gumloop deinen klassischen Automatisierungs-Stack ersetzt. Die Plattform ist nicht in erster Linie für „Wenn dies passiert, dann das“-Automatisierungen gedacht. Im Kern ist es vielmehr eine Datenverarbeitungsfabrik, die im Batch-Modus arbeitet. Stell dir vor, du scrapest 50 Wettbewerber-Websites, lässt die KI jede einzelne auf Preisinformationen analysieren und generierst für jede einen eigenen Bericht. Gumloop ist voll auf Batch-Datenverarbeitung und Scraping für GTM- und Rev-Ops-Teams ausgerichtet.

Das, was es kann, macht es aber richtig gut. Die visuelle Builder-Oberfläche ist die schönste und intuitivste, die ich getestet habe. Gummie, der eigene KI-Assistent, baut Flows automatisch aus Text-Prompts und hilft beim Troubleshooting. Ich habe einen Flow erstellt, der Reddit nach Marken-Erwähnungen überwacht, die Stimmung analysiert und E-Mail-Berichte verschickt. Die Ergebnisse waren schon ohne großen Aufwand beeindruckend. Außerdem gibt es jetzt auch richtige autonome KI-Agenten, die du dir auf jeden Fall anschauen solltest.

Was mir an Gumloop nicht gefällt, ist das undurchsichtige Credit-Preismodell. Ich habe tatsächlich 26 $ ausgegeben, nur um einen einzigen komplexen Flow auszuführen. Schon kleine Änderungen am Workflow können die Kosten stark beeinflussen. Das ist aber bei AI-First-Tools, die auf LLM-Credits basieren, leider zu erwarten. Zum Glück kannst du einen Teil der Kosten sparen, wenn du deine eigenen LLM-API-Keys verwendest.

5. Relay.app

Am besten geeignet für: Teams, die Human-in-the-Loop-Workflows und kollaborative Automatisierung brauchen.

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 19 $/Monat.

Relay.app ist ein AI-First-Automatisierungstool mit einer echten Besonderheit: Integrierte Human-in-the-Loop-Steuerung. Während andere Plattformen die menschliche Freigabe eher als Nebensache behandeln, macht Relay sie zu einem zentralen Bestandteil der Anwendung.
Du kannst in automatisierten Workflows manuelle Überprüfungspunkte einbauen und so sicherstellen, dass Personen Aktionen bestätigen oder anpassen, bevor es weitergeht. Das ist ideal für Abläufe, die Fingerspitzengefühl verlangen, zum Beispiel beim Prüfen von KI-generierten Inhalten vor der Veröffentlichung oder beim Freigeben von Spesenabrechnungen.

Insgesamt ist die Plattform auch für Nicht-Techniker einfach zu bedienen. Ich fand die Anleitung und Fehlermeldungen besonders verständlich.

Allerdings ist die Integrationsbibliothek kleiner als bei den Wettbewerbern (über 100 Integrationen im Vergleich zu Tausenden bei Zapier). Wenn du spezielle Tools nutzt, brauchst du wahrscheinlich Workarounds.

6. Lindy AI

Am besten geeignet für: No-Code-Bau von KI-Agenten, Sprachautomatisierung und autonome Aufgabenbearbeitung.

Preis: Gratis-Tarif verfügbar. Kostenpflichtige Tarife starten bei 29,99 $ pro Monat.

Lindy AI setzt auf einen anderen Ansatz als klassische Automatisierungsplattformen. Anstatt Trigger-Action-Workflows zu basteln, erstellst du hier KI-Agenten (genannt „Lindies“), die Kontext verstehen, Entscheidungen treffen und sich an wechselnde Situationen anpassen können.

Die Plattform richtet sich an Business-Nutzer ohne technischen Hintergrund. Du beschreibst deinen Automatisierungsbedarf ganz einfach auf Englisch, und Lindy interpretiert deine Angaben, um daraus funktionsfähige Workflows zu bauen. Du musst keine starre „wenn Bedingung A, dann Aktion B“-Logik vorgeben.

Einer von Lindys großen Pluspunkten ist „Gaia“, ein KI-Sprachagent. Laut Anbieter ist das der schnellste weltweit (über 500 Millisekunden schneller als andere). Die Demos sind beeindruckend, aber ich bin etwas skeptisch, ein Allround-Tool für Sprachautomatisierung zu nutzen, wenn es spezialisierte KI-Sprachplattformen wie „Synthflow“ oder „Vapi“ gibt.

Daneben bietet Lindy eine eigene „App Builder“-Funktion, mit der du individuell kodierte Apps erstellen kannst, ähnlich wie bei Lovable.

Mit mehr als 4.000 Integrationen richtet sich Lindy an Teams, die KI-gestützte Automatisierung brauchen, ohne viel technisches Know-how zu haben. Die Plattform beinhaltet über 100 sofort einsatzbereite Vorlagen für typische Anwendungsfälle wie Lead-Qualifizierung, Meeting-Aufzeichnung oder E-Mail-Management.

Der Nachteil ist, dass Lindy im Vergleich zu anderen Optionen relativ teuer beim Credit-/Token-Verbrauch ist. Der adaptive KI-Ansatz bringt auch eine gewisse Unvorhersehbarkeit in das Verhalten der Agenten bei ungewöhnlichen Situationen

7. Pabbly Connect

Am besten geeignet für: Preisbewusste Nutzer, einfache Automatisierungen und Schnäppchenjäger für Lifetime-Deals.

Preis: Startet ab 16 $ pro Monat.

Pabbly Connect hat sich vor allem durch zwei Dinge einen Namen gemacht: Es ist günstig und bietet häufig Lifetime-Deals an. Die Preise liegen nur bei einem Bruchteil von Zapier und es gibt quasi ständig Blitzangebote – kein Wunder also, dass sich bereits über 14.000 Nutzer angemeldet haben.

Warum ist es so günstig? Die Plattform zählt nur Aktionen als Tasks gegen dein Kontingent. Trigger und interne Schritte wie Filter, Router oder Verzögerungen verbrauchen nichts von deinem Monatslimit. Dadurch kannst du bis zu dreimal so viele Workflows ausführen wie bei anderen Anbietern.

Aber günstig weckt auch Fragen. In meinem Test habe ich gemerkt: Pabbly Connect ist auf niedrige Kosten optimiert, nicht auf Nutzerfreundlichkeit. Jeder Schritt erfordert mehr manuelle Arbeit als bei der Konkurrenz. Sogar bei bekannten Apps wie Mailchimp sind die Integrationen im Grunde nur gut verpackte Webhooks mit einer Oberfläche darüber. Statt „Konto verbinden“ musst du mehrere Schritte manuell einrichten.

Auch das Testen ist mühsam. Während andere Anbieter Testumgebungen anbieten, zwingt dich Pabbly Connect, echte Daten in deinen tatsächlichen Apps zu generieren, um Szenarien zu testen. Ich musste Testkontakte anlegen, Workflows durchführen, Ergebnisse kontrollieren und die Testdaten wieder manuell löschen. Und das Ganze bei jedem Durchlauf aufs Neue.

Die App-Dokumentation ist meist auch schnell veraltet. Während meines Tests wurde die Mailchimp-Oberfläche überarbeitet und die Schritt-für-Schritt-Anleitung passte plötzlich nicht mehr zum Bildschirm. Wie man so schön sagt: Du bekommst das, wofür du bezahlst. Aber falls du nicht zu viel zahlen willst, erledigt Pabbly Connect für dich trotzdem den Job.

8. Integrately

Am besten geeignet für: Einfache One-Click-Automatisierungen, kleine Unternehmen.

Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten ab 19,99 $/Monat.

Integrately setzt voll auf One-Click-Automatisierungsvorlagen. Sie werben mit über 20 Millionen vorgefertigten Automatisierungen zwischen mehr als 1.400 beliebten Apps. Die Idee ist simpel: Du durchsuchst Vorlagen und aktivierst sie sofort, ganz ohne komplizierte Einrichtung.

Das ist super für einfache Aufgaben wie das Synchronisieren von Formularantworten mit Tabellen oder das Versenden von Benachrichtigungen. Allerdings sind alle Integrately-Vorlagen einfache Zwei-Schritt-Integrationen. Komplexe Automatisierungen oder kreative Beispiele für die Nutzung mehrerer Apps kannst du hier nicht erwarten.

Außerdem bieten bestimmte Integrationen weniger Anpassungsmöglichkeiten als Tools wie Make. Wenn du mehr Kontrolle über deine Workflows brauchst, kann Integrately etwas einschränkend wirken.

Das Preismodell ist mit 19,99 $/Monat für den Starter-Plan ziemlich attraktiv und deutlich günstiger als die vergleichbare Stufe bei Zapier. Die Plattform eignet sich aber vor allem für einfache Workflows und nicht für komplexe Enterprise-Automatisierungen.

9. Pipedream

Am besten geeignet für: Entwickler, die code-first-Automatisierungen und API-lastige Workflows bauen.

Preis: Kostenloser Tarif verfügbar. Kostenpflichtige Tarife starten ab 29 $ pro Monat.

Pipedream ist eine Integrationsplattform, die sich an Entwickler richtet und vorgefertigte Integrationen mit der grenzenlosen Anpassungsfähigkeit von Code verbindet. Wenn du dich bei No-Code-Tools oft eingeschränkt fühlst, könnte das hier genau das Richtige für dich sein.

Anders als klassische visuelle Automatisierungstools, die den Code im Hintergrund verstecken, setzt Pipedream voll darauf. Du bekommst über 2.800 fertige Integrationen, kannst aber auch individuelle Logik in JavaScript, Python, Go oder Bash schreiben. Sogar npm-Pakete kannst du direkt in deine Workflows einbinden.

Die serverlose Architektur der Plattform sorgt für starke Performance und Skalierbarkeit. Workflows laufen auf einer Infrastruktur, die sich automatisch anpasst. In höheren Tarifen bekommst du sogar eigene Worker für bessere Performance.

Der Haken? Es ist ziemlich hässlich. Die Benutzeroberfläche ist funktional, aber sehr roh gehalten. Ein komplexes 20-Schritte-Workflow ohne visuelle Hinweise zu debuggen ist einfach eine Katastrophe.

Der Gratis-Tarif eignet sich gut zum Testen (100 Credits, drei Workflows), aber die Credit-basierte Preisstruktur kann bei intensiver Nutzung einschränken. Pipedream berechnet einen Credit pro 30 Sekunden Rechenzeit, im Gegensatz zu Task-basierten Mitbewerbern.

Unterm Strich ist Pipedream die perfekte Plattform für individuelle Integrationslösungen. Stell dir vor, du bist SaaS-Anbieter und willst 2.000+ Apps in die Oberfläche deiner eigenen Anwendung integrieren. Mit Pipedream geht das am schnellsten, günstigsten und skalierbarsten. Ohne die Plattform würdest du monatelang damit verbringen, nur einige wenige individuelle Integrationen selbst zu bauen.

10. Workato

Am besten geeignet für: Unternehmensautomatisierung, komplexe Integrationen und große Organisationen.

Preis: Individuelle Preisgestaltung (~15.000–50.000 $+/Jahr).

Workato ist die Enterprise-Orchestrierungsplattform für Organisationen, die auf Automatisierung im großen Maßstab angewiesen sind und dabei Wert auf Zuverlässigkeit legen. Mit einer Bewertung von 4,7/5 auf G2 und dem Vertrauen von mehr als 21.000 Kunden weltweit ist es die erste Wahl für große Unternehmen mit komplexen Integrationsanforderungen.

Die Plattform vereint Integration, Automatisierung, API-Management, Robotic Process Automation (RPA), Datenorchestrierung und agentische KI in einer sicheren, cloud-nativen Umgebung. Du erhältst über 1.200 vorgefertigte Konnektoren mit tiefer Funktionalität für Enterprise-Systeme wie Salesforce, NetSuite und ServiceNow.

Workato nutzt „Rezepte“, um Workflows zwischen Anwendungen zu automatisieren. Diese lassen sich sowohl für cloudbasierte als auch lokale Lösungen per On-Premise-Agent umsetzen. Außerdem ist Workbot für Slack und Microsoft Teams integriert, um Automatisierungen direkt in den Chat zu bringen.

Was Workato besonders macht, ist das Thema Governance. Du hast volle Kontrolle darüber, wer auf Automatisierungen zugreifen, sie erstellen oder ausführen darf – alles mit rollenbasiertem Zugriff. Detaillierte Audit-Logs zeigen genau, wer wann was geändert hat. Besonders für Unternehmen in regulierten Branchen ist das entscheidend.

Der offensichtliche Nachteil ist der Preis. Die Kosten liegen in der Regel zwischen 15.000 und 50.000 $ pro Jahr, manche Enterprise-Lösungen kosten sogar 80.000 bis 180.000 $ jährlich. Es gibt keinen Gratis-Tarif, und Angebote kann man nur direkt beim Vertrieb anfordern. Für den Alltagsnutzer ist das hier nicht gemacht.

Die besten KI-Tools für Workflow-Automatisierung

Um ehrlich zu sein, ist KI in Workflow-Automatisierungstools mittlerweile zum Standard geworden. Aber einige Tools stechen heraus, weil sie KI in den Mittelpunkt stellen. Hier sind meine Favoriten:

Zapier überzeugt mit KI, die sich durch die gesamte Plattform zieht. Der AI Copilot hilft beim Erstellen von Zaps. Agents übernehmen komplexe Aufgaben mit mehreren Schritten ganz eigenständig. Du kannst sogar eigene Chatbots erstellen, die direkt mit deinen Workflows verbunden sind. Am besten gefällt mir, dass sich der KI-First-Ansatz ganz natürlich anfühlt und nicht wie eine nachträgliche Ergänzung.

n8n bietet modernste KI-Funktionen für technische Nutzer. Das umfasst KI-Agenten, RAG-Systeme und ein einbettbares Chat-Widget in Workflows. Wenn du anspruchsvolle, KI-gestützte Automatisierung mit eigenen Daten bauen willst, liefert n8n das passende Werkzeug

Gumloop ist von Grund auf für KI-Operationen gemacht. Jeder Flow kann mehrere LLM-Modelle nutzen. Plattformweit ist alles auf KI-Batch-Verarbeitung ausgelegt, wie das Analysieren von Hunderten Profilen oder das automatisierte Erstellen personalisierter Outreach-Kampagnen

Lindy AI verfolgt den reinsten KI-First-Ansatz. Statt Triggern und Aktionen erstellst du KI-Agenten, die den Kontext erfassen und Entscheidungen treffen. Ihr Sprachagent Gaia übernimmt Telefonate komplett autonom – das kann kein klassisches Automatisierungstool

Den meisten Nutzern würde ich Zapier empfehlen, da es Leistung und Zugänglichkeit optimal verbindet. Technische Teams werden die Open-Source-Flexibilität von n8n schätzen. GTM-Teams, die sich auf Data-Scraping konzentrieren, sollten sich Gumloop anschauen.

Wie wählt man das beste Workflow-Automatisierungstool?

Nachdem ich alle diese Plattformen getestet habe, nutze ich folgende Entscheidungsstruktur, um anderen die Wahl zu erleichtern:

Berücksichtige dein technisches Know-how

• Nicht-technische Nutzer: Starte mit Zapier. Die Oberfläche ist intuitiv, Fehlermeldungen sind verständlich, und du kannst in wenigen Minuten funktionierende Workflows bauen. Auch Relay.app ist wegen seiner Einfachheit eine super Wahl.
• Technische Nutzer: Make bietet dir umfassende Anpassung, wenn du mit JSON und Bedingungen umgehen kannst. n8n und Pipedream sind perfekt, wenn du selbst Code schreiben willst.
• Entwickler: Wenn du Integrationen direkt in eigene Produkte einbauen möchtest, liefern dir n8n (self-hosted) oder Pipedream volle Kontrolle mit JavaScript/Python-Unterstützung und API-First-Konzept.

Prüfe deine Integrationsbedürfnisse

Überlege dir, welche Apps du verbinden musst, bevor du dich entscheidest:

• Zapier: 8.000+ Apps, beste Abdeckung, auch für Nischenlösungen.
• Make: 3.000+ Apps, tiefere Funktionen pro App.
• n8n: 1.200+ Apps, wachsende Bibliothek und Unterstützung für eigene Nodes.
• Andere: Kleinere Bibliotheken, decken aber oft die üblichen Business-Tools ab.

Wird eine wichtige App nicht unterstützt, achte auf Webhook- oder HTTP-Request-Funktionen (Make und n8n punkten hier besonders).

Verstehe die Preismodelle

Die Preisstrukturen unterscheiden sich deutlich:

• Task-basiert (Zapier, Integrately, Make): Du zahlst pro abgeschlossenem Schritt oder Vorgang. Bei Make kommen noch KI-Credits dazu, daher können einige KI-Schritte/Operationen mehr als einen Credit kosten.
• Ausführungsbasiert (n8n): Du bezahlst pro Workflow-Durchlauf, egal wie viele Schritte enthalten sind.
• Credit-basiert (Gumloop, Pipedream): Credits werden je nach Rechenzeit oder KI-Nutzung verbraucht.

Für einfache Workflows reicht das Task-Modell völlig aus. Für komplexe, mehrstufige Automatisierungen bieten das Ausführungsmodell (n8n) oder Makes großzügiges Credit-Kontingent mehr Wert. Aber Vorsicht bei Credit-Preismodellen: Die Kosten lassen sich schwer vorhersehen.

Passe die funktionen an deine Anwendungsfälle an

• Einfache Automatisierungen (Formular zu CRM, Benachrichtigungen): Zapier, Integrately oder Pabbly.
• Komplexe Verzweigungen/Logik: Make oder n8n.
• Stapelverarbeitungen von Daten: Gumloop oder individuell geplante n8n-Workflows.
• Genehmigungs-Workflows: Relay.app.
• Entwickler-Integrationen: Pipedream oder n8n.
• Enterprise-Niveau: Workato.
• KI-Agenten und Sprachfunktionen: Lindy AI.

Beziehe die Anforderungen deines Teams ein

Falls mehrere Personen Automatisierungen verwalten:

• Zapier: Beste Teamfunktionen (geteilte Ordner, Rechteverwaltung, Aktivitätslogs).
• Make: Grundlegende Teamfunktionen, einfache Rechteverwaltung.
• n8n: Selbst gehostet bietet volle Kontrolle, Cloud-Version hat Nutzungsgrenzen.
• Relay.app: Ideal für Teams, die Genehmigungs-Workflows brauchen.