Synthflow AI Review: Hands-on-Test und Einblicke

Die Zukunft, von der wir vor zehn Jahren geträumt haben, ist endlich da. Tools wie Synthflow AI bringen jetzt richtig Bewegung ins Spiel. Diese Software verspricht mühelose, menschlich klingende KI-Telefonate und will komplett verändern, wie Unternehmen ihre Kundeninteraktionen steuern.

Aber ist sie wirklich so ausgeklügelt, wie es klingt? Mit ChatGPT als Antrieb bietet Synthflow AI wirklich beeindruckende Stärken, hat aber auch so ihre Eigenheiten. Einen KI-Agenten einzurichten geht einfach, doch ihn wirklich reibungslos zum Laufen zu bringen, ist nochmal eine andere Hausnummer.

In diesem Syntflow AI Testbericht nehme ich dich mit durch meine praktischen Erfahrungen. Du erfährst Schritt für Schritt, wie ich meinen eigenen KI-Agenten gebaut habe und welche Höhen und Tiefen es dabei gab. Am Ende hast du alle Infos, die du brauchst, um zu entscheiden, ob Synthflows KI zu dir passt.

Los geht’s.

Was ist Synthflow AI?

Synthflow AI ist eine Plattform, mit der du KI-gestützte Voice Agents einfach erstellen und verwalten kannst, um Live-Kundengespräche abzuwickeln. Die Lösung bietet freundlichen und effizienten Service rund um die Uhr, indem sie Anrufe tätigt, versteht und so natürlich reagiert, wie es ein Mensch tun würde.

Dank dem No-Code-Setup kann wirklich jeder einen Agenten erstellen, und die schnelle Bereitstellung sorgt dafür, dass die Integration mit deinen bestehenden Systemen ganz leicht ist.

Synthflow AI präsentiert sich als dein stets verfügbares, unermüdliches und äußerst leistungsfähiges Team virtueller Telefonagenten mit einigen klaren Vorteilen:

• 24/7-Erreichbarkeit: Nimm Supportanrufe rund um die Uhr entgegen oder erreiche Interessenten in ganz anderen Zeitzonen.
• Bessere Kundenerfahrung: Mit Funktionen wie Echtzeit-Buchungen und schnellen Weiterleitungen zu echten Menschen löst Synthflow AI einige der typischen Ärgernisse, die viele mit Chatbots verbinden.
• Höhere Verkaufschancen: Verkaufschancen werden sofort genutzt, sodass du nie den richtigen Zeitpunkt verpasst.
• Kosteneffizienz beim Skalieren: Für 0,08–0,13 $ pro Minute bietet Synthflow AI eine günstige Möglichkeit, deine Anrufkapazität zu erhöhen, ohne das Budget zu sprengen.
• Einfache No-Code-Implementierung: Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es, KI-Sprachassistenten einzusetzen, ganz ohne Hilfe von Entwicklern.
• Nahtlose Integration mit Drittanbieter-Tools: Synthflow AI lässt sich reibungslos mit CRM-Plattformen und anderen Tools verbinden. So können wichtige Kontaktdaten und Gesprächsprotokolle direkt in deinen Marketing- und Sales-Stack übertragen werden, damit alle im Team auf demselben Stand sind.

Pssst! Wir haben übrigens auch einen der größten Synthflow-Konkurrenten getestet. Lies dir gerne unser Vapi AI Review durch sowie unseren Vergleich Synthflow AI vs. Vapi

So legst du mit Synthflow AI los

Das Herzstück des Produkts von Syntflow AI sind die Agents – automatisierte Voice Agents, die Anrufe machen oder entgegennehmen können.

Bevor du deinen ersten Assistenten erstellst, empfehle ich, mindestens eine Telefonnummer einzurichten.

1. Eine Telefonnummer einrichten

Telefonnummern sind für den Synthflow AI Service unerlässlich. Ohne Nummer kannst du keine Anrufe testen, tätigen oder empfangen. Denk außerdem daran: Jeder Agent braucht eine eigene Telefonnummer. Wenn du also fünf Agenten einrichten willst, brauchst du fünf verschiedene Nummern.

Aktuell unterstützt Synthflow AI Nummern aus den USA, Kanada und Australien. Jede Telefonnummer kostet 1,50 $ pro Monat zusätzlich zu deinem Monatsabo.

Ich fand, der Kauf einer Telefonnummer ging schnell und unkompliziert. Du suchst dir einfach eine Nummer aus und bezahlst sie:

Zum Glück kannst du lokale Telefonnummern aus anderen Ländern über die Twilio-Integration verbinden. Gib einfach deinen Twilio Auth Token und deine SID ein, und die Nummern werden in deinem Synthflow-Konto angezeigt und sind sofort bereit zur Nutzung. Synthflow hat außerdem Support für weitere Dienste wie Telnyx, RingCentral und sogar eigene Telefone implementiert:

Mit deiner ersten virtuellen Telefonnummer, die du gekauft und eingerichtet hast, bist du bereit, einen Agenten zu erstellen.

2. Deinen ersten Synthflow AI Agenten erstellen

Egal, welches Paket du nutzt, mit Synthflow AI kannst du unbegrenzt viele Agenten anlegen. Das ist ziemlich praktisch, weil du so viele Test-Agenten erstellen kannst, wie du brauchst, ohne dir Gedanken über irgendwelche Limits machen zu müssen. Du solltest aber bedenken, dass für jeden weiteren Agenten zusätzliche Telefonkosten anfallen, da jeder Agent eine eigene Telefonnummer benötigt.

Du kannst einen Agenten von Grund auf erstellen, ein Schnell-Setup wählen oder mit einer vordefinierten Vorlage starten.

Zum Zeitpunkt dieses Tests bietet die Plattform nur eine begrenzte Auswahl an Vorlagen, aber die Liste wächst ständig. Aktuell findest du Vorlagen für:

• Personalvermittler
• Autohändler
• Hypothekenberater
• Personalbeschaffung
• Versicherungen
• Bildung
• Restaurants
• und mehr

Außerdem hast du Zugriff auf vier Typen von Inbound-Agenten.

Mit einer vorgefertigten Vorlage zu starten, ist eine super Möglichkeit, um zu verstehen, wie du den Agenten-Prompt (also die Anweisungen für deinen Agenten) aufbaust. Auch wenn dein Unternehmen in einer anderen Branche tätig ist, empfehle ich dir, zuerst einen bestehenden Assistenten zu nutzen und ihn dann auf deine Branche anzupassen.

Wenn du zum Beispiel Software verkaufst, kannst du Jessica nehmen, die eigentlich für die Immobilienbranche gemacht ist. Mit ein paar Anpassungen an Jessicas Telefonskript und Agenda kannst du sie ganz einfach auf deine Anforderungen zuschneiden.

Inbound- und Outbound-Agenten

Synthflow AI unterstützt drei Haupttypen von Agenten:

• Inbound-Agenten: Diese nehmen eingehende Anrufe von Kunden entgegen, zum Beispiel Supportanfragen oder allgemeine Fragen.
• Outbound-Agenten: Diese Agenten können in deinem Namen Anrufe starten, etwa für Kaltakquise, Follow-ups oder Updates.
• Widgets: Ein einbettbares Chat-Widget für deine Website, das Echtzeitgespräche und direkte Interaktionen mit deinen Besuchern ermöglicht.

Jetzt erstellen wir einen einfachen Inbound-Assistenten.

Deinen KI-Agenten konfigurieren

Die ersten Optionen für deinen Agenten wirken auf den ersten Blick vielleicht ein bisschen überwältigend, aber keine Sorge. Die meisten Funktionen sind schnell verständlich.

Nachdem du den Namen und das Avatar deines Agenten gewählt hast, kannst du die Sprachengine und das KI-Modell auswählen. Synthflow AI unterstützt die meisten aktuellen KI-Modelle wie GPT-5, GPT-4o und GPT-4o-Mini. Außerdem gibt es ein eigenes natives Modell, das speziell für Konversationen optimiert wurde:

Bei Synthflow AI musst du kein LLM-Modell selbst einrichten oder extra dafür bezahlen. Die Modelle sind direkt in Synthflow und das Preismodell integriert. Wie gut die Modelle arbeiten, hängt davon ab, wie du deinen Prompt formulierst (dazu später mehr).

Du kannst die Gespräche noch weiter anpassen, indem du Filterwörter hinzufügst, ein eigenes Vokabular mit bestimmten Begriffen erstellst oder deine Wissensdatenbank und Ressourcen verbindest, damit der Assistent daraus lernen und sie nutzen kann. Außerdem kannst du PDF-Dateien importieren, eine Website-URL einfügen oder einfach deinen Text direkt in die Oberfläche von Synthflow kopieren.

Was hier ein wenig Alarm auslöst, ist das Fehlen von nativen Integrationen mit Help-Doc-Plattformen wie Zendesk und Helpscout sowie die fehlende Möglichkeit, eine CSV-Datenbank zu importieren. Ich habe versucht, die Startseite der Hilfedokumentation zu scannen, aber dabei wurde ein ärgerlicher Fehler angezeigt.

4. Deinem Agenten eine Stimme geben

Die direkt nutzbaren KI-Stimmen von Synthflow AI werden von ElevenLabs bereitgestellt, der führenden Software für Sprachsynthese. Dank fortschrittlicher Deep-Learning-Technologie klingen sie natürlich und wirken verblüffend echt, ohne den typischen Roboterklang, den man oft mit KI verbindet. Du kannst hier ein Testgespräch führen: hier.

Die Stimme meiner Agenten klang fast perfekt und wäre – abgesehen von den längeren Pausen – kaum von einer echten Person zu unterscheiden.

Allerdings merkt man durch die längeren Pausen und die Tatsache, dass man den Voice Agent mitten im Satz nicht unterbrechen kann, dass man doch mit einem KI-Bot und keinem echten Menschen spricht. Wenn das vollständig menschliche Erlebnis für dich oberste Priorität hat, ist Synthflow AI momentan vielleicht nicht die beste Wahl.

Synthflow AI unterstützt Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Portugiesisch, Italienisch und Niederländisch. Jetzt gibt es auch mehrsprachige Unterstützung, darunter Hindi, Russisch und Japanisch. Vierundzwanzig weitere Sprachen sind aktuell in der Beta.

Auf der Plattform kannst du sowohl männliche als auch weibliche Stimmen sowie verschiedene voreingestellte Stimmlagen auswählen. Außerdem kannst du durch Hochladen von fünf Audio-Beispielen eine individuelle Stimmkopie anlegen. Da Synthflow AI ElevenLabs nutzt, kannst du auch eine der Stimmen verwenden, die es im ElevenLabs Marketplace gibt. Wenn du zum Beispiel einen australischen Akzent brauchst, kannst du eine entsprechende Preset-Stimme hochladen.

Ich war beeindruckt von den zusätzlichen Optionen zur Feinabstimmung der Stimme, fand die Standardeinstellungen insgesamt aber schon sehr gelungen. Die einzige Einstellung, die ich wirklich ausprobieren wollte, war die Latenz bei den Antworten, um peinliche Gesprächspausen zu verringern. Es ist jedoch zu beachten, dass schnellere Reaktionszeiten manchmal auf Kosten der Antwortqualität gehen können.

Du kannst außerdem Folgendes einstellen:

• Die Pause, bevor der Agent spricht.
• Wie lange das Telefon klingelt, bevor der Agent den Anruf entgegennimmt.
• Das maximale Gesprächslimit (praktisch, falls jemand vergisst aufzulegen, da du nur eine begrenzte Anzahl gleichzeitiger Anrufe in deinem Tarif hast).

Du kannst deinen Agenten sogar Füllwörter verwenden lassen, damit er natürlicher klingt.

5. Den Prompt für deinen Agenten erstellen und strukturieren

Der Prompt deines Agenten ist das Regelwerk und die Anleitung, denen er beim Gespräch folgt. Wenn du schon mal mit ChatGPT gearbeitet hast, wirst du dich hier schnell zurechtfinden. Es ist trotzdem sinnvoll, mit einer der Prompt-Vorlagen zu starten, weil sie schon sehr ausführlich sind. Außerdem kannst du das Prompt Co-Pilot Feature von Synthflow nutzen. Das ist ein Chatbot, der dich Schritt für Schritt beim Erstellen deines Prompts begleitet.

Im Prompt solltest du solche Dinge angeben wie:

• Tonfall und Persönlichkeit des Agenten.
• Das Ziel des Anrufs und des Agenten.
• Gesprächsstil.
• Informationen zum Unternehmen.

Am wichtigsten ist, dass du deinem Agenten möglichst genaue Skriptanweisungen mitgibst.

Hier findest du die genaue Prompt-Struktur und die Anweisungen, die ich meinem Vertriebsassistenten für eine hypothetische Cloud-Plattform für Projektmanagement gegeben habe.

Einführung

Hier erklärst du, wer der Agent ist und was seine Hauptaufgaben sind. So habe ich es formuliert:

Tonfall und Verhalten

Hier legst du fest, wie sich dein Agent verhalten soll. Ich habe Folgendes angegeben:

Produktinformationen

Hier beschreibst du, wie dein Produkt funktioniert. Das habe ich über mein fiktives Unternehmen gesagt:

Zielgruppe

Das ist das Publikum, mit dem dein Bot sprechen wird. Hier sind die Details, die ich angegeben habe:

Wertversprechen

Hier nennst du die Alleinstellungsmerkmale (USPs) deines Produkts oder Services. Das habe ich angegeben (die meisten Unternehmen werden an dieser Stelle mehr Details vorstellen können):

Einwandbehandlung

Schreib hier die häufigsten Einwände auf, die du typischerweise bei Telefonaten hörst. Damit trainierst du deinen KI-Agenten gezielt auf diese Situationen.

Einwand: Ich nutze schon ein Projektmanagement-Tool.

Einwand: Ich bin neu bei Projektmanagement-Software.

Einwand: Ich bevorzuge eine selbst gehostete Lösung.

Skriptanweisungen

Hier findest du ein Schritt-für-Schritt-Skript, wie ein typisches Gespräch ablaufen sollte. Das Beste daran: Du kannst einfach dein bestehendes Verkaufsskript einfügen und dein Agent hält sich genau daran.

1. Erster Kontakt

2. Vorstellung und Einstiegsfrage

3. Vorteile hervorheben

4. Für ein ausführliches Gespräch organisieren

5. Telefonnummer bestätigen

6. Abschluss und Follow-up

Ein Nachteil, den ich beim Prompt-Builder bemerkt habe, ist, dass er ziemlich träge war und gelegentlich meinen Browser zum Absturz gebracht hat.

6. Deinen KI-Agenten testen

Bevor du deinen neuen Agenten einsetzt, solltest du ihn auf jeden Fall testen. Ich fand das Testen extrem einfach. Du gibst einfach deine Telefonnummer ein und klickst auf Ruf mich an.

Der Agent ruft dich an und du kannst frei mit ihm sprechen und verschiedene Fragen und Antworten ausprobieren. Alternativ kannst du die Nummer auch selbst anrufen und so das Gespräch starten.

In der kostenlosen Testphase bekommst du 15 Minuten zum Ausprobieren gratis.

Nach dem Gespräch bekommst du ein Transkript, eine Aufzeichnung, eine Zusammenfassung der durchgeführten Aktionen und eine Analyse des Gesprächs.

Alle Anrufe kannst du später in einer übersichtlichen Tabelle einsehen:

Um deinen Agenten per Chat zu testen, klick einfach im rechten Seitenmenü auf den Tab "Chat" und gib eine Eingabe ein. Der größte Vorteil beim Chat-Testen ist, dass es komplett kostenlos ist, du aber trotzdem sehen kannst, wie dein Agent in bestimmten Situationen reagiert.

Synthflow AI nutzt Voice-APIs, um diese Antworttexte in gesprochene Dialoge umzuwandeln. Das heißt: Was du im Chat-Fenster siehst, ist genau das, was Anrufer von deinem Bot am Telefon hören.

Da auch Testanrufe Credits kosten (zwischen 0,08 $ und 0,13 $ pro Anrufminute, je nach Plan), empfiehlt es sich, umfangreichere Agenten-Tests lieber per Textchat durchzuführen.

Hier sind ein paar Dinge, die du beim Testen ausprobieren solltest. Ich zeige dir auch, wie mein KI-Agent Jordan auf meine Fragen reagiert hat.

Die Begrüßung deines KI-Agenten testen

Hier prüfst du, wie dein Agent ein Gespräch beginnt.

Die Einführung des Agenten sollte sich unterscheiden, je nachdem, ob es sich um einen ausgehenden oder eingehenden Agenten handelt. Da Jordan ein ausgehender Agent ist, habe ich erwartet, dass sie das Gespräch führt und direkt startet. Das war aber nicht der Fall.

Im Chat-Test hat der Agent darauf gewartet, dass ich das Gespräch beginne.

Ein Telefon-Testlauf hat keinen Unterschied gemacht

Ich habe versucht, ihr noch deutlichere Anweisungen zu geben, zum Beispiel: Achte darauf, dass du das Gespräch selbst beginnst und nicht abwartest, bis der andere spricht. Es hat aber nichts geändert. Egal wie genau ich den Prompt angepasst habe, Jordan verhielt sich weiterhin wie ein Inbound-Agent und hat den Anruf nicht von sich aus initiiert.

Auch das Wechseln des LLM-Modells brachte hier keine Verbesserung.

Ich weiß nicht, ob das ein Fehler im Testprozess war oder ein Problem in meinen Einstellungen, aber dieses Verhalten hat mich an der Zuverlässigkeit von Outbound-Agenten zweifeln lassen.

Man sollte dabei bedenken: Wenn wir diese Prompts testen, prüfen wir letztlich ChatGPT (oder das jeweils eingesetzte LLM). Qualitätsprobleme bei den Antworten hängen daher eher mit dem LLM zusammen als mit Synthflow AI.

Deinen KI-Agenten mit themenfremden Gesprächen testen

Das nächste große Thema, das du testen solltest, ist, wie dein Agent mit Gesprächen umgeht, die vom eigentlichen Thema abweichen.

Auch hier sind meine ersten Tests gescheitert:

Ich habe schnell gemerkt, dass man sehr explizit in den Anweisungen sein muss, damit der Agent richtig reagiert. Ich habe deshalb die folgende Regel in den Prompt aufgenommen:

Diese Methode hat besser funktioniert, trotzdem war ich enttäuscht, dass man so präzise vorgehen musste. Selbst dann konnten noch einige Off-Topic-Fragen durchrutschen.

Ich hätte erwartet, dass Synthflow AI bei den vorgefertigten Templates solche Regeln direkt integriert. Ich weiß, dass das geht, denn in manchen Walkthrough-Videos hat der Bot Off-Topic-Fragen viel besser abgefangen als meiner.

Dein Telefonskript testen

Zu guter Letzt solltest du auch dein inhaltlich passendes Skript ausprobieren. Mein KI-Agent Jordan hat das ohne Probleme gemeistert und direkt einen Folgetermin vereinbart, um eine Demo mit mir zu buchen.

Du solltest trotzdem im Kopf behalten, dass es sich um einen ChatGPT-basierten Bot handelt und kleinere Abweichungen oder Halluzinationen vom Skript nie ganz auszuschließen sind. Zum Beispiel hatte ich eigentlich erwartet, dass Jordan bei Gesprächen über Kosteneinsparungen unsere Fallstudie mit IBM erwähnt – das wurde aber ausgelassen. Weil diese Bots eben nicht völlig verlässlich sind, solltest du sensible Daten wie Kreditkartendetails besser einem Menschen oder einer sicheren Schnittstelle überlassen.

Die gute Nachricht ist: Synthflow hat vor Kurzem ein umfangreiches, automatisiertes Feature namens Test Center hinzugefügt. Später in diesem Testbericht gehe ich darauf noch genauer ein. Das Tool soll die Agententests deutlich schneller und genauer machen.

7. KI-Agenten-Aktionen einrichten

Neben den eigentlichen Anrufen können deine Agenten noch eine ganze Reihe praktischer Zusatzaktionen ausführen:

• Nach dem Anruf eine SMS senden, um Follow-up-Informationen zu teilen. Leider unterstützen SMS aktuell keine dynamischen Variablen, das heißt, du bist auf einen festen Text für alle Kontakte beschränkt.
• Einen Termin buchen über Cal.com- und GoHighLevel-Integrationen.
• Anruf an eine reale Person weiterleiten, wenn das gewünscht wird oder auf Basis vordefinierter Merkmale.
• Anrufinformationen extrahieren, die dann in der Gesprächszusammenfassung angezeigt werden. Das ist vor allem bei Outbound-Anrufen und der Lead-Qualifizierung hilfreich, wenn du sehr viele Calls durchgehen musst.
• Individuelle Aktionen zum Verbinden mit einer API und anderen erweiterten Optionen.

Mir gefällt die Übersichtlichkeit der Aktionslisten und die Möglichkeit, zu sehen, in welchen Agenten eine bestimmte Aktion verwendet wird.

Ab sofort kannst du auch eine Aktion aus einer Vorlagenliste wählen. Damit wird die Einrichtung gängiger Aktionen noch einfacher.

8. Deinen Agenten bereitstellen

Jetzt wird es Zeit, deinen Agenten live zu schalten! Synthflow AI bietet dafür verschiedene Möglichkeiten:

Für Inbound-Agenten ist der einfachste Weg, deine Telefonnummer an Kunden und Interessenten weiterzugeben. Wenn sie anrufen, nimmt der KI-Agent das Gespräch an.

Für Outbound-Agenten kannst du eine CSV-Datei mit Nummern importieren und dann eine bestimmte Kontaktfrequenz sowie die Zeitzone für die Anrufe auswählen. Diese Funktion heißt Batch Campaigns.

Wenn du weitere Aktionen in anderen Tools automatisieren möchtest, bieten GoHighLevel und Zapier noch umfangreichere Integrationen für den Einsatz. Synthflow unterstützt außerdem Webhooks und Rest API.

Bisher haben wir besprochen, wie du in Synthflow AI deinen ersten Agenten erstellst, konfigurierst und bereitstellst.

Im nächsten Abschnitt schauen wir uns einige der wichtigsten Funktionen von Synthflow AI an.

Wichtige Funktionen von Synthflow AI

Meetings in Echtzeit buchen

Die Agenten von Syntflow AI können während Telefongesprächen direkt Termine in deinem Kalender buchen, sodass dir keine Gelegenheit entgeht. Aktuell unterstützt die Plattform Integrationen mit HubSpot, Cal.com, ClickFunnels, Make, Zapier und GoHighLevel. Die Chancen stehen gut, dass es, wenn du das hier liest, bereits noch mehr Integrationen gibt.

In meinen Gesprächen mit Jordan konnte der Agent zum Beispiel direkt im Gespräch eine Produktdemo buchen, anstatt die Person zu bitten, eine Telefonnummer zu hinterlassen und später von einem Vertriebsmitarbeiter zurückgerufen zu werden. Das spart einen weiteren Schritt im Verkaufsprozess.

An echte Menschen weiterleiten

Der Agent von Synthflow AI kann Anrufe bei Bedarf an eine oder mehrere Telefonnummern weiterleiten. Du musst dazu einfach die Auslöser bestimmen, zum Beispiel: Ich möchte mit dem Manager sprechen. Aus meiner Sicht ist das eine absolute Pflichtfunktion, da viele einfach nicht mit Robotern sprechen möchten. Du kannst den Agenten außerdem bitten, bei einer Weiterleitung zusätzliche Infos zu teilen, damit der Empfänger besser vorbereitet ist.

Beim Testen meiner Agenten hat die Weiterleitungsfunktion reibungslos funktioniert und meine Weiterleitungswünsche, egal wie ich sie formuliert habe – etwa Transfer zu einem Menschen, Ich möchte mit dem Manager sprechen usw. – zuverlässig erkannt.

Leads mit Informationsextraktion anreichern

Eine der möglichen Aktionen nach dem Gespräch ist, dass der Agent wichtige Informationen aus dem Anruf extrahieren kann. Das lässt sich für die Lead-Qualifizierung, Kundenforschung oder zur Erfassung zusätzlicher Infos bei Support-Anfragen nutzen.

Du hast die Möglichkeit, Informationen in drei verschiedenen Formaten abzufragen: Ja/Nein-Antworten, Einfachauswahl-Antworten und offene Antworten:

Die Antwort auf die Frage muss einem eindeutigen Bezeichner zugeordnet werden (vergleichbar mit einem Kontaktfeld). Wenn du zum Beispiel nach dem Vornamen fragst, ist der Bezeichner user_name.

Die Plattform zeigt dir außerdem übersichtlich an, welche anderen Agenten – falls vorhanden – ebenfalls diesen Bezeichner verwenden:

Diese Funktion ist gerade bei Outbound-Anrufen und für Vertriebler entscheidend. Damit können sie potenzielle Neukunden qualifizieren und wertvolle Informationen sammeln, die später für Follow-up-Gespräche genutzt werden. Infos wie Unternehmensgröße, Pain Points oder Einwände lassen sich aus dem Gespräch extrahieren und in einem CRM wie HubSpot speichern. So können sich Vertriebler viel schneller auf Anrufe vorbereiten, statt sich durch Dutzende Gesprächsprotokolle zu arbeiten.

Erweiterte eigene Aktionen

Mit Synthflow AI kannst du eigene Aktionen nach dem Gespräch einrichten, die ganz auf deine Anforderungen, Geschäftsprozesse und Workflows abgestimmt sind.

Diese Aktionen reichen vom Sammeln gezielter Daten über die nahtlose Integration mit deinen Lieblingstools bis hin zum Auslösen komplexer Abläufe. Beachte: Das ist eine erweiterte Funktion, für die du die Unterstützung deines Entwicklers brauchst.

Hier findest du ein Beispiel für eine benutzerdefinierte Aktion, bei der Produktdetails aus Hubspot anhand des Produktnamens in der Datenbank abgefragt werden.

Assistant Teams

Mit Assistant Teams kannst du eine ganze Flotte von KI-Agenten erstellen, die gemeinsam arbeiten.

Teams sind ideal, um Agenten mit verschiedenen Aufgaben zu kombinieren. Du könntest zum Beispiel einen Lead-Qualifizierungsagenten haben, der qualifizierte Leads an eine reale Person übergibt und nicht-qualifizierte Leads an einen zweiten Agenten verweist, der automatisch Informationen zu deinem Produkt oder Service bereitstellt.

Du kannst festlegen, wann eine Person an einen anderen Agenten weitergeleitet wird und wie lange vor der Weiterleitung gewartet werden soll (um einen echten Transfer nachzuahmen):

Workflows

Synthflow AI bietet einen visuellen Workflow-Builder, mit dem du eine Reihe von Aktionen automatisieren kannst – ähnlich wie bei Zapier. Dabei werden viele Aktionen und Integrationen unterstützt, etwa native Agenten, Drittanbieter-Agenten, FTP-Datei-Uploads und Webhook-Triggers.

Überrascht hat mich vor allem die hohe Anzahl an integrierten Drittanbieter-Agenten. Ich habe über 60 gezählt – von bekannten Namen wie Claude von Anthropic bis hin zu eher unbekannten wie Comfy ICU.

Angenommen, du betreibst eine Marketingagentur und schaltest Facebook-Anzeigen für deinen Content-Marketing-Service. Gibt ein Interessent seine Kontaktdaten über die Anzeige ein, kann der Synthflow AI Agent sofort anrufen und die Qualifizierung übernehmen. Ist der Lead qualifiziert, wird er ins HubSpot CRM eingetragen und eine Erinnerung zur Nachverfolgung am nächsten Tag erstellt. Ist das nicht der Fall, landet der Lead in deinem E-Mail-Marketing-Tool, um weiter gepflegt zu werden.

Auf der nativen Seite der Synthflow-Agenten unterstützen die Workflows unter anderem einen KI-Bildgenerator, einen MCP-Responder, einen Utility-Agenten (der Daten klassifizieren und extrahieren kann) und sogar einen KI-Videogenerator. Du kannst zum Beispiel nach jedem Agenten-Anruf automatisch ein personalisiertes Video für die Kundschaft erstellen lassen. Workflows unterstützen sogar Subflows, mit denen du deinen Agenten-Pool noch besser und übersichtlicher automatisieren kannst.

Ehrlich gesagt, hatte ich einen ziemlich limitierten Workflow-Builder erwartet, der hauptsächlich auf die Agenten von Synthflow ausgelegt ist. Ich lag damit daneben. Im Prinzip bekommst du hier ein kleines Zapier, das tief in die nativen Agentenfunktionen von Synthflow integriert ist. Gut gemacht, Synthflow!

Dieses Feature gibt es nur in den Pro-Tarifen und höher – ab 450 $ pro Monat.

Analytics Dashboard

Das noch recht neue Analytics Dashboard von Synthflow ist wirklich gelungen und zeigt dir auf einen Blick viele hilfreiche Kennzahlen. So bekommst du Einblicke in die Performance deiner KI-Sprachagenten, mit wichtigen Metriken wie:

• Anrufvolumen
• Erfolgsquoten
• Stimmungsanalyse
• Gesprächsdauer
• Gründe für das Gesprächsende

Du kannst die Daten nach Assistent, Agent, Anrufart (Inbound/Outbound) und benutzerdefiniertem Zeitraum filtern, um Trends zu erkennen und Leistungen zu vergleichen.

Für mich persönlich sind vor allem die Stimmungsanalyse und die fehlgeschlagenen Anrufe spannend, weil ich dadurch sehe, wie die Agenten bei den Leuten ankommen und wie oft etwas schiefläuft.

Test Center

Testfälle sind eine neue, dringend benötigte Funktion und zeigen, dass Synthflow den Anspruch hat, auch Unternehmenskunden zuverlässig bedienen zu können, indem die Agenten noch robuster und einsatzbereiter werden.

Simulationen erlauben dir, deine Sprachagenten in einer sicheren Umgebung zu testen, bevor echte Kundenanrufe stattfinden. Anstatt Probleme erst im Live-Betrieb oder manuell zu finden, erstellst du Testszenarien, in denen ein simuliertes Gegenüber (Persona-Agent) mit deinem Sprachagenten interagiert. Synthflow nimmt das Gespräch auf, erstellt ein Transkript und prüft, ob dein Agent die vorgegebenen Erfolgskriterien erfüllt hat.

Testfälle heben die Simulationen auf ein neues Level, da du mehrere Szenarien in großem Umfang testen kannst – bis zu 50 Testfälle in einem Durchlauf. Du kannst eigene Testszenarien erstellen oder automatisch 5 bis 10 Fälle aus der Konfiguration deines Agenten generieren lassen, klare Erfolgskriterien festlegen und die Leistung im Zeitverlauf nachverfolgen.

Ich wollte das unbedingt ausprobieren und habe mich für einen KI-generierten Testfall entschieden. Dabei kann ich zwischen Antwortgenauigkeit, CSAT-Score, Skripttreue und mehr auswählen. Skripttreue würde ich definitiv testen, da ich damit in meinen manuellen Tests Schwierigkeiten hatte, aber für dieses Beispiel nehme ich einen verärgerten Kunden – das klingt spannend.

Hier sind die personalisierten Testfälle, die für einen meiner Outbound-Agenten generiert wurden – ich finde sie perfekt, was Kund*innenreaktionen und Erfolgskriterien angeht.

Jetzt, da die Testfälle erstellt sind, kann ich sie ausführen und meinen Agenten in einer simulierten Umgebung testen:

Simulationen dauern 3–10 Minuten ... jedenfalls in der Theorie. Ich habe zwei Testläufe gemacht und beide blieben bei Call in progress hängen. Vielleicht hatte ich zu wenig Credits, aber eine Fehlermeldung kam nicht. Ich konnte die Simulationen also leider nicht praktisch testen – das war enttäuschend!

Logs

Das Logs-Panel ist ein weiteres praktisches neues Feature. Hier findest du eine Liste aller Anrufe deiner Agenten, jeweils mit einer Detailansicht. Du kannst das Ergebnis des Anrufs nachsehen, das Gesprächsprotokoll einsehen und auf erweiterte Funktionen wie die Gesprächsanalyse und alle während oder nach dem Anruf ausgeführten Automatisierungen zugreifen. Insgesamt finde ich das richtig hilfreich.

Whitelabel-Lösung für Agenturen

Wenn du eine eigene Agentur für KI-gesteuerte Telefonie starten möchtest, bietet Synthflow AI eine flexible und komplett anpassbare Whitelabel-Option mit erweiterten Features, die genau zu deinen Anforderungen passt.

Zu den Whitelabel-Funktionen gehören unter anderem:

• Du kannst auswählen, welche Konfigurationsmöglichkeiten deine Kunden sehen. Zum Beispiel kannst du den Prompt-Bereich für Kundenzugänge komplett ausblenden und eigene Prompts hinterlegen.
• Eigene Preisstruktur.
• Ein individuell gebrandetes Dashboard mit Logo, Name und eigener Domain.
• Du kannst einzelnen Sub-Accounts gezielt Agenten, Teams, Workflows, Telefonnummern und mehr zuweisen.

Insgesamt war ich wirklich beeindruckt, wie viel Liebe zum Detail Synthflow AI in das Whitelabel-Feature gesteckt hat.

Synthflow AI Preise

Synthflow AI bietet flexible Preise, die sich an der Anzahl der Gesprächsminuten orientieren. Wenn du dein Minutenkontingent überschreitest, zahlst du 0,12 $ oder 0,13 $ pro Minute, je nach gewähltem Tarif. Der Minutenpreis kann auf bis zu 0,08 $ sinken, das gibt es aber nur im individuellen Enterprise-Tarif.

In den letzten Monaten hat Synthflow auf einen anderen Markt umgeschwenkt und den günstigen Starter-Plan, der mal bei 29 $ im Monat lag, komplett gestrichen. Das hängt vielleicht damit zusammen, dass nach der Series A Runde im Juni 2025 nun gezielt lukrativere Kundensegmente angesprochen werden sollen. Was auch immer der Grund ist – für Solo-Builder wie mich ist das enttäuschend und lässt das nutzungsbasierte Modell von Vapi mit 0,05 $ pro Minute plötzlich viel attraktiver wirken.

Im Pro-Tarif gibt es keine Sub-Accounts. Das heißt, Growth ist im Prinzip der günstigste Plan für Unternehmen, die mehrere Konten und Kunden verwalten wollen.

Es gibt zudem ein Add-on für 500 $/Monat namens boosted queueing for calls. Allerdings gibt es weder in der Support-Doku noch auf der Marketingseite von Synthflow Infos dazu, was das Feature eigentlich beinhaltet. Nachdem ich beim Support nachgefragt und zwei Tage gewartet habe, kam diese Antwort: Das boosted call queueing Feature ermöglicht einen höheren Anrufdurchsatz und wird Nutzern empfohlen, die ein großes Anrufvolumen verwalten. Nicht besonders hilfreich.

Abschließendes Fazit

Die größte Herausforderung mit Synthflow AI war für mich, die ausgehenden Agenten dazu zu bringen, beim Anruf wirklich proaktiv einzusteigen und das Skript eigenständig zu starten – ganz ohne Input vom Gesprächspartner. Der Agent war immer wieder still und verhielt sich wie ein eingehender Bot.

Ein weiterer Nachteil war der Aufwand, einen durchdachten Prompt zu erstellen, der auch mit Off-Topic-Fragen umgehen kann. Ich hätte mir gewünscht, dass die Plattform umfassendere Prompt-Vorlagen mit eingebauten Regeln für solche Fälle bietet. Wenn du jedoch geübt im Erstellen von Prompts bist, wirst du die Flexibilität von Synthflow AI beim Gestalten deiner Assistenten zu schätzen wissen.

Die neue Marktpositionierung mit Preisen ab 450 $ pro Monat fühlt sich für mich wie eine klare Abkehr von Solo-Entwicklern wie mir an. Vielleicht macht das wirtschaftlich Sinn, aber für mich ist ein Voice-Agent-Tool in dieser Preisklasse einfach nicht sinnvoll.

Da meine Zielgruppe per E-Mail oder Chat kommuniziert und kaum auf Telefonate angewiesen ist, passt Synthflow AI einfach nicht zu meinen Anforderungen. Außerdem bevorzuge ich nach wie vor echte menschliche Kommunikation – auf KI-Sprachassistenten würde ich nur zurückgreifen, wenn wirklich Skalierung oder Budgetgründe es erfordern.

Wenn du allerdings in einer eher klassischen Branche bist – zum Beispiel Autovermietung, Immobilien, Hypotheken oder irgendein Bereich mit hohem Anrufaufkommen – dann könnte Synthflow AI für dein Business enorm wertvoll sein.

Wenn du bereit bist für KI-gestützte Kommunikation, solltest du Synthflow AI auf jeden Fall ausprobieren. Die Lösung ist leicht einzusetzen und bietet alle Anpassungsoptionen, die du brauchst, um einen fähigen KI-Sprachassistenten zu bauen, der deine Abläufe verbessern kann – und dir hilft, ganz automatisch mehr Kundschaft zu gewinnen und zu halten.

Alternativen zu Synthflow AI

Vapi AI

Anders als die anderen Tools auf dieser Liste richtet sich Vapi AI an Entwickler – wobei auch ein No-Code-Dashboard angeboten wird. Es handelt sich um eine Voice-AI-API, mit der du Sprachassistenten sowie andere Text-zu-Sprache-Lösungen erstellen, testen und bereitstellen kannst. Die Preise starten bei 0,05 $ pro Minute, was deutlich günstiger ist als bei Synthflow AI. Allerdings fallen zusätzliche Kosten für Transkriptionen, Spracherzeugung, LLM-Modelle (wie zum Beispiel ChatGPT) und für die Telefonate selbst an. Das macht die Preisgestaltung etwas komplexer, aber auch flexibler. Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten von Vapi AI erlauben es dir aber, die Kosten sogar unter das Niveau von Synthflow zu bringen und die Latenz für schnellere Reaktionszeiten zu optimieren. Unseren direkten Vergleich von Synthflow AI vs. Vapi findest du hier, falls du noch mehr über die Unterschiede wissen möchtest.

Califluent

Der erste große Unterschied zwischen Synthflow AI und Califluent ist, dass Califluent mehr als 30 Sprachen unterstützt – darunter Japanisch, Indisch und Russisch. Ein weiteres Plus bei Califluent ist, dass du neben SMS auch E-Mails während oder nach dem Anruf schicken kannst. Der größte Nachteil von Califluent ist, dass keine White-Label-Lösung angeboten wird. Falls du also als Agentur KI-gestützte Anrufdienste anbieten willst, fährst du mit Synthflow besser.

Bland AI

Der Hauptunterschied zwischen Synthflow AI und Bland AI liegt darin, dass du bei Bland AI keine eigenen Stimmen oder ElevenLab-Presets hochladen kannst. Ein Vorteil von Bland AI ist aber, dass du eine frei wählbare Anzahl an Credits für deine Anrufe kaufen kannst, während du bei den Synthflow-Tarifen immer ein vorgegebenes Minutenpaket erhältst.