La mayoría de las pequeñas empresas pueden mejorar drásticamente su eficiencia utilizando software. Sin embargo, una encuesta reveló que las empresas utilizaban una media de 342 aplicaciones SaaS (unas 73 por departamento).
Son muchas decisiones para una pequeña empresa y mucho dinero invertido.
A la hora de elegir el software para tu empresa, estas decisiones son cruciales. Y lo más probable es que puedas funcionar de forma mucho más eficiente con menos software si tomas las decisiones correctas.
Entonces, ¿cuál es la mejor forma de elegir software? ¿Y cómo puedes comparar las opciones para hacer la elección correcta?
Vamos a ver cómo comparar productos de software y asegurarnos de que obtienes las mejores soluciones para las necesidades de tu empresa.
Paso 1: Determina tus necesidades y objetivos
Antes de lanzarte a las reseñas de software o a los hilos de Reddit, primero tienes que aclarar qué quieres conseguir con el software. Puedes empezar creando una lista de objetivos y requisitos.
Supongamos que tienes una agencia inmobiliaria y quieres comprar software de marketing por correo electrónico. Tal vez estés utilizando una versión gratuita del software, un cliente de correo electrónico personal o un plugin de sitio web para enviar comunicaciones básicas. Ahora, estás preparado para algo que te ayude a ampliar tus capacidades.
Esta podría ser tu lista de objetivos:
- Aumentar mi lista de correo electrónico de 500 a más de 5000
- Enviar una serie automatizada a los posibles clientes que se registren en mi sitio web
- Enviar mensajes automáticos a mis clientes en el aniversario de su fecha de compra y en los días festivos importantes
Y esta sería tu lista de requisitos:
Ahora puedes ver que las cosas empiezan a encajar en cuanto a lo que debes buscar. Tu objetivo está claro: gestionar una lista de correo con al menos 5000 contactos. Eso significa que necesitarás un software capaz de manejar esta escala. La automatización es otra prioridad, junto con la capacidad de segmentar las listas de correo electrónico en función de factores clave.
Como piensas gestionar muchos contactos con funciones de venta y organización, un CRM también te interesa. La mensajería SMS también puede ser atractiva, aunque no es un factor decisivo si el coste supera su valor.
Hablando de costes, el precio siempre es un factor importante. Explorémoslo a continuación.
Paso 2: Considera tu presupuesto
Con la mayoría de los tipos de software, hay una enorme variedad de opciones a una gama sustancial de precios. Algunos proveedores de software ofrecen una versión gratuita o de prueba gratuita y otros simplemente parecen baratos en general, hasta que descubres que casi todas las funciones que necesitas tienen un precio aparte.
Pero antes de entrar en esos detalles, lo mejor es que te hagas una idea de cuál es tu balance final. ¿Cuánto estás dispuesto a pagar? Antes incluso de empezar a estudiar el coste del software que estás considerando, intenta llegar a una cifra por tu cuenta para evaluar el valor que puede aportar a tu empresa.
Aquí tienes un rápido desglose de cómo hacer esta evaluación:
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Evalúa el flujo de caja mensual
Aunque te atraigan los extras de un software más caro, puede que tengas que esperar si no tienes presupuesto. Considera lo que tú y tu empresa podéis permitiros como gasto mensual y deja que esto guíe tu presupuesto para el nuevo software. -
Considera el ROI
El ROI, o "retorno de la inversión", se refiere al coste de tu software de correo electrónico comparado con lo que puedes ganar con él. En este caso, si estás considerando un nuevo software de email marketing y el correo electrónico ya contribuye sustancialmente a tu cuenta de resultados, es posible que puedas argumentar a favor de más funciones para aumentar ese rendimiento. -
Ten en cuenta el coste total de propiedad
Considera cuántas personas necesitarán acceder a este software y si hay alguna flexibilidad al respecto. Muchos programas de software cobran por usuario, por lo que el precio final podría acabar siendo mucho mayor de lo que parece inicialmente si no tienes esto en cuenta. -
No olvides el coste de oportunidad
A veces, un software más caro viene con más automatización, asistencia asistida por IA y un mejor flujo de trabajo. Aunque estas funciones puedan suponer un pago extra, sopésalas con el tiempo que probablemente te ahorren a ti o a tus empleados. También podrías considerar lo que podrías perder en productividad o crecimiento por no adquirir la herramienta.
Puedes utilizar nuestra lista de favoritos para filtrar el software en función del precio, e incluso encontrar todas las opciones que tienen versiones gratuitas o pruebas gratuitas.
Cada opción de la lista también se despliega para mostrarte todas las características clave para ayudarte a añadir o descartar rápidamente opciones de software. Puedes añadir las que te parezcan adecuadas directamente a nuestro comparador de software para analizarlas más a fondo.
Paso 3 - Piensa en la escalabilidad
La escalabilidad del software se refiere a la capacidad de un sistema para manejar mayores cargas de trabajo o ampliar su capacidad. Si estás comprando un software de marketing por correo electrónico, podría referirse al número de automatizaciones que puede realizar. Si buscas servicios de hosting web, la escalabilidad podría referirse a la cantidad de tráfico web que puede soportar tu servicio.
La escalabilidad es donde mucha gente se equivoca a la hora de elegir software. No hay nada malo en empezar con una versión gratuita de un software si satisface tus necesidades. Pero la gente suele olvidar que cambiar de software puede tener un alto precio.
Un informe de G2 descubrió que aproximadamente el 33% de las empresas superan sus presupuestos para la nube en un 40%, a menudo debido a problemas de escalabilidad. Esto sugiere la necesidad de una mejor planificación y supervisión de la escalabilidad, y apostaríamos a que este problema se extiende más allá de la computación en nube.
En otras palabras, no sólo estás comprando software para satisfacer tus necesidades en este momento. También estás comprando software que satisfará tus necesidades al menos en los próximos años. He aquí cómo evaluar la escalabilidad y cuánto es probable que necesites:
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Analiza tu trayectoria de crecimiento
Piensa dónde estará tu empresa o proyecto dentro de 1-3 años. ¿Necesitarás más usuarios, funciones avanzadas o mayor capacidad de almacenamiento? Averigua exactamente dónde es probable que se produzca el crecimiento, y qué funciones requerirá. Esto te ayudará a planificar y prever los costes futuros de cualquier software que estés considerando. Utiliza la versión gratuita para probar los flujos de trabajo y ver si el software tiene potencial para escalar. -
Evalúa las vías de actualización
Elige un software que ofrezca vías de actualización sencillas desde un plan gratuito o básico a opciones premium a medida que crezcan tus necesidades. También puedes buscar proveedores que ofrezcan flexibilidad, como planes mensuales o actualizaciones prorrateadas, en lugar de contratos cerrados. -
Comprende las limitaciones
Conoce las restricciones de la versión gratuita (por ejemplo, los límites de usuarios, el almacenamiento limitado o las funciones que faltan) y si estas limitaciones obstaculizarán pronto tu progreso. -
Comprende las opciones de exportación
Si no puedes exportar fácilmente tus datos a otras herramientas, puede que te encuentres con dificultades importantes a la hora de cambiar. Sopesa esto más en las herramientas que creas que no se ajustan a tus necesidades a largo plazo. -
Busca la saturación de funciones
Algunos programas bloquean funciones críticas tras caros planes premium, obligando a una costosa actualización cuando tus necesidades aumentan. Examina detenidamente los planes de precios para comprender las implicaciones. -
Comprueba la estabilidad del proveedor
¿Es probable que el proveedor se mantenga estable y siga innovando? Los proveedores pequeños e inestables podrían no satisfacer tus necesidades de ampliación. Una comunidad de usuarios o un ecosistema fuertes suelen indicar que el software es ampliamente adoptado y adaptable.
Paso 4: Compara las características del software
Si ya has investigado un poco, probablemente tengas en mente al menos un par de opciones. Esta es la parte divertida: ¡comparar las características del software! Te explicamos cómo hacerlo.
Prueba el comparador software de Softailed
En primer lugar, ve a nuestro comparador de software. Sigamos con el escenario con el que hemos estado trabajando y supongamos que quieres comparar software de email marketing. Elige la página de comparación de email marketing.
Selecciona tus principales proveedores para construir una tabla comparativa de software
Ahora, selecciona los proveedores que estás considerando para empezar a construir tu tabla comparativa de software. Puedes elegir entre más de 26 de los principales proveedores de software de marketing por correo electrónico. (Confía en nosotros: son los mejores. Los hemos elegido tras investigar más de 230 opciones).
Si le has echado un vistazo a nuestra selección de mejor software de marketing por correo electrónico, puede que ya hayas reducido tus opciones. Dado que en tu lista inicial de requisitos destacan las automatizaciones, puede que quieras comparar algunas de nuestras opciones de mejor software de automatización de marketing. Así pues, comparemos ActiveCampaign, HubSpot, Ortto y Brevo.
Para ello, solo tienes que buscar el proveedor de software en la lista, seleccionarlo y hacer clic en "Confirmar".
Comparar funciones
Una vez que hayas añadido todas las opciones de software que te gustaría comparar (puedes añadir tantas como quieras), echa un vistazo más de cerca a cómo se comparan.
En nuestra lista inicial de objetivos, nos propusimos buscar un software que pudiera gestionar más de 5000 contactos. Una cosa que notarás enseguida es que Brevo es mucho más barato a medida que crece tu lista de contactos. En este caso, significa que el precio se basa en cuántos correos electrónicos totales se te permite enviar. En otras palabras, tiene un modelo de precios diferente al de las otras opciones de tu lista.
Esto puede funcionar bien para tus necesidades. O no. Nuestra herramienta está diseñada para ayudarte a distinguir rápida y fácilmente diferencias como ésta para tomar una decisión informada.
Lo que hace especiales a nuestros datos es que filtramos la información más relevante y necesaria sobre cada tipo de herramienta, permitiéndote comparar fácilmente las características esenciales.
Ahora echemos un vistazo a algunas de las otras cosas que estabas buscando. Podemos ver que Brevo es la única opción de tu lista que ofrece pruebas A/B y segmentación en su plan base (¡comprobado y comprobado!). También ofrece las funciones de tu lista de cosas que te gustaría tener: mensajería SMS y un CRM.
Ten en cuenta que cuando las X del gráfico están resaltadas, puedes pasar el ratón sobre ellas para obtener información adicional. En este caso, podemos saber que algunas de las opciones de la lista tienen las funciones que buscas, pero sólo en planes de nivel superior o como complementos adquiridos. Esto suele significar que las funciones que quieres costarán más en esos proveedores.
Como las automatizaciones también eran una de las funciones clave que buscábamos, puedes desplazarte hasta esa sección y ver cómo se apilan tus opciones. Brevo obtiene buenos resultados en esta área, pero también puedes identificar sus puntos débiles para tomar una decisión más informada.
También puedes ordenar la lista para ver "sólo las diferencias". Esto eliminará cualquier partida en la que todos los proveedores seleccionados tengan los mismos valores.
Sopesa los pros y los contras
Ahora que has comparado tus selecciones a nivel granular, puedes echar un vistazo a los pros y los contras que hemos reunido para cada una. En función de tus propias necesidades, puede que también tengas tus propios pros y contras.
Lee: Email marketing para inmobiliarias
Paso 5: Prueba el software
Siempre que sea posible, es una buena idea probar cualquier software que estés pensando en comprar. La mayoría de los proveedores de software ofrecen pruebas gratuitas y versiones gratuitas que puedes utilizar para, al menos, hacerte una idea de cómo es el software. Algunas de las cosas que debes buscar son:
- Si te gusta la interfaz y te parece fácil de usar
- Si el programa se adapta a tu flujo de trabajo actual y en qué medida
- El entusiasmo de tu equipo por sus funciones y características (para los empleados que vayan a utilizarlo)
- Si se integra bien con otros programas que ya estés utilizando, y en qué medida
También deberías probar el software en distintos escenarios presupuestarios. Si es una de tus principales elecciones, querrás volver atrás y considerar de nuevo la escalabilidad. ¿Seguirá siendo adecuado el precio cuando hayas alcanzado algunos de tus objetivos de crecimiento a corto y medio plazo?
Digamos que estás comprando un software de marketing por correo electrónico con el objetivo de comercializar con 5000 suscriptores, pero actualmente solo tienes 500. En este caso, querrás ver cómo es el precio ahora y en distintos momentos en el futuro, a medida que avanzas hacia ese objetivo. Los precios de los distintos programas pueden variar enormemente en función del aspecto del programa en el que quieras crecer, así que tenlo en cuenta cuando busques el más adecuado.
Te echamos una mano para que elijas tu software
Como puedes ver, comparar software requiere tiempo y esfuerzo, incluso con la ayuda de las herramientas adecuadas. Si aún no sabes por dónde empezar, tenemos la solución perfecta para ti.
Nuestro buscador incluye todos nuestros conjuntos de datos sobre cada proveedor de software y puede hacer el trabajo pesado por ti. Está diseñado para hacerte unas cuantas preguntas clave y ofrecerte rápidamente una recomendación adaptada a tus necesidades.
Funciona así.
Paso 1: Ve al buscador
Selecciona la categoría de software que te interese. A continuación, escribe tu nombre para que podamos dirigirnos a ti por él. No recopilamos tus datos ni tu dirección de correo electrónico.
Paso 2: Responde a las preguntas clave sobre tu negocio
A continuación, nuestro algoritmo evaluará tus necesidades y prioridades empresariales para ofrecerte la mejor recomendación. Vamos a probarlo como un agente inmobiliario que busca un software de email marketing. En este caso, se te preguntará sobre:
- El tipo de negocio que tienes
- El tamaño de tu lista de contactos de correo electrónico
- Cómo quieres utilizar el software
- Qué importancia tiene para ti el precio
- Los ingresos medios por cliente de tu empresa
Una vez que hayas respondido a todas las preguntas, obtendrás una recomendación personalizada basada en miles de puntos de datos. También te proporcionaremos toda la información clave que necesitas saber sobre este software, incluidos los precios, una lista de funciones, integraciones y pros y contras.
Así de sencillo: pruébalo tú mismo.
Encontrar el mejor software para ti
Tanto si buscas comparar software de marketing por correo electrónico, CRMs, software de gestión de proyectos, u otras herramientas, te tenemos cubierto. Como plataforma de asesoramiento sobre software, proporcionamos las mejores herramientas, información y conocimientos que la gente necesita para elegir el mejor software.
Hemos probado y revisado cientos de aplicaciones de software y desarrollado herramientas y algoritmos para ayudarte a encontrar la que mejor se adapta a ti. Al fin y al cabo, aunque una empresa típica utilice cientos de aplicaciones, tú no quieres ser la media, ¿verdad? Elige bien desde el principio para conseguir software más eficiente y hacer crecer tu empresa. Puedes encontrar más información sobre nuestro proceso aquí, ¡y no olvides probar nuestras herramientas!
