Webinaires et réunions en ligne : quelle différence et quelle option choisir ?

Penchons nous sur la question afin de comprendre comment ces deux options se différencient, et quand privilégier l'une plutôt que l'autre.

Qu'est-ce qu'une réunion en ligne ?

Une réunion en ligne est un rassemblement virtuel où des personnes de différents endroits peuvent se réunir et collaborer. L'objectif d'une réunion en ligne est de faciliter la discussion, d'échanger des idées et/ou de prendre des décisions. Ainsi, chaque participant à la réunion a la possibilité de parler, d'écouter et de contribuer.

Si votre entreprise fait partie de celles qui ont adopté Zoom ou Google Meet pendant la pandémie au lieu de se réunir en personne dans des bureaux, vous avez déjà fait l'expérience des réunions en ligne.

Qu'est-ce qu'un webinaire ?

Un webinaire est un type de séminaire ou de présentation en ligne. C'est l'équivalent virtuel d'un auditorium rempli de personnes assistant à une présentation. Le présentateur est responsable du webinaire, qui se déroule généralement selon un ordre du jour prédéterminé.

Pour éviter les perturbations, les participants au webinaire ne peuvent généralement pas interagir directement avec le présentateur, à moins que ce dernier ne les autorise à prendre la parole en activant leur micro. À la place, ils peuvent utiliser les fonctions de chat ou de questions-réponses pour poser des questions ou partager leurs commentaires. Le présentateur verra les messages et pourra y répondre à sa guise.

Quelles sont les différences entre les deux ?

Maintenant que vous savez ce qu'est une réunion en ligne et ce qu'est un webinaire, examinons les principales différences entre les deux.

Partage audio et vidéo

La différence principale entre une réunion et un webinaire est le partage audio et vidéo. Lors d'une réunion en ligne, tous les participants peuvent partager leurs flux vidéo ou audio avec les autres participants. Cela permet aux conversations de se dérouler en temps réel, ce qui permet de discuter de sujets plus en détail.

À l'inverse, lors d'un webinaire, l'attention de tous les spectateurs se porte vers le(s) présentateur(s), qui sont généralement les seuls à pouvoir partager leur audio et leur vidéo. Les panélistes ou autres intervenants peuvent également être autorisés à partager leur audio et leur vidéo.

Dans les deux cas, la qualité de l'audio et de la vidéo dépend des capacités de l'outil utilisé.

Capacité de la salle

Cette limite s'explique par le fait que les webinaires sont généralement destinés à être suivis par un grand groupe de personnes à la fois. En règle générale, le nombre de participants à une réunion est compris entre 2 et 20, bien que la plateforme puisse en accueillir davantage. Les webinaires peuvent regrouper entre 10 et 50 000 spectateurs. Imaginez la cacophonie, si toutes ces personnes partageaient leurs flux audio et vidéo simultanément !

Ces limites ne tiennent pas compte de la diffusion en direct, où les présentateurs diffusent leurs webinaires sur une autre plateforme comme YouTube, Twitch ou Facebook Live. Les participants qui suivent le webinaire à travers ces plateformes alternatives n'auront pas les mêmes capacités d'interaction que ceux qui assistent au webinaire directement.

De plus, la liste des participants sera différente pour chaque plateforme. Les participants aux réunions sont généralement visibles par tous les participants à l'appel, bien qu'il soit possible de 'cacher' son nom ou sa vidéo si nécessaire. Pour les webinaires, seuls le présentateur et les panélistes peuvent voir qui est présent.

Messagerie et chat

Les options de messagerie sont généralement différentes. Pendant une réunion, tous les participants peuvent discuter entre eux en temps réel. Cela inclut les messages privés entre deux personnes ou les chats de groupe.

Pendant un webinaire, les spectateurs ne peuvent pas interagir les uns avec les autres en privé. Ils ne peuvent qu'envoyer des messages au présentateur via le chat ou la fonction de questions-réponses. Certaines plateformes, sous réserve de modification des paramètres, permettent d'autoriser les participants à discuter entre eux, bien que ce ne soit pas recommandé dans la plupart des cas.

Dans les deux cas, les webinaires comme les réunions en ligne proposent des "réactions", ou emojis, que les participants peuvent utiliser pour exprimer leurs opinions sans avoir à taper du texte - ce qui permet de réduire le nombre de messages envoyés et de continuer à faire avancer la conversation.

Salles de répartition et d'attente

Les salles de répartition et les salles d'attente sont deux fonctionnalités importantes des réunions en ligne. Les salles de répartition permettent de créer des espaces virtuels plus petits pour des conversations en petit comité. Cette fonction peut être utile pour travailler sur des projets ou pour brainstormer.

Vous pouvez par exemple commencer une réunion avec tous les participants dans la même salle, puis les répartir dans des salles séparées pour travailler sur différentes tâches. Toutes les plateformes de webinaires ne proposent pas cette fonctionnalité, mais certains offrent cette option. Utilisez notre comparateur pour comparer différents logiciels de webinaire et voir ceux qui proposent cette fonctionnalité.

Les salles d'attente vous permettent de contrôler qui rejoint vos réunions, ce qui les rend idéales pour les conversations privées ou les sujets sensibles. Dans ce scénario, tous les participants sont placés dans une salle d'attente jusqu'à ce que l'hôte leur permette de rejoindre la réunion.

Dans le cadre d'un webinaire, l'équivalent de la salle d'attente est le formulaire d'inscription et la salle de direct. Les participants doivent s'inscrire avant de rejoindre la réunion, ce qui permet au présentateur d'obtenir des informations importantes sur eux. La salle de direct (où se déroule le webinaire) fait également office de salle d'attente, car les participants peuvent généralement cliquer sur le lien les menant vers le webinaire avant que celui ci n'ait commencé - au quel cas, un compte à rebours est souvent affiché, ainsi que des informations pratiques. Lorsque le webinaire commence, le participant en question est automatiquement redirigé vers le webinaire.

Canal de sortie

Il est désormais courant de se connecter à une réunion en ligne via ordinateur de bureau ou une application mobile, ou directement via le navigateur Internet. Les webinaires, quant à eux, se déroulent généralement via un navigateur Internet, de sorte qu'aucun participant n'ait à télécharger quoi que ce soit au préalable ou ne soit limité d'une quelque autre manière. Les participants n'interagissant généralement que par chat, et de cette façon, il est plus facile de rediriger les participants vers différentes pages et de tracer leurs données.

Par exemple, un participant peut être redirigé directement vers une page de vente après le webinaire, et en termes de suivi, il est possible de déterminer exactement quand les participants se connectent au webinaire, ou quittent la session.

Sessions d'entraînement

Les webinaires étant par nature plus structurés, ils n'offrent pas la même souplesse que les réunions en ligne. Bien qu'il soit techniquement possible d'organiser un webinaire plutôt "informel" où tout est improvisé, ce n'est pas quelque chose de très courant.

C'est pourquoi certaines plateformes proposent des sessions d'entraînement pour les webinaires. C'est un excellent moyen pour les intervenants de se sentir à l'aise avec l'outil et de pouvoir s'entraîner sans avoir à faire face à un public. Vous pouvez inviter des panélistes ou des collègues à se joindre à vous et à donner leur avis sur la présentation avant que ne commence le "vrai" webinaire.

Paiements

La possibilité de réaliser des paiements est une autre différence importante entre les réunions et les webinaires. Dans le cas de la plupart des plateformes, il n'est pas possible d'effectuer un paiement via le logiciel avant de rejoindre une réunion. En revanche, ce type de solution intégrée est souvent utilisée par les consultants ou les coachs. Si cette option n'est pas disponible, il est nécessaire d'intégrer au logiciel une étape supplémentaire, construite sur mesure, ou d'utiliser un logiciel de webinaire capable de gérer à la fois les conférences Web et les réunions en ligne.

En ce qui concerne les webinaires, il n'est pas rare de demander aux participants de payer pour pouvoir participer au webinaire. De cette façon, vous pouvez monétiser votre contenu et même proposer des webinaires exclusifs avec du contenu exclusif. C'est un excellent moyen d'apporter de la valeur tout en réalisant des bénéfices. C'est pourquoi de nombreux logiciels de webinaires sont dotés de fonctionnalités de paiement intégrées.

Une fois que le participant a payé, il reçoit un lien unique qui lui permet de participer au webinaire. Il est également possible de restreindre l'accès au nombre de personnes pouvant participer au webinaire, en fixant un nombre maximum de billets pouvant être vendus, créant ainsi un sentiment d'urgence.

Quand organiser un webinaire vs. une réunion en ligne ?

Lorsqu'il s'agit de choisir le bon format pour votre événement, il y a plusieurs éléments à prendre en compte. Si vous désirez organiser un rassemblement plus "informel" et prioriser la discussion et les questions, une réunion en ligne est la solution idéale. En revanche, si vous désirez organiser une présentation plus structurée avec quelques questions à la fin, si vous vous adressez à un public plus large, et/ou si vous avez besoin d'un processus d'inscription vous permettant de collecter des données, alors mieux vaut organiser un webinaire.

Voici quelques exemples types de réunions et webinaires :

Réunions en ligne

Webinaires

Le mot de la fin

Comme vous pouvez le voir, tout dépend de l'objectif de votre événement.

Que désirez-vous accomplir ? Quel type d'interactions cherchez-vous à générer ? Quel genre d'expérience cherchez-vous à offrir à votre public ? Si vous désirez simplement organiser une réunion, faites appel à Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ou tout autre outil utilisé par votre entreprise. Si vous voulez organiser un webinaire, vous aurez besoin d'un logiciel dotés de bonnes fonctionnalités. Consultez notre classement des meilleurs logiciels de webinaire afin de trouver un outil adapté à vos besoins.