Les bases de la gestion de projet : principes clés à connaître

Les projets passionnent tout le monde. Qu’il s’agisse d’un club d’art au lycée ou d’une grande initiative d’entreprise, il faut un système pour coordonner le projet du début à la fin. Sinon, c’est vite le désordre. Évidemment, la taille et la portée du projet déterminent le type de gestion nécessaire, mais tous les projets ont besoin d’une chose, d’une manière ou d’une autre : la gestion de projet (PM).

Ce guide propose un aperçu complet des fondamentaux de la gestion de projet en entreprise. Vous découvrirez les différents types de méthodologies, les phases d’un projet, ainsi que des conseils pour réussir en tant que chef de projet.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet consiste à superviser un projet du début à la fin. Un cadre est mis en place pour organiser le projet et garantir qu’il atteigne ses objectifs dans les délais impartis. Les équipes doivent respecter ce cadre pour mesurer l’avancée, signaler les problèmes et prendre des décisions.

La gestion de projet comprend aussi divers outils, processus et systèmes utilisés tout au long du projet. Le but final est de livrer un produit ou service à valeur ajoutée, tout en maîtrisant le budget et les délais. Il est essentiel de garder à l’esprit les parties prenantes ou les clients, puisque leur satisfaction est la véritable mesure du succès.

Selon le Project Management Institute, 11,4 % de chaque dollar dépensé dans des projets ont été perdus à cause de pratiques de gestion de projet inefficaces en 2020. Ce chiffre met en lumière l’importance de la gestion de projet et tout ce qu’elle apporte pour assurer la réussite d’un projet.

Domaines de la gestion de projet

Pour les projets d’envergure, il faut garder en tête que la gestion de projet recouvre différentes expertises. Chaque domaine du projet mérite d’être géré. Les domaines varient selon le type de projet, mais en général, ils incluent :

• Risque : L’analyse des risques permet d’identifier et anticiper tout risque lié au projet, qu’il soit financier, technique, juridique ou humain.
• Coût : Le contrôle des coûts consiste à gérer le budget du projet, suivre les dépenses, négocier avec les partenaires et fournisseurs, et trouver des pistes d’économies.
• Planification : Certains projets s’appuient sur des calendriers serrés. La planification vise à fixer des dates clés et à allouer les ressources (personnes, matériel) pour respecter les échéances.
• Périmètre : Quelle est la taille et la portée du projet ? Peut-on l’achever dans le temps imparti ? La gestion du périmètre requiert de fixer des objectifs réalistes et d’anticiper d’éventuelles évolutions du projet.
• Qualité : Le contrôle qualité est indispensable. Il s’agit de vérifier que le produit ou service répond aux standards attendus, d’organiser des tests, d’analyser les retours et de garantir que chaque résultat est conforme aux exigences.
• Parties prenantes : Tenir informées les parties prenantes est clé. Il faut leur donner des nouvelles régulières, signaler tout changement ou nouveau problème.
• Ressources : La gestion des ressources implique de mobiliser, au bon moment, les moyens adaptés (humains, matériels, etc.), avec une planification rigoureuse.
• Autres : Il existe bien d’autres domaines—comme la communication ou les achats, mais aussi des aspects très spécifiques liés à la nature du projet—à évaluer selon le contexte.

Comprendre le rôle du chef de projet

Comme vous l’avez constaté, la gestion de projet est vaste et demande de la rigueur, de l’attention et la capacité à s’adapter. C’est là qu’intervient le chef de projet.

Le chef de projet prend la direction et pilote l’équipe jusqu’au bout. Il doit comprendre les ingrédients du succès tout en apportant l’esprit de leadership essentiel pour rassembler toutes les pièces.

Le rôle de chef de projet est souvent complexe et exigeant. Il faut être organisé, comprendre les besoins des parties prenantes et bien communiquer pour que chacun se sente écouté et impliqué. C’est lui qui fixe les objectifs, répartit les tâches, suit l’avancement, les budgets, donne des retours, et ajuste le projet en fonction des évolutions.

Différents types de méthodologies de gestion de projet

La gestion de projet ne se résume pas à une méthode unique. Chaque projet requiert son approche, et il existe plusieurs méthodologies adaptées à différents contextes. Chacune a ses avantages et inconvénients et doit être choisie selon les besoins du projet.

Waterfall

La méthode Waterfall est une approche linéaire de la gestion de projet. Le projet se divise en étapes successives, réalisées l’une après l’autre. L’accent est mis sur la phase de planification, qui fixe une feuille de route détaillée. Méthode assez traditionnelle et rigide, elle s’applique plutôt aux projets simples et bien définis.

Il sera probablement impossible de faire des modifications une fois le projet lancé, donc il est essentiel que toutes les parties prenantes valident le plan. Chaque étape ne peut commencer que lorsque la précédente est terminée.

Agile

La méthodologie de gestion de projet la plus populaire aujourd’hui est sans doute la méthode Agile. Cette approche nous vient du monde des logiciels et repose sur l’idée d’avancer par itérations. C’est une philosophie qui inspire de nombreux cadres de travail actuels. L’Agile met l’accent sur des cycles rapides et des retours fréquents, ce qui donne de meilleurs résultats pour les projets nécessitant de la flexibilité.

Cette approche favorise les adaptations et changements tout au long de l’avancement du projet. Elle encourage aussi la collaboration entre toutes les parties prenantes et les équipes pour atteindre les objectifs.

La méthode Agile est idéale pour les projets complexes où de nombreux échanges avec les parties prenantes sont nécessaires. Elle convient aussi parfaitement aux équipes transverses, permettant à chacun d’apporter son point de vue et ses idées tout au long du processus.

Scrum

Faisant partie du cadre Agile, Scrum est une méthode plus précise de gestion de projet. Elle consiste à diviser les tâches en courtes périodes de travail pour les livrer par petites étapes. Ces périodes, appelées sprints, permettent à l’équipe de rester concentrée et motivée tout au long du projet.

Scrum repose sur la transparence, l’inspection et l’adaptation. Cette approche favorise la communication ouverte et la collaboration entre toutes les parties prenantes, sous la gestion d’un scrum master dédié. L’équipe vérifie constamment ses avancées et ajuste sa méthode pour atteindre les objectifs du projet.

Le scrum master facilite aussi en général le projet en animant les réunions quotidiennes. C’est l’occasion pour l’équipe d’échanger sur les progrès réalisés et les difficultés rencontrées.

Lean

La gestion de projet Lean, ou Lean project delivery (LPD), est une méthodologie centrée sur la rentabilité et l’efficacité. Elle a d’abord été mise en avant dans l’industrie automobile par des auteurs étudiant Toyota. Depuis, elle s’est adaptée à de nombreux secteurs, notamment les logiciels et le BTP.

L’idée est de réduire au maximum les gaspillages, qu’il s’agisse d’argent, de matériaux ou d’énergie. Pour cela, l’équipe identifie les éléments essentiels au projet et élimine tout ce qui n’est pas absolument nécessaire.

La méthode Lean est idéale pour les projets avec peu de ressources. Elle pousse les équipes à réfléchir à la meilleure façon d’utiliser leurs moyens, afin d’obtenir de meilleurs résultats avec moins. Les startups et petites entreprises adoptent souvent cette approche, tout comme les grandes entreprises qui peuvent ainsi optimiser leur production et limiter le gaspillage.

Kanban

Le système de gestion de projet Kanban suit. Fait intéressant, Toyota est aussi à l’origine de cette méthode, car l’un de ses ingénieurs l’a conçue dans les années 1940 pour répondre à la logique Lean de l’industrie. Kanban (qui signifie littéralement « tableau visuel » en japonais) repose sur la visualisation des étapes et des tâches.

Autrefois réalisé avec un tableau physique et des post-it (ce qui reste utilisé par certains), Kanban s’est largement déplacé vers les logiciels. Les tâches sont réparties en colonnes comme « À faire », « En cours » et « Terminé ». Ces colonnes représentent le flux de travail, qui s’effectue généralement de gauche à droite.

Les post-it ou les éléments sous chaque colonne, comme dans l’exemple ci-dessus, représentent les tâches à réaliser. Lorsqu’une tâche avance dans le flux de travail, on la déplace dans la colonne suivante.

Cette organisation permet aux équipes de gérer leur charge de travail et d’optimiser leur stratégie facilement. Chacun peut voir en un coup d’œil ce qui se passe et quelles sont les prochaines tâches à traiter.

Le système Kanban est particulièrement utile pour les équipes qui doivent rester flexibles. Il permet d’anticiper tout en restant agile, et d’adapter rapidement la planification aux évolutions en cours.

Extreme Programming (XP)

L’Extreme Programming (XP) est une autre forme de gestion de projet agile. Comme le laisse entendre son nom, c’est une méthode assez exigeante. Contrairement à d’autres cadres agiles, XP impose une série de règles strictes à respecter. Il s’appuie sur cinq valeurs clés, cinq règles et douze pratiques à suivre.

Il existe cependant de nombreuses similitudes entre XP et d’autres cadres agiles. Les sprints restent indispensables, tout comme les réunions quotidiennes et la prise de décision collaborative. Ici, la priorité est de livrer rapidement des logiciels de qualité en plaçant le client au centre. Les retours fréquents et les tests sont aussi essentiels.

En raison de sa spécificité et de ses règles strictes, cette méthode convient surtout à des projets logiciels particuliers. Elle est idéale pour les équipes qui doivent obtenir des résultats rapidement tout en limitant la gestion administrative.

Critical Path Method (CPM)

Une gestion de projet efficace passe par la priorisation des tâches. La méthode du chemin critique (CPM) consiste à cartographier chaque tâche, avec ses dépendances et sa durée. Cela permet de repérer les tâches critiques, celles qui peuvent être reportées sans impacter le calendrier global.

La méthode CPM facilite aussi l’allocation des ressources, car vous savez précisément combien de temps et d’efforts chaque tâche demande. Cela permet d’attribuer les missions aux bonnes personnes et de faire en sorte que chacun travaille là où il est le plus efficace. Elle permet aussi d’éviter les blocages, car vous pouvez prévoir des solutions alternatives si une tâche prend du retard.

Le chemin critique est surtout employé pour les grands projets ou ceux qui comptent de nombreuses tâches sur une longue durée.

Adaptive Project Framework (APF)

Dans le même esprit, l’Adaptive Project Framework (APF) est une approche agile qui favorise la flexibilité et la collaboration. Un projet comporte toujours des inconnues, il est donc crucial de s’adapter rapidement et de prendre des décisions éclairées. L’APF aide les équipes à garder une vision globale plutôt que de se concentrer sur chaque tâche ou rôle individuellement.

Ce cadre invite à échanger fréquemment et à rester à jour sur l’évolution de l’environnement. Ainsi, les équipes peuvent ajuster leur stratégie et leurs actions sans sacrifier la qualité du résultat final.

Six Sigma

Pour finir, on retrouve la méthode Six Sigma en gestion de projet. Tout comme la Lean, Six Sigma vise à réduire le gâchis et optimiser les processus. Elle insiste sur l’importance des décisions fondées sur l’analyse de données et cherche à éliminer les défauts.

La méthode Six Sigma s’articule autour de cinq phases : Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler (DMAIC). Chaque étape demande de collecter des données pour déterminer les meilleures solutions. Cette démarche garantit que tout changement repose sur des faits, et non sur des suppositions.

Le processus de gestion de projet

Quelle que soit la méthodologie choisie, les étapes clés restent les mêmes. Le processus de gestion de projet comprend cinq phases incontournables, à suivre pour garantir la réussite du projet.

Initiation

La première étape du projet est l’initiation. C’est là que l’on définit le problème ou l’opportunité, puis que l’on met en place un plan pour y répondre. Cette phase permet aussi de fixer les attentes et d’identifier les parties prenantes impliquées dans le projet.

L’objectif final du projet est également défini à ce stade, il est donc essentiel d’être clair sur ce que l’on souhaite atteindre. Il faut aussi préciser le périmètre du projet : ce qui sera inclus ou non. Beaucoup de chefs de projet s’appuient sur une charte de projet pour réunir toutes les informations importantes. La charte n’est autre qu’un document qui présente l’objectif, le périmètre, le calendrier et le budget du projet.

Planification

Une fois le projet lancé, on passe à l’étape de planification. La complexité de cette phase varie selon la méthodologie choisie. Elle fonctionne comme une feuille de route qui guide toute la progression du projet. On y détaille les tâches, activités et jalons indispensables à l’avancement.

De la définition des besoins techniques à l’allocation des ressources, cette étape couvre tous les aspects du projet. C’est aussi le moment où l’on attribue les rôles et responsabilités des membres de l’équipe. Certaines approches, comme Waterfall, nécessitent des plans beaucoup plus détaillés que les méthodes agiles.

Exécution

À ce stade, votre équipe doit avoir une idée précise de ce qu’il faut faire et de comment le réaliser. Le projet passe à la phase d’exécution. Durant cette étape, les membres de l’équipe collaborent pour avancer sur les tâches et activités définies lors de la planification.

Si les deux étapes précédentes ont été bien menées, l’exécution devrait se dérouler sans accroc. Avec les méthodes agiles, l’équipe dispose d’une plus grande liberté créative et peut s’adapter rapidement aux changements. À l’inverse, l’approche Waterfall impose de respecter chaque élément du plan pour que le projet reste maîtrisé.

Suivi et contrôle

En parallèle, le chef de projet doit suivre et contrôler l’avancement. Cette phase consiste à vérifier régulièrement que tout se déroule comme prévu.

Dès qu’un problème surgit, il faut réagir vite et efficacement. Le chef de projet communique aussi constamment avec les parties prenantes et l’équipe pour s’assurer que chacun soit informé et que toutes les attentes soient respectées.

Des outils dotés de tableaux de bord permettent de visualiser l’avancement, tandis que les rapports de performance aident à détecter d’éventuels problèmes.

Clôture

C’est la dernière étape ! Le projet est enfin prêt à être livré (au client ou à l’utilisateur final). On parle ici de clôture, la phase où l’équipe finalise les dernières tâches et remet le produit ou service fini.

Généralement, la clôture comprend une validation par les parties prenantes ainsi qu’une évaluation formelle du succès du projet. Une fois cette étape franchie, le projet est officiellement terminé. Bien sûr, le travail peut se poursuivre selon les cas, avec notamment des besoins de maintenance ou de support après la livraison.

À première vue, la gestion de projet peut sembler chaotique et difficile à canaliser. Avec les bons outils et la bonne méthode, elle devient pourtant beaucoup plus simple à maîtriser. Par exemple, voici quelques outils à utiliser à différentes étapes du cycle de vie d’un projet ou d’un cycle de vie produit.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont très utiles pour visualiser le calendrier d’un projet ainsi que les dépendances entre les tâches. Ils offrent une vue d’ensemble des tâches à réaliser et de leur échéancier. Les barres horizontales représentent les missions, les activités et tout ce qui s’y rattache, le tout organisé dans le temps. Les diagrammes de Gantt facilitent l’identification de la durée de chaque tâche et aident à prioriser les actions.

Tableaux Kanban

Comme évoqué plus haut, les tableaux Kanban proposent une gestion du temps différente. Plutôt que de visualiser le calendrier du projet dans son ensemble, ils le découpent en petites tâches et activités. Chaque tâche est symbolisée par une note que l’on déplace à mesure qu’elle avance ou s’arrête temporairement.

Work Breakdown Structure (WBS)

La Work Breakdown Structure, ou structure de découpage du projet, permet de diviser un projet en sous-ensembles plus accessibles. Cet outil aide l’équipe à visualiser le projet et à ordonner les tâches dans le bon ordre. On obtient une sorte d’arbre de décision, dont chaque branche correspond à une tâche ou à une activité différente.

Les WBS sont idéales pour savoir précisément tout ce qu’il y a à faire et qui en est responsable.

Outils de communication

En plus de ces outils, il est essentiel pour les équipes de rester en contact permanent, surtout en télétravail. C’est pourquoi la plupart des solutions de gestion de projet intègrent aujourd’hui la collaboration et la communication.

Les chefs de projet peuvent ainsi suivre toutes les discussions entre les membres de l’équipe et les parties prenantes, en gardant un œil sur les échéances et les attentes. Ces plateformes facilitent aussi le partage de fichiers et la collecte de retours, ce qui permet à tout le monde de rester aligné du début à la fin.

Outils de budgétisation

Enfin, les outils de suivi budgétaire sont incontournables pour garder le contrôle sur les ressources financières si besoin. Ils permettent d’estimer précisément le coût ou la durée du projet. Grâce à ces données, on peut réadapter le budget, s’assurer de dépenser chaque euro de la meilleure façon possible et éviter les mauvaises surprises.

Logiciels de gestion de projet

Plutôt que d’utiliser tous ces outils séparément, la plupart des entreprises optent pour des logiciels de gestion de projet qui centralisent tout au même endroit. Ce type de logiciel offre une vue d’ensemble sur tous les aspects du projet et facilite la coordination entre tous les participants. Suivre l’avancée, gérer les ressources, planifier le budget et échanger d’un seul coup d’œil devient beaucoup plus simple.

Un logiciel de gestion de projet dispose généralement d’un tableau de bord central, avec des mises à jour et alertes dès qu’un changement intervient. En explorant plus en détail, on retrouve tous les outils évoqués plus haut, et bien d’autres encore.

Au final, l’essentiel, c’est de trouver la solution adaptée à vos besoins et à ceux de l’équipe. N’hésitez pas à consulter notre sélection des meilleurs logiciels de gestion de projet pour trouver l’outil qui conviendra à votre organisation.

Conclusion

La gestion de projet est la clé de tout projet réussi. Que vous soyez chef de projet ou membre de l’équipe, il est essentiel de bien connaître les méthodologies, responsabilités, outils, techniques et stratégies pour garder le projet sur les rails. Une fois ce socle de connaissances acquis, vous pourrez mener n’importe quel projet à son terme avec succès.