L'analyse des risques, essentielle pour la gestion de projet

Le même concept s'applique à la gestion de projet. Après tout, chaque projet présente des défis uniques qui pourraient entraver sa réussite. Dans ce guide, nous aborderons les principes fondamentaux de l'analyse des risques dans la gestion de projet et vous apprendrez comment il est possible d'adopter une approche analytique pour minimiser les risques et leurs effets potentiels sur n'importe quel projet.

L'analyse des risques dans le contexte de la gestion de projet

Avant d'entrer dans les détails de l'analyse des risques, il est important de comprendre ce qu'elle signifie dans le contexte de la gestion de projet. L'analyse des risques est essentiellement un processus qui permet de déterminer les risques potentiels, de comprendre leur gravité et leur probabilité, puis de prendre des mesures pour les atténuer.

Tout ce qui peut affecter les personnes, les processus, les ressources ou la technologie d'un projet est considéré comme un risque. Une bonne compréhension des risques liés à un projet peut vous aider à prendre de meilleures décisions.

Il existe trois grands types de risques :

Dans tous les cas, il est crucial de comprendre les risques liés à un projet avant de tenter de les atténuer. Examinons de plus près les étapes d'un processus d'analyse des risques, dans le cadre de la gestion de projet.

1. Identifier le risque

La partie la plus difficile de l'analyse des risques est sans doute l'identification précise des risques encourus. N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas de problèmes qui se sont déjà produits, mais plutôt de problèmes potentiels qui pourraient survenir au cours du projet. Il est donc essentiel de sortir des sentiers battus et d'envisager un large éventail de risques potentiels.

La meilleure façon d'y parvenir est d'impliquer toutes les parties prenantes du projet. Cela inclut les membres de l'équipe, les fournisseurs, les clients et même les consultants externes si nécessaire. Vous pouvez également utiliser des exemples de projets similaires pour identifier les risques potentiels.

Dressez une liste de tous les risques, même les plus mineurs. Une liste de risques potentiels pourrait ressembler à ceci :

• Retard dans l'achèvement du MVP (14 jours de retard)
• Dépassement des coûts de marketing (10 % plus élevés que prévu)
• Problèmes juridiques imprévus

2. Évaluer sa probabilité

L'étape suivante consiste à évaluer la probabilité qu'un risque spécifique se produise. Il est utile d'attribuer à chaque risque une valeur numérique (par exemple de 0 à 10 ou de 0 à 100 %) pour vous aider à prendre de meilleures décisions. Cette valeur doit refléter la probabilité qu'un risque particulier se produise. Vous pouvez également attribuer un code couleur aux risques (par exemple, rouge, jaune, vert) pour mieux illustrer leur probabilité.

N'oubliez pas qu'il s'agit d'un processus continu. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, la probabilité de certains risques évolue. Par exemple, à mesure que la date de lancement de votre MVP se rapproche, la probabilité d'un retard peut augmenter si vous n'avez pas franchi les étapes nécessaires.

3. Calculer l'impact

Ensuite, vous devez calculer l'impact potentiel de chaque risque. Cette étape vous aidera à décider quels risques doivent être atténués et combien de temps et d'argent doivent être consacrés à cet effort. L'effet d'un risque peut varier considérablement en fonction de la nature du projet. Gardez à l'esprit que l'impact peut également varier en fonction de la nature du projet.

Par exemple, un risque peut avoir un impact financier immédiat, mais il peut aussi nuire à long terme aux relations avec les clients ou à votre réputation. Il est utile d'attribuer non seulement une probabilité, mais également une valeur numérique à chaque risque. Cette valeur sera basée sur votre évaluation de la gravité de l'impact. Plus l'impact est grave, plus la valeur doit être élevée.

4. Identifier un déclencheur

Identifier le déclencheur est l'une des étapes les plus souvent négligées de l'analyse des risques. Un déclencheur est un événement qui indique que le risque s'est produit ou peut se produire prochainement. Sans lui, vous risquez de découvrir le risque trop tard.

Les déclencheurs peuvent varier en fonction de la nature du risque. Si vous anticipez des dépassements de coûts, un déclencheur pourrait être le dépassement d'un certain seuil. Si vous êtes préoccupé par les retards, le déclencheur peut être le fait que certaines tâches ne soient pas achevées à une date donnée.

5. Estimer un calendrier (facultatif)

Enfin, vous pouvez également estimer le moment où le risque peut se produire. Tous les risques ne peuvent pas être prédits de cette manière, mais il est utile de disposer d'un calendrier approximatif pour ceux qui peuvent l'être. Cela vous aidera à planifier votre stratégie d'atténuation des risques en conséquence.

Pourquoi l'analyse des risques est-elle essentielle ?

De nombreuses entreprises considèrent l'analyse des risques comme une charge inutile qui complique le processus de gestion de projet. En réalité, l'analyse des risques est essentielle pour une gestion de projet réussie.

Tout d'abord, elle permet d'identifier les risques potentiels avant qu'ils ne causent des dégâts. À long terme, cela permet de gagner du temps et d'économiser de l'argent, car vous n'aurez pas à gérer des erreurs coûteuses qui auraient pu être évitées. L'analyse des risques fournit également un cadre pour la planification des mesures d'urgence, ce qui vous permet d'élaborer un plan d'action en cas de problème.

Enfin, l'analyse des risques vous aide à vous préparer à l'industrie 5.0. Selon les experts, la cinquième vague d'industrialisation sera guidée par des conceptions centrées sur l'humain, la durabilité et la résilience. C'est sur ce dernier point que l'analyse des risques entre en jeu, car elle vous aidera à créer un système robuste capable de résister aux changements et aux événements inattendus.

Deux types d'analyse des risques

Lorsque l'on effectue une analyse des risques dans le cadre de la gestion de projet, il est important de se rappeler qu'il existe deux types d'analyse des risques, chacune avec ses avantages et ses inconvénients. Il est d'ailleurs souvent préférable de combiner les deux approches.

Analyse quantitative des risques

L'analyse quantitative, c'est-à-dire numérique, est le type d'analyse de risque souvent utilisé pour déterminer l'impact financier potentiel d'un risque. L'analyse est objective et se concentre sur la probabilité de certains résultats. Elle est généralement réalisée à l'aide de formules mathématiques complexes et de feuilles de calcul.

Analyse qualitative des risques

Contrairement à l'analyse quantitative des risques, l'analyse qualitative des risques est moins structurée et plus subjective. Elle s'appuie sur l'avis d'experts et la modélisation du risque pour évaluer la probabilité d'occurrence du risque. Les résultats sont généralement exprimés sous la forme d'une note (par exemple, élevée/moyenne/faible).

Méthodes principales d'analyse des risques dans la gestion de projet

Pour analyser correctement les risques, il ne suffit pas de penser aux risques potentiels. Il est nécessaire d'utiliser une approche systématique pour vous assurer que tous les risques possibles sont pris en compte et évalués. Il existe plusieurs méthodes parmi lesquelles choisir :

Matrice des probabilités

La méthode la plus élémentaire, et l'une des plus courantes, est la matrice de probabilité. Elle consiste à attribuer une valeur numérique à la probabilité et à l'impact de chaque risque. Les valeurs sont ensuite multipliées pour calculer la note globale de chaque risque. La matrice présente l'avantage supplémentaire de faciliter la comparaison des risques et la hiérarchisation des efforts d'atténuation.

Nœud papillon

La méthode du nœud papillon est une version plus complexe de la matrice de probabilité. Elle consiste à décomposer chaque risque en deux parties : les causes et les conséquences. Le risque choisi étant placé au centre, vous pouvez ensuite dessiner un diagramme pour vous aider à visualiser le risque et ses éléments connexes. Cette approche est particulièrement utile lorsqu'il s'agit de risques ayant des causes et des conséquences potentielles multiples.

Arbre de décision

Lorsqu'il s'agit de risques impliquant plusieurs décisions, un arbre de décision permet de schématiser les différents résultats possibles. Placez le risque choisi au sommet de l'arbre, puis dessinez des branches pour chaque décision à prendre. À chaque branche, attribuez une probabilité de réussite ou d'échec et un coût associé. Cela vous aidera à déterminer le plan d'action le plus susceptible d'aboutir au résultat souhaité.

SWIFT

Une autre option est la méthode SWIFT. Il s'agit d'une méthode de brainstorming utilisée pour identifier et évaluer les risques. Commencez par définir le risque, puis posez des questions de type "What if?" (« Que se passerait-il si ? ») pour explorer les conséquences potentielles. Vous pouvez l'utiliser pour proposer des solutions potentielles et des plans d'urgence. L'implication de votre équipe dans cette analyse permet de s'assurer que tous les risques possibles sont pris en compte.

Delphi

Dans le même ordre d'idées, la méthode Delphi est une approche consensuelle utilisée pour identifier et hiérarchiser les risques. Elle consiste à réunir un groupe d'experts et à leur demander de mettre à profit leur expérience et leur intuition pour répondre à des questions sur les risques potentiels. Un facilitateur recueille ensuite les réponses de chaque expert et les compile dans un rapport qui peut ensuite être utilisé pour créer un plan d'action.

Création d'un plan de gestion des risques

Armé de vos précieuses données, vous pouvez désormais élaborer un plan de gestion des risques, en passant par les étapes suivantes :

Établir un ordre de priorité

Sur la base de leur valeur numérique, de votre jugement ou des résultats de votre analyse, classez les risques par ordre d'urgence. En prenant en compte l'impact et la probabilité de chaque risque, vous pourrez évaluer la gravité potentielle de chacun.

Analyse

Une fois que les risques ont été classés par ordre de priorité, analysez chacun d'entre eux afin d'identifier les solutions possibles. De nombreuses options s'offrent à vous pour atténuer les risques :

Attribution

Vous devez également attribuer la responsabilité de la gestion de chaque risque. Assurez-vous que la personne désignée possède les connaissances et l'expérience nécessaires pour mener à bien cette tâche. Le chef de projet supervise généralement l'ensemble du processus de gestion des risques. Les risques techniques peuvent être gérés par le personnel informatique, tandis que les risques liés aux ressources humaines peuvent être gérés par le personnel des ressources humaines.

Suivi

Enfin, vous devrez surveiller les risques en permanence. Passez régulièrement en revue la liste des risques et assurez-vous que chacun d'entre eux est géré correctement. Cela permettra de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet et que tous les risques sont traités efficacement.

Outils d'aide à l'analyse des risques dans la gestion de projet

En plus des registres et des matrices de risques, il existe toute une variété d'outils pour vous aider dans votre analyse des risques.

L'un des avantages des logiciels de gestion de projet est qu'ils sont souvent dotés d'un large éventail de fonctionnalités pour la gestion des risques, ce qui vous permet de documenter et de suivre les risques plus efficacement, sans avoir à élargir votre panoplie de logiciels.

Certaines solutions permettent également de créer des automatisations et des modèles de gestion des risques, ce qui vous aide à établir des priorités, à assigner des tâches et à suivre les menaces en temps réel.

Le mot de la fin

L'analyse des risques est un élément essentiel de la gestion de projets, à prendre en compte pour garantir la réussite de tout projet.

En cernant les risques associés à votre projet et en prenant des mesures proactives pour les atténuer, vous pouvez vous assurer que rien n'entrave la réalisation du projet en question.

Pour optimisez encore davantage vos process, consultez notre liste des meilleurs logiciels de gestion de projet. Avec les bons outils, la gestion des risques et des workflows devient un vrai jeu d'enfant.