Votre équipe vient de recevoir un énorme projet : refondre le site web de l’entreprise. Pas de panique. Vous avez déjà géré de gros projets. Mais en commençant à planifier, vous écarquillez les yeux. Ce projet, c’est un vrai puzzle avec une foule d’éléments, des délais serrés, et des enjeux importants.
Nouvelles fonctionnalités, refonte visuelle, améliorations techniques en coulisses, migration de l’ancien contenu. Cette restauration du site ressemble à un vrai casse-tête. Vous imaginez déjà les soirées tardives et les week-ends de travail. Toute l’équipe commence à stresser.
Ne vous inquiétez plus. C’est ici qu’une bonne gestion de projet change la donne. Une solution consiste à tout décomposer avec une structure de découpage du travail.
Ce guide vous montrera comment créer une structure de découpage du travail efficace pour retrouver de l’optimisme et mener à bien n’importe quel projet, peu importe la complexité.
Qu’est-ce qu’une structure de découpage du travail ?
Une structure de découpage du travail (WBS) est une vue organisée d’un projet, découpée en morceaux faciles à gérer. Imaginez les ingrédients d’une recette ou les éléments d’une machine. Elle divise le projet de façon hiérarchique, des grands ensembles (livrables ou phases) jusqu’aux tâches les plus détaillées pour tout planifier et piloter facilement.
Les principaux éléments d’une WBS comprennent :
- Portée du projet : L’ensemble des travaux à réaliser
- Phases ou livrables : Les grandes étapes du début à la fin, ou les résultats concrets promis
- Lots de travaux : Groupes de tâches liées, nécessaires à chaque étape ou livrable
- Tâches : Les actions précises à effectuer
Avantages de l’utilisation d’une WBS
Quand un projet colossal vous fait face, vous pouvez vous demander si ça vaut vraiment le coup de tout organiser dans une WBS détaillée. Après tout, ça demande un peu plus de travail avant même de commencer, non ?
Mais voilà. Prendre le temps dès le départ pour découper le projet apporte de vrais bénéfices plus tard. Voici quelques avantages clés :
Une meilleure planification et organisation du projet
Créer une WBS détaillée oblige à examiner à la loupe les objectifs, livrables et tâches du projet dès le début. Cette planification anticipée permet de repérer les zones floues ou les oublis, sans pression. On identifie aussi les dépendances entre tâches et on organise plus logiquement le travail.
Une communication et une collaboration accrues dans l’équipe
Une WBS bien structurée sert de feuille de route partagée pour toute l’équipe. Chacun voit immédiatement comment son travail s’inscrit dans l’ensemble, avec qui collaborer, et où en sont les choses à chaque moment. C’est bien plus efficace que si chacun essayait de reconstituer le puzzle dans son coin.
Une allocation et gestion optimisées des ressources
Une WBS permet d’allouer les ressources en fonction des besoins de chaque tâche. Fini les suppositions sur la disponibilité de chacun. Et le suivi des ressources pendant l’avancement du projet évite les mauvaises surprises.
Une visibilité et un contrôle renforcés sur le projet
Au fil du temps, il est facile de perdre le fil de ce qui se passe concrètement. Une WBS bien posée garde tout clair. Vous repérez rapidement les problèmes potentiels, vous intervenez vite et le projet reste sur les rails.
Types de structures de découpage du travail
Lorsque vous préparez votre WBS, il faut choisir entre organiser les tâches par livrable ou par phase du projet. Le bon choix dépendra de la durée du projet et de la clarté de vos objectifs.
La WBS basée sur les livrables est structurée autour des résultats concrets à fournir au client. On divise la portée globale en blocs liés aux principaux résultats attendus.
Par exemple, pour construire une cabane dans les arbres sur mesure, les livrables pourraient inclure :
- Fondation
- Plancher
- Ossature des murs
- Charpente du toit
- Éléments de sécurité
On regroupe ensuite les tâches spécifiques sous chaque livrable. Cette méthode est idéale pour les projets courts, avec des objectifs et produits finaux très concrets.
Ensuite, il existe la WBS basée sur les phases. Ici, on classe les tâches selon les étapes du projet plutôt que les livrables. Les phases typiques incluent la conception, le design, l’implémentation, les tests et la maintenance.
Dans chaque phase, on crée des lots de travaux regroupant les tâches liées à cette étape. C’est la méthode recommandée pour les projets longs et complexes, avec des résultats plus évolutifs.
Les deux méthodes fonctionnent pour de nombreux types de projets. Un modèle hybride est aussi envisageable si cela correspond mieux à votre périmètre.
Étapes pour créer une structure de découpage du travail efficace
Construire une WBS bien organisée, c’est un peu comme faire un puzzle. Il existe plusieurs manières d’assembler les pièces, mais il faut toujours une méthode. Voici un processus éprouvé qui fonctionne bien :
1. Définir la portée et l’objectif du projet
Déterminez clairement ce qui sera inclus ou non dans le projet. Consultez la charte du projet, le cahier des charges, les exigences, et tous les documents de référence pour comprendre l’objectif, les livrables, les délais, les contraintes, les hypothèses et les indicateurs de réussite.
Identifiez aussi tous les acteurs du projet, internes (membres de l’équipe, autres services, etc.) comme externes (clients, partenaires). Comprendre les besoins et attentes dès le début permet de ne rien oublier dans la WBS.
Une fois la portée définie, donnez un nom distinct au projet pour votre niveau 1 global. Si vous faites une WBS pour la construction d’une maison, votre niveau 1 pourrait s’appeler “Construction d’une maison”.
Si vous vous demandez ce que signifient ces « niveaux », pas de panique, nous reviendrons dessus avec des exemples plus visuels un peu plus loin.
2. Identifier les principaux livrables ou grandes phases
Divisez le projet en parties logiques et faciles à gérer. Pour une WBS axée sur les livrables, déterminez les résultats concrets promis aux parties prenantes. Quels produits, services ou résultats allez-vous fournir ? Prenez des notes et hiérarchisez les livrables selon leur importance.
Pour une WBS basée sur les phases, listez les grandes étapes depuis la conception jusqu’à la livraison. Vous pourrez affiner ces phases au fil de l’avancement du projet. Ce découpage facilitera la répartition du travail en fonction des étapes.
À ce stade, vous obtiendrez vos éléments de niveau 2. Dans notre exemple de maison, cela pourrait être les fondations, l’intérieur et l’extérieur de la maison.
3. Découper en lots de travaux
Pour chaque livrable ou phase, créez des lots de travaux en regroupant les tâches et sous-tâches nécessaires à chaque composant. L’objectif est d’arriver à des activités réalisables en 8 à 80 heures.
Vérifiez que les lots sont bien séparés (pas de doublon) et couvrent tout le travail nécessaire.
Pour cela :
- Précisez l’objectif, le périmètre et les critères d’acceptation de chaque lot.
- Identifiez les dépendances entre lots.
- Classez-les selon une logique de priorité et de déroulement.
Après cette étape, vous aurez vos éléments de niveau 3.
Dans notre exemple, les lots de travaux pour l’intérieur pourraient inclure la plomberie, l’électricité, la peinture et les revêtements de sol.
4. Lister toutes les tâches et sous-tâches
Ensuite, détaillez chaque lot de travail en listant les tâches correspondantes. Si certaines tâches sont encore trop vastes, n’hésitez pas à créer des sous-tâches pour plus de clarté.
Après ce travail, vous obtenez alors vos éléments de niveau 4, voire de niveau 5 si vous poussez jusqu’aux sous-tâches.
Prenons l’électricité d’une maison comme lot de travail, les tâches pourraient être :
- Installation électrique brute
- Installation du tableau principal
- Installation des luminaires
- Installation des prises et interrupteurs
- Vérifications sécurité et conformité
Si vous ajoutez des sous-tâches pour l’installation du tableau principal, cela pourrait donner :
- Fixer le tableau (coffret) au mur
- Brancher l’alimentation principale (fournisseur d’électricité) au tableau
- Installer le disjoncteur principal, les autres disjoncteurs et étiqueter chaque circuit
5. Attribuer la responsabilité et estimer les ressources
Définissez qui est responsable de chaque lot et tâche. Estimez les ressources nécessaires : temps, budget, matériaux. L’attribution doit permettre d’identifier les liens et interdépendances entre lots de travaux.
6. Relire et affiner
Faites relire le brouillon de la WBS par les parties prenantes. Intégrez leurs retours sur la structure, le déroulement, les besoins en ressources, les dépendances…
La WBS peut évoluer tout au long du projet. C’est un document vivant à actualiser régulièrement selon les changements et besoins, tout au long du projet ou du cycle de vie du produit.
Niveaux d’une structure de découpage du travail
Les niveaux dans une WBS permettent d’organiser le projet en superposant les dépendances. Le niveau 1 est le plus global et dépend de tous les niveaux inférieurs. Chaque niveau en dessous dépend de moins d’éléments.
Garder la WBS bien structurée par niveaux permet d’inclure tous les travaux nécessaires tout en restant facile à comprendre. En général, on conseille 3 à 4 niveaux, mais on peut aller plus loin tant que l’ensemble reste clair et organisé.
Si cela devient trop volumineux, vous pouvez créer plusieurs WBS. Par exemple, une pour la structure globale du projet et d’autres pour chaque service concerné.
Avec 4 niveaux, une structure de découpage visuelle pourrait ressembler à ceci :
La structure par niveaux est calquée sur la façon dont on crée une WBS. Avec 4 niveaux, on a généralement l’objectif du projet en niveau 1, les livrables ou grandes phases en niveau 2, les lots de travaux en niveau 3, et les tâches spécifiques en niveau 4. Si vous ajoutez des sous-tâches, ce serait votre niveau 5.
Bonnes pratiques pour créer une structure de découpage du travail
Comme ceux qui attaquent d’abord les bords d’un puzzle pour faire le cadre puis travaillent coin par coin, il existe aussi des méthodes éprouvées pour construire une WBS plus facilement.
Voici les recommandations essentielles.
Respecter la règle du 100 %
La règle du 100 % signifie que la totalité du travail doit être répartie à chaque niveau. L’une des clés est d’évaluer l’effort à fournir pour chaque composant du niveau le plus bas, généralement les tâches ou sous-tâches. Une fois l’effort estimé (par exemple en heures) pour chacune, il suffit de totaliser l’effort du niveau et de calculer la part de chaque tâche. Après avoir fait cet exercice pour le niveau le plus bas, recommencez avec le niveau supérieur et ainsi de suite jusqu’au niveau 1 qui sera toujours égal à 100 % seul.
Relisez attentivement avec les membres de l’équipe à chaque niveau pour vérifier qu’aucune tâche essentielle n’a été oubliée ou mal évaluée avant de finaliser. Laisser des « trous » risque de compromettre le budget, les ressources et les délais.
La règle du 100 % garantit que toutes les tâches nécessaires sont incluses dans le projet, met en avant l’effort et l’importance de chaque partie. Elle aide à planifier clairement, à éviter le travail inutile et à ne rien oublier.
Utiliser une convention de nommage cohérente
Une WBS volumineuse devient rapidement floue quand il s’agit de référencer des éléments hors schéma visuel. Mettez en place une convention de nommage pour identifier chaque niveau comme les livrables, lots de travaux et tâches. Par exemple, utilisez une numérotation pour chaque niveau, ou préfixez les livrables par « D » et les lots de travaux par « W », suivis d’un numéro (D1, D2, W1, W2, etc.) avant leur description. Des formats standardisés améliorent la compréhension pour toutes les parties prenantes.
Se concentrer sur les résultats, pas les actions
Construisez la WBS autour des résultats à atteindre, que ce soit les livrables, phases ou lots de travaux, sans détailler toutes les actions. Gardez la description centrée sur le « quoi » plutôt que le « comment ». Les détails d’exécution viendront plus tard.
Appliquer la règle 8/80 pour la taille des lots de travaux
Créez des lots de travaux réalisables en moins de 80 heures de travail, mais suffisamment conséquents (plus de 8 heures). Cela rend chaque élément facile à gérer et pertinent. Cela représente environ un à dix jours d’effort.
Impliquer l’équipe projet lors de l’élaboration
Faites participer les membres de différentes spécialités pour la création et l’ajustement de la WBS. Leur expertise terrain permet d’identifier les éléments manquants et d’affiner la précision des estimations et de la chronologie.
Définir les critères d’acceptation de chaque lot de travaux
Précisez clairement ce qui doit être respecté pour considérer chaque lot de travaux comme terminé et prêt à être intégré. Définir les critères de qualité dès le départ limite les malentendus par la suite. Par exemple, quels standards le livrable doit-il respecter et qui le valide ?
Visualiser et gérer votre structure de découpage du travail
Gérer une WBS complexe sous forme de simple liste à puces ou sur plusieurs feuilles de calcul devient vite ingérable. Visualiser toute la structure au même endroit, accessible à l’équipe, change tout.
Un diagramme en arbre est une bonne façon de démarrer. C’est simple, ça fait ressortir les niveaux et dépendances sans complexifier la structure.
Nous vous recommandons d’utiliser votre logiciel de gestion de projets pour cela, afin d’éviter de jongler entre les outils. Si vous n’utilisez pas encore de logiciels de gestion de projet, ou que vous souhaitez changer à cause de limitations, nous avons comparé plus de 45 fournisseurs selon de nombreux critères pour déterminer les meilleurs logiciels de gestion de projet du marché.
Pour démarrer rapidement, utilisez les modèles tableau blanc ClickUp les mieux notés : Modèle de portée de projet et Modèle de structure de découpage du travail.
Une fois votre diagramme en arbre terminé et le projet sur le point de démarrer, étoffez la WBS en la transformant en vue projet adaptée.
Transformer votre WBS en tâches actionnables
Selon la complexité de votre projet, convertissez vos tâches (et possibles dépendances) en vue projet correspondante.
Cela permet, en plus de suivre la WBS dans son ensemble, d’avoir une vue projet pour suivre précisément l’avancement de chaque tâche. Les vues projet permettent également de détailler chaque tâche sans risquer de s’y perdre, et facilitent la collaboration de l’équipe.
Les vues les plus répandues que proposent les logiciels de gestion de projet sont les suivantes :
Diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt présente votre projet sur une frise chronologique avec des barres horizontales indiquant la durée. Sa vraie différence par rapport à une vue timeline classique, c’est qu’il permet de créer, visualiser et gérer les dépendances. Idéal pour les projets complexes avec de multiples tâches et équipes connectées.
Calendrier et timeline
Si vous travaillez surtout avec des dépendances liées au temps plutôt qu’entre les tâches, une vue calendrier ou timeline sera idéale. Ici, vous pouvez lister vos tâches directement dans un calendrier ou les afficher sur une frise chronologique (similaire à l’agencement du diagramme de Gantt).
Kanban et liste
La vue Kanban fonctionne comme un tableau à colonnes, affichant généralement le statut ou la priorité de chaque tâche. Ce format est très populaire car il mise sur la simplicité et la clarté, en se concentrant uniquement sur les statuts et les tâches.
Si vous cherchez encore plus de simplicité tout en gardant de la flexibilité, vous pouvez aussi organiser vos tâches dans une vue liste classique et créer des champs personnalisés selon vos besoins.
Même si certaines vues projets conviennent mieux à certains types de projets, tout dépend au final de vos préférences. Choisissez une solution qui facilite réellement le travail pour vous et votre équipe.
Créer un dictionnaire WBS
Un dictionnaire WBS fonctionne comme une encyclopédie pour votre structure de découpage du travail. Il fournit des informations détaillées sur chaque composant de la WBS. Il garantit que toutes les personnes impliquées ont une compréhension claire des tâches, livrables et du périmètre du projet. Pensez-y comme un wiki sur lequel toute l’équipe peut s’appuyer.
Le dictionnaire WBS doit inclure pour chaque élément de la structure :
- Code WBS : L’identifiant unique de l’élément.
- Nom de l’élément : Le nom de la tâche ou du livrable.
- Description : Un descriptif détaillé du travail à réaliser, incluant les livrables et objectifs.
- Responsable : L’individu ou l’équipe en charge de l’exécution.
- Coût estimé : Le budget prévu pour réaliser le travail.
- Durée estimée : Le temps nécessaire à la réalisation de la tâche.
- Ressources requises : Les ressources humaines, équipements, matériaux ou autres requis.
- Prédécesseurs et successeurs : Les dépendances, c’est-à-dire les tâches qui doivent être terminées avant d’autres.
- Critères d’acceptation : Ce que doit respecter le livrable pour être jugé complet et conforme.
- Jalons : Les dates clés ou jalons importants associés à l’élément.
- Contraintes et hypothèses : Toute contrainte pouvant impacter la réalisation et les hypothèses faites lors de la planification.
Lorsque vous rédigez votre dictionnaire WBS, restez concis et clair. Il doit permettre de transmettre l’essentiel de chaque élément en un coup d’œil. Faites court mais complet. Allez à l’essentiel avec un langage simple et compréhensible par tout le monde.
Conclusion
Créer une structure de découpage du travail peut ressembler à une surcharge avant de commencer le vrai travail, mais c’est en fait votre atout secret pour les projets d’envergure.
Ce guide vous a accompagné sur tout le parcours, du découpage en tâches concrètes jusqu’aux meilleures pratiques pour garantir votre succès.
Mais ce n’est pas seulement une question de planification. Impliquer l’équipe dans la démarche, rester concentré sur les objectifs finaux, et garder tout le monde aligné sont aussi essentiels. Avec les bons logiciels de gestion de projet et un dictionnaire WBS détaillé, chacun avance dans le même sens.
En résumé : Créer une WBS n’est pas juste une tâche de plus, c’est poser les bases d’un projet réussi. Vous voilà prêt à attaquer n’importe quel projet et à transformer la complexité en structure claire.
