Las mejores plataformas de eventos virtuales en 2024

Los eventos virtuales constituyen el presente y el futuro de los grandes eventos. Ofrecen a los organizadores la oportunidad de llegar a los asistentes desde cualquier parte del mundo y permiten escalar la generación de leads y la captación de clientes.

Es importante señalar que, al igual que los eventos físicos, los eventos virtuales requieren una buena dosis de planificación. Desde el marketing racionalizado del evento hasta el registro y el análisis del mismo, tu plataforma de eventos virtuales debe ser capaz de dar soporte a todos los procesos a la perfección. Las mejores herramientas de software de esta categoría deben garantizar que los grandes eventos se desarrollen sin problemas en todas las fases.

Sin embargo, con múltiples soluciones en el mercado, encontrar la mejor herramienta para satisfacer tus necesidades puede llevar mucho trabajo. Necesitarás una combinación de excelente software de streaming y herramientas de gestión de eventos para organizar un buen evento virtual. En este caso, los requisitos son muy diferentes de los del software convencional para webinars.

Para ayudarte a encontrar el mejor software, hemos realizado una investigación en profundidad para encontrar las mejores plataformas de eventos virtuales para las necesidades de tu empresa.

Vamos a verlo.

Cuáles son las características de la mejor plataforma de eventos virtuales

Para determinar qué caracteriza a la mejor plataforma de eventos virtuales, hemos investigado el mercado a fondo y hemos consultado a expertos del sector para adaptar la clasificación a los requisitos de los eventos virtuales. La estructura de esta evaluación es similar a la que utilizamos para determinar el mejor software para webinars. La principal diferencia es que hemos cambiado el peso de los criterios en la clasificación y hemos prestado más atención a aspectos adicionales que solo son relevantes para los eventos virtuales. A partir de nuestro análisis, hemos determinado que los siguientes atributos requieren una atención especial a la hora de crear nuestro ranking de las mejores plataformas de eventos virtuales:

Promoción del evento

Ningún gran evento está completo sin asistentes; el primer paso para atraer asistentes a un evento virtual es informarles sobre él. Ahí es donde entra en juego el marketing de eventos. Hay múltiples maneras de promocionar y crear expectación sobre tu evento virtual, desde el tráfico orgánico de las redes sociales hasta los anuncios de pago y el marketing por correo electrónico. Una de las ventajas de integrar el marketing de tu evento con tu software de eventos virtuales es la posibilidad de racionalizar los datos. Por ejemplo, puedes utilizar tu software de eventos virtuales para analizar de dónde proceden tus asistentes, lo que te permitirá comprenderlos mejor y mejorar tu segmentación.

Inscripción en eventos

El proceso de inscripción en los eventos es una parte crucial de la planificación de un evento virtual, ya que te proporciona una buena idea de cómo irá tu evento, en términos de asistencia. Otro aspecto es lo bien que se puede optimizar este proceso para las conversiones. Esto incluye tu página de inicio de inscripción, los correos electrónicos de confirmación, los recordatorios y el cobro de los pagos de tus eventos. Las mejores plataformas de eventos virtuales deben ofrecer la posibilidad de hacer que esta experiencia sea lo más fluida y atractiva posible para el público al que te diriges.

Integraciones de software

Cada evento es único, y disponer de herramientas adicionales para mejorar la gestión y ejecución de tu evento es una ventaja significativa. Puedes hacer que tus procesos sean más fluidos y eficientes con las integraciones adecuadas. Ya sea una integración con YouTube o Facebook Live para retransmitir tu webinar a un público más amplio, o una integración con un CRM que capte leads, las integraciones de software son un excelente complemento para todo evento virtual. Su principal ventaja para los grandes eventos es quitar una gran carga automatizando tareas ingeniosas y minimizando el error humano.

Herramientas de participación

Los eventos virtuales necesitan participación, o tu público se aburrirá. De hecho, este es el mayor reto de todo evento virtual. El primer paso para implicar a tu audiencia es siempre ofrecer un gran evento que esté bien organizado con diversos temas interesantes y ponentes. Sin embargo, a veces te estancarás. Una forma estupenda de salir de este estancamiento es utilizar funciones de participación digital como encuestas, opciones avanzadas de chat, tablas de clasificación y sesiones de grupo para despertar el interés de tu público. Las mejores plataformas de eventos virtuales lo saben y ofrecen una variedad de herramientas para mejorar la participación de forma eficaz.

Soporte

Según un estudio realizado por Markletic, hasta el 38% de los profesionales del marketing tienen que enfrentarse a uno o más problemas técnicos cuando organizan eventos virtuales. Los contratiempos técnicos pueden arruinar la calidad de tu evento virtual. Es esencial contar con un mecanismo infalible para gestionar esos problemas inesperados. Aunque tener un equipo técnico es estupendo, contar con un equipo de soporte receptivo que te ayude con los problemas es imprescindible. Para organizar buenos eventos virtuales, te recomendamos encarecidamente que te pongas en contacto con el proveedor que utilices para que puedas contar con su ayuda durante el evento. Esto garantizará que, en caso de que ocurra algo, el proveedor pueda actuar de inmediato para solucionar cualquier problema.

Al evaluar las mejores plataformas de eventos virtuales, hemos señalado explícitamente qué proveedores ofrecen un servicio excelente, desde la planificación hasta la ejecución de grandes eventos. Una plataforma de eventos virtuales debe tener un equipo o una persona de contacto que te acompañe durante todo el proceso. Esto garantiza que tu evento sea un éxito.

Branding de eventos

El branding es una excelente manera de mostrar tu negocio y la imagen de tu marca en tu evento. Puedes generar confianza entre tus asistentes y clientes potenciales asociando tu empresa a un evento virtual importante. El branding puede empezar con diseños personalizados, sustituyendo el logotipo del software del evento por el tuyo propio, y puede terminar con los detalles más pequeños, como personalizar el favicon, la URL del evento y los dominios de correo electrónico.

Cada elemento que contribuye a tu branding te ayuda a crear reconocimiento y autoridad en tu campo, permitiéndote obtener más valor mucho después de tu evento. Por eso no hemos asegurado de incluir el branding en nuestro ranking de las mejores plataformas de eventos virtuales.

Análisis

Los eventos virtuales ofrecen excelentes oportunidades para la generación y el análisis de datos. El análisis de datos te permitirá determinar el éxito de tu evento, qué sesiones interesaron más a tus asistentes y otra información valiosa. El análisis de datos también te ayuda a tomar decisiones de marketing inteligentes. Puedes publicar contenido del evento basándote en lo que más les gustó a tus asistentes en directo. Si trabajas con patrocinadores, también puede ser una excelente oportunidad para demostrar tu valor, ya que puedes guiarles a través de los datos y mostrarles lo bien que tu evento les ayudó a llegar a su público objetivo.

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Cómo elegir la plataforma de eventos virtuales perfecta para tus necesidades

Elegir un software para tus eventos virtuales puede ser todo un reto, sobre todo si tenemos en cuenta todas las opciones disponibles. Sin embargo, hay algunos aspectos clave que debes tener en cuenta mientras exploras el mercado. En primer lugar, es crucial determinar qué criterios son los más importantes para ti. Si tienes previsto organizar pequeños eventos B2B, puede que solo necesites unas pocas funciones de marketing y menos herramientas de participación, mientras que los eventos con un gran público general y largas horas de presentación suelen requerir un espectro más amplio de funciones. Asegúrate de tener claras tus prioridades, y luego consulta nuestras soluciones favoritas para encontrar la plataforma perfecta.

Si estás dudando entre dos proveedores, usa nuestro comparador para ver en qué se diferencian. También puedes utilizar nuestro buscador para encontrar un software a medida que se ajuste a las necesidades de tu empresa.