Software de gestión de proyectos con portal del cliente: nuestros mejores consejos

Los clientes que se ponen en contacto contigo a horas intempestivas pueden alterar tu ritmo. Un mensaje por aquí, un correo por allá, a veces incluso una llamada telefónica sobre un proyecto. Todo mientras intentas relajarte en casa.

Este tipo de comunicación dispersa hace que la gestión de proyectos sea más estresante de lo necesario. Pero hay una forma más inteligente de gestionarlo.

Entra en el software de gestión de proyectos con un portal del cliente. Es un eje centralizado donde se reúnen las actualizaciones, los comentarios y el seguimiento del progreso. Se acabaron las interminables cadenas de correos electrónicos y la confusión: sólo una forma fluida y profesional de trabajar con tus clientes.

En este artículo, te guiaremos por siete de las mejores herramientas de gestión de proyectos con portales de clientes. Estas plataformas están diseñadas para simplificar la colaboración y transformar la forma en que gestionas tus proyectos.

Empecemos.

Lo que debes entender sobre los portales de clientes y el software de gestión de proyectos

Un portal de clientes es un espacio dedicado en el que tus clientes pueden interactuar con tu equipo y tus proyectos. Es su espacio para comprobar el progreso, compartir opiniones y mantenerse al día, todo ello sin interminables cadenas de correos electrónicos ni confusas hojas de cálculo.

Aunque el software de gestión de proyectos es una gran herramienta para gestionar proyectos dentro de tu equipo, muchas herramientas de gestión de proyectos ofrecen formas de compartir el trabajo con los clientes. Normalmente, esto significa darles acceso a un área específica dentro de tu software donde puedan ver sus proyectos y el progreso que se está haciendo en ellos. El aspecto de estos "portales" puede variar entre plataformas, pero suelen incluir cosas como:

• Un panel de control del proyecto
• Cronogramas e hitos
• Asignación de tareas y progreso
• Gestión de documentos/archivos compartidos
• Funciones de mensajería y notificaciones
• Presupuestos/gastos
• Informes y análisis

Como puedes ver, un portal de clientes puede ser una fuente de información y un punto principal para toda la comunicación sobre un proyecto. Cuando evalúes las funciones del portal del cliente, céntrate en dos cuestiones principales:

• ¿Qué información puedes incluir?
• ¿Qué puedes compartir con personas ajenas a tu empresa?
• ¿Hasta qué punto puedes personalizar lo que ven los clientes?

Ten en cuenta que el portal del cliente representa sólo una de las muchas ventajas del software de gestión de proyectos. Aunque es una característica valiosa, no debería ser el único factor en tu proceso de toma de decisiones.

El mejor software de gestión de proyectos con portal del cliente

Exploremos algunos de los mejores software de gestión de proyectos con portal del cliente del mercado actual. Esta lista se basa en nuestra investigación en profundidad y en las pruebas de más de 45 proveedores de gestión de proyectos y en nuestras principales selecciones del mejor software de gestión de proyectos del mercado. Hemos adaptado esta lista para destacar las mejores opciones para quienes dan prioridad a la funcionalidad del portal del cliente. Si tienes curiosidad sobre nuestro proceso y criterios, consulta cómo creamos nuestras listas aquí.

Y ahora, ¡a elegir!

1. ClickUp - Mejor en general

ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos más versátil de la lista. Con funcionalidades como opciones de visualización flexibles y avanzados controles de acceso, destaca en la colaboración con el cliente.

Lo más destacable de ClickUp es que la plataforma se mejora continuamente con nuevas funciones de vanguardia, sin subir los precios.

Además, han hecho la mitad del trabajo por ti con plantillas de portales de clientes listas para usar. Estas plantillas funcionan perfectamente desde el primer momento, especialmente para sectores específicos.

Cuando se trata de compartir y personalizar, ClickUp tiene un sistema de permisos flexible. Los equipos pueden crear espacios dedicados a los clientes con acceso controlado a proyectos y tareas específicos, al tiempo que personalizan todo, desde los cuadros de mando hasta los formularios, para que se adapte a su marca. La plataforma permite diferentes niveles de permisos dentro de la misma organización de clientes, lo que es perfecto para trabajar con equipos de clientes complejos.

Las funciones del portal de clientes de ClickUp están disponibles a distintos precios. Mientras que el plan Free Forever ofrece colaboración básica con el cliente, el plan Unlimited (7 $ por miembro/mes) añade invitados e integraciones ilimitadas de "sólo lectura". Para personalizar la marca blanca y los permisos avanzados, tendrás que saltarte el plan Business (12 $ por miembro/mes) y pasar directamente al paquete Enterprise.

Si quieres ir más allá, ClickUp también ofrece amplias opciones de integración, como FeatValue para crear portales de clientes personalizados. Esta flexibilidad te permite crear exactamente lo que necesitan tus clientes.

Ten en cuenta que las constantes mejoras y actualizaciones de ClickUp pueden hacer que la plataforma resulte abrumadora. En comparación con plataformas más sencillas, los nuevos usuarios pueden necesitar más tiempo para aprender todas las funciones.

2. Birdview - Lo mejor para un portal de clientes listo para usar

Birdview es una herramienta de gestión de proyectos con funciones integradas de colaboración con el cliente. Cuando se trata de compartir, Birdview da prioridad a la simplicidad con un sistema de portal dedicado para invitados. A diferencia de las plataformas que requieren una configuración exhaustiva, el modelo de uso compartido de Birdview está diseñado para funcionar de inmediato: los clientes obtienen acceso a los proyectos y tareas relevantes a través de una interfaz limpia.

Las opciones de personalización son más limitadas en comparación con ClickUp, pero eso es por diseño. En lugar de amplias herramientas de personalización, Birdview se centra en ofrecer una experiencia pulida desde el primer momento. Los equipos pueden ajustar los elementos básicos de la marca y configurar a qué funciones pueden acceder los clientes.

Los precios para la colaboración con clientes empiezan con su plan Lite (9 $ por usuario/mes), que incluye hasta 25 usuarios clientes. Si necesitas invitados ilimitados, el Plan Equipo te lo ofrece a 24 $ por usuario/mes.

El enfoque directo hace que Birdview sea perfecto para equipos que necesitan empezar a utilizar portales de clientes inmediatamente. Aunque puede que no se adapte a flujos de trabajo complejos, cubre eficazmente todos los aspectos básicos.

Los clientes pueden enviar solicitudes, aprobar entregas, dar su opinión y comunicarse, todo dentro de la plataforma. La opción de acceso gratuito ilimitado para invitados también hace de Birdview una opción atractiva para los equipos que trabajan con varios clientes.

3. Monday.com - Mejor por su facilidad de uso

Aunque las funciones del portal del cliente de Monday.com pueden pasar desapercibidas, merecen atención. El portal de clientes en sí se centra principalmente en gestionar las solicitudes de servicio a través de su Portal de Atención al Cliente. Está muy bien para cuando los clientes necesitan ayuda, pero puede no ser suficiente si buscas una colaboración profunda en los proyectos.

Pero, si quieres más, puedes construir una solución personalizada utilizando las integraciones y funciones de automatización de Monday.com. La plataforma ofrece opciones de personalización moderadas para los elementos de cara al cliente. Aunque no puedes personalizar completamente la interfaz, puedes crear vistas personalizadas, notificaciones automáticas y formularios de marca para los clientes.

Para compartir, tienes que proporcionar a los clientes acceso de invitado y luego compartir con ellos los tablones pertinentes. Monday.com también ofrece una aplicación de creación de portales de clientes en su mercado Monday.com. Esto te permite crear y gestionar portales de clientes a través de Monday.com. También se pueden utilizar otras plataformas, como Softr Studio, para crear portales de clientes a medida que conecten directamente con tu espacio de trabajo de Monday.com. Las funciones de automatización de la plataforma te permiten mejorar la comunicación con el cliente, como el envío automático de un correo electrónico personalizado cuando se completa un hito del proyecto.

El plan Free Forever admite hasta dos usuarios y tres tableros. Pero el acceso de invitados no está disponible hasta el plan Estándar, a 17 $ por usuario y mes. Ten en cuenta que cada cuatro invitados cuentan como otro usuario en este plan, así que si tienes muchos clientes, los costes pueden aumentar rápidamente. El acceso ilimitado de invitados está disponible a través del plan Pro, a 26 $ por usuario y mes.

Menciones honoríficas

Varias otras plataformas merecen reconocimiento por sus capacidades de portal de clientes. Asana, Trello, Jira y Basecamp se han ganado un puesto en nuestra lista. De las cuatro, Basecamp es la única que ofrece funciones integradas de portal del cliente.

Sin embargo, los cuatro pueden ampliar su funcionalidad con FeatValue.

• Asana: Esta plataforma tiene una interfaz intuitiva y potentes vistas de proyecto. Puedes invitar a los clientes como invitados al espacio de trabajo, para que puedan ver e interactuar con proyectos y tareas específicos que hayas compartido con ellos.

• Trello: Trello destaca por su sencillez y enfoque visual de la gestión de proyectos. Su sistema basado en tarjetas es perfecto para los equipos que quieren ofrecer a los clientes una representación visual clara del progreso del proyecto, y sus "potenciadores" permiten mejorar las funciones de colaboración con los clientes.

• Jira: Jira está especializado en proyectos de desarrollo de software. Ofrece sólidas herramientas de colaboración con el cliente para equipos ágiles a través de su plataforma Jira Service Management (JSM). Para quienes utilicen Jira sin JSM, la colaboración con el cliente puede facilitarse añadiendo clientes y usuarios con los permisos adecuados.

• Basecamp: Esta plataforma se centra en la comunicación directa y el intercambio de archivos con los clientes. Su enfoque único combina la gestión de proyectos con herramientas de comunicación con el cliente. Es especialmente buena para los equipos que dan prioridad a una comunicación clara con el cliente y a la organización de documentos.

Elegir el software de gestión de proyectos con portal del cliente adecuado

Elegir un software de gestión de proyectos requiere una visión global. Aunque los portales de clientes añaden valor, no deben ser el único factor decisivo.

Empieza por encontrar el mejor software de gestión de proyectos para las necesidades de tu equipo. Después, fíjate en lo que puede hacer por la colaboración con los clientes. En nuestra selección de mejor software de gestión de proyectos, desglosamos todo lo que necesitas saber sobre cada opción, desde precios y funciones hasta atención al cliente.

Tu elección depende del tamaño y las necesidades de tu empresa. Para los equipos que necesitan una gran personalización, la plataforma rica en funciones de ClickUp, combinada con la integración de FeatValue, ofrece posibilidades prácticamente ilimitadas para crear la experiencia perfecta para el cliente.

Si prefieres la sencillez y una configuración rápida, la solución ya preparada de Birdview puede ser tu mejor opción. Monday.com logra un equilibrio con su portal centrado en el servicio y sus capacidades de automatización.

Si quieres crear un portal de clientes altamente personalizado o simplemente te encanta tu actual software de gestión de proyectos, FeatValue puede ayudarte a conseguirlo con casi cualquier plataforma que prefieras.

Compara tus opciones

Encontrar el mejor software de gestión de proyectos con portal del cliente requiere tiempo e investigación. Pero tomar una decisión informada conduce a mejores resultados para tu equipo y tus clientes. Utiliza nuestra herramienta de comparación de software de gestión de proyectos para analizar las distintas opciones una al lado de la otra. Muchas opciones ofrecen versiones gratuitas o de prueba, para que puedas probarlas sin riesgos. Mucha suerte.