Comprender la gestión de proyectos en cascada con sus ventajas y limitaciones

Disponer de un sistema eficaz de gestión de proyectos es esencial para cualquier empresa o equipo. Sin uno, los proyectos pueden volverse fácilmente desorganizados y caóticos. Winston W. Royce pensaba lo mismo cuando, en 1970, propuso la metodología de gestión de proyectos en cascada.

Este sistema revolucionó la forma de organizar y ejecutar los proyectos, convirtiéndose en uno de los enfoques de gestión de proyectos más populares hasta la fecha. Aunque oigas hablar constantemente de agile y scrum, el enfoque en cascada sigue ocupando un lugar relevante en la gestión de proyectos.

Cubriremos los aspectos básicos de la gestión de proyectos en cascada, incluyendo qué es, sus ventajas y desventajas, y algunos ejemplos de cómo puede utilizarse.

¿Qué es la metodología en cascada?

La cascada es una metodología secuencial con etapas diferenciadas que se utiliza en la gestión de proyectos. Siguiendo el método de la cascada, un proyecto avanza de forma lineal, y el resultado de una etapa se convierte en la entrada para la siguiente. Cada etapa completada del proceso en cascada debe ser verificada y aprobada antes de pasar a la siguiente. Este enfoque contrasta con la metodología ágil, que adopta un enfoque más iterativo e incremental.

¿Cuál es la diferencia entre cascada y ágil?

La metodología ágil divide el proyecto en tareas más pequeñas que se completan en sprints cortos. Esta iteración permite más flexibilidad y la posibilidad de hacer cambios según sea necesario durante el desarrollo. Ágil también utiliza una estructura de equipo ágil, con propietarios del producto y partes interesadas que guían el proceso.

Esta última parte contrasta con el método en cascada, que establece funciones y responsabilidades claras antes de que comience el proyecto. En otras palabras, es más rígido y estructurado que la metodología ágil. Piensa en la gestión de proyectos en cascada como si estuvieras construyendo una casa. No puedes construir una casa empezando por el tejado. Tienes que empezar por los cimientos e ir construyendo hasta que hayas terminado con todo por adelantado.

Las seis etapas de la metodología en cascada

Como el método de la cascada se mueve linealmente, todos los productos utilizan en su mayoría las mismas seis etapas. Son las siguientes

A veces verás que las etapas se denominan de forma ligeramente diferente según el caso de uso.

1. Análisis de requisitos

Este método desaprueba cualquier cambio en el proyecto una vez iniciado, por lo que la etapa de planificación es vital. De hecho, muchos proyectos dedican la mayor parte de su calendario a este primer paso. En la etapa de análisis de requisitos, los interesados en el proyecto determinan qué necesitan conseguir y qué objetivos quieren alcanzar. Los requisitos se recopilan y documentan detalladamente para proporcionar una hoja de ruta para todo el proyecto.

En los documentos de requisitos del proyecto debe incluirse lo siguiente:

Una vez establecidos los requisitos, se revisan y aprueban.

2. Diseño

La segunda etapa del proceso en cascada es la fase de diseño. Si tomamos como ejemplo el desarrollo de software, esto va mucho más allá de dibujar una interfaz de usuario atractiva. Esta fase consiste en crear un plan técnico para el proyecto. Aquí, los ingenieros y desarrolladores de software crean una arquitectura y un diagrama de flujo de cómo debe progresar el proyecto.

Esto incluye concretar la pila tecnológica que se utilizará, los requisitos del entorno (como la arquitectura de la nube) y otros detalles clave. Como cualquier etapa, requiere la aprobación de las partes interesadas y los ingenieros. Una vez acordado todo, es hora de ponerlo en práctica.

3. Implementación

Este paso siguiente es donde el caucho se encuentra con la carretera, donde los equipos convierten los requisitos del proyecto en entregables reales. La fase de implementación es donde se ponen en marcha los procesos de programación. Si las dos primeras etapas se han completado correctamente, la implementación debería ser relativamente sencilla. Sigue tu diseño al pie de la letra, y no olvides documentar cada paso.

4. Pruebas

Nadie debería lanzar un proyecto sin haberlo probado antes. Esta etapa también suele denominarse "verificación". Ingenieros, probadores y otras partes interesadas comprueban el producto con respecto a los criterios de aceptación en esta fase de verificación. Es entonces cuando se identifican y corrigen los errores antes de que el producto pase a la siguiente fase. Ten en cuenta que en esta fase se buscan sobre todo problemas de funcionalidad y no de diseño.

El equipo también evaluará el rendimiento y la seguridad del producto para asegurarse de que está a la altura. Esto suele hacerse mediante pruebas unitarias, pruebas automatizadas y pruebas de aceptación del usuario (UAT), entre otras diversas tareas de aseguramiento de la calidad.

5. Desarrollo

Para algunas personas y proyectos, el desarrollo se considera una fase aparte. Para otros, forma parte de las pruebas/verificación. El desarrollo implica la creación de documentos junto con la aprobación final del producto por las partes interesadas. Esta fase es relativamente sencilla. Sólo es cuestión de ponerlo todo a disposición del mundo y firmar los papeles para que la línea de meta sea oficial.

El plan de lanzamiento dependerá del alcance y el tamaño del proyecto. En algunos casos, un producto puede desarrollarse por etapas. Por ejemplo, una aplicación podría probarse en un pequeño grupo antes de lanzarse al mercado. También puede haber tareas previas al lanzamiento, como el marketing, la educación de los clientes, la formación del personal de apoyo, y otras a tener en cuenta.

6. Mantenimiento

Por último, hay que mantener el proyecto. Con el desarrollo de software, esto significa lanzar actualizaciones y parches de seguridad siempre que sea necesario. La mayoría de los productos digitales nunca están realmente "terminados": requieren constantemente actualizaciones y mejoras. La fase de mantenimiento proporciona el apoyo necesario al producto, para que siga satisfaciendo las necesidades de los usuarios.

Ventajas de la gestión de proyectos en cascada

Como puedes ver, el método en cascada es un sistema totalmente funcional para gestionar proyectos de desarrollo de software. Cuando debatas qué sistema de gestión de proyectos utilizar, ten en cuenta las siguientes ventajas de la gestión de proyectos en cascada.

Sencillo

El método en cascada es relativamente sencillo. Como cada paso sigue un proceso lineal, hay menos posibilidades de quedar atrapado en detalles complicados o de sentirse abrumado. Una vez completado el primer paso, sólo es cuestión de seguir con el resto. De hecho, este sistema es extremadamente eficaz para proyectos que tienen un principio y un final fijos.

Define funciones y responsabilidades claras

En los proyectos de mayor envergadura, es importante definir claramente las funciones y responsabilidades. En comparación con la metodología ágil, en la que todos los papeles están desdibujados, el método en cascada proporciona un sistema claro para saber quién es responsable de cada tarea.

De este modo, todos pueden hacer sus respectivos trabajos, y hay menos posibilidades de solapamiento o confusión. También requiere menos coordinación, ya que los detalles están predeterminados.

Reduce la expansión del alcance

Un gran problema de muchos proyectos hoy en día es la ampliación del alcance. Se refiere a la tendencia de ingenieros, clientes y otras partes interesadas a seguir acumulando funciones, tareas y otras peticiones que no formaban parte del plan original. Por ejemplo, puedes empezar intentando crear un videojuego básico y acabar con una experiencia de realidad virtual multijugador.

El enfoque en cascada ayuda a reducir la ampliación del alcance porque se basa en una planificación cuidadosa. Una vez que se esbozan los detalles en la fase de diseño, quedan grabados en piedra. Este enfoque limita la posibilidad de peticiones adicionales y permite a los equipos centrarse en sus tareas sin preocuparse por los cambios en los requisitos.

Seguimiento preciso del progreso

El enfoque en cascada también es estupendo para hacer un seguimiento del progreso. Como cada paso está predeterminado y sigue un proceso lineal, es fácil observar en cualquier momento en qué punto se encuentra el proyecto. Esto ayuda a presupuestar y establecer plazos realistas. Cada paso tiene también un conjunto definido de entregables, por lo que es fácil determinar qué tareas tienen prioridad sobre otras.

Inconvenientes de la gestión de proyectos en cascada

A pesar de sus ventajas, el enfoque en cascada no está exento de inconvenientes. He aquí algunos contras a tener en cuenta.

Mayor posibilidad de retrasos

Como cada paso debe completarse en orden, cualquier retraso o inconveniente puede causar problemas importantes en el futuro. Si una sección tarda en codificarse más de lo previsto, todo el calendario del proyecto puede desbaratarse. Cada paso posterior tendrá un efecto dominó, causando grandes quebraderos de cabeza a todos los implicados.

Posibilidad de personal menos implicado

En otras metodologías, como la ágil, las personas están más implicadas en el proyecto debido a su naturaleza colaborativa. Todos trabajan en tándem para completar las tareas necesarias. Con la gestión de proyectos en cascada, la gente tiende a estar más aislada y puede que no tenga tantos incentivos para hacer su mejor trabajo. Esto puede llevar a una disminución de la calidad o incluso al incumplimiento de los plazos.

Falta de flexibilidad

El enfoque en cascada es excepcionalmente rígido y no permite mucha flexibilidad. Si necesitas hacer cambios, podría ser difícil -o incluso imposible- hacerlo en fases posteriores del proyecto. Además, es posible que te veas obligado a hacer frente a costes más elevados y a una calidad inferior más adelante. En algunos casos, tendrías que volver a la mesa de dibujo y empezar de nuevo.

Errores caros

Por último, el enfoque en cascada puede resultar bastante costoso si se cometen errores. Es esencial detectar los errores desde el principio, o de lo contrario podrías acabar perdiendo tiempo y dinero intentando solucionarlos más tarde. La deuda técnica puede acumularse y acabar descarrilando todo el proyecto.

Cuándo elegir waterfall en lugar de agile

En última instancia, cuando se trata de elegir un método de gestión de proyectos, no existe un enfoque único. Depende del tamaño y el alcance de tu proyecto, así como de las preferencias de tu equipo.

Dicho esto, la metodología en cascada suele ser la más adecuada para lo siguiente.

Proyectos con requisitos rígidos

Si trabajas en un proyecto con requisitos claramente definidos y en el que no se prevén cambios (como cuando se construye una casa), la gestión de proyectos en cascada es una gran elección. Permite programar, presupuestar y coordinar mejor, ya que los detalles están predeterminados.

Recuerda que necesitas una imagen clara del principio, el medio y el final para que funcione. Sin eso, puede que te vaya mejor con un enfoque diferente.

Proyectos sin plazos definidos

Como los retrasos y los errores pueden ser tan costosos con la cascada, es mejor para los proyectos que no tienen un calendario estricto. De este modo, no te verás obligado a precipitarte y podrás tomarte el tiempo necesario para crear algo de gran calidad. Los desarrolladores en cascada suelen tomarse todo el tiempo que sea necesario para hacer bien el trabajo.

Proyectos con procesos recurrentes

Por último, si tienes un proyecto que se repite con cambios mínimos, entonces el enfoque en cascada es ideal. La hoja de ruta clara permite repetir el mismo proceso una y otra vez, lo que facilita mantenerse organizado y productivo. También te da la ventaja de poder mejorar tu "plantilla" de proyecto a proyecto, lo que puede afectar mucho a tu eficacia, calidad y rentabilidad.

Nota final

En definitiva, la metodología en cascada es un enfoque válido de gestión de proyectos que puede ayudarte a mantenerte organizado y eficiente si se aplica correctamente.

Independientemente del enfoque que elijas, contar con las herramientas adecuadas para ayudarte a gestionar tu(s) proyecto(s) es crucial. No dejes de consultar nuestra selección de mejor software de gestión de proyectos. Hemos evaluado a más de 45 proveedores a través de una serie de métricas, haciendo que encontrar el más adecuado sea más fácil que nunca.

Estas soluciones te ayudan en cada paso del proceso, desde la planificación y programación hasta el seguimiento e incluso el presupuesto. Esto no sólo os mantiene organizados a ti y a tu equipo, sino que también os sitúa en el camino correcto para completar con éxito el proyecto.