Como humanos, no somos ajenos al riesgo. Todos los días tomamos decisiones y hacemos elecciones que nos exponen al análisis de riesgos. ¿Fumar este paquete de cigarrillos ahora aumentará tus probabilidades de padecer cáncer de pulmón dentro de 10 años? ¿Cuál es la probabilidad de que te atropelle un coche si cruzas la calle imprudentemente? Todas estas son cuestiones de análisis de riesgos.
El mismo concepto se aplica a la gestión de proyectos. Al fin y al cabo, cada proyecto tiene retos únicos que podrían obstaculizar su éxito. En esta guía, hablaremos de los fundamentos del análisis de riesgos en la gestión de proyectos y aprenderás cómo es posible adoptar un enfoque analítico para minimizar los riesgos y sus efectos potenciales en cualquier proyecto.
El análisis de riesgos en el contexto de la gestión de proyectos
Antes de entrar en los detalles del análisis de riesgos, es importante entender lo que significa realmente en el contexto de la gestión de proyectos. El análisis de riesgos es esencialmente un proceso para determinar los riesgos potenciales, comprender su gravedad y probabilidad, y luego tomar medidas para mitigarlos.
Cualquier cosa que pueda afectar a las personas, los procesos, los recursos o la tecnología de un proyecto se considera un riesgo. Conocer bien los riesgos de un proyecto puede ayudarte a tomar mejores decisiones a la hora de gestionarlos.
Principalmente, los problemas surgen de una de las tres fuentes siguientes:
- 1Riesgos internos
- Son riesgos que se originan dentro del propio proyecto o empresa. Si estos riesgos no se abordan con prontitud, pueden provocar costosos retrasos e incluso el fracaso del proyecto. Algunos ejemplos son una mala planificación presupuestaria, falta de comunicación, talento inadecuado o expectativas incumplidas.
- 2Riesgos externos
- Son riesgos que proceden del exterior del proyecto o de la empresa. Pueden derivarse de cambios en la normativa gubernamental, cambios en las necesidades de los clientes o cambios en la industria. Los acontecimientos medioambientales también pueden afectar a los riesgos externos. En otras palabras, están causados por factores externos que escapan a tu control.
- 3Riesgos inherentes
- Son riesgos que surgen de forma natural como parte del proyecto debido a su complejidad o alcance. Por ejemplo, un proyecto puede requerir una tecnología compleja que aún no se ha implantado. O puede implicar a un gran equipo que necesita mantenerse en la misma página a pesar de trabajar a distancia.
En cualquier caso, es crucial comprender los riesgos de un proyecto antes de intentar mitigarlos. Veamos más detenidamente los pasos de un proceso de análisis de riesgos en la gestión de proyectos.
1. Identifica el riesgo
Quizá la parte más difícil del análisis de riesgos sea identificar con precisión los riesgos implicados. Recuerda que no se trata de problemas que ya hayan ocurrido, sino de problemas potenciales que pueden surgir en el transcurso del proyecto. Por ello, es esencial pensar con originalidad y considerar una amplia gama de riesgos potenciales.
La mejor forma de hacerlo es implicando a todas las partes interesadas en el proyecto. Eso incluye a los miembros del equipo, proveedores, clientes e incluso consultores externos si es necesario. También puedes utilizar ejemplos de proyectos similares para identificar posibles riesgos.
Crea una lista nombrando cada riesgo, por pequeño que sea. Una lista de riesgos potenciales podría tener este aspecto
- Retraso en la finalización del MVP (14 días de retraso)
- Sobrecostes de marketing (10% de sobrecoste)
- Problemas legales imprevistos
2. Evalúa su probabilidad
El siguiente paso es evaluar la probabilidad de que se produzca un riesgo concreto. Es útil asignar a cada riesgo un valor numérico (por ejemplo, 0-10 o 0%-100%) para ayudarte a tomar mejores decisiones. Este valor debe reflejar la probabilidad de que se produzca un riesgo concreto. También puedes codificar los riesgos por colores (por ejemplo, rojo, amarillo, verde) para ilustrar mejor su probabilidad.
Ten en cuenta que se trata de un proceso continuo. A medida que avances en el proyecto, la probabilidad de ciertos riesgos cambiará. Por ejemplo, a medida que se acerque la fecha del lanzamiento de tu MVP, la probabilidad de un retraso podría aumentar si no has completado los hitos necesarios.
3. Calcula el impacto
A continuación, debes calcular el impacto potencial de cada riesgo. Este paso te ayudará a decidir qué riesgos requieren mitigación y cuánto tiempo y dinero debe asignarse a ese esfuerzo. El efecto del riesgo puede variar significativamente según la naturaleza del proyecto. Ten en cuenta que el impacto también puede variar de naturaleza.
Por ejemplo, un riesgo puede tener un impacto financiero inmediato, pero también puede provocar daños a largo plazo en las relaciones con los clientes o en tu reputación. Al igual que la probabilidad, ayuda asignar un valor numérico a cada riesgo. El valor se basará en tu evaluación de la gravedad del impacto. Cuanto más grave sea el impacto, mayor debe ser el número.
4. Define un desencadenante
Definir un desencadenante es uno de los pasos que más a menudo se pasan por alto en el análisis de riesgos. Un desencadenante es un acontecimiento que indica que el riesgo se ha producido o puede producirse pronto. Sin él, puede que sólo descubras el riesgo cuando ya sea demasiado tarde.
Los desencadenantes pueden variar según la naturaleza del riesgo. Si prevés sobrecostes, un desencadenante podría ser cuando los costes reales superen un determinado umbral. O si te preocupan los retrasos, un desencadenante podría ser cuando no se hayan completado todas las tareas en una fecha concreta.
5. Estima un calendario (opcional)
Por último, también puedes estimar cuándo podría producirse el riesgo. No todos los riesgos pueden predecirse de este modo, pero es útil tener un calendario aproximado para los que sí pueden. Te ayudará a planificar tu estrategia de mitigación de riesgos en consecuencia.
¿Por qué es esencial el análisis de riesgos?
Muchas empresas ven el análisis de riesgos como una carga innecesaria que complica el proceso de gestión del proyecto. En realidad, sin embargo, el análisis de riesgos es esencial para el éxito de la gestión de proyectos.
Para empezar, ayuda a identificar los riesgos potenciales antes de que causen daños. Eso puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo, ya que no tendrás que hacer frente a costosos errores que podrían haberse evitado. El análisis de riesgos también proporciona un marco para la planificación de contingencias, permitiéndote trazar un plan de acción si algo sale mal.
Por último, te ayudará a prepararte para la Industria 5.0. Según los expertos, la quinta ola de industrialización estará impulsada por los diseños centrados en el ser humano, la sostenibilidad y la resiliencia. Este último factor es donde entra en juego el análisis de riesgos, ya que te ayudará a crear un sistema robusto que pueda soportar cambios y acontecimientos inesperados.
Dos tipos de análisis de riesgos
Al realizar el análisis de riesgos en la gestión de proyectos, es importante recordar que existen dos tipos diferentes. Ambos tienen sus propias ventajas e inconvenientes. Una mezcla de estos enfoques suele ser lo mejor.
Análisis cuantitativo del riesgo
Cuantitativo, es decir, numérico, es el tipo de análisis de riesgos que suele utilizarse para determinar el impacto financiero potencial de un riesgo. El análisis es objetivo y se centra en la probabilidad de determinados resultados. Suele hacerse con fórmulas matemáticas complejas y modelos de hojas de cálculo.
Análisis cualitativo del riesgo
A diferencia del análisis de riesgos cuantitativo, el cualitativo es menos estructurado y más subjetivo. Se basa en la opinión de expertos y en modelos de riesgo para evaluar la probabilidad de ocurrencia del riesgo. Los resultados suelen expresarse como una calificación (por ejemplo, alta/media/baja).
Métodos básicos de análisis de riesgos en la gestión de proyectos
Para analizar adecuadamente los riesgos, no basta con pensar en los riesgos potenciales. Necesitas utilizar un enfoque sistemático para asegurarte de que se tienen en cuenta y se evalúan todos los riesgos posibles. Hay varios métodos entre los que puedes elegir, incluidos los siguientes.
Matriz de probabilidades
El método más básico, y uno de los más comunes, es una matriz de probabilidad. Consiste en asignar un valor numérico a la probabilidad y al impacto de cada riesgo. A continuación, los valores se multiplican para calcular la puntuación global de cada riesgo. La matriz tiene la ventaja añadida de que facilita la comparación de riesgos y la priorización de los esfuerzos de mitigación.
Pajarita
El método de la pajarita es una versión más compleja de la matriz de probabilidad. Consiste en dividir cada riesgo en dos partes: las causas y las consecuencias. Con el riesgo elegido en el centro, puedes dibujar un diagrama que te ayude a visualizar el riesgo y sus elementos relacionados. Este enfoque es especialmente útil cuando se trata de riesgos que tienen múltiples causas y consecuencias potenciales.
Árbol de decisiones
Cuando se trata de riesgos que implican múltiples decisiones, un árbol de decisiones puede trazar los distintos resultados posibles. Coloca el riesgo elegido en la parte superior del árbol, y luego dibuja ramas para cada decisión que haya que tomar. En cada rama, asigna una probabilidad de éxito o fracaso y un coste asociado. Hacerlo te ayudará a determinar qué curso de acción conducirá con mayor probabilidad al resultado deseado.
SWIFT
Otra opción es la "Técnica del Y si... estructurado" (SWIFT). Es un método de lluvia de ideas utilizado para identificar y evaluar riesgos. Empieza por definir el riesgo y luego formula preguntas del tipo "¿Y si...?" para explorar las posibles consecuencias. Puedes utilizarlo para idear posibles soluciones y planes de contingencia. Hacer que tu equipo participe en este análisis puede ayudar a garantizar que se tengan en cuenta todos los riesgos posibles.
Delphi
En una línea similar, el método Delphi es un enfoque basado en el consenso que se utiliza para identificar y priorizar los riesgos. Consiste en reunir a un grupo de expertos y hacer que utilicen su experiencia e intuición para responder a preguntas sobre riesgos potenciales. A continuación, un facilitador recoge las respuestas de cada experto y las recopila en un informe que puede utilizarse para crear un plan de acción.
Creación de un plan de gestión de riesgos
Con tus valiosos datos en la mano, es hora de desarrollar un plan de gestión de riesgos. Puedes conseguirlo en varios pasos.
Establecer prioridades
Basándote en sus valores numéricos, tu juicio o los resultados de tu análisis, prioriza los riesgos de más a menos urgentes. Una combinación de impacto y probabilidad puede ayudarte a evaluar la gravedad potencial de cada riesgo.
Analizar
Una vez asignada una prioridad a los riesgos, analiza cada uno de ellos para identificar posibles soluciones. Tendrás muchas opciones a la hora de mitigar los riesgos, como por ejemplo
- 1Evitar el riesgo
- Toma medidas para eliminar el riesgo por completo. Por ejemplo, si un determinado proveedor es el causante del riesgo, plantéate cambiar a otro.
- 2Transferir el riesgo
- Si no puedes evitar el riesgo, transfiérelo a otra parte. Esto podría hacerse mediante un seguro o contratos con terceros proveedores.
- 3Aceptar el riesgo
- En algunos casos, evitar o transferir el riesgo puede no ser posible. Por tanto, debes minimizar el daño potencial y aceptar el riesgo.
- 4Reducir la probabilidad
- Este método implica tomar medidas para reducir la probabilidad de que se produzca un riesgo. Por ejemplo, puedes necesitar formación adicional para los empleados. También puedes desarrollar nuevos procesos y procedimientos.
Asignación
También querrás asignar la responsabilidad de gestionar cada riesgo. Asegúrate de que la persona designada tiene los conocimientos y la experiencia necesarios para encargarse de la tarea. El director del proyecto suele supervisar todo el proceso de gestión de riesgos. Los riesgos técnicos pueden ser gestionados por el personal informático, mientras que los riesgos de recursos humanos pueden ser gestionados por el personal de RRHH.
Supervisión
Por último, tendrás que supervisar los riesgos continuamente. Revisa periódicamente la lista de riesgos y asegúrate de que cada uno se gestiona correctamente. Así te asegurarás de que no se te escapa nada y de que todos los riesgos se gestionan eficazmente.
Herramientas de ayuda al análisis de riesgos en la gestión de proyectos
Además de los registros y matrices de riesgos, existen diversas herramientas que te ayudarán con el análisis de riesgos.
Una de las ventajas del software de gestión de proyectos es que a menudo viene con suficientes funciones de gestión de riesgos, lo que te permite documentar y hacer un seguimiento de los riesgos de forma más eficaz sin tener que ampliar tu conjunto de herramientas en términos de software.
Algunas soluciones también vienen con la capacidad de crear automatizaciones y grandes diseños para gestionar los riesgos, lo que te ayuda a priorizar, asignar tareas y controlar las amenazas en tiempo real.
Conclusión
El análisis de riesgos es una parte esencial de la gestión moderna de proyectos. No es algo que haya que temer o ignorar, sino que hay que adoptarlo para garantizar el éxito de cualquier proyecto.
Comprendiendo los riesgos asociados a tu proyecto y tomando medidas proactivas para mitigarlos, puedes asegurarte de que nada se interponga en el camino hacia el resultado deseado.
Para agilizar aún más tus procesos, consulta nuestra lista del mejor software de gestión de proyectos. Con las herramientas adecuadas, la gestión de tus riesgos y flujos de trabajo se vuelve mucho más organizada, lo que en última instancia te ayuda a mantener todo a la vista y a no convertirte en un riesgo por ti mismo.
