Tu equipo acaba de recibir un enorme proyecto para renovar el sitio web de la empresa. No es gran cosa; ya has gestionado grandes proyectos antes. Pero cuando empiezas a planificarlo, se te abren los ojos. Esto tiene un millón de piezas móviles, plazos ajustados y mucho en juego.
Hay una nueva funcionalidad del sitio, un rediseño visual, actualizaciones tecnológicas entre bastidores y una migración de contenidos antiguos. Esta revisión del sitio web parece un lío enmarañado. Ya puedes imaginarte las noches y los fines de semana de trabajo que te esperan. Todo el equipo está empezando a sudar.
No te preocupes más; aquí es donde una buena gestión de proyectos marca la diferencia. Una solución es desglosar las cosas utilizando una estructura de desglose del trabajo.
Esta guía te guiará en la creación de una estructura de desglose del trabajo eficaz para recuperar la esperanza y completar cualquier proyecto, por complejo que sea.
¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un esquema organizado de un proyecto dividido en trozos del tamaño de un bocado, como los ingredientes de una receta o las piezas de una máquina. Desglosa el trabajo jerárquicamente, desde los trozos más grandes (los entregables o fases) hasta las tareas más pequeñas para trazarlo y gestionarlo todo.
Los principales componentes de una EDT son
- Alcance del proyecto: El conjunto completo de trabajo que debe realizarse
- Fases o entregables: Las etapas clave de principio a fin o resultados tangibles prometidos
- Paquetes de trabajo: Grupos de tareas relacionadas necesarias para cumplir cada etapa o entregable
- Tareas: Las acciones concretas que hay que llevar a cabo
Ventajas de utilizar una EDT
Con tu monstruoso proyecto frente a ti, puede que te estés preguntando si realmente merece la pena el esfuerzo de mapearlo todo en una EDT detallada. Al fin y al cabo, es más trabajo incluso antes de empezar, ¿no?
La cuestión es que esforzarse al principio para desglosar el proyecto merece la pena a largo plazo. He aquí algunas de las principales ventajas:
Mejor planificación y organización del proyecto
Crear una EDT detallada te obliga a peinar los objetivos, entregables y tareas del proyecto desde el principio. Esta planificación por adelantado ayuda a identificar cualquier laguna o área confusa de una forma poco arriesgada, en lugar de intentar resolver las cosas más tarde. También te permite detectar dependencias entre tareas y organizar el trabajo en un orden lógico.
Mejora la comunicación y la colaboración en equipo
Una EDT bien estructurada proporciona un mapa compartido que pone a todos en la misma página. Los miembros del equipo ven al instante cómo contribuye su trabajo a objetivos más amplios, con quién tienen que colaborar y en qué punto se encuentran las cosas en cada momento. Es mucho mejor que si cada uno intentara reconstruir las cosas por su cuenta.
Mejor asignación y gestión de recursos
Una EDT te permite asignar recursos en función de los requisitos de las tareas. Se acabó el adivinar si tienes el ancho de banda necesario. Además, el seguimiento del uso de los recursos a lo largo del proceso evita sorpresas no deseadas en el futuro.
Mayor visibilidad y control del proyecto
Cuando los proyectos se alargan, es fácil perder de vista lo que ocurre en las trincheras. Con una EDT que lo expone todo sistemáticamente, mantienes una visibilidad clara de la situación. Te permite identificar rápidamente los posibles problemas, solucionarlos más rápidamente y mantener el rumbo.
Tipos de estructuras de desglose del trabajo
Al trazar tu EDT, tendrás que decidir si organizar las tareas por entregables del proyecto o por fases del proyecto. Elegir el enfoque adecuado depende de la duración de tu proyecto y de la claridad del resultado.
La estructura PEP basada en entregables se organiza en torno a los entregables tangibles producidos para el cliente. Desglosas el alcance global del proyecto en trozos alineados con los resultados clave.
Por ejemplo, si estuvieras construyendo una casa del árbol a medida, los entregables podrían incluir
- Cimientos
- Suelo
- Estructura de la pared
- Estructura del tejado
- Elementos de seguridad
A continuación, agruparías tareas específicas bajo cada entregable. Esto funciona bien para proyectos a corto plazo con objetivos y muy concretos.
Luego tenemos la PEP basada en fases. En este caso, clasificas las tareas por fases del proyecto, en lugar de por productos finales. Las fases típicas incluyen la concepción, el diseño, la implementación, las pruebas y el mantenimiento.
Dentro de cada cubo de fase, creas paquetes de trabajo que albergan grupos relacionados de tareas a realizar en esa etapa del proyecto. Este enfoque brilla para iniciativas largas y complejas con resultados más fluidos.
Ambos métodos funcionan bien para distintos tipos de proyectos. Un modelo híbrido también es una opción si se ajusta mejor a tu ámbito.
Pasos para crear una estructura de desglose del trabajo eficaz
Crear una EDT bien estructurada es un poco como un puzzle. Puedes armarlo en distintos órdenes, pero seguirás necesitando un plan. Aquí tienes un proceso habitual que funciona bien:
1. Definir el alcance y el objetivo del proyecto
Determina los límites del trabajo que se incluirá y el que no. Profundiza en los estatutos del proyecto, el plan de trabajo, los requisitos, los documentos y otros materiales para comprender plenamente el objetivo, los resultados, los plazos, las limitaciones, las hipótesis y los parámetros de éxito.
Identifica también a todas las partes interesadas en el proyecto, tanto las afectadas internamente (miembros del equipo, otros departamentos, etc.) como los grupos externos, como los clientes. Comprender de antemano las necesidades y expectativas garantiza que no se omita ningún trabajo importante de la EDT.
Una vez comprendido el alcance, puedes dar al proyecto un nombre distinto como objetivo general de nivel 1. Si piensas crear una EDT para la construcción de una casa, tu nivel 1 podría llamarse simplemente "Construcción de una casa".
Si te preguntas qué se entiende por niveles, no te preocupes, entraremos en ello más adelante, cuando sea más visual.
2. Identificar las principales fases clave o entregas
Divide la iniciativa en unidades manejables y lógicas. Para una EDT centrada en las entregas, determina los resultados tangibles prometidos a las partes interesadas. ¿Qué productos, servicios u otros resultados producirás? Toma notas y prioriza las entregas según su importancia.
Si quieres utilizar una EDT basada en fases, determina las fases principales desde la concepción hasta la finalización. Puedes revisar las fases a medida que avance el proyecto. Las fases se utilizarán para clasificar el trabajo según la fase en la que se encuentre.
Al final, te quedarán los elementos de nivel 2. En nuestro ejemplo de construcción de una casa, podrían ser los cimientos, el interior y el exterior de la casa.
3. Descomponer en paquetes de trabajo
Para cada entregable o fase, crea paquetes de trabajo agrupando las tareas y subtareas necesarias para producir ese componente. El objetivo es descomponer el trabajo en actividades que tarden entre 8 y 80 horas en completarse.
Asegúrate de que los paquetes de trabajo son mutuamente excluyentes (no se solapa el trabajo) y colectivamente exhaustivos (se tiene en cuenta todo el trabajo necesario).
Para ello
- Aclara la finalidad, el alcance y los criterios de aceptación de cada paquete de trabajo.
- Identifica las dependencias entre paquetes.
- Ordénalos en una secuencia basada en las prioridades y el flujo lógico.
Después de eso, deberían quedarte los elementos de nivel 3.
En nuestro ejemplo, los paquetes de trabajo para Interior podrían incluir elementos como fontanería, electricidad, pintura y suelo.
4. Enumerar todas las tareas y subtareas
Por último, cada paquete de trabajo sigue necesitando sus tareas específicas. Enumera todas las tareas que pertenecen a los respectivos paquetes de trabajo. Si algunas tareas son muy extensas y pueden desglosarse en áreas individuales, puedes incluso entrar en más detalles y crear subtareas.
Una vez que hayas enumerado todas las tareas, estas son ahora tus elementos de nivel 4 y de nivel 5 si trabajas con subtareas.
Si tomamos la electricidad de una casa como paquete de trabajo, las tareas podrían ser las siguientes:
- Instalación eléctrica en bruto
- Instalación del cuadro de servicio principal
- Instalación de alumbrado
- Instalación de enchufes e interruptores
- Comprobaciones de seguridad y conformidad
Si ahora utilizaras también subtareas, estas podrían ser las siguientes para la instalación del panel de servicio principal:
- Montar el panel de servicio (caja de disyuntores) en la pared
- Conectar la línea eléctrica principal de la compañía eléctrica al panel de servicio
- Instalar el disyuntor principal, los disyuntores y etiquetar los circuitos
5. Asignar la propiedad y estimar los recursos
Determina quién será el responsable de entregar cada paquete de trabajo y las tareas asociadas. Estima los recursos necesarios en términos de horas, presupuesto y materiales. La asignación de recursos debe alinearse con las asignaciones y debes identificar las relaciones y dependencias entre los paquetes de trabajo.
6. Revisar y perfeccionar
Pasa el borrador de la EDT a los interesados para que lo revisen. Incorpora sus comentarios sobre la estructura, el flujo, las necesidades de recursos, las dependencias, etc.
Es posible que tengas que actualizarla según sea necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Una EDT es un documento vivo. Sigue perfeccionándolo a lo largo del proyecto o ciclo de vida del producto a medida que las cosas cambien y evolucionen.
Niveles de una estructura de desglose del trabajo
Los niveles de la EDT convierten el caos en orden al estratificar todas las dependencias de un proyecto. El nivel 1 es el más alto y con más dependencias globales, ya que depende de todos los niveles subyacentes. Todos los niveles adicionales dependen menos de otros elementos.
Mantener la EDT adecuadamente estratificada garantiza que se incluya todo el trabajo necesario, sin dejar de ser digerible. Las directrices generales recomiendan de 3 a 4 niveles, pero puedes utilizar más siempre que te mantenga organizado.
Si es demasiado, puedes crear varias EDT. Por ejemplo, una para la estructura general del proyecto y otras adicionales dentro de cada departamento.
Con 4 niveles, una estructura de desglose del trabajo visual podría tener este aspecto:
La estructura de niveles es similar al proceso de creación de una EDT. Con 4 niveles suelen representar el objetivo del proyecto como nivel 1, los principales entregables o fases como nivel 2, los paquetes de trabajo como nivel 3 y las tareas específicas como nivel 4. Si incluyes subtareas, serían el nivel 5.
Buenas prácticas para crear una estructura de desglose del trabajo
Al igual que las personas que trabajan primero en el borde de un puzzle para terminar todo el marco y luego se abren camino de una esquina a la otra, también hay formas probadas de crear una EDT que pueden facilitar el camino.
Estas son las mejores prácticas clave.
Sigue la regla del 100%
La regla del 100% significa que el 100% del trabajo debe distribuirse en cada nivel. Una parte esencial es determinar el esfuerzo para cada componente del nivel más bajo, que suelen ser las tareas o subtareas. Una vez determinado el esfuerzo (por ejemplo, en horas) para todos ellos, puedes sumar el esfuerzo total para el nivel y calcular el porcentaje de contribución de cada tarea al nivel. Después de hacerlo para el nivel más bajo, puedes hacer lo mismo para el nivel inmediatamente superior e ir subiendo hasta llegar al nivel 1, que siempre es el 100% por sí mismo.
Revisa cuidadosamente con los miembros del equipo de cada nivel para confirmar que no faltan tareas críticas o que se han evaluado falsamente antes de finalizar. Dejar agujeros puede socavar los presupuestos, los recursos y los plazos.
La regla del 100% garantiza que cada tarea necesaria se incluya en el proyecto, destacando el esfuerzo y la importancia de cada parte. Ayuda a planificar con claridad, a evitar el trabajo innecesario y a garantizar que todo se tenga en cuenta.
Usa una convención de nomenclatura coherente
Una gran estructura de desglose del trabajo puede resultar desordenada y confusa cuando se hace referencia a cualquier elemento fuera del desglose visual. Crea una convención de nomenclatura estándar para etiquetar los elementos de la EDT en función de sus niveles, como entregables, paquetes de trabajo y tareas. Por ejemplo, utiliza números para cada nivel y posición, o precede los entregables con "D" y los paquetes de trabajo con "W", y utiliza números secuenciales (D1, D2, y W1, W2, etc.) delante de sus descripciones. Los formatos estandarizados ayudan a mejorar la comprensión entre las partes interesadas.
Céntrate en los resultados, no en las acciones
Construye los entregables, fases y paquetes de trabajo de la EDT en torno a los resultados deseados, en lugar de intentar detallar cada una de las acciones necesarias. Mantén las descripciones centradas en "qué" se producirá y no en "cómo" se hará. Los detalles de las acciones vienen después.
Aplica la regla 8/80 para dimensionar los paquetes de trabajo
Crea paquetes de trabajo lo suficientemente pequeños como para completarlos en menos de 80 horas de trabajo, pero lo suficientemente grandes como para que sean cuerpos de trabajo significativos (más de 8 horas). Esto mantiene los componentes manejables pero sustanciales. Si echas cuentas, eso supone entre uno y diez días de esfuerzo.
Implica al equipo del proyecto en el desarrollo
Involucra a miembros del equipo de distintas disciplinas en la creación y perfeccionamiento de la EDT. Su experiencia sobre el terreno puede ayudar a identificar los elementos que faltan y mejorar la precisión de las estimaciones y la secuenciación.
Define los criterios de aceptación del paquete de trabajo
Define criterios claros que deban cumplirse para que cada paquete de trabajo se considere completo y listo para su integración. Definir las expectativas de calidad por adelantado minimiza los desajustes posteriores. Por ejemplo, ¿qué normas debe cumplir el entregable y quién lo aprueba?
Visualizar y gestionar tu estructura de desglose del trabajo
Intentar gestionar una EDT compleja como una lista de viñetas o a través de varias hojas de cálculo puede desordenarse rápidamente. Visualizar la estructura en un lugar accesible para todos marca la diferencia.
Un diagrama de árbol es un buen punto de partida, ya que es sencillo y muestra bien los niveles y dependencias sin complicar la estructura.
Te recomendamos que lo hagas en tu software de gestión de proyectos, para que no tengas que estar cambiando de una herramienta a otra. Si aún no utilizas ningún software de gestión de proyectos o te gustaría cambiar debido a alguna restricción con el que utilizas actualmente, hemos analizado más de 45 proveedores para encontrar el mejor software de gestión de proyectos del mercado.
Si quieres empezar tu proyecto con el software mejor valorado en general, puedes adelantarte con las plantillas de pizarra de ClickUp: Plantilla de alcance del proyecto y Plantilla de estructura de desglose del trabajo.
Una vez que hayas completado tu diagrama de árbol y el proyecto esté a punto de comenzar, debes ampliar tu EDT transformándola en una vista de proyecto adecuada.
Transformar tu EDT en tareas procesables
Dependiendo de lo complejo y anidado que sea tu proyecto, debes convertir tus tareas y posiblemente dependencias en una vista de proyecto adecuada.
Esto garantiza que, además de tu EDT, donde puedes seguir el progreso general, puedes utilizar una vista de proyecto para seguir el progreso de cada tarea individual con mayor detalle. Además, las vistas de proyecto te permiten elaborar tus tareas en su totalidad incluyendo toda la información sin que resulte confuso, y facilita mucho la colaboración en equipo.
Las vistas más utilizadas y ofrecidas por los proveedores de software de gestión de proyectos son las siguientes:
Diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt representa tus proyectos a través de una vista de línea de tiempo con barras horizontales que representan la duración. Su principal diferencia con respecto a una vista de cronograma clásica es que puedes crear, visualizar y gestionar dependencias, lo que lo hace perfecto para proyectos complejos en los que intervienen muchas tareas y equipos conectados.
Calendario y línea de tiempo
Si trabajas mucho con dependencias de tiempo y menos con dependencias de tareas, una vista de calendario o línea de tiempo podría ser ideal para ti. Aquí puedes listar tus tareas directamente en un calendario o mostrarlas en una línea de tiempo (similar al diseño del diagrama de Gantt).
Kanban y lista
La vista de tablero Kanban funciona como un tablero de anuncios, mostrando normalmente el estado o la prioridad de cada tarea en columnas. Es un formato muy popular debido a su estructura sencilla y clara, ya que sólo se centra en el estado y las tareas.
Si lo prefieres aún más sencillo pero más flexible, también puedes organizar tus tareas en una vista de lista clásica y crear campos personalizados según tus necesidades.
Aunque algunas vistas de proyecto son más adecuadas para determinados tipos de proyecto que otras, en última instancia depende de tus preferencias. Elige una solución que os facilite el trabajo al máximo a ti y a tu equipo.
Crear un diccionario EDT
Un diccionario EDT actúa como una enciclopedia para tu estructura de desglose del trabajo. Proporciona información detallada sobre cada componente de tu EDT. Se utiliza para garantizar que todos los implicados en el proyecto comprenden claramente las tareas, los entregables y el alcance. Piensa en ella como en una wiki que todo tu equipo puede consultar.
El Diccionario de la EDT debe incluir la siguiente información para cada elemento de la EDT:
- Código EDT: El identificador único de cada elemento de la EDT.
- Nombre del elemento: El nombre de la tarea o entregable.
- Descripción: Una descripción detallada del trabajo a realizar, incluidos los entregables y objetivos del proyecto.
- Responsable: La persona o equipo responsable de realizar el trabajo.
- Coste estimado: El coste presupuestado para realizar el trabajo.
- Duración estimada: El tiempo necesario para realizar el trabajo.
- Recursos necesarios: Los recursos humanos, equipos, materiales y cualquier otro recurso necesario.
- Predecesores y sucesores: Información sobre las dependencias de las tareas, indicando qué tareas deben completarse antes de que puedan comenzar otras.
- Criterios de aceptación: Los criterios que deben cumplirse para que el entregable se considere completo y aceptable.
- Hitos: Fechas clave o hitos asociados al elemento de la EDT.
- Limitaciones y supuestos: Cualquier limitación que pueda afectar a la realización del trabajo y las suposiciones realizadas durante la fase de planificación.
Al elaborar tu diccionario de la EDT, céntrate en mantener descripciones concisas y claras. El diccionario debe comunicar la información vital de cada elemento de trabajo de un vistazo. Sé breve pero minucioso en las descripciones. Ve rápidamente al grano utilizando un lenguaje sencillo que sea universalmente comprensible.
Conclusión
Crear una estructura de desglose del trabajo puede parecer una tarea extra antes de que comience el trabajo real, pero en realidad es tu arma secreta para abordar grandes proyectos.
Esta guía te ha guiado en cada paso del camino, desde la división del proyecto en tareas del tamaño de un bocado hasta las mejores prácticas clave que garantizan tu éxito.
Pero no se trata sólo de planificar. Conseguir que tu equipo participe en el proceso de la EDT, centrarse en los objetivos finales y mantener a todo el mundo informado son pasos cruciales. Con el software de gestión de proyectos adecuado y un diccionario detallado de la EDT, puedes asegurarte de que todos tiran en la misma dirección.
Esto es lo esencial: Crear una EDT no es una tarea más de tu lista de tareas pendientes; es sentar las bases del éxito del proyecto. En este punto, estás preparado para abordar cualquier proyecto, convirtiendo los retos complejos en una estructura sencilla.
