Los 7 mejores CRM para bufetes de abogados + por qué necesitas uno

El software CRM es la solución definitiva para gestionar las montañas de documentación que conlleva dirigir un bufete de abogados. Te ayuda a mantenerte organizado y a gestionar de forma segura la información confidencial con facilidad.

Sin embargo, con cientos de opciones disponibles -cada una de las cuales pretende revolucionar tu forma de gestionar los casos y las relaciones con los clientes-, elegir la adecuada puede ser una tarea desalentadora. Ahí es donde entramos nosotros. En Softailed, hemos hecho el trabajo duro para ayudarte a encontrar la solución perfecta para tu empresa.

¡Empecemos!

¿Qué es un software CRM y cómo puede ayudar a los bufetes de abogados?

El software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es tu asistente digital para gestionar las relaciones con los clientes y la información de los casos. Piensa en él como un archivador digital que almacena datos y te ayuda a utilizarlos con más eficacia. También te ayuda con la comunicación, permitiéndote resolver los problemas de los clientes y comercializar tus servicios con mayor eficacia.

Te explicamos cómo puede ayudarte:

Gestionar la información y los casos de los clientes

Lo más probable es que estés haciendo malabarismos con múltiples clientes y casos simultáneamente. ¡Un estudio sobre la dotación de personal en las fiscalías reveló que los abogados llevaban hasta 176 casos!

Aquí es donde el software CRM puede ser muy útil. Cada expediente de cliente se convierte en un centro de toda la información relacionada: correos electrónicos, notas, documentos y esos detalles cruciales mencionados de pasada que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos.

Teniendo en cuenta que el 74% de los profesionales del derecho dicen que dedican demasiado tiempo a tareas administrativas, el software CRM ayuda a reducirlo almacenando todo en un solo lugar.

Mejora la comunicación

¿Te suena familiar? Un cliente necesita firmar una declaración jurada. Otro está esperando una actualización del caso. Un tercero aún no ha pagado su factura. Es fácil sentirse abrumado y perder de vista la comunicación con el cliente. Sin embargo, más del 80% de las personas dicen que una comunicación puntual y unos próximos pasos claros son vitales a la hora de evaluar a un abogado o bufete.

El software CRM aborda esta cuestión de frente. En primer lugar, automatiza el trabajo pesado. Esos correos electrónicos de recordatorio de pago se envían automáticamente. Además, todas las interacciones con tus clientes se mantienen en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento de quién necesita qué y cuándo.

Toma de decisiones basada en datos

Los números cuentan historias, y el software CRM te ayuda a leerlas. De hecho, muchos CRMS pueden generar informes sobre aspectos como los resultados de los casos, las tasas de captación de clientes, el rendimiento financiero y la satisfacción del cliente. El 67% de los bufetes de abogados utilizan ahora la analítica jurídica para mostrar su experiencia a los clientes, y el 57% utilizan la inteligencia competitiva para atraer nuevos negocios.

Cuando toda la información sobre tus clientes está en un solo lugar, los patrones se hacen evidentes. Por ejemplo, al examinar los datos demográficos de los clientes y los tipos de casos, un bufete puede descubrir que una parte importante de sus casos de lesiones personales procede de un grupo de edad o una zona geográfica concretos. O puede observar que los clientes suelen tener dificultades con determinados planes de pago, lo que indica que ha llegado el momento de hacer algunos cambios.

¿Cuáles son las caraterísticas del mejor software CRM para bufetes de abogados?

A primera vista, todos los programas CRM para bufetes de abogados pueden parecer iguales. Pero cuando lo mires más de cerca, notarás diferencias clave que pueden influir en tu elección.

Éstas son algunas de las cosas que debes tener en cuenta al elegir un software CRM para tu bufete:

Facilidad de uso

Uno de los factores más importantes a tener en cuenta en un CRM para bufetes de abogados es la facilidad de uso. Algunos sistemas pueden ser excesivamente complicados, pero el objetivo es simplificaros las cosas a ti y a tu equipo. Busca un software con una curva de aprendizaje mínima que puedas implantar rápidamente.

El mejor software CRM debe tener

• Interfaz limpia e intuitiva
• Paneles de control CRM personalizables (https://softailed.com/blog/crm-dashboards)
• Tutoriales claros
• Tiempo de configuración rápido

Integración

Aunque tu CRM se encargará de muchas tareas, algunos procesos permanecerán en otros sistemas. Por eso son tan importantes las capacidades de integración.

Tu CRM debe funcionar a la perfección con tus sistemas de correo electrónico y teléfono, herramientas de videoconferencia y servicios de firma electrónica de documentos. Debe conectarse sin problemas con tu software de control horario y tus sistemas de facturación. Cuanto más fluidas sean estas conexiones, más fluido será tu canal de ventas.

Automatización

Las funciones de automatización eficaces pueden gestionar la generación de clientes potenciales, las comunicaciones con los clientes y la programación de citas. También deben actualizar automáticamente el estado de los casos y hacer un seguimiento de las horas facturables con el mínimo esfuerzo. Y lo que es más importante, la automatización debe ser personalizable para adaptarse al flujo de trabajo específico de tu empresa.

Seguridad

En el mundo jurídico, la seguridad no es sólo algo agradable de tener, sino obligatorio. Dependiendo de dónde ejerzas, puede que tu CRM deba cumplir varias normas de seguridad, entre ellas

• SOC2: Un marco de ciberseguridad que garantiza el tratamiento adecuado de los datos sensibles.
• GDPR: Una ley de la Unión Europea que protege la privacidad y seguridad de los datos personales.
• HIPAA: Una ley estadounidense que protege la información médica.
• CCPA: Una ley que protege la privacidad de los consumidores de California.

Busca funciones como la autenticación de dos factores, el cifrado de datos, auditorías de seguridad periódicas y controles de acceso estrictos. Todos ellos deberían formar parte del paquete.

Atención al cliente

Cuando surgen problemas, necesitas asistencia rápida. Busca un CRM con una sólida reputación de asistencia las 24 horas del día.

Un gran servicio de atención al cliente significa tener a alguien disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, con tiempos de respuesta rápidos. El equipo de asistencia debe estar bien informado, ser capaz de resolver los problemas con eficacia y ayudarte a maximizar el valor de tu CRM. El mejor soporte va más allá de la resolución de problemas para asegurarse de que tu sistema está totalmente optimizado.

Coste

El CRM ideal logra un equilibrio entre prestaciones y coste. Es importante no renunciar a las herramientas necesarias para ahorrar dinero, pero tampoco debes pagar por funciones que nunca utilizarás.

Piensa en el precio por usuario y si la facturación mensual o anual tiene más sentido para tu empresa. Ten cuidado con las cuotas de instalación y los costes de formación. Considera qué funciones adicionales necesitas realmente. Muchos proveedores ofrecen planes gratuitos a las nuevas empresas que empiezan, lo que puede ser una buena forma de tantear el terreno.

Lee: Email Marketing para abogados: estrategia y ejemplos reales

El mejor software CRM para despachos de abogados

Tras analizar detenidamente a los proveedores líderes del sector, hemos clasificado las mejores opciones en función de los factores indicados anteriormente. Nuestra lista es el resultado de una revisión en profundidad de más de 35 de las mejores soluciones de software CRM disponibles. Hemos combinado nuestros hallazgos con las características que más importan a los despachos de abogados para crear las siguientes clasificaciones.

Echa un vistazo a nuestra selección del mejor software CRM y descubre más información. También puedes obtener más información sobre nuestro proceso de evaluación aquí.

1. Clio

Precio: 39-139 $/usuario al mes

Cuando se trata de software CRM jurídico, Clio destaca como nuestra mejor elección. Está diseñado específicamente para bufetes de abogados, con funciones que demuestran un profundo conocimiento del trabajo jurídico.

Por ejemplo, su función de presentación judicial online. Puedes presentar y notificar electrónicamente documentos judiciales oficiales directamente desde el sistema. Añade firmas electrónicas y reserva de citas, y tendrás un potente conjunto de herramientas jurídicas.

Clio es ampliamente reconocido como intuitivo y fácil de usar, con una curva de aprendizaje mínima. El panel de control muestra el estado de cada cliente de un vistazo, y su información sobre la captación de clientes ayuda a saber qué esfuerzos de marketing funcionan mejor. Clio también cuenta con una amplia red de más de 250 integraciones con terceros, como Microsoft 365, Google Workspace, Zoom, software de contabilidad y gestión de documentos.

Si buscas funciones de automatización, Clio también las tiene, como la automatización del flujo de trabajo, la automatización de documentos y la gestión del correo electrónico. La gestión de pagos también está automatizada, y puedes crear facturas profesionales capturando cada minuto facturable. El sistema puede generar y enviar facturas automáticamente según tu programación, además de enviar recordatorios de pago automáticos cuando vencen.

La seguridad es de primera categoría, con un equipo de seguridad 24/7/365 y supervisión continua de vulnerabilidades. Clio también se adhiere a todas las prácticas de seguridad estándar del sector y emplea protocolos de encriptación para los datos en reposo y en tránsito. También puedes personalizar los controles de acceso, lo que significa que tu información sensible estará estrictamente controlada, incluso dentro de la empresa.

Por último, el servicio de atención al cliente de Clio está ahí cuando lo necesitas. Puedes acceder a ellos a través del chat en directo y de la asistencia telefónica. Hay seminarios web y una amplia documentación en línea para ayudarte a hacer el trabajo.

2. Lawmatics

Precio: presupuestos personalizados

Como habrás adivinado por el nombre, Lawmatics es otra plataforma creada específicamente para abogados. Su interfaz fácil de usar permite a los profesionales del derecho entrar de lleno y gestionar las relaciones con los clientes sin necesidad de una formación exhaustiva.

La automatización es donde Lawmatics realmente brilla. Sus formularios de admisión de clientes pueden activar automáticamente mensajes de texto o correos electrónicos a los nuevos clientes. ¿Necesitas programar consultas iniciales? El sistema también se encarga de ello, con recordatorios automáticos de citas. También puedes automatizar tareas y programar campañas de correo electrónico y flujos de trabajo directamente desde la plataforma. Eso significa que la plataforma puede sustituir a tu software de marketing por correo electrónico.

El panel de control central de la plataforma pone todo a tu alcance: tareas, citas y seguimiento del rendimiento. Incluso puedes ver qué fuentes de referencia aportan más negocio. Además, gestiona la facturación, el seguimiento del tiempo y el cobro, todo en un solo lugar. Se integra con varios sistemas de gestión de tareas, herramientas de comunicación, software de contabilidad y pagos, y sistemas de marketing y generación de contactos como Google Ads y CallRail.

En cuanto a la seguridad, Lawmatics utiliza el alojamiento de Amazon Web Services y encriptación AES de 256 bits, el mismo nivel de seguridad que utilizan los bancos. Puedes activar la autenticación de dos factores para una mayor protección.

En cuanto al soporte, Lawmatics asigna a cada cliente su propio gestor de cuenta. Puedes ponerte en contacto con él por correo electrónico o teléfono y participar en sesiones de ayuda diarias para recibir asistencia en directo.

3. HubSpot

Precio: Plan gratuito disponible. Los planes de pago cuestan entre 20 y 3600 $/mes.

Mientras que muchas opciones se centran exclusivamente en el trabajo jurídico, HubSpot adopta un enfoque más general. Como uno de los nombres más importantes del sector, es probable que muchos miembros de tu equipo estén familiarizados con el software. Las capacidades de chatbot de HubSpot simplifican la comunicación con el cliente, y el panel de análisis es completo y fácil de navegar.

Aunque puede llevar un poco más de tiempo aprender a utilizarlo que las opciones específicas para el sector legal, HubSpot es sorprendentemente fácil de usar, teniendo en cuenta su potencia. El constructor de automatización te permite crear flujos de trabajo complejos sin tocar ningún código. Además, permite una amplia gama de automatizaciones para la captación de clientes, el correo electrónico y las campañas de marketing.

De hecho, HubSpot ofrece un conjunto completo de herramientas de marketing y ventas para ayudar a tu empresa a crecer. Puedes conectar el software con más de 1750 aplicaciones, incluido software de práctica jurídica, herramientas de comunicación, software de facturación, redes sociales y herramientas de comunicación como Zoom y Aircall.

HubSpot también mantiene estándares de cumplimiento de primer nivel en todos los ámbitos. Utiliza el cifrado de datos para protegerlos tanto en tránsito como en reposo. Dispone de permisos de usuario personalizables para garantizar que sólo el personal autorizado tenga acceso a información específica.

En cuanto a la asistencia, todos los suscriptores disponen de correo electrónico y chat; la asistencia telefónica sólo es una opción para los suscriptores de los planes Profesional y Empresa. También hay una [base de conocimientos] de primera categoría (https://help.hubspot.com/NewTab), donde puedes encontrar respuestas a las preguntas más habituales.

4. Zoho CRM

Precio: Plan gratuito disponible. Los planes de pago cuestan entre 14 y 57 $ por usuario y mes.

Zoho CRM iguala muchas de las características de HubSpot a la vez que añade su propia funcionalidad única.

La historia de éxito de un bufete de abogados muestra lo que Zoho puede hacer. Zylker Legal necesitaba capturar todos los casos nuevos en un solo lugar para que los abogados pudieran revisarlos y elegir. Los módulos personalizados y las reglas de automatización de Zoho lo hicieron posible en cuestión de minutos.

Con Zoho CRM, puedes automatizar muchas tareas repetitivas, como el seguimiento de clientes y los recordatorios de citas. Incluso puedes crear módulos personalizados para seguir el progreso de los casos y los plazos. Las herramientas de análisis te permiten definir tus propios KPI, métricas y factores de riesgo para que todo vaya sobre ruedas. Aunque tiene una interfaz intuitiva que facilita la navegación, personalizar la plataforma es más complicado e implica una curva de aprendizaje.

En cuanto a las integraciones, Zoho se conecta con más de 900 aplicaciones, como herramientas de programación, de firma electrónica, software de marketing por correo electrónico, contabilidad, etc.

El cumplimiento legal tampoco es un problema. Zoho realiza un seguimiento de todas las comunicaciones y del historial de casos, lo que facilita el mantenimiento de registros y la realización de copias de seguridad de los datos, tal y como exige la ley. Los permisos basados en roles y los protocolos de encriptación completan la lista de medidas de seguridad.

Zoho ofrece atención al cliente por correo electrónico y chat para todos los usuarios, con asistencia telefónica disponible para los planes de nivel superior. Además, Zoho proporciona una gran cantidad de tutoriales, guías y foros para ayudarte a conseguir la ayuda que necesitas.

5. Freshsales

Freshsales, que forma parte de la familia Freshworks, aporta algo único: Freddy AI. Con el 73% de los abogados esperando integrar la IA en su trabajo, esta función llega justo a tiempo.

Freddy es un asistente de IA que te ayuda en todo, desde la captación de clientes potenciales hasta la captación de clientes. Por ejemplo, digamos que tienes problemas para entender tus análisis. Freddy puede descomponer patrones complejos en información sencilla y práctica. Freddy también puede utilizarse como copiloto de IA para proporcionarte orientación en tiempo real a la hora de configurar automatizaciones y automatizar tareas repetitivas.

En general, Freshworks es conocido por su facilidad de uso, y Freddy lo hace aún más fácil. La plataforma permite personalizar los flujos de trabajo en un abrir y cerrar de ojos, y todo se integra en un panel de control que te ofrece una visión de 360 grados de cada cliente y caso.

En cuanto a integraciones, Freshsales ofrece más de 100 conexiones de aplicaciones a través de su propio mercado. También puede conectarse con más de 6.000 aplicaciones adicionales a través de Zapier.

Freshsales utiliza el alojamiento de AWS y sigue las prácticas de seguridad estándar. Te permite establecer permisos basados en roles, para que puedas controlar quién tiene acceso a determinada información.

Hay atención al cliente/soporte 24 horas al día, 7 días a la semana, que incluye correo electrónico y chat en tiempo real. La asistencia telefónica está disponible en función de tu plan.

6. Pipedrive

Precio: 14-99 $/usuario al mes Si Freshsales no es lo suficientemente fácil de usar para ti, Pipedrive podría ser lo que estás buscando. Tiene una de las mejores interfaces de usuario que he visto, algo que todo tu equipo apreciará. También es muy personalizable, lo que facilita a tu empresa alinear este CRM con sus procesos únicos.

Con Pipedrive, todo comienza con integraciones de un solo clic. Conecta tu plataforma de marketing por correo electrónico y más de 500 sistemas en cuestión de segundos. El sencillo y limpio panel de control pone todo lo que necesitas justo donde puedes encontrarlo. Además, puedes personalizar los informes para todo, desde el seguimiento de acuerdos hasta las previsiones de ingresos.

Encontrarás potentes funciones de automatización, como la automatización del flujo de trabajo y la puntuación de clientes potenciales. El chatbot 24/7 gestiona las conversaciones con los clientes potenciales y registra automáticamente los datos. Puedes crear automatizaciones de correo electrónico e incluso utilizar Pipedrive como tu software de marketing por correo electrónico con su complemento Campañas.

Las funciones de seguridad incluyen SSO (inicio de sesión único), autenticación de dos factores y registros detallados de dispositivos.

El servicio de atención al cliente es estándar, con asistencia por correo electrónico y chat para todos los usuarios, y asistencia telefónica para los planes de nivel superior. En general, los problemas se resuelven eficazmente con Pipedrive, aunque a veces tarda más de lo que te gustaría.

7. Lawruler

Precio: 169 $-212 $+ al mes

Law Ruler es un software CRM creado específicamente para bufetes de abogados. Esta plataforma basada en la nube se centra en agilizar la admisión y la gestión de casos. Es fácil de usar y se caracteriza por su rápida adopción.

Sus paneles de control son una característica destacada que hace que el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento sea sencillo y fácil. El completo panel de control muestra actualizaciones en tiempo real sobre clientes potenciales, casos y acuerdos.

En cuanto a las integraciones, muchas de las opciones están diseñadas específicamente para el sector legal. Puedes conectar con software de gestión de consultas, herramientas de marketing y generación de contactos (como Google, Facebook y LinkedIn Ads), y herramientas de comunicación y gestión de documentos como Gravity Forms.

El softphone integrado (piensa en un sistema telefónico virtual) facilita la gestión de llamadas, mientras que la automatización se encarga de los correos electrónicos y mensajes de texto de seguimiento. Su chatbot de IA puede incluso recopilar información de clientes potenciales y programar citas, lo que puede hacer que tu proceso de admisión sea más fluido que nunca.

En cuanto a las automatizaciones, Law Ruler tiene algunas opciones sólidas. Puedes automatizar la admisión de clientes, habilitar textos y correos electrónicos personalizados y automatizados, y configurar el montaje de documentos y las firmas electrónicas para una incorporación eficiente de los clientes. También puedes disfrutar de la automatización de tareas y flujos de trabajo.

En cuanto a la seguridad, Law Ruler encripta los datos durante la transmisión y el almacenamiento, y cumple la normativa del sector sobre integridad y confidencialidad de los datos. Puedes utilizar controles de acceso para garantizar que sólo el personal autorizado tenga acceso a los datos sensibles.

Law Ruler ofrece opciones únicas de asistencia al cliente, incluida la ayuda para migrar tus datos desde tu sistema actual y personalizar tus automatizaciones. También tendrás acceso a asistencia telefónica y por correo electrónico.

Menciones honoríficas

Aunque estas opciones no llegaron a entrar en nuestra lista, merecen un reconocimiento por lo que hacen bien. Puede que no alcancen la facilidad de uso, las funciones o el coste de nuestras mejores opciones, pero siguen siendo opciones sólidas para la empresa adecuada.

• InterAction+: Esta opción del gigante de la investigación jurídica LexisNexis lo hace todo bien, pero parece un poco anticuada y menos intuitiva.
• Filevine: Estupendo para los bufetes de abogados y que apuesta fuerte por la IA, pero no puede igualar a Freddy de Freshworks.
• PracticePanther: Ofrece un excelente portal de clientes y muchas funciones, pero tiene un precio elevado.

Elegir el software CRM adecuado para tu bufete de abogados

Elegir el CRM adecuado para tu bufete significa fijarse bien tanto en las funciones como en el coste. Los CRM jurídicos especializados ofrecen funciones listas para usar en despachos de abogados, mientras que los CRM generales suelen ofrecer funciones de marketing y ventas más robustas a un coste menor.

Las opciones específicas para la abogacía, como Clio, Lawmatics y Law Ruler, suelen costar entre 40 y 250 $ al mes por usuario, y ofrecen funciones especializadas, como la gestión de documentos judiciales y formularios de admisión legal.

Los CRM generales como HubSpot, Zoho, Pipedrive y Freshsales suelen tener precios más bajos, desde 14 $ por usuario al mes. El inconveniente es que requieren más personalización para adaptarse a los flujos de trabajo jurídicos.

El tamaño y el enfoque de tu bufete deben guiar tu decisión. Los bufetes más pequeños y los profesionales en solitario pueden encontrar en el plan gratuito de Zoho o en el plan EasyStart de Clio, de 49 $ por usuario y mes, un buen equilibrio entre funciones y coste.

Los despachos medianos en crecimiento suelen beneficiarse de las funciones de marketing de HubSpot o de las funciones de IA de Freshsales, a pesar de su mayor coste. Las grandes empresas que gestionan casos complejos suelen necesitar las funciones de nivel empresarial de cualquiera de estas soluciones.

¿Preparado para transformar la forma en que tu bufete gestiona las relaciones con los clientes? Elige algunas opciones que se ajusten a tus necesidades y comienza hoy mismo las pruebas gratuitas.