Guía completa para webinars: todo lo que necesitas saber

Has venido al lugar adecuado si sientes curiosidad por este fenómeno virtual. Esta completa guía te lo contará todo y te explicará cómo los seminarios web pueden beneficiar a tu negocio, al tiempo que te ofrece estrategias de marketing y consejos para organizar uno con éxito. Quédate con nosotros mientras nos sumergimos en el tema.

¿Qué es un seminario web?

Los webinars son seminarios web realizados a través de Internet que permiten a un presentador difundir su mensaje e interactuar con su audiencia. Una buena analogía sería comparar los webinars con la versión online de una presentación en un auditorio. El presentador es el centro de atención, y todos los asistentes reciben el mismo mensaje al mismo tiempo. Espectadores de cualquier parte del mundo pueden unirse a un webinar, lo que los convierte en una herramienta ideal para el marketing que puede utilizarse de muchas formas distintas.

Diferentes tipos de webinars

En la mayoría de los casos, los webinars serán educativos, informativos o promocionales, y pueden servir para diferentes propósitos con ventajas únicas. También es posible una mezcla de formatos, dependiendo de los objetivos de tu seminario web. Para acotar las cosas, aquí tienes los formatos de seminario web más populares.

1. Webinarios de liderazgo intelectual

Este tipo de webinar destaca tu experiencia en tu campo para posicionarte como líder del sector. Los webinars de liderazgo de pensamiento son útiles para establecer relaciones a largo plazo con los clientes. Su objetivo suele ser convertirse en su fuente de referencia sobre un tema concreto.

Hay tres formas principales de ejecutar popularmente este tipo de seminario web.

Orador principal

Un orador principal es una opción popular, ya que presenta a un experto del sector que da una conferencia a la audiencia. Puede ser una figura importante de la empresa, como un director general, un fundador o un experto independiente. Por ejemplo, un director de tecnología podría ser el ponente principal de un seminario web en el que se hablara de las últimas tendencias tecnológicas.

Mesa redonda

Otra opción es la mesa redonda, en la que se reúne a un grupo de expertos y profesionales para debatir un tema importante del sector. Aporta diversas perspectivas a la mesa y sumerge a la audiencia en diferentes discusiones. Semrush hace un excelente trabajo con este formato cada año durante su Día Mundial del Marketing.

Un seminario web de entrevistas es similar a una mesa redonda, pero suele centrarse en dos personas en lugar de en un grupo más amplio. Ambos suelen combinarse con una sesión de preguntas y respuestas para implicar a la audiencia y fomentar el debate.

Emisión de noticias

Por último, está la emisión de noticias. A veces, merece la pena compartir con tu audiencia noticias revolucionarias del sector. Por ejemplo, si se aprueba una nueva ley que afecta a tu sector, puedes plantearte organizar un noticiario para informar a tus clientes. Este tipo de webinar también puede utilizarse para desglosar temas técnicos y explicar conceptos complejos.

2. Seminarios web de demostración de productos

El segundo formato es un seminario web de demostración de productos. Como su nombre indica, mostrarás tus productos o servicios para convencer a posibles clientes de que los compren. Sin embargo, los seminarios web de demostración de productos no deben ser una venta dura. Por el contrario, deben contener material educativo que muestre las características de tu producto y demuestre su valor.

El formato de demostración de producto funciona mejor con productos complejos, permitiéndote demostrar sus características en acción. Si vas a lanzar pronto un nuevo producto, es una forma excelente de generar interés y crear expectación en torno a él.

En general, los seminarios web de demostración de productos son ideales para llegar a los clientes que están indecisos sobre la compra de tu producto para resolver sus problemas.

3. Seminarios web de nutrición de clientes potenciales

El primer contacto con un cliente suele ser el más difícil. No te conoce y puede que no entienda el valor de tu producto. Ahí es donde entran en juego los seminarios web de nutrición de clientes potenciales. Estos seminarios están diseñados para educar a los clientes sobre un tema concreto, destacar las ventajas de utilizar tu producto o servicio y ofrecer una solución práctica a sus problemas.

Los casos prácticos son otro formato eficaz para un seminario web de captación de clientes potenciales, o pueden formar parte de él. Muestran un ejemplo real de cómo tu producto puede utilizarse con éxito. Es una forma excelente de demostrar el valor de tu producto e impulsar a los clientes a que te compren.

Estos webinars son especialmente eficaces para coaches, consultores, cursos online y servicios de software.

4. Webinars de incorporación/retención de clientes

Una vez que tus clientes potenciales se han convertido en clientes de pago, tienes que asegurarte de que reciben la mejor experiencia posible. En otras palabras, quieres facilitar la incorporación para aumentar las tasas de retención de clientes.

Un seminario web automatizado a la carta es el formato perfecto para conseguirlo. Después de que los clientes hayan realizado su compra, puedes enviarles un enlace a un seminario web a la carta que proporcione formación adicional y los recursos que necesitan para empezar. Como el seminario web está pregrabado y todo el proceso está automatizado, puedes ampliarlo fácilmente.

Los seminarios web a petición también son estupendos para retener a los clientes, ya que te ayudan a mantenerlos interesados en tu producto y al día de las últimas novedades. A través de estos seminarios, puedes anunciar nuevas versiones o funciones y explicarlas en detalle a los clientes. Así será más probable que sigan utilizando tu producto y lo recomienden a otros.

5. Webinarios corporativos

Los webinarios no siempre tienen que estar enfocados a los clientes. También pueden utilizarse para fines corporativos internos, como la formación de los empleados o las comunicaciones corporativas.

Para la formación de empleados, los webinars proporcionan una plataforma central para compartir nuevos procedimientos o mejores prácticas con todo el equipo. Puedes utilizar los webinarios para ofrecer tutoriales, presentaciones y otros contenidos relacionados con el trabajo.

Los seminarios web, como las presentaciones ejecutivas y las reuniones en el ayuntamiento, también se utilizan para las comunicaciones corporativas internas. Permiten a todas las partes interesadas mantenerse informadas sobre los objetivos y estrategias de la empresa, al tiempo que proporcionan a los ejecutivos una plataforma para comunicar su mensaje a todos a la vez.

6. Webinars de eLearning

Por último, pero no por ello menos importante, puedes utilizar los webinars para crear una plataforma de eLearning. Estos webinars informativos funcionan mejor si ya eres experto en un tema concreto.

Con un webinar de eLearning, puedes estructurar el contenido en cursos y ofrecer certificaciones por completarlos con éxito. Esto ayuda a crear credibilidad, ya que los clientes verán que tienes conocimientos sobre el tema y pruebas de tu nivel de competencia. Además, hace que tu producto o servicio sea más valioso, ya que los clientes pueden obtener información más detallada sobre él.

A medida que aumente el valor de tu certificación, puedes incluso empezar a cobrar una cuota por el acceso a los cursos de tu seminario web. Los clientes que deseen actualizarse y adquirir más conocimientos sobre su trabajo estarán dispuestos a pagar por ese privilegio.

Cómo organizar un seminario web con éxito

La mayoría de los webinars siguen un puñado de pasos clave para garantizar el éxito. Dependiendo del formato que elijas, puede que tengas que hacer algunos ajustes aquí y allá. Pero, en general, los pasos siguen siendo los mismos.

1. Construye el marco

El primer paso para organizar un webinar de éxito es sentar las bases. Más concretamente, incluye

Propósito

¿Por qué quieres organizar un seminario web? ¿Qué resultado quieres conseguir? Algunos de los propósitos más comunes son aumentar el conocimiento de la marca, generar confianza y credibilidad, generar clientes potenciales o incluso vender un producto. Puede ser difícil medir el éxito si no tienes unos objetivos claros.

Establecer objetivos SMART es una parte integral de este proceso. SMART significa Específico, Mensurable, Alcanzable, Relevante y Limitado en el tiempo. Por ejemplo, si quieres conseguir clientes potenciales con tu seminario web, asegúrate de que tu objetivo está relacionado con este objetivo. Podrías establecer un objetivo como "generar 200 nuevos clientes potenciales en los próximos 30 días".

Es una buena idea pensar tanto en objetivos a corto plazo (que puedes medir de inmediato) como en objetivos a largo plazo (cuya medición llevará algo más de tiempo).

Formato

Como se explica en la sección anterior, los seminarios web tienen distintos tipos y formatos. Puedes elegir cualquiera de las opciones que hemos comentado, en función de tu propósito. La idea es seleccionar uno que complemente tu propósito y te facilite el éxito. Por ejemplo, un webinar de taller a la carta puede ser ideal si tu objetivo es generar clientes potenciales. De este modo, los participantes pueden ver el seminario web cuando les convenga y tienen más tiempo para considerar tu oferta.

Por otro lado, si lo que buscas es más participación, entonces un seminario web de panel en directo podría ser el camino a seguir. Tendrás muchas oportunidades de añadir elementos interactivos y fomentar la participación de la audiencia.

Público objetivo

Para elaborar contenidos que resuenen entre tu público, tienes que saber quiénes son. Identifica las características de tu público objetivo ideal y diseña contenidos para el seminario web que les hablen directamente. Esto puede incluir información demográfica como la edad, el sexo y la ubicación. Pero también incluye factores como intereses y aficiones, nivel profesional e incluso nivel educativo.

Crear o utilizar un buyer persona preestablecido puede ayudarte a comprender a tu público objetivo y qué tipo de contenido le interesa.

Tema

Sólo cuando conozcas a tu público y tu objetivo podrás determinar el mejor tema para tu seminario web. Naturalmente, debe ser algo valioso para tu público objetivo. El reto consiste en equilibrar un tema interesante con algo que se ajuste a tus objetivos.

Puede que a tu público le interese la ciencia ficción, pero probablemente no sea la mejor vía si tu objetivo es vender un producto tecnológico. En su lugar, céntrate en temas relacionados con el sector de tu producto o servicio y en cómo pueden beneficiarse los clientes de su uso.

La mejor forma de identificar un gran tema es preguntar a tu audiencia. Envía encuestas y sondeos en las redes sociales, o recoge opiniones directamente de las consultas del servicio de atención al cliente.

Programa

Si optas por un seminario web en directo, tendrás que determinar la mejor fecha y hora. Debes tener en cuenta las zonas horarias de tus asistentes e intentar elegir un día y una hora que funcionen para la mayoría de ellos. También es importante planificar y darles tiempo suficiente para inscribirse. Lo ideal es que les envíes un enlace para añadir el evento a su calendario de Google, Apple o Outlook.

2. Crea contenido valioso

Una vez que hayas respondido a las preguntas anteriores, es hora de centrarse en el contenido. Los webinars no están completos sin contenido, así que éste es un paso crucial. Aquí tienes algunos elementos que debes tener en cuenta al crear contenido para tu seminario web:

Guión

Aunque algunos anfitriones de seminarios web prefieren improvisar sus presentaciones, esto es bastante raro. Un guión pulido contribuirá en gran medida a que tu mensaje se comunique con eficacia. Garantizará que no te salgas del tema y que no olvides puntos importantes durante la presentación. Tu guión debe tener una introducción que llame la atención, una estructura clara y una conclusión impactante.

Recuerda que hablarás a tu público, así que la prosa rebuscada es innecesaria. El objetivo es explicar el tema de forma que todos puedan entenderlo. Si necesitas ayuda para crear un guión eficaz, considera la posibilidad de trabajar con un redactor publicitario profesional o un especialista en seminarios web.

Diapositivas y medios

Tendrás que crear un paquete de diapositivas asombroso para apoyar tu diálogo. Un paquete de diapositivas puede ser una presentación de PowerPoint, pero debe ser más atractivo que una presentación comercial normal.

Incluye elementos visuales y multimedia para mantener a tu audiencia interesada en el tema. Los vídeos, las animaciones, las imágenes, los clips de audio y los GIF son formas estupendas de hacer que tu contenido sea memorable. Eso sí, asegúrate de no incluir demasiados, ya que pueden desviar la atención del mensaje principal. El objetivo principal es apoyar tu charla. Por ejemplo, añade un gráfico que explique una estadística crítica o un vídeo que demuestre cómo funciona tu producto.

Utiliza fuentes, colores y diseños eficaces para que tus diapositivas sean fáciles de leer y comprender. De nuevo, este es un trabajo para un profesional si no te sientes seguro de tus habilidades de diseño.

Contenido interactivo

Puedes utilizar elementos interactivos para que tu seminario web sea realmente memorable. Esto incluye preguntas y respuestas, sondeos y encuestas. También puedes pedir a los asistentes que compartan sus experiencias o respondan a preguntas en el chat. Asegúrate de tomarte el tiempo necesario para leer esos comentarios y responder adecuadamente.

La mayoría de las soluciones de software para webinars te permiten decidir cuándo deben estar disponibles estas funciones interactivas. Puedes activarlas durante la presentación o permitir que los asistentes participen durante puntos concretos de tu charla.

Marca

Por último, asegúrate de incluir tu marca o logotipo en todos los elementos visuales. Quieres que la gente recuerde a quién ha visto. Un aspecto coherente te ayudará a construir una identidad de marca más fuerte.

Incluye tu logotipo en las diapositivas y considera la posibilidad de añadir algunos elementos de "llamada a la acción" con tu marca, como un botón o un banner que dirija a tu sitio web. Tu guión también puede incluir algunas menciones a la marca, siempre que sean relevantes y no suenen demasiado promocionales. Esto ayudará a atraer más tráfico y posibles clientes potenciales a tu sitio web.

3. Encuentra el software para webinars adecuado

Tu seminario web está casi listo. Tienes un gran tema, un contenido sólido y un gran diseño. Todo lo que queda es encontrar la solución de software adecuada para albergar tu evento. Estas plataformas son Software como Servicio (SaaS) y ofrecen alojamiento de webinars que te proporcionan todas las herramientas necesarias para crear eventos online de éxito.

Si necesitas ayuda para decidir qué software es el adecuado para ti, visita nuestras Mejores Selecciones para ver el mejor software para webinars del mercado. Entre otras cosas, podrás hacer una elección basada en lo siguiente:

Capacidad

La capacidad del software para webinars es el número máximo de asistentes que pueden unirse a tu evento. Dependiendo del tamaño de tu evento, puede que no necesites un software para webinars con una gran capacidad. Si estás planeando un evento para una audiencia pequeña, muchas soluciones baratas pueden darte lo que necesitas. Sin embargo, si quieres organizar un evento a gran escala (es decir, con miles de participantes), entonces deberías plantearte invertir en una solución más robusta.

Funciones

Las distintas soluciones de software para webinars ofrecen diversas funciones, así que compáralas entre sí y elige la que mejor se adapte a tus necesidades. Nuestra Herramienta de comparación te lo pone fácil. Debes tener en cuenta:

• ¿Necesitas integraciones específicas?
• ¿Vas a utilizar sondeos y encuestas?
• ¿Quieres utilizarlo también para conferencias web y, en caso afirmativo, está disponible esta función?
• ¿Necesitarás grabar el seminario web y ponerlo a disposición a la carta?
• ¿Necesitas funciones interactivas como un chat en directo o funcionalidades específicas de preguntas y respuestas?
• ¿Hay herramientas de análisis y seguimiento disponibles?

Precio

Otra consideración es el precio. Enumeramos los costes de cada software de webinar en nuestras herramientas, para que puedas compararlos fácilmente y decidir cuál se ajusta a tu presupuesto. A menudo hay varios planes de precios que ofrecen diferentes funciones y servicios. Asegúrate de elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

4. Configurar el registro

Los seminarios web se diferencian de las retransmisiones tradicionales en que requieren inscripción. Los asistentes interesados normalmente tienen que facilitar su nombre y dirección de correo electrónico antes de poder unirse a tu seminario web. Esto te ayuda a crear una lista de posibles clientes potenciales, así como a obtener información, como datos geográficos o demográficos.

La mayoría de las soluciones de software para seminarios web proporcionan páginas de registro que puedes personalizar con tu logotipo y elementos de marca. Además de correos electrónicos de confirmación y recordatorios, algunos también te permiten enviar correos electrónicos de seguimiento automatizados para que se envíen después del evento.

Una vez configurada tu página de inscripción, puedes compartir el enlace en canales de redes sociales, entradas de blog o mediante campañas publicitarias. Esto te ayudará a aumentar la asistencia a tu seminario web.

5. Anuncia tu evento

Hablando de publicidad, querrás crear un plan de marketing completo para promocionar tu seminario web. De lo contrario, nadie lo conocerá, y todo tu duro trabajo habrá sido en vano. Podemos dividir el proceso de marketing en cuatro partes.

Lista de correo electrónico

Quizá la mejor forma de promoción orgánica sea a través del marketing por correo electrónico. Si ya tienes una lista de contactos, deberías enviarles un correo electrónico invitándoles a tu seminario web. No sólo es gratuito, sino que también es la forma más directa de conseguir que la gente asista a tu evento.

Las personas de tu lista de correo se consideran clientes potenciales, puesto que ya han expresado interés por tu marca. Como tales, es más probable que asistan que alguien que nunca ha oído hablar de ti. Envía unos cuantos correos electrónicos antes del acto y un último recordatorio el día anterior.

Medios sociales

El marketing en redes sociales es otra forma excelente de publicitar tu seminario web. Puedes crear publicaciones en las principales plataformas desde el perfil de tu marca. Tus seguidores también podrán compartir fácilmente tu publicación con su propia red. Las publicaciones deben incluir un enlace a la página de inscripción, así como algunos elementos visuales atractivos.

Ponte en contacto con personas influyentes del sector y pídeles que promocionen tu evento. Aunque puede costarte un poco de dinero, merece la pena si el influencer puede llegar a un público objetivo lo suficientemente amplio.

Publicidad de pago

Ya sea en las redes sociales o en cualquier otro sitio, la publicidad de pago puede ser una forma rápida de dar a conocer tu seminario web. Utiliza plataformas como Facebook, Instagram y LinkedIn para dirigirte con precisión a tu público objetivo. Reducirás el coste, ya que llegarás a menos gente que no esté interesada en absoluto. Puedes hacer lo mismo con YouTube y Google Ads dirigiéndote a palabras clave o vídeos específicos.

Marketing de contenidos

Puedes crear entradas de blog y otros contenidos centrados en el tema de tu seminario web. Los temas pueden estar relacionados con el propósito del evento. Cualquiera que quiera saber más sobre el tema podrá visitar la página de registro y asistir a tu seminario web.

Esto funciona especialmente bien con seminarios web a la carta, ya que no todo el mundo lee tus artículos cuando se publican. También puedes trabajar con otros tipos de contenido, como un ebook o un libro blanco, que pueden utilizarse como un imán de clientes potenciales adicional para comercializar tu seminario web.

6. Haz una prueba

Si vas a realizar un webinar en directo, evita sorpresas el día del evento. Antes del webinar, haz una prueba con algunos amigos o colegas. Prueba tu conexión a Internet, los ajustes de audio y vídeo, las diapositivas y otros elementos técnicos. También te dará la oportunidad de practicar tus habilidades de presentación y asegurarte de que no pasas por alto ningún punto importante.

7. En directo

El día del evento, no debería quedarte más remedio que entrar en directo. Si puedes, designa a una persona que se encargue de gestionar el seminario web para que tú puedas centrarte en la presentación. Recuerda interactuar con tu audiencia y hacer que se sienta implicada durante el evento. Fomenta las preguntas, los comentarios y las reacciones durante todo el evento.

Dentro de un momento hablaremos de algunos consejos para tu presentación, pero antes, aquí tienes otros dos puntos importantes para concluir tu seminario web.

8. Recoge los comentarios

El trabajo no acaba cuando termina el seminario web. En cuanto termine, debes empezar a recoger los comentarios de los asistentes. Los comentarios son cruciales porque te permiten comprender qué funcionó y qué no. Utiliza la información para planificar tu próximo evento y crear contenidos aún mejores. Cuantos más datos tengas, mejor podrás adaptar tus seminarios web a tu audiencia.

Puedes recabar opiniones de varias formas.

Realiza encuestas

Envía encuestas para conocer mejor cómo ha ido el evento. Puedes configurar un correo electrónico automático con un enlace a la encuesta después del acto. Todos los asistentes la recibirán, y podrás calibrar su opinión sobre el acto. Esto te proporcionará información valiosa que puedes utilizar para mejorar tu próximo seminario web.

Analiza las estadísticas

Dado que la mayoría de los programas de seminarios web incluyen análisis, debes utilizarlos en tu beneficio. Los análisis pueden decirte cuántas personas asistieron al evento y cuánto tiempo pasaron contigo. También puede darte información sobre los puntos de abandono más populares o las partes de tu presentación que resultaron más interesantes.

Analizando las estadísticas y los comentarios, obtendrás información indirecta de los asistentes y podrás hacer ajustes para la próxima vez.

9. Considera la posibilidad de publicar una grabación

Muchas empresas publican grabaciones de sus seminarios web en su sitio web o incluso en YouTube. Los que se perdieron el evento pueden acceder a él y ver tu presentación unas semanas después. También puedes crear un archivo SRT y añadir subtítulos para que el contenido sea accesible a más personas. A partir de los comentarios de YouTube, puedes obtener opiniones adicionales sobre el contenido. También sirve como contenido adicional para impulsar tu presencia en Internet.

Consejos para tu presentación

Por fin ha llegado el gran día, y estás preparado para deslumbrar a tu público con una presentación ganadora. Conoces tus productos y servicios por dentro y por fuera, pero ¿cómo puedes asegurarte de que resuenan entre los asistentes?

Aquí tienes unos cuantos consejos a tener en cuenta.

Ve despacio y con calma

Es comprensible ponerse un poco nervioso antes de la presentación. Sin embargo, intenta hablar despacio y con calma. Quieres que tu público entienda tus puntos y siga tu mensaje. Una buena técnica es hacer una breve pausa al final de las frases clave. Y no olvides respirar.

Ten en cuenta los elementos visuales

Asegúrate de que tus diapositivas estén bien diseñadas y sean visualmente atractivas. Evita errores comunes, como demasiado texto o utilizar fuentes ilegibles. Asegúrate también de incluir elementos visuales como imágenes y vídeos siempre que sea posible; te ayudarán a mantener el interés de tu audiencia.

Interactúa con tu audiencia

Recuerda que no se trata de una emisión unidireccional. Asegúrate de hacer preguntas, invitar a comentar y opinar, y fomentar la participación de la audiencia. Considera la posibilidad de utilizar sondeos y encuestas para obtener respuestas rápidas durante tu presentación.

Improvisa cuando sea necesario

Aunque tengas un guión sólido, debes estar preparado para improvisar si es necesario. Si tu público saca a relucir un punto interesante, tómate el tiempo necesario para discutirlo. Si surge un problema técnico, que no cunda el pánico. Respira hondo y piensa cuál es la mejor manera de proceder. Un plan de contingencia también es una buena idea.

Conclusión

Los webinars son una forma eficaz de interactuar con tu audiencia y generar clientes potenciales. Tener acceso a potente software para webinars, crear contenido valioso para tu audiencia, publicitar tu webinar y ejecutar bien tu presentación son las claves del éxito.

Tómate tu tiempo para comprender qué tipos de webinars pueden funcionarte y cómo puedes utilizarlos mejor para alcanzar tus objetivos. Pon a prueba tus ideas y ajusta tus seminarios web con el tiempo para saber exactamente qué funciona mejor. Rara vez el primer webinario es perfecto de inmediato. Considéralo como una práctica, y verás que mejora con cada evento.