Webinars vs. reuniones online: las diferencias clave y cuándo usar qué

Aportemos luz a la oscuridad y veamos cómo se diferencian, así como cuándo es más adecuada cada una.

¿Qué es una reunión online?

Una reunión online es un encuentro virtual en el que personas de distintos lugares pueden reunirse y colaborar. El propósito de una reunión online es facilitar el debate, intercambiar ideas y/o tomar decisiones. Como tal, todos los presentes en la reunión tienen la posibilidad de hablar, escuchar y contribuir.

Si tu empresa es una de las muchas que se pasaron a Zoom o Google Meet durante la pandemia en lugar de mantener un debate en una oficina, ya has experimentado una reunión online.

¿Qué es un webinar?

Un webinar es un tipo de seminario o presentación en línea. Imagínatelo como la versión virtual de un auditorio lleno de gente viendo una presentación desde el frente de la sala. El presentador está a cargo del webinar, y normalmente seguirá una agenda predeterminada.

Para evitar interrupciones, los asistentes al webinar no suelen poder interactuar directamente con el presentador, a menos que éste lo permita anulando su silencio. En su lugar, pueden utilizar el chat o las funciones de preguntas y respuestas para hacer preguntas o comentarios. El presentador verá los mensajes y podrá dirigirse a ellos a su discreción.

¿Cuáles son las diferencias entre ambas?

Ahora que ya sabes lo que es una reunión y un seminario web, veamos las principales diferencias entre ambos.

Compartir audio y vídeo

La diferencia más obvia entre una reunión y un webinar es compartir audio y vídeo. En una reunión online, todos los participantes pueden compartir sus transmisiones de vídeo o audio con los demás miembros de la convocatoria. Esto permite que las conversaciones se produzcan en tiempo real, haciendo posible discutir los temas con mayor detalle.

Por el contrario, los seminarios web dirigen toda la atención de los espectadores al presentador o presentadores, que suelen ser los únicos que pueden compartir su audio y vídeo. Los panelistas, o invitados especiales, también pueden compartir su audio y vídeo.

En ambos casos, la calidad del audio y del vídeo depende de las capacidades de la herramienta utilizada.

Capacidad de la sala

El razonamiento para este límite es que los webinars suelen estar pensados para ser vistos por un gran grupo de personas a la vez. En general, el número de asistentes a una reunión oscilará entre 2 y 20, aunque la plataforma puede admitir más. Los seminarios web pueden tener entre 10 y 50.000 espectadores. Puedes imaginar lo abrumador que sería que todas esas personas compartieran simultáneamente sus transmisiones de audio y vídeo.

Estos límites no tienen en cuenta la retransmisión en directo, en la que los presentadores retransmiten sus seminarios web en otra plataforma como YouTube, Twitch o Facebook Live. Quienes lo vean en estas plataformas alternativas no tendrán la misma capacidad interactiva que quienes se unan directamente al seminario web.

Además, la lista de asistentes será diferente en cada plataforma. Los participantes en una reunión suelen ser visibles para todos los que están en la llamada, aunque puedes ocultar tu nombre o vídeo si es necesario. En los seminarios web, sólo el presentador y los panelistas pueden ver quién asiste.

Mensajería y chat

Las opciones de mensajería también suelen ser diferentes. Durante una reunión, todos los participantes pueden chatear entre sí en tiempo real. Eso incluye mensajes privados entre dos personas o chats de grupo.

Durante un seminario web, los participantes no pueden interactuar entre sí en privado. Lo que pueden hacer es enviar mensajes al presentador a través del chat o de la función de preguntas y respuestas. Algunas plataformas te permiten jugar con la configuración y permitir que los asistentes chateen entre sí, aunque no es recomendable en la mayoría de los casos.

Ambas opciones ofrecen "reacciones", o emojis, que los participantes pueden utilizar para expresar sus opiniones sin necesidad de escribir. Esto reduce el desorden de los mensajes y puede ayudar a mantener el hilo de la conversación.

Salas de descanso y espera

Dos características dominantes presentes en las reuniones son las salas de descanso y las salas de espera. Las salas de descanso te permiten crear espacios virtuales más pequeños para mantener conversaciones más íntimas. Esta función puede ser útil cuando se trabaja en proyectos o en lluvias de ideas.

Por ejemplo, puedes empezar una reunión con todos en la misma sala y luego dividirlos en salas separadas para trabajar en diferentes tareas. No todas las plataformas de webinars ofrecen esta función, pero es posible encontrar algunas. Puedes utilizar nuestro comparador para comparar software de webinars basándote en esta función.

Las salas de espera te permiten controlar quién se une a tus reuniones, lo que las hace ideales para conversaciones privadas o temas delicados. En este escenario, todos los participantes se colocarán en una sala de espera hasta que el anfitrión les permita unirse a la reunión.

El equivalente de una sala de espera para los webinars es el formulario de registro y la sala de directo de un webinar. Los espectadores deben registrarse antes de unirse, lo que proporciona al presentador información importante sobre sus espectadores. La sala en directo (donde tiene lugar el webinar) también actúa como sala de espera, ya que los asistentes normalmente pueden abrir el enlace al webinar antes de que comience, donde a menudo se muestra un temporizador de cuenta atrás y se enumera información útil antes de que empiece. Cuando comienza el webinar, el usuario es redirigido automáticamente.

Canal de salida

Ahora es habitual que las reuniones online se realicen a través de una aplicación de escritorio o móvil, además de directamente a través del navegador de Internet. En cambio, los webinars suelen tener lugar sólo en el navegador de Internet, de modo que ningún participante tenga que descargar nada de antemano o esté restringido de otro modo. La razón es que, de todos modos, los participantes sólo suelen interactuar a través del chat, y también es más fácil redirigir a los usuarios a distintas páginas y hacer un seguimiento de sus datos.

Por ejemplo, se puede redirigir a un usuario directamente a una página de ventas después del seminario web, y en términos de seguimiento, se puede determinar exactamente cuándo un usuario entró o salió del seminario web.

Sesiones de práctica

Dado que los webinars son más bien una presentación estructurada, no ofrecen la misma flexibilidad que las reuniones. Aunque es posible tener un webinar informal en el que todo se improvisa, y el flujo del webinar sigue un camino orgánico, no es muy habitual.

Por eso algunas plataformas ofrecen sesiones de práctica para webinars. Es una forma estupenda de que los presentadores se sientan cómodos con la herramienta y ensayen sus presentaciones sin tener público. Puedes invitar a panelistas o colegas para que se unan y den su opinión sobre la presentación antes de emitirla en directo.

Pagos

La última diferencia importante entre reuniones y webinars es el pago. En la mayoría de las plataformas, no es posible solicitar un pago a través del software antes de unirse a una reunión. Esta solución integrada la utilizan a menudo los consultores o coaches. Si no está disponible, normalmente se incorpora un paso adicional o se utiliza un software de webinar que también pueda gestionar conferencias web y reuniones online.

En el caso de los webinars, no es infrecuente cobrar a los espectadores una cuota antes de que puedan unirse al webinar. De este modo, puedes monetizar tu contenido e incluso ofrecer webinars exclusivos con contenido exclusivo. Es una forma estupenda de aportar valor y ganar dinero extra. Por ello, muchos programas de seminarios web incorporan funciones de pago.

Una vez que el asistente haya pagado, recibirá un enlace único para unirse al seminario web. También puedes restringir el acceso al número de personas que pueden unirse al seminario web estableciendo un número máximo de entradas, creando una sensación de urgencia.

Cuándo utilizar un formato de reunión o seminario web

A la hora de elegir el formato adecuado para tu evento, hay que tener en cuenta algunas cosas. Una reunión puede ser la mejor opción si buscas un encuentro más informal con mucho espacio para el debate y las preguntas. En cambio, un seminario web es probablemente la mejor opción si buscas una presentación más estructurada con algunas preguntas al final, tienes un público más numeroso y/o requieres un proceso de inscripción que permita recopilar datos.

Estos son algunos ejemplos habituales para ambos formatos:

Reuniones

Webinarios

Conclusión

Como puedes ver, la decisión entre una reunión y un seminario web se reduce a la finalidad de tu evento.

¿Qué quieres conseguir? ¿Qué tipo de interacción necesitas? ¿Qué tipo de experiencia quieres proporcionar a tu audiencia? Si una reunión es suficiente, pasa a Microsoft Teams, Google Meet, Zoom o lo que utilice tu empresa. Si tu respuesta apunta a un seminario web, necesitarás un software con las funciones adecuadas para hacerlo realidad.

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