Cómo puede ayudarte un software de gestión de proyectos (9 ventajas)

Los proyectos son la columna vertebral de la mayoría de las empresas. Ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, el desarrollo de un sitio web o una campaña de marketing, los proyectos requieren una cuidadosa planificación y ejecución. Pero con tantas personas, procesos y tareas implicadas, mantenerse organizado y al tanto de todo puede ser un reto.

Afortunadamente, los software de gestión de proyectos están aquí para ayudarte. Son plataformas potentes e intuitivas que facilitan a las empresas la planificación de proyectos y la colaboración con los miembros del equipo. Desde el seguimiento de tareas hasta la gestión de presupuestos y plazos, sus herramientas ofrecen una serie de ventajas que pueden hacer que planificar y ejecutar proyectos sea más fácil que nunca.

He aquí por qué deberías plantearte utilizar software de gestión de proyectos para tu empresa.

9 ventajas del software de gestión de proyectos

El principal atractivo del software de gestión de proyectos es que, en la mayoría de los casos, se trata de una solución todo en uno. Aunque las funciones varían de un software a otro, la mayoría ofrecerán funciones básicas completas para ayudar a tu empresa a alcanzar sus objetivos mediante una gestión clara de las tareas y la comunicación. Esto nos lleva al primer punto.

1. Planificación perfecta del proyecto

Una de las primeras fases de cualquier proyecto es el proceso de planificación. Durante esta etapa sientas las bases y pones a todos de acuerdo. Con el software de gestión de proyectos, puedes planificar el calendario, asignar tareas a los miembros del equipo y establecer plazos en una plataforma centralizada.

Los gerentes de proyectos pueden crear listas de tareas, establecer dependencias entre ellas y crear representaciones visuales del plan del proyecto. Con el software de gestión de proyectos, puedes conseguir que todo tu equipo esté de acuerdo con los objetivos de un proyecto y asegurarte de que todos tienen claras sus responsabilidades individuales.

La programación es otra parte importante del proceso de planificación del proyecto. Puedes usar herramientas útiles, como un diagrama de Gantt, para seguir el progreso del proyecto y cumplir los plazos. Empezar tu proyecto con buen pie asegurará que sea todo un éxito.

2. Colaboración impecable

Independientemente del tamaño de tu equipo, la colaboración siempre corre el riesgo de perderse. Enviar correos electrónicos, intentar hacer un seguimiento de varios documentos y no tener una comunicación clara puede hacer descarrilar rápidamente cualquier proyecto. Un software de gestión de proyectos simplifica la colaboración ofreciendo a tu equipo un lugar común para hablar sobre los detalles del proyecto y colaborar en las tareas. Así, cuando habléis de algo, podréis hacerlo dentro de cada tarea individual sin confundiros ni perderos entre temas diferentes.

Compartir archivos es muy fácil con estas plataformas, que te permiten subir y compartir documentos con los miembros del equipo. Y para tener siempre una buena visión de conjunto, puedes elegir entre distintas vistas del proyecto, como la vista de línea de tiempo, lista o tablero Kanban con todas las tareas asignadas. Además, con las actualizaciones en tiempo real, todo el mundo puede estar al tanto del progreso del proyecto.

Según cualquier metodología de gestión de proyectos, la colaboración es clave para el éxito de un proyecto. Para pivotar y cambiar rápidamente, tu equipo tiene que ser capaz de comunicarse y colaborar eficazmente. El software de gestión de proyectos lo hace posible centralizando todos los puntos de colaboración.

3. Gestión clara de los recursos

Gestionar un proyecto es como gestionar un equipo deportivo: necesitas a las personas adecuadas con las habilidades adecuadas para hacer el trabajo. Además, no puedes sobrecargar de trabajo a ningún individuo, o todo el equipo se resentirá.

Un software de gestión de proyectos puede ayudarte a gestionar los recursos con eficacia, asegurando que la carga de trabajo de cada uno está equilibrada. Incluso puedes utilizarlo para ver cuántas horas dedica cada persona a una tarea y asegurarte de que nadie trabaja demasiado.

La centralidad humana es cada vez más importante en el lugar de trabajo, por lo que la gestión de los recursos puede ser la clave para mejorar la retención de los empleados.

4. Presupuesto preciso

Algunos programas de gestión de proyectos también te ofrecen una visión general del presupuesto de un proyecto y te ayudan a hacer un seguimiento de los gastos. Esta vista te permite controlar cuánto dinero gastas en cada tarea y asegurarte de que tus proyectos se mantienen dentro del presupuesto.

Los datos precisos pueden mostrarse a través de una variedad de gráficos y diagramas, lo que te permite obtener una rápida comprensión de tu situación financiera. También puedes utilizar el seguimiento presupuestario para comparar tus gastos reales con el presupuesto estimado. Esto te ayuda a comprender dónde se están produciendo excesos y a identificar cualquier riesgo potencial.

La previsión presupuestaria es otra función importante que ofrecen algunos programas de gestión de proyectos. Permite predecir costes futuros y planificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas. Algunas plataformas incluso utilizan algoritmos de aprendizaje automático para ayudarte a tomar decisiones inteligentes e informadas sobre la gestión de tu presupuesto.

5. Análisis de riesgos mejorado

Ningún proyecto está exento de riesgos. Desde retrasos inesperados hasta la ampliación del alcance, los riesgos pueden hacer descarrilar rápidamente cualquier proyecto. Como gestor de proyectos, te corresponde determinar qué riesgos tienen más peso y desarrollar estrategias para mitigarlos.

El software de gestión de proyectos puede ayudar en el análisis de riesgos proporcionando un registro de riesgos o algo similar, que es esencialmente una lista de riesgos potenciales asociados al proyecto. Puedes utilizar esta información para planificar y establecer planes de contingencia si algo sale mal. De este modo, tu equipo estará preparado para cualquier eventualidad.

Puedes utilizar toda la información para analizar la probabilidad de que un riesgo se materialice y lo perjudicial que podría ser. Con esta información, puedes decidir qué riesgos deben abordarse inmediatamente y cuáles son más manejables.

6. Seguimiento del tiempo

¿Te has preguntado alguna vez cuánto tiempo dedica tu equipo a cada paso de un proyecto? Hay algunos programas de gestión de proyectos que ofrecen funciones de seguimiento del tiempo, para que puedas hacerte una idea exacta de cuánto tiempo se necesita para completar las tareas. Esta función es especialmente útil para tareas recurrentes, a fin de estimar mejor el esfuerzo necesario para proyectos a largo plazo y futuros. También puede utilizarse para hacer un seguimiento exclusivo de las horas de trabajo de los empleados, lo cual puede ser útil a la hora de calcular los sueldos.

En general, el control del tiempo te proporciona los datos que necesitas para optimizar los procesos y aumentar la productividad en general. Hay muchas formas de utilizar esta función y comprender cómo emplea su tiempo tu equipo para identificar las áreas que podrían mejorarse.

7. Supervisión fiable del proyecto

Una vez finalizada la fase de planificación y comenzada la ejecución, necesitas poder hacer un seguimiento del progreso de tu proyecto. Ahí es donde entra en juego el software de gestión de proyectos, con funciones fiables de análisis e informes que te ayudarán a estar al tanto de todo.

Puedes utilizar distintos paneles de control para verificar las métricas de rendimiento en tiempo real y saber cómo progresa tu proyecto en cada momento. Además, pueden utilizarse hitos y plazos preestablecidos para medir y garantizar que todo sigue su curso.

8. Comunicación optimizada

Antes hemos hablado de la colaboración y de lo importante que es asignar tareas a los miembros y crear chats relacionados con cada tarea. Además de estas cosas, los programas de gestión de proyectos suelen incluir muchas más funciones para mejorar aún más la comunicación.

Puedes crear chats con todo el equipo y chats de proyecto. También puedes, por ejemplo, invitar a los clientes a los chats sin tener que utilizar correos electrónicos ni canales de Slack. Pero también puedes integrar estas herramientas para poder enviar correos electrónicos y mensajes de Slack directamente desde el software de gestión de proyectos.

Pero esto no es todo, Loom, Zoom, Google Meet y otros servicios también pueden integrarse fácilmente para que la comunicación en tu equipo sea lo más sencilla posible.

9. Automatización de tareas repetitivas

Por último, el software de gestión de proyectos puede ayudar a reducir las tareas repetitivas. Muchas herramientas ofrecen funciones de automatización, permitiendo crear rutinas para ciertos pasos.

Por ejemplo, si alguien es responsable de revisar las tareas antes de aprobarlas, puedes crear una automatización que asigne automáticamente a esta persona la tarea cuando su estado sea "Revisar".

Las posibilidades de automatización son infinitas. Si eres creativo, puedes crear innumerables eficiencias y construir flujos de trabajo complejos con múltiples condiciones que se ejecutarán solas después de la configuración inicial.

El tiempo ahorrado no solo se refleja directamente en términos económicos, sino que también aumenta la productividad al permitir que los empleados se centren más en las cosas importantes y no en las tareas administrativas.

Cómo encontrar el software de gestión de proyectos adecuado

Con tantas opciones disponibles, decidir qué software de gestión de proyectos es el más adecuado para tu equipo puede resultar difícil. Aquí tienes algunos consejos que pueden ayudarte a hacer la mejor elección.

Conclusión

Un software de gestión de proyectos ayuda a simplificar tu negocio optimizando la forma en que gestionas las tareas y controlas el progreso. Te dará una visión general de cómo avanzan tus proyectos, automatizará procesos repetitivos y garantizará que ningún paso sea pasado por alto.

Cuando selecciones un software de gestión de proyectos, ten en cuenta las funciones que necesitas y lo que se ajusta a tu presupuesto. Si no estás seguro de qué solución te conviene más, utiliza nuestro buscador para obtener una recomendación personalizada.