Grundlagen des Projektmanagements: Die wichtigsten Prinzipien, die jeder Manager kennen sollte

Menschen lieben es, Projekte in Angriff zu nehmen - vom Kunstclub in der Schule bis hin zu großen Unternehmensinitiativen. Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss ein System vorhanden sein, das das Projekt von Anfang bis Ende koordiniert. Andernfalls ist das Chaos vorprogrammiert. Natürlich hängen Größe und Umfang eines Projekts davon ab, welche Art von Management erforderlich ist, aber alle Projekte brauchen diese eine Sache auf die eine oder andere Weise: Projektmanagement (PM).

Dieser Leitfaden soll einen umfassenden Überblick über die Grundlagen des Projektmanagements in einem Unternehmen geben. Er behandelt Themen wie das Verständnis der verschiedenen Projektmanagementmethoden, die verschiedenen Phasen eines Projekts und Tipps für den Erfolg als Projektmanager.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement bedeutet, ein Projekt von Anfang bis Ende zu beaufsichtigen. Es wird ein Rahmen festgelegt, um das Projekt zu organisieren und sicherzustellen, dass es seine Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreicht. Die Teams müssen sich an diesen Rahmen halten und ihn nutzen, um Fortschritte zu messen, Probleme zu melden und Entscheidungen zu treffen.

PM umfasst auch verschiedene Werkzeuge, Prozesse und Systeme, die in einem Projekt eingesetzt werden. Das Ziel ist es, ein wertvolles Produkt oder einen wertvollen Service zu liefern und dabei das Budget und den Zeitplan einzuhalten. Die Stakeholder, also deine Kunden, im Auge zu behalten, ist wichtig, denn ihre Zufriedenheit ist der Maßstab für den Erfolg.

Nach Angaben des Project Management Institute gingen im Jahr 2020 11,4 % jedes ausgegebenen Dollars für Projekte aufgrund ineffizienter Projektmanagementpraktiken verloren. Diese Zahl zeigt deutlich, wie wichtig PM ist und wie es den Erfolg von Projekten fördert.

Bereiche des Projektmanagements

Wenn es um ein Großprojekt geht, darfst du nicht vergessen, dass Projektmanagement ein Oberbegriff ist, der verschiedene Fachgebiete umfasst. Daher musst du jeden Bereich des Projekts berücksichtigen. Diese können je nach Art des Projekts variieren, umfassen aber in der Regel die folgenden Bereiche:

• Risiko: Das Risikomanagement identifiziert und mindert alle mit dem Projekt verbundenen Risiken. Dazu gehören finanzielle, technische, rechtliche und personalbezogene Risiken.
• Kosten: Bei der Kostenkontrolle geht es darum, das Budget des Projekts zu verwalten. Dazu gehört es, die Ausgaben im Auge zu behalten, mit Verkäufern und Lieferanten zu verhandeln und Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten eingespart werden können.
• Zeitplanung: Manche Projekte haben einen komplizierteren Zeitplan als andere. Bei der Zeitplanung geht es darum, Fristen für die einzelnen Projektschritte festzulegen und Ressourcen wie Personal und Material zu verwalten, um sicherzustellen, dass diese Fristen eingehalten werden.
• Umfang: Wie groß und umfangreich ist das Projekt? Ist es innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens realisierbar? Beim Umfangsmanagement geht es darum, realistische Ziele und Erwartungen für das Projekt festzulegen und gleichzeitig mögliche Änderungen des Umfangs zu erkennen, die im Laufe des Projekts auftreten können.
• Qualität: Die Qualitätskontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projekts. Sie stellt sicher, dass das Produkt oder die Dienstleistung die festgelegten Standards und Erwartungen erfüllt. Dieser Bereich kann die Durchführung strenger Tests, die Auswertung von Kundenfeedback und die Sicherstellung, dass alle Leistungen den erforderlichen Spezifikationen entsprechen, umfassen.
• Stakeholder: Die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ist entscheidend für ein erfolgreiches Projekt. Du solltest sie regelmäßig auf dem Laufenden halten und sie über alle Änderungen und Probleme informieren.
• Ressourcen: Beim Ressourcenmanagement geht es darum, die richtigen Ressourcen (Menschen, Geräte, Materialien usw.) zur richtigen Zeit für die richtigen Aufgaben einzusetzen. Es ist ein wichtiger Teil jedes Projekts und erfordert eine sorgfältige Planung.
• Sonstiges: Es gibt noch viele weitere Bereiche des Projektmanagements, wie z. B. Kommunikation und Beschaffung, aber auch Bereiche, die von der Art und dem Umfang des Projekts abhängen und die individuell bewertet werden müssen.

Die Rolle eines Projektmanagers verstehen

Wie du siehst, gibt es beim Projektmanagement viel zu beachten. Es erfordert ein scharfes Auge, Liebe zum Detail und die Fähigkeit, sich an veränderte Umstände anzupassen. Hier kommt der Projektmanager ins Spiel.

Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, die Verantwortung zu übernehmen und das Team von Anfang bis Ende zu führen. Er muss die Elemente verstehen, die ein erfolgreiches Projekt ausmachen, und gleichzeitig die nötigen Führungsqualitäten besitzen, um das Projekt zu realisieren.

Die Arbeit eines Projektmanagers kann komplex und anspruchsvoll sein. Ein guter Projektmanager muss organisiert sein und die Bedürfnisse der Stakeholder verstehen. Er muss präzise und effektiv kommunizieren und dafür sorgen, dass jeder gehört und wertgeschätzt wird. Er legt die Ziele fest, weist den Teammitgliedern Aufgaben zu, überwacht den Fortschritt und die Budgets, gibt Feedback und muss das Projekt bei Bedarf in verschiedene Richtungen lenken.

Verschiedene Arten von Projektmanagementmethoden

Projektmanagement ist kein Einheitsmodell. Unterschiedliche Projekte erfordern unterschiedliche Herangehensweisen, und es gibt verschiedene Methoden, aus denen du wählen kannst. Jede hat ihre Vor- und Nachteile und sollte je nach den spezifischen Anforderungen des Projekts ausgewählt werden.

Wasserfall

Das Wasserfall-Modell ist ein linearer Ansatz für das Projektmanagement. Dabei wird das Projekt in verschiedene Phasen unterteilt und diese nacheinander abgearbeitet. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Planungsphase, in der ein detaillierter Fahrplan für den Projektverlauf erstellt wird. Sie wird oft als starrer und traditioneller Ansatz betrachtet und eignet sich am besten für Projekte, die relativ einfach und klar definiert sind.

Sobald du mit dem Projekt begonnen hast, kannst du wahrscheinlich keine Änderungen mehr vornehmen, deshalb ist es wichtig, dass alle Beteiligten mit dem Plan einverstanden sind. Jede Phase setzt voraus, dass die vorherige Phase abgeschlossen ist, bevor sie beginnen kann.

Agile

Die wohl beliebteste Projektmanagementmethode ist heute "agil". Diese Methode stammt aus der Welt der Softwareentwicklung und basiert auf der Idee des iterativen Fortschritts. Es ist eine übergreifende Philosophie, die heute vielen Frameworks zugrunde liegt. Die Agile Methode konzentriert sich auf schnelle Iterationen und ständiges Feedback, was zu besseren Ergebnissen für flexible Projekte führt.

Der Ansatz ermöglicht Änderungen und Anpassungen während des Projektverlaufs. Außerdem fördert sie die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und Teams, die gemeinsam an der Erreichung ihrer Ziele arbeiten.

Die Agile Herangehensweise ist ideal für komplexe Projekte, die viel Hin und Her zwischen den Beteiligten erfordern. Er eignet sich auch hervorragend für funktionsübergreifende Teams, da alle Beteiligten während des gesamten Prozesses Feedback und Einblicke geben können.

Lies unseren Artikel über die Vorteile der Agilen Methoden, um mehr über ihre Stärken und Anwendungsfälle zu erfahren.

Scrum

Als Teil des Agilen Frameworks ist Scrum ein spezifischerer Ansatz für das Projektmanagement. Der Schwerpunkt liegt auf der Aufteilung von Aufgaben in kurze Arbeitspakete und deren Lieferung in überschaubaren Abschnitten. Diese Abschnitte, auch Sprints genannt, helfen dem Team, während des Projekts konzentriert und motiviert zu bleiben.

Bei Scrum geht es um Transparenz, Kontrolle und Anpassung. Es fördert die offene Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, die von einem engagierten Scrum Master geleitet wird. Das Team überprüft ständig seine Fortschritte und passt sich bei Bedarf an, um die Ziele des Projekts zu erreichen.

Ein Scrum Master moderiert in der Regel auch das Projekt und leitet die täglichen Standup-Meetings. Hier können die Teammitglieder ihre Fortschritte und alle Hindernisse besprechen, auf die sie stoßen.

Lean

Lean Project Management oder Lean Project Delivery (LPD) ist eine Methode, die sich auf Kosteneffektivität und Effizienz konzentriert. Sie wurde zuerst von Autoren entwickelt, die Toyota in der Fertigungsindustrie studierten. Seitdem wurde sie für viele Bereiche angepasst, unter anderem für die Softwareentwicklung und das Bauwesen.

Der Schwerpunkt liegt hier auf der Minimierung von Verschwendung, die von Geld über Material bis hin zu Energie alles sein kann. Dazu ermittelt das Team, was für das Projekt wichtig ist, und streicht alles weg, was nicht unbedingt notwendig ist.

Die Lean-Methode ist ideal für Projekte mit begrenzten Ressourcen. Sie ermutigt Teams dazu, kritisch darüber nachzudenken, wie sie ihre Ressourcen am effektivsten einsetzen können, und hilft ihnen so, mit weniger Ressourcen bessere Ergebnisse zu erzielen. Für Start-ups und kleine Unternehmen ist Lean Project Management oft ein nützliches Framework, ebenso wie für große Unternehmen, die auf viele verschiedene Ressourcen angewiesen sind und ihre Produktion und Verschwendung optimieren wollen.

Kanban

Als nächstes kommt das Kanban-Projektmanagementsystem. Kurioserweise gilt Toyota als Pionier dieses Systems, denn einer seiner Ingenieure entwickelte es in den 1940er Jahren für seine schlanke Produktion. Kanban (was wörtlich aus dem Japanischen übersetzt "Sichttafel" oder "Zeichen" heißt) basiert auf der Visualisierung von Arbeitsabläufen und Aufgaben.

Was früher mit einer physischen Tafel und Klebezetteln gemacht wurde (und zum Teil immer noch wird), wird heute hauptsächlich in Softwarelösungen umgesetzt. Die Aufgaben werden in Spalten unterteilt, z. B. "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt". Diese Spalten stellen den Arbeitsablauf dar, der normalerweise von links nach rechts verläuft.

Die Haftnotizen oder Einträge unter jeder Spalte, wie im obigen Beispiel zu sehen, bilden die jeweiligen Aufgaben ab. Wenn eine Aufgabe im Workflow voranschreitet, wird sie in die nächste Phase verschoben.

Diese Struktur hilft den Teams, ihr Arbeitspensum einfach zu verwalten und ihre Strategie zu optimieren. Sie stellt sicher, dass alle schnell sehen können, was vor sich geht und welche Aufgaben als nächstes anstehen.

Das Kanban-System ist besonders nützlich für Teams, die flexibel bleiben müssen, denn es hilft dir, vorauszuplanen und gleichzeitig agil zu bleiben, sodass du dich schnell an veränderte Bedingungen anpassen kannst.

Extreme Programming (XP)

Eine weitere Form des agilen Projektmanagements ist Extreme Programming (XP). Wie der Name schon sagt, ist diese Methode ziemlich intensiv. Im Gegensatz zu anderen Agilen Frameworks hat XP ein ziemlich starres Regelwerk, an das sich das Team halten muss. Tatsächlich gibt es fünf Leitwerte, fünf Regeln und 12 Praktiken, die befolgt werden müssen.

Es gibt jedoch viele Ähnlichkeiten zwischen XP und anderen Agilen Frameworks. Sprints sind nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses, ebenso wie tägliche Standups und kollaborative Entscheidungsfindung. Der Schwerpunkt liegt auf der schnellen Bereitstellung von Qualitätssoftware mit einem kundenorientierten Ansatz. Ständiges Feedback und Testen sind ebenfalls wichtig.

Aufgrund seiner Spezifität und strengen Regeln eignet sich dieser Ansatz am besten für spezielle Softwareprojekte. Er ist auch ideal für Teams, die schnell und mit minimalem Aufwand Ergebnisse liefern müssen.

Critical Path Method (CPM)

Ein Teil des effektiven Projektmanagements ist die Priorisierung von Aufgaben. Die Critical Path Method (CPM) ist eine Möglichkeit, dies zu tun, indem sie die Aufgaben mit den dazugehörigen Abhängigkeiten und Zeiträumen aufzeigt. So kannst du feststellen, welche Aufgaben kritisch sind und welche verschoben werden können, ohne dass der Gesamtzeitplan beeinträchtigt wird.

Der CPM hilft auch bei der Ressourcenzuweisung, da du besser verstehst, wie viel Zeit und Mühe jede Aufgabe erfordert. Das macht es einfacher, die Aufgaben den richtigen Leuten zuzuweisen und sicherzustellen, dass jeder an dem arbeitet, was er am besten kann. Es hilft auch, Engpässe zu vermeiden, da du alternative Pläne entwerfen kannst, wenn eine Aufgabe länger dauert.

Die Critical Path Method wird häufig bei großen Projekten und solchen mit langen Zeitplänen und vielen Aufgaben eingesetzt.

Adaptive Project Framework (APF)

Das Adaptive Project Framework (APF) ist ebenfalls ein agiler Ansatz, der Flexibilität und Zusammenarbeit fördert. In jedem Projekt gibt es viele Unbekannte, deshalb ist es wichtig, sich schnell anzupassen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Das APF hilft den Teams, genau das zu tun, indem es sich auf das große Ganze konzentriert und nicht auf einzelne Aufgaben oder Rollen.

Es ermutigt die Teams, häufig zu kommunizieren und sich über Veränderungen in der Umgebung auf dem Laufenden zu halten. Mit diesem Ansatz können Teams ihre Strategie und Taktik schnell anpassen, ohne die Qualität des Endergebnisses zu gefährden.

Six Sigma

Schließlich gibt es noch den Six Sigma-Ansatz für das Projektmanagement. Ähnlich wie bei der Lean-Methode geht es bei Six Sigma darum, Verschwendung zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Sie betont die Bedeutung datengestützter Entscheidungen und konzentriert sich auf die Beseitigung von Fehlern.

Der Six Sigma-Ansatz ist in fünf Phasen unterteilt: Define, Measure, Analyze, Improve, und Control (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren) (DMAIC). In jeder Phase müssen Daten gesammelt und die richtigen Lösungen gefunden werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Änderungen auf Beweisen und nicht auf Spekulationen beruhen.

Der Projektmanagementprozess

Ganz gleich, welche Projektmanagementmethode du anwendest, die wichtigsten Schritte bleiben dieselben. Der Projektmanagementprozess besteht aus fünf entscheidenden Phasen, die alle befolgt werden sollten, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Initiierung

Die erste Phase des Projekts ist die Initiierung. In der Initiierungsphase definierst du das Problem oder die Gelegenheit und erstellst einen Plan, um es zu lösen. In dieser Phase solltest du auch deine Erwartungen festlegen und alle Interessengruppen bestimmen, die an dem Projekt beteiligt sein könnten.

Hier wird auch das Endziel des Projekts festgelegt, also solltest du dir darüber im Klaren sein, was du erreichen willst. Auch der Umfang des Projekts, d.h. was eingeschlossen und was ausgeschlossen ist, sollte angesprochen werden. Viele Projektmanager verwenden eine Projektcharta, um alle relevanten Informationen zu sammeln. Die Charta ist ein einfaches Dokument, das den Zweck, den Umfang, den Zeitplan und das Budget des Projekts festhält.

Planung

Sobald das Projekt begonnen hat, ist es an der Zeit, zur Planungsphase überzugehen. Je nachdem, welches Framework du gewählt hast, kann diese mehr oder weniger komplex sein. Die Planungsphase ist vergleichbar mit einem Fahrplan, der den Projektverlauf vorgibt. Sie beschreibt die Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine, die erfüllt werden müssen, damit das Projekt vorankommt.

Von den technischen Anforderungen bis zur Ressourcenzuweisung sollte die Planungsphase alle Aspekte des Projekts abdecken. Hier werden den Teammitgliedern auch die Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Modelle wie Wasserfall erfordern daher viel detailliertere Pläne als agile Ansätze.

Ausführung

Inzwischen sollte dein Team genau wissen, was getan werden muss und wie es getan werden sollte. Der Ball ist offiziell ins Rollen gekommen, und das Projekt geht in die Ausführungsphase über. In dieser Phase werden die Teammitglieder zusammenarbeiten, um die in der Planungsphase zugewiesenen Aufgaben und Aktivitäten zu erledigen.

Wenn die beiden vorangegangenen Phasen richtig durchgeführt wurden, sollte die Ausführungsphase relativ reibungslos verlaufen. Bei Methoden wie agilem Vorgehen hat das Team viel mehr kreative Freiheit und kann schnell auf Änderungen reagieren. Im Gegensatz dazu muss bei dem Wasserfall-Modell jedes Element des Plans sorgfältig befolgt werden, damit das Projekt auf Kurs bleibt.

Überwachung & Kontrolle

Gleichzeitig ist der Projektmanager für die Überwachung und Kontrolle des Fortschritts verantwortlich. In dieser Phase wird das Projekt regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass es weiterhin nach Plan läuft.

Wenn Probleme auftauchen, müssen sie schnell und effektiv angegangen werden. Der Projektmanager sollte auch ständig mit den Interessengruppen und Teammitgliedern kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden sind und alle Erwartungen erfüllt werden.

Tools mit Dashboards können den Projektfortschritt visualisieren, während Leistungsberichte den Managern helfen, mögliche Probleme zu erkennen.

Abschluss

Es ist vollbracht! Endlich ist das Projekt bereit für die Übergabe (an einen Kunden oder Endnutzer). Dies ist die sogenannte Abschlussphase, in der das Projektteam alle verbleibenden Aufgaben abschließt und das Endprodukt oder den Service ausliefert.

In der Abschlussphase werden in der Regel die Stakeholder zustimmen und eine formale Bewertung des Erfolgs vornehmen. Sobald dies geschehen ist, kann das Projekt offiziell für abgeschlossen erklärt werden. Je nach Projekt kann es natürlich sein, dass die Arbeit hier nicht aufhört. Es kann sein, dass nach der Fertigstellung des Projekts eine kontinuierliche Wartung oder Unterstützung erforderlich ist.

Auf den ersten Blick mag Projektmanagement wie pures Chaos erscheinen, das gebändigt werden muss. Aber mit den richtigen Werkzeugen und Techniken lässt es sich ganz gut bewältigen. Unter anderem kannst du die folgenden Werkzeuge in den verschiedenen Phasen deines Projektlebenszyklus einsetzen.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind sehr hilfreich, wenn es darum geht, den Zeitplan deines Projekts und die Abhängigkeiten von Aufgaben zu visualisieren. Sie geben einen Überblick darüber, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Die horizontalen Balken zeigen die Aufgaben, Aktivitäten und andere, die mit ihnen verbunden sind - alles in Relation zur Zeit dargestellt. Mit Gantt-Diagrammen kannst du leicht erkennen, wie lange jede Aufgabe voraussichtlich dauern wird, und die Arbeit entsprechend priorisieren.

Kanban-Boards

Wie bereits erwähnt, verfolgen Kanban-Boards einen etwas anderen Ansatz für das Zeitmanagement. Anstatt den Projektzeitplan nur einmal zu sehen, wird er in kleinere Aufgaben und Aktivitäten unterteilt. Jede Aufgabe wird durch eine Notiz dargestellt, die auf dem Board verschoben werden kann, wenn sie erledigt oder pausiert wird.

Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan (PSP) kann dazu verwendet werden, ein Projekt in kleinere, überschaubare Arbeitspakete zu unterteilen. Er hilft den Teams, das Projekt zu visualisieren und festzulegen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Er ähnelt einem Entscheidungsbaum, wobei jeder Zweig eine andere Aufgabe oder Aktivität darstellt.

Projektstrukturpläne sind gut geeignet, um genau zu verstehen, wie viel Arbeit erledigt werden muss und wer dafür verantwortlich ist.

Kommunikations-Tools

Zusätzlich zu diesen Tools müssen die Teams ständig miteinander kommunizieren, vor allem, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Die meisten Projektmanagement-Tools ermöglichen daher die Zusammenarbeit und Kommunikation.

Projektmanager können damit Gespräche zwischen Teammitgliedern und Interessengruppen sowie Details wie Fristen und Anforderungen verfolgen. Sie ermöglichen auch den Austausch von Dateien und das Sammeln von Feedback, was es einfacher macht, während des gesamten Projekts auf der gleichen Seite zu bleiben.

Budgetierungs-Tools

Schließlich sind Budgetierungs-Tools unerlässlich, um bei Bedarf die finanziellen Ressourcen im Griff zu behalten. Sie helfen dabei, sich ein genaues Bild von den Kosten und dem Zeitplan des Projekts zu machen. Mit diesen Informationen können die Teams ihre Budgets entsprechend anpassen und sicherstellen, dass sie ihr Geld optimal ausgeben.

Projektmanagement-Software

Anstatt all diese Tools einzeln zu nutzen, verwenden die meisten Unternehmen eine Projektmanagement-Software, um alles zusammenzuführen. Diese Art von Software bietet einen umfassenden Überblick über das gesamte Projekt und hält alle Beteiligten auf dem Laufenden. Außerdem macht sie die Verfolgung von Aufgaben, Ressourcen, Budgetierung, Management und Kommunikation einfacher.

Projektmanagement-Software verfügt in der Regel über ein zentrales Dashboard, das dich bei Änderungen mit Updates und Warnmeldungen versorgt. Wenn du tiefer in die Materie einsteigst, hast du Zugang zu allen oben genannten Tools und mehr.

Letztendlich geht es darum, eine Lösung zu finden, die für dich und dein Team am besten funktioniert. Wirf einen Blick auf unsere Best Picks, um das richtige Projektmanagement-Tool für dein Team zu finden.

Fazit

Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden erfolgreichen Projekts. Egal, ob du ein Projektmanager oder ein Teil des Teams bist, du solltest die Methoden, Verantwortlichkeiten, Werkzeuge, Techniken und Strategien kennen, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten. Mit diesem Wissen bist du in der Lage, jedes Projekt bis zur Ziellinie zu führen.