Wie Projektmanagement-Software dir hilft, auf Kurs zu bleiben (9 Vorteile)

Projekte bilden das Rückgrat der meisten Unternehmen. Ob es sich um die Einführung eines neuen Produkts, die Entwicklung einer Website oder eine Marketingkampagne handelt, Projekte erfordern eine sorgfältige Planung und Ausführung. Aber bei so vielen beteiligten Personen, Prozessen und Aufgaben kann es eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten und sich zu organisieren.

Zum Glück gibt es Projektmanagement-Software, die dabei hilft. Sie sind leistungsstarke, intuitive Plattformen, die es Unternehmen leicht machen, Projekte zu planen und mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Von der Aufgabenverfolgung über die Budgetierung bis hin zum Zeitplanmanagement bieten diese Tools eine Reihe von Vorteilen, die die Planung und Durchführung von Projekten einfacher machen als je zuvor.

Hier erfährst du, warum du Projektmanagement-Software für dein Unternehmen nutzen solltest.

9 Vorteile von Projektmanagement-Software

Der Hauptvorteil von Projektmanagement-Software ist, dass sie meist eine Komplettlösung ist. Die Features variieren zwar von Software zu Software, aber die meisten bieten umfassende Kernfunktionen, die deinem Unternehmen helfen, seine Ziele durch klare Aufgabenverwaltung und Kommunikation zu erreichen. Das bringt uns zum ersten Punkt.

1. Perfekte Projektplanung

Eine der ersten Phasen eines jeden Projekts ist der Planungsprozess. Hier legst du die Grundlagen und sorgst dafür, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Mit einer Projektmanagement-Software kannst du auf einer zentralen Plattform deinen Zeitplan planen, Aufgaben an Teammitglieder verteilen und Fristen festlegen.

Projektmanager können Aufgabenlisten erstellen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen und visuelle Darstellungen des Projektplans erstellen. Mit einer Projektmanagement-Software kannst du dein gesamtes Team für die Ziele eines Projekts gewinnen und sicherstellen, dass sich alle über ihre individuellen Aufgaben im Klaren sind.

Die Terminplanung ist ein weiterer wichtiger Teil des Projektplanungsprozesses. Nutze hilfreiche Tools wie ein Gantt-Diagramm, um den Projektfortschritt zu verfolgen und die Fristen im Auge zu behalten. Wenn du dein Projekt auf dem richtigen Fuß beginnst, bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

2. Einwandfreie Zusammenarbeit

Unabhängig von der Größe deines Teams besteht immer die Gefahr, dass die Zusammenarbeit auf der Strecke bleibt. Das Hin- und Herschicken von E-Mails, der Versuch, den Überblick über verschiedene Dokumente zu behalten, und eine unklare Kommunikation können jedes Projekt schnell entgleisen lassen. Projektmanagement-Software vereinfacht die Zusammenarbeit, indem sie deinem Team einen gemeinsamen Ort bietet, an dem es Projektdetails besprechen und an Aufgaben zusammenarbeiten kann. Wenn ihr also über etwas redet, könnt ihr das innerhalb jeder einzelnen Aufgabe tun, ohne euch gegenseitig zu verwirren oder zwischen verschiedenen Themen zu verlieren.

Auch die gemeinsame Nutzung von Dateien war mit diesen Plattformen noch nie so einfach: Du kannst Dokumente hochladen und mit deinen Teammitgliedern teilen. Und damit du immer den Überblick behältst, kannst du zwischen verschiedenen Projektansichten wie einer Zeitleiste, einer Liste oder einem Kanban-Board wählen, auf dem alle Aufgaben abgebildet sind. Und mit Echtzeit-Updates sind alle über den Projektfortschritt informiert.

Nach jeder Projektmanagementmethode ist die Zusammenarbeit der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Damit dein Team schnell umschwenken und sich verändern kann, muss es in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Projektmanagement-Software macht das möglich, indem sie alle Punkte der Zusammenarbeit zentralisiert.

3. Klares Ressourcenmanagement

Ein Projekt zu managen ist wie das Managen einer Sportmannschaft - du brauchst die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten, um die Arbeit zu erledigen. Außerdem darfst du niemanden überfordern, sonst leidet das ganze Team.

Eine Projektmanagement-Software kann dir dabei helfen, deine Ressourcen effizient zu verwalten, indem sie dir dabei hilft, zu überprüfen, ob die Arbeitsbelastung aller Beteiligten ausgewogen ist. Du kannst damit sogar sehen, wie viele Stunden jede Person für eine Aufgabe aufwendet und sicherstellen, dass niemand zu viel übernimmt.

Da der Mensch am Arbeitsplatz immer wichtiger wird, könnte das Ressourcenmanagement der Schlüssel zu einer besseren Mitarbeiterbindung sein.

4. Genaues Budgetierungsbild

Manche Projektmanagement-Software gibt dir auch einen Überblick über das Budget für ein Projekt und hilft dir, die Ausgaben zu verfolgen. Mit dieser Ansicht kannst du überwachen, wie viel Geld du für jede Aufgabe ausgibst und sicherstellen, dass deine Projekte im Rahmen des Budgets bleiben.

Genaue Daten können in einer Vielzahl von Diagrammen dargestellt werden, so dass du dir schnell einen Überblick über dein finanzielles Bild verschaffen kannst. Du kannst die Budgetverfolgung auch nutzen, um deine tatsächlichen Ausgaben mit dem geschätzten Budget zu vergleichen. So kannst du erkennen, wo Überschreitungen auftreten und mögliche Risiken identifizieren.

Die Budgetprognose ist eine weitere wichtige Funktion, die manche Projektmanagement-Software bietet. Sie ermöglicht es, zukünftige Kosten vorherzusagen und potenzielle Probleme zu planen, bevor sie problematisch werden. Einige Plattformen nutzen sogar Algorithmen des maschinellen Lernens, um dir dabei zu helfen, intelligente und fundierte Entscheidungen über die Verwaltung deines Budgets zu treffen.

5. Verbesserte Risikoanalyse

Kein Projekt ist ohne Risiken. Von unerwarteten Verzögerungen bis hin zur Ausweitung des Projektumfangs - Risiken können jedes Projekt schnell zum Scheitern bringen. Als Projektmanager musst du herausfinden, welche Risiken am schwerwiegendsten sind, und Strategien entwickeln, um sie zu mindern.

Projektmanagement-Software kann dir bei der Bewertung von Risiken helfen, indem sie ein Risikoregister oder ähnliches bereitstellt, das im Wesentlichen eine Liste der mit dem Projekt verbundenen potenziellen Risiken ist. Anhand dieser Informationen kannst du planen und Notfallpläne aufstellen, falls etwas schief geht. Auf diese Weise ist dein Team auf alle Eventualitäten vorbereitet.

Du kannst alle dir zur Verfügung stehenden Informationen nutzen, um zu analysieren, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Risiko eintritt und wie schädlich es sein könnte. Mit diesen Informationen kannst du entscheiden, welche Risiken sofort angegangen werden müssen und welche eher überschaubar sind.

6. Zeiterfassung

Hast du dich schon mal gefragt, wie viel Zeit dein Team für die einzelnen Schritte eines Projekts aufwendet? Manche Projektmanagement-Software bietet eine Zeiterfassungsfunktion, mit der du dir ein genaues Bild davon machen kannst, wie viel Zeit für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird. Diese Funktion ist besonders bei wiederkehrenden Aufgaben hilfreich, um den Aufwand für langfristige und zukünftige Projekte besser einschätzen zu können. Sie kann auch dazu verwendet werden, nur die Arbeitsstunden der Beschäftigten zu erfassen, was bei der Gehaltsabrechnung nützlich sein kann.

Insgesamt liefert dir die Zeiterfassung die Daten, die du brauchst, um Prozesse zu optimieren und die Produktivität auf breiter Front zu steigern. Es gibt viele Möglichkeiten, diese Funktion zu nutzen und zu verstehen, wie dein Team seine Zeit verbringt, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden können.

7. Zuverlässige Projektüberwachung

Sobald die Planungsphase abgeschlossen ist und die Ausführung beginnt, musst du in der Lage sein, den Fortschritt deines Projekts zu verfolgen. Hier kommt die Projektmanagement-Software mit zuverlässigen Analyse- und Berichtsfunktionen ins Spiel, die dir helfen, den Überblick zu behalten.

Du kannst verschiedene Dashboard-Übersichten nutzen, um die Leistungskennzahlen in Echtzeit zu überprüfen, sodass du jederzeit weißt, wie ein Projekt voranschreitet. Vorher festgelegte Meilensteine und Fristen können zusätzlich genutzt werden, um zu messen und sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt.

8. Optimierte Kommunikation

Wir haben bereits über die Zusammenarbeit gesprochen und darüber, wie wichtig es ist, den Mitgliedern Aufgaben zuzuweisen und Chats zu den einzelnen Aufgaben zu führen. Darüber hinaus verfügt eine Projektmanagement-Software in der Regel über viele weitere Features, die die Kommunikation weiter verbessern.

Du kannst Chats für ganze Teams und Projekte einrichten. So können zum Beispiel auch Kunden eingeladen werden, um Dinge zu besprechen, ohne E-Mails und Slack-Kanäle nutzen zu müssen. Und wenn es andersherum ist, kannst du diese Tools integrieren, so dass du E-Mails und Slack-Nachrichten direkt aus der PM-Software verschicken kannst.

Aber das ist noch nicht alles: Auch Loom, Zoom, Google Meet und andere Dienste lassen sich leicht integrieren, um die Kommunikation innerhalb deines Teams so einfach wie möglich zu gestalten.

9. Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben

Schließlich kann Projektmanagement-Software helfen, den Zeit- und Arbeitsaufwand für langweilige Aufgaben zu reduzieren. Viele Tools bieten Automatisierungsfunktionen, mit denen du Routinen einrichten kannst, um bestimmte Schritte zu erledigen.

Wenn zum Beispiel jemand für die Überprüfung von Aufgaben zuständig ist, bevor sie genehmigt werden, kannst du eine Automatisierung erstellen, die diese Person automatisch der Aufgabe zuweist, sobald der Status "Überprüfung" erreicht ist.

Die Möglichkeiten der Automatisierung sind endlos. Wenn du kreativ bist, kannst du unzählige Effizienzen schaffen und komplexe Arbeitsabläufe mit mehreren Bedingungen erstellen, die nach der anfänglichen Einrichtung ohne jegliche manuelle Arbeit für dich ablaufen.

Die eingesparte Zeit macht sich nicht nur finanziell bemerkbar, sondern erhöht auch die Produktivität, weil du dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kannst und nicht durch Verwaltungsarbeit abgelenkt wirst.

So findest du die richtige Projektmanagement-Software

Bei der Vielzahl an Möglichkeiten kann die Entscheidung, welche Projektmanagement-Software die richtige für dein Team ist, schwer fallen. Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen können, die beste Wahl zu treffen.

Fazit

Projektmanagement-Software hilft dir, dein Geschäft zu vereinfachen, indem sie die Bearbeitung von Aufgaben und die Verfolgung des Fortschritts rationalisiert. Sie verschafft dir einen Überblick über den Fortschritt deiner Projekte, automatisiert lästige Prozesse und stellt sicher, dass kein Schritt übersehen oder vergessen wird.

Achte bei der Auswahl der Projektmanagement-Software darauf, welche Features du brauchst und was in dein Budget passt. Wenn du dir nicht sicher bist, welche Lösung am besten zu dir passt, kannst du unser Finder Tool nutzen, um eine persönliche Empfehlung zu erhalten.