Risikoanalyse: Grundlegende Richtlinien für das Projektmanagement

Das gleiche Konzept gilt für das Projektmanagement. Schließlich hat jedes Projekt seine ganz eigenen Herausforderungen, die seinen Erfolg behindern könnten. In diesem Leitfaden gehen wir auf die Grundlagen der Risikoanalyse im Projektmanagement ein und du erfährst, wie du mit einem analytischen Ansatz die Risiken und ihre potenziellen Auswirkungen auf jedes Projekt minimieren kannst.

Risikoanalyse im Kontext des Projektmanagements

Bevor wir in die Details der Risikoanalyse eintauchen, ist es wichtig zu verstehen, was sie im Kontext des Projektmanagements eigentlich bedeutet. Bei der Risikoanalyse geht es im Wesentlichen darum, potenzielle Risiken zu ermitteln, ihren Schweregrad und ihre Wahrscheinlichkeit zu verstehen und dann Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu mindern.

Alles, was sich auf die Menschen, Prozesse, Ressourcen oder Technologien eines Projekts auswirken kann, wird als Risiko betrachtet. Wenn du die Risiken eines Projekts genau kennst, kannst du bessere Entscheidungen treffen, wenn es darum geht, sie zu bewältigen.

In erster Linie entstehen Probleme aus einer der folgenden drei Quellen:

In jedem Fall ist es wichtig, die mit einem Projekt verbundenen Risiken zu verstehen, bevor du versuchst, sie zu mindern. Schauen wir uns die Schritte einer Risikoanalyse im Projektmanagement genauer an.

1. Identifiziere das Risiko

Der vielleicht schwierigste Teil der Risikoanalyse ist die genaue Identifizierung der Risiken. Denk daran, dass es sich nicht um Probleme handelt, die bereits aufgetreten sind, sondern um potenzielle Probleme, die im Laufe des Projekts auftreten können. Deshalb ist es wichtig, über den Tellerrand hinauszuschauen und ein breites Spektrum potenzieller Risiken zu berücksichtigen.

Das geht am besten, indem du alle Beteiligten in das Projekt einbeziehst. Dazu gehören Teammitglieder, Lieferanten, Kunden und sogar externe Berater, falls nötig. Alternativ kannst du auch Beispiele ähnlicher Projekte heranziehen, um potenzielle Risiken zu ermitteln.

Erstelle eine Liste, in der jedes noch so kleine Risiko aufgeführt ist. Eine Liste mit potenziellen Risiken könnte so aussehen:

• Verzögerung der MVP-Fertigstellung (14 Tage zu spät)
• Überschreitung der Marketingkosten (10% mehr)
• Unvorhergesehene rechtliche Probleme

2. Beurteile die Wahrscheinlichkeit

Der nächste Schritt ist die Bewertung der Wahrscheinlichkeit, dass ein bestimmtes Risiko eintritt. Es ist hilfreich, jedem Risiko einen Zahlenwert zuzuordnen (z.B. 0-10 oder 0%-100%), damit du bessere Entscheidungen treffen kannst. Dieser Wert sollte die Wahrscheinlichkeit widerspiegeln, mit der ein bestimmtes Risiko eintreten wird. Du kannst die Risiken auch farblich kennzeichnen (z.B. rot, gelb, grün), um ihre Wahrscheinlichkeit zu verdeutlichen.

Denke daran, dass dies ein fortlaufender Prozess ist. Je weiter du im Projekt fortschreitest, desto wahrscheinlicher werden bestimmte Risiken. Je näher das Datum der Markteinführung deines MVP rückt, desto wahrscheinlicher wird zum Beispiel eine Verzögerung, wenn du die notwendigen Meilensteine nicht erreicht hast.

3. Berechne die Auswirkungen

Als Nächstes solltest du die potenziellen Auswirkungen der einzelnen Risiken berechnen. Dieser Schritt hilft dir bei der Entscheidung, welche Risiken gemindert werden müssen und wie viel Zeit und Geld dafür aufgewendet werden sollte. Die Auswirkungen eines Risikos können je nach Art des Projekts sehr unterschiedlich sein. Denke daran, dass auch die Auswirkungen unterschiedlich sein können.

Ein Risiko kann zum Beispiel unmittelbare finanzielle Auswirkungen haben, aber es kann auch langfristige Schäden an Kundenbeziehungen oder deinem Ruf verursachen. Wie bei der Wahrscheinlichkeit ist es hilfreich, jedem Risiko einen numerischen Wert zuzuweisen. Der Wert basiert auf deiner Einschätzung der Schwere der Auswirkungen. Je schwerwiegender die Auswirkungen sind, desto höher sollte der Wert sein.

4. Definiere einen Trigger

Die Festlegung eines Triggers ist einer der am häufigsten übersehenen Schritte bei der Risikoanalyse. Ein Trigger ist ein Ereignis, das darauf hinweist, dass das Risiko eingetreten ist oder bald eintreten könnte. Ohne einen Trigger entdeckst du das Risiko vielleicht erst, wenn es zu spät ist.

Trigger können je nach Art des Risikos unterschiedlich sein. Wenn du mit Kostenüberschreitungen rechnest, könnte ein Trigger sein, wenn die tatsächlichen Kosten einen bestimmten Schwellenwert überschreiten. Oder wenn du dir Sorgen über Verzögerungen machst, könnte ein Trigger sein, wenn nicht alle Aufgaben bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sind.

5. Schätze einen Zeitplan (optional)

Zum Schluss solltest du noch abschätzen, wann das Risiko eintreten könnte. Nicht alle Risiken lassen sich auf diese Weise vorhersagen, aber für die, die es können, ist es hilfreich, einen groben Zeitplan zu haben. So kannst du deine Strategie zur Risikominderung entsprechend planen.

Warum ist eine Risikoanalyse wichtig?

Viele Unternehmen sehen in der Risikoanalyse eine unnötige Belastung, die das Projektmanagement verkompliziert. In Wirklichkeit ist die Risikoanalyse jedoch unerlässlich für ein erfolgreiches Projektmanagement.

Zunächst einmal hilft sie, potenzielle Risiken zu erkennen, bevor sie Schaden anrichten. Das kann auf lange Sicht Zeit und Geld sparen, da du dich nicht mit kostspieligen Fehlern herumschlagen musst, die vermeidbar gewesen wären. Die Risikoanalyse bietet auch einen Rahmen für die Notfallplanung, so dass du einen Aktionsplan aufstellen kannst, falls etwas schief geht.

Und schließlich hilft sie dir, dich auf die Industrie 5.0 vorzubereiten. [Experten zufolge] (https://www.forbes.com/sites/jeroenkraaijenbrink/2022/05/24/what-is-industry-50-and-how-it-will-radically-change-your-business-strategy/NewTab) wird die fünfte Welle der Industrialisierung von menschenzentriertem Design, Nachhaltigkeit und Widerstandsfähigkeit angetrieben. Hier kommt die Risikoanalyse ins Spiel, denn sie hilft dir, ein robustes System zu schaffen, das Veränderungen und unerwarteten Ereignissen standhalten kann.

Zwei Arten der Risikoanalyse

Bei der Risikoanalyse im Projektmanagement ist es wichtig zu wissen, dass es zwei verschiedene Arten gibt. Beide haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Eine Mischung aus diesen Ansätzen ist oft am besten.

Quantitative Risikoanalyse

Die quantitative, d.h. numerische, Risikoanalyse wird häufig verwendet, um die potenziellen finanziellen Auswirkungen eines Risikos zu ermitteln. Die Analyse ist objektiv und konzentriert sich auf die Wahrscheinlichkeit eines bestimmten Ergebnisses. Sie wird in der Regel mit komplexen mathematischen Formeln und Tabellenkalkulationsmodellen durchgeführt.

Qualitative Risikoanalyse

Im Gegensatz zur quantitativen Risikoanalyse ist die qualitative Risikoanalyse weniger strukturiert und eher subjektiv. Sie stützt sich auf Expertenmeinungen und Risikomodelle, um die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos zu bewerten. Die Ergebnisse werden in der Regel in Form einer Bewertung ausgedrückt (z.B. hoch/mittel/gering).

Die wichtigsten Methoden der Risikoanalyse im Projektmanagement

Um Risiken richtig zu analysieren, reicht es nicht aus, nur an mögliche Risiken zu denken. Du musst einen systematischen Ansatz verwenden, um sicherzustellen, dass alle möglichen Risiken berücksichtigt und bewertet werden. Es gibt mehrere Methoden, aus denen du wählen kannst, darunter die folgenden.

Wahrscheinlichkeitsmatrix

Die einfachste und am weitesten verbreitete Methode ist eine Wahrscheinlichkeitsmatrix. Dabei wird der Wahrscheinlichkeit und den Auswirkungen jedes Risikos ein numerischer Wert zugewiesen. Die Werte werden dann multipliziert, um die Gesamtpunktzahl für jedes Risiko zu berechnen. Die Matrix hat den zusätzlichen Vorteil, dass sie es einfacher macht, Risiken zu vergleichen und Prioritäten bei der Risikominderung zu setzen.

Bow Tie

Die Bow Tie-Methode ist eine komplexere Version der Wahrscheinlichkeitsmatrix. Dabei wird jedes Risiko in zwei Teile zerlegt - die Ursachen und die Folgen. Mit dem ausgewählten Risiko in der Mitte kannst du dann ein Diagramm zeichnen, um das Risiko und die damit verbundenen Elemente zu veranschaulichen. Dieser Ansatz ist besonders nützlich, wenn es um Risiken geht, die mehrere Ursachen und mögliche Folgen haben.

Entscheidungsbaum

Wenn es um Risiken geht, die mehrere Entscheidungen erfordern, kann ein Entscheidungsbaum die verschiedenen möglichen Ergebnisse aufzeigen. Setze das ausgewählte Risiko an die Spitze des Baums und ziehe dann Zweige für jede Entscheidung, die getroffen werden muss. Ordne jedem Zweig eine Erfolgs- oder Misserfolgswahrscheinlichkeit und die damit verbundenen Kosten zu. Auf diese Weise kannst du feststellen, welche Vorgehensweise am ehesten zum gewünschten Ergebnis führt.

SWIFT

Eine weitere Möglichkeit ist die "Structured What-If Technique" (SWIFT). Dabei handelt es sich um eine Brainstorming-Methode, mit der Risiken identifiziert und bewertet werden können. Definiere zunächst das Risiko und stelle dann "Was wäre wenn?"-Fragen, um die möglichen Folgen zu erkunden. Mit dieser Methode kannst du mögliche Lösungen und Notfallpläne entwickeln. Wenn du dein Team in diese Analyse einbeziehst, kannst du sicherstellen, dass alle möglichen Risiken berücksichtigt werden.

Delphi

Die Delphi-Methode ist ein konsensbasierter Ansatz, um Risiken zu identifizieren und zu priorisieren. Dabei wird eine Gruppe von Experten um sich versammelt und gebeten, mit ihrer Erfahrung und Intuition Fragen zu potenziellen Risiken zu beantworten. Ein Moderator sammelt dann die Antworten der einzelnen Experten und stellt sie in einem Bericht zusammen, der zur Erstellung eines Aktionsplans verwendet werden kann.

Erstellen eines Risikomanagementplans

Mit deinen wertvollen Daten in der Hand ist es nun an der Zeit, einen Risikomanagementplan zu entwickeln. Dies kannst du in mehreren Schritten tun.

Prioritäten setzen

Anhand der Zahlenwerte, deines Urteils oder der Ergebnisse deiner Analyse ordnest du die Risiken in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit ein. Eine Kombination aus Auswirkung und Wahrscheinlichkeit kann dir helfen, den potenziellen Schweregrad jedes Risikos einzuschätzen.

Analysieren

Sobald du den Risiken eine Priorität zugewiesen hast, analysiere jedes einzelne, um mögliche Lösungen zu finden. Du hast viele Möglichkeiten, um das Risiko zu mindern, zum Beispiel:

Zuweisen

Du solltest auch die Verantwortung für das Management der einzelnen Risiken zuweisen. Stelle sicher, dass die benannte Person über das nötige Wissen und die Erfahrung verfügt, um die Aufgabe zu bewältigen. In der Regel beaufsichtigt der Projektleiter den gesamten Risikomanagementprozess. Technische Risiken können von IT-Mitarbeitern gemanagt werden, während Risiken im Personalbereich von HR-Mitarbeitern gemanagt werden können.

Überwachung

Schließlich musst du die Risiken kontinuierlich überwachen. Überprüfe regelmäßig die Liste der Risiken und vergewissere dich, dass jedes einzelne richtig gehandhabt wird. So stellst du sicher, dass dir nichts entgeht und dass alle Risiken effektiv behandelt werden.

Tools zur Unterstützung der Risikoanalyse im Projektmanagement

Zusätzlich zu den Risikoregistern und -matrizen gibt es eine Reihe von Hilfsmitteln, die dir bei der Risikoanalyse helfen.

Projektmanagement-Software verfügt jedoch oft schon über genügend Risikomanagement-Funktionen, mit denen du Risiken effizienter dokumentieren und verfolgen kannst, ohne dass du dein Instrumentarium in Form von Software erweitern musst.

Einige Lösungen bieten auch die Möglichkeit, Automatisierungen und großartige Layouts für das Risikomanagement zu erstellen, die dir helfen, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zuzuweisen und Bedrohungen in Echtzeit zu überwachen.

Fazit

Die Risikoanalyse ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Projektmanagements. Man sollte sie nicht fürchten oder ignorieren, sondern sie nutzen, um den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu gewährleisten.

Wenn du die mit deinem Projekt verbundenen Risiken kennst und proaktiv Maßnahmen ergreifst, um sie zu mindern, kannst du sicherstellen, dass dem Erreichen deines Ziels nichts im Wege steht.

Um deine Prozesse weiter zu rationalisieren, schau dir unsere Liste der besten Projektmanagement-Software an. Mit den richtigen Tools wird das Management deiner Risiken und Arbeitsabläufe viel organisierter, was dir letztlich hilft, alles im Blick zu behalten und nicht selbst zum Risiko zu werden.