Webinare vs. Online-Meetings: Die wichtigsten Unterschiede und wann man was nutzt

Bringen wir Licht ins Dunkel und sehen, wie sie sich unterscheiden und wann sie am besten geeignet sind.

Was ist ein Online-Meeting?

Ein Online-Meeting ist eine virtuelle Zusammenkunft, bei der Menschen von verschiedenen Orten aus zusammenkommen und zusammenarbeiten können. Der Zweck eines Online-Meetings ist es, Diskussionen zu ermöglichen, Ideen auszutauschen und/oder Entscheidungen zu treffen. Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, zu reden, zuzuhören und etwas beizutragen.

Wenn dein Unternehmen zu den vielen gehört, die während der Pandemie auf Zoom oder Google Meet umgestiegen sind, anstatt in einem Büro zu diskutieren, hast du bereits ein Online-Meeting erlebt.

Was ist ein Webinar?

Ein Webinar ist eine Art von Online-Seminar oder Präsentation. Stell dir ein Webinar als die virtuelle Version eines Hörsaals vor, in dem die Teilnehmer eine Präsentation von vorne verfolgen. Der Moderator leitet das Webinar und geht normalerweise eine vorher festgelegte Tagesordnung durch.

Um Störungen zu vermeiden, können die Teilnehmer eines Webinars normalerweise nicht direkt mit dem Moderator interagieren, es sei denn, der Moderator erlaubt es, indem er die Stummschaltung aufhebt. Stattdessen können sie den Chat oder die Q&A-Funktionen nutzen, um Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben. Der Moderator sieht die Nachrichten und kann sie nach eigenem Ermessen beantworten.

Was sind die Unterschiede zwischen den beiden Formen?

Nachdem du nun weißt, was ein Meeting und ein Webinar ist, wollen wir uns die wichtigsten Unterschiede zwischen ihnen ansehen.

Audio & Video teilen

Der offensichtlichste Unterschied zwischen einem Meeting und einem Webinar ist die gemeinsame Nutzung von Audio- und Videodaten. In einem Online-Meeting können alle Teilnehmer ihre Video- oder Audio-Feeds mit den anderen Gesprächsteilnehmer teilen. So können Unterhaltungen in Echtzeit stattfinden und Themen detaillierter besprochen werden.

Im Gegensatz dazu lenken Webinare die Aufmerksamkeit aller Zuschauer auf die Moderator, die in der Regel die einzigen sind, die ihr Audio- und Videomaterial teilen können. Podiumsteilnehmer oder besondere Gäste können ebenfalls ihre Audio- und Videodaten teilen.

In beiden Fällen hängt die Qualität der Audio- und Videoaufnahmen von den Möglichkeiten des verwendeten Tools ab.

Raumkapazität

Der Grund für diese Begrenzung ist, dass Webinare in der Regel von einer großen Gruppe von Personen gleichzeitig verfolgt werden sollen. In der Regel liegt die Teilnehmerzahl bei 2 bis 20 Personen, obwohl die Plattform auch mehr bewältigen kann. Webinare können zwischen 10 und 50.000 Zuschauer haben. Du kannst dir vorstellen, wie überwältigend es wäre, wenn all diese Menschen gleichzeitig ihre Audio- und Videoübertragungen teilen würden.

Diese Grenzen berücksichtigen nicht das Live-Streaming, bei dem die Moderatoren ihre Webinare auf einer anderen Plattform wie YouTube, Twitch oder Facebook Live übertragen. Diejenigen, die auf diesen alternativen Plattformen zuschauen, haben nicht die gleichen interaktiven Möglichkeiten wie diejenigen, die direkt am Webinar teilnehmen.

Außerdem ist die Liste der Teilnehmer auf jeder Plattform anders. Besprechungsteilnehmer sind in der Regel für alle Teilnehmer sichtbar, obwohl du deinen Namen oder dein Video bei Bedarf ausblenden kannst. Bei Webinaren können nur der Moderator und die Diskussionsteilnehmer sehen, wer teilnimmt.

Nachrichten und Chat

Auch die Messaging-Optionen sind in der Regel unterschiedlich. Während eines Meetings können alle Teilnehmer in Echtzeit miteinander chatten. Dazu gehören auch private Nachrichten zwischen zwei Personen oder Gruppenchats.

Während eines Webinars können die Zuschauer nicht privat miteinander kommunizieren. Sie können jedoch über den Chat oder die Frage- und Antwortfunktion Nachrichten an den Moderator senden. Bei einigen Plattformen kannst du die Einstellungen ändern und den Teilnehmern erlauben, miteinander zu chatten, obwohl das in den meisten Fällen nicht empfohlen wird.

Beide Optionen bieten "Reaktionen" oder Emojis, mit denen die Teilnehmenden ihre Meinung ausdrücken können, ohne zu tippen. Das reduziert das Durcheinander der Nachrichten und kann helfen, das Gespräch auf Kurs zu halten.

Breakout- und Waiting-Räume

Zwei dominante Funktionen in Meetings sind Breakout-Räume und Waiting-Räume. In Breakout-Räume kannst du kleinere virtuelle Räume für intimere Gespräche schaffen. Diese Funktion kann bei der Arbeit an Projekten oder beim Brainstorming von Ideen nützlich sein.

Du kannst zum Beispiel eine Besprechung mit allen Teilnehmern im selben Raum beginnen und sie dann in verschiedene Räume aufteilen, um an unterschiedlichen Aufgaben zu arbeiten. Nicht alle Webinar-Plattformen bieten diese Funktion an, aber es ist möglich, einige zu finden. Du kannst unser Vergleichstool verwenden, um Webinar-Software anhand dieser Funktion zu vergleichen.

Mit Waiting-Räume kannst du kontrollieren, wer an deinen Meetings teilnimmt. Sie eignen sich daher hervorragend für private Gespräche oder sensible Themen. In diesem Szenario werden alle Teilnehmer in einen Warteraum gesetzt, bis der Gastgeber ihnen erlaubt, an der Besprechung teilzunehmen.

Das Äquivalent eines Waiting-Raums für Webinare ist das Anmeldeformular und der Live-Raum eines Webinars. Die Zuschauer müssen sich registrieren, bevor sie teilnehmen können, wodurch der Moderator wichtige Informationen über die Zuschauer erhält. Der Live-Raum (in dem das Webinar stattfindet) fungiert ebenfalls als Waiting-Raum, da die Teilnehmer in der Regel den Link zum Webinar öffnen können, bevor es beginnt. Dort werden oft ein Countdown-Timer angezeigt und nützliche Informationen aufgelistet, bevor es losgeht. Wenn das Webinar beginnt, wird der Nutzer automatisch weitergeleitet.

Ausgabekanal

Heutzutage ist es üblich, dass Online-Meetings nicht nur direkt über den Internetbrowser, sondern auch über den Desktop oder eine mobile App laufen. Stattdessen finden Webinare meist nur im Internetbrowser statt, so dass kein Teilnehmer vorher etwas herunterladen muss oder anderweitig eingeschränkt ist. Der Grund dafür ist, dass die Teilnehmer in der Regel ohnehin nur über den Chat interagieren und es außerdem einfacher ist, die Nutzer auf verschiedene Seiten umzuleiten und ihre Daten zu verfolgen.

Zum Beispiel kann ein Nutzer nach dem Webinar direkt auf eine Verkaufsseite umgeleitet werden, und bei der Nachverfolgung kann genau festgestellt werden, wann ein Nutzer das Webinar betreten oder verlassen hat.

Übungssitzungen

Da Webinare eher eine strukturierte Präsentation sind, bieten sie nicht die gleiche Flexibilität wie Meetings. Es ist zwar möglich, ein informelles Webinar zu veranstalten, bei dem alles improvisiert wird und der Ablauf des Webinars einem organischen Pfad folgt, aber das ist nicht sehr üblich.

Deshalb bieten einige Plattformen Übungssitzungen für Webinare an. Das ist eine gute Möglichkeit für Moderatoren, sich mit dem Tool vertraut zu machen und ihre Präsentationen ohne Publikum zu proben. Du kannst Diskussionsteilnehmer oder Kollegen einladen und ihnen Feedback zu deiner Präsentation geben, bevor du live gehst.

Zahlungen

Der letzte wichtige Unterschied zwischen Meetings und Webinaren ist die Bezahlung. Bei den meisten Plattformen ist es nicht möglich, vor der Teilnahme an einem Meeting eine Zahlung über die Software anzufordern. Diese integrierte Lösung wird oft von Beratern oder Coaches genutzt. Wenn dies nicht möglich ist, wird in der Regel ein zusätzlicher Schritt eingebaut oder eine Webinar-Software verwendet, die auch Webkonferenzen und Online-Meetings abwickeln kann.

Bei Webinaren ist es nicht unüblich, von den Zuschauern eine Gebühr zu verlangen, bevor sie am Webinar teilnehmen können. Auf diese Weise kannst du deine Inhalte monetarisieren und sogar exklusive Webinare mit exklusiven Inhalten anbieten. Das ist eine großartige Möglichkeit, einen Mehrwert zu bieten und nebenbei noch etwas Geld zu verdienen. Viele Webinar-Software verfügen über eine integrierte Zahlungsfunktion.

Sobald die Teilnehmer bezahlt haben, erhalten sie einen eindeutigen Link, über den sie am Webinar teilnehmen können. Du kannst auch die Anzahl der Personen, die am Webinar teilnehmen können, begrenzen, indem du eine maximale Anzahl von Tickets festlegst, um ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen.

Wann sollte man ein Meeting- oder Webinar-Format verwenden?

Wenn es darum geht, das richtige Format für dein Event zu wählen, gibt es einige Dinge zu beachten. Ein Meeting ist vielleicht die bessere Wahl, wenn du eine eher informelle Veranstaltung mit viel Raum für Diskussionen und Fragen suchst. Ein Webinar ist wahrscheinlich die bessere Wahl, wenn du eine strukturiertere Präsentation mit ein paar Fragen am Ende suchst, ein größeres Publikum hast und/oder ein Anmeldeverfahren brauchst, bei dem Daten gesammelt werden können.

Hier sind einige gängige Beispiele für beide Formate:

Meetings

Webinare

Fazit

Wie du siehst, kommt es bei der Entscheidung zwischen einem Meeting und einem Webinar auf den Zweck deines Events an.

Was wollt ihr erreichen? Welche Art von Interaktion brauchst du? Was für ein Erlebnis willst du deinem Publikum bieten? Wenn ein Meeting ausreicht, kannst du auf Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder was auch immer dein Unternehmen verwendet, zurückgreifen. Wenn deine Antwort auf ein Webinar hindeutet, brauchst du eine Software mit den richtigen Features, um es zu realisieren.

In diesem Fall findest du in unseren Best Picks einen Überblick über die beste Webinar-Software auf dem Markt, um mit dem perfekten Tool an deiner Seite loszulegen.