Systeme.io Review: Kann es wirklich all deine anderen Tools ersetzen?

Wichtige Punkte:

Ich habe zum ersten Mal 2021 von Systeme.io gehört, bin aber nie dazu gekommen, es wirklich auszuprobieren. Als fortgeschrittener Marketer setze ich lieber auf die besten spezialisierten Tools, statt auf All-in-one-Plattformen, weil sie einfach mehr Flexibilität und Tiefe bieten.

Aber Systeme.io ist eine günstigere Alternative zu ClickFunnels, und manche sind wirklich begeistert davon. Also habe ich beschlossen, Systeme.io zu nutzen, um eine Website und Funnels für mein SaaS-SEO-Business aufzubauen.

Dabei habe ich gemerkt: Systeme.io ist das IKEA unter den Marketing-Softwares. Es ist erschwinglich, beim Aufbau kommt man ins Schwitzen. Aber wenn es erstmal steht, funktioniert es, sieht ordentlich aus und man hat richtig viel gespart.

Fragst du dich, ob Systeme.io das Richtige für dein Business ist? In diesem Systeme.io-Review zeige ich dir alle Funktionen, damit du sehen kannst, was wirklich funktioniert und was nicht.

Also, legen wir gleich los!

Was ist Systeme.io?

Systeme.io ist eine All-in-one-Online-Business-Plattform für Unternehmer, Coaches und Kursanbieter. Sie vereint mehrere Tools in einer einzigen Plattform, darunter:

• Einen Sales Funnel Builder
• E-Mail-Marketing und Automatisierung
• Onlinekurs-Hosting
• Einen Website- und Blog-Builder
• Affiliate-Programm-Management
• Einen E-Commerce-Shop
• Eine Community-Plattform (wie Skool)
• Und mehr

Es wird oft als eine einfachere und günstigere Alternative zu Plattformen wie ClickFunnels, Kajabi oder Kartra positioniert.

Gegründet vom französischen Marketer Aurélien Amacke, ist es besonders im französischsprachigen Markt beliebt, hat sich aber mittlerweile weltweit verbreitet.

Wo fängt man mit Systeme.io an?

Es war gar nicht so einfach, bei diesem Review einen Startpunkt zu finden, weil Systeme.io offensichtlich selbst nicht weiß, wie man mit dir beginnt. Ein Onboarding gibt es nicht. Keine In-App-Guides, keinen Einrichtungsassistenten und keine „Was ist dein Anwendungsfall?“-Personalisierung wie bei Notion oder ClickUp. Stattdessen bekommst du einfach ein leeres Dashboard. Du wirst direkt in ein komplett fertiges System hineingeworfen, ohne Kontext oder Anleitung.

Richte zuerst deine E-Mail-Sende-Domain ein

Wenn du planst, E-Mails oder SMS über Systeme.io zu verschicken, würde ich dir empfehlen, direkt mit der Einrichtung deiner E-Mail-Sende-Domain zu starten, auch wenn das in den Einstellungen etwas versteckt ist. In anderen E-Mail-Tools kannst du deine E-Mails auch schon vor der Verifizierung gestalten. Doch bei Systeme sind diese Funktionen komplett gesperrt, solange du deine Domain und E-Mail-Adresse nicht verifiziert hast. Extrem nervig.

Aber das ist noch nicht mal das Schlimmste daran. Die Domain-Propagation kann 24 bis 48 Stunden dauern und der Prozess ist echt umständlich. Du musst dich in die DNS-Einträge einarbeiten oder deinen Webmaster einschalten. Plane das am besten ein. Das hat meinen Review tatsächlich um ein paar Tage verzögert.

Um deine Sende-Domain einzurichten und deine E-Mail-Adresse zu verifizieren, gehst du zu Einstellungen > E-Mail. Gib den Domainnamen ein und klicke dann auf das Augen-Symbol. Außerdem musst du die Systeme-DNS-Einstellungen bei deinem Webhosting-Anbieter oder Domain-Provider hinzufügen.

Leider gibt es keinen „Domain verifizieren“-Button, mit dem du die Verifizierung manuell erzwingen kannst. Deine Hände sind da ziemlich gebunden und du kannst eigentlich nur abwarten. In der Zwischenzeit kannst du den DNS-Status auf DNSChecker.org überprüfen.

Sobald der Domainname und mindestens eine E-Mail-Adresse verifiziert sind, kannst du im Tool E-Mail-Kampagnen erstellen.

Richte deinen Twilio-Account ein

Wenn du vorhast, SMS-Nachrichten zu verschicken, stelle sicher, dass dein Twilio-Account vorher verbunden ist (das ist die einzige Möglichkeit, um Textnachrichten in Systeme.io zu senden). Andernfalls hast du ein ähnliches Problem. Zum Glück läuft das hier reibungsloser – du musst einfach nur deine Twilio-API-Keys eingeben. Das geht auf der Integrationsseite.

Wenn du eh schon an Domains und dem ganzen langweiligen Kram sitzt, kannst du auch direkt deine eigene eigene Website-Domain verbinden, damit deine Systeme.io-Website dort angezeigt wird. Systeme stellt dir auch eine kostenlose Domain zur Verfügung, die du während der Testphase nutzen kannst.

Damit hätten wir das erledigt und können uns endlich spannenderen Funktionen widmen.

Systeme.io-Funktionen

Website und Landing Pages

Während ich auf die Verifizierung meiner Domain gewartet habe, habe ich damit begonnen, ein neues Business aufzubauen, um die Plattform richtig zu testen. Darf ich vorstellen: „SaaS SEO Pro“, eine SEO-Agentur für Softwareunternehmen. Mein Ziel: Eine Website mit meinen Dienstleistungen erstellen, eine Newsletter-Liste aufbauen und Online-Kurse an Software-Unternehmer verkaufen.

Als Erstes habe ich meine Angebots-Homepage erstellt, und dazu eine der vorgefertigten Vorlagen verwendet. Leider sind im kostenlosen Plan nur sieben Vorlagen enthalten und kein Zugriff auf die komplette Bibliothek. Ich habe zwar nicht erwartet, dass alles kostenlos dabei ist, aber auf der Preisseite wurde diese Einschränkung nicht erwähnt. Da frage ich mich schon, was sie sonst noch verschwiegen haben.

Der Website-Builder ist ein unkomplizierter, klassischer Drag-and-drop-Editor.

Erwarte keine ausgefallenen KI-Website-Funktionen oder Zugriff auf den HTML-Code (wie bei Webflow), aber er erledigt die Aufgabe.

Zum Glück gibt es ein paar grundlegende globale Styles, mit denen du zumindest einen Teil des Designprozesses automatisieren kannst:

Sobald du Änderungen am Layout vornehmen willst, wird es etwas fummelig. Das Verschieben und Neuplatzieren von Abschnitten wirkt etwas umständlich, der Undo-Verlauf ist ziemlich kurz, und andere Layout-Anpassungen funktionieren nicht wirklich intuitiv.

Der Builder hat auch keine Tastaturkürzel. Klingt vielleicht nicht schlimm, aber wenn du regelmäßig Websites damit erstellst, summiert sich dieser Mehraufwand schnell.

Systeme.io unterstützt keine Templates, Erweiterungen oder Plugins wie Figma oder Framer. Du bist also auf das angewiesen, was von Anfang an geboten wird.

Das sind Dinge, mit denen man umgehen kann, aber lohnt sich das bei so viel Reibung?

Mobile-Unterstützung

Der Site-Builder bietet eine grundlegende Unterstützung für mobile Geräte, aber keine Tablet-Breakpoints. Die vorgefertigten Vorlagen hatten auf dem Handy einige Darstellungsfehler, sodass ich die Schriftgrößen und Abstände selbst anpassen musste.

Native Popups

Das Einrichten von einfachen Pop-ups in Systeme.io ist super einfach, da es im Website-Builder eine eigene native Funktion dafür gibt. So kannst du in wenigen Minuten mit dem Sammeln von Leads loslegen. Die Formulardaten werden direkt mit deinen CRM-Feldern verknüpft, sodass Abonnenten direkt in deiner Kontaktliste landen. Ich kann das zum Beispiel nutzen, um Leads für meine Agentur zu sammeln, indem ich Lead-Magnete wie E-Books anbiete.

Insgesamt gefällt mir diese Funktion. Sie ist zwar nicht so ausgeklügelt wie spezialisierte Pop-up-Builder, aber ich will einfach nur ein simples Formular und Pop-up direkt im Website-Builder erstellen. In Framer müsstest du dafür eine Drittanbieter-App nutzen oder dich mit eigenem Code herumschlagen.

Umfragen

Mit Systeme.io kannst du direkt im Website-Builder Umfragen erstellen. Du kannst sie zur Lead-Qualifizierung, für Kundenfeedback oder als einfache Alternative zu Tools wie Typeform nutzen. Es ist nichts Spektakuläres, aber integrierte Umfragen bedeuten, dass du ein Drittanbieter-Tool weniger verwalten und bezahlen musst.

Nahtlose Lokalisierung

Systeme.io bietet eine eingebaute Lokalisierungsfunktion, mit der du deine Website ganz unkompliziert übersetzen kannst. Du kannst eine neue Sprache hinzufügen und das System dupliziert automatisch deine Seiten für diese Sprachversion. Danach kannst du die Übersetzungen unabhängig verwalten und das Layout oder die Inhalte für jede Version nach Bedarf anpassen.

Es ist kein vollwertiges Übersetzungsmanagementsystem, aber für einfache mehrsprachige Seiten reicht es ohne externe Tools oder Plugins völlig aus

Blogs

Blogs werden getrennt von Websites und Funnels erstellt, und du kannst dafür eine eigene Vorlage auswählen.

Du bekommst das, was du von einem Blog erwartest: Beiträge, Kategorien und Seiten

Im Gegensatz zu WordPress (einem spezialisierten Content-Management-System) ist der Blog in Systeme.io eher als Marketing-Asset gedacht, das direkt in deine Sales-Funnels und E-Mail-Listen einspielt.

Er nutzt denselben Drag-and-drop-Editor wie der Funnel-Builder – sowohl für das eigentliche Blog-Design als auch zum Erstellen der Beiträge. Das ist etwas unpraktisch, da du Texte und Bilder per Drag-and-drop platzieren musst und es keinen ablenkungsfreien Schreibmodus gibt. Aber es erfüllt seinen Zweck.

Wie der Rest der Plattform ist auch der Blog nahtlos mit den meisten Funktionen integriert. Du brauchst keine Plugins, um deinen Blog mit deiner E-Mail-Liste zu verknüpfen. Du kannst einfach einen Button wie „Hole dir mein kostenloses E-Book“ in einen Beitrag einfügen und sofort wird ein Systeme.io-Workflow gestartet, der die Datei verschickt.

Sales Funnel Builder

Sales-Funnels sind Schritt-für-Schritt-Landingpage-Sequenzen, die Besucher gezielt zu einer Conversion führen sollen. Sie heißen Funnel, weil oben viele einsteigen, aber am Ende nur wenige zahlende Kunden werden. ClickFunnels hat diesen Ansatz bekannt gemacht und eine ganze Branche drumherum aufgebaut.

In Systeme.io gibt es vier Arten von Funnels:

• Audience aufbauen: Wähle diese Option, wenn du E-Mail-Kontakte sammeln willst.
• Verkaufen: Wähle diese Option, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen.
• Evergreen Webinar: Wähle diese Option, wenn du die Webinar-Teilnahme automatisieren willst (verfügbar im Webinar-Plan und höher).
• Eigene Funnels: Wähle diese Option, wenn du keine vorgefertigte Funnel-Struktur willst und die volle Kontrolle benötigst.

Jeder Funnel-Typ kommt mit vordefinierten Schritten. Du kannst diese Schritte bearbeiten und neue hinzufügen sowie für jeden Schritt ein individuelles Design auswählen

Abgesehen von den Standard-Seitenarten kannst du auch einen eigenen Funnel mit Upsells und Downsells, Opt-in-Formularen, Pop-up-Formularen und mehr erstellen.

Einen Sales Funnel erstellen

Für meine SEO-Agentur möchte ich den Zugang zu meinem Premium-SEO-Kurs verkaufen. Der erste Schritt ist, eine Verkaufsseite als ersten Schritt im Funnel hinzuzufügen. Das wird die Landingpage für meinen Kurs. Der Sales Funnel nutzt denselben Website-Editor.

Für das Bestellformular habe ich ein Digitales Produkt gewählt und mich für die Kursoption entschieden:

Es ist richtig praktisch, dass du Zugänge zu Kursen, Kurs-Bundles, Communities und sogar Kalender-Events verkaufen kannst. So kannst du mit Systeme.io im Grunde jeden Bereich deines Business vermarkten und verschiedene Einnahmequellen nutzen.

Du kannst deinen Kurs komplett oder nur teilweise freigeben oder die Inhalte tröpfchenweise bereitstellen. Außerdem kannst du den Zugriff auf ein bestimmtes Datum begrenzen oder den Kurs zu einem festen Termin starten. Die Anpassungsmöglichkeiten sind echt super!

Du musst dein Zahlungs-Gateway verbinden, um Zahlungen zu akzeptieren. Systeme unterstützt die bekanntesten Zahlungsanbieter wie Stripe, PayPal, Razorpay und andere. Die Verbindung mit meinem Stripe-Konto lief super schnell und unkompliziert

Dann musste ich das Preismodell für meinen SEO-Kurs angelegen. Du kannst zwischen Einmalzahlungen, einem Abo und sogar einer aufgeschobenen Zahlung wählen. Falls du mehrere Optionen anbieten möchtest, kannst du Pläne kombinieren und/oder auch Einmalzahlungen ermöglichen

Für jedes Abo musst du die Ressourcen angeben, die du darin enthalten möchtest. Das ist eine tolle Funktion, weil du so Kombinationen zwischen Kursen, Kurspaketen, Communities und Kalender-Events zusammenstellen kannst. Beispielsweise kannst du einen Basisplan mit Zugang zum Kurs und einen Premium-Plan mit Extras wie wöchentlichen Bezahl-Calls und einer exklusiven Community anbieten

Insgesamt war ich echt überrascht, wie flexibel und einfach Systeme bei der Erstellung von kostenpflichtigen Angeboten ist. Da wurde wirklich an alles gedacht!

Das Einzige, was mich beim Erstellen der Funnels stört, ist, dass man jede Bestellseite manuell bauen muss. Es wäre cool gewesen, wenn Systeme meine Produktinfos automatisch übernehmen und ins Design einfügen könnte, anstatt die komplette Bestellseite von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Sobald dein Funnel live ist, gibt es noch viele Möglichkeiten, ihn weiter zu verfeinern und zu optimieren. Du kannst:

• Bestätigungs-E-Mails (oder SMS) senden: Automatisch nach einem Kauf eine Bestätigungs-E-Mail verschicken. Für SMS kannst du ähnliche Automationen einrichten, damit Käufer in Echtzeit informiert werden.
• Einen Funnel-Countdown hinzufügen: Sorge für Dringlichkeit, indem du ein Zeitlimit festlegst, das startet, sobald jemand in deinen Funnel einsteigt. Wenn die Frist abläuft, werden alle Funnel-Seiten automatisch auf eine Seite deiner Wahl weitergeleitet.
• Funnel-Performance tracken: Systeme.io gibt dir einen klaren Überblick über wichtige Kennzahlen wie Gesamtumsatz, durchschnittlichen Bestellwert und Umsatz pro Schritt. Mit diesen Insights erkennst du leichter Schwachstellen und kannst gezielt optimieren.
• A/B-Tests durchführen: Erstelle Varianten einzelner Funnel-Schritte und teste sie gegeneinander, um herauszufinden, welche Version mehr Conversions bringt.

Das Sales-Funnel-Feature ist mein Lieblingsteil bei Systeme.io. Es ist zwar nicht der umfangreichste Funnel-Builder, den ich je gesehen oder benutzt habe, aber er funktioniert zuverlässig und ermöglicht es, ohne viel Aufwand hochkonvertierende Funnels zu bauen.

E-Commerce und Produktverkäufe

Systeme.io bietet keine vollwertige E-Commerce-Lösung wie Shopify oder WooCommerce an. Stattdessen gibt es den „Creator Store“, eine Alternative zu Apps wie Linktree. Er ist für Influencer, Kursanbieter und andere einzelne Creator gemacht, die ihre Produkte über den Link in ihrer Social-Bio vermarkten möchten. Für E-Commerce-Marken, die Produktkategorien, Checkout-Logik, Lagerverwaltung, Bestellverfolgung und all die Dinge brauchen, die man von einem klassischen Shop erwartet, ist das aber nicht gedacht.

Der Creator Store ermöglicht es dir, eine Produktsammlung auf einer einzigen mobil-optimierten Seite anzuzeigen. Du kannst Kurse, digitale Downloads und auch physische Produkte verkaufen.

Ich finde, das ist eine super Option für Social-Media-Influencer, die keine Lust haben, eine komplette E-Commerce-Website zu bauen. Mit dem Creator Store kannst du:

• Digitale Produkte verkaufen: Lade Dateien wie E-Books hoch und verkaufe sie direkt über den Creator Store.
• Kurse verkaufen: Du hast die Wahl zwischen Light Courses und Standard Courses. Light Courses werden direkt im Creator Store erstellt und eignen sich gut für einfache, modulbasierte Programme. Standard Courses werden im Assets-Bereich angelegt und können sowohl in Funnels als auch im Creator Store genutzt werden.
• Physische Produkte verkaufen: Erstelle physische Produkte im Assets-Bereich und verkaufe sie über Funnels oder deinen Creator Store. Die Funktionen sind hier recht basic. Du bekommst die wichtigsten Dinge wie SKUs, Preise, Steuern, Lagerbegrenzungen und Varianten (zum Beispiel Größe oder Farbe), aber keine Shopify-Tiefe.

Webinare

Systeme.io bietet Webinar-Funktionen, allerdings sind diese für Evergreen-Webinare (automatisierte Webinare) konzipiert und nicht für echte Live-Events. Diese Webinare werden mit Simulive-Technologie ausgespielt. Das heißt, du lädst eine vorab aufgezeichnete Präsentation hoch und legst einen festen Start- und Endzeitpunkt fest. Für die Teilnehmer fühlt es sich wie eine Live-Übertragung an, obwohl der Inhalt bereits aufgenommen ist.

Wenn du ein echtes Live-Meeting im Zoom-Stil veranstalten möchtest, bei dem du per Video direkt mit den Teilnehmern sprechen kannst, funktioniert das mit Systeme.io nicht nativ. Du kannst aber trotzdem einen Link zu Zoom oder YouTube Live einfügen.

Um ein Evergreen-Webinar zu erstellen, musst du einen neuen Funnel anlegen und "Evergreen-Webinar durchführen" auswählen

Der Ablauf ist identisch mit dem Rest der Funnels. Du wählst eine Vorlage und bestimmst die einzelnen Schritte. Webinar-Funnels enthalten drei vorgefertigte Schritte:

1. Webinar-Anmeldung: Eine Seite, auf der Nutzer sich für dein Webinar anmelden können. Im Formular können sie auch auswählen, an welcher Webinar-Session sie teilnehmen möchten. Du kannst feste Zeitfenster vorgeben oder dynamische Zeitoptionen wie „Nächstes Viertel“, „Nächste halbe Stunde“ oder „Nächste Stunde“ anbieten.
2. Danke-Seite: Das ist die Seite mit der Erfolgsmeldung nach der Anmeldung. Sie enthält den Link zur Übertragungsseite.
3. Übertragungsseite: Die Seite mit der Webinar-Videoaufnahme. Du kannst ein Video direkt auf die Systeme-Plattform hochladen oder einen externen Link zu YouTube oder Vimeo einfügen. Ein Video direkt in Systeme aufzuzeichnen ist nicht möglich.

Das Tolle ist, dass du jede dieser Seiten genauso bearbeiten kannst wie alle anderen Funnel-Seiten. So kannst du direkt aus deinem Evergreen-Webinar heraus promoten und verkaufen. Dafür fügst du einfach noch einen Schritt mit einer Checkout-Seite hinzu und verlinkst diese auf der Übertragungsseite. Super einfach!

E-Mail-Marketing

Der E-Mail-Builder von Systeme.io kann zwar nicht mit den besten E-Mail-Marketing-Tools mithalten, aber du kannst damit unbegrenzt Marketing-E-Mails verschicken – sogar im kostenlosen Plan. Außerdem gibt es genug fortgeschrittene Funktionen, damit du damit wirklich arbeiten kannst. Deine E-Mail-Marketing-Strategie kannst du in Systeme.io mit drei verschiedenen Tools umsetzen:

• Newsletter für einzelne Mailings.
• Kampagnen für automatisierte E-Mail-Sequenzen.
• Workflows für fortgeschrittene, triggerbasierte Automatisierungen.

Alle Methoden nutzen denselben E-Mail-Builder, um das E-Mail-Design und die Templates zu erstellen – du kannst deine E-Mails allerdings nicht über die Tools hinweg wiederverwenden.

Newsletter

Newsletter sind einfache einmalige E-Mails. Du gestaltest deine E-Mail, wählst eine Zielgruppe aus deinen CRM-Kontakten und sendest die Mail sofort oder planst sie für ein zukünftiges Datum und eine Uhrzeit.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine E-Mail zu gestalten: mit dem visuellen Editor oder dem klassischen Editor.

Der klassische Editor bietet ein paar grundlegende Textformatierungen, aber keine Bilder oder Layouts:

Der visuelle Editor bietet mehr Flexibilität und Gestaltungsspielraum, aber so richtig begeistert war ich nicht. Es gibt die wichtigsten Blocks wie Text, Bild, Button und Spalten

Du kannst außerdem einige globale Design-Einstellungen für die E-Mail im Menüpunkt Einstellungen ändern. Ich habe ein paar grundlegende Anpassungen am E-Mail-Design vorgenommen, aber für meinen wöchentlichen Newsletter würde mich Systeme.io nicht wirklich begeistern

Um die E-Mail mit dynamischen Kontaktdaten wie zum Beispiel dem Namen der Person zu versehen, kannst du Substitutes einfügen (so nennt Systeme die eigenen dynamischen Platzhalter). Diese Daten werden aus dem CRM übernommen. Du kannst außerdem eigene Datenfelder anlegen und sie in E-Mails nutzen.

Auswahl der Newsletter-Zielgruppe

Nachdem du deine E-Mail gestaltet hast, musst du eine Zielgruppe auswählen, an die du sie verschicken möchtest. Genau hier bin ich auf eine der Einschränkungen von Systeme gestoßen: Systeme hat keine Listen oder Segmente. Wenn du gezielt E-Mails verschicken möchtest, musst du mit Tags arbeiten.

Das ist an sich kein riesiges Problem. Du kannst einfach die Leute taggen, die du ansprechen willst, oder? Ja, aber auch wieder nein.

Ich wollte alle Kontakte erreichen, die einen Kauf in einem meiner Funnels abgebrochen haben. Dafür habe ich einen Workflow erstellt, der bei jedem abgebrochenen Verkauf automatisch einen Tag an den Kontakt vergibt – mit einem einfachen Trigger-und-Aktion-Workflow:

Das funktioniert super, aber es werden nur diejenigen getaggt, ab dem Moment, in dem der Workflow aktiv ist. Alle vorherigen Abbrecher bekommen den Tag nicht.

Danach habe ich mir die Filteroptionen im CRM angeschaut und gehofft, einen Filter für „abgebrochener Verkauf“ zu finden. Wenn es so einen Filter gäbe, könnte ich die passenden Kontakte raussuchen und manuell taggen. Leider bietet Systeme nur sehr rudimentäre Filter, sodass ich diese Zielgruppe nicht wirklich segmentieren konnte. Das kann ein echtes Problem sein, wenn du in deinem Business auf E-Mail-Segmentierung und Personalisierung setzt.

Newsletter-A/B-Tests

Newsletter-A/B-Tests (oder Split-Tests) sind der Ansatz, zwei leicht unterschiedliche Versionen einer E-Mail an einen kleinen Teil deiner Liste zu schicken, um zu sehen, welche besser ankommt. Die „Gewinner“-Variante wird danach an den Rest der Abonnenten gesendet.

In Systeme.io legst du fest, wie viel Prozent deiner Liste getestet werden, wie lange der Test laufen soll und welcher Messwert (zum Beispiel Öffnungsrate oder Klickrate) entscheidet. Nach Ablauf des Testzeitraums erkennt Systeme.io automatisch den Gewinner und verschickt diese Version an den restlichen Teil deiner Zielgruppe. Ziemlich cool!

Kampagnen

Kampagnen sind mehrstufige E-Mail-Sequenzen. Du siehst auf einen Blick, wie jede einzelne E-Mail in der Sequenz performt.

Um eine Kampagne zu erstellen, baue einfach die benötigten E-Mails und aktiviere sie anschließend. Du kannst beispielsweise die Verzögerung und die Uhrzeit zwischen den einzelnen E-Mails einstellen sowie, zu welcher Tageszeit deine E-Mail verschickt werden soll

Business-Automatisierung

Automatisierung ist heutzutage fast schon ein Muss im Business, und Systeme.io bietet dafür auch die passenden Funktionen. Das Ganze wird auf zwei verschiedene Arten gelöst: Automatisierungsregeln und Workflows.

Automatisierungsregeln

Automatisierungsregeln sind die einfachste Form der Automatisierung. Sie basieren auf dem Prinzip „Wenn dies, dann das“. Zum Beispiel: Wenn sich jemand über ein Formular anmeldet (Trigger), wird die Person zu einer Kampagne hinzugefügt (Aktion).

Systeme zeigt außerdem eine vollständige Historie der Automatisierungsregel an, damit du nachvollziehen kannst, was mit bestimmten Kontakten passiert ist.

Workflows

Workflows nutzen die gleichen Auslöser und Aktionen wie Automatisierungsregeln, bieten dir aber zusätzliche Schritte, um komplexe Automatisierungsabläufe visuell zu gestalten.

Ein Workflow beginnt immer mit einem Auslöser (Tag hinzugefügt, Formular abonniert, Seite besucht usw.). Von dort aus kannst du komplexe Abläufe mit drei Hauptelementen erstellen:

1. Aktionen: Eine E-Mail senden, einen Tag vergeben, in einen Kurs einschreiben, Kurszugang entziehen, einen Webhook senden, E-Mail/SMS senden usw.
2. Wartezeiten: Für einen bestimmten Zeitraum warten.
3. Entscheidungen (Pfadaufteilung): Das ist das mächtigste Feature. Du kannst Nutzer anhand von Kriterien aufteilen, zum Beispiel „Haben sie den Link in der letzten E-Mail geklickt?“ oder „Haben sie den ‚Kunde‘-Tag?“

Für meine SEO-Agentur wollte ich einen Workflow erstellen, um meine Lead-Nurturing-Prozesse zu automatisieren:

1. Auslöser: Nutzer lädt meine „SEO-Checkliste“ herunter (Tag: Lead hinzugefügt).
2. Aktion: E-Mail 1 senden (mit Link zur Checkliste).
3. Wartezeit: Einen Tag warten.
4. Entscheidung: Haben sie den Link in E-Mail 1 geklickt?
   • Wenn ja: Eine E-Mail senden, in der ich meinen kostenpflichtigen Kurs anbiete.
   • Wenn nein: Eine wertbasierte E-Mail mit einem YouTube-Video senden, um mehr Vertrauen aufzubauen.

Zuerst habe ich den Auslöser „Website-Formular abonniert“ genutzt, um die Automatisierung zu starten:

Dann habe ich den passenden Tag vergeben. Wenn es ein neuer Tag ist, musst du ihn zuerst im CRM anlegen

Als Nächstes habe ich einen Aktionsschritt „E-Mail senden“ hinzugefügt. Wichtig zu wissen: Du kannst keine E-Mails aus deinen Kampagnen oder Newslettern wiederverwenden. Das finde ich ziemlich nervig.

Außerdem lassen sich Workflow-E-Mails nur mit dem klassischen E-Mail-Editor erstellen – visuelle E-Mails sind hier also nicht möglich. Das ist enttäuschend und ziemlich einschränkend.

Als Nächstes kamen die Verzögerungs- und Entscheidungs-Schritte hinzu. Bei den Entscheidungs-Schritten kannst du „und/oder“-Bedingungen verwenden, aber manche Filter sind eingeschränkt. Zum Beispiel kannst du bei der „E-Mail geklickt“-Bedingung keinen bestimmten Link auswählen (die Bedingung löst bei jedem beliebigen Link-Klick aus)

Zu guter Letzt musste ich den Workflow noch anhand dieser Bedingung aufteilen. Außerdem habe ich die Kontakte in meiner CRM-Pipeline aktualisiert, damit ich gezielter nachfassen kann.

So sieht mein finaler Workflow aus:

Der große Vorteil von Systeme.io ist die native Integration. Da Kurs-Hosting, E-Mail, Webinare und Verkaufsseiten alle in einem Tool vereint sind, musst du zum Beispiel nicht Zapier nutzen, um Stripe mit Mailchimp oder Teachable zu verbinden.

Für 90 % der kleinen Unternehmen reicht das völlig aus. Wenn du allerdings sehr komplexe Workflows brauchst oder externe Drittanbieter-Apps einbinden möchtest, stößt du hier aber recht schnell an Grenzen.

Online-Kurse

Systeme Courses ist eine einfache Alternative zu Teachable und Thinkific. Wenn du mit diesen Plattformen vertraut bist, wirst du dich hier schnell zurechtfinden.

Um loszulegen, musst du einfach den Namen deines Kurses auswählen

Dann kannst du deine Module und Lektionen darin anlegen

Du kannst Inhalte für deine Kursteilnehmer tröpfchenweise freischalten, indem du bei einzelnen Lektionen festlegst, wie viel Zeit zwischen den Freigaben liegen soll. So konsumieren sie nicht den gesamten Kurs auf einmal.

Mit Aufgaben kannst du außerdem verhindern, dass Teilnehmer weitermachen, bevor sie nicht eine bestimmte Arbeit eingereicht haben.

Leider ist diese Funktion ziemlich begrenzt, da es keine manuelle Freigabe gibt. Du kannst die Aufgabe nicht prüfen und freigeben oder ablehnen. Sobald der Teilnehmer eine Datei hochlädt, schaltet das System automatisch die nächste Lektion frei

Communities

Community ist die neue „E-Mail-Liste“. Jeder will heutzutage eine Skool, einen Discord oder eine Circle-Community aufbauen.

Systeme.io hat eine eigene Community-Funktion, mit der du eine Social Group direkt auf deiner Domain hosten kannst.

Stell dir das wie eine vereinfachte Facebook-Gruppe oder eine „Lite“-Version von Skool vor. Mitglieder können Beiträge schreiben, Bilder/Dateien hochladen, kommentieren und Content „liken“.

Der eigentliche Vorteil sind hier weniger die Community-Features selbst, sondern die Integration ins Systeme.io-Ökosystem. Du kannst deine Community nutzen, um:

1. Bundle-Angebote zu erstellen: Mit nur einem Klick ein „Kurs + Community“-Paket verkaufen.
2. Single Sign-on: Die Leute bleiben auf deiner Plattform, statt zu Skool oder Discord weitergeleitet zu werden.
3. Automatisierter Zugriff: Der Zugang lässt sich bei einer Kündigung automatisch entziehen. Das ist mit externen Tools oft ein echter Albtraum.

Kalender und Meetings

Wenn du Coach oder Berater bist, ist dein Kalender quasi deine Kasse. Jahrelang war Calendly der Goldstandard fürs Buchen von Terminen. Systeme.io versucht, das mit einem eigenen Kalender-Feature abzulösen.

Du kannst damit Buchungsseiten erstellen, auf denen Interessenten Termine (oder „Events“) mit dir vereinbaren können. Das sieht genau aus wie bei Calendly und funktioniert auch genauso gut – auch wenn das Feature etwas versteckt im CRM-Bereich liegt.

Systeme unterstützt die zwei wichtigsten Event-Typen:

1. Unbegrenzte 1-zu-1-Sessions: Perfekt für Kennenlerngespräche oder Coaching-Sessions.
2. Gruppen-Sessions: Ideal für Workshops oder Webinare, bei denen mehrere Personen denselben Termin buchen können.

Du kannst Events auch mit deinem Google Kalender synchronisieren. Das ist entscheidend: Wenn du etwas manuell in deinem Google Kalender einträgst, blockiert Systeme.io diesen Zeitraum sofort auf deiner Buchungsseite und verhindert Doppelbuchungen

Affiliate-Programm-Verwaltung

Wenn du ein Produkt über Systeme.io verkaufst, kannst du dein eigenes Affiliate-Programm sofort aktivieren. Das ist eine echt tolle Funktion, weil du keine Drittanbieter-Tools wie Rewardful oder Tapfiliate bezahlen musst.

Allerdings erfordern Affiliate-Programme etwas mehr Einrichtung als die meisten anderen Funktionen in Systeme.io. Es gibt keinen eigenen Bereich dafür wie bei Funnels.

So richtest du dein Affiliate-Programm ein:

1. Lege die Affiliate-Provision für das Produkt fest, das du verkaufst
Das machst du in jedem beliebigen Bestellformular-Schritt in einem Funnel:

Dadurch legst du fest, wie viel und wie oft du deinen Affiliates zahlst.

2. Erstelle die Affiliate-Anmeldeseite
Als Nächstes musst du einen eigenen Funnel anlegen, über den sich deine Affiliates anmelden können. Das kann einfach eine Squeeze-/Opt-in-Seite mit einer Dankesnachricht sein.

3. Lege eine Automatisierungsregel fest, um den individuellen Affiliate-Link zu verschicken
Zum Schluss musst du eine Automation einrichten, die eine E-Mail mit dem persönlichen Affiliate-Link verschickt. Sobald sich jemand für dein Affiliate-Programm anmeldet, bekommt diese Person eine Bestätigungs-E-Mail mit ihrer individuellen URL. Zusätzlich erhält sie Zugriff auf ein Dashboard, in dem sie ihre Provisionen, Klicks und mehr verfolgen kann.

CRM

Der Begriff "CRM" wird im Marketing-Software-Bereich oft ziemlich locker verwendet. In Systeme.io ist das CRM die zentrale Datenbank, die alle Kontaktdaten aus Funnels, Formularen, Produkten und den anderen Funktionen verbindet.

Bei den meisten E-Mail-Tools musst du für verschiedene Zielgruppen unterschiedliche Listen anlegen. Systeme.io nutzt eine einzige, einheitliche Kontaktdatenbank, die komplett über Tags organisiert wird.

Einen Lead-Magneten herunterladen? Du bekommst einen Lead-Tag. Einen Kurs kaufen? Du bekommst einen Customer-Tag.

Für jeden dieser Tags musst du eventuell passende Automatisierungen einrichten. Der Vorteil ist allerdings, dass du doppelte Kontakte vermeidest. Wenn zum Beispiel John Smith deinen Newsletter abonniert und später ein Produkt kauft, ist das nur ein Eintrag mit mehreren Tags – nicht zwei separate Kontakte.

Der Nachteil: Deine Kontaktliste kann schnell mit Tags überladen sein. Stell dir vor, ein Kontakt hat 15 oder mehr Tags – da wird es unübersichtlich und schwierig nachzuvollziehen, was welcher Tag bedeutet. Außerdem ist es, wie ich schon erwähnt habe, manchmal gar nicht so einfach, die richtigen Personen zu taggen.

Pipelines

Pipelines sind Trello-ähnliche Kanban-Boards. Du kannst Spalten wie „Neuer Lead“, „Anruf vereinbart“ oder „Deal gewonnen“ anlegen und Kontakte einfach per Drag-and-drop zwischen den Phasen verschieben.

Noch besser: Automatisiere das Ganze. Wenn jemand einen Termin bucht, erstellt Systeme automatisch eine Deal-Card in der passenden Phase. Für meine SEO-Agentur habe ich Folgendes eingerichtet: Lead → Qualifiziert → Call gebucht → Kunde.

Wo ich an meine Grenzen gestoßen bin, war bei den extrem einfachen Filtermöglichkeiten von Systeme.io. Du kannst nur nach Tags, Kontaktfeldern und ein paar wenigen Verhaltensweisen wie „Hinzugefügt am“ filtern.

Es gibt keine Filter wie „Seite besucht“, „E-Mail geöffnet“ usw. Du kannst nicht nach Kaufereignissen oder Funnel-Verhalten filtern. Willst du allen eine E-Mail schicken, die im letzten Monat storniert haben? Geht nicht. Du musst dafür im Vorfeld einen Workflow erstellen, der alle künftigen Stornierer taggt.

Das heißt, du musst im Voraus planen. Wenn du Tagging-Workflows nicht von Anfang an einrichtest, kommst du an die historischen Daten im Grunde nicht mehr ran. Für mich als jemand, der von ActiveCampaign kommt, war das schon frustrierend.

Ein paar andere Dinge, die mir an der CRM-Funktion von Systeme.io nicht gefallen haben:

• Es gibt kein Lead-Scoring. Du kannst keine heißen Leads automatisch über das Verhalten identifizieren.
• Es gibt kein Aufgabenmanagement. Es ist nicht möglich, Follow-ups oder Erinnerungen an Teammitglieder zu vergeben.
• Das Reporting ist sehr grundlegend. Du bekommst Kontaktzahlen und Transaktionsdaten (Anzahl der Verkäufe, durchschnittlicher Bestellwert usw.), aber keine Kennzahlen zu Sales Velocity oder Pipeline Health.

Das CRM richtet sich klar an Solopreneure, die günstige Produkte oder Services an eine B2C-Zielgruppe verkaufen. Wenn du echte Segmentierung oder Sales-Team-Funktionen brauchst, stößt du schnell an Grenzen – und damit wird das „All-in-one“-Versprechen etwas eingeschränkt.

Integrationen

Die Philosophie von Systeme.io ist einfach: Alles möglichst nativ halten und die sogenannte Integrationsteuer vermeiden. Keine Zapier-Abos, kein API-Stress – einfach Features, die von Haus aus zusammen funktionieren.

Das klingt in der Theorie großartig, aber sobald du mal etwas außerhalb der Plattform brauchst, bist du ziemlich eingeschränkt.

Systeme.io unterstützt nur die sechs wichtigsten Integrationen, die zum Betrieb nötig sind. Zoom und Google Meet für Calls, Twilio für SMS und Google Kalender für Meetings. Als Extra gibt es noch einfache Integrationen für ActiveCampaign und Google Sheets.

Glücklicherweise unterstützt Systeme auch Webhooks und eine Zapier-Integration, sodass du bei den Alternativen nicht komplett aufgeschmissen bist.

Systeme.io Preise

Im Vergleich zu anderen Alternativen bietet Systeme.io wirklich ein starkes Preis-Leistungs-Verhältnis. Das Unlimited-Paket von Systeme.io kostet 97 $ pro Monat. Und das ist der teuerste Tarif. Noch besser: Der Systeme.io-Gratis-Tarif, der „Free Forever“-Plan, ist keine Fake-14-Tage-Testversion. Du bekommst 2.000 Kontakte, drei Funnels, einen Kurs und unbegrenzt viele E-Mails für 0 $. Im Prinzip hast du eingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen außer Webinaren und (den meisten) Vorlagen. Hier ein Überblick über die monatlichen Tarife:

• Gratis-Tarif: 0 $ pro Monat
• Startup-Tarif: 17 $ pro Monat
• Webinar-Tarif: 47 $ pro Monat
• Unlimited-Tarif: 97 $ pro Monat

Vergleich das mal damit, wie es aussieht, wenn du als Einzelunternehmer dein Online-Business mit „Best-in-Class“-Tools betreibst. Dann könnte deine monatliche Rechnung so aussehen:

• ClickFunnels für ähnliche Funktionen: 97–297 $ pro Monat
• ActiveCampaign für E-Mail-Marketing: 20 $+ pro Monat
• Teachable für Kurse: 29–309 $ pro Monat
• Vimeo/Wistia für Videos: 9–60 $+ pro Monat
• Circle für Communities: 89–199 $ pro Monat
• Rewardful für Affiliate-Marketing: 49–149 $ pro Monat
• Summe: 500 $+ pro Monat

Bei allen Schwächen bietet Systeme.io einen unschlagbaren Mehrwert.

Fazit

Der Page Builder von Systeme.io ist umständlich, das CRM ist starr und bei der Design-Flexibilität fühlt man sich ins Jahr 2015 zurückversetzt. Außerdem ist Systeme vielleicht die einzige Software, die ich seit 2023 genutzt habe, die wirklich keinerlei KI-Funktionen bietet.

Aber ich war ehrlich überrascht, wie einfach es ist, Funnels zu erstellen und das eigene Business zu monetarisieren. Kurs-Bundles zu verkaufen und Abos einzurichten ist total unkompliziert. Und du musst dich nicht mit komplizierten Zahlungsanbindungen oder zig externen Tools herumschlagen.

Die Plattform ist richtig stark, wenn es um native Integration geht. Alles lässt sich leicht verknüpfen. Wenn jemand deinen Kurs kauft, kannst du sofort einen Tag vergeben, diesen Kontakt deiner Pipeline hinzufügen und eine Bestätigungs-E-Mail senden.

Die aus meiner Sicht nervigen Einschränkungen bleiben aber. Im CRM kann man nicht nach Kaufverhalten filtern, Blogartikel schreiben ist umständlich und E-Mail-Segmentierung funktioniert nur mit Tags. Das sind für die meisten Einzelunternehmer zwar keine K.o.-Kriterien, aber wenn man von fortschrittlicheren Tools kommt, ist das schon frustrierend.

Würde ich Systeme nutzen, wenn ich die Ressourcen (Zeit und Budget) für Best-in-Class-Tools oder etwas wie HubSpot hätte? Nein. Würde ich Systeme nutzen, um den Hundetrainingskurs meines Onkels zu launchen? Auf jeden Fall.

Fazit: Systeme.io gewinnt keinen Preis für Innovation oder Eleganz, spart dir aber jeden Monat Hunderte Dollar und bringt dein Business schnell online. Für die meisten Einzelunternehmer ist das eigentlich das einzige Kriterium, das zählt.

Systeme.io-Alternativen

Möchtest du dir ein paar Alternativen zu Systeme.io anschauen? Hier sind ein paar Optionen, die du in Betracht ziehen kannst.

ClickFunnels

Systeme.io ist im Grunde ein Klon von ClickFunnels Classic (der alten Version), aber leichter und günstiger. Das neue ClickFunnels ist die moderne, leistungsstarke Version mit einem viel besseren Page Builder und einer riesigen Community. Wenn du von echten Profis lernen willst, wie Verkaufen funktioniert, ist deren Ökosystem unschlagbar. Allerdings musst du dafür mit zwei- bis dreifachen Kosten rechnen.

Kajabi

Das ist das Premium-„Apple“-Erlebnis für Kursanbieter. Alles sieht von Anfang an richtig schick aus und das Lernerlebnis für Teilnehmende ist deutlich besser als bei der eher sperrigen Oberfläche von Systeme.io. Für diesen Luxus zahlst du allerdings auch ordentlich. Da Kajabi-Pläne etwa bei 149 $ pro Monat starten, lohnt sich das eigentlich nur, wenn du schon 5.000 $ oder mehr pro Monat verdienst und dein Markenimage stärken willst.

GoHighLevel

Während Systeme.io eher für Solopreneure gedacht ist, ist GoHighLevel das Power-Tool für Agenturen. Funktionsmäßig ist es Systeme in vieler Hinsicht überlegen: echtes Zwei-Wege-SMS, ein zentrales Social Inbox, und ein CRM, das tatsächlich wie ein CRM funktioniert. Aber Achtung: Die Lernkurve ist ordentlich steil und es ist total überdimensioniert, wenn du einfach nur ein PDF oder einen Videokurs verkaufen willst.

Stan Store

Stan Store verzichtet komplett auf komplexe Funnels und setzt voll auf das „Link in Bio“-Erlebnis für TikTok- und Instagram-Creator. Es ist mobile-first, super schnell und ideal, wenn du kleine digitale Produkte in Sekunden verkaufen willst. Erwarten solltest du hier aber keine vollständigen Websites oder ausgeklügelte E-Mail-Automatisierungen.