Systeme.io Review: Kann es wirklich all deine anderen Software-Tools ersetzen?

Ich habe zum ersten Mal von Systeme.io im Jahr 2021 gehört, aber ich bin nie dazu gekommen, es auszuprobieren. Als fortgeschrittener Marketer setze ich lieber auf Top-Tools statt auf All-in-One-Plattformen, weil sie mehr Flexibilität und Tiefe bieten.

Aber es ist eine günstigere Alternative zu ClickFunnels und manche finden es richtig gut. Also habe ich mich entschieden, damit eine Website und Funnels für mein SaaS-SEO-Business aufzubauen.

Was ich gelernt habe: Systeme.io ist das IKEA der Marketing-Software. Es ist günstig und du kommst beim Zusammenbauen ins Schwitzen. Aber wenn es einmal steht, funktioniert es, sieht ordentlich aus und du hast eine Menge gespart.

Fragst du dich, ob Systeme.io das Richtige für dein Business ist? In diesem Systeme.io-Review zeige ich dir alle Funktionen, damit du genau siehst, was funktioniert und was nicht.

Legen wir direkt los!

Was ist Systeme.io?

Systeme.io ist eine All-in-one-Online-Business-Plattform für Unternehmer, Coaches und Kursanbieter. Sie vereint mehrere Tools in einer Plattform, wie zum Beispiel:

• Ein Sales-Funnel-Builder
• E-Mail-Marketing und Automatisierung
• Online-Kurs-Hosting
• Ein Website- und Blog-Builder
• Affiliate-Programm-Management
• Ein E-Commerce-Shop
• Eine Community-Plattform (wie Skool)
• Und mehr

Es wird oft als einfachere und günstigere Alternative zu Plattformen wie ClickFunnels, Kajabi oder Kartra dargestellt.

Gegründet vom französischen Marketer Aurélien Amacke, ist es besonders im französischsprachigen Markt beliebt, hat sich aber inzwischen weltweit verbreitet.

Wo startet man mit Systeme.io?

Es war gar nicht so leicht herauszufinden, wo ich bei diesem Review anfangen soll, weil Systeme.io anscheinend selbst nicht so genau weiß, wo es mit dir beginnen soll. Es gibt kein Onboarding. Keine In-App-Guides, keinen Einrichtungsassistenten oder so eine „Was ist dein Anwendungsfall“-Personalisierung wie bei Notion oder ClickUp. Stattdessen bekommst du einfach ein leeres Dashboard. Du wirst direkt in ein komplettes System geworfen – ohne Kontext oder Anleitung.

Richte zuerst deine E-Mail-Versanddomain ein

Wenn du vorhast, E-Mails oder SMS über Systeme.io zu verschicken, würde ich dir empfehlen, direkt mit der Einrichtung deiner E-Mail-Versanddomain zu starten, auch wenn das ziemlich versteckt in den Einstellungen liegt. Bei anderen E-Mail-Tools kannst du E-Mails auch schon vor der Verifizierung gestalten. Aber bei Systeme sind diese Funktionen komplett gesperrt, solange deine Domain und E-Mail-Adresse nicht verifiziert sind. Extrem nervig.

Aber das ist noch nicht mal das Schlimmste. Die Domain-Übertragung kann 24 bis 48 Stunden dauern und der Prozess ist ziemlich chaotisch. Du musst dich in die DNS-Einträge einarbeiten oder deinen Webmaster einbeziehen. Plane das auf jeden Fall mit ein. Das hat meinen Review tatsächlich um ein paar Tage verzögert.

Um deine Versanddomain einzurichten und deine E-Mail-Adresse zu verifizieren, geh zu Einstellungen > E-Mail. Gib den Domainnamen ein und klicke dann auf das Augen-Symbol. Außerdem musst du die Systeme-DNS-Einstellungen zu deinem Webhosting-Anbieter oder Domainanbieter hinzufügen.

Leider gibt es keinen „Domain verifizieren“-Button, mit dem du die Verifizierung manuell anstoßen kannst. Du bist also ziemlich machtlos und kannst eigentlich nur abwarten. In der Zwischenzeit kannst du den DNS-Status auf DNSChecker.org prüfen.

Sobald der Domainname und mindestens eine E-Mail-Adresse verifiziert sind, kannst du im Tool E-Mail-Kampagnen erstellen.

Richte dein Twilio-Konto ein

Wenn du SMS verschicken möchtest, stell sicher, dass dein Twilio-Konto vorher verbunden ist (das ist die einzige Möglichkeit, Nachrichten in Systeme.io zu senden). Sonst stehst du vor einem ähnlichen Engpass. Zum Glück läuft das hier reibungsloser – du musst einfach nur deine Twilio-API-Keys eingeben. Das geht auf der Integrationen-Seite.

Da du sowieso schon mit Domains und langweiligen Einstellungen beschäftigt bist, kannst du direkt auch deine eigene individuelle Website-Domain verbinden, damit deine Systeme.io-Website dort angezeigt wird. Systeme stellt dir auch einen kostenlosen Domainnamen bereit, den du während deiner Testphase nutzen kannst.

Damit hätten wir das erledigt und können uns endlich spannenderen Funktionen widmen.

Systeme.io-Funktionen

Website und Landingpages

Während ich auf die Verifizierung meiner Domain gewartet habe, habe ich angefangen, ein neues Business aufzubauen, um die Plattform richtig zu testen. Darf ich vorstellen: „SaaS SEO Pro“, eine SEO-Agentur für Software-Unternehmen. Mein Ziel: Eine Website mit Service-Angeboten erstellen, eine Newsletter-Liste aufbauen und Online-Kurse an Software-Unternehmer verkaufen.

Zuerst habe ich meine Angebots-Homepage gebaut, und zwar mit einer der vorgefertigten Vorlagen. Im kostenlosen Plan gibt es leider nur sieben Templates und keinen Zugriff auf die vollständige Bibliothek. Ich habe nicht erwartet, dass alles gratis ist, aber auf der Preisseite wurde diese Einschränkung nicht erwähnt. Da frage ich mich schon, was sie sonst noch verschweigen.

Der Website-Builder ist ein unkomplizierter, klassischer Drag-and-Drop-Editor.

Du solltest hier keine ausgefallenen KI-Website-Bau-Funktionen oder Zugriff auf den HTML-Code erwarten (wie bei Webflow), aber er erfüllt seinen Zweck.

Zum Glück gibt es ein paar grundlegende globale Stile, mit denen du das Design zumindest etwas automatisieren kannst:

Sobald du Layoutänderungen vornehmen musst, wird es etwas umständlich. Das Verschieben und Umpositionieren von Abschnitten fühlt sich eher holprig an, der Verlauf fürs Rückgängig-Machen ist kurz und andere Layoutanpassungen funktionieren nicht immer intuitiv.

Der Builder unterstützt außerdem keine Tastaturkürzel. Das klingt vielleicht nach einer Kleinigkeit, aber wenn du hier regelmäßig Websites baust, sorgt das langfristig für unnötigen Aufwand.

Systeme.io bietet keine Unterstützung für Templates, Erweiterungen oder Plugins wie bei Figma oder Framer. Du musst also mit dem auskommen, was von Anfang an dabei ist.

Mit diesen Sachen kann man umgehen lernen, aber ist der Mehraufwand das wirklich wert?

Mobile-Unterstützung

Der Website-Builder bietet grundlegende mobile Unterstützung, aber es gibt keine Breakpoints für Tablets. In den vorgefertigten Templates gab es auf dem Handy visuelle Bugs, sodass ich die Schriftgrößen und den Abstand anpassen musste.

Native Pop-ups

Einfache Pop-ups einzurichten ist in Systeme.io super einfach, dank einer eigenen nativen Funktion im Website-Builder. Du kannst in wenigen Minuten anfangen, Leads zu sammeln. Die Formulardaten werden dabei direkt mit deinen CRM-Feldern verknüpft, sodass neue Abonnenten sofort in deiner Kontaktliste landen. Ich kann das zum Beispiel nutzen, um für meine Agentur Leads zu generieren, indem ich Lead-Magneten wie E-Books anbiete.

Insgesamt gefällt mir dieses Feature. Es ist nicht so ausgefeilt wie spezialisierte Pop-up-Builder, aber ich will hier einfach nur ein simples Formular und Pop-up direkt im Website-Builder erstellen. Bei Framer müsstest du dafür auf eine Drittanbieter-App zurückgreifen oder dich mit eigenem Code abmühen.

Umfragen

Mit Systeme.io kannst du Umfragen direkt im Website-Builder erstellen. Die kannst du zum Beispiel für Lead-Qualifizierung, Kundenfeedback oder als einfache Alternative zu Tools wie Typeform nutzen. Das ist nichts Besonderes, aber weil Umfragen direkt integriert sind, musst du kein weiteres externes Tool einrichten oder bezahlen.

Nahtlose Lokalisierung

Systeme.io hat eine integrierte Lokalisierungsfunktion, mit der sich deine Website ganz unkompliziert übersetzen lässt. Du kannst einfach eine neue Sprache hinzufügen, und das System dupliziert automatisch deine Seiten für diese Sprachversion. Danach kannst du die Übersetzungen unabhängig verwalten und das Layout oder den Inhalt für jede Version nach Bedarf anpassen.

Es ist kein echtes Übersetzungsmanagement-System, aber für einfache mehrsprachige Seiten reicht es völlig aus, ganz ohne externe Tools oder Plugins.

Blogs

Blogs werden getrennt von Websites und Funnels erstellt, und du kannst dafür ein eigenes Template auswählen.

Du bekommst das, was du von einem Blog erwartest: Beiträge, Kategorien und Seiten.

Im Gegensatz zu WordPress (einem eigenen Content-Management-System) ist der Blog in Systeme.io als Marketing-Asset gedacht, das direkt in deine Sales-Funnels und E-Mail-Listen spielt.

Du nutzt denselben Drag-and-Drop-Editor wie beim Funnel-Builder – sowohl für das eigentliche Blog-Layout als auch beim Erstellen von Beiträgen. Es ist etwas umständlich, weil du Texte und Bilder immer per Drag-and-Drop einfügen musst und es keinen ablenkungsfreien Schreibmodus gibt. Aber es funktioniert.

Wie der Rest der Plattform ist auch der Blog nahtlos mit den meisten Funktionen integriert. Du brauchst keine Plugins, um deinen Blog mit deiner E-Mail-Liste zu verbinden. Du kannst einfach einen Button in einen Beitrag einbauen, zum Beispiel „Hol dir mein kostenloses E-Book“. Damit wird sofort ein Systeme.io-Workflow ausgelöst, der die Datei versendet.

Sales-Funnel-Builder

Sales-Funnels sind aufeinanderfolgende Landingpages, die Besucher Schritt für Schritt zu einer Conversion führen. Der Name kommt von der Trichterform: Viele Leute kommen oben rein, aber nur wenige werden am Ende zahlende Kunden. ClickFunnels hat diesen Ansatz populär gemacht und eine ganze Branche daraus entstehen lassen.

In Systeme.io gibt es vier Arten von Funnels:

• Audience aufbauen: Wähle das, wenn du E-Mail-Kontakte sammeln möchtest.
• Verkaufen: Wähle das, wenn du ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen möchtest.
• Evergreen Webinar: Wähle das, wenn du Webinar-Teilnahmen automatisieren willst (verfügbar ab dem Webinar-Plan).
• Benutzerdefinierte Funnels: Wähle das, wenn du keine vorgegebene Funnel-Struktur willst und die volle Kontrolle benötigst.

Jeder Funnel-Typ enthält vorgefertigte Schritte. Du kannst diese Schritte bearbeiten, neue hinzufügen und für jeden Schritt ein einzigartiges Design auswählen.

Neben den Standard-Seitentypen kannst du auch einen individuellen Funnel mit Upsells und Downsells, Opt-in-Formularen, Pop-up-Formularen und mehr erstellen.

Einen Sales-Funnel erstellen

Für meine SEO-Agentur möchte ich den Zugang zu meinem Premium-SEO-Kurs verkaufen. Der erste Schritt ist, eine Sales-Page als ersten Schritt im Funnel hinzuzufügen. Das wird die Landingpage für meinen Kurs. Der Sales-Funnel verwendet denselben Website-Editor.

Für das Bestellformular habe ich ein Digitales Produkt ausgewählt und mich für die Kurs-Option entschieden:

Es ist echt praktisch, dass du Zugang zu Kursen, Kurs-Bundles, Communities und sogar Kalender-Events verkaufen kannst. So kannst du mit Systeme.io im Grunde jeden Bereich deines Business monetarisieren und verschiedene Einnahmequellen nutzen.

Du kannst vollen oder teilweise Zugang zu deinem Kurs geben oder die Inhalte nach und nach freischalten. Außerdem kannst du den Zugang auf ein bestimmtes Datum begrenzen oder den Kurs zu einem festen Zeitpunkt starten. Die Möglichkeiten zur Anpassung sind wirklich super!

Du musst dein Zahlungs-Gateway verbinden, um Zahlungen zu akzeptieren. Systeme unterstützt die beliebtesten Zahlungsanbieter wie Stripe, PayPal, Razorpay und andere. Die Verbindung mit meinem Stripe-Konto lief super schnell und reibungslos.

Danach musste ich den Preisplan für meinen SEO-Kurs erstellen. Du kannst zwischen Einmalzahlung, einem Abonnement und sogar einer verzögerten Zahlung wählen. Wenn du mehrere Optionen anbieten möchtest, kannst du Pläne kombinieren und/oder auch Einmalzahlungen anbieten.

Für jedes Abonnement musst du die Ressourcen angeben, die du damit anbieten willst. Das ist ein tolles Feature, weil du so verschiedene Kombinationen zwischen Kursen, Kurs-Bundles, Communities und Kalender-Events erstellen kannst. Du könntest zum Beispiel einen Basic-Plan anbieten, der nur Zugang zum Kurs gibt, und einen Premium-Plan mit zusätzlichen Vorteilen wie wöchentlichen bezahlten Calls und einer Community nur für Mitglieder.

Insgesamt war ich echt überrascht, wie flexibel und einfach sich mit Systeme kostenpflichtige Angebote erstellen lassen. Die haben wirklich an alles gedacht!

Was mich beim Funnel-Building allerdings ein bisschen stört: Du musst jede Bestellseite manuell anlegen. Es wäre super gewesen, wenn Systeme automatisch meine Produktinfos gezogen und sie ins Design eingefügt hätte, statt dass ich jede Bestellseite komplett von Null aufbauen muss.

Sobald dein Funnel live ist, gibt es viele Möglichkeiten, ihn weiter zu verfeinern und zu optimieren. Du kannst:

• Bestätigungs-E-Mails (oder SMS) senden: Automatisch eine Bestätigungs-E-Mail auslösen, nachdem ein Kauf abgeschlossen wurde. Du kannst ähnliche Automationen auch für SMS einrichten, damit Käufer in Echtzeit informiert bleiben.
• Eine Funnel-Deadline hinzufügen: Sorge für mehr Dringlichkeit, indem du ein Zeitlimit festlegst, das startet, sobald jemand in deinen Funnel einsteigt. Nach Ablauf der Deadline werden alle Funnel-Seiten automatisch auf eine Seite deiner Wahl weitergeleitet.
• Funnel-Performance tracken: Systeme.io zeigt dir eine übersichtliche Auswertung zu wichtigen Kennzahlen wie Gesamtumsatz, durchschnittlichem Bestellwert und Umsatz pro Schritt. Diese Einblicke helfen dir, Ausstiege leichter zu erkennen und gezielt das zu optimieren, was nicht funktioniert.
• A/B-Tests durchführen: Erstelle verschiedene Varianten einzelner Funnel-Schritte und teste diese gegeneinander, um herauszufinden, welche Version mehr Conversions zur nächsten Stufe bringt.

Das Sales-Funnel-Feature ist mein Liebling bei Systeme.io. Es ist zwar nicht der detaillierteste Funnel-Builder, den ich kenne oder genutzt habe, aber er funktioniert gut genug und ermöglicht dir, ohne großen Aufwand hochkonvertierende Funnels zu bauen.

E-Commerce und Produktverkauf

Systeme.io bietet keine vollwertige E-Commerce-Lösung wie Shopify oder WooCommerce an. Stattdessen gibt es den „Creator Store“ – eine Alternative zu Apps wie Linktree. Er wurde für Influencer, Kursanbieter und weitere Creator entwickelt, die über ihre Social-Bio ihre Reichweite monetarisieren möchten. Für E-Commerce-Marken, die Produktkategorien, Checkout-Logik, Lagerverwaltung, Bestellverfolgung und andere klassische Funktionen eines Shop-Systems benötigen, ist das aber nicht gedacht.

Mit dem Creator Store kannst du eine Sammlung deiner Produkte auf einer einzigen, mobil-optimierten Seite präsentieren. Du kannst Kurse, digitale Downloads und physische Produkte verkaufen.

Ich finde, das ist eine super Option für Social-Media-Influencer, die keine Lust haben, eine komplette E-Commerce-Website zu bauen. Mit dem Creator Store kannst du:

• Digitale Produkte verkaufen: Lade Dateien wie E-Books hoch und fang sofort an, sie über den Creator Store zu verkaufen.
• Kurse verkaufen: Du kannst zwischen Light-Kursen und Standard-Kursen wählen. Light-Kurse werden direkt im Creator Store erstellt und eignen sich gut für einfache, modulbasierte Programme. Standard-Kurse legst du im Assets-Bereich an und kannst sie sowohl in Funnels als auch im Creator Store wiederverwenden.
• Physische Produkte verkaufen: Lege physische Produkte im Assets-Bereich an und verkaufe sie über Funnels und den Creator Store. Die Funktionen sind hier eher basic. Erwartet werden Basics wie SKUs, Preisgestaltung, Steuern, Lagerbestände und Varianten (wie Größe oder Farbe), aber keine Shopify-typische Tiefe.

Webinare

Systeme.io bietet eine Webinar-Funktion, aber sie ist für Evergreen-Webinare (automatisierte Webinare) gedacht und nicht für echte Live-Events. Diese Webinare werden mit Simulive-Technologie ausgestrahlt, das heißt, du lädst eine vorab aufgezeichnete Präsentation hoch und planst einen festen Start- und Endzeitpunkt. Für die Teilnehmer fühlt es sich wie eine Live-Übertragung an, obwohl der Inhalt vorab aufgenommen wurde.

Wenn du ein echtes Live-Meeting im Zoom-Stil veranstalten möchtest, bei dem du in Echtzeit per Video mit den Teilnehmern chatten kannst, geht das mit Systeme.io nicht direkt. Du kannst aber einen Link zu Zoom oder YouTube Live setzen.

Um ein Evergreen Webinar zu erstellen, musst du einen neuen Funnel erstellen und „Evergreen-Webinar starten“ auswählen.

Der Ablauf ist identisch mit den anderen Funnels. Du wählst ein Template und entscheidest dich für die einzelnen Schritte. Webinar-Funnels bestehen aus drei vordefinierten Schritten:

1. Webinar-Anmeldung: Eine Seite, auf der sich Nutzer für dein Webinar anmelden können. Im Formular wählen sie, an welcher Session sie teilnehmen möchten. Du kannst feste Zeitfenster anbieten oder dynamische Optionen wie „Nächstes Viertel“, „Nächste halbe Stunde“ oder „Nächste Stunde“.
2. Danke-Seite: Die Dankeseite nach der Anmeldung. Hier befindet sich auch ein Link zur Übertragungsseite.
3. Broadcast-Seite: Die Seite mit der Webinar-Videoaufnahme. Du kannst entweder ein Video direkt auf der Systeme-Plattform hochladen oder einen externen Link zu YouTube oder Vimeo einfügen. Ein Video direkt in Systeme aufzeichnen kannst du nicht.

Das Beste daran: Jede dieser Seiten lässt sich genau wie alle anderen Funnel-Seiten bearbeiten. So kannst du direkt in deinem Evergreen-Webinar verkaufen oder Angebote machen. Dafür fügst du einfach noch einen Schritt mit einer Checkout-Seite hinzu und verlinkst diese von der Broadcast-Seite aus. Super einfach!

E-Mail-Marketing

Der E-Mail-Builder von Systeme.io kann zwar nicht mit den besten E-Mail-Marketing-Tools mithalten, aber du kannst damit unbegrenzt Marketing-E-Mails versenden – auch im kostenlosen Plan. Außerdem sind genug fortgeschrittene Funktionen dabei, damit das Ganze wirklich funktioniert. Deine E-Mail-Marketing-Strategie kannst du in Systeme.io mit drei verschiedenen Tools umsetzen:

• Newsletter für einmalige Aussendungen.
• Kampagnen für automatisierte E-Mail-Sequenzen.
• Workflows für fortgeschrittene, triggerbasierte Automatisierungen.

Alle Methoden nutzen denselben E-Mail-Builder für Design und Template, aber du kannst E-Mails nicht zwischen den einzelnen Methoden wiederverwenden.

Newsletter

Newsletter sind einfache, einmalige E-Mails. Du gestaltest deine E-Mail, suchst dir eine Zielgruppe aus deinen CRM-Kontakten aus und verschickst sie sofort oder planst sie für ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit ein.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine E-Mail zu gestalten: mit dem Visuellen Editor oder dem Klassischen Editor.

Der klassische Editor bietet nur grundlegende Textformatierung, aber keine Bilder oder Layouts:

Der visuelle Editor bietet mehr Gestaltungsfreiheit und Design, ist aber nichts Besonderes. Es gibt die wichtigsten Blöcke wie Text, Bilder, Buttons und Spalten.

Du kannst auch einige globale Design-Parameter direkt in den E-Mail-Einstellungen anpassen. Ich habe ein paar grundlegende Änderungen am E-Mail-Design vorgenommen, aber ehrlich gesagt würde ich meine wöchentlichen Newsletter nicht unbedingt mit Systeme.io erstellen wollen.

Um die E-Mail mit dynamischen Kontaktdaten zu füllen, zum Beispiel mit dem Namen der Person, kannst du sogenannte Substitutes hinzufügen (so nennt Systeme die dynamischen Platzhalter). Diese Daten kommen aus dem CRM. Du kannst auch eigene Datenfelder anlegen und sie in deinen E-Mails verwenden.

Auswahl deiner Newsletter-Zielgruppe

Nachdem du deine E-Mail gestaltet hast, musst du eine Zielgruppe auswählen, an die du sie verschicken möchtest. Genau hier bin ich an eine der Einschränkungen von Systeme gestoßen. Systeme hat keine Listen oder Segmente. Um gezielte E-Mails zu verschicken, musst du mit Tags arbeiten.

Das ist an sich kein riesiges Problem. Du kannst ja einfach die Leute taggen, die du ansprechen willst, oder? Ja, aber eben auch nicht ganz.

Ich wollte zum Beispiel alle Kontakte ansprechen, die einen Kauf in einem meiner Funnels abgebrochen haben. Dafür habe ich einen Workflow erstellt, der jedem Kontakt, der eine Bestellung storniert, automatisch einen Tag vergibt – mit einem einfachen Trigger-und-Aktion-Workflow:

Das funktioniert super, aber es werden eben nur die Kontakte getaggt, ab dem Moment, ab dem der Workflow aktiv ist. Bereits vorher stornierte Kontakte bekommen das Tag nicht.

Danach habe ich mir die Filteroptionen im CRM angeschaut, in der Hoffnung, einen Filter für „stornierter Kauf“ zu finden. Dann hätte ich die richtigen Kontakte filtern und manuell taggen können. Leider bietet Systeme nur sehr rudimentäre Filter, sodass ich diese Zielgruppe nicht segmentieren konnte. Das kann wirklich zum Problem werden, wenn du in deinem Business auf Segmentierung und Personalisierung per E-Mail setzt.

Newsletter-A/B-Tests

A/B-Testing (oder Split-Testing) bei Newslettern bedeutet, dass zwei leicht unterschiedliche Versionen einer E-Mail an einen kleinen Teil deiner Liste verschickt werden, um zu sehen, welche besser ankommt. Die „Gewinner“-Version wird dann an den Rest deiner Abonnenten gesendet.

In Systeme.io legst du fest, welcher Prozentanteil deiner Liste getestet wird, wie lange der Test dauert und welcher Wert als Erfolgsmetrik gilt – zum Beispiel Öffnungsrate oder Klickrate. Nach Ende der Testphase ermittelt Systeme.io automatisch die Gewinner-Version und verschickt sie an den verbleibenden Teil deiner Zielgruppe. Ziemlich praktisch!

Kampagnen

Kampagnen sind mehrstufige E-Mail-Sequenzen. Du kannst auf einen Blick sehen, wie jede E-Mail in der Sequenz performt.

Um eine Kampagne zu erstellen, musst du einfach die benötigten E-Mails bauen und aktivieren. Hier kannst du Dinge wie die Verzögerung und die Zeit zwischen den E-Mails sowie die genaue Versandzeit für deine E-Mails festlegen.

Business-Automatisierung

Automatisierung ist heutzutage im Business fast unverzichtbar, und Systeme.io bietet dafür auch eine Lösung. Es gibt hier zwei verschiedene Ansätze: Automatisierungsregeln und Workflows.

Automatisierungsregeln

Automatisierungsregeln sind die einfachste Form der Automatisierung. Sie funktionieren nach dem einfachen Prinzip „Wenn dies, dann das“. Zum Beispiel: Wenn sich ein Nutzer über ein Formular anmeldet (Trigger), dann wird er zu einer Kampagne hinzugefügt (Aktion).

Systeme zeigt außerdem den vollständigen Verlauf der Automatisierungsregel an, damit du nachvollziehen kannst, was bei bestimmten Kontakten passiert ist.

Workflows

Workflows nutzen die gleichen Trigger und Aktionen wie Automatisierungsregeln, bieten aber zusätzliche Schritte, damit du komplexe Automationsprozesse flexibel und visuell gestalten kannst.

Ein Workflow beginnt immer mit einem Trigger (Tag hinzugefügt, Formular abonniert, Seite besucht usw.). Von dort aus kannst du komplexe Abläufe mit drei Hauptelementen erstellen:

1. Aktionen: Eine E-Mail senden, einen Tag vergeben, in einen Kurs einschreiben, Kurszugang entziehen, einen Webhook senden, E-Mail/SMS senden usw.
2. Verzögerungen: Für eine bestimmte Zeit warten.
3. Entscheidungen (Split Paths): Das ist das mächtigste Feature. Du kannst Nutzer auf Basis bestimmter Kriterien aufteilen, wie zum Beispiel: „Haben sie den Link in der letzten E-Mail angeklickt?“ oder „Haben sie den ‹Kunde›-Tag?“

Für meine SEO-Agentur wollte ich einen Workflow erstellen, um mein Lead Nurturing zu automatisieren:

1. Trigger: Nutzer lädt mein „SEO-Checklist“ herunter (Tag: Lead hinzugefügt).
2. Aktion: Sende E-Mail 1 (mit Link zur Checklist).
3. Verzögerung: Einen Tag warten.
4. Entscheidung: Haben sie den Link in E-Mail 1 angeklickt?

• Falls Ja: Sende eine E-Mail mit meinem kostenpflichtigen Kurs als Angebot.
• Falls Nein: Sende eine wertbasierte E-Mail mit einem YouTube-Video, um mehr Vertrauen aufzubauen.

Zuerst habe ich den Trigger „Website-Formular abonniert“ genutzt, um die Automation zu starten:

Dann habe ich das richtige Tag hinzugefügt. Bei einem neuen Tag musst du ihn zuerst im CRM erstellen.

Als Nächstes habe ich eine Aktion „E-Mail senden“ hinzugefügt. Beachte dabei, dass du keine E-Mails aus deinen Kampagnen oder Newslettern wiederverwenden kannst. Das finde ich ziemlich nervig.

Außerdem können Workflow-E-Mails nur mit dem klassischen E-Mail-Editor erstellt werden, also hier gibt's keine visuellen Mails. Das ist echt enttäuschend und schränkt ziemlich ein.

Danach habe ich Verzögerungs- und Entscheidungs-Schritte hinzugefügt. Beim Einrichten eines Entscheidungsschritts kannst du und/oder Bedingungen verwenden, allerdings sind manche Filter eingeschränkt. Zum Beispiel kann man bei der „E-Mail geklickt“-Bedingung keinen bestimmten Link auswählen (die Bedingung wird ausgelöst, egal welcher Link geklickt wurde).

Zu guter Letzt musste ich den Workflow noch anhand dieser Bedingung aufteilen. Ich habe außerdem die Kontakte in meiner CRM-Pipeline aktualisiert, damit ich künftig gezielter nachfassen kann.

So sieht mein finaler Workflow aus:

Der große Vorteil von Systeme.io ist die native Integration. Da Kurs-Hosting, E-Mail, Webinare und Verkaufsseiten alle in einem Tool stecken, musst du nichts für Zapier ausgeben, um Stripe mit Mailchimp oder Teachable zu verbinden.

Für 90 % der kleinen Unternehmen reicht das völlig aus. Aber wenn du komplexe Workflows oder Anbindungen an externe Drittanbieter-Apps brauchst, stößt du hier ziemlich schnell an Grenzen.

Online-Kurse

Systeme Courses ist eine einfache Alternative zu Teachable und Thinkific. Wenn du diese Plattformen kennst, findest du dich hier schnell zurecht.

Alles, was du zum Start machen musst, ist den Namen des Kurses auszuwählen.

Dann kannst du deine Module und Lektionen darin anlegen

Du kannst Inhalte zeitversetzt freischalten, indem du bei den Lektionen bestimmte Zeitabstände festlegst. So können die Teilnehmer nicht den gesamten Kurs auf einmal durchbingen.

Mit Aufgaben kannst du außerdem festlegen, dass die Teilnehmer erst dann weitermachen können, wenn sie ihre Arbeit eingereicht haben.

Leider ist dieses Feature ziemlich eingeschränkt, da es keine manuelle Freigabe gibt. Du kannst die Arbeit nicht prüfen und dann genehmigen oder ablehnen. Sobald der Lernende eine Datei hochlädt, schaltet das System direkt die nächste Lektion frei.

Communities

Community ist das neue „Newsletter-Abo“. Jeder will heute eine eigene Skool, einen Discord oder Circle aufbauen.

Systeme.io bietet eine eigene Community-Funktion, mit der du eine soziale Gruppe direkt auf deiner eigenen Domain hosten kannst.

Stell es dir wie eine vereinfachte Facebook-Gruppe oder eine „Lite“-Version von Skool vor. Mitglieder können Beiträge schreiben, Bilder/Dateien hochladen, kommentieren und Inhalte „liken“.

Die eigentliche Stärke liegt nicht in den Community-Features selbst, sondern in der Integration mit dem Systeme.io-Ökosystem. Du kannst deine Community so nutzen:

1. Bundle-Angebote: Verkaufe ein „Kurs + Community“-Paket mit nur einem Klick.
2. Single Sign-On: Halte die Leute auf deiner eigenen Plattform, statt sie zu Skool oder Discord zu schicken.
3. Automatisierter Zugang: Es ist total einfach, den Zugriff automatisch zu entziehen, wenn jemand das Abo kündigt. Mit externen Tools ist das oft ein Albtraum.

Kalender und Meetings

Wenn du Coach oder Berater bist, ist dein Kalender fast wie deine Kasse. Jahrelang war Calendly Standard fürs Terminbuchen. Systeme.io will mit der eigenen Kalenderfunktion genau das ablösen.

Du kannst damit Buchungsseiten erstellen, auf denen Interessenten Termine (oder „Events“) bei dir anfragen können. Das Ganze sieht aus wie Calendly und funktioniert auch zuverlässig (auch wenn es irgendwie etwas versteckt im CRM liegt).

Systeme unterstützt die zwei wichtigsten Event-Typen:

1. Unbegrenzte 1-zu-1-Sessions: Perfekt für Kennenlerngespräche oder Coachings.
2. Gruppen-Sessions: Ideal für Workshops oder Webinare, bei denen mehrere Personen den gleichen Termin buchen können.

Du kannst Events auch mit deinem Google Kalender synchronisieren. Das ist wirklich wichtig. Wenn du etwas manuell in deinen Google Cal einträgst, blockt Systeme.io diesen Zeitraum sofort in deinem Buchungskalender, damit kein Doppelbooking möglich ist.

Affiliate-Programm-Management

Wenn du ein Produkt über Systeme.io verkaufst, kannst du sofort dein eigenes Affiliate-Programm aktivieren. Das ist richtig praktisch, weil du keine zusätzlichen Tools wie Rewardful oder Tapfiliate bezahlen musst.

Affiliate-Programme erfordern allerdings etwas mehr Einrichtung als die meisten anderen Features in Systeme.io. Es gibt dafür keinen eigenen Bereich wie bei Funnels.

Um dein Affiliate-Programm zu starten, musst du Folgendes machen:

1. Die Affiliate-Provision für das Produkt festlegen, das du verkaufen willst
Das machst du in jedem Bestellformular-Schritt in jedem Funnel:

Damit legst du fest, wie viel du deinen Affiliates zahlst und wie oft sie Auszahlungen erhalten.

2. Die Anmeldeseite für Affiliates erstellen
Danach musst du einen separaten Funnel anlegen, über den sich Affiliates anmelden können. Das kann eine einfache Squeeze-/Opt-in-Seite mit einer Danke-Nachricht sein.

3. Eine Automatisierungsregel erstellen, um den einzigartigen Affiliate-Link zu verschicken
Zuletzt brauchst du noch eine Automatisierung, die eine E-Mail mit dem persönlichen Affiliate-Link verschickt. Sobald sich jemand als Affiliate anmeldet, bekommt er direkt eine Bestätigungs-E-Mail mit dem individuellen Link. Außerdem gibt es dann Zugriff auf ein Dashboard, in dem die eigenen Provisionen, Klicks und mehr getrackt werden.

CRM

Der Begriff „CRM“ wird in Marketing-Software oft ziemlich locker verwendet. Im Systeme.io ist das CRM die zentrale Datenbank, die alle deine Kontaktdaten aus Funnels, Formularen, Produkten und den anderen Funktionen verbindet.

In den meisten E-Mail-Tools musst du für verschiedene Zielgruppen separate Listen anlegen. Bei Systeme.io gibt es eine einzige, einheitliche Kontaktdatenbank, die komplett mit Tags organisiert ist.

Lead-Magnet heruntergeladen? Du bekommst das Tag Lead. Kurs gekauft? Du bekommst das Tag Kunde.

Du musst für jeden dieser Tags eventuell Automatisierungen einrichten, aber der Vorteil ist, dass du keine doppelten Kontakte bekommst. Wenn John Smith deinen Newsletter abonniert und später ein Produkt kauft, ist das eine Person mit mehreren Tags – und nicht zwei verschiedene Datensätze.

Der Nachteil dabei: Deine Kontaktliste kann schnell mit Tags überlaufen. Stell dir vor, ein Kontakt hat mehr als 15 Tags – dann wird es schwer, den Überblick zu behalten und nachzuvollziehen, was welches Tag genau bedeutet. Außerdem ist es, wie schon erwähnt, nicht immer einfach, die passenden Tags an die richtigen Leute zu vergeben.

Pipelines

Pipelines sind Trello-ähnliche Kanban-Boards. Du erstellst Spalten wie „Neuer Lead“, „Termin vereinbart“, „Deal abgeschlossen“ und ziehst die Kontakte einfach per Drag-and-Drop zwischen den einzelnen Phasen hin und her.

Noch besser: Automatisiere das Ganze. Wenn jemand einen Termin bucht, erstellt Systeme automatisch eine Deal-Card in der richtigen Phase. Für meine SEO-Agentur habe ich zum Beispiel Folgendes eingerichtet: Lead → Qualifiziert → Termin gebucht → Kunde.

Wo ich an meine Grenzen gestoßen bin, war bei den extrem rudimentären Filtern von Systeme.io. Du kannst nach Tags, Kontaktfeldern und ein paar Verhaltensweisen wie „hinzugefügt am“ filtern.

Es gibt keine Filter wie „besuchte Seite“, „E-Mail geöffnet“ usw. Du kannst weder nach Kaufereignissen noch nach Funnel-Verhalten filtern. Willst du allen eine E-Mail schicken, die letzten Monat storniert haben? Das geht nicht. Du musst einen Workflow erstellen, der ab jetzt Leute beim Stornieren taggt.

Das heißt, du musst von Anfang an vorausplanen. Wenn du von Beginn an keine Tagging-Workflows einrichtest, ist die Auswertung historischer Daten praktisch nicht möglich. Gerade wenn man von ActiveCampaign kommt, ist das echt frustrierend.

Was mir am CRM von Systeme.io außerdem nicht gefallen hat:

• Es gibt kein Lead-Scoring. Du kannst potenziell heiße Leads nicht automatisch anhand ihres Verhaltens erkennen.
• Es gibt kein Aufgabenmanagement. Du kannst Follow-ups oder Erinnerungen nicht an Teammitglieder zuweisen.
• Das Reporting ist sehr basic. Du siehst Kontaktanzahl und Transaktionsdaten (z.B. Anzahl der Verkäufe, durchschnittlicher Bestellwert), aber keine Metriken zu Verkaufszyklen oder Pipeline-Qualität.

Das CRM richtet sich an Solopreneure, die günstige Produkte oder Services an eine B2C-Zielgruppe verkaufen. Wenn du echte Segmentierung oder Sales-Team-Features brauchst, stößt du hier schnell an Grenzen – und das widerspricht eigentlich dem „All-in-one“-Anspruch.

Integrationen

Die Philosophie von Systeme.io ist klar: Alles bleibt nativ, keine lästigen Zusatzkosten für Integrationen. Kein Zapier-Abo, keine API-Probleme – einfach Funktionen, die direkt miteinander funktionieren.

Das klingt super, aber sobald du etwas außerhalb der Plattform brauchst, bist du ziemlich aufgeschmissen.

Systeme.io unterstützt nur die sechs wichtigsten Integrationen, die wirklich nötig sind. Zoom und Google Meet für Calls, Twilio für SMS und Google Kalender für Termine. ActiveCampaign und grundlegende Integrationen zu Google Sheets gibt’s obendrauf.

Zum Glück unterstützt Systeme auch Webhooks und eine Zapier-Integration, sodass du nicht komplett ohne Alternativen dastehst.

Systeme.io-Preise

Im Vergleich zu anderen Alternativen bietet Systeme.io wirklich ein starkes Preis-Leistungs-Verhältnis. Systeme.io’s Unlimited-Plan kostet 97 $ pro Monat. Und das ist der teuerste Tarif. Noch besser: Der „Free Forever“-Plan von Systeme.io ist kein Scheinangebot mit 14 Tagen Testphase. Du bekommst 2.000 Kontakte, drei Funnels, einen Kurs und unbegrenzt viele E-Mails für 0 $. Im Grunde hast du damit eingeschränkten Zugang zu allen Funktionen außer Webinaren und (den meisten) Vorlagen. Hier ein Überblick über die monatlichen Pläne:

• Free-Plan: 0 $ pro Monat
• Startup-Plan: 17 $ pro Monat
• Webinar-Plan: 47 $ pro Monat
• Unlimited-Plan: 97 $ pro Monat

Vergleichen wir das mal mit einem Online-Business, das du als Solopreneur mit „Best-in-Class“-Tools betreibst. Dann könnte deine monatliche Rechnung so aussehen:

• ClickFunnels für Funnels: 97–297 $/Monat
• ActiveCampaign für E-Mail-Marketing: ab 20 $/Monat
• Teachable für Kurse: 29–309 $/Monat
• Vimeo/Wistia für Videos: 9–60+ $/Monat
• Circle für Communities: 89–199 $/Monat
• Rewardful für Affiliate-Marketing: 49–149 $/Monat
• Gesamt: 500+ $/Monat

Trotz aller Schwächen bietet Systeme.io einen unschlagbaren Mehrwert.

Fazit

Der Page-Builder von Systeme.io ist umständlich, das CRM ist starr, und die Design-Flexibilität fühlt sich an wie im Jahr 2015. Außerdem ist Systeme vielleicht die einzige Software, die ich seit 2023 genutzt habe, die wirklich keinerlei KI-Features bietet.

Aber ich war wirklich positiv überrascht, wie einfach es ist, Funnels einzurichten und das eigene Business zu monetarisieren. Kurs-Bundles zu verkaufen und Abos einzurichten ist simpel. Und du musst dich nicht mit komplizierten Zahlungsanbindungen oder zusätzlichen Drittanbieter-Tools herumschlagen.

Die Plattform punktet bei nativer Integration. Alles lässt sich einfach verbinden. Wenn jemand deinen Kurs kauft, kannst du die Person taggen, in deine Pipeline einfügen und eine Bestätigungs-E-Mail senden.

Aber die Einschränkungen, die ich gefunden habe, sind schon nervig. Im CRM kannst du nicht nach Kaufverhalten filtern, Blogartikel zu schreiben ist mühsam, und E-Mail-Segmentierung funktioniert nur mit Tags. Für die meisten Solopreneure sind das keine wirklichen Dealbreaker, aber wenn du von fortschrittlichen Tools kommst, wird dich das frustrieren.

Würde ich Systeme nutzen, wenn ich die Ressourcen (Zeit und Geld) für Best-in-Class Tools oder etwas wie HubSpot hätte? Nein. Würde ich Systeme verwenden, um den Hundetrainingskurs meines Onkels zu launchen? Auf jeden Fall.

Fazit: Systeme.io gewinnt sicher keinen Innovations- oder Designpreis, aber du sparst jeden Monat Hunderte von Dollar und bringst dein Business trotzdem online. Für die meisten Solopreneure ist das der entscheidende Punkt.

Systeme.io-Alternativen

Du willst dir ein paar Alternativen zu Systeme.io anschauen? Hier sind ein paar Optionen, die du in Betracht ziehen kannst.

Kajabi

Das ist quasi das Premium-„Apple“-Erlebnis für Kursanbieter. Alles sieht direkt perfekt aus, und das Lernerlebnis für Teilnehmer ist deutlich besser als bei Systeme.io mit seiner etwas holprigen Oberfläche. Für diesen Luxus zahlst du allerdings auch: Kajabi startet bei rund 149 US-Dollar pro Monat. Es lohnt sich wirklich nur, wenn du schon 5.000 US-Dollar oder mehr pro Monat machst und deinen Markenauftritt richtig professionell schützen willst.

ClickFunnels (2.0)

Systeme.io ist im Grunde ein Klon von ClickFunnels Classic, aber leichter und günstiger. ClickFunnels 2.0 ist die moderne, leistungsstarke Version mit einem deutlich besseren Page-Builder und einer riesigen Community. Wenn du von den Besten lernen willst, wie man verkauft, kommst du an diesem Ökosystem kaum vorbei. Allerdings musst du bereit sein, zwei- bis dreimal so viel zu zahlen – und die Software kann trotzdem immer noch überraschend fehleranfällig sein.

Go High Level

Während Systeme.io für Solopreneure gedacht ist, ist GoHighLevel das Schwergewicht für Agenturen. Was die Features angeht, setzt es Systeme.io locker schachmatt: echtes zweiseitiges SMS, ein zentrales Social-Inbox-System und ein CRM, das auch wirklich ein CRM ist. Allerdings ist die Lernkurve ziemlich steil, und es ist definitiv zu viel, wenn du einfach nur ein PDF oder Videokurs verkaufen willst.

Stan Store

Stan Store verzichtet komplett auf komplexe Funnels und setzt ganz auf das „Link in Bio“-Erlebnis für TikTok- und Instagram-Creators. Das Ganze ist mobiloptimiert, extrem schnell und ideal, um günstige digitale Produkte innerhalb von Sekunden zu verkaufen. Nur sollte man hier nicht erwarten, komplette Websites zu bauen oder komplexe E-Mail-Automationen einzurichten.