Systeme.io Review: Kann Es Wirklich All Deine Andere Software Ersetzen?

Wichtige Punkte:

Ich habe zum ersten Mal 2021 von Systeme.io gehört, aber ich bin nie dazu gekommen, es auszuprobieren. Als fortgeschrittener Marketer setze ich lieber auf die besten Spezial-Tools anstatt auf All-in-One-Lösungen, weil sie einfach mehr Flexibilität und Tiefe bieten.

Aber es ist eine günstigere Alternative zu ClickFunnels und einige finden es richtig gut. Deshalb habe ich mich entschieden, damit eine Website und Funnels für mein SaaS-SEO-Business zu erstellen.

Was ich dabei gelernt habe: Systeme.io ist quasi das IKEA der Marketing-Software. Es ist preiswert und du kommst beim Aufbauen ordentlich ins Schwitzen. Aber wenn alles einmal steht, dann läuft es, sieht ordentlich aus und du hast eine Menge Geld gespart.

Fragst du dich, ob Systeme.io zu deinem Business passt? In diesem Systeme.io-Review zeige ich dir alle Funktionen, damit du genau siehst, was klappt und was vielleicht nicht.

Legen wir direkt los!

Was ist Systeme.io?

Systeme.io ist eine All-in-One-Plattform für Online-Business, die speziell für Unternehmer, Coaches und Kursersteller entwickelt wurde. Sie vereint mehrere Tools auf einer Plattform, wie zum Beispiel:

• Einen Sales-Funnel-Builder
• E-Mail-Marketing und Automatisierung
• Online-Kurs-Hosting
• Einen Website- und Blog-Builder
• Affiliate-Programm-Management
• Einen E-Commerce-Store
• Eine Community-Plattform (wie Skool)
• Und mehr

Es wird oft als einfachere und günstigere Alternative zu Plattformen wie ClickFunnels, Kajabi oder Kartra positioniert.

Gegründet vom französischen Marketer Aurélien Amacke ist es besonders im französischsprachigen Markt beliebt, hat sich aber inzwischen weltweit verbreitet.

Wo startet man mit Systeme.io?

Es war gar nicht so einfach, den Einstieg für dieses Review zu finden, weil Systeme.io selbst scheinbar nicht so recht weiß, wo es mit dir anfangen soll. Es gibt keinerlei Onboarding. Keine In-App-Guides, keinen Setup-Assistenten und auch keine „Was ist dein Use Case?“-Personalisierung wie bei Notion oder ClickUp. Stattdessen präsentiert dir Systeme einfach ein leeres Dashboard. Du wirst direkt in ein komplett funktionierendes System geworfen – ohne Kontext und ohne Anleitung.

Richte zuerst deine E-Mail-Versanddomain ein

Wenn du vorhast, über Systeme.io E-Mails oder SMS zu verschicken, würde ich dir empfehlen, direkt mit der Einrichtung deiner E-Mail-Versanddomain zu starten, auch wenn diese Funktion ziemlich tief in den Einstellungen versteckt ist. Bei anderen E-Mail-Tools kannst du deine Mails meist schon gestalten, bevor die Verifizierung abgeschlossen ist. Systeme blockiert diese Funktionen aber komplett, solange du deinen Domainnamen und deine E-Mail-Adresse nicht verifiziert hast. Echt nervig.

Aber das ist noch nicht alles. Die Domain-Übertragung kann 24 bis 48 Stunden dauern und der Prozess ist ziemlich unübersichtlich. Du musst in die DNS-Einträge, oder deinen Webmaster ins Boot holen. Plane das auf jeden Fall ein. Das hat mein Review tatsächlich um ein paar Tage verzögert.

Um deine Versanddomain einzurichten und deine E-Mail-Adresse zu verifizieren, gehst du zu Einstellungen > E-Mail. Gib den Domainnamen ein und klicke dann auf das Auge-Symbol. Außerdem musst du die Systeme-DNS-Einstellungen zu deinem Webhosting-Service oder deinem Domain-Provider hinzufügen.

Leider gibt es keinen „Domain verifizieren“-Button, mit dem du die Überprüfung manuell anstoßen kannst. Deine Hände sind also gebunden und du kannst nur abwarten. In der Zwischenzeit kannst du den DNS-Status auf DNSChecker.org prüfen.

Sobald der Domainname und mindestens eine E-Mail-Adresse verifiziert sind, kannst du im Tool E-Mail-Kampagnen erstellen.

Richte dein Twilio-Konto ein

Wenn du SMS versenden möchtest, stelle sicher, dass dein Twilio-Konto im Voraus verbunden ist (das ist die einzige Möglichkeit, mit Systeme.io Textnachrichten zu verschicken). Sonst hast du ein ähnliches Problem wie beim E-Mail-Versand. Zum Glück ist der Prozess dort viel einfacher – du musst nur deine Twilio-API-Keys eingeben. Das kannst du auf der Integrationen-Seite machen.

Wenn du schon bei Domains und solchen Themen bist, kannst du auch direkt deine eigene individuelle Website-Domain verbinden, damit deine Systeme.io-Website darauf angezeigt wird. Systeme gibt dir außerdem einen kostenlosen Domainnamen, den du während deiner Testphase nutzen kannst.

Damit das erledigt ist, können wir uns endlich den spannenderen Funktionen widmen.

Systeme.io-Funktionen

Website und Landingpages

Während ich auf die Verifizierung meiner Domain gewartet habe, habe ich angefangen, ein neues Business aufzubauen, um die Plattform richtig zu testen. Darf ich vorstellen: „SaaS SEO Pro“, eine SEO-Agentur für Software-Unternehmen. Mein Ziel: eine Website mit Service-Angeboten erstellen, eine Newsletter-Liste aufbauen und Online-Kurse an Software-Unternehmen verkaufen.

Als Erstes habe ich meine Angebots-Homepage erstellt, und zwar mit einer der vorgefertigten Vorlagen. Leider gibt es im Free-Plan nur sieben Templates und keinen Zugriff auf die komplette Bibliothek. Mir war klar, dass ich im kostenlosen Tarif nicht alles bekomme, aber dieses Limit wurde auf der Preisseite nicht erwähnt. Das lässt mich fragen, was sie sonst noch verschweigen.

Der Website-Builder ist ein klassischer, unkomplizierter Drag-and-Drop-Editor.

Du solltest keine ausgefallenen KI-Webseiten-Funktionen oder Zugriff auf den HTML-Code erwarten (wie bei Webflow), aber er erfüllt seinen Zweck.

Glücklicherweise gibt es ein paar grundlegende globale Styles, die dir zumindest einen Teil des Design-Prozesses abnehmen:

Sobald du am Layout etwas ändern willst, wird es fummelig. Bereiche zu verschieben oder neu anzuordnen fühlt sich sperrig an, der Undo-Verlauf ist kurz und andere Layout-Änderungen funktionieren nicht wirklich intuitiv.

Der Builder bietet auch keine Tastenkombinationen. Das klingt vielleicht nach einer Kleinigkeit, aber wenn du regelmäßig Websites hier baust, sorgt das für unnötigen Mehraufwand.

Systeme.io unterstützt keine Templates, Erweiterungen oder Plugins wie Figma oder Framer. Du bist also komplett auf das angewiesen, was dir direkt angeboten wird.

Mit der Zeit kannst du dich an diese Einschränkungen gewöhnen – aber ist der Aufwand das wirklich wert?

Mobile-Unterstützung

Der Site-Builder bietet zwar grundlegende Unterstützung für Mobilgeräte, aber keine Tablet-Breakpoints. Die vorgefertigten Vorlagen hatten auf dem Handy teilweise sichtbare Fehler, deshalb musste ich Schriftgrößen und Abstände manuell anpassen.

Eigene Pop-ups

Einfache Pop-ups lassen sich in Systeme.io ganz unkompliziert einrichten – dank einer eigenen Funktion direkt im Website-Builder. So kannst du schon nach ein paar Minuten Leads sammeln. Die Formulardaten werden direkt mit deinen CRM-Feldern verknüpft, sodass neue Abonnenten automatisch in deiner Kontaktbasis landen. Ich kann damit für meine Agentur Leads generieren, indem ich Lead-Magneten wie E-Books anbiete.

Insgesamt gefällt mir dieses Feature. Es ist zwar nicht so ausgefeilt wie bei spezialisierten Pop-up-Tools, aber ich will einfach nur ein schlichtes Formular und Pop-up direkt im Website-Builder erstellen. In Framer müsste ich dafür eine Drittanbieter-App nutzen oder mich mit eigenem Code abmühen.

Umfragen

Mit Systeme.io kannst du direkt im Website-Builder Umfragen erstellen. Damit kannst du Leads qualifizieren, Kundenfeedback einholen oder einfach eine unkomplizierte Alternative zu Tools wie Typeform nutzen. Es ist nichts Außergewöhnliches, aber durch die integrierten Umfragen brauchst du wenigstens kein weiteres externes Tool zu verwalten oder zu bezahlen.

Nahtlose Lokalisierung

Systeme.io bietet eine integrierte Lokalisierungsfunktion, mit der du deine Website ganz unkompliziert übersetzen kannst. Du kannst eine neue Sprache hinzufügen und das System dupliziert deine Seiten automatisch für diese Sprachversion. Danach kannst du die Übersetzungen eigenständig verwalten und das Layout oder den Inhalt für jede Version nach Bedarf anpassen.

Es ist zwar kein vollwertiges Übersetzungsmanagement-System, aber für einfache mehrsprachige Websites reicht es ohne externe Tools oder Plugins völlig aus.

Blogs

Blogs werden separat von Websites und Funnels erstellt, und du kannst dafür ein eigenes Template auswählen.

Du bekommst das, was du von einem Blog erwartest: Beiträge, Kategorien und Seiten.

Im Gegensatz zu WordPress (einem spezialisierten Content-Management-System) ist der Blog in Systeme.io als Marketing-Tool gedacht, das direkt in deine Sales-Funnels und E-Mail-Listen einzahlt.

Hier kommt derselbe Drag-and-Drop-Editor zum Einsatz wie beim Funnel-Builder – sowohl für das Blogdesign selbst als auch für das Erstellen von Beiträgen. Es ist etwas umständlich, da du Texte und Bilder immer per Drag-and-Drop einfügen musst und einen ablenkungsfreien Schreibmodus gibt es auch nicht. Aber am Ende erfüllt es seinen Zweck.

Wie der Rest der Plattform ist auch der Blog nahtlos mit den meisten Funktionen integriert. Du brauchst keine Plugins, um deinen Blog mit deiner E-Mail-Liste zu verbinden. Du kannst einfach einen Button in einen Beitrag einbauen, auf dem „Hol dir mein kostenloses E-Book“ steht, und sofort wird ein Systeme.io-Workflow ausgelöst, der die Datei verschickt.

Sales-Funnel-Builder

Sales-Funnels sind Schritt-für-Schritt-Landingpage-Abfolgen, die Besucher gezielt zur Conversion führen sollen. Der Name kommt von der Trichterform: Oben steigen viele Leute ein, aber am Ende werden nur wenige zu zahlenden Kunden. ClickFunnels hat diesen Ansatz bekannt gemacht und eine ganze Branche darum aufgebaut.

In Systeme.io gibt es vier Arten von Funnels:

• Audience aufbauen: Wähle das, wenn du E-Mail-Kontakte sammeln willst.
• Verkaufen: Wähle das, wenn du ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen möchtest.
• Evergreen-Webinar: Wähle das, wenn du Webinar-Teilnahmen automatisieren willst (verfügbar ab dem Webinar-Plan).
• Individuelle Funnels: Wähle das, wenn du keine vorgefertigte Funnel-Struktur nutzen und die komplette Kontrolle haben möchtest.

Jeder Funnel-Typ kommt mit vordefinierten Schritten. Du kannst diese Schritte bearbeiten, neue hinzufügen und für jeden Schritt ein eigenes Design auswählen.

Neben den Standardarten von Seiten kannst du auch einen individuellen Funnel mit Upsells und Downsells, Opt-in-Formularen, Pop-up-Formularen und mehr erstellen.

Erstellen eines Sales-Funnels

Für meine SEO-Agentur möchte ich den Zugang zu meinem Premium-SEO-Kurs verkaufen. Der erste Schritt ist, eine Sales-Page als ersten Schritt im Funnel hinzuzufügen. Das wird die Landingpage für meinen Kurs. Der Sales-Funnel verwendet denselben Website-Editor.

Für das Bestellformular habe ich ein Digitales Produkt gewählt und mich für die Kurs-Option entschieden:

Es ist echt praktisch, dass du Zugang zu Kursen, Kurs-Bundles, Communities und sogar Kalender-Events verkaufen kannst. So kannst du mit Systeme.io wirklich jeden Bereich deines Geschäfts zu Geld machen und verschiedene Einnahmequellen umsetzen.

Du kannst vollen oder teilweisen Zugang zu deinem Kurs geben oder die Inhalte zeitversetzt freischalten. Außerdem lässt sich der Zugang auf ein bestimmtes Datum begrenzen oder der Kurs erst ab einem bestimmten Termin starten. Die Anpassungsmöglichkeiten sind wirklich super!

Du musst dein Payment-Gateway verbinden, um Zahlungen zu akzeptieren. Systeme unterstützt die bekanntesten Payment-Gateways wie Stripe, PayPal, Razorpay und andere. Die Verbindung zu meinem Stripe-Konto war superschnell und unkompliziert.

Danach musste ich den Preisplan für meinen SEO-Kurs erstellen. Du kannst zwischen Einmalzahlungen, Abos und sogar späteren Zahlungen wählen. Falls du mehrere Optionen anbieten möchtest, kannst du Pläne kombinieren und/oder auch einmalige Zahlungen ermöglichen.

Für jedes Abo musst du die Ressourcen angeben, die du dazu anbietest. Das ist eine tolle Funktion, weil du so Kombinationen aus Kursen, Kurs-Bundles, Communities und Kalender-Events erstellen kannst. Zum Beispiel gibt es einen Basic-Plan mit Zugang nur zum Kurs und einen Premium-Plan mit Extras wie wöchentlichen kostenpflichtigen Calls und einer exklusiven Community.

Insgesamt hat mich die Flexibilität und einfache Bedienung beim Erstellen kostenpflichtiger Angebote bei Systeme echt überrascht. Da wurde an alles gedacht!

Was mich beim Funnel-Bau allerdings stört, ist, dass du jede Bestellseite manuell erstellen musst. Es wäre echt praktisch, wenn Systeme automatisch meine Produktinfos übernehmen und ins Design einfügen würde, anstatt die komplette Bestellseite von Grund auf neu anlegen zu müssen.

Sobald dein Funnel live ist, kannst du noch einiges tun, um ihn weiter zu verfeinern und zu optimieren. Du kannst:

• Bestätigungs-E-Mails (oder SMS) versenden: Automatisch eine Bestätigungs-E-Mail auslösen, sobald ein Kauf abgeschlossen ist. Für SMS kannst du ähnliche Automatisierungen einrichten, damit Käufer in Echtzeit informiert bleiben.
• Eine Funnel-Deadline hinzufügen: Sorge für mehr Dringlichkeit, indem du ein Zeitlimit festlegst, das startet, sobald jemand in deinen Funnel einsteigt. Wenn die Deadline abläuft, werden alle Funnel-Seiten automatisch auf eine von dir festgelegte Seite weitergeleitet.
• Funnel-Performance tracken: Systeme.io bietet dir einen klaren Überblick über wichtige Kennzahlen wie Gesamtumsatz, durchschnittlichen Bestellwert und Umsatz pro Schritt. Diese Einblicke helfen, Schwachstellen zu erkennen und dort zu optimieren, wo es nötig ist.
• A/B-Tests durchführen: Erstelle verschiedene Varianten einzelner Funnel-Schritte und teste sie gegeneinander, um herauszufinden, welche Version mehr Conversions zur nächsten Stufe bringt.

Die Funnel-Funktion ist mein absolutes Lieblings-Feature in Systeme.io. Es ist zwar nicht der umfangreichste Funnel-Builder, den ich kenne oder genutzt habe, aber er funktioniert zuverlässig und ermöglicht es dir, Funnels mit hoher Conversion-Rate ohne großen Aufwand zu bauen.

E-Commerce und Produktverkauf

Systeme.io bietet keine vollwertige E-Commerce-Lösung wie Shopify oder WooCommerce an. Stattdessen gibt es den „Creator Store“, eine Alternative zu Apps wie Linktree. Er richtet sich an Influencer, Kursanbieter und andere Einzelpersonen, die ihren Social Bios eine Möglichkeit geben möchten, ihre Community zu monetarisieren. Für E-Commerce-Marken, die Produktkategorien, Checkout-Logik, Bestandsverwaltung, Bestellverfolgung und andere typische Shop-Funktionen erwarten, ist der Store allerdings nicht gedacht.

Der Creator Store ermöglicht es dir, eine Sammlung von Produkten auf einer einzigen, mobil optimierten Seite zu präsentieren. Du kannst dort Kurse, digitale Downloads und physische Produkte verkaufen.

Ich finde, das ist eine super Option für Social-Media-Influencer, die keine Lust haben, eine komplette E-Commerce-Website zu bauen. Mit dem Creator Store kannst du:

• Digitale Produkte verkaufen: Lade Dateien wie E-Books hoch und fang direkt im Creator Store mit dem Verkauf an.
• Kurse verkaufen: Du kannst zwischen Light Courses und Standard Courses wählen. Light Courses werden direkt im Creator Store erstellt und eignen sich gut für einfache, modulbasierte Programme. Standard Courses werden im Assets-Bereich angelegt und können in verschiedenen Funnels oder im Creator Store wiederverwendet werden.
• Physische Produkte verkaufen: Erstelle physische Produkte im Assets-Bereich und verkaufe sie sowohl über Funnels als auch im Creator Store. Die Funktionen sind hier eher grundlegend – du bekommst Basis-Features wie SKUs, Preise, Steuern, Mengenbegrenzungen und Varianten (zum Beispiel Größe oder Farbe), aber keine Tiefe wie bei Shopify.

Webinare

Systeme.io bietet eine Webinar-Funktion, aber sie ist auf Evergreen-Webinare (also automatisierte Webinare), nicht auf echte Live-Events ausgelegt. Bei diesen Webinaren kommt Simulive-Technologie zum Einsatz: Du lädst also eine vorab aufgezeichnete Präsentation hoch und legst eine feste Start- und Endzeit fest. Für die Teilnehmenden fühlt es sich an wie eine Live-Übertragung, obwohl das Material vorab aufgezeichnet wurde.

Wenn du ein echtes Live-Meeting im Zoom-Stil veranstalten willst, bei dem du dich per Video in Echtzeit mit Teilnehmenden austauscht, ist das mit Systeme.io nicht direkt möglich. Du kannst aber zu einem Zoom-Meeting oder YouTube Live verlinken.

Um ein Evergreen-Webinar zu erstellen, musst du einen neuen Funnel anlegen und „Ein Evergreen-Webinar veranstalten“ auswählen.

Der Ablauf ist genauso wie bei den anderen Funnels. Du wählst ein Template aus und legst die Schritte fest. Webinar-Funnels bestehen aus drei vorgefertigten Schritten:

1. Webinar-Anmeldung: Eine Seite, auf der sich Nutzer für dein Webinar anmelden können. Im Formular können sie auswählen, an welcher Session sie teilnehmen möchten. Du kannst feste Uhrzeiten angeben oder dynamische Zeiten wie „Nächstes Viertel“, „Nächste halbe Stunde“ oder „Nächste Stunde“ nutzen.
2. Thank-You-Page: Die Erfolgsseite nach der Anmeldung. Hier gibt es einen Link zur Webinar-Seite mit der Übertragung.
3. Broadcast-Seite: Die Seite mit der Webinar-Aufzeichnung. Du kannst entweder ein Video direkt auf Systeme hochladen oder einen externen Link von YouTube oder Vimeo einfügen. Innerhalb von Systeme kannst du keine Videos aufnehmen.

Das Tolle ist, dass du jede dieser Seiten genauso bearbeiten kannst wie jede andere Funnel-Seite. Dadurch kannst du direkt aus deinem Evergreen-Webinar heraus verkaufen oder promoten. Füge dafür einfach noch einen Schritt mit einer Checkout-Seite hinzu und verlinke sie von der Broadcast-Seite. Ganz einfach!

E-Mail-Marketing

Der E-Mail-Builder von Systeme.io kann zwar nicht mit den besten E-Mail-Marketing-Tools mithalten, aber du kannst damit unbegrenzt Marketing-E-Mails versenden – selbst im Free-Plan. Außerdem gibt es genügend fortgeschrittene Funktionen, mit denen du arbeiten kannst. Deine E-Mail-Marketing-Strategie kannst du in Systeme.io mit drei verschiedenen Tools umsetzen:

• Newsletter für einmalige E-Mail-Kampagnen.
• Kampagnen für sequenzierte Autoresponder.
• Workflows für noch komplexere, trigger-basierte Automatisierungen.

Alle Methoden nutzen denselben E-Mail-Builder zur Gestaltung und als Vorlage, aber du kannst E-Mails nicht zwischen den Methoden wiederverwenden.

Newsletter

Newsletter sind simple, einmalige E-Mails. Du gestaltest die Mail, wählst die Empfänger aus (aus deinen CRM-Kontakten) und kannst sie sofort versenden oder für ein bestimmtes Datum beziehungsweise eine bestimmte Uhrzeit einplanen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine E-Mail zu gestalten: mit dem visuellen Editor oder mit dem klassischen Editor.

Der klassische Editor bietet ein paar grundlegende Textformatierungen, aber keine Bilder oder Layouts:

Der visuelle Editor bietet mehr Flexibilität und Design, aber ist nichts Besonderes. Unterstützt werden die wichtigsten Blöcke wie Text, Bilder, Buttons und Spalten.

Du kannst außerdem in den Einstellungen einige globale Designparameter fürs E-Mail-Design festlegen. Ich habe ein paar grundlegende Änderungen gemacht, aber um meine wöchentlichen Newsletter in Systeme.io zu erstellen, wäre ich ehrlich gesagt nicht besonders motiviert.

Um die E-Mail mit dynamischen Kontaktdaten wie dem Namen der Person zu füllen, kannst du sogenannte Substitutes einbauen (so nennt Systeme die dynamischen Platzhalter). Diese Daten werden aus dem CRM generiert. Du kannst auch eigene Datenfelder anlegen und sie in deinen E-Mails verwenden.

Auswahl deiner Newsletter-Zielgruppe

Nachdem du deine E-Mail gestaltet hast, musst du festlegen, an wen sie gesendet werden soll. Hier bin ich auf eine Einschränkung von Systeme gestoßen: Systeme hat keine Listen oder Segmente. Um gezielte E-Mails zu versenden, musst du auf Tags zurückgreifen.

Das ist an sich kein großes Problem. Du kannst die Personen, die du ansprechen willst, einfach taggen, oder? Ja, aber auch nein.

Ich wollte alle Kontakte ansprechen, die einen Kauf in einem meiner Funnels abgebrochen haben. Dafür habe ich einen Workflow erstellt, der jeden Kontakt mit einem Tag versieht, sobald jemand einen Kauf storniert – mithilfe eines einfachen Trigger-und-Aktion-Workflows:

Das funktioniert super, aber es werden nur Kontakte ab dem Zeitpunkt getaggt, an dem der Workflow aktiviert wurde. Alle, die vorher storniert haben, bekommen das Tag nicht.

Danach habe ich mir die Filteroptionen im CRM angesehen, in der Hoffnung, einen Filter für „abgebrochener Kauf“ zu finden. Dann hätte ich die passenden Kontakte filtern und manuell taggen können. Leider bietet Systeme nur ganz einfache Filtermöglichkeiten, sodass ich nicht herausfinden konnte, wie ich diese Zielgruppe segmentieren kann. Das kann ein echtes Problem werden, wenn du in deinem Business auf E-Mail-Segmentierung und Personalisierung setzt.

Newsletter-A/B-Tests

Beim Newsletter-A/B-Testing (auch Split-Testing genannt) schickst du zwei leicht unterschiedliche Versionen einer E-Mail an einen kleinen Teil deiner Liste, um zu sehen, welche besser ankommt. Die „Gewinner“-Version wird danach an den Rest deiner Abonnenten gesendet.

In Systeme.io legst du den Prozentsatz deiner Liste fest, der getestet werden soll, die Testdauer und das Erfolgskriterium – zum Beispiel Öffnungsrate oder Klickrate. Nach Ablauf des Testzeitraums erkennt Systeme.io automatisch den Gewinner und schickt diese Variante an den restlichen Teil deiner Zielgruppe. Sehr praktisch!

Kampagnen

Kampagnen sind mehrstufige E-Mail-Sequenzen. Du kannst auf einen Blick sehen, wie jede einzelne E-Mail in der Sequenz performt.

Um eine Kampagne zu erstellen, musst du nur die E-Mails bauen und aktivieren. Hier kannst du unter anderem Verzögerungen, Zeitabstände und den Versandzeitpunkt anpassen.

Geschäftsautomatisierung

Automatisierung ist im Business heute fast schon ein Muss, und Systeme.io bietet dafür auch die passenden Funktionen. Es gibt dafür zwei unterschiedliche Ansätze: Automatisierungsregeln und Workflows.

Automatisierungsregeln

Automatisierungsregeln sind die einfachste Form der Automatisierung. Sie arbeiten nach dem Prinzip „Wenn dies, dann das“. Zum Beispiel: Wenn sich jemand über ein Formular anmeldet (Trigger), wird er oder sie zu einer Kampagne hinzugefügt (Aktion).

Systeme zeigt dir außerdem die komplette Historie der Automationsregel an, sodass du nachvollziehen kannst, was mit bestimmten Kontakten passiert ist.

Workflows

Workflows nutzen die gleichen Auslöser und Aktionen wie Automationsregeln, bieten dir aber zusätzliche Schritte, damit du komplexe Automationen visuell gestalten kannst.

Ein Workflow beginnt immer mit einem Auslöser (zum Beispiel Tag hinzugefügt, Formular ausgefüllt, Seite besucht usw.). Von dort aus kannst du mit drei Hauptelementen komplexe Abläufe bauen:

1. Aktionen: Eine E-Mail senden, ein Tag vergeben, zu einem Kurs anmelden, Kurszugang entziehen, einen Webhook auslösen, eine E-Mail/SMS senden usw.
2. Verzögerungen: Eine bestimmte Zeit warten.
3. Entscheidungen (Pfad aufteilen): Das ist die mächtigste Funktion. Du kannst Nutzer basierend auf bestimmten Kriterien aufteilen, zum Beispiel „Haben sie den Link in der letzten E-Mail angeklickt?“ oder „Haben sie das Tag ‚Kunde‘?“

Für meine SEO-Agentur wollte ich einen Workflow erstellen, um mein Lead-Nurturing zu automatisieren:

1. Auslöser: Nutzer lädt mein „SEO-Checklist“ herunter (Tag: Lead hinzugefügt).
2. Aktion: Sende E-Mail 1 (mit Link zur Checkliste).
3. Verzögerung: Ein Tag warten.
4. Entscheidung: Haben sie den Link in E-Mail 1 angeklickt?

• Ja: Sende eine E-Mail mit einem Angebot für meinen kostenpflichtigen Kurs.
• Nein: Sende eine wertbasierte E-Mail mit einem YouTube-Video, um mehr Vertrauen aufzubauen.

Zuerst habe ich den „Website-Formular abonniert“-Auslöser verwendet, um die Automation zu starten:

Dann habe ich das passende Tag vergeben. Falls es neu ist, musst du es vorher im CRM anlegen.

Als Nächstes habe ich einen Aktionsschritt „E-Mail senden“ hinzugefügt. Denk daran, dass du dafür keine E-Mails aus deinen Kampagnen oder Newslettern wiederverwenden kannst. Das finde ich ziemlich nervig.

Außerdem können Workflow-E-Mails nur mit dem klassischen E-Mail-Editor erstellt werden – visuelle E-Mails sind hier also nicht möglich. Das ist echt enttäuschend und schränkt ein.

Danach habe ich die Verzögerungs- und Entscheidungs-Schritte hinzugefügt. Bei Entscheidungen kannst du UND/ODER-Bedingungen nutzen, aber einige Filter sind eingeschränkt. Zum Beispiel lässt sich bei der „E-Mail Angeclickt“-Bedingung kein bestimmter Link auswählen (die Bedingung löst unabhängig davon aus, welcher Link geklickt wird).

Zu guter Letzt musste ich den Workflow noch anhand dieser Bedingung aufteilen. Außerdem habe ich die Kontakte in meiner CRM-Pipeline aktualisiert, damit ich besser nachfassen kann.

So sieht mein finaler Workflow aus:

Der größte Vorteil von Systeme.io ist die native Integration. Da Kurs-Hosting, E-Mail, Webinare und Sales-Pages alle in einem Tool vereint sind, musst du nicht extra für Zapier bezahlen, um Stripe mit Mailchimp oder Teachable zu verbinden.

Für 90 % der kleinen Unternehmen reicht das völlig aus. Aber wenn du komplexe Workflows oder eine Anbindung an externe Drittanbieter-Apps brauchst, stößt du hier relativ schnell an Grenzen.

Online-Kurse

Systeme Courses ist eine einfache Alternative zu Teachable und Thinkific. Wenn du diese Plattformen kennst, fühlst du dich hier sofort zurecht.

Um loszulegen, musst du lediglich den Kursnamen auswählen.

Danach startest du mit dem Aufbau deiner Module und Lektionen.

Du kannst Inhalte Stück für Stück freischalten, indem du für einzelne Lektionen bestimmte Zeitabstände festlegst. So schauen die Teilnehmenden nicht den kompletten Kurs auf einmal durch.

Außerdem kannst du mit Aufgaben verhindern, dass sie weitermachen, bevor sie ihre Arbeit eingereicht haben.

Leider ist die Funktion recht eingeschränkt, denn es gibt keine manuelle Freigabe. Du kannst die Arbeit des Teilnehmers nicht prüfen oder ablehnen. Sobald eine Datei hochgeladen ist, wird die nächste Lektion automatisch freigeschaltet.

Communities

Community ist das neue „Newsletter“. Jeder möchte inzwischen eine eigene Skool-, Discord- oder Circle-Community aufbauen.

Systeme.io hat eine eigene Community-Funktion, mit der du eine soziale Gruppe direkt auf deiner eigenen Domain hosten kannst.

Sieh es als eine vereinfachte Facebook-Gruppe oder als „Lite“-Version von Skool. Mitglieder können Beiträge verfassen, Bilder/Dateien hochladen, kommentieren und Beiträge „liken“.

Das eigentliche Highlight ist hier nicht die Community-Funktion an sich, sondern die Integration im Systeme.io-Ökosystem. Deine Community kannst du nutzen, um:

1. Bundles anbieten: Mit nur einem Klick ein „Kurs + Community“-Bundle verkaufen.
2. Single Sign-on: Die Mitglieder bleiben auf deiner Plattform, statt zu Skool oder Discord abzuwandern.
3. Automatisierter Zugang: Der Zugang kann automatisch entzogen werden, wenn ein Nutzer ein Abo kündigt. Das ist mit externen Tools oft ein Albtraum.

Kalender und Meetings

Wenn du Coach oder Consultant bist, ist dein Kalender deine Kasse. Jahrelang war Calendly der Standard zum Buchen von Terminen. Systeme.io will diese Tradition mit seiner eigenen Kalenderfunktion ablösen.

Du kannst damit Buchungsseiten erstellen, auf denen Interessenten Termine („Events“) mit dir vereinbaren können. Das sieht aus wie bei Calendly und funktioniert auch genauso gut (auch wenn es etwas versteckt im CRM liegt).

Systeme unterstützt die beiden wichtigsten Event-Typen:

1. Unbegrenzte 1-zu-1-Sessions: Perfekt für Kennenlerngespräche oder Coaching-Sessions.
2. Gruppensessions: Ideal für Workshops oder Webinare, bei denen mehrere Personen denselben Termin buchen können.

Du kannst Events auch mit deinem Google Kalender synchronisieren. Das ist wichtig. Wenn du etwas im Google Kalender einträgst, blockt Systeme.io diesen Slot sofort auf deiner Buchungsseite, damit es keine Doppeltermine gibt.

Affiliate-Programm-Management

Wenn du ein Produkt über Systeme.io verkaufst, kannst du sofort dein eigenes Affiliate-Programm starten. Das ist richtig praktisch, weil du keine zusätzlichen Tools wie Rewardful oder Tapfiliate bezahlen musst.

Allerdings ist die Einrichtung eines Affiliate-Programms etwas aufwendiger als bei den meisten anderen Funktionen in Systeme.io. Es gibt dafür keinen eigenen Bereich wie bei den Funnels.

Um dein Affiliate-Programm einzurichten, musst du Folgendes tun:

1. Lege die Affiliate-Provision für das Produkt fest, das du verkaufen willst

Das machst du bei jedem Order-Form-Schritt in einem beliebigen Funnel:

Damit legst du fest, wie viel du deinen Affiliates zahlst und in welchem Rhythmus.

2. Erstelle die Affiliate-Anmeldeseite

Als Nächstes musst du einen eigenen Funnel für die Anmeldung deiner Affiliates erstellen. Das kann eine einfache Squeeze-/Opt-in-Seite mit einer Dankesnachricht sein.

3. Erstelle eine Automatisierungsregel zum Versenden des individuellen Affiliate-Links

Zuletzt legst du eine Automatisierung an, die eine E-Mail mit dem individuellen Affiliate-Link verschickt. Sobald sich jemand für dein Affiliate-Programm anmeldet, bekommt er eine Bestätigungs-Mail mit seinem persönlichen Link. Außerdem erhält er Zugang zu einem Dashboard, in dem er Provisionen, Klicks und mehr sehen kann.

CRM

Der Begriff „CRM“ wird in Marketing-Software gerne locker verwendet. In Systeme.io ist das CRM die zentrale Datenbank, die alle deine Kontaktdaten aus Funnels, Formularen, Produkten und den restlichen Features zusammenführt.

Bei den meisten E-Mail-Tools musst du für verschiedene Zielgruppen separate Listen anlegen. Systeme.io nutzt stattdessen eine einheitliche Kontaktdatenbank, die komplett durch Tags organisiert wird.

Lädt jemand einen Lead-Magneten herunter? Es gibt einen Lead-Tag. Kauft jemand einen Kurs? Es gibt einen Customer-Tag.

Für jeden dieser Tags musst du eventuell eine Automatisierung einrichten, aber der Vorteil ist: Du vermeidest doppelte Kontakte. Wenn sich John Smith erst für den Newsletter einträgt und später ein Produkt kauft, ist er eine Person mit mehreren Tags – und nicht doppelt im System.

Der Nachteil: Deine Kontaktbasis kann schnell mit Tags überladen werden. Stell dir vor, ein Kontakt hat 15 oder mehr Tags. Dann wird es schwer, den Überblick zu behalten und zu sehen, welcher Tag wofür steht. Und wie vorhin schon erwähnt: Es ist nicht immer einfach, die richtigen Leute zu taggen.

Pipelines

Pipelines sind Kanban-Boards wie bei Trello. Du kannst Spalten wie „Neuer Lead“, „Call vereinbart“, „Deal gewonnen“ anlegen und Kontakte per Drag & Drop zwischen den Phasen verschieben.

Noch besser: Automatisiere das Ganze. Wenn jemand einen Call bucht, erstellt Systeme automatisch eine Deal-Karte in der passenden Phase. Für meine SEO-Agentur habe ich eingerichtet: Lead → Qualifiziert → Call gebucht → Kunde.

Wo ich an meine Grenzen gestoßen bin, war bei den sehr einfachen Filtermöglichkeiten von Systeme.io. Du kannst nach Tags, Kontaktfeldern und ein paar wenigen Aktionen wie „Hinzugefügt am“-Datum filtern.

Es gibt keine Filter wie „Seite besucht“ oder „E-Mail geöffnet“. Du kannst auch nicht nach Käufen oder Funnel-Verhalten filtern. Willst du allen eine E-Mail schicken, die letzten Monat storniert haben? Das geht nicht. Du musst einen Workflow anlegen, der künftige Cancellations taggt.

Das heißt: Du musst vorausschauend planen. Wenn du Tagging-Workflows nicht von Anfang an nutzt, sind deine historischen Daten praktisch nicht mehr zugänglich. Wenn du wie ich von ActiveCampaign kommst, ist das frustrierend.

Weitere Dinge, die mir am CRM von Systeme.io nicht gefallen haben:

• Es gibt kein Lead-Scoring. Du kannst heiße Leads nicht automatisch anhand ihres Verhaltens erkennen.
• Es gibt kein Aufgabenmanagement. Du kannst keine Follow-ups oder Erinnerungen an Teammitglieder zuweisen.
• Das Reporting ist rudimentär. Du siehst die Anzahl der Kontakte und Transaktionsdaten (Anzahl der Verkäufe, durchschnittlicher Bestellwert, etc.), aber keine Kennzahlen wie Conversion-Zyklen oder Pipeline-Gesundheit.

Das CRM richtet sich vor allem an Solopreneure, die Low-Ticket-Produkte oder -Dienstleistungen an B2C-Kunden verkaufen. Wenn du echte Segmentierung oder Sales-Team-Features benötigst, stößt du hier schnell an Grenzen – und damit wird das „All-in-one“-Versprechen etwas relativiert.

Integrationen

Die Philosophie von Systeme.io ist einfach: Alles bleibt nativ, damit du keine Integrationsgebühren zahlst. Keine Zapier-Abos, kein API-Chaos – einfach Features, die von Haus aus zusammenarbeiten.

Das klingt in der Theorie super, aber sobald du etwas außerhalb der Plattform machen willst, bist du schnell eingeschränkt.

Systeme.io unterstützt nur die sechs wichtigsten Integrationen, die zum Betrieb nötig sind. Zoom und Google Meet für Calls, Twilio für SMS und Google Calendar für Termine. ActiveCampaign und Google Sheets-Integrationen sind ein kleines Extra obendrauf.

Zum Glück unterstützt Systeme auch Webhooks und eine Zapier Integration, sodass du nicht komplett auf Alternativen verzichten musst.

Systeme.io Preise

Im Vergleich zu anderen Alternativen bietet Systeme.io wirklich viel fürs Geld. Das Unlimited-Paket von Systeme.io kostet 97 $ pro Monat. Und das ist bereits der teuerste Tarif. Noch besser ist, dass Systeme.io mit dem kostenlosen „Free Forever“-Plan keine Schein-Testversion für 14 Tage anbietet. Du bekommst 2.000 Kontakte, drei Funnels, einen Kurs und unbegrenzte E-Mails für 0 $. Im Grunde hast du damit eingeschränkten Zugang zu allen Funktionen außer Webinaren und (den meisten) Vorlagen. Hier findest du einen Überblick über die monatlichen Pläne:

• Free-Plan: 0 $ pro Monat
• Startup-Plan: 17 $ pro Monat
• Webinar-Plan: 47 $ pro Monat
• Unlimited-Plan: 97 $ pro Monat

Vergleichen wir das mal mit dem Betrieb eines eigenen Online-Business als Solopreneur mit „Best-in-Class“-Tools. In dem Fall könnte deine monatliche Rechnung so aussehen:

• ClickFunnels für ähnliche Funktionen: 97-297 $/Monat
• ActiveCampaign für E-Mail-Marketing: ab 20 $/Monat
• Teachable für Kurse: 29-309 $/Monat
• Vimeo/Wistia für Videos: 9-60+ $/Monat
• Circle für Communities: 89-199 $/Monat
• Rewardful für Affiliate-Marketing: 49-149 $/Monat
• Gesamt: 500+ $/Monat

Trotz einiger Schwächen bietet Systeme.io einfach einen unschlagbaren Gegenwert.

Fazit

Der Page-Builder von Systeme.io ist etwas umständlich, das CRM ist ziemlich starr, und bei der Design-Flexibilität fühlt man sich ins Jahr 2015 zurückversetzt. Außerdem ist Systeme vielleicht die einzige Software, die ich seit 2023 genutzt habe, bei der wirklich keinerlei KI-Features vorhanden sind.

Aber ich war wirklich positiv überrascht, wie einfach es ist, Funnels einzurichten und das eigene Business zu monetarisieren. Kurs-Bundles zu verkaufen und Abos einzurichten geht total einfach. Und du musst dich weder mit komplizierten Zahlungsanbindungen noch mit Zusatz-Tools von Drittanbietern herumschlagen.

Die Plattform punktet mit nativer Integration. Alles lässt sich super easy verbinden. Wenn jemand deinen Kurs kauft, kannst du ihn taggen, in deine Pipeline aufnehmen und direkt eine Bestätigungs-E-Mail rausschicken.

Aber die Einschränkungen, die ich gefunden habe, sind schon ärgerlich. Das CRM kann nicht nach Kaufverhalten filtern, das Schreiben von Blogposts ist mühsam, und E-Mail-Segmentierung funktioniert nur mit Tags. Für die meisten Solopreneure sind das keine Dealbreaker, aber wenn du von fortgeschrittenen Tools kommst, können diese Punkte echt nerven.

Würde ich Systeme nutzen, wenn ich die Ressourcen (Zeit und Budget) für Best-in-Class-Tools oder so etwas wie HubSpot hätte? Nein. Würde ich Systeme nutzen, um den Hundetrainingskurs meines Onkels zu launchen? Auf jeden Fall.

Fazit: Systeme.io gewinnt zwar keine Innovations- oder Designpreise, aber du sparst monatlich hunderte Dollar und bringst dein Business trotzdem online. Für die meisten Solopreneure ist das letztlich der entscheidende Punkt.

Systeme.io-Alternativen

Möchtest du dir ein paar Alternativen zu Systeme.io anschauen? Hier sind ein paar Optionen, die du in Betracht ziehen kannst.

ClickFunnels

Systeme.io ist im Grunde ein Klon von ClickFunnels Classic (der alten Version), nur leichter und günstiger. Das neue ClickFunnels ist die moderne, leistungsstarke Version mit einem viel besseren Page-Builder und einer riesigen Community. Wenn du von echten Verkaufsprofis lernen möchtest, ist ihr Ökosystem unschlagbar. Aber du solltest dich auf zwei- bis dreimal höhere Kosten einstellen.

Kajabi

Das ist das Premium-„Apple“-Erlebnis für Kursersteller. Alles sieht von Anfang an professionell und schick aus, und das Erlebnis für die Teilnehmenden ist deutlich besser als bei der etwas sperrigen Oberfläche von Systeme.io. Für all diesen Komfort zahlst du aber auch ordentlich. Die Kajabi-Tarife starten bei etwa 149 $ im Monat. Das lohnt sich wirklich nur, wenn du bereits 5.000 $ oder mehr pro Monat verdienst und großen Wert auf dein Markenimage legst.

GoHighLevel

Während Systeme.io eher für Solopreneure gemacht ist, richtet sich GoHighLevel an Agenturen. Was die Funktionen angeht, lässt es Systeme.io weit hinter sich: echtes Zwei-Wege-SMS, ein zentrales Social-Postfach und ein CRM, das auch wirklich wie ein CRM funktioniert. Aber Vorsicht: Die Lernkurve ist ziemlich steil und für den einfachen Verkauf eines PDFs oder Videokurses ist das System garantiert überdimensioniert.

Stan Store

Stan Store lässt die komplexen Funnels komplett weg und konzentriert sich voll auf das „Link-in-Bio“-Erlebnis für TikTok- und Instagram-Creator. Die Plattform ist mobil optimiert, super schnell und ideal, wenn du in Sekunden günstige digitale Produkte verkaufen willst. Du solltest hier aber keine kompletten Websites oder komplexe E-Mail-Automatisierungen erwarten.