Systeme.io Review: Kann es wirklich all deine andere Software ersetzen?

Wichtige Punkte:

Ich habe zum ersten Mal von Systeme.io im Jahr 2021 gehört, aber ich habe es damals nie ausprobiert. Als fortgeschrittener Marketer setze ich lieber auf die besten Spezial-Tools statt auf All-in-One-Plattformen, weil sie mehr Flexibilität und Tiefe bieten.

Aber es ist eine günstigere Alternative zu ClickFunnels, und manche lieben es wirklich. Deshalb habe ich mich entschieden, damit eine Website und Funnels für mein SaaS SEO Business einzurichten.

Was ich dabei festgestellt habe: Systeme.io ist das IKEA unter den Marketing-Tools. Es ist günstig und beim Aufbau kommt man ordentlich ins Schwitzen. Aber wenn alles steht, läuft es, sieht ordentlich aus und du hast richtig Geld gespart.

Fragst du dich, ob Systeme.io zu deinem Business passt? In diesem Systeme.io Review zeige ich dir alle Funktionen und erkläre, was gut läuft und was nicht.

Los geht’s!

Was ist Systeme.io?

Systeme.io ist eine All-in-One Online-Business-Plattform für Unternehmer, Coaches und Kursanbieter. Hier werden mehrere Tools auf einer Plattform vereint, wie zum Beispiel:

• Ein Funnel-Builder für Verkaufstrichter
• E-Mail-Marketing und Automatisierung
• Hosting für Online-Kurse
• Ein Website- und Blog-Builder
• Verwaltung von Partnerprogrammen
• Ein E-Commerce-Store
• Eine Community-Plattform (wie Skool)
• Und vieles mehr

Es wird oft als einfachere und günstigere Alternative zu Plattformen wie ClickFunnels, Kajabi oder Kartra präsentiert.

Gegründet wurde es vom französischen Marketer Aurélien Amacke. Besonders im französischsprachigen Raum ist es sehr beliebt, hat sich aber inzwischen weltweit etabliert.

Wo fängst du mit Systeme.io an?

Es war gar nicht so leicht zu wissen, wo ich mit diesem Review anfangen soll, weil Systeme.io offenbar selbst nicht weiß, wo es bei dir losgehen sollte. Es gibt keinerlei Onboarding. Keine Anleitungen in der App, keinen Einrichtungsassistenten und auch keine „Was ist dein Anwendungsfall?“-Personalisierung wie bei Notion oder ClickUp. Stattdessen präsentiert dir Systeme einfach ein leeres Dashboard. Du landest direkt in einem komplett fertigen System, ohne jeglichen Kontext oder Hilfestellung.

Richte zuerst deine E-Mail-Sendedomäne ein

Wenn du vorhast, E-Mails oder SMS über Systeme.io zu versenden, würde ich dir empfehlen, direkt mit der Einrichtung deiner E-Mail-Sendedomäne zu starten, auch wenn das irgendwo in den Einstellungen versteckt ist. In anderen E-Mail-Tools kannst du deine E-Mails schon gestalten, bevor du alles verifiziert hast. Bei Systeme sind diese Funktionen aber komplett gesperrt, bis du deinen Domainnamen und deine E-Mail-Adresse verifiziert hast. Ziemlich nervig.

Aber das ist noch nicht mal das Schlimmste. Die Domain-Übertragung kann 24 bis 48 Stunden dauern und der ganze Ablauf ist ziemlich chaotisch. Du musst in die DNS-Einträge eingreifen oder deinen Webmaster einbinden. Stell dich also darauf ein. Das hat meinen Review tatsächlich um ein paar Tage verzögert.

Um deine Sendedomäne einzurichten und deine E-Mail-Adresse zu verifizieren, geh zu Einstellungen > E-Mail. Gib den Domainnamen ein und klick dann auf das Augen-Symbol. Du musst außerdem die Systeme DNS-Einstellungen bei deinem Webhosting-Anbieter oder Domain-Provider hinterlegen.

Leider gibt es keinen „Domain verifizieren“-Button, mit dem du die Verifizierung manuell anstoßen kannst. Deine Hände sind also ziemlich gebunden und du kannst im Grunde nur abwarten. In der Zwischenzeit kannst du den DNS-Status bei DNSChecker.org prüfen.

Sobald der Domainname und mindestens eine E-Mail-Adresse verifiziert sind, kannst du im Tool E-Mail-Kampagnen erstellen.

Richte dein Twilio-Konto ein

Wenn du SMS versenden möchtest, stelle sicher, dass dein Twilio-Konto vorher verbunden ist (das ist die einzige Möglichkeit, Textnachrichten in Systeme.io zu senden). Andernfalls stehst du dort vor einem ähnlichen Engpass. Zum Glück läuft das Ganze hier reibungsloser – du musst nur deine Twilio API-Keys eingeben. Das geht auf der Integrationen-Seite.

Da du dich sowieso gerade mit Domains und den ganzen technischen Sachen beschäftigst, kannst du direkt auch deine eigene eigene Website-Domain verbinden, damit deine Systeme.io-Website unter deiner persönlichen Domain erreichbar ist. Systeme stellt dir auch einen kostenlosen Domainnamen zur Verfügung, den du während der Testphase nutzen kannst.

Damit hätten wir das erledigt und können uns endlich den spannenderen Funktionen widmen.

Systeme.io Features

Website und Landing Pages

Während ich auf die Domain-Verifizierung gewartet habe, fing ich an, ein neues Business aufzubauen, um die Plattform richtig zu testen. Darf ich vorstellen: „SaaS SEO Pro“, eine SEO-Agentur für Softwareunternehmen. Mein Ziel: eine Website mit Service-Angeboten erstellen, eine Newsletter-Liste aufbauen und Online-Kurse an Software-Unternehmer verkaufen.

Zuerst habe ich die Homepage für mein Angebot mit einer der vorgefertigten Vorlagen erstellt. Leider sind im kostenlosen Tarif nur sieben Templates enthalten und es gibt keinen Zugriff auf die volle Bibliothek. Ich habe nicht erwartet, dass alles umsonst ist, aber auf der Preisseite wird dieses Limit nicht erwähnt. Da frage ich mich schon, was sie sonst noch alles verschweigen.

Der Website-Builder ist ein klassischer, unkomplizierter Drag-and-Drop-Editor.

Erwarte hier keine schicken KI-Website-Features oder Zugriff auf den HTML-Code (wie bei Webflow), aber er macht, was er soll.

Zum Glück gibt es ein paar grundlegende globale Stile, die dir zumindest einen Teil des Designprozesses automatisieren:

Es wird kompliziert, sobald du Layout-Änderungen machen willst. Das Verschieben und Neupositionieren von Abschnitten ist etwas hakelig, der Verlauf für „Rückgängig“ ist ziemlich kurz und andere Layout-Anpassungen funktionieren nicht besonders intuitiv.

Der Editor hat außerdem keine Tastaturkürzel. Das klingt vielleicht nicht so dramatisch, aber wenn du regelmäßig hier Seiten baust, summiert sich das zu unnötigem Mehraufwand.

Systeme.io unterstützt keine Templates, Erweiterungen oder Plugins wie Figma oder Framer, das heißt: Du musst mit dem arbeiten, was von Beginn an dabei ist.

Man kann sich an diese Dinge gewöhnen, aber ist der Aufwand es wert?

Mobile Unterstützung

Der Site-Builder bietet einfache Unterstützung für Mobilgeräte, aber keine Tablet-Breakpoints. Die vorgefertigten Templates hatten auf dem Handy kleinere Darstellungsfehler, deshalb musste ich Schriftgrößen und Abstände selbst anpassen.

Native Pop-ups

Einfache Pop-ups einzurichten ist in Systeme.io total unkompliziert, dank einer eigenen nativen Funktion direkt im Website-Builder. Du kannst innerhalb von Minuten mit dem Sammeln von Leads starten. Die Formulardaten werden direkt mit deinen CRM-Feldern verknüpft, sodass neue Abonnenten automatisch in deine Kontaktliste aufgenommen werden. So kann ich zum Beispiel für meine Agentur Leads sammeln, indem ich Lead-Magneten wie E-Books anbiete.

Insgesamt gefällt mir dieses Feature. Es ist zwar nicht so ausgefeilt wie spezielle Pop-up-Builder, aber ich will einfach nur ein simples Formular und einen Pop-up direkt im Website-Builder erstellen. Bei Framer müsstest du entweder eine Drittanbieter-App nutzen oder über Umwege mit eigenem Code arbeiten.

Umfragen

Mit Systeme.io kannst du direkt im Website-Builder Umfragen erstellen. Damit lassen sich zum Beispiel Leads qualifizieren, Kundenfeedback einsammeln oder eine einfache Alternative zu Tools wie Typeform nutzen. Das ist nichts Weltbewegendes, aber praktisch, weil du eine Funktion weniger als externes Tool verwalten und bezahlen musst.

Nahtlose Lokalisierung

Systeme.io hat eine integrierte Lokalisierungsfunktion, mit der du deine Seite ganz unkompliziert übersetzen kannst. Du fügst einfach eine neue Sprache hinzu und das System dupliziert automatisch deine Seiten für die jeweilige Sprachversion. Danach kannst du die Übersetzungen unabhängig voneinander verwalten und das Layout oder den Inhalt für jede Version nach Bedarf anpassen.

Es ist kein vollwertiges Übersetzungsmanagement-System, aber für einfache mehrsprachige Websites reicht es aus, ohne externe Tools oder Plugins

Blogs

Blogs werden separat von Websites und Funnels angelegt und du kannst dafür eine eigene Vorlage auswählen.

Du bekommst genau das, was du von einem Blog erwartest: Beiträge, Kategorien und Seiten

Im Gegensatz zu WordPress (einem spezialisierten Content-Management-System) ist der Blog in Systeme.io darauf ausgelegt, direkt in deine Sales-Funnels und E-Mail-Listen einzuspielen.

Der gleiche Drag-and-Drop-Editor wie beim Funnel-Builder kommt sowohl für das Blogdesign als auch für das Erstellen von Beiträgen zum Einsatz. Das Ganze ist etwas umständlich, weil du Texte und Bilder immer per Drag & Drop platzieren musst und es keinen ablenkungsfreien Schreibmodus gibt. Aber es funktioniert.

Wie der Rest der Plattform ist auch der Blog nahtlos mit den meisten Funktionen integriert. Du brauchst keine Plugins, um deinen Blog mit deiner E-Mail-Liste zu verbinden. Du kannst einfach einen Button in einen Beitrag einfügen, zum Beispiel mit „Hol dir mein Gratis-Ebook“, und damit direkt einen Systeme.io-Workflow auslösen, der die Datei verschickt.

Sales Funnel Builder

Sales Funnels sind schrittweise Abfolgen von Landing Pages, mit denen Besucher gezielt bis zur Conversion geführt werden. Sie heißen so, weil oben viele einsteigen, aber am Ende nur wenige zahlende Kunden werden. ClickFunnels hat dieses Konzept bekannt gemacht und praktisch eine ganze Branche drumherum aufgebaut.

In Systeme.io gibt es vier Funnel-Typen:

• Audience aufbauen: Wähle das, wenn du E-Mail-Kontakte sammeln möchtest.
• Verkaufen: Wähle das, wenn du ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen willst.
• Evergreen Webinar: Wähle das, wenn du Webinar-Teilnahmen automatisieren willst (verfügbar ab dem Webinar-Tarif).
• Eigene Funnels: Wähle das, wenn du keine vorgefertigte Funnel-Struktur willst und die volle Kontrolle möchtest.

Jeder Funnel-Typ enthält vordefinierte Schritte. Du kannst diese Schritte bearbeiten und neue hinzufügen sowie für jeden Schritt ein individuelles Design wählen

Neben den Standard-Seitentypen kannst du auch einen eigenen Funnel mit Upsells und Downsells, Opt-in-Formularen, Pop-up-Formularen und mehr erstellen.

Einen Sales Funnel erstellen

Für meine SEO-Agentur möchte ich den Zugang zu meinem Premium-SEO-Kurs verkaufen. Der erste Schritt ist, eine Sales Page als Einstieg in den Funnel anzulegen. Das wird die Landingpage für meinen Kurs. Der Sales Funnel läuft über den gleichen Website-Editor.

Für das Bestellformular habe ich ein Digitales Produkt ausgewählt und mich für die Kurs-Option entschieden:

Es ist richtig praktisch, dass du Zugänge zu Kursen, Kurs-Bundles, Communities und sogar Kalender-Events verkaufen kannst. So ermöglicht dir Systeme.io im Grunde, jeden Bereich deines Businesses zu monetarisieren und verschiedene Einnahmequellen aufzubauen.

Du kannst vollen oder teilweisen Zugriff auf deinen Kurs geben oder die Inhalte zeitverzögert freischalten. Außerdem kannst du den Zugang auf ein bestimmtes Datum begrenzen oder den Kurs zu einem festen Termin starten. Die Anpassungsmöglichkeiten sind echt stark!

Du musst dein Payment-Gateway verbinden, um Zahlungen zu akzeptieren. Systeme unterstützt die gängigsten Payment-Gateways wie Stripe, PayPal, Razorpay und andere. Die Verbindung mit meinem Stripe-Konto lief super schnell und reibungslos

Dann musste ich den Preisplan für meinen SEO-Kurs erstellen. Du kannst zwischen Einmalzahlung, Abo und sogar aufgeschobener Zahlung wählen. Wenn du mehrere Optionen anbieten möchtest, kannst du Pläne kombinieren und/oder auch Einmalzahlungen ermöglichen

Für jedes Abo musst du die Ressourcen angeben, die damit angeboten werden. Das ist ein tolles Feature, da du so Kombinationen aus Kursen, Kurs-Bundles, Communities und Kalender-Events erstellen kannst. Zum Beispiel könntest du einen Basic-Plan mit Zugriff auf den Kurs anbieten und einen Premium-Plan mit zusätzlichen Vorteilen wie wöchentlichen kostenpflichtigen Calls und einer Community nur für Mitglieder

Insgesamt war ich positiv überrascht, wie flexibel und einfach sich mit Systeme kostenpflichtige Angebote erstellen lassen. Da wurde wirklich an alles gedacht!

Was mich beim Funnel-Bauen aber stört: Du musst jede Bestellseite komplett selbst anlegen. Es wäre cool gewesen, wenn Systeme automatisch meine Produktinfos übernehmen und ins Design einfügen würde, statt dass ich jede Bestellseite von Grund auf neu bauen muss.

Sobald dein Funnel live ist, gibt es noch jede Menge Möglichkeiten, ihn weiter zu verfeinern und zu optimieren. Du kannst:

• Bestätigungs-E-Mails (oder SMS) senden: Löse nach einem abgeschlossenen Kauf automatisch eine Bestätigungs-E-Mail aus. Du kannst ähnliche Automationen auch für SMS-Nachrichten einrichten, damit Käufer in Echtzeit informiert bleiben.
• Eine Funnel-Deadline hinzufügen: Erzeuge Dringlichkeit, indem du ein Zeitlimit festlegst, das startet, sobald jemand in deinen Funnel einsteigt. Wenn die Deadline abläuft, werden alle Funnel-Seiten automatisch auf eine Seite deiner Wahl weitergeleitet.
• Funnel-Performance tracken: Systeme.io gibt dir einen klaren Überblick über wichtige Kennzahlen wie Gesamtumsatz, durchschnittlicher Bestellwert und Umsatz pro Schritt. Diese Einblicke helfen dir dabei, Absprünge zu erkennen und das, was nicht funktioniert, gezielt zu optimieren.
• A/B-Tests durchführen: Erstelle Varianten einzelner Funnel-Schritte und teste sie gegeneinander, um herauszufinden, welche Versionen mehr Conversions zur nächsten Stufe bringen.

Das Sales-Funnel-Feature ist mein absolutes Lieblingsfeature bei Systeme.io. Es ist zwar nicht der tiefgehendste Funnel-Builder, den ich je gesehen oder genutzt habe, aber er funktioniert gut genug und ermöglicht es dir, schnell und unkompliziert Funnels mit hoher Conversion-Rate zu bauen.

E-Commerce und Produktverkauf

Systeme.io bietet keine vollwertige E-Commerce-Lösung wie Shopify oder WooCommerce. Stattdessen gibt es den „Creator Store", eine Alternative zu Apps wie Linktree. Er ist für Influencer, Kursanbieter und andere Creator gedacht, die ihre Social Bios nutzen möchten, um ihre Reichweite zu monetarisieren. Für E-Commerce-Marken, die Produktkategorien, Checkout-Logik, Inventarverwaltung, Bestellverfolgung und andere Standardfunktionen eines Shops brauchen, ist er aber nicht gedacht.

Was der Creator Store ermöglicht: Auf einer einzigen, mobil optimierten Seite kannst du eine Sammlung deiner Produkte anzeigen. Du kannst Kurse, digitale Downloads und physische Produkte verkaufen.

Ich finde, das ist eine super Option für Social-Media-Influencer, die keine Lust haben, eine komplette E-Commerce-Website zu bauen. Mit dem Creator Store kannst du:

• Digitale Produkte verkaufen: Lade Dateien wie E-Books hoch und verkaufe sie sofort über den Creator Store.
• Kurse verkaufen: Du kannst zwischen Light Courses und Standard Courses wählen. Light Courses werden direkt im Creator Store erstellt und eignen sich gut für einfache, modulbasierte Programme. Standard Courses werden im Assets-Bereich angelegt und lassen sich in verschiedenen Funnels und im Creator Store wiederverwenden.
• Physische Produkte verkaufen: Erstelle physische Produkte im Assets-Bereich und verkaufe sie sowohl in Funnels als auch im Creator Store. Die Funktionen sind hier eher grundlegend. Du bekommst alles Wichtige wie SKUs, Preise, Steuern, Lagerbegrenzungen und Varianten (zum Beispiel Größe oder Farbe), aber keine so ausgefeilten Möglichkeiten wie bei Shopify.

Webinare

Systeme.io bietet eine Webinar-Funktion, die aber für Evergreen-Webinare (automatisierte Webinare) gedacht ist, nicht für klassische Live-Events. Diese Webinare werden über Simulive-Technologie bereitgestellt. Das bedeutet, du lädst eine aufgezeichnete Präsentation hoch und planst einen festen Start- und Endzeitpunkt. Für die Teilnehmer fühlt es sich an wie eine Live-Übertragung, obwohl der Inhalt bereits aufgezeichnet ist.

Wenn du ein echtes Live-Meeting im Zoom-Stil veranstalten möchtest, bei dem du per Video in Echtzeit mit den Teilnehmern sprichst, geht das in Systeme.io nicht direkt. Du kannst aber ganz einfach auf Zoom oder YouTube Live verlinken.

Um ein Evergreen-Webinar zu erstellen, musst du einen neuen Funnel anlegen und "Evergreen-Webinar durchführen" auswählen

Der Ablauf ist genau wie bei allen anderen Funnels: Du wählst ein Template aus und bestimmst die Schritte. Webinar-Funnels bestehen immer aus drei vordefinierten Schritten:

1. Webinar-Anmeldung: Eine Seite, auf der sich Nutzer zu deinem Webinar anmelden können. Im Formular können sie auswählen, an welcher Session sie teilnehmen wollen. Du kannst feste Zeitslots anlegen oder dynamische Zeiten wie „Nächstes Viertel“, „Nächste halbe Stunde“ oder „Nächste Stunde“ verwenden.
2. Danke-Seite: Das ist die Seite mit der Erfolgsbestätigung, nachdem sich jemand angemeldet hat. Hier gibt es einen Link zur Broadcast-Seite.
3. Broadcast-Seite: Die Seite mit der Webinar-Aufzeichnung. Du kannst entweder ein Video direkt bei Systeme hochladen oder einen externen Link zu YouTube oder Vimeo einfügen. In Systeme selbst kannst du kein Video aufnehmen.

Das Beste: Alle diese Seiten lassen sich wie die restlichen Funnel-Seiten bearbeiten. So kannst du bequem direkt aus deinem Evergreen-Webinar verkaufen und promoten. Dafür fügst du einfach noch einen Schritt mit einer Checkout-Seite hinzu und verlinkst sie auf der Broadcast-Seite. Super einfach!

E-Mail-Marketing

Der E-Mail-Builder von Systeme.io kann vielleicht nicht ganz mit den besten E-Mail-Marketing-Tools mithalten, erlaubt dir aber, unbegrenzt Marketing-E-Mails zu versenden – sogar im kostenlosen Tarif. Außerdem sind genug fortgeschrittene Funktionen dabei, damit du deine Strategien umsetzen kannst. Du kannst dein E-Mail-Marketing in Systeme.io mit drei verschiedenen Tools steuern:

• Newsletter für einzelne Versendungen.
• Kampagnen für sequenzierte Autoresponder.
• Workflows für komplexere, triggerbasierte Automatisierung.

Alle Varianten nutzen denselben E-Mail-Builder zum Gestalten der E-Mails und Vorlagen, aber deine E-Mails lassen sich nicht zwischen den Varianten wiederverwenden.

Newsletter

Newsletter sind einfache Einzel-E-Mails. Du gestaltest deine Mail, wählst die Empfänger im CRM aus und verschickst sie direkt oder planst sie für einen späteren Zeitpunkt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine E-Mail zu gestalten: mit dem Visual Editor oder dem Classic Editor.

Der Classic Editor erlaubt dir lediglich einfache Textformatierungen, aber keine Bilder oder Layouts:

Der visuelle Editor bietet etwas mehr Flexibilität und Gestaltungsmöglichkeiten, ist aber nicht überragend. Er unterstützt grundlegende Blöcke wie Text, Bilder, Buttons und Spalten

Außerdem kannst du im E-Mail-Design einige globale Einstellungen im Bereich Einstellungen anpassen. Ich habe einige grundlegende Änderungen an meinem E-Mail-Design vorgenommen, aber für meinen wöchentlichen Newsletter würde ich mich bei Systeme.io trotzdem nicht besonders begeistern

Um deine E-Mails mit dynamischen Kontaktdaten wie dem Namen der Person zu personalisieren, kannst du „Substitutes“ einfügen (so nennt Systeme die dynamischen Platzhalter). Diese Daten werden direkt aus dem CRM übernommen. Du kannst auch eigene Datenfelder anlegen und sie in deinen E-Mails verwenden.

Deine Newsletter-Zielgruppe auswählen

Nachdem du deine E-Mail gestaltet hast, musst du die Zielgruppe auswählen, an die sie gesendet werden soll. Genau hier bin ich an eine der Grenzen von Systeme gestoßen: Systeme hat keine Listen oder Segmente. Um gezielte E-Mails zu verschicken, bist du komplett auf Tags angewiesen.

Das ist an sich kein riesiges Problem. Du kannst ja einfach die Leute taggen, die du ansprechen willst, oder? Ja, aber auch nein.

Ich wollte zum Beispiel alle Kontakte ansprechen, die in einem meiner Funnels einen Kauf abgebrochen haben. Dafür habe ich einen Workflow erstellt, der jeden Kontakt mit einem Tag versieht, sobald jemand einen Verkauf storniert – ganz einfach über einen Trigger und eine Action im Workflow:

Das funktioniert super, aber es werden nur diejenigen getaggt, ab dem Moment, in dem der Workflow aktiviert wurde. Bereits vorher stornierte Kontakte bleiben ungetaggt.

Danach habe ich mir die Filtermöglichkeiten im CRM angeschaut, in der Hoffnung, einen Filter für „stornierter Verkauf“ zu finden. Damit hätte ich die richtigen Kontakte filtern und manuell taggen können. Leider gibt es bei Systeme nur grundlegende Filter, also konnte ich diese Zielgruppe nicht sinnvoll segmentieren. Das kann wirklich problematisch sein, wenn du bei deinem E-Mail-Marketing Wert auf Segmentierung und Personalisierung legst.

Newsletter A/B-Tests

Bei Newsletter-A/B-Tests (oder Split-Tests) werden zwei leicht unterschiedliche Versionen einer E-Mail an einen kleinen Teil deiner Liste geschickt, um herauszufinden, welche besser ankommt. Die „Gewinner“-Variante wird anschließend an den Rest deiner Abonnenten verschickt.

In Systeme.io legst du fest, wie viel Prozent deiner Liste getestet werden, wie lange der Test läuft und nach welchem Wert der Gewinner ermittelt wird, zum Beispiel Öffnungsrate oder Klickrate. Nach Ablauf des Testzeitraums erkennt Systeme.io automatisch die Gewinner-Version und schickt sie an den verbleibenden Teil deiner Zielgruppe. Sehr cool!

Kampagnen

Kampagnen sind mehrstufige E-Mail-Sequenzen. Du siehst auf einen Blick, wie jede einzelne E-Mail in der Sequenz performt.

Um eine Kampagne zu erstellen, musst du einfach die erforderlichen E-Mails erstellen und aktivieren. Hier kannst du zum Beispiel die Verzögerung und Uhrzeit zwischen den einzelnen E-Mails festlegen und wählen, zu welcher Uhrzeit du deine Mail versenden möchtest

Business Automation

Automatisierung ist heutzutage im Business fast schon ein Muss, und Systeme.io bietet dafür natürlich auch Funktionen an. Es gibt zwei verschiedene Wege, um Automatisierungen einzurichten: Automation Rules und Workflows.

Automation Rules

Automation Rules sind die einfachste Form der Automatisierung. Sie funktionieren nach dem klassischen „Wenn dies, dann das“-Prinzip. Zum Beispiel: Wenn sich jemand über ein Formular anmeldet (Trigger), dann wird die Person zu einer Kampagne hinzugefügt (Action).

Systeme zeigt außerdem eine vollständige Historie der Automationsregel an, damit du nachvollziehen kannst, was bei bestimmten Kontakten passiert ist.

Workflows

Workflows nutzen die gleichen Trigger und Aktionen wie Automationsregeln, bieten aber zusätzliche Schritte, mit denen du flexible und komplexe Automationsabläufe visuell gestalten kannst.

Ein Workflow beginnt immer mit einem Trigger (Tag hinzugefügt, Formular abonniert, Seite besucht usw.). Danach kannst du mit drei Hauptelementen komplexe Abläufe aufbauen:

1. Aktionen: E-Mail senden, Tag vergeben, in einen Kurs eintragen, Zugriff auf einen Kurs entziehen, Webhook senden, E-Mail/SMS versenden usw.
2. Wartezeiten: Für einen bestimmten Zeitraum warten.
3. Entscheidungen (Split Paths): Das ist das mächtigste Feature. Du kannst Nutzer nach Kriterien aufteilen wie „Haben sie den Link in der letzten E-Mail geklickt?“ oder „Haben sie den Tag ‚Kunde‘?“

Für meine SEO-Agentur wollte ich einen Workflow erstellen, um mein Lead-Nurturing zu automatisieren:

1. Trigger: Nutzer lädt meine „SEO Checkliste“ herunter (Tag: Lead hinzugefügt).
2. Aktion: E-Mail 1 senden (mit Link zur Checkliste).
3. Wartezeit: Einen Tag warten.
4. Entscheidung: Haben sie den Link in E-Mail 1 angeklickt?

• Wenn ja: Eine E-Mail mit dem Angebot für meinen kostenpflichtigen Kurs senden.
• Wenn nein: Eine wertbasierte E-Mail mit einem YouTube-Video senden, um noch mehr Vertrauen aufzubauen.

Zuerst habe ich den Trigger „Website-Formular abonniert“ verwendet, um die Automation zu starten:

Dann habe ich das richtige Tag angewendet. Wenn es ein neues Tag ist, musst du es im CRM anlegen

Als Nächstes habe ich einen Aktionsschritt „E-Mail senden“ hinzugefügt. Beachte dabei, dass du keine E-Mails aus deinen Kampagnen oder Newslettern wiederverwenden kannst. Das finde ich ziemlich nervig.

Außerdem lassen sich Workflow-E-Mails nur mit dem klassischen E-Mail-Editor erstellen, also sind keine visuellen E-Mails möglich. Das ist echt enttäuschend und schränkt stark ein.

Als Nächstes habe ich die Verzögerungs- und Entscheidungs-Schritte hinzugefügt. Beim Einrichten der Entscheidungs-Schritte kannst du und/oder-Bedingungen verwenden, aber bei manchen Filtern bist du eingeschränkt. Bei der "E-Mail angeklickt"-Bedingung zum Beispiel kannst du keinen bestimmten Link auswählen (die Bedingung wird ausgelöst, egal welcher Link angeklickt wurde)

Zu guter Letzt musste ich den Workflow nach dieser Bedingung aufteilen. Außerdem habe ich die Kontakte in meiner CRM-Pipeline aktualisiert, damit ich gezielter nachfassen kann.

So sieht mein finaler Workflow aus:

Der größte Vorteil von Systeme.io ist die native Integration. Da Kursplattform, E-Mail, Webinare und Verkaufsseiten alle in einem Tool vereint sind, musst du nicht extra für Zapier zahlen, um Stripe mit Mailchimp oder Teachable zu verbinden.

Für 90 % der kleinen Unternehmen reicht das völlig aus. Wenn du aber einen sehr komplexen Workflow brauchst oder externe Drittanbieter-Apps einbinden möchtest, stößt du hier vermutlich schnell an deine Grenzen.

Online-Kurse

Systeme Courses ist eine einfache Alternative zu Teachable und Thinkific. Wenn du diese Plattformen kennst, wirst du dich hier direkt zurechtfinden.

Alles, was du tun musst, um zu starten, ist den Namen des Kurses auszuwählen

Dann kannst du direkt deine Module und Lektionen darin anlegen

Du kannst Inhalte für Teilnehmende nach und nach freischalten, indem du bei Lektionen bestimmte Zeitabstände festlegst. So konsumieren sie nicht den kompletten Kurs auf einmal.

Außerdem kannst du mit Aufgaben verhindern, dass jemand weitermacht, bevor keine Abgabe eingereicht wurde.

Leider ist dieses Feature recht eingeschränkt, da es keine manuelle Freigabe gibt. Du kannst die Aufgabe nicht prüfen und freigeben oder ablehnen. Sobald der Lernende eine Datei hochlädt, wird die nächste Lektion automatisch freigeschaltet

Communities

Community ist das neue „E-Mail-Liste“. Jeder möchte heutzutage eine Skool-, Discord- oder Circle-Gruppe aufbauen.

Systeme.io hat eine eigene Community-Funktion, mit der du eine Social Group direkt auf deiner eigenen Domain hosten kannst.

Stell es dir wie eine abgespeckte Facebook-Gruppe oder eine „Lite“-Version von Skool vor. Mitglieder können Beiträge schreiben, Bilder/Dateien hochladen, kommentieren und Inhalte „liken“.

Der eigentliche Vorteil liegt hier aber nicht in den Community-Funktionen selbst, sondern in der Integration mit dem Systeme.io-Ökosystem. Du kannst deine Community nutzen, um:

1. Bundle-Angebote zu machen: Mit nur einem Klick ein „Kurs + Community“-Paket verkaufen.
2. Single Sign-On: Deine Nutzer bleiben auf deiner eigenen Plattform, statt zu Skool oder Discord weitergeleitet zu werden.
3. Automatisierten Zugang zu steuern: Es ist ganz einfach, den Zugang wieder zu entziehen, wenn ein Abo automatisch gekündigt wird. Mit externen Tools ist das oft ein riesiges Chaos.

Kalender und Meetings

Wenn du Coach oder Berater bist, ist dein Kalender dein Umsatzbringer. Viele schwören seit Jahren auf Calendly fürs Buchen von Terminen. Systeme.io versucht, diese Tradition mit einer eigenen Kalender-Funktion zu ersetzen.

Damit kannst du Buchungsseiten erstellen, auf denen Interessenten direkt Termine (oder „Events“) bei dir buchen können. Das sieht fast genauso aus wie bei Calendly und funktioniert auch richtig gut (auch wenn die Funktion etwas versteckt im CRM liegt).

Systeme unterstützt die zwei wichtigsten Event-Typen:

1. Unbegrenzte 1-zu-1-Sitzungen: Perfekt für Kennenlern-Gespräche oder Coaching-Sessions.
2. Gruppensitzungen: Ideal für Workshops oder Webinare, bei denen mehrere Personen denselben Termin buchen können.

Du kannst deine Events auch mit dem Google Kalender synchronisieren. Das ist echt entscheidend. Wenn du manuell etwas in deinen Google-Kalender einträgst, blockt Systeme.io diesen Slot sofort auf deiner Buchungsseite, damit es nicht zu Doppelbuchungen kommt

Affiliate-Programm-Management

Wenn du ein Produkt über Systeme.io verkaufst, kannst du sofort dein eigenes Affiliate-Programm aktivieren. Das ist echt praktisch, weil du keine zusätzlichen Tools wie Rewardful oder Tapfiliate brauchst.

Allerdings ist der Aufbau eines Affiliate-Programms etwas aufwendiger als bei den meisten anderen Funktionen von Systeme.io. Es gibt nämlich keinen eigenen Bereich dafür wie bei den Funnels.

Um dein Affiliate-Programm einzurichten, musst du Folgendes tun:

1. Die Affiliate-Kommission für dein Produkt festlegen

Das machst du bei jedem Schritt „Order Form“ in jedem Funnel:

Damit legst du fest, wie viel und wie oft du deine Affiliates auszahlst.

2. Erstelle die Affiliate-Anmeldeseite

Jetzt musst du einen eigenen Funnel anlegen, über den sich deine Affiliates registrieren können. Das kann eine einfache Squeeze-/Opt-in-Seite mit einer Dankesnachricht sein.

3. Erstelle eine Automatisierungsregel, um den individuellen Affiliate-Link zu verschicken

Zum Schluss richtest du eine Automatisierung ein, die eine E-Mail mit dem persönlichen Affiliate-Link versendet. Sobald jemand an deinem Affiliate-Programm teilnimmt, bekommt die Person eine Bestätigungs-E-Mail mit dem eigenen Link. Zusätzlich erhält der Affiliate Zugang zu einem Dashboard, um alle Provisionen, Klicks und mehr im Blick zu behalten.

CRM

Der Begriff „CRM“ wird im Marketing-Software-Bereich oft recht locker verwendet. Im Systeme.io ist das CRM die zentrale Datenbank, in der alle Kontaktdaten aus Funnels, Formularen, Produkten und den anderen Funktionen zusammenlaufen.

Bei den meisten E-Mail-Tools musst du für verschiedene Zielgruppen separate Listen anlegen. Systeme.io hat eine einzige, zentrale Kontaktdatenbank, in der alles ausschließlich über Tags organisiert wird.

Lädt jemand einen Lead-Magneten herunter? Bekommt den Tag Lead. Kauft jemand einen Kurs? Bekommt den Tag Customer.

Du musst zwar für jeden dieser Tags Automatisierungen einrichten, aber der Vorteil ist: Du hast keine doppelten Kontakte. Wenn sich John Smith für deinen Newsletter anmeldet und später ein Produkt kauft, bleibt das eine Person mit mehreren Tags – und nicht zwei unterschiedliche Einträge.

Der Nachteil: Deine Kontaktbasis kann schnell mit Tags überfrachtet werden. Stell dir einen Kontakt mit 15+ Tags vor – da wird es schwierig, den Überblick zu behalten, wofür welcher Tag steht. Außerdem ist es, wie schon erwähnt, nicht immer ganz leicht, genau die richtigen Kontakte zu taggen.

Pipelines

Pipelines sind Kanban-Boards, ähnlich wie bei Trello. Du kannst Spalten wie „Neuer Lead“, „Call vereinbart“, „Deal gewonnen“ anlegen und deine Kontakte einfach per Drag & Drop zwischen den einzelnen Phasen verschieben.

Noch besser: Du kannst das Ganze automatisieren. Wenn jemand einen Call bucht, erstellt Systeme automatisch eine Deal-Card in der passenden Phase. Für meine SEO-Agentur habe ich die Schritte Lead → Qualifiziert → Call gebucht → Kunde eingerichtet.

Wo ich allerdings an meine Grenzen gestoßen bin, war beim sehr einfachen Filtern in Systeme.io. Filtern kannst du nur nach Tags, Kontaktfeldern und ein paar wenigen Aktionen wie „Hinzugefügt am“.

Es gibt keine Filter wie „Seite besucht“, „E-Mail geöffnet“ und ähnliches. Du kannst auch nicht nach Käufen oder Funnel-Aktionen filtern. Möchtest du allen schreiben, die letzten Monat storniert haben? Das geht nicht. Du musst einen Workflow einrichten, der solche Kontakte in Zukunft mit Tags versieht.

Heißt also: Vorausplanung ist Pflicht. Wenn du nicht von Anfang an Tagging-Workflows erstellst, sind deine historischen Daten praktisch verloren. Für mich als ActiveCampaign-Nutzer war das echt frustrierend.

Weitere Dinge, die mir am CRM von Systeme.io nicht gefallen haben:

• Es gibt kein Lead Scoring. Du kannst nicht automatisch die heißesten Leads am Verhalten erkennen.
• Es gibt kein Aufgabenmanagement. Es lassen sich keine Follow-ups oder Erinnerungen an Teammitglieder zuweisen.
• Das Reporting ist sehr basic. Du bekommst nur Kontaktzahlen und Transaktionsdaten (Anzahl Verkäufe, durchschnittlicher Bestellwert usw.), aber keine Infos zur Sales Velocity oder zum Zustand deiner Pipeline.

Das CRM richtet sich eher an Solounternehmer, die günstige Produkte oder Services an eine B2C-Zielgruppe verkaufen. Wenn du echte Segmentierung oder Sales-Team-Features brauchst, stößt du hier schnell an Grenzen – was das All-in-One-Versprechen ein Stück weit untergräbt.

Integrationen

Die Philosophie von Systeme.io ist simpel: Alles soll möglichst nativ bleiben und die „Integration Tax“ vermeiden. Also keine Zapier-Abos, kein API-Stress, sondern Funktionen, die einfach out-of-the-box miteinander harmonieren.

Das klingt in der Theorie super, aber sobald du etwas außerhalb der Plattform brauchst, bist du schnell eingeschränkt.

Systeme.io unterstützt nur die sechs wichtigsten Integrationen, die für die Grundfunktionen nötig sind: Zoom und Google Meet für Calls, Twilio für SMS und Google Kalender für Meetings. ActiveCampaign und Google Sheets gibt es noch als kleine Extras obendrauf.

Glücklicherweise unterstützt Systeme auch Webhooks und eine Zapier-Integration, sodass du nicht komplett auf Alternativen verzichten musst.

Systeme.io Preisgestaltung

Im Vergleich zu anderen Alternativen bekommst du bei Systeme.io richtig viel für dein Geld. Systeme.io’s Unlimited-Plan kostet 97 $ pro Monat. Und das ist der teuerste Plan. Noch besser: Der Systeme.io Free-Plan, also der „Free Forever“-Plan, ist keine Fake-14-Tage-Testversion. Du bekommst 2.000 Kontakte, drei Funnels, einen Kurs und unbegrenzte E-Mails für 0 $. Im Grunde hast du damit eingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen außer Webinaren und (den meisten) Vorlagen. Hier ist ein Überblick über die monatlichen Pläne:

• Free-Plan: 0 $ pro Monat
• Startup-Plan: 17 $ pro Monat
• Webinar-Plan: 47 $ pro Monat
• Unlimited-Plan: 97 $ pro Monat

Vergleichen wir das mal mit einem Online-Business als Solopreneur, der auf „Best-In-Class“-Tools setzt. In dem Fall könnte deine monatliche Rechnung so aussehen:

• ClickFunnels für ähnliche Funktionen: 97–297 $/Monat
• ActiveCampaign für E-Mail-Marketing: ab 20 $/Monat
• Teachable für Kurse: 29–309 $/Monat
• Vimeo/Wistia für Videos: 9–60 $/Monat
• Circle für Communitys: 89–199 $/Monat
• Rewardful für Affiliate-Marketing: 49–149 $/Monat
• Gesamt: 500 $+/Monat

Trotz aller Schwächen bietet Systeme.io einen unschlagbaren Gegenwert.

Fazit

Der Page-Builder von Systeme.io ist etwas sperrig, das CRM recht starr und die Designflexibilität wirkt wie aus dem Jahr 2015. Außerdem ist Systeme vielleicht die einzige Software, die ich seit 2023 genutzt habe, die buchstäblich keine KI-Funktionen bietet.

Trotzdem war ich positiv überrascht, wie einfach es ist, Funnels einzurichten und dein Business zu monetarisieren. Kurs-Bundles zu verkaufen und Abos einzurichten geht echt unkompliziert. Und du musst dich nicht mit umständlichen Zahlungsanbietern oder zusätzlichen Drittanbieter-Tools herumärgern.

Die Plattform punktet besonders bei nativen Integrationen. Alles lässt sich schnell und einfach verbinden. Wenn jemand deinen Kurs kauft, kannst du ihn taggen, direkt in deine Pipeline aufnehmen und eine Bestätigungs-E-Mail senden.

Aber die Grenzen, die ich festgestellt habe, können nerven. Das CRM lässt sich nicht nach Kaufverhalten filtern, Blogposts zu schreiben ist mühsam und E-Mail-Segmentierung funktioniert nur mit Tags. Für die meisten Solopreneure keine wirklichen Showstopper, aber wenn du von fortgeschrittenen Tools kommst, wirst du wahrscheinlich ein bisschen frustriert sein.

Würde ich Systeme nutzen, wenn ich die Ressourcen (Zeit und Geld) für Best-in-Class-Tools oder etwas wie HubSpot hätte? Nein. Würde ich Systeme nutzen, um den Hundetrainingskurs meines Onkels zu launchen? Absolut.

Fazit: Systeme.io wird keinen Innovations- oder Designpreis gewinnen, aber du sparst dir monatlich Hunderte Dollar und bringst dein Business trotzdem online. Und genau das zählt für die meisten Solopreneure.

Systeme.io Alternativen

Möchtest du dir ein paar Alternativen zu Systeme.io anschauen? Hier sind ein paar Optionen, die du in Betracht ziehen solltest.

ClickFunnels

Systeme.io ist im Grunde ein Klon der klassischen ClickFunnels-Version (also der alten), nur schlanker und günstiger. Das neue ClickFunnels ist die modernere, viel leistungsstärkere Variante mit einem deutlich besseren Page-Builder und einer riesigen Community. Wenn du von echten Profis lernen willst, wie man verkauft, kommst du an deren Ökosystem nicht vorbei. Du solltest allerdings darauf gefasst sein, das Zwei- bis Dreifache zu zahlen.

Kajabi

Das ist das Premium-Erlebnis für Kursanbieter, quasi das „Apple“ unter den Plattformen. Alles sieht direkt richtig schick aus, und das Lernerlebnis für deine Teilnehmer ist deutlich besser als bei der etwas sperrigen Oberfläche von Systeme.io. Allerdings kosten diese Luxus-Features entsprechend. Die Kajabi-Tarife starten bei rund 149 $ im Monat. Das lohnt sich eigentlich nur, wenn du schon mindestens 5.000 $ im Monat verdienst und besonderen Wert auf dein Markenimage legst.

GoHighLevel

Während Systeme.io eher auf Solopreneure ausgerichtet ist, ist GoHighLevel das Power-Tool für Agenturen. Es lässt Systeme in Sachen Funktionsumfang weit hinter sich – du bekommst echtes Zwei-Wege-SMS, ein zentrales Social-Postfach und ein CRM, das wirklich wie ein CRM arbeitet. Aber Vorsicht: Die Lernkurve ist richtig steil und das Tool ist völlig überdimensioniert, wenn du nur ein einfaches PDF oder einen Videokurs verkaufen möchtest.

Stan Store

Stan Store verzichtet komplett auf komplexe Funnels und konzentriert sich voll auf das „Link in Bio“-Erlebnis für TikTok- und Instagram-Creator. Die Plattform ist mobile-first, extrem schnell und ideal, wenn du günstige digitale Produkte in wenigen Sekunden verkaufen willst. Du solltest hier allerdings nicht erwarten, komplette Websites zu bauen oder ausgefeilte E-Mail-Automationen umzusetzen.